Tổ chức sự kiện – một số bí quyết thành công

Tổ chức sự kiện – một số bí quyết thành công

Qui Trình Thực Hiện Một

Event

Cạnh tranh ngày càng gay gắt trên thị trường khiến các công ty tổ chức

sự kiện ngày càng nâng tầm quan trọng của chuyên nghiệp hoá Ai cũng nói mình chuyên nghiệp Chuyên nghiệp là phải làm được mọi thứ, từ thứ nhỏ nhất đến thứ lớn nhất như làm kế hoạch, gửi giấy mời như thế nào, trình bày màu sắc sao cho phù hợp công ty, sản phẩm, khách mời là ai,

ăn gì, chỗ ngồi thế nào, khách quan trọng thì đứng ra làm sao, bảo vệ an toàn thế nào Tóm lại, phải hoàn hảo trong từng chi tiết nhỏ.

Quản lý một sự kiện bao gồm quá trình hoạch định và kiểm soát về chi phí (cost), công việc (content) và rủi ro (risk) đi kèm với những ràng buộc về luật pháp (legal), văn hoá đạo đức (ethical) và những thay đổi không thể lường trước được ở bên trong cũng như bên ngoài doanh nghiệp

Một Event luôn phải trải qua những “thủ tục“ cơ bản sau:

1 Hình thành chủ đề theme) cho sự kiện:

Chủ đề này sẽ bị ràng buộc và chi phối bởi nhiều vấn đề vĩ mô như luật (regulation), khu vực tổ chức (site choice), văn hoá riêng của khách hàng (client culture), nguồn lực (resource); và vấn đề vi mô như địa điểm tổ chức (venue), cách thức phục vụ (catering), hình thức giải trí (entertainment, artist, speaker), cách trang trí (decoration), âm thanh ánh sáng (sound and light), các

kỹ xảo hiệu ứng đặc biệt (audiovisual, special effects)

Nếu là Event Lunching sản phẩm thì chủ đề nó phụ thuộc vào thông điệp mà sản phẩm (brand) đó muốn đưa đến khách hàng mục tiêu.Ngoài ra, nó còn phụ thuộc vào chiến lược marketing dài hạn mà công ty đó mong muốn

2.Viết chương trình (proposal): là cách tạo sản phẩm Event trên giấy tờ

Chương trình này sẽ được gởi đến khách hàng với bảng báo giá và chờ phản hồi từ phía khách hàng Thông thường, đối với một event, đây là giai đoạn

quan trọng nhất, tạo được sự khác biệt giữa các công ty event với nhau Nhưng một ý tưởng hay cũng chưa đảm bảo thành công của event bởi còn phụ thuộc nhiều vào khâu tổ chức Để cho proposal sinh động, ấn tượng và chuyền tải được ý tưởng mà agency muốn cho khách hàng cảm được (feeling) thì phải

có hình ảnh thiết kế minh hoạ : Sân khấu , tổng thể mặt bằng, banner,

backdrop chính , hệ thống đèn, âm thanh , và tất cả các thứ đi theo của chương trình

3· Thực hiện kế hoạch có kèm kiểm soát: lúc này mọi người sẽ thực hiện

công việc đặt ngoài (outsourcing) theo kế hoạch và có sự giám sát của các trưởng bộ phận

4· Tổ chức sự kiện và theo dõi sự kiện: các trưởng bộ phận sẽ điều phối

nhân lực theo công việc đã được phân công Những lúc có phát sinh ngoài dự kiến, mọi người sẽ cùng tập hợp lại để cùng giải quyết tại chỗ

5· Kết thúc sự kiện, chuyển đồ đạc về kho (removal): dọn dẹp nơi tổ chức

(cleaning), sửa lại những vật dụng đã sử dụng (repair), thanh toán hợp đồng cho các nhà cung cấp (contract acquittal), bảo quản kho (storage)…

6· Họp rút kinh nghiệm: Sau khi event kết thúc, mỗi bộ phận sẽ viết báo cáo

ghi nhận lại những thiếu sót về quá trình chuẩn bị, quá trình diễn ra và quá trình kết thúc sự kiện để cùng nhau rút kinh nghiệm cho những sự kiện sau

Nghe tưởng chừng đơn giản là thế, nhưng công việc tổ chức event là một công việc khó Nó đòi hỏi các công ty phải thực sự tâm huyết với công việc mình đang làm Hy vọng, với quy trình cụ thể những người làm event ở Việt Nam khi biết rằng mọi người sẽ hiểu và đồng cảm với các công ty của mình

Đạo diễn Trần Cảnh Đôn, giám đốc công ty truyền thông Thằng Mõ chia sẻ những kinh nghiệm trong nghệ thuật hóa Event:

Việc áp dụng nghệ thuật, đặc biệt là điện ảnh vào quảng cáo đã được khai thác trong những năm gần đây, chủ yếu là các đoạn phim quảng cáo truyền hình (TVC) như Omo với câu chuyện Ngại gì vết bẩn, Nestle với sự sẵn sàng của thanh niên, Pond’s với sức mạnh tuổi trẻ… Còn trong lĩnh vực Event, việc áp dụng này vẫn còn khá mới mẻ và nhiều tiềm năng Là một đạo diễn làm Event Đôn cũng rất muốn chuyển hoá những yếu tố này sao cho ăn ý và nhẹ nhàng nhất

Có thể ví dụ về một event nhỏ, tổ chức một ngày “team building“ cho toàn đội Rejoice vào trước ngày tung sản phẩm mới Để lấy khí thế cho nhân viên sales P&G, Đôn xây dựng concept trên bối cảnh các chiến sĩ cùng hợp lực đánh thành Troy, vừa mang tính giải trí, vừa ngụ ý khá sâu sắc mà Đôn và các đồng

sự đã cố gắng thể hiện bằng những kỹ xảo và những tình tiết mang tính nghệ thuật, để các bạn trong đội cảm nhận hào khí anh hùng và tự hào về những nỗ

lực của đội trước ngày xông trận.

Khách hàng event luôn yêu cầu khách hàng mục tiêu của họ được tôn vinh Vì vậy, để chuyển hoá thành nghệ thuật trong event; nó phụ thuộc rất nhiều vào cái tài của người “tổng chỉ huy“ event được nghệ thuật hoá là am hiểu nhiều loại ngôn ngữ nghệ thuật; biết cân nhắc tỷ lệ của việc áp dụng, cuối cùng là thực hiện nó một cách trôi chảy và dĩ nhiên là khá tiết