Hệ thống thông tin kế toán chu trình doanh thu

Các nghiệp vụ kế toán hiện nay được tin học hóa Ngày nay theo đà phát triển của công nghệ thông tin, việc đưa máy tính vào sửdụng trong công tác kế toán đã khá phổ biến.. Nhìn chung, việ

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Họ và tên nhóm trưởng: Vũ Thị Hảo

Họ và tên thư ký: Đoàn Thị Thanh Hà

2 Số buổi họp nhóm dự kiến: 3 buổi

3 Nội dung họp nhóm dự kiến:

1 05/04/2011 Tìm hiểu về nội dung thảo luận và phân công công viêc

2 27/04/2011 Các thành viên nộp bài cá nhân

3 05/05/2011 Chỉnh sửa và làm bài hoàn chỉnh

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Họ và tên nhóm trưởng: Vũ Thị Hảo

Họ và tên thư ký: Đoàn Thị Thanh Hà

Địa điểm: Tại Trường Đại Học Thương Mại

Thời gian: Từ 7h – 10h ngày 05/04/2011

1 Nội dung: Các thành viên tìm hiểu về đề tài và nhóm trưởng phân công công viêc cụ thể.

2 Phân công chuẩn bị nội dung họp nhóm lần tới cho các thành viên trong nhóm:

- Các nghiệp vụ kế toán hiện nay được tin học hoá

- Phần mềm kế toán thực hiện các nghiệp vụ kế toán này

- Hiện nay còn tồn tại những công việc kế toán chưa được xử

- Mô tả các chức năng trong chu trình doanh thu

- Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng và biểu đồ luồng dữ liệu (ở cả 3 mức) cho chu trình doanh thu

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Họ và tên nhóm trưởng: Vũ Thị Hảo

Họ và tên thư ký : Đoàn Thị Thanh Hà

Địa điểm: Tại Trường Đại Học Thương Mại

Thời gian: Từ 7h – 10h ngày 27/04/2011

1 Đánh giá mức độ hoàn thành công việc được giao (trước) của các thành viên trong nhóm:

2 Nội dung: Các thành viên nộp bài cá nhân

3 Phân công chuẩn bị nội dung họp nhóm lần tới cho các thành viên trong nhóm:

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Họ và tên nhóm trưởng: Vũ Thị Hảo

Họ và tên thư ký: Đoàn Thị Thanh Hà

Địa điểm : Tại Trường Đại Học Thương Mại

Thời gian: Từ 7h – 10h ngày 05/05/2011

1 Đánh giá mức độ hoàn thành công việc được giao (trước) của các thành viên trong nhóm:

2 Nội dung: Chỉnh sửa và làm bài hoàn chỉnh.

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Họ và tên nhóm trưởng: Vũ Thị Hảo

Họ và tên thư ký: Đoàn Thị Thanh Hà

LỜI MỞ ĐẦU

Ngày nay, sự đột phá về khoa học kỹ thuật và công nghệ đã làm cho nhiều ngành,nhiều lĩnh vực phát triển mạnh mẽ Sự phát triển rộng khắp của công nghệ thông tin đãlàm cho nó được ứng dụng vào nhiều ngành, đặc biệt là ngành kinh tế

Đối với một doanh nghiệp bán hàng thì ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạtđộng của mình là rất cần thiết, nó làm cho công tác kế toán và công tác quản lý của doanhnghiệp hoạt động hiệu quả hơn, qua đó tin học hóa ngày càng được mở rộng, luồng thôngtin được xử lý một cách nhanh chóng, chính xác, kịp thời, đầy đủ và bảo mật

Quản lý chu trình doanh thu là hoạt động không thể thiếu trong quá trình xây dựng

hệ thống thông tin Doanh nghiệp, việc xây dựng đúng và chính xác chu trình doanh thu sẽgiúp Doanh nghiệp đánh giá đúng tình hình hoạt động kinh doanh nhằm nâng cao lợi

nhuận cho doanh nghiệp Chính vì vậy Nhóm em chọn đề tài: “Chu trình doanh thu”

nhằm làm rõ quy trình xử lý hoạt động bán hàng của Doanh nghiệp Bao gồm:

PHẦN I: LÝ THUYẾT

I Các nghiệp vụ kế toán hiện nay được tin học hóa

Ngày nay theo đà phát triển của công nghệ thông tin, việc đưa máy tính vào sửdụng trong công tác kế toán đã khá phổ biến Đặc biệt khi nền kinh tế Việt Nam đangtrong quá trình hội nhập kinh tế thế giới thì việc ứng dụng công nghệ thông tin trong côngtác kế toán nói chung là điều cần thiết để giúp một doanh nghiệp có thế phát triển bềnvững Tin học hóa công tác kế toán không chỉ giải quyết vấn đề xử lý, cung cấp thông tinnhanh chóng, thuận lợi mà còn tăng năng suất lao động của bộ máy kế toán, tạo cơ sở tinhgiảm bộ máy kế toán, nâng cao hiệu quả hoạt động kế toán Nhìn chung, việc sử dụng kếtoán máy giúp kế toán viên giảm thiểu được công việc tính toán đơn thuần đi rất nhiều.Hiện nay hầu hết tất cả các nghiệp vụ kế toán đã được tin học hóa như quản lý việc muahàng, quản lý bán hàng, quản lý vật tư, kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương,

kế toán công nợ Có những công việc sẽ được tính trên bảng tính excel (như bảng tínhlương theo sản phẩm) rồi sau đó lấy kết quả để nhập liệu vào phân hệ kế toán phù hợp ởphần mềm kế toán

II Phần mềm kế toán thực hiện các nghiệp vụ kế toán này

Phần mềm kế toán Misa SME 7.9 giúp doanh nghiệp tính toán được giá thành theocác phương pháp khác nhau, để cho nhà quản trị có quyết định hợp lý về kinh tế và biếtđược thực trạng tài chính cũng như thực trạng sức khỏe của doanh nghiệp

III Hiện nay còn tồn tại những công việc kế toán chưa được xử lý tự động tại vì

Thực tế việc sử dụng máy vi tính trong công tác kế toán ở các doanh nghiệp, đặcbiệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ còn mang tính chất hình thức, chưa phát huy hết khảnăng của việc sử dụng máy tính

Một số doanh nghiệp cho rằng khi ứng dụng tin học vào công tác kế toán chi phíđầu tư sẽ rất cao, đòi hỏi phải có một phần mềm kế toán riêng và tất cả các máy tính phảinối mạng để liên kết thành một hệ thống máy vi tính

Trong khi đó, một số doanh nghiệp thì lại ít quan tâm đến vấn đề này, đặc biệt cócác doanh nghiệp chưa biết đến máy vi tính là gì, do điều kiện trang thiết bị, cơ sở vậtchất chưa cho phép, sự nhận thức và trình độ hiểu biết về tin học còn hạn chế ở các đơn vịnày, hơn nữa chưa thấy rõ được ý nghĩa tác dụng và tính hiệu quả của việc sử dụng máy

vi tính

Đối với các doanh nghiệp đã sử dụng máy vi tính thì phạm vi và việc phát huy tínhnăng tác dụng của máy cũng như trình độ ứng dụng máy vào công tác kế toán rất khácnhau, có đơn vị chỉ dùng máy vi tính phục vụ cho công tác văn phòng, hành chính để soạnthảo văn bản hoặc chỉ ứng dụng có tính chất riêng lẻ từng công việc như: Quản lý vật tư,quản lý lao động, tiền lương Do vậy ở các đơn vị này công việc kế toán vừa thực hiệnbằng máy, vừa thực hiện thủ công

Điều quan trọng là nhân viên kế toán chưa có một trình độ chuyên môn nhất định

về vi tính đặc biệt là các phần mềm ứng dụng như : Excel, Quattropro, Lotus, Foxpro,Access.v.v…

IV Thực hiện một nghiệp vụ kế toán cụ thể trên phần mềm kế toán Misa 7.9

4.1 Giới thiệu tổng quan về Misa SME 7.9

Phần mềm gồm 11 phân hệ

4.3 Thực hiện phần hành kế toán bán hàng và công nợ phải thu trên phần mềm kế toán Misa 7.9

4.3.1 Thiết lập các danh mục sử dụng trong kế toán bán hàng

Để thực hiện các nghiệp vụ liên quan tới hoạt động bán hàng trong phần mềm kếtoán, kế toán cần khai một số thông tin danh mục như:

- Danh mục khách hàng

- Danh mục vật tư, hàng hóa

4.3.2 Các chứng từ đầu vào có liên quan

Các chứng từ dùng cho việc hạch toán bán hàng gồm:

- Đơn đặt hàng, Phiếu giao hàng

- Hóa đơn bán hàng

- Phiếu nhập hàng bán bị trả lại

- Chứng từ phải thu công nợ

4.3.3 Nhập chứng từ vào phần mềm kế toán

Để hạch toán các nghiệp vụ liên quan tới bán hàng trong 1 phần mềm kế toán, người

sử dụng cần thực hiện theo các bước sau:

- Bước 1: Chọn đến phân hệ có liên quan tới nghiệp vụ bán hàng

- Bước 2: Chọn loại chứng từ cập nhật

- Bước 3: nhập chứng từ trên màn hình nhập liệu vào loại chứng từ đó

Mỗi phần mềm kế toán có một chu trình nhập liệu khác nhau Sau đây xin giới thiệumột số trường hợp nhập các chứng từ liên quan tới hoạt động bán hàng trên một phầnmềm kế toán Misa 7.9 từ khi nhận đơn đặt hàng tới khi phát sinh thanh toán bán hàng

•Đơn đặt hàng

Khi phát sinh hoạt động bán hàng một số doanh nghiệp có thể lập trực tiếp hóa đơnbán hàng, một số doanh nghiệp có thể căn cứ vào đơn đặt hàng từ khách hàng Các thôngtin trên hóa đơn bán hàng sẽ được lấy từ đơn đặt hàng

• Lập hóa đơn bán hàng

• Lập chứng từ hàng trả lại, giảm giá

Trong quá trình bán hàng có thể có hàng hóa bị khách hàng trả lại hoặc giảm giá do viphạm cam kết, vi phạm hợp đồng hay hàng hóa kém chất lượng không đúng chất lượng,quy cách, quy định trong hợp đồng Khi đó phải hạch toán bút toán hàng bán bị trả lại haygiảm giá hàng bán.

• Lập chứng từ thanh toán công nợ phải thu

Khi bán hàng chưa thu được tiền hàng ngay tức là khách nợ, giá trị lô hàng phải ghitrên tài khoản công nợ Khi khách hàng thanh toán tiền hàng thì người sử dụng sẽ hạchtoán bút toán công nợ

• Đối trừ đối chiếu công nợ

Tính năng này giúp người sử dụng theo dõi được hóa đơn bán hàng nào chưa đượcthanh toán, hóa đơn bán hàng nào đã được thanh toán và thanh toán bao nhiêu

4.3.4 Xem và in báo cáo liên quan tới bán hàng

Sau khi cập nhật các chứng từ liên quan tới bán hàng, hệ thống sẽ tự động xử lý vàđưa ra các báo cáo bán hàng Khi xem báo cáo người sử dụng cần chọn các tham số cầnthiết.

• Sổ nhật ký bán hàng: Cần nhập các tham số như khoảng thời gian in

Khi nhập tham số xong sẽ cho ra kết quả của sổ nhật ký bán hàng

• Sổ chi tiết bán hàng

Với việc nhập tham số khoảng thời gian in như sổ nhật ký bán hàng thì cũng cho rakết quả là sổ chi tiết bán hàng

● Tổng hợp công nợ phải thu

- Chọn tham số như: khoảng thời gian, Đối tượng khách hàng, tài khoản công nợ

- Xem báo cáo

PHẦN II: BÀI TẬP

I Mô tả bài toán trong chu trình doanh thu

Chu trình doanh thu bao gồm tất cả các nghiệp vụ kinh tế ghi nhận những sự kiệnphát sinh liên quan đến việc tạo doanh thu, thực chất đây chính là quá trình doanh nghiệpbán hàng và thu tiền Có 4 hoạt động chính diễn ra trong chu trình doanh thu:

- Quản lý yêu cầu mua hàng

- Xuất kho và gửi hàng

- Lập hóa đơn và theo dõi nợ phải thu

- Thanh toán của khách hàng

Cụ thể:

- Khi có yêu cầu mua hàng hoặc đơn đặt hàng của khách hàng về việc mua hànghóa, bộ phận bán hàng tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng Bộ phận bán hàng tiến hành xử lýtrên máy tính những thông tin mà khách hàng yêu cầu Sau đó, kiểm tra dữ liệu hàng hóacủa doanh nghiệp về số lượng, chất lượng, giá cả, quy cách và chủng loại hàng hóa nếudoanh nghiệp có khả năng đáp ứng được nhu cầu của khách hàng, bộ phận bán hàng lậplệnh bán hàng và lệnh này được chuyển đến bộ phận tín dụng

- Bộ phận tín dụng có trách nhiệm kiểm tra các điều kiện thanh toán (Tổng nợ cónằm trong giới hạn nợ cho phép hay không và độ tin cậy của khách hàng,…), và chấpthuận bán chịu cho khách hàng Sau khi chấp thuận lệnh bán hàng, bộ phận tín dụngchuyển lệnh này cho các bộ phận liên quan ( bộ phận bán hàng, bộ phận quản lý kho - gửihàng, ) Đồng thời, gửi thông báo cho khách hàng

- Sau khi nhận được lệnh bán hàng, bộ phận quản lý kho - gửi hàng xử lý theo yêucầu của lệnh bán hàng Tới ngày giao hàng, bộ phận quản lý kho thực hiện lập phiếu xuấtkho, phiếu giao nhận hàng trên máy và tiến hành xuất kho theo như lệnh bán hàng Đồngthời ghi thẻ kho Bộ phận gửi hàng sẽ gửi hàng cho khách hàng theo địa điểm chỉ định.Trước khi tiến hành đóng gói gửi hàng, bộ phận gửi hàng cập nhật dữ liệu về việc xuấtkho, giao hàng hóa Phiếu xuất kho và phiếu giao nhận hàng được lưu trữ và in ra từ hệthống, và chuyển cho các bộ phận liên quan (Khách hàng, bộ phận lập hóa đơn,…)

- Sau khi nhận được các chứng từ (lệnh bán hàng đã duyệt, đơn đặt hàng của kháchhàng, phiếu xuất kho, phiếu giao nhận hàng) bộ phận lập hóa đơn kiểm tra dữ liệu bánhàng, đối chiếu chứng từ liên quan, in hóa đơn Dữ liệu nghiệp vụ bán hàng được cậpnhật Hóa đơn được gửi cho khách hàng và kế toán phải thu Kế toán kiểm tra dữ liệu cập

nhật doanh thu, giá vốn, nợ phải thu của khách hàng Lưu hóa đơn theo tên/ mã kháchhàng.

- Khi khách hàng gửi séc thanh toán và giấy báo trả tiền, bộ phận thu tiền sẽ phânloại, lập bảng kê nhận séc thanh toán và chuyển cho thủ quỹ, chuyển giấy báo và bảng kêcho kế toán phải thu Kế toán phải thu nhập dữ liệu thu tiền và căn cứ vào tập tin khách

hàng, tập tin hóa đơn bán hàng để hệ thống xử lý dữ liệu trên máy Giấy gửi tiền được in

từ hệ thống Giấy gửi tiền được chuyển cho thủ quỹ Thông tin nhận tiền được lưu trữ.Với những chứng từ nhận được ( séc, bảng kê thu tiền, giấy gửi tiền) Thủ quỹ tiến hành

so sánh và kiểm tra tính hợp lệ, chính xác ,… séc được đóng dấu Séc và giấy gửi tiềnđược chuyển cho ngân hàng

- Nếu hàng bán không đúng theo yêu cầu, khách hàng đề nghị giảm giá, chiết khấuhoặc trả lại hàng thì bộ phận quản lý kho căn cứ vào phiếu xuất kho để kiểm kê hàng bán

bị trả lại sau đó nhập lại kho Đồng thời bộ phận kế toán tiến hành giảm nợ cho kháchhàng

- Trong trường hợp bán hàng thu tiền ngay thì bộ phận bán hàng sẽ nhận tiền trực tiếp

và lập phiếu thu gửi cho khách hàng, tiền và phiếu thu sẽ được chuyển ngay cho thủ quỹvào cuối ngày

- Ngoài ra, chu trình chuyển đổi sẽ cung cấp cho chu trình doanh thu về chi phí hàng tồn kho, số lượng hàng tồn kho, thông tin về hàng hóa, Và chu trình doanh thu chuyển các thông tin về đơn đặt hàng, khách hàng, tiêu thụ trong kỳ,… để chu trình chuyển đổi cóthể nắm rõ và lập kế hoạch dự trữ hàng hóa

II Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng và biều đồ luồng dữ liệu (ở cả 3 mức) cho chu trình doanh thu

2.1 Sơ đồ phân cấp chức năng

2.3 Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh

2.2 Sơ đồ ngữ cảnh hệ thống

2.4 Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh

2.4.1 chức năng Quản lý yêu cầu của khách hàng

2.4.2 Chức năng quản lý kho – gửi hàng cho khách

Thông tin phản hồi

đổi

Chu trình chi phí

Nhận yêu cầu mua của khách

Yêu cầu mua Lệnh bán

n hồi

giá

Yê

u cầu giá

Lập lệnh bán

Xét duyệt bán hàng,xét duyệt thanh toán

Gửi thông báo cho khách

2.4.3 chức năng lập hóa đơn và theo dõi nợ phải thu

Nhận và kiểm tra chứng từ giao hàng

chứng từ đã kiểm tra

Ghi sổ, lưu chứng từ

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

1 Slides bài giảng

2 Hệ thống thông tin kế toán, lý thuyết, bài tập, bài giải, Nguyễn Thế Hưng, Nhàxuất bản thống kê năm 2008

3 Phần mềm kế toán Misa 7.9

4 …

MỤC LỤC