Những mục cần quan tâm khi tổ chức thuyết trình

Những mục cần quan tâm khi tổ chức thuyết trình

Những mục cần quan tâm khi tổ

chức thuyết trình

Đây có lẽ là vấn đề mà các nhà QHCC cần

phải lưu ý nhất và cũng là vấn đề ít được

chú ý nhất những chỉ dẫn dưới đây có thể

được chọn lọc áp dụng cho từng trường hợp cụ thể

Lên chương trình cho buổi diễn thuyết trước một ngày hoặc ít

cũng phải làm việc đó hai tiếng trước giờ diễn thuyết kiểm tra và

điều chỉnh độ cao của bục diễn thuyết sao cho phù hợp độ cao

của diễn giả kiểm tra ánh sáng và micro

Tìm hiểu xem phòng bên cạnh sẽ diễn ra những hoạt động gì vào

ngày hôm đó, tránh để cho các diễn giả phải nhắc nhở việc trật tự

khi đang thuyết trình Khi đang tổ chức họp đông người phải thuê

địa điểm ở khách sạn hoặc nhà hàng bạn phải tìm hiểu xem hôm

đó, tại địa điểm đó, có cuộc họp lớn nào nữa không Nếu có thì

đó là cuộc họp về vấn đề gì

Kiểm tra hệ thống âm thanh, âm ly loa Sắp xếp thời gian cho

phần âm nhạc

Liên hệ với bộ phận phụ trách ánh sáng

Kiểm tra hệ thống điện Chuẩn bị sẵn dây điện loại lớn dùng cho

bộ phận báo chí

Nếu dùng hình ảnh minh họa thì phải kiểm tra máy chiếu và các

thiết bị như máy ghi hình, máy tính và các loại dây dẫn xem có

hoạt động tốt hay không Bố trí một chiếc bàn để đặt máy chiếu

và các thiết bị phục vụ mày chiếu ở khoảng cách thích hợp so với

màn ảnh Chạy hai máy chiếu một lúc để đề phòng nếu một máy

có trục trắc thì chương trình vẫn diễn ra bình thường kiểm tra

tình trạng hoạt động của máy tính

Chuẩn bị đầy đủ số bàn ghế cần thiết và cho kê đúng quy định

Rất có thể phải có khăn trải bàn Kê bàn ghế sao cho càng gần

với diễn giả càng tốt nhưng không quá chật chội, tuy nhiên,

phòng nhỏ mà hơi đông

Vẫn tốt hơn phòng lớn mà ít người đến dự Nếu bạn đến sớm và

báo cho khách sạn về việc có ít người tham dự, họ sẽ dùng bình

phong thu hẹp phòng lại cho bạn

Bố trí nước và cốc chén đầy đủ, nước giải khát và cà phê cũng

cần phải có, cần nhớ đảm bảo các dịch vụ phải được thực hiện

một cách hoàn hảo, mang đến, bổ sung, dọn dẹp tất cả phải

được chu đáo bất kể số lượng người tham dự là bao nhiêu

Bố trí lại chỗ để diện thoại, nếu có diện thoại trong phòng họp thì

cần có người luôn túc trực để trả lời ngay khi có cuộc gọi đến,

không để chuông reo lâu quá ảnh hưởng tới việc thuyết trình của

diễn giả

Làm sẵn thẻ điểm danh và luôn dự trữ một số thẻ chưa ghi tên dề

phòng phải bổ sung Cần nhớ là khách nữ thường không có túi

áo túi quần cho nên không nên làm thẻ điểm danh kiểu bỏ túi, mà

nên làm loại thẻ có kẹp hoặc có kim để cài

Cho kê một cái bàn dể khách hàng đăng ký và nhận thẻ điểm

danh

Luôn theo dõi danh sách khách mời, đánh dấu những khách chắc

chắn đến và những người có lý do không thể đến

Phát số ghế ngồi cho khách hoặc phải bố trí người hướng dẫn

khách vào chỗ thích hợp

Nếu có thể, hãy sắp xếp thời gian cho khách hàng phát biểu,

đóng góp ý kiến

Chuẩn bị giấy bút cho khách dự phòng họ muốn ghi chép

Chuẩn bị bộ tài liệu để phát cho khách

Dùng một đồn hồ to dễ nhìn hoặc thiết bị hẹn giờ dể kiểm soát

thời gian cho từng tiết mục thuyết trình

Kiểm tra kỹ các linh kiện máy tính xem hoạt động có tốt không