Dựa vào mô tả các hoạt động nghiệp vụ của chu trình chi phí xử lý thủ công, đặc điểm của hệ thống ứng dụng xử lý trên máy tính để thực hiện việc đưa r

Trong phạm vi môn học Hệ Thống Thông Tin Quản Lý, nhóm 5 chúng em nghiên cứu đề tài: “Dựa vào mô tả các hoạt động nghiệp vụ của chu trình chi phí xử lý thủ công, đặc điểm của hệ thống ứn

Trong những năm gần đây, đi đôi với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học

kỹ thuật, tin học đã đi sâu ứng dụng vào mọi ngành nghề và các lĩnh vực khác

nhau trong đời sống xã hội Sự phát triển của các quan hệ kinh tế, sự mở rộng

mạng lưới nghiệp vụ và sự tăng cường quy mô của nó, nhất là mạng Internet ra

đời đã làm tăng cường vượt bậc khối lượng các luồng thông tin Các sự kiện đó

đang làm cho công việc quản lý trở nên phức tạp Cách quản lý dựa trên kinh

nghiệm trực giác không còn đem lại hiệu quả như mong muốn Do đó phải thiết

lập một phương thức quản lý hiện đại hơn

Tin học hóa công tác kế toán là một trong những lĩnh vực quan trọng của

môn hệ thống thông tin kế toán, việc áp dụng tin học vào kế toán không những

làm tăng đáng kẻ về năng suất và chất lượng lao động mà còn tạo điều kiện cho

việc xây dựng một hệ thống quản lý chặt chẽ, có cơ sở khoa học và chính xác

Trong phạm vi môn học Hệ Thống Thông Tin Quản Lý, nhóm 5 chúng em

nghiên cứu đề tài: “Dựa vào mô tả các hoạt động nghiệp vụ của chu trình chi

phí xử lý thủ công, đặc điểm của hệ thống ứng dụng xử lý trên máy tính để

thực hiện việc đưa ra bản phân tích xử lý sơ bộ cho hệ thống mới xử lý

nghiệp vụ trong chu trình này.”

Bài thảo luận gồm 4 phần:

Phần I: CƠ SỞ LÝ LUẬN

Phần II: CHU TRÌNH CHI PHÍ TẠI DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI

Phần III: BIỂU ĐỒ PHÂN CẤP CHỨC NĂNG

Phần IV: BIỂU ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU

Do thời gian có hạn và lượng kiến thức còn hạn chế, bài thảo luận không tránh

khỏi những thiếu sót Chúng em rất mong được sự đóng góp ý kiến của cô giáo

để có thể hoàn thiện được bài thảo luận tốt hơn

Chúng em xin chân thành cảm ơn

I CƠ SỞ LÝ LUẬN

1.1 Khái niệm

Hệ thống thông tin là một hệ thống được tổ chức thống nhất từ trên xuống

dưới có chức năng tổng hợp các thông tin giúp các nhà quản lý quản lý tốt cơ sở

dữ liệu của mình và trợ giúp ra quyết định hoạt động kinh doanh Một hệ thống

quản lý được phân thành nhiều cấp từ trên xuống dưới và được chuyển từ dưới

lên trên

Hệ thống thông tin đóng vai trò trung gian giữa hệ thống và môi trường,

giữa hệ thống con quyết định và hệ thông con tác nghiệp

Phân tích chức năng:

Quá trình phân tích các luồng dữ liệu sẽ giúp ta dễ dàng xác định được các

yêu cầu của công việc quản lý Đó là sơ đò mô tả, dịch các thông tin trong việc

quản lý Biểu đồ luồng dữ liệu nêu ra một mô hình về một hệ thống thông tin vân

chuyển từ một quá trình hay một chức năng nào đó trong hệ thống sang một quá

trình hay chức năng khác

1.2 Biểu đồ phân cấp chức năng (BPC)

Biều đồ phân cấp chức năng là công cụ khởi đầu để mô tả hệ thống qua

chức năng Nó cho phép phân rã dần các chức năng từ các chức năng mức cao

thành chức năng chi tiết nhỏ hơn và kết quả cuối cùng ta thu được một cây chức

năng Cây chức năng này xác định một cách rõ ràng, dễ hiểu cái gì xảy ra trong

hệ thống

Thành phần của biểu đồ bao gồm:

- Các chức năng: Được ký hiệu bằng hình chữ nhật trên có gán tên nhãn

Tên

- Kết nối: Kết nối giữa các chức năng có tính chất phân cấp được ký hiệu

bằng đoạn thẳng

Ví dụ: Chức năng A phân rã thành các chức năng B,C,D

Đặc điểm của (BPC):

+ Các chức năng được nhìn một cách khái quát nhất, trực quan, dễ hiểu,

thể hiện tính cấu trúc của phân rã chức năng

+ Dễ thành lập vì tính đơn giản: Vì nó trình bày hệ thống phải làm gì hơn

là hệ thống làm như thế nào?

+ Mang tính chất tĩnh vì bỏ qua mối liên quan thông tin giữa các chức

năng Các chức năng không bị lặp lại và không dư thừa

+ Rất gần gũi với sơ đồ tổ chức nhưng ta không đồng nhất nó với sơ đồ tổ

chức, phần lớn các tổ chức của doanh nghiệp nói chung thường gắn liền với chức

năng

1.3 Biều đồ luồng dữ liệu (Sơ đồ luồng dữ liệu BLD)

Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ ra cách thông tin chuyển từ một quá trình hay một

chức năng này sang một quá trình hay chức năng khác trong hệ thống

Tiến trình (hoặc chức năng):

Được biểu diễn bằng một hình tròn hay ôvan trên sơ đồ trong đó có ghi

nhãn tên các chức năng, làm thay đổ thông tin đầu vào theo một cách nào đó như

tổ chức lại thông tin, bổ sung hoặc tạo ra thông tin mới

A

C

Tiến trình được biểu diễn bằng hình elíp, tên của tiến trình là động từ:

Luồng dữ liệu:

Là việc vận chuyển thông tin vào hay ra khỏi một tiến trình

Luồng dữ liệu được biểu diễn bằng mũi tên, chiều của mũi tên chỉ hướng

đi của dữ liệu, mỗi luồng dữ liệu đều có tên (Là danh từ) gắn với kho dữ liệu

Kho dữ liệu:

Biều diễn cho thông tin cần lưu giữ trong một khoảng thời gian để một

hoặc nhiều quá trình hoặc các tác nhân thâm nhập vào

Nó được biều diễn bằng cặp đường song song chứa tên kho dữ liệu Chỉ

kho dữ liệu được thông tin dữ liệu đi vào hoặc đi ra từ kho dữ liệu được biểu diễn

bằng mũi tên một chiều, chỉ kho được thâm nhập vào thông tin của nó được dùng

để xây dựng dòng dữ liệu khác, đồng thời bản thân kho cũng cần phải được sửa

đổi thì dòng dữ liệu được biểu diễn bằng mũi tên hai chiều

Tác nhân ngoài:

Là một người, một tổ chức bên ngoài lĩnh vực nghiên cứu nhưng có một

hình thức tiếp xúc với hện thống Sự có mặt của các tác nhân ngoài chỉ rõ mối

quan hệ của hệ thống với thế giới bên ngoài Nó là nới cung cấp thông tin cho hệ

thống và là nơi nhân sản phẩm của hệ thống

Ký hiệu của tác nhân ngoài là hình chữ nhật, bên trong hình chữ nhật có

chứa tên (danh từ) của tác nhân ngoài:

Tác nhân trong:

Là một tiến trình hoặc chức năng bên trong hệ thống Nó được ký hiệu là

một hình chữ nhật thiếu một cạnh, bên trong chứa động từ để mô tả tác nhân

trong

MẠI

II.1 Khái niệm

Chu trình chi phí bao gồm một chuỗi những sự kiện liên quan tới hoạt động

mua và thanh toán cho hàng hóa hay dịch vụ

Chu trình chi phí thực hiện theo phương pháp thủ công là chu trình chi phí

trong đó thực hiện việc ghi sổ và xử lý các nghiệp vụ do con người thực hiện trực

tiếp, không có sự trợ giúp của phần mềm kế toán

Có 5 sự kiện kinh tế được ghi chép và xử lý trong chu trình chi phí đó là

 Doanh nghiệp có yêu cầu đặt hàng hay dịch vụ cần thiết

 Đặt mua hàng, dịch vụ với người bán

 Nhận hàng hay dịch vụ yêu cầu

 Xác định nghĩa vụ thanh toán

 Thanh toán tiền

Mô hình tổ chức của công ty:

Khi nhận thấy hàng không đủ đáp ứng như cầu cung cấp cho khách hàng,

nhân viên quản lý ghi nhận lại và lập phiếu yêu cầu hàng hóa gửi đến cho bộ

phận mua hàng Trong phiếu yêu cầu ghi rõ mặt hàng, số lượng, chủng loại… sau

khi được Giám đốc ký duyệt thì phiếu yêu cầu này được chuyển đến cho bộ phận

mua hàng

Bộ phận mua hàng nhận được phiếu yêu cầu, chọn nhà cung cấp để đặt

hàng

Khi hàng hóa về đến, thủ kho tiến hành nhận hàng hóa, đối chiếu số lượng

trên hóa đơn phải khớp với số lượng đặt trên đơn đặt hàng đã lưu trước đó cũng

như kiểm tra sơ bộ chất lượng hàng mua về, Thủ kho lập phiếu nhập kho, phiếu

nhập kho gồm có 2 liên, và kiểm tra số lượng hàng thực nhận, ghi số thực nhận

vào phiếu

Thủ kho giữ 1 liên làm chứng từ ghi vào thẻ kho và sổ theo dõi nhập xuất

tồn, 1 liên gửi kèm với hóa đơn cho kế toán kiêm thủ quỹ

Kế toán nhận hóa đơn và phiếu nhập kho từ bộ phận kho chuyển đến, tiến

hành ghi vào sổ cho tiết hàng hóa sản phẩm, và sổ chi tiết phải trả cho người bán

Đồng thời, nhân viên Kế toán theo dõi các khoản nợ, đến hạn thanh toán kế toán

căn cứ vào hóa đơn và các chứng từ liên quan lập để lập phiếu chi tiền

Kế toán khi nhận được phiếu nhập kho và hóa đơn thì đối chiếu chứng từ

và ghi nhận khoản phải trả Đến hạn thanh toán thì kế toán lập phiếu chi và đưa

cho Giám Đốc ký duyệt

Sau khi được ký duyệt thì thủ quỹ chi tiền và ghi vào sổ nhật kí chi tiền

đồng thời ghi giảm khoản phải trả Chứng từ làm căn cứ cho hoạt động này là

phiếu chi hoặc giấy báo nợ của ngân hàng

II.2 Các chứng từ sử dụng trong chu trình chi phí

Trong chu trình chi phí, người ta thường sử dụng một số chứng từ như sau:

- Phiếu yêu cầu mua hàng

- Đơn đặt hàng

- Phiếu nhập kho

- Phiếu đóng gói (packing list)

- Hóa đơn mua hàng

- Chứng từ thanh toán

- Chứng từ trả lại hàng mua

- Check hoặc phiếu chi

- Các chứng từ tài chính: được sử dụng trong thanh toán, bao gồm: hối phiếu,

lệnh phiếu, séc và các phương tiện thanh toán tương tự

- Các chứng từ thương mại:

 Hóa đơn thương mại (commercial invoice)

 Chứng từ vận tải (transport document)

 Chứng từ bảo hiểm (insurance policy)

 Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O)

 Giấy chứng nhận chất lượng hàng hóa (certificate of quality)

 Giấy chứng nhận số lượng hàng hóa (certificate of quantity)

 Giấy chứng nhận trọng lượng (certificate of weight)

 Phiếu đóng gói hàng hóa (packing list)

 Giấy chứng nhận vệ sinh (sanitary certificate)

 Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật (phytosanitory certificate)

 Giấy chứng nhận kiểm dịch động vật (vetecrinary certificate)

 Giấy chứng nhận khử trùng (fumigation certificate)

 Các chứng từ khác

II.3 Hạn chế của chu trình chi phí xử lý thủ công:

Thông tin về chi phí đã và đang phát sinh tại doanh nghiệp thương mại là một

trong những thông tin rất quan trọng có ảnh hưởng tới toàn bộ các hoạt động sản

xuất kinh doanh cùa doanh nghiệp Vì vậy, khi chu trình chi phí của doanh

nghiệp được xử lý một cách thủ công sẽ dẫn tới dễ xảy ra một số nguy cơ như:

- Nguy cơ về đặt thiếu hoặc thừa hàng tồn quá mức, đặt sai mặt hàng

- Nguy cơ nhận hàng hóa không đúng yêu cầu, xảy ra sai sót khi nhập hàng, kiểm

đếm hàng

- Nguy cơ sai sót trong hóa đơn mua hàng, nguy cơ thanh toán sai công nợ

Ngoài ra, việc xử lý thủ công chu trình chi phí dẫn tới việc tìm kiếm thông tin

khó khăn, báo cáo thông tin không kịp thời và thiếu linh hoạt Mặt khác, gánh

nặng của công tác kế toán tăng cao do phải xử lý nhiều giấy tờ, nếu có phát hiện

sai sót thì khó chỉnh sửa

II.4 Ứng dụng tin học vào khâu xử lý lý chu trình chi phí

Việc ứng dụng hệ thống thông tin kế toán vào khâu xử lý chu trình chi phí tại

doanh nghiệp sẽ giải quyết được những khó khăn vướng mắc mà quy trình xử lý

thủ công đang mắc phải

- Bộ phận mua hàng: quản lý được chính xác lượng hàng hóa còn tồn, tiếp nhận

nhanh và kịp thời thông tin mua thêm hàng đang thiếu

- Bộ phận thủ kho: dễ dàng kiểm soát, đối chiếu lượng hàng tồn kho khi nhập

kho

- Bộ phận kế toán: xử lý chứng từ kịp thời, chính xác, đưa ra những báo cáo

nhanh cho nhà quản lý phục vụ công tác ra quyết định

- Bộ phận thủ quỹ: cân đối nhanh các khoản chi so với lượng hàng tồn trong

quỹ

Dựa trên phần mềm kế toán và hệ thống mạng nội bộ tại doanh nghiệp, các bộ

phận khác nhau ở các phòng ban khác nhau có thể cùng nhập thông tin cần thiết

vào phần mềm, qua đó, thông tin được lưu trữ nhanh, chính xác, kịp thời và có sự

đối chiếu tương tác qua lại giữa các bộ phận liên quan Từ đó, các bộ phận trong

doanh nghiệp có thể làm việc một cách hiệu quả, hợp lý

Giả định, tại một doanh nghiệp thương mại sử dụng phần mềm kế toán

Amesoft2010 – professional để quản lý chu trình chi phí tại doanh nghiệp

Các nghiệp vụ kế toán phát sinh tại doanh nghiệp đều được kế toán bộ phận nhập

dữ liệu chung vào phần mềm kế toán Hàng ngàybộ phận quản lý vào báo cáo

tổng hợp nhập xuất tồn để kiểm tra số lượng hang hóa thực tế còn tồn trong kho,

khi nhận thấy hàng không đủ đáp ứng như cầu cung cấp cho khách, bộ phận quản

lý gửi yêu cầu mua hàng ( với đầy đủ số lượng, chủng loại, giá vv) tới bộ phận

mua hàng

Bộ phận mua hàng nhận được phiếu yêu cầu, chọn nhà cung cấp để đặt hàng,

bằng cách xem báo cáo nhập mua hàng theo mã khách ( báo cáo nhập mua theo

hai chỉ tiêu) để lựa chọn nhà cung cấp thường xuyên cung cấp và các đơn giá phù

hợp

Khi hàng hóa về đến, thủ kho tiến

hành nhận hàng hóa, đối chiếu số lượng trên

hóa đơn phải khớp với số lượng đặt trên đơn

đặt hàng đã lưu trước đó cũng như kiểm tra

sơ bộ chất lượng hàng mua về, Thủ kho

nhập số lượng, đơn giá vào phần mềm, tại

đây, thủ kho cần truy nhập vào kho dữ liệu “

Danh mục khách hàng” ,“ Danh mục kho

hàng” , “ Danh mục hàng hóa vật tư” …

Sau khi nhập dữ liệu vào phần mềm, thủ kho

in ra bảng kê “ Tổng hợp hàng nhập kho” để

đối chiếu và báo lên các bộ phận liên quan

Kế toán nhận được thông báo từ bộ phận kho, truy nhập vào phần mềm kế

toán, sử dụng các báo cáo như “ Tổng hợp nhập xuất tồn”, bảng theo dõi công

nợ” … “ Sổ chi tiết công nợ lên cho tất cả các khách hàng” để làm căn cứ theo

dõi thanh toán Đến hạn thanh toán, kế toán xem xét sổ đối chiếu công nợ và lập

phiếu chi, gửi giám đốc kí duyệt và báo cho thủ quỹ

Sau khi được ký duyệt thì thủ quỹ chi tiền và nhập dữ liệu vào phần mềm,

theo dõi trên sổ quỹ tiền mặt, tiền gửi Cuối kỳ, kế toán xem báo cáo tiền mặt,

tiền gửi để đối chiếu sổ sách

III BIỂU ĐỒ PHÂN CẤP CHỨC NĂNG

Lựa chọn nhà cung cấp

Gửi yêu cầu tới nhà cung cấp

Gửi yêu cầu tới nhà cung cấp

Kiểm tra hàng

Kiểm tra hàng

Nhập kho

Nhập kho

Gửi thông báo tới các bộ phận

Gửi thông báo tới các bộ phận

Nhận hóa đơn

Nhận hóa đơn

Đối chiếu hóa đơn

Đối chiếu hóa đơn

Chấp nhận hóa đơn

Chấp nhận hóa đơn

Theo dõi công nợ

Theo dõi công nợ

Nhận lệnh thanh toán

Nhận lệnh thanh toán

Thanh toán

Thanh toán

Chuyển chứng

từ chi tiền tới các bộ phận

Chuyển chứng

từ chi tiền tới các bộ phận

Thanh toán

 Nhận yêu cầu mua

Khi nhận thấy hàng hóa, dịch vụ trong kho đang thiếu hụt, không đủ đáp ứng cho

nhu cầu, cán bộ quản lý kiểm tra và báo cáo yêu cầu tới bộ phận quản lý đặt hàng

- Thông tin vào: Số yêu cầu, ngày yêu cầu, mã kho, ngày giao hàng, điều

khoản thanh toán vv

- Thông tin ra: thông tin phản hồi về Số yêu cầu, ngày yêu cầu, mã kho,

ngày giao hàng, điều khoản thanh toán vv

 Lựa chọn nhà cung cấp

- Thông tin vào: thông tin về nhà cung cấp( mã nhà cung cấp, tên, địa chỉ,

mã số thuế, số dư công nợ), thông tin về hàng hóa

- Thông tin ra: thông tin về nhà cung cấp và các mặt hàng đã được lựa chọn

Có thể thêm các thông tin mới về nhà cung cấp hoặc bổ sung nhà cung cấp

mới vào danh mục người bán

 Gửi yêu cầu tới nhà cung cấp

Cung cấp và lưu trữ thông tin về mặt hàng cần mua, cần dự trữ

- Thông tin vào: Mã hàng, số đặt hàng, đơn giá, thành tiền, chiết khấu nếu

có…

- Thông tin ra: Thông tin phản hồi về Mã hàng, số đặt hàng, đơn giá, thành

tiền, chiết khấu nếu có…

Chức năng Nhận hàng

Khi yêu cầu mua hàng của DN được nhà cung cấp chấp nhận thì nhà cung cấp sẽ

giao hàng cho DN theo đúng hợp đồng DN sẽ nhận được số hàng hóa mà mình

đặt mua sau khi đã kiểm tra cả về số lượng cũng như chất lượng hàng hóa

 Kiểm tra hàng

- Thông tin ra: Báo cáo nhập kho, phiếu nhập, tổng hợp hàng nhập kho

 Gửi thông báo tới các bộ phận

- Thông tin vào: Báo cáo nhập kho, phiếu nhập, tổng hợp hàng nhập kho

- Thông tin ra: Thông tin phản hồi về các mặt hàng đã được đặt mua

Chức năng 3: Chấp nhận hóa đơn

Sau khi nhận hàng, nhà cung cấp sẽ gửi hóa đơn và hợp đồng cho DN để xác

định quyền sử dụng hàng hóa, dịch vụ của doanh nghiệp

 Nhận hóa đơn

- Thông tin vào: Số hóa đơn, ngày hóa đơn, tên, địa chỉ, mã số thuế người

bán, số lượng, đơn giá, thành tiền …vv

- Thông tin ra: hóa đơn chứng từ gốc

 Đối chiếu hóa đơn

- Thông tin vào: Số liệu kế toán trên hóa đơn, chứng từ

- Thông tin ra: Phản hồi của kế toán về số liệu ghi trên hóa đơn chứng từ

Có thể xảy ra sai sót trên hóa đơn chứng từ với lượng hàng thực nhận

 Chấp nhận hóa đơn

- Thông tin vào: Mã hàng, mã nhà cung cấp, số hàng, đơn giá, thành tiền

- Thông tin ra: Báo cáo công nợ, xác định thời hạn thanh toán, phương thức

thanh toán

 Theo dõi công nợ