phận tích vai trò của ứng dụng công nghệ thông tin với vấn đề hiện đại hóa công sở

Khái niệm công nghệ thông tin Công nghệ thông tin là một hệ thống các phương pháp khoa học, các giải pháp công nghệ, các phương tiện và công cụ kỹ thuật hiện đại nhằm tổ chức, khai thác

MỞ ĐẦU

Công nghệ thông tin đã ngày càng đóng vai trò quan trọng, là một nhân tố thúc đẩy đối với thành công trong công cuộc đổi mới của Việt Nam Việt Nam coi công nghệ thông tin là một trong những lĩnh vực ưu tiên trong công cuộc hiện đại hoá nói chung và hiện đại hóa công sở nói riêng Vì vậy nhận thức được tầm quan

trọng vai trò của việc ứng dụng công nghệ thông tin, nên em lựa chọn đề tài “phận tích vai trò của ứng dụng công nghệ thông tin với vấn đề hiện đại hóa công sở” để

tìm hiểu

NỘI DUNG

I MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN

1 Khái niệm công nghệ thông tin

Công nghệ thông tin là một hệ thống các phương pháp khoa học, các giải pháp công nghệ, các phương tiện và công cụ kỹ thuật hiện đại nhằm tổ chức, khai thác sử dụng có hiệu quả tài nguyên thông tin, đáp ứng nhu cầu về thông tin trong mọi lĩnh vực hoạt động của xã hội

Từ khi công nghệ thông tin ra đời đã có những chuyển dịch đáng kể về công nghệ Những chuyển dịch này làm cho việc xử lý thông tin tự động hiệu quả hơn, việc sử dụng các thiết bị tin học dễ dàng hơn, năng lực xử lý thông tin mạnh hơn

và tin học, công nghệ thông tin được ứng dụng rộng rãi hơn vào các lĩnh của đời sống xã hội Những chuyển dịch đó chủ yếu là: từ kỹ thuật tương tự sang kỹ thuật số; từ công nghệ bán dẫn truyền thống sang công nghệ vi xử lý; từ kiểu tính toán trên máy chủ sang mô hình có cấu trúc khách hàng-dịch vụ; từ các kiểu truyền thông dải rộng sang các siêu xa lộ thông tin, từ lập trình thủ công sang lập trình hướng đối tượng, từ giao diện đồ hoạ sang giao diện đa phương tiện

2 Nhu cầu cần ứng dụng công nghệ thông tin trong công sở

Nhu cầu khách quan:

Nền kinh tế nước ta hiện nay đang hội nhập cùng thế giới Khi đó, không chỉ nền kinh tế được tạo những điều kiện tốt để phát triển, mà nó còn đem lại cho chúng ta rất nhiều kinh nghiệm của các nước trên thế giới về các mặt văn hóa, quản lý, cách thức làm việc,… trong công sở nói riêng, để chúng ta tiếp thu và dựa vào đó có những hướng đi mới Ứng dụng công nghệ thông tin để hiện đại hóa công sở là một nhu cầu tất yếu

Nhu cầu chủ quan:

tNhu cầu về hiện đại hóa cần phải có các thiết bị hiện đại hơn, nhạy bén, nhanh chóng và chính xác hơn để hỗ trợ cho quá trình thực hiện công việc để đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ của thời kỳ đổi mới đất nước cũng như những thay đổi trong hoạt động của công sở và các cơ quan nhà nước

II VAI TRÒ CỦA ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN ĐỐI VỚI VẤN

ĐỀ HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG SỞ

1 Vai trò tạo sự kết nối, chia sẽ, lưu trữ, xử lý, học hỏi và tra đổi kinh nghiệm thông tin trong và ngoài công sở

Chúng ta đang sống trong một thời đại mới, thời đại phát triển rực rỡ của công nghệ thông tin Công nghệ thông tin đã ở một bước phát triển cao đó là số hóa tất

cả các dữ liệu thông tin, luân chuyển mạnh mẽ và kết nối tất cả lại với nhau Mọi loại thông tin, số liệu âm thanh, hình ảnh có thể được đưa về dạng kỹ thuật số để bất kỳ máy tính nào cũng có thể lưu trữ, xử lý và chuyển tiếp cho nhiều người Những công cụ và sự kết nối của thời đại kỹ thuật số cho phép chúng ta dễ dàng thu thập, chia sẻ thông tin và hành động trên cơ sở những thông tin này theo phương thức hoàn toàn mới, công nghệ thông tin lan toả đến mọi nơi, mọi lĩnh vực, máy tính sẽ có mặt ở khắp mọi nơi, việc kết nối mạng cũng trở nên dễ dàng và thuận tiện nhất cho tất cả mọi người kéo theo hàng loạt sự thay đổi về các quan

niệm, các tập tục, các thói quen truyền thống, và thậm chí cả cách nhìn các giá trị trong cuộc sống trong công sở Công nghệ thông tin đến với từng nhân viên, từng người quản lý Công nghệ thông tin là một trong các động lực quan trọng nhất của

sự phát triển

2 Vai trò giải phóng sức mạnh vật chất, trí tuệ và tinh thần cho các thành viên trong công sở

Ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin ở công sở nhằm góp phần giải phóng sức mạnh vật chất, trí tuệ và tinh thần của toàn công sở, thúc đẩy công cuộc đổi mới, phát triển nhanh và hiện đại hoá công sở, hỗ trợ có hiệu quả cho mọi quá trình làm việc, và tạo tinh thần hăng hái hơn của mọi thành viên trong công sở

3 Vai trò tiết kiện và giảm được thời gian hoàn thành công việc trong công sở

Vai trò của công nghệ thông tin đối với công sở vô cùng to lớn, nó giúp đẩy nhanh hóa các quá trình quản lý, xử lý, lưu trữ và kết nối, để giải quyết hoàn thành công việc nhanh chóng hơn, bên cạnh đó còn kéo theo sự biến đổi và sáng tạo trong phương thức quản lý, và làm việc của các thành viên trong công sở Mạng thông tin là môi trường lý tưởng cho sự sáng tạo Trong các quy trình làm việc đều được tự động hoá Máy móc không chỉ thay thế con người những công việc nặng nhọc, mà thay thế con người ở những khâu phức tạp của công việc, không chỉ thay thế thao tác lao động của con người mà cả thao tác tư duy Phản ứng nhanh và chính xác hơn đối với những đòi hỏi hay thắc mắc, kể cả ngoài giờ làm việc thông thường có thể cho phép tiếp cận trực tiếp các giao dịch

4 Vai trò giúp quảng bá công sở

Công nghê thông tin là phương tiện quan trọng để quảng bá hình ảnh, địa điểm công sở và nhân rộng nhanh vốn tri thức, là động lực của sự phát triển, thúc đẩy phát triển dân chủ trong công sở, phát triển năng lực của mọi thành viên, quảng bá thông tin cá nhân là những người quan trọng trong công sở

5 Vai trò cắt giảm được chi phí vật chất, nhân lực và nâng cao chất lượng làm việc cho công sở

Việc ứng dụng công nghệ thông tin đã góp phần làm giảm chi phí nhà nước, chi phí trong công sở, giảm bớt được một phần gánh nặng về tài chính

Cùng với đó cũng giảm bớt được nguồn nhân công không cần thiết cho công sở góp phần nâng cao năng lực quản lý điều hành của các công sở, phục vụ tốt hơn, có hiệu quả hơn cho mọi người và góp phần đẩy nhanh tiến trình đơn giản hóa thủ tục hành chính Cải cách, đơn giản hóa thủ tục hành chính cần được chứng minh theo một cách nhanh chóng

Lĩnh vực lãnh đạo quản lý cũng như các lĩnh vực khác đang chịu tác động của công nghệ thông tin và công nghệ thông tin có thể hỗ trợ công tác quản lý nâng cao hiệu quả hoạt động của nó Đồng thời, hoạt động lãnh đạo quản lý cũng có tác động lớn tới phát triển và ứng dụng công nghệ thông tin

Ứng dụng công nghệ thông tin là sử dụng những kết quả của công nghệ thông tin

để hỗ trợ cho các khâu công việc cần thiết và cuối cùng, ở mức cao nhất là hỗ trợ cho các tổ chức hoạt động và cá nhân tự trao đổi, khai thác thông tin trong môi trường công nghệ thông tin; cải tiến, đổi mới qui cách làm việc, đạt hiệu quả công việc cao hơn, đáp ứng được những thay đổi đang diễn ra

Công nghệ thông tin làm cho người quan lý có khả năng thu được nhiều dữ liệu hơn từ các hệ thống đang hoạt động, do đó làm tăng chất lượng thông tin phản hồi tới các cấp ban hành chính sách và quản lý Người quản lý cũng có thể đảm bảo có nhiều thông tin cung cấp hơn

Việc ứng dụng CNTT đã đem lại tiện ích ban đầu trong công tác cải cách hành chính theo cơ chế “một cửa, một dấu” từng bước đã hình thành hệ thống tiếp nhận, giải quyết và hoàn trả hồ sơ thủ tục hành chính cho dân nhanh chóng, đúng hẹn, không để dân phải đi lại nhiều lần như trước Những hồ sơ có vướng mắc về kỹ

thuật cũng như chậm hoàn trả khiến dân thắc mắc, cán bộ có trách nhiệm chỉ cần truy cập vào mạng là tìm ra nguyên nhân chậm trễ xuất phát từ khâu nào, tại phòng ban nào, lý do vì sao để chấn chỉnh kịp thời

6 Tăng cường tính công khai, minh bạch, nâng cao tinh thần trách nhiệm

Nhờ có công nghệ thông tin mà các thông tin trong công sở có thể được triển khai nhanh chóng, và công khai rộng rãi đối với tất cả mọi thành viên trong và ngoài công sở, từ đó các thành viên có thể tiếp thu, nắm bắt được thông tin và góp phần tạo ra tính minh bạch và nâng cao trách nhiệm cho mọi thành viên hoàn thành công việc của mình

7 Tạo môi trường làm việc thoải mái, dễ chịu và linh hoạt cho mọi thành viên trong công sở

Khi có công nghệ thông tin mọi người sẽ nhanh chóng thu thập được thông tin từ cấp trên, hay từ đồng nghiệp, hoặc ở bên ngoài công sở vì vậy khi nhu cầu của họ được đáp ứng nhanh chóng mà không phải tôn nhiều thòi gian và công sức, thì họ

sẽ cảm thấy thoải mái hơn, đỡ vất vả hơn ít gây ra áp lực công việc hơn Từ đó làm việc có hiệu quả hơn

III MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM ĂNG CƯỜNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG SỞ

1 Giải pháp về con người.

-Vai trò của người lãnh đạo

• Lãnh đạo quyết tâm có nghĩa là có sự quan tâm sâu sắc đến việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công sở mình

• Mạnh dạn đầu tư kinh phí, luôn dành cho công nghệ thông tin ngân sách hàng năm

• Chuẩn bị đủ nguồn lực: Tuyển dụng, bổ nhiệm, bồi dưỡng cán bộ phụ trách công nghệ thông tin , giao cho họ những quyền hạn và nghĩa vụ tương xứng

• Đưa tiêu chí ứng dụng công nghệ thông tin vào đánh giá khen thưởng cuối năm

-Mục tiêu-Kế hoạch-Lộ trình

• Ứng dụng CNTT là một quá trình cần có kế hoạch tổng thể và các dự

án ngắn hạn

• Kế hoạch phải giúp chúng hình dung rõ:

• Khi nào, chúng sẽ đạt được cái gì?

• Chúng ta phải chuẩn bị đầu tư những nguồn lực gì?

• Những thuận lợi và khó khăn là gì?

• Cần xem xét đánh giá qua mỗi dự án, quý, năm

-Xây dựng nhân viên

• Đội ngũ thành viên công sở cần được đào tạo đầy đủ các quy trình công việc mới, cách thức sử dụng công cụ mới và phong cách làm việc mới, hiện đại

• Tiến độ đưa các ứng dụng phải đồng bộ cùng với tiến độ đào tạo

2 Giải pháp về kỹ thuật

* Bắt đầu bằng những dự án dễ, trọng điểm

• Thành công khi áp dụng công nghệ thông tin bước đầu tạo thêm động lực tiếp tục tin học hoá các lĩnh vực khác

• Lựa chọn lĩnh những vực dễ hơn, ví dụ: nền tảng dữ liệu tốt, quy trình tương đối rõ ràng…

• Không nên gò ép ứng dụng vào quy trình đã lạc hậu

• Cần khuyến khích các đơn vị và cá nhân góp phần cho dự án công nghệ thông tin thành công

• Tạo niềm tin trong lòng các cán bộ về hiệu quả của việc ứng dụng công nghệ thông tin vào trong công việc hàng ngày

* Cầu nối giữa cán bộ tin học và cán bộ quản lý công sở

• Giữa cán bộ tin học và cán bộ quản lý ông sở cần được kêt nối về nhiều phương diện

• Phát hiện những cá nhân có nghiệp vụ hành chính nhà nước và am hiểu về tin học để họ tham gia vào quá trình triển khai ứng dụng công nghệ thông tin

• Bồi dưỡng những cán bộ quản lý công sở những kiến thức cơ bản về công nghệ thông tin

• Nếu chưa có cán bộ đủ năng lực làm cầu nối, thì Lãnh đạo phải tham gia trực tiếp vào một số giai đoạn quan trọng của dự án như: xác định yêu cầu, phê duyệt thiết kế và nghiệm thu

KẾT LUẬN

Thông qua quá trình hội nhập, chúng ta đã tiếp cận, học tập được thành tựu cũng như cái cần đổi mới từ các Quốc gia phát triển và một trong những yếu tố cấu thành sự phát triển đó có thể kể đến là phát triển ngành CNTT-TT như Đảng ta đã xác định “Ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin ở nước ta nhằm góp phần giải phóng sức mạnh vật chất, trí tuệ và tinh thần của toàn dân tộc, thúc đẩy công cuộc đổi mới, phát triển nhanh và hiện đại hoá các ngành kinh tế, tăng cường năng lực cạnh tranh của các doanh nghiệp, hỗ trợ có hiệu quả cho quá trình chủ động hội nhập kinh tế quốc tế, nâng cao chất lượng cuộc sống của nhân dân, đảm bảo an ninh, quốc phòng và tạo khả năng đi tắt đón đầu để thực hiện thắng lợi sự nghiệp

công nghiệp hoá, hiện đại hoá” tại Chỉ thị số 58-CT/TW ngày 17/10/2000 Công nghệ thông tin giữ vai trò quan trọng trong công cuộc đổi mới đất nước, cũng như hiện đại hóa công sở