Giả sử nhóm của bạn là một trong những nhóm được phân công tư vấn phân tích thiết kế để cập nhật một hệ thống thông

Nhận và xử lý yêu cầu, đơn đặt hàng của khách hàng  Bộ phận bán hàng hoặc dịch vụ khách hàng nhận yêu cầu,đơn đặt hàng từ khách hàng, kiển tra những thông tin về hàngyêu cầu: → Thông ti

LỜI MỞ ĐẦU

Xã hội ngày càng phát triển việc ứng dụng khoa học kỹ thuậtvào mọi lĩnh vực của đời sống càng trở nên phổ biến hơn Cùng với sựphát triển của nền kinh tế các doanh nghiệp hiện nay ngày càng khẳngđịnh được vị thế của mình với xã hội Sự phát triển đó đòi hỏi mộttrình độ quản lý tốt nhất Vì vậy việc ứng dụng công nghệ thông tinvào quản lý là một phương pháp khoa học vừa tiết kiệm được chi phívừa hỗ trợ các các nhân viên trong doanh nghiệp giải quyết công việcvới hiệu quả cao trong thời gian ngắn.Trong việc ứng dụng công nghệthông tin vào hoạt động quản lý phải kể đến việc áp dụng công nghệthông tin vào công tác kế toán trong doanh nghiệp Việc ứng dụng này

đã giúp cho công tác kế toán quản lý tốt và làm việc hiệu quả hơn

Với đề tài: “ Giả sử nhóm của bạn là một trong những nhóm được phân công tư vấn phân tích thiết kế để cập nhật một hệ thống thông tin cho một doanh nghiệp kinh doanh thương mại

Dựa vào mô tả các hoạt động nghiệp vụ của chu trình doanh thu xử

lý thủ công, đặc điểm của hệ thống ứng dụng xử lý trên máy tính, nhóm bạn phải thực hiện việc việc đưa ra bản phân tích xử lý sơ bộ cho hệ thống mới xử lý nghiệp vụ trong chu trình này.”

Nhóm 6 đã lựa chọn CÔNG TY CỔ PHẦN THẾ GIỚI SỐTRẦN ANH để nghiên cứu và thiết lập một hệ thống thông tin kếtoán

Bài thảo luận của nhóm 6 bao gồm các nội dung như sau:

CHU TRÌNH DOANH THU

Ngân hàng

D ch v v n t i ị ụ ậ ả

S cái và báo cáo ổ

(3) (4)

(7)

(8)

(9)

(10)

Nội dung Trang

ĐIỂM HẠCH TOÁN TRONG CÔNG TÁC

KẾ TOÁN CỦA DOANH NGHIỆP

VÀ XÂY DỰNG HỆ THỐNG XỬ LÝ NGHIỆP

VỤ TRONG CHU TRÌNH XỬ LÝ DOANH THU

2.1 Mô tả hệ thống mới được tin học hóa tối đa 6

trong các khâu xử lý nghiệp vụ

2.2.2 Xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu các mức 12

cho hệ thống mới này

PHẦN 1: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY VÀ ĐẶC ĐIỂM HẠCH TOÁN TRONG CÔNG TÁC KẾ TOÁN CỦA

DOANH NGHIỆP

1 Giới thiệu về công ty Cổ phần thế giới số Trần Anh

Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN THẾ GIỚI SỐ TRẦN ANH

 Tên giao dịch viết tắt : TRANANH DIGITAL WORLD., JSC

 Địa chỉ : 1174 Đường Láng, phường Láng Thượng, quận Đống Đa,

Hà Nội

 Giấy CNĐKKD và mã số doanh nghiệp số: 0101217009 – đăng kýthay đổi lần thứ 3 – do sở Kế hoạch & Đầu tư thành phố Hà Nội cấpngày 25/5/2010

Đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp: Ông Trần Xuân Kiên –Chủ tịch HĐQT

1.1 Quá trình hình thành và phát triển

Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Trần Anh được thànhlập theo quyết định số 0102004703 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Thànhphố Hà Nội cấp ngày 11/03/2002 Công ty đã chính thức chuyển đổi

từ mô hình công ty TNHH sang mô hình công ty cổ phần với tên gọimới là: Công ty cổ phần Thế giới số Trần Anh kể từ ngày 08/08/2007theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0103018927 do Sở Kếhoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội cấp

Ngày đầu thành lập, Trần Anh chỉ có 05 người làm việc trongmột cửa hàng diện tích lớn hơn 60m2 Sau 7 năm hoạt động, hiện nayquy mô công ty tăng lên với gần 500 nhân viên và 2 địa điểm kinhdoanh có diện tích gần 7000m2 Gắn liền với quá trình hoạt động vàphát triển của Trần Anh là những sự kiện và chính sách kinh doanh

mang tính đột phá, tiên phong trong lĩnh vực kinh doanh thiết bị máy

vi tính như: chính sách kinh doanh "bán giá bán buôn đến tận tayngười tiêu dùng", chính sách bảo hành "1 đổi 1 trong vòng 6 tháng" &

"bảo hành cả trong trường hợp IC bị cháy, nổ", chính sách "cam kếthoàn tiền khi có biến động giá" Qua đó, Trần Anh luôn duy trì đượctốc độ tăng trưởng cao, toàn diện về mọi mặt một cách bền vững vàđáng kinh ngạc so với các công ty kinh danh cùng lĩnh vực Hiện nayTrần Anh là một trong những công ty hàng đầu Việt Nam trong lĩnhvực công nghệ thông tin Khách hàng luôn tin tưởng Trần Anh bởi cácchính sách, cam kết, dịch vụ mà rất nhiều công ty máy tính kháckhông làm được

Sau một thời gian khẳng định được tên tuổi trên các lĩnh vựckinh doanh Máy tính – linh kiện, Thiết bị giải trí số, Thiết bị vănphòng và Điện thoại di động, ngày 10/10/2009, Trần Anh đã mở rộngsang lĩnh vực Điện tử, Điện lạnh, thiết bị gia dụng với hệ thống Siêuthị Điện máy – IT Hệ thống siêu thị Điện máy – IT Trần Anh cókhông gian rộng, phong cách bài trí gian hàng khoa học tạo điều kiệnthuận lợi cho khách hàng thăm quan và lựa chọn sản phẩm

Công ty Trần Anh có một đội ngũ nhân viên hùng hậu và cótrình độ chuyên môn rất cao (hơn 50% đã tốt nghiệp Đại học, Caođẳng chuyên ngành Kinh tế, Kỹ thuật), đủ khả năng để có thể đáp ứngmọi yêu cầu dù là khắt khe nhất của quý khách hàng

Không những thế, đội ngũ nhân viên của Trần Anh còn lànhững người đầy lòng nhiệt tình và có thái độ rất niềm nở trong cungcách phục vụ khách hàng

2 Đặc điểm hạch toán trong công tác kế toán của doanh nghiệp

 Chế độ kế toán áp dụng: Quyết định số 15/ 2006/QD – BTC của Bộ

PHẦN 2: THỰC HIỆN MÔ TẢ, PHÂN TÍCH VÀ XÂY DỰNG HỆ THỐNG XỬ LÝ NGHIỆP VỤ TRONG CHU

TRÌNH XỬ LÝ DOANH THU

2.1 Mô tả hệ thống mới được tin học hóa tối đa trong các khâu

xử lý nghiệp vụ

2.1.1 Các sự kiện kinh tế

2.1.1.1 Nhận và xử lý yêu cầu, đơn đặt hàng của khách hàng

 Bộ phận bán hàng hoặc dịch vụ khách hàng nhận yêu cầu,đơn đặt hàng từ khách hàng, kiển tra những thông tin về hàngyêu cầu:

→ Thông tin về hàng hóa cần bán: Tên hàng, số lượng cần bán, thời

gian giao hàng, đơn giá, địa điểm giao hàng

→ Thông tin về hàng tồn kho: Tên hàng, số lượng

→ Thông tin về khách hàng: Tên, địa điểm, mã số thuế, số tài khoản,

số nợ phải thu

→ Thông tin về nợ phải thu: Khách hàng, thời hạn thanh toán, số dư

nợ chi tiết của từng khách hàng

+ Gửi thông báo cho khách hàng

2.1.1.2 Xuất kho và gửi hàng cho khách hàng

 Bộ phận kho hàng: Nhận lệnh bán hàng kiểm tra các thôngtin cần thiết như:

→ Thông tin về hàng cần xuất: Tên hàng, số lượng, dơn giá, thời gian

giao hàng, địa điểm giao hàng, người giao hàng

→ Thông tin về khách hàng: Tên, địa chỉ.

 Các hoạt động bao gồm:

+ Xử lý lệnh bán hàng

+ Lập phiếu xuất kho

+ Gửi hàng, giao hàng cho khách hang

+ Ghi thẻ kho, gửi chứng từ cho bộ phận kế toán

2.1.1.3 Lập hóa đơn bán hàng

 Bộ phận quản lý: Phòng kế toán

 Sau khi hàng được xuất hoặc gửi cho khách Phiếu xuất kho,biên bản gửi hàng được chuyển tới bộ phận lập hóa đơn Lúcnày bộ phận lập hóa đơn đã có đầy đủ chứng từ minh chứnghoạt động bán hàng đã hoàn tất do đó bộ phận này tiến hàngkiểm tra, đối chiếu các chứng từ liên quan và lập hóa đơn bánhàng ghi nhận hoạt động bán hàng thực sự hoàn thành

 Thông tin cần thiết cho quá trình lập hóa đơn:

+ Thông tin về hàng hóa: Tên hàng, đơn giá.

+ Thông tin về khách hàng: tên, địa chỉ, mã số thuế, thời hạn thanh

toán, phương thức thanh toán, số tài khoản, điện thoại

+ Thông tin về nợ phải thu: khách hàng, thời hạn thanh toán, số dư nợ

chi tiết theo từng mã khách hàng

+ Tổng hợp chi tiết về số hóa đơn, theo dõi số dư tổng hợp

 Các hoạt động bao gồm:

+ Nhận chứng từ xuất kho, biên bản gửi hàng, kiểm tra, đối chiếu cácchứng từ liên quan

+ Lập hóa đơn bán hàng

+ Gửi hóa đơn cho khách hàng

+ Lưu chứng từ và theo dõi sổ chi tiết phải thu của khách hàng chưathanh toán trên tổng số nợ phải thu

2.1.1.4: Nhận tiền thanh toán

 Bộ phận quản lý: Phòng kế toán

 Thông tin cần thiết cho quản lý:

+ Thông tin về khách hàng: được kế toán kiểm tra qua danh mục

+ Thông tin về phương thức thanh toán

+ Tổng hợp quá trình thu tiền cho từng khách hàng.

 Khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, gửi séc, chuyển khoảnqua ủy nhiệm chi thanh toán, và giấy báo trả tiền, bộ phậnthư tín sẽ theo dõi và lập bảng kê nhận và check thanhtoán,chuyển check thanh toán cho thủ quỹ, giấy báo và bảng

kê cho kế toán phải thu Thủ quỹ sẽ làm thủ tục thu tiền,kiểm tra tiền trên TK ngân hàng Kế toán phải thu ghi sổ chitiết phải thu khoản tiền khách hàng thanh toán

 Các hoạt động bao gồm:

+ Tiếp nhận nhận yêu cầu về chiết khấu, giảm giá, hay trả lại hàngcủa khách

+ Xét duyệt khoản giảm nợ, xóa nợ phải thu

+ Thu tiền, nộp tiền vào ngân hàng

+ Nhập dữ liệu, lưu chứng từ theo dõi trên sổ

 Sổ chi tiết công nợ của một khách hàng

 Sổ đối chiếu công nợ

 Sổ chi tiết phải thu (TK131)

 Báo cáo công nợ theo khách hàng

 Báo cáo công nợ theo hóa đơn

 Báo cáo về hợp đồng đơn hàng

 Báo cáo tổng hợp hàng bán trả lại

 Báo cáo kiểm soát

 Báo cáo phân tích bán hàng…

2.1.3 Tổ chức dữ liệu

→ Lệnh bán hàng: Số lệnh bán hàng, ngày, mã khách hàng, điềukhoản thanh toán, ngày giao hàng

→ Chi tiết lệnh bán hàng: Mã hàng, số lệnh bán hàng, số lượng

→ Phiếu xuất kho: Số phiếu xuất kho, ngày tháng, số lệnh bánhàng, số nhân viên bán hàng, mã nhân viên gửi hàng

→ Chi tiết phiếu xuất kho: Mã hàng, số phiếu xuất kho, số lượng

→ Gửi hàng: Số phiếu gửi hàng, ngày gửi hàng, số lệnh bán hànghoặc số phiếu xuất kho

→ Chi tiết giấy gửi hàng: Mã hàng, số phiếu gửi hàng, số lượng

→ Hóa đơn bán hàng: Số hóa đơn, ngày hóa đơn, ngày thanhtoán, mã khách hàng, Số lệnh bán hàng, số phiếu xuất kho, sốphiếu gửi hàng

→ Chi tiết hóa đơn: Mã hàng, số hóa đơn, số lượng

→ Nhận tiền: Số giấy báo trả tiền, ngày giấy báo, số hóa đơn, mãkhách hàng, số tài khoản ngân hàng

→ Hàng hóa: Mã hàng, mô tả, đơn giá tồn, số lượng tồn, điểm đặthàng

→ Tiền: Số tài khoản ngân hàng, mã ngân hàng, số tiền

→ Khách hàng: Mã khách hàng, tên, địa chỉ, nợ phải thu

2.2 Luân chuyển chứng từ và xử lý nghiệp vụ

+ Danh mục bộ phận, nhân viên bán hàng

+ Danh mục thời hạn chiết khấu

+ Danh mục kho hàng

+ Hệ thống sổ cái báo cáo

+ Danh mục chứng từ và các phiếu thanh toán

+ Hệ thống hóa đơn

+ Danh mục hợp đồng, đơn hàng

Ghi chú:

(1) - Yêu c u đ t hàng.ầ ặ(2) - Thông tin thanh toán

(3) - Đ n đ t hàng đơ ặ ược ch p nh n.ấ ậ(4) - Hoá đ n.ơ

(5) - Thông tin hàng hoá

(6) - Hàng hoá

(7) - V n đ n.ậ ơ(8) - Gi y báo có.ấ

BI U Đ LU NG D LI U M C Đ NH Ể Ồ Ồ Ữ Ệ Ứ Ỉ

1

3

4 2

Danh m c ĐĐH ụ Danh m c kho hàng ụ

Danh m c b ụ ộ

ph n ậ Danh m c th i h n ụ ờ ạ

Khách

g i hàng ử cho khách hàng

1.3 L p ậ hóa đ n ơ bán hàng

và theo dõi n ợ

ph i thu ả

1.4

Nh n ậ

ti n ề thanh toán

Giải thích:

1 khách hàng yêu cầu đặt hàng, đến mua hàng

2 Chấp nhận bán hàng, căn cứ hợp đồng cho khách hàng

3 Vận chuyển theo đơn hàng

4 Yêu cầu vận chuyển theo đơn hàng và thanh toán vận chuyển

5 Cung cấp thông tin liên quan tới chi phí

6 Yêu cầu cung cấp thông tin về chi phí

7 Cung cấp thông tin về tình hình thanh toán

8 Cung cấp số liệu để ghi sổ, báo cáo

9 Gửi hóa đơn bán hàng cho khách hàng

10 Nộp tiền vào Ngân Hàng

11 Ngân hàng cung cấp thông tin về thanh toán của khách hàng qua chuyển khoản, séc, ủy nhiện chi

12 Khách hàng thanh toán tiền hàng cho công ty hay kiến nghị của khách hàng

13 Phản hồi kiến nghị của khách hàng, thông báo về công nợ

14 Căn cứ về tình hình công nợ của khách hàng

15 Căn cứ số liệu ghi sổ, báo cáo

Xử lý đơn đặt hàng

1.1.3Lập lệnh bán hàng

Danh m c kho hàngụ

Danh m c hàng hóaụ

1.2.3 G i hàng,ửgiao hàng cho khách

hàng

1.2.4 Ghi th kho, ẻchuy n ch ng t ể ứ ừcho b ph n k ộ ậ ếtoán

Công ty vân t iả

1.2.2 L p phi u ậ ế

xu t khoấ

1.2.1 X lý l nh ử ệbán hàng

Danh m c kho hàngụ

Danh m c hàng hóaụ

1.2.3 G i hàng,ửgiao hàng cho khách

hàng

1.2.4 Ghi th kho, ẻchuy n ch ng t ể ứ ừcho b ph n k ộ ậ ếtoán

Giải thích:

1 Thông tin cho khách hàng

2 Giao hàng và chứng từ cho khách hàng

3 Hóa đơn vận chuyển, biên bản giao nhận

4 Hàng hóa, biên bản giao nhận

5 Trả phí vận chuyển

3 Ch c năng l p hóa đ n ứ ậ ơ

1.3.1 Nh p ch ng t ậ ứ ừphi u xu t kho, bi n ế ấ ể

b n g i hàng, ki m ả ử ểtra đ i chi u các ố ế

ch ng t liên quanứ ừ

1.3.2 L p hóa đ n ậ ơbán hàng

1.3.3 G i hóa đ n ử ơcho khách hàng

1.3.4 L u ch ng t , ư ứ ừtheo dõi s chi ti t ổ ế

Cung c p s li u cho l p báo ấ ố ệ ậ

cáo

S cái, báo cáoổ

Danh m c ch ng t và phi u thanh toánụ ứ ừ ế

4 Chức năng nhận thanh toán

Giải thích:

1: Thông tin yêu cầu về chiết khấu, giảm giá

2: Thông tin trả lời

3: Thanh toán tiền

4: Giấy báo có, ủy nhiệm chi

5.Nộp tiền vào ngân hàng

Danh m c th i ụ ờ

h n chi t kh u ạ ế ấ

(9) (6)

(7)

(8)

(1)

(2) (3)

Phòng k toán ế

H th ng s cái, báo cáo ệ ố ổ

1.4.1

Ti p nh n yêu c u v ế ậ ầ ề chi t kh u, gi m giá ế ấ ả hàng tr l i c a khách ả ạ ủ

hàng.

1.4.2 Xét duy t gi m n , xóa ệ ả ợ

Danh m c KH ụ

6 Ký duyệt

7: Chứng từ thu tiền

8: Cung cấp số liệu vào sổ cái, báo cáo

9: Cung cấp chứng từ thanh toán

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1 Slide Bài giảng môn HTTTKT – Hàn Minh Phương – ĐHTM.

2 Hệ thống thông tin kế toán – Nguyễn Thế Hưng – NXB Thống

Kê – 2008.

3 Phần mền kế toán Fast accounting