Giả sử nhóm của bạn là một trong những nhóm được phân công tư vấn phân tích thiết kế để cập nhật một hệ thống thông tin cho một doanh nghiệp kinh doanh

Chu trình doanh thu 2.1.Khái niệm Chu trình doanh thu bao gồm các nghiệp vụ kinh tế ghi nhận những sự kiện phát sinh liên quan đến việc tạo doanh thu và thanh toán công nợ khách hàng.có

LỚP: K6-HK1D NHÓM: 3

ĐỀ TÀI THẢO LUẬN

Đề tài 01

Giả sử nhóm của bạn là một trong những nhóm được phân công tư vấn phân tích thiết kế để cập nhật một hệ thống thông tin cho một doanh nghiệp kinh doanh thương mại

Dựa vào mô tả các hoạt động nghiệp vụ của chu trình doanh thu xử lý thủ công, đặc điểm của hệ thống ứng dụng xử lý trên máy tính, nhóm bạn phải thực hiện việc đưa ra bản phân tích xử lý sơ bộ cho hệ thống mới xử lý nghiệp vụ trong chu trình này Nhóm bạn hãy:

1 Mô tả hệ thống mới được tin học hóa trong tối đa các khâu xử lý nghiệp vụ (Chú ý: nhóm bạn có thể thêm những giả định cần thiết để làm theo yêu cầu của bài, nhưng nhóm bạn phải nêu rõ những giả định như thế nào.)

1 Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng cho hệ thống mới

2 Xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu các mức cho hệ thống mới này

Trong giai đoạn hiện nay, Việt Nam chúng ta đang tưng bước hội nhập kinh tế quốc

tế các doanh nghiệp Việt Nam đang đứng trước rất nhiều cơ hội và thách thức vì thế việc nâng cao hoạt động kinh doanh là rất cần thiết đặc biệt hiện nay công nghệ thông tin đang dần phổ biến và được ứng dụng rộng rãi nhất là trong công tác quản lý, trong các hoạt động của chu trình sản xuất của doanh nghiệp

Chu trình doanh thu cùng với chu trình chi phí, chu trình sản xuất, chu trình nhân sự và chu trình tài chính tạo nên một chuỗi các sự kiện cùng liên quan đến nội dung của một quá trình sản xuất kinh doanh.như vậy chúng ta thấy rằng chu trình doanh thu là một mắt xích quan trọng, không thể thiếu trong chu trình kinh doanh của bất cứ một doanh nghiệp nào.chu trình doanh thu bao gồm các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến việc tạo ra doanh thu của doanh nghiệp và việc thanh toán của khách hàng với xu thế tin học hóa trong mọi lĩnh vực của thế giới ngày nay, chu trình doanh thu trong mọi doanh nghiệp cũng không nằm ngoài tầm ảnh hưởng mạnh mẽ đó Và việc áp dụng công nghệ thông tin vào chu trình cũng là một điều tất yếu.việc hoàn thiện chu trình doanh thu là rất cần thiết, đặc biệt là hoàn thiện nó trong điều kiện tin học hóa là một nhiệm vụ cấp bách đặt ra cho mọi doanh nghiệp

Thực tế cho thấy, khi áp dụng các phần mềm tin học, hoạt động của doanh nghiệp ngày càng nhẹ nhàng, chính xác và hiệu quả đem lại thành công lớn cho các doanh nghiệp Tuy nhiên, để có được một phần mềm phù hợp với công tác quản lý, phù hợp với hoạt động của mỗi doanh nghiệp lại phụ thuộc rất nhiều vào quá trình xây dựng hệ thống thông tin doanh nghiệp

I Doanh thu, chu trình doanh thu và hệ thống chứng từ sử dụng trong chu trình doanh thu.

1 Doanh Thu

a Khái niệm

“ Doanh thu là tổng giá trị các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu được trong kỳ kế toán, phát sinh từ các hoạt động sản xuất, kinh doanh thông thường của doanh nghiệp, góp phẩn làm tăng vốn chủ sở hữu.”

2 Chu trình doanh thu

2.1.Khái niệm Chu trình doanh thu bao gồm các nghiệp vụ kinh tế ghi nhận những sự kiện phát sinh liên quan đến việc tạo doanh thu và thanh toán công nợ khách hàng.có hai quy trình chính của chu trình doanh thu đó là: quy trình nhận và xử lý đơn đặt hàng; quy trình lập hóa đơn, ghi nhận công nợ và thanh toán

2.2.Mục đích của chu trình Mục đích chủ yếu của chu trình doanh thu là tạo nên sự thuận tiện cho việc trao đổi hàng hóa hay dịch vụ với khách hàng để thu tiền

2.3.Hệ chứng từ sử dụng trong chu trình doanh thu

• Đơn đặt hàng của khách

• Lệnh bán hàng

• Phiếu đóng gói, phiếu đóng kiện, phiếu xuất kho

• Phiếu vận chuyển, phiếu giao hàng

• Các hóa đơn vận chuyển

• Hóa đơn bán hàng

• Giấy báo thanh toán

• Phiếu thu, giấy báo có, ủy nhiệm thu, séc thanh toán,…

• Chứng từ ghi có

• Phiếu nhập kho

CHƯƠNG II: MÔ TẢ CÁC NGHIỆP VỤ TRONG CHU

TRÌNH DOANH THU, XÂY DỰNG SƠ ĐỒ

I Xây dựng sơ đồ phân cấp chức năng.

- Sơ đồ chức năng của chu trình doanh thu có 4 chức năng chính:

1 Chức năng 1: Quản lý yêu cầu mua hàng của khách

* Nhận đơn yêu cầu mua hàng của khách hàng

- Phòng kinh doanh nhận đơn hàng của khách hàng

- Mô tả: Đăng nhập và lưu trữ các thông tin về yêu cầu của khách hàng

- Thông tin đầu vào: Thông tin về yêu cầu của khách hàng về đặt hàng

- Thông tin đầu ra: Thông tin phản hồi về yêu cầu của khách hàng

* Xử lý yêu cầu lập lệnh bán hàng

- Mô tả: kiểm tra tính chính xác của đơn hàng và thông tin về khách hàng

- Thông tin vào: các yêu cầu và thông tin về số lượng, mặt hàng, đối tượng khách hàng

- Thông tin ra: thông tin về loại hàng mà khách hàng đặt hàng

* Xét duyệt bán hàng, thanh toán

- Mô tả: Kiểm tra những thông tin về hàng hóa và khách hàng

- Thông tin vào: thông tin về các yêu cầu đã được xử lý

- Thông tin ra: thông tin phản hồi về yêu cầu đã được xử lý

Gửi thông báo cho khách hàng

Nhận yêu

cầu mua

hàng của

khách

Xử lý yêu cầu lập lệnh bán hàng

Xét duyệt bán hàng, thanh toán Quản lý yêu cầu mua hàng

của khách

* Gửi thông báo cho khách hàng.

- Mô tả: phòng kinh doanh lập và gửi thông báo cho khách hàng

- Thông tin vào: thông tin cần lập và gửi thông báo

- Thông tin ra: thông tin phản hồi cho khách hàng biết về hình thức thanh toán, hình thức giao hàng

2 Chức năng 2: Quản lý kho gửi hàng cho khách

* Xử lý yêu cầu xuất, giao hàng hóa

- Mô tả:

- Thông tin vào: thông tin yêu cầu giao hàng

- Thông tin ra: thông tin phản hồi về yêu cầu giao hàng

* Lập phiếu Xuất kho, phiếu giao nhận, viết đơn đến đơn vị vận chuyển

- Mô tả: thủ kho lập phiếu xuất gửi cho khách hàng, sau đó chuyển thông tin

xuất kho cho kế toán, lập phiếu giao nhận cho khách hàng Viết đơn và nhận thông tin từ đơn vị vận chuyển

- Thông tin vào: thông tin về hàng hóa sẽ được xuất kho, khách hàng nhận hàng và đơn vị nhận vận chuyển

- Thông tin ra: thông tin phản hồi cho khách hàng về mặt hàng sẽ xuất, địa điểm và phương thức giao nhận hàng

* Xuất kho gửi hàng, giao hàng cho khách hàng

- Mô tả: thủ kho giao hàng cho khách hàng ghi nhận giao hàng

Quản lý kho – gửi hàng cho

khách

X lýử lý

yêu c uầu

xu tất

h ng giaoàng giao

h ng àng giao

Xu t kho,ất

g i h ngử lý àng giao giao h ngàng giao cho khách

Ghi thẻ kho chuy nển

ch ng tứng từ ừ cho phòng kế toán

X lýử lý

yêu c uầu

xu tất

h ng giaoàng giao

h ng àng giao

Xu t kho,ất

g i h ngử lý àng giao giao h ngàng giao cho khách

Ghi thẻ kho chuyển chứng từ cho phòng kế

toán

Xử lý yêu

cầu xuất

hàng

giao

hàng

Xuất kho, gửi hàng giao hàng cho khách

Lập phiếu xuất kho, phiếu giao nhận

- Thông tin vào: thông tin nhận hàng

- Thông tin ra: thông tin giao hàng

* Ghi thẻ kho, chuyển chứng từ cho phòng kế toán.

- Mô tả: thủ quỹ ghi thẻ kho và chuyển thông tin cho bộ phận kế toán để kế

toán ghi nhận vào hệ thống theo dõi nợ và thông tin về khách hàng

- Thông tin vào: thông tin về hàng hóa

- Thông tin ra: thông tin chứng từ gửi cho bộ phận kế toán

3 Chức năng 3: Lập hóa đơn theo dõi nợ phải thu

* Nhận kiểm tra chứng từ xuất giao hàng hóa

- Mô tả: đăng nhập và lưu giữ thông tin về mặt hàng xuất kho

- Thông tin vào: thông tin về hàng hóa ( giá cả, loại hàng, số lượng,…)

- Thông tin ra: thông tin phản hồi về mặt hàng đã xuất kho

* Lập hóa đơn, gửi hóa đơn cho khách hàng

- Mô tả: Ghi nhận thông tin về hàng hóa xuất, lập phiếu xuất, gửi hóa đơn cho

khách hàng

- Thông tin vào: Thông tin về hàng hóa, phiếu xuất kho

- Thông tin ra: Hóa đơn bán hàng, giấy thông báo công nợ

* Ghi sổ, lưu chứng từ.

- Mô tả: Kế toán ghi nhận nghiệp vụ bán hàng, lưu chứng từ

- Thông tin vào: Hóa đơn bán hàng, giấy thông báo công nợ

Nhận kiểm tra chứng từ xuất giao hàng hoá

Lập hoá đơn, gửi hoá đơn cho khách

Ghi sổ, lưu chứng từ Lập hoá đơn – theo dõi nợ

- Thông tin ra: Giấy thông báo công nợ, kế toán chi tiết chuyển cho kế toán tổng hợp

4 Chức năng 4: Theo dõi việc thanh toán của khách:

Khái niệm: Thanh toán là việc khi khách hàng đã nhận đủ hàng theo hóa đơn

thì khách hàng có nghĩa vị thanh toán tiền hàng cho DN

* Nhận yêu cầu chiết khấu, giảm giá, trả hàng của khách hàng

- Mô tả: chấp nhận yêu cầu của khách hàng, nhập thông tin ghi nhận yêu cầu

để diều chỉnh khoản thanh toán nợ của khách hàng

- Thông tin vào: thông tin yêu cầu chiết khấu, giảm giá, trả hàng

- Thông tin ra: thông tin lý do trả lại hàng, giảm giá và hưởng chiết khấu mà khách hàng có thể nhận được

* Xét duyệt giảm nợ, xóa nợ phải thu

- Mô tả: tiếp nhận yêu cầu xét duyệt và kiểm tra xem xét và điều chỉnh giảm

nợ phải thu

- Thông tin vào: thông tin yêu cầu xét duyệt giảm nợ, xóa nợ phải thu

- Thông tin ra: thông tin phản hồi về việc xét duyệt nợ, xóa nợ phải thu

* Chấp nhận hàng bán bị trả lại

- Mô tả: từ việc xét duyệt hàng bị trả lại, chấp nhận nhập lại hàng và thủ kho

tiếp nhận lại hàng

- Thông tin vào: ghi nhận nhập hàng bán bị trả lại

Theo dõi việc thanh toán của

khách

Thu tiền khách, nộp tiền ngân hàng

Nhận yêu

cầu chiết

khấu

giảm giá,

trả hàng

của

khách

Xét duyệt giảm nợ, xoá nợ phải thu

Chấp nhận hàng bán trả lại

Ghi sổ, lưu chứng từ

- Thông tin ra: thông tin phản hồi về việc chấp nhận nhập hàng bị trả lại

* Thu tiền khách hàng nộp, tiền ngân hàng

- Mô tả: thủ quỹ thu tiền thanh toán của khách hàng dựa vào hóa đơn thanh

toán, chuyển phiếu ghi nhận thanh toán cho kế toán chi tiết

- Thông tin vào: nhận giấy thông báo nhận tiền ( tiền gửi ngân hàng ), nhận tiền thanh toán

- Thông tin ra: thông tin đã thanh toán, giấy chứng nhận thanh toán

* Ghi sổ, lưu chứng từ.

- Mô tả: đăng nhập và ghi nhận, lưu giữ thông tin nghiệp vụ thanh toán,

chuyển thông tin cho kế toán tổng hợp

- Thông tin vào: nhận thông báo từ thủ quỹ về việc khách hàng thanh toán

- Thông tin ra: ghi nhận thanh toán, lưu giấy chứng nhận thanh toán, chuyển thông tin cho kế toán tổng hợp

II Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh

III Sơ đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh

IV Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh:

1 Quản lý yêu cầu mua của khách:

2 Quản lý kho – gửi hàng cho khách:

3 Lập hóa đơn – theo dõi nợ:

4 Theo dõi việc thanh toán của khách:

V Một số sơ đồ chức năng trong chu trình doanh thu

1 Nhận và xử lý đơn mua hàng:

2 Quản lý bán hàng

3 Nhận hàng bị khách trả lại:

4 Thanh toán với khách hàng và ghi sổ kế toán:

5 Lập hóa đơn và theo dõi nợ phải thu: