Quy trình mua hàng và yêu cầu đối với nhân viên mua hàng của công ty cổ phần thế giới số trần anh

Gắn liền quá trình hoạt động và phát triển của Trần Anh là những sự kiện và chính sách kinh doanh mang tính đột phá, tiên phong trong lĩnh vực kinh doanh thiết bị máy vi tính như: chính

Quy trình mua hàng và yêu cầu đối với nhân viên mua hàng của Công ty cổ phần thế giới số Trần Anh

I Giới thiệu chung về công ty:

1 Quá trình hình thành và phát triển:

Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Trần Anh được thành lập theo quyết định số 0102004703 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp ngày 11/03/2002 Công ty đã chính thức chuyển đổi từ mô hình công ty TNHH sang mô hình công ty cổ phần với tên gọi mới là: Công ty cổ phần Thế giới số Trần Anh kể từ ngày 08/08/2007 theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0103018927 do Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội cấp

Ngày đầu thành lập, Trần Anh chỉ có 05 người làm việc trong một cửa hàng diện tích lớn hơn 60m2 Sau 7 năm hoạt động, hiện nay quy mô công

ty tăng lên với gần 500 nhân viên và 2 địa điểm kinh doanh có diện tích gần 7000m2 Gắn liền quá trình hoạt động và phát triển của Trần Anh là những sự kiện và chính sách kinh doanh mang tính đột phá, tiên phong trong lĩnh vực kinh doanh thiết bị máy vi tính như: chính sách kinh doanh

"bán giá bán buôn đến tận tay người tiêu dùng", chính sách bảo hành "1 đổi

1 trong vòng 6 tháng" & "bảo hành cả trong trường hợp IC bị cháy, nổ", chính sách "cam kết hoàn tiền khi có biến động giá" Qua đó, Trần Anh luôn duy trì được tốc độ tăng trưởng cao, toàn diện về mọi mặt một cách bền vững và đáng kinh ngạc so với các công ty kinh danh cùng lĩnh vực Hiện nay Trần Anh là một trong những công ty hàng đầu Việt Nam trong lĩnh vực công nghệ thông tin Khách hàng luôn tin tưởng Trần Anh bởi các chính sách, cam kết, dịch vụ mà rất nhiều công ty máy tính khác không làm được

Sau một thời gian khẳng định được tên tuổi trên các lĩnh vực kinh doanh Máy tính – linh kiện, Thiết bị giải trí số, Thiết bị văn phòng và Điện

thoại di động, ngày 10/10/2009, Trần Anh đã mở rộng sang lĩnh vực Điện

tử, Điện lạnh, thiết bị gia dụng với hệ thống Siêu thị Điện máy – IT Hệ thống siêu thị Điện máy – IT Trần Anh có không gian rộng, phong cách bài trí gian hàng khoa học tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng thăm quan và lựa chọn sản phẩm

Công ty Trần Anh có một đội ngũ nhân viên hùng hậu và có trình độ chuyên môn rất cao (hơn 50% đã tốt nghiệp Đại học, Cao đẳng chuyên ngành Kinh tế, Kỹ thuật), đủ khả năng để có thể đáp ứng mọi yêu cầu dù là khắt khe nhất của quí khách hàng

 Không những thế, đội ngũ nhân viên của Trần Anh còn là những người đầy lòng nhiệt tình và có thái độ rất niềm nở trong cung cách phục

vụ khách hàng Tất cả các cán bộ nhân viên trong công ty Trần Anh đều thấu hiểu được một điều đó là:

“Khách hàng mới là người quyết định tương lai, sự tồn tại và phát triển của Trần Anh”

Vì vậy toàn thể nhân viên công ty Trần Anh đều luôn tâm niệm và làm việc theo suy nghĩ:

“Hãy phục vụ khách hàng như chúng ta đang phục vụ cho chính bản thân chúng ta”

2- Tầm nhìn của công ty Trần Anh:

- Trở thành công ty có hệ thống Siêu thị Điện máy – IT có qui mô, chuyên nghiệp và lớn nhất Việt Nam

- Xây dựng Trần Anh trở thành một môi trường làm việc chuyên nghiệp nơi mà mọi cá nhân có thể phát huy tối đa sức sáng tạo, khả năng lãnh đạo và cơ hội làm chủ thực sự với một tinh thần dân chủ rất cao

- Xây dựng Trần Anh trở thành một ngôi nhà chung thực sự cho mọi cán bộ nhân viên trong công ty bằng việc cùng nhau chia sẻ quyền lợi, trách nhiệm và nghĩa vụ một cách công bằng và minh bạch nhất

3- Giá trị cốt lõi của công ty Trần Anh:

- Kỷ luật hướng vào tính chuyên nghiệp;

- Hoàn thiện tổ chức hướng tới dịch vụ hàng đầu;

- Năng động hướng tới tính sáng tạo tập thể;

- Cam kết nội bộ và với cộng đồng, xã hội;

- Làm việc và hành động trung thực;

4- Triết lý kinh doanh của công ty Trần Anh:

- Văn hóa công ty là nền tảng và trụ cột phát triển, tập hợp và tôn vinh tất cả những yếu tố nhân bản trong kinh doanh hướng tới sự phát triển hài hòa và bền vững

- Tích kết vào trong mọi chính sách và dịch vụ mà công ty đưa ra thị trường tất cả các giá trị cơ bản tạo nên hình ảnh về một công ty kinh doanh điện máy, thiết bị số cần phải có: Tiên phong + Tối ưu + Tiêu chuẩn

"Lấy sự Hài lòng của khách hàng làm niềm Hạnh phúc của chúng ta" là những gì mà toàn thể nhân viên công ty Trần Anh đang ngày đêm tâm niệm và phấn đấu !

Công ty Trần Anh hy vọng sẽ có cơ hội được đón tiếp và phục vụ quí khách hàng tại các địa chỉ sau:

CÔNG TY CỔ PHẦN THẾ GIỚI SỐ TRẦN ANH

1- Trụ sở: 1174 đường Láng - Q.Đống Đa - TP.Hà Nội

Tel: (84-4) 3766.6666

Fax: (84-4) 3766.7708

2- Chi nhánh 1: 292 Tây Sơn - Q.Đống Đa - TP.Hà Nội

Tel: (84-4) 3537. 6666

Fax: (84-4) 3537 5324

3- Trung tâm Bảo hành : 1174 đường Láng - Q.Đống Đa - TP Hà Nội Tel: (84-4) 3766.6666

Fax: (84-4) 3766.7709

5- Website: www.trananh.com & www.trananh.com.vn

II Nêu lý thuyết mua bán:

1 Mục tiêu của mua hàng:

Mục tiêu của cung ứng là đưa đến cho doanh nghiệp những hàng hóa nhằm thỏa mãn thường xuyên, đầy đủ nhất cho nhu cầu tiêu dùng về mặt số lượng, chất lượng, chủng loại hàng hóa với chi phí thấp nhất Để thực hiện được các mục tiêu trên, doanh nghiệp cần thực hiện các mục tiêu cụ thể sau:

a Mục tiêu chi phí:

- Mua với giá rẻ nhất (chi phí mua hàng thấp nhất)

- Mua hàng với số lượng lớn, doanh nghiệp thường được giảm giá do chiết khấu và còn giảm được chi phí vận chuyển, chi phí đặt hàng và nhiều chi phí khác

b Mục tiêu chất lượng:

Hàng hóa phải đảm bảo chất lượng tối ưu chứ không phải chất lượng tối đa Chất lượng phù hợp với yêu cầu nhất định, đảm bảo khả năng cạnh tranh trên thị trường

c Mục tiêu an toàn:

Người cung ứng phải đảm bảo giao hàng đầy đủ, đều đặn, đúng thời hạn Người cung ứng phải tuân thủ thời hạn đã dự kiến

2.Quy trình mua hàng:

Sơ đồ quá trình mua hàng trong DNTM

Đánh giá kết quả Theo dõi kiểm

tra giao nhận hàng hóa

Xác định nhu

cầu lựa chọn nhà cungTìm và cấp Thương lượng vàđặt hàng

Không thỏa mãn Thỏa mãn

- Xác định nhu cầu: Kế hoạch mua vào được tính toán nhờ công thức:

Mua vào = Bán ra + Dự trữ cuối kỳ - Dự trữ đầu kỳ

- Tìm và lựa chọn nhà cung cấp:

Tìm kiếm nhà cung cấp tại các hội chợ,triển lãm, các tạp chí, các phương tiện truyền thông, catalogue Đánh giá nhà cung cấp về các mặt: + Sự tín nhiệm trên thị trường

+ Khả năng cung ứng hàng hóa của nhà cung ứng cho khách hàng và cho doanh nghiệp

+ Chất lượng hàng hóa, mẫu mã sản phẩm

+ Khả năng kỹ thuật

+ Giá cả hàng hóa

+ Khả năng thích ứng với thị trường của nhà cung cấp, các lợi thế khác về địa lý, mối quan hệ …

- Thương lượng và đặt hàng:

Mục tiêu của thương lượng:

+ Xác định tiêu chuẩn kỹ thuật của sản phẩm (mẫu mã, chất lượng hàng hóa bên trong, bên ngoài)

+ Xác định giá cả và những điều khoản được xem xét lại khi thị trường có biến động

+ Xác định những hình thức thanh toán: trả ngay, trả chậm, trả tiền mặt, chuyển khoản

+ Điều kiện giao hàng: giao tại kho nhà cung ứng, giao tại nơi mua hàng, thời hạn ghi rõ rang

+ Chịu trách nhiệm vật chất khi giao hàng không theo đúng những điều ký kết trong hợp đồng

- Theo dõi, kiểm tra giao nhận hàng hóa:

+ Hàng hóa nhập kho phải nghiệm thu cẩn thận -> không ảnh hưởng đến kinh doanh sau này, ngăn ngừa thất thoát tài sản, ngăn ngừa hàng kém phẩm chất, nâng cao uy tín doanh nghiệp

+ Kiểm tra số lượng: căn cứ hợp đồng thu mua, đối chiếu chứng từ, kiểm tra kiện hàng, kiểm kê số lượng

+ Kiểm tra chất lượng: căn cứ vào hợp đồng và đơn hàng, kiểm tra tên hàng, mẫu mã, chất lượng Nếu hàng và đơn hàng không phù hợp: hàng hỏng, bao bì thủng thì từ chối nhận hàng đồng thời lập biên bản và báo cáo ngay cho nhà cung cấp

- Đánh giá kết quả:

Cơ sở của việc đánh giá là những mục tiêu mua hàng được xác định ngay từ đầu cũng như mức độ phù hợp của hoạt động mua hàng với mục tiêu bán hàng và mục tiêu tài chính của doanh nghiệp Có thể xảy ra hai trường hợp :

+ Trường hợp 1: Nếu thoả mãn nhu cầu nghĩa là người cung cấp đáp ứng được các nhu cầu sản xuất kinh doanh để cho đầu vào được ổn định Như vậy quyết định mua hàng của doanh nghiệp là có kết quả và có hiệu quả

+ Trường hợp 2: Nếu không thoả mãn thì quyết định mua hàng của doanh nghiệp là sai lầm, doanh nghiệp phải tiếp tục tìm kiếm lại nhà cung cấp mới, tìm ra và khắc phục những sai sót để tránh phạm phải sai lầm đó

III Thực trạng quy trình mua hàng và yêu cầu đối với nhân viên mua hàng tại Công ty cổ phần thế giới số Trần Anh

1 Mục tiêu mua hàng của Trần Anh

a Mục tiêu chi phí

Trong kinh doanh những hàng hoá chất lượng như nhau, nhưng nếu giá cả thấp sẽ tạo điều kiện tiêu thụ hàng hoá nhanh hơn.Vì vậy Trần Anh muốn mua hàng với chi phí thấp nhất, rẻ nhất

Một công ty phát triển như vậy đòi hỏi số lượng hàng hoá mua về rất nhiều và muốn được giảm giá do chiết khấu Giảm chi phí vận chuyển, chi phí đặt hàng và nhiều loại chi phí khác

b Mục tiêu chất lượng

Với mục tiêu “Chất lượng tốt nhất, giá hợp lý nhất”, Trần Anh đi mua hàng cũng muốn mua được những sản phẩm tại các cơ sở kinh doanh có tên tuổi nhất, có chất lượng tốt, có đủ khả năng cạnh tranh trên thị trường như hiện nay

c Mục tiêu an toàn

Để tránh gián đoạn dự trữ của doanh nghiệp, Trần Anh cần phải tìm được người cung cấp đảm bảo đúng giá cả, đúng chất lượng, giá cả cạnh tranh, dịch vụ hoàn hảo, giao hàng đầy đủ đều đặn, đúng thời hạn.Giao hàng đúng thời hạn đảm bảo doanh nghiệp luôn luôn có hàng để bán và điều này tất cả các công ty thương mại đều cần thiết và với Trần Anh một công ty có thương hiệu càng cần điều này hơn nữa vì Trần Anh luôn đặt lợi ích của người tiêu dùng lên hàng đầu, tạo sự thoải mái, yên tâm tối đa cho khách hàng khi đến với Trần Anh

2 Quy trình mua hàng

2.1: Xác định nhu cầu

Số lượng khách hàng đến với Trần Anh rất lớn, nhất là trong các chương trình khuyến mại, giờ vàng của công ty lại càng lớn Do vậy, việc xác định rõ kế hoạch cho bán hàng và dự trữ thì việc đầu tiên là phải xác định nhu cầu, cơ cấu nhu cầu Là một công ty thương mại lớn, nên việc xác định nhu cầu được Trần Anh tính toán rất chi tiết và cẩn thận Kế hoạch mua của công ty được tính toán qua công thức:

Mua vào = Bán ra + Dự trữ cuối kỳ - Dự trữ đầu kỳ 2.2: Tìm và lựa chọn nhà cung cấp

Các nhà cung cấp hiện nay của Trần Anh:

- Điện tử, âm thanh: Sony, Samsung, LG, Toshiba, Panasonic, Philips

- Điện lạnh: Samsung, LG, SANYO, Electrolux, Hitachi …

- Đồ gia dụng: Panasonic, Sharp, Nagakawa, Alaska …

- Điện thoại: Nokia, Samsung, Sony Ericsson, Motorola

- Máy tính, linh kiện: Acer, Sony, Apple, Hp, Lenovo, Transcend …

- Thiết bị văn phòng: Canon, Brother, Epson, InFocus …

- Máy ảnh, máy quay: Panasonic, Kodak, Canon, Sony, Nikon … Đối với những mặt hàng đang sẵn có nhà cung cấp thì việc có cần phải tìm nhà cung cấp mới hay không dựa trên nguyên tắc: “ nếu các nhà cung cấp còn làm cho chúng ta hài lòng thì tiếp tục mua hàng của họ”

Tuy số lượng các nhà cung cấp của Trần Anh lớn, nhưng không dừng lại ở đó, Trần Anh vẫn theo luôn tìm kiếm các nhà cung cấp mới thông qua: các thư trào hàng tới các nhà cung cấp, quảng cáo trên các website, tìm kiếm thông tin nhà cung cấp trên internet Đây cũng là một phần tạo nên thành công của Trần Anh

Với các nhà cung cấp mới, sau khi gửi thư chào hàng và nhận được báo giá từ các nhà cung cấp, công ty sẽ tiến hành so sánh các báo giá nhận được (thường là lập ra một bảng so sánh trên excel) về tất cả các khía cạnh: giá, thời gian giao hàng,thanh toán, Quan trọng nhất là các chi tiết hàng hóa có trùng khớp với yêu cầu công ty đưa ra hay không? Vì nếu không cẩn thận thì rất dễ khi nhập hàng về rồi lại phải tái xuất vì không đúng với yêu cầu mua hàng

Trong quá trình mua hàng, Trần Anh luôn đánh giá mức độ tín nhiệm của các nhà cung cấp qua các mặt sau:

- Thành tích của nhà cung ứng với các doanh nghiệp khác và thành tích của nhà cung cấp với công ty trong quá khứ

- Khả năng tài chính của nhà cung cấp

- Nhãn hiệu hàng hoá đó

- Uy tín của nhà cung cấp trên thương trường

- Những ưu đãi mà nhà cung cấp dành cho người mua…

2.3: Thương lượng và đặt hàng

Với các nhà cung cấp đã có sẵn, khi hết hàng, người phụ trách mua hàng chỉ việc gọi điện cho nhà cung cấp mang đến và nhận hàng Do vậy,

Trần Anh là người đi mua, trong vai trò là “thượng đế” nhiều lúc đã không tận dụng được lợi thế của mình

Với các nhà cung cấp mới, sau khi chọn được nhà cung cấp ưng ý, lập một Perchase Order (tạm gọi là Phiếu mua hàng) rồi fax tới nhà cung cấp yêu cầu ký, đóng dấu xác nhận và fax trở lại

Tiếp đó, lập hợp đồng mua bán dựa trên báo giá nhận được, sau đó fax trước tới nhà cung cấp (gửi bản gốc bằng DHL sau), yêu cầu ký, đóng dấu xác nhận và fax lại để tiến hành chuyển tiền hoặc mở L/C

Các nhà quản trị mua hàng chỉ quan tâm đến việc làm sao có hàng để bán mà chưa nhận thức được hết vai trò của thương lượng Thương lượng thực chất là việc giải bài toán mua hàng với mục tiêu là các mục tiêu đã xác định và các ràng buộc bằng các ràng buộc lỏng và ràng buộc chặt, những ràng buộc này liên quan đến số lượng, chủng loại hàng hoá, chất lượng hàng hoá, các điều kiện liên quan đến việc mua hàng Hơn nữa, nhiều khi phân chia quyền hạn và trách nhiệm còn chưa rõ ràng Để khắc phục được tình trạng trên, Trần Anh nên có biện pháp nâng cao trình độ mọi mặt cho đội ngũ này đặc biệt là đội ngũ chuyên sâu trong công tác đàm phán, giao dịch

Là một công ty thương mại lớn nên khối lượng công việc của Trần Anh cũng rất nhiều Do vậy, việc phân chia quyền hạn và trách nhiệm trong công ty nhiều lúc cũng không rõ ràng Vì nhiều khi, nhân viên mua hàng lại phải đảm nhiệm cả việc đặt hàng nên làm cho việc đặt hàng trở nên không hiệu quả

2.4: Theo dõi và kiểm tra việc giao nhận hàng hóa

Đây là công tác được Trần Anh tương đối chú trọng và làm khá tốt Công ty thường xuyên theo dõi, giám sát và kiểm tra quá trình giao nhận hàng hóa vế số lượng, chất lượng, chủng loại, thời gian giao hàng và các điều khoản ghi trong hợp đồng

Đối với mỗi mặt hàng khi có nhu cầu mua công ty thường đặt hàng và theo dõi, kiểm tra việc giao nhận hàng hoá Nếu gần đến ngày giao hàng

mà không thấy công ty sẽ thúc giục các nhà cung cấp Ví dụ như: với mặt hàng máy tính của Apple, cuối tháng 9/2008 công ty đặt hàng cho tháng 10 nhưng tới ngày 03/10/2008 vẫn chưa thấy có nhà cung cấp thông báo sẽ mang hàng đến Nhân viên mua hàng tìm đến nhà cung cấp và phát hiện đơn hàng công ty gửi fax, nhà cung cấp không nhận được Nhờ quá trình kiểm tra, theo dõi tốt mà công ty luôn đảm bảo có hàng để bán, và khắc phục được những sai sót trong khâu mua hàng

Khi nhận hàng Trần Anh bao giờ cũng có nhân viên mua hàng đứng theo dõi kiểm tra việc giao nhận hàng hoá để đảm bảo đủ về số lượng, đúng

về chất lượng, mẫu mã, quy định…

Do làm tốt khâu này nên công ty đã góp phần làm cho hàng hoá đúng theo yêu cầu ghi trong hợp đồng, góp phần làm tăng hiệu quả kinh doanh của công ty Trần Anh cần tiếp tục hơn nữa không ngừng nâng cao chất lượng công tác này vì đây là một trong quá trình của công tác quản trị mua hàng

2.5: Đánh giá kết quả

Công tác kiểm tra, kiểm soát được diễn ra trong tất cả các khâu của quá trình mua hàng Nếu không có sự xác nhận của phòng kiểm tra chất lượng thì hàng hóa sẽ không được nhập vào kho và phòng tài vụ sẽ không được phép thanh toán mặt hàng đó Những người có trách nhiệm luôn đôn đốc, theo dõi, kiểm tra công tác mua hàng

Hàng tháng, hàng qúy, hàng năm Trần Anh đều có các cuộc họp để đánh giá kết quả mua hàng Việc đánh giá này dựa trên nguyên tắc: việc mua hàng của công ty có đảm bảo đầy đủ kịp thời với chất lượng cao và chi phí thấp nhất không

Sau mỗi lần mua hàng, công ty thường đánh giá kết quả mua hàng Nếu hàng mua về đảm bảo đúng về tất cả các mục tiêu mà công ty đã đề ra