KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN THANH TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ GIAO NHẬN, VẬN TẢI VÀ THƯƠNG MẠI CÔNG THÀNH

HCM KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN THANH TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ GIAO NHẬN, VẬN TẢI VÀ THƯƠNG MẠI CÔNG THÀNH LÊ THỊ THANH TÂM KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐỂ NHẬN VĂN BẰNG CỬ NHÂN

BỘ GIÁO DỤC ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NÔNG LÂM TP HCM

KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN THANH TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ GIAO NHẬN, VẬN TẢI

VÀ THƯƠNG MẠI CÔNG THÀNH

LÊ THỊ THANH TÂM

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

ĐỂ NHẬN VĂN BẰNG CỬ NHÂN

NGÀNH KẾ TOÁN

Thành phố Hồ Chí Minh Tháng 06/2010

Hội đồng chấm báo cáo khóa luận tốt nghiệp đại học khoa Kinh Tế, Trường Đại

Học Nông Lâm Thành Phố Hồ Chí Minh xác nhận khóa luận “Kế toán vốn bằng tiền

và các khoản thanh toán tại công ty TNHH Dịch Vụ Giao Nhận, Vận Tải Và Thương Mại Công Thành” do sinh viên Lê Thị Thanh Tâm, sinh viên khóa 32, ngành kế toán,

đã bảo vệ thành công trước hội đồng vào ngày

TRỊNH ĐỨC TUẤN Người hướng dẫn,

Ngày tháng năm

Chủ tịch hội đồng chấm báo cáo Thư ký hội đồng chấm báo cáo

Ngày tháng năm Ngày tháng năm

LỜI CẢM TẠ

Lời đầu tiên, con xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến gia đình, đã tạo điều kiện cho

con có được như ngày hôm nay

Em xin chân thành cảm ơn Ban Giám Hiệu trường Đại học Nông Lâm, Ban

Chủ Nhiệm Khoa Kinh Tế cùng toàn thể Quý Thầy Cô trường Đại học Nông Lâm đã

truyền đạt kiến thức quý báu cho em trong suốt thời gian em học tập tại trường

Đặc biệt, em xin cảm ơn thầy Trịnh Đức Tuấn, người đã tận tình chỉ bảo và

hướng dẫn em hoàn thành luận văn tốt nghiệp này

Em xin chân thành cảm ơn Ban Giám Đốc Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Dịch

Vụ Giao Nhận, Vận Tải và Thương Mại Công Thành đã tạo điều kiện cho em thực tập

tại Công ty Cảm ơn tất cả các anh, chị phòng kế toán tài chính, đặc biệt là anh Nở -

Kế toán trưởng Công Ty TNHH Dịch Vụ Giao Nhận, Vận Tải và Thương Mại Công

Thành đã tận tình giúp đỡ, hướng dẫn em trong suốt thời gian thực tập tại Công ty

Sau cùng, tôi xin cảm ơn tất cả bạn bè đã giúp tôi trong quá trình thực hiện đề

NỘI DUNG TÓM TẮT

LÊ THỊ THANH TÂM, Tháng 06 năm 2010 “Kế toán vốn bằng tiền và các khoản thanh toán tại Công ty TNHH Dịch Vụ Giao Nhận, Vận Tải Và Thương Mại Công Thành”

LE THI THANH TAM, June 2010 “Accounting for Currency and Payment

at Cong Thanh Co.,Ltd”

Khóa luận tìm hiểu về tình hình hạch toán kế toán vốn bằng tiền và các khoản thanh toán tại Công ty TNHH Dịch Vụ Giao Nhận, Vận Tải & Thương Mại Công Thành Đồng thời, nêu lên một số nhận xét và đề xuất những ý kiến đóng góp về lĩnh vực hoạt động này

Công ty TNHH Dịch Vụ Giao Nhận, Vận Tải & Thương Mại Công Thành là công ty chuyên cung cấp dịch vụ giao nhận và vận chuyển hàng hóa Xuất Nhập Khẩu

Trong quá trình tìm hiểu, em đã sử dụng các số liệu thực tế của công ty Việc hạch toán chủ yếu dựa vào phương pháp xử lý số liệu, phân tích các số liệu trên sổ sách, các báo cáo tài chính của công ty và một số sách chuyên ngành kế toán

Từ việc tìm hiểu thực tế cho phép em rút ra những kết luận, đánh giá ưu, khuyết điểm và đề xuất các giải pháp khắc phục đồng thời đưa ra những kiến nghị giúp công

ty hoạt động hiệu quả hơn

v

MỤC LỤC

Trang

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT viii

DANH MỤC CÁC HÌNH x

DANH MỤC PHỤ LỤC xi

CHƯƠNG 1 MỞ ĐẦU 1

1.1 Đặt vấn đề 1

1.2 Mục tiêu nghiên cứu 2

1.3 Phạm vi nghiên cứu của khóa luận 2

1.4 Cấu trúc của khóa luận 2

CHƯƠNG 2 TỔNG QUAN 3

2.1 Giới thiệu sơ lược về công ty TNHH DV GN, VT & TM Công Thành 3

2.1.1 Giới thiệu công ty TNHH DV GN, VT & TM Công Thành 3

2.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty 3

2.1.3 Chức năng và nhiệm vụ của công ty 4

2.2 Đặc điểm công tác tổ chức quản lý của công ty 4

2.2.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty 4

2.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban 5

2.2.3 Tổ chức công tác kế toán tại công ty 6

2.3 Chế độ và chính sách kế toán áp dụng tại công ty 9

2.3.1 Hình thức kế toán 9

2.3.2 Chứng từ và tài khoản sử dụng 10

2.3.3 Chế độ kế toán áp dụng 11

2.3.4 Niên độ kế toán 11

2.3.5 Phần mềm kế toán 11

2.3.6 Đơn vị tiền tệ sử dụng 11

2.4 Thuận lợi, khó khăn trong hoạt động kinh doanh của công ty 11

2.4.1 Thuận lợi 11

2.4.2 Khó khăn 11

2.4.3 Định hướng phát triển 11

vi

CHƯƠNG 3 NỘI DUNG VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 12

3.1 Vai trò của kế toán vốn bằng tiền và các khoản thanh toán 12

3.2 Phương pháp kế toán 12

3.2.1 Kế toán vốn bằng tiền 12

3.2.2 Kế toán các khoản phải thu 16

3.2.3 Kế toán các khoản nợ phải trả 20

CHƯƠNG 4 KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ THẢO LUẬN 26

4.1 Đặc điểm hoạt động kinh doanh, tổ chức kế toán vốn bằng tiền và các khoản thanh toán tại công ty TNHH DV GN, VT & TM Công Thành 26

4.1.1 Đặc điểm hoạt động kinh doanh 26

4.1.2 Công tác tổ chức kế toán vốn bằng tiền và các khoản thanh toán tại công ty TNHH DV GN, VT & TM Công Thành 26

4.2 Kế toán vốn bằng tiền tại công ty TNHH DV GN, VT & TM Công Thành 29

4.2.1 Kế toán tiền mặt tại quỹ 29

4.2.2 Kế toán tiền gửi ngân hàng 33

4.3 Kế toán các khoản phải thu 36

4.3.1 Kế toán các khoản phải thu khách hàng 36

4.3.2 Kế toán các khoản tạm ứng cho CNV 41

4.3.3 Kế toán thuế GTGT được khấu trừ 47

4.3.4 Kế toán các khoản phải thu khác 48

4.4 Kế toán các khoản phải trả 50

4.4.1 Kế toán các khoản phải trả người bán 50

4.4.2 Kế toán thuế và các khoản phải nộp nhà nước 55

4.4.3 Kế toán khoản phải trả cho người lao động 58

4.4.4 Kế toán các khoản phải trả khác 60

CHƯƠNG 5 KẾT LUẬN VÀ ĐỀ NGHỊ 64

5.1 Kết luận 64

5.1.1 Hệ thống TK kế toán 64

5.1.2 Chế độ chứng từ, sổ sách kế toán 64

5.1.3 Phần mềm kế toán 65

5.1.4 Công tác kế toán vốn bằng tiền 65

vii

5.1.5 Công tác kế toán phải thu, phải trả 65 5.2 Kiến nghị 66 TÀI LIỆU THAM KHẢO 69 PHỤ LỤC

viii

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

BHXH Bảo hiểm xã hội

BHYT Bảo hiểm y tế

BHTN Bảo hiểm thất nghiệp

CKTM Chiết khấu thương mại

CKTT Chiết khấu thanh toán

VCB Ngân hàng Thương Mại Cổ Phần Ngoại Thương Việt Nam VNĐ Việt Nam đồng

VT Vật tư

XNK Xuất nhập khẩu

x

DANH MỤC CÁC HÌNH

Trang Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý 4 Hình 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán 7 Hình 2.3: Sơ đồ lưu chuyển chứng từ 9 Hình 4.1: Lưu đồ luân chuyển chứng từ nghiệp vụ chi tiền mặt thanh toán cho nhà cung cấp tại công ty: 31 Hình 4.2: Lưu đồ luân chuyển chứng từ nghiệp vụ bán chịu 39 Hình 4.3: Lưu đồ luân chuyển chứng từ quy trình tạm ứng và thanh toán tạm ứng của

bộ phận mua hàng tại công ty 45 Hình 4.4: Lưu đồ luân chuyển chứng từ phải trả cho nhà cung cấp 53

xi

DANH MỤC PHỤ LỤC

Phụ lục 1 Phương pháp hạch toán tiền mặt tại quỹ

Phụ lục 2 Phương pháp hạch toán tiền gửi ngân hàng

Phụ lục 3 Phương pháp hạch toán các khoản phải thu khách hàngPhụ lục 4 Phương pháp hạch toán các khoản tạm ứng

Phụ lục 5 Phương pháp hạch toán các khoản phải trả người bán Phụ lục 6 Phương pháp hạch toán các khoản phải nộp nhà nước Phụ lục 7 Phương pháp hạch toán các khoản phải trả người lao động

nghiệp

Xuất phát từ ý nghĩa thực tiễn đó, đồng thời được sự đồng ý của Khoa Kinh Tế Trường Đại Học Nông Lâm TP Hồ Chí Minh, cùng sự hướng dẫn tận tình của Thầy Trịnh Đức Tuấn, em xin chọn đề tài "Kế toán vốn bằng tiền và các khoản thanh toán tại Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Dịch Vụ Giao Nhận, Vận Tải và Thương Mại Công Thành" làm đề tài nghiên cứu cho luận văn tốt nghiệp của mình

1.2 Mục tiêu nghiên cứu

Dựa trên những nguyên tắc về kế toán tài chính như: các phương pháp hạch toán kế toán, qui trình luân chuyển chứng từ, các biểu mẫu chứng từ, các sổ sách báo cáo…Thông qua quá trình khảo sát tình hình hạch toán kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thanh toán thực tế phát sinh tại công ty, nhằm đánh giá tình hình kế toán nói chung và tình hình thanh toán nói riêng tại công ty Đồng thời tìm ra những ưu và khuyết điểm trong quá trình hạch toán, từ đó có những giải pháp nhằm góp phần hoàn thiện công tác tổ chức kế toán tại công ty, góp phần nâng cao hiệu quả và phát triển kinh doanh trong tương lai

1.3 Phạm vi nghiên cứu của khóa luận

Về không gian: Đề tài được nghiên cứu tại phòng kế toán công ty TNHH DV GN, VT

& TM Công Thành, Khu phố 4, Đường Trường Sơn, Phường Linh Trung, Quận Thủ Đức, Thành phố Hồ Chí Minh

Về thời gian: Từ ngày 8/3/2010 đến ngày 8/6/2010

1.4 Cấu trúc của khóa luận

Chương 1: Mở đầu: Nêu lý do chọn đề tài, mục tiêu nghiên cứu, phạm vi nghiên cứu

của đề tài

Chương 2: Tổng quan: Sơ lược về công ty TNHH DV GN, VT & TM Công Thành,

lịch sử hình thành và phát triển của công ty , những thuận lợi và khó khăn trong quá trình hoạt động của công ty

Chương 3: Nội dung và phương pháp nghiên cứu: Trình bày chi tiết những vấn đề lý

luận liên quan đến nội dung nghiên cứu

Chương 4: Kết quả nghiên cứu và thảo luận: Qua quá trình tiếp xúc thực tiễn, đưa ra

tình hình thực tế tại công ty Nhận xét về tất cả các mặt có liên quan đến mục đích đã nêu

Chương 5: Kết luận và kiến nghị: Kết luận chung về đề tài, đưa ra một số kiến nghị

nhằm hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền và các khoản thanh toán tại công ty

CHƯƠNG 2 TỔNG QUAN

2.1 Giới thiệu sơ lược về công ty TNHH DV GN, VT & TM Công Thành

2.1.1 Giới thiệu công ty TNHH DV GN, VT & TM Công Thành

Tên công ty: Công ty TNHH Dịch Vụ Giao Nhận, Vận Tải & Thương Mại Công Thành

Tên viết tắt: Công ty TNHH Công Thành

Tên quốc tế: CONG THANH Co.,Ltd

Thương hiệu: “Moving with name you know”

Địa chỉ: Khu phố 4, Đường Trường Sơn, Phường Linh Trung, Quận Thủ Đức, Thành phố Hồ Chí Minh

Số điện thoại: (84-8) 3-896-5402

Fax: (84-8) 3-896-4341

Mã số thuế: 0301434537

Email: Info@cong-thanh.com

2.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty

Được thành lập từ năm 1995 theo quyết định số 166/GP-UB do Ủy Ban Nhân Dân thành phố Hồ Chí Minh ký ngày 27 tháng 07 năm 1995 và theo giấy phép kinh doanh số 051039 do sở Kế Hoạch & Đầu Tư TP.Hồ Chí Minh cấp ngày 25 tháng 08 năm 1995 Với 100% vốn tư nhân và chức năng hoạt động duy nhất lúc đầu là vận chuyển và giao nhận hàng hóa

Qua hơn 14 năm hoạt động và phát triển, cùng với sự vận động và phát triển của nền kinh tế nước ta nói chung, của Công Thành nói riêng, CT đã chọn được cho mình một hướng đi phù hợp với nhu cầu thị trường CT Công Thành hiện là một trong những CT hàng đầu về cung cấp dịch vụ giao nhận, vận chuyển và khai báo thủ tục hải quan hàng Xuất Nhập Khẩu Với tổng số vốn điều lệ ban đầu là: 9.400.000.000 đ

Cuối năm 2009, CT đã tích lũy đầu tư được: 132 xe đầu kéo, 691 rơmoóc, 439 container, 22 xe tải nhỏ và 7 xe du lịch có năng lực vận chuyển đạt hơn 3.800 container/tháng, diện tích kho: 1.200 m2, diện tích bãi: 20.000 m2 Vì thế, CT luôn chủ động trong việc vận chuyển và phục vụ một cách tốt nhất theo yêu cầu của khách hàng với số lượng lớn

2.1.3 Chức năng và nhiệm vụ của công ty

2.1.3.1 Chức năng:

Vận chuyển hàng hóa XNK

Vận chuyển container

Khai thuế hải quan

Gia công và sản xuất mồi giả câu cá

Cho thuê kho, bãi và nhà xưởng

Môi giới thương mại

2.1.3.2 Nhiệm vụ:

Là CT dịch vụ, nhiệm vụ hàng đầu của CT chính là mang lại sự hài lòng cho khách hàng trong chất lượng dịch vụ mà Công Thành cung cấp Nắm bắt và hướng dẫn một cách nhanh nhất về những thông tin thay đổi có liên quan đến quá trình Xuất Nhập Khẩu cho khách hàng Đáp ứng mọi nhu cầu khắt khe của khách hàng trong mọi loại hình Xuất Nhập Khẩu hiện nay

Là một DN có tư cách pháp nhân và được thành lập theo luật CT của Chính Phủ CT có trách nhiệm hoạt động theo đúng ngành nghề đăng ký, chịu trách nhiệm về những khoản nợ của CT, chấp hành nghĩa vụ nộp thuế theo quy định của Nhà Nước Thực hiện các hợp đồng kinh tế và các hợp đồng có liên quan đến hoạt động kinh doanh của DN Thực hiện tốt chính sách về quản lý kinh tế và chế độ kế toán theo đúng quy định hiện hành Sử dụng đội ngũ cán bộ công nhân viên theo đúng chính sách của nhà nước

2.2 Đặc điểm công tác tổ chức quản lý của công ty

2.2.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty

Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý

Nguồn tin: phòng hành chánh

2.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban

Giám Đốc: là người chỉ huy cao nhất và có toàn quyền quyết định mọi hoạt động của CT và chịu trách nhiệm hoàn toàn về hoạt động của CT Tổ chức thực hiện các quyết định, kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của CT, bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lý trong CT, có các quyền và nhiệm vụ khác theo qui định của pháp luật

Phó giám đốc tài chính: là người giám sát mọi hoạt động liên quan đến tình hình tài chính của CT, quản lý, chỉ đạo hoạt động của các phòng ban, chủ yếu là phòng

kế toán Thường xuyên kiểm tra, phân tích tình hình tài chính của CT, nhận diện sớm những rủi ro có thể có về tình hình tài chính của CT Có trách nhiệm đề xuất các quyết định tài chính cho Giám đốc lựa chọn các phương án để huy động và sử dụng vốn một cách có hiệu quả nhất

Phòng kinh doanh: là bộ phận được thành lập dựa trên sự đánh giá về tầm quan trọng của công tác nghiên cứu thị trường về giá cả, đối tác kinh doanh, tỷ giá, nhu cầu trong và ngoài nước… Khai thác mở rộng thị trường, tìm kiếm khách hàng cho CT Báo cáo cho Giám đốc để ký kết hợp đồng với KH, tổ chức thực hiện hợp đồng

Phòng giao nhận: là bộ phận thay mặt chủ hàng làm thủ tục hải quan hàng hóa XNK và thủ tục hải quan có liên quan đến giao nhận hàng hóa bằng container hoặc hàng rời bằng đường biển, đường hàng không để bảo vệ quyền lợi của khách hàng Tổ chức xếp dỡ hàng từ nơi sản xuất đến cửa khẩu xuất, nhập hàng và ngược lại Theo dõi

Phó giám đốc tài chính

Phòng giao nhận

Phòng

kế toán

Phòng hành chánh nhân sự

Tổ kiểm soát

Phân xưởng sửa chữa

Phân xưởng mồi giả câu cá

Phòng

kinh

doanh

Phòng vận tải Giám đốc

và giải quyết những khiếu nại về hàng hóa trong quá trình giao nhận, đồng thời thanh toán các chi phí liên quan trong quá trình giao nhận

Phòng kế toán: Chịu trách nhiệm và quản lý tình hình tài chính của CT Cung cấp đầy đủ, kịp thời và chính xác các thông tin về tài chính cho cấp trên Tổ chức các chứng từ, hệ thống tài khoản sử dụng tại CT, kiểm tra các chứng từ kế toán và các chứng từ khác có liên quan đến thanh toán, tín dụng, hoạt động kinh tế Phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác mọi nghiệp vụ phát sinh tại CT… Lập các báo cáo tài chính, báo cáo quản trị hàng kỳ, khi cấp trên có nhu cầu Thực hiện đầy đủ chế độ bảo mật số liệu kế toán thống kê

Phòng hành chánh nhân sự: đảm nhận việc xây dựng kế hoạch sử dụng nhân sự toàn CT, tiến hành tuyển dụng nhân sự theo yêu cầu của cấp trên Duy trì nội quy kỷ luật lao động Thực hiện đúng chế độ chính sách đối với người lao động Hàng tháng tính lương cho nhân viên CT Chịu trách nhiệm lưu trữ tài liệu, công văn và bảo mật

hồ sơ của CT Quản lý hệ thống máy tính, mạng điện thoại…

Phòng vận tải: Điều độ xe thực hiện vận chuyển theo yêu cầu của khách hàng hoặc của phòng giao nhận, đồng thời liên hệ với phân xưởng sửa chữa để có kế hoạch bảo dưỡng, bảo trì xe, Romoóc nhằm đảm bảo kế hoạch vận chuyển Trông coi chu đáo hàng hóa bằng việc giám sát quá trình bốc dỡ, sắp xếp và có những biện pháp đề phòng trong trường hợp vận chuyển những hàng hóa dễ hỏng

Phân xưởng sửa chữa: Có trách nhiệm sửa chữa, bảo dưỡng, bảo trì xe, Romoóc của CT

Phân xưởng mồi giả câu cá:Có nhiệm vụ tổ chức công việc gia công hàng hóa theo kế hoạch đã được phê duyệt, đảm bảo đúng tiến độ cũng như chất lượng của hàng hóa Quản lý lao động thực hiện đúng nội quy CT

Tổ kiểm soát: Tiến hành kiểm soát các chứng từ, hóa đơn mà bộ phận giao nhận

đã chi hộ, nộp hộ cho KH nhằm đảm bảo quyền lợi cho KH Kiểm soát việc chấp hành các quy định của nhân viên trong CT

2.2.3 Tổ chức công tác kế toán tại công ty

2.2.3.1 Tổ chức bộ máy kế toán

Phòng kế toán có 15 NV: Kế toán công nợ do 4 NV đảm trách (mỗi người phụ trách một số lượng KH nhất định), Kế toán thanh toán tạm ứng do 3 NV đảm trách

(mỗi người thực hiện một công việc khác nhau), Các phần hành còn lại mỗi người đảm trách một phần hành Tại CT, không có sự kiểm nhiệm Công việc của phần hành kế toán thanh toán do nhiều NV thuộc các phần hành khác nhau có liên quan thực hiện

Hình 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán

2.2.3.2 Chức năng, nhiệm vụ của từng phần hành

Kế toán trưởng: Là ngườichịu trách nhiệm trước giám đốc về việc quản lý chất lượng hoạt động của bộ máy kế toán CT Tổ chức công tác kế toán tại CT, điều động

và phân công công việc cho nhân viên phù hợp với năng lực của mỗi người Theo dõi tiến độ làm việc, tìm hiểu và giải quyết những khó khăn của nhân viên, nếu vượt quá khả năng giải quyết của mình thì kịp thời báo lên giám đốc để có hướng giải quyết tốt nhất Hướng dẫn cho kế toán viên ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời và đầy đủ các nghiệp vụ phát sinh nhằm đảm bảo toàn bộ tài sản, vật tư, tiền vốn của CT Đối chiếu

và duyệt chứng từ cho các nghiệp vụ phát sinh thường xuyên trong định mức và không thường xuyên theo phiếu đề xuất Chịu trách nhiệm về tính trung thực, chính xác của báo cáo tài chính

Kế toán tổng hợp: Là người tiến hành kiểm tra, tổng hợp, đối chiếu số liệu giữa các bộ phận kế toán Lập các báo cáo tổng hợp về công nợ Kiểm tra các bảng kê của

kế toán công nợ lập trước khi gửi cho KH Hỗ trợ việc đòi nợ khi kế toán công nợ gặp

Kế toán công

nợ

Kế toán vật tư, hàng hóa, TSCĐ

Kế toán thuế

Kế toán thanh toán tạm ứng

Thủ quỹ

Kế toán ngân hàng

Kế toán tổng hợp

khó khăn Thay mặt kế toán trưởng ký các chứng từ phát sinh trong hạn mức cho phép khi kế toán trưởng đi công tác Cuối niên độ lập báo cáo tài chính theo qui định

Kế toán tiền mặt: Theo dõi tình hình thu chi tiền mặt trên sổ sách, kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ trước khi lập phiếu thu, phiếu chi Hằng ngày, cung cấp số liệu về sổ quỹ để kế toán tổng hợp kiểm quỹ, đối chiếu với thủ quỹ Đồng thời, theo dõi việc tạm ứng và thanh toán tạm ứng của phòng vận tải Lưu trữ chứng từ thu, chi, thanh toán tạm ứng

Kế toán ngân hàng: Thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến NH như: theo dõi các khoản tiền thu chi qua NH, theo dõi các khoản nợ vay và thanh toán các khoản nợ vay đến hạn của CT Lập uỷ nhiệm chi, lưu trữ chứng từ liên quan đến thu chi TGNH Định kỳ, tiến hành đối chiếu số liệu với sổ phụ NH

Kế toán thanh toán: Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của các chứng từ, hóa đơn Lập phiếu kế toán hoặc phiếu nhập kho tùy theo nội dung, mặt hàng Theo dõi nợ phải trả theo từng hóa đơn và theo tuổi nợ Lập kế hoạch trả nợ gửi cho kế toán ngân hàng

để có kế hoạch chuẩn bị tiền Chịu trách nhiệm về các khoản đã thanh toán, đảm bảo thanh toán đúng nội dung, đúng đối tượng Ngoài ra, kế toán thanh toán có trách nhiệm theo dõi số lượng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho

Kế toán công nợ: Lên bảng kê các khoản chi hộ, trả hộ KH, tính phí dịch vụ Gửi bảng kê cho kế toán thuế để xuất hóa đơn cho KH Có trách nhiệm theo dõi và thu hồi nợ Ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời các nghiệp vụ phát sinh và chi tiết theo từng KH Lập và in các báo cáo công nợ về số dư và tình hình thanh toán của KH khi

có yêu cầu của cấp trên

Kế toán vật tư, hàng hóa, TSCĐ: Lập phiếu xuất kho khi các bộ phận có nhu cầu gửi phiếu đề xuất Theo dõi lượng vật tư, hàng hóa nhập, xuất kho thực tế và trên phần mềm Chịu trách nhiệm về số lượng vật tư hàng hóa xuất kho Theo dõi, kiểm tra

và quản lý TSCĐ theo đúng phương pháp và chế độ quy định

Kế toán thuế: Tập hợp, lưu trữ hóa đơn mua vào, bán ra Theo dõi tất cả thuế đầu vào và đầu ra của CT theo từng tháng Lập các báo cáo về thuế, quyết toán năm khi kết thúc năm tài chính Ngoài ra, kế toán thuế có nhiệm vụ giữ và lập các hóa đơn bán ra của CT theo yêu cầu của kế toán công nợ

Kế toán thanh toán tạm ứng: theo dõi việc nâng, hạ, mượn, trả container của tài

xế, theo dõi các khoản thanh toán của nhân viên phòng giao nhận liên quan đến các chi phí này Khi nhận chứng từ, hóa đơn từ các phòng ban đưa về, kế toán tiến hành tách chứng từ, hóa đơn theo các khoản chi trả hộ KH và chi phí phát sinh của CT Nếu là phí chi hộ cho KH thì chuyển chứng từ cho kế toán công nợ theo dõi KH đó, nếu là phí phát sinh của CT thì hạch toán vào phần mềm, lập phiếu thanh toán tạm ứng

Thủ quỹ: Có nhiệm vụ thu chi tiền mặt tại quỹ của CT, thực hiện các nghiệp vụ nộp tiền và rút tiền tại NH Cuối ngày, tiến hành kiểm kê quỹ, so sánh đối chiếu với các sổ sách có liên quan Chịu trách nhiệm trước kế toán trưởng, giám đốc về các khoản tiền mặt tại CT

2.3 Chế độ và chính sách kế toán áp dụng tại công ty

2.3.1 Hình thức kế toán

Hiện tại, CT áp dụng hình thức kế toán: Nhật ký chung

Luân chuyển chứng từ gốc theo hình thức nhật ký chung, được thể hiện:

Hình 2.3: Sơ đồ luân chuyển chứng từ

Quan hệ đối chiếu

Ghi định kỳ

Trình tự ghi chép:

Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc kế toán nhập liệu vào phần mềm kế toán Phần mềm kế toán sẽ tự động lần lượt ghi vào sổ nhật ký chung, sổ cái, sổ quỹ và sổ chi tiết theo tài khoản kế toán phù hợp Phần mềm tự động cập nhật và lập các báo cáo tài chính cũng như các báo cáo quản trị Khi có nhu cầu, kế toán sẽ tiến hành in các sổ, bảng tổng hợp, báo cáo tài chính hoặc báo cáo quản trị theo từng thời điểm tùy ý

- Bảng kê thanh toán

- Hóa đơn mua, bán hàng

- Phiếu nhập kho (2 loại: do kế toán thanh toán và do thủ kho lập)

- Phiếu đề xuất

- Phiếu kế toán

- Phiếu thanh toán tạm ứng

- Biên bản điều chỉnh hóa đơn

- Biên bản hủy hóa đơn

- Bảng thanh toán lương, bảo hiểm xã hội

Nước ta đã gia nhập tổ chức WTO, thuận lợi cho việc mở rộng thị trường XNK Công ty đã có hơn 14 năm hoạt động trong lĩnh vực này nên có kinh nghiệm, thành thạo các quy trình, thủ tục XNK

2.4.2 Khó khăn

Ngày càng có nhiều CT thành lập và phát triển cạnh tranh gay gắt

Nhiều CT có thời gian hoạt động và phát triển lâu đời hơn, có một lượng KH cố định, việc cạnh tranh vô cùng gay gắt

Giá cả xăng dầu có nhiều biến động nên CT khó dự báo được tình hình để tiến hành ký kết các hợp đồng sao cho có lợi nhất mà vẫn cạnh tranh được với các đối thủ

CHƯƠNG 3 NỘI DUNG VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

3.1 Vai trò của kế toán vốn bằng tiền và các khoản thanh toán

Kế toán vốn bằng tiền và các khoản thanh toán có nhiệm vụ quan trọng trong quá trình hoạt động của CT Cung cấp những thông tin về tình hình tài chính của CT, các khoản phải thu, phải trả nhằm giúp nhà quản trị có kế hoạch, chính sách sử dụng hợp lý nguồn lực của mình cũng như đưa ra các quyết định kịp thời và có lợi nhất Phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủ về số tiền CT đã thu, đã chi, số tiền tồn quỹ, các khoản phải thu KH, phải trả nhà cung cấp chi tiết theo từng đối tượng cụ thể Thực hiện việc kiểm kê quỹ hằng ngày, hạn chế tình trạng thất thoát quỹ

3.2 Phương pháp kế toán

3.2.1 Kế toán vốn bằng tiền

Vốn bằng tiền là một bộ phận của tài sản lưu động biểu hiện dưới hình thái tiền

tệ bao gồm: tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng và các khoản tiền đang chuyển

Với tính chất luân chuyển cao nhất, vốn bằng tiền được dùng để đáp ứng nhu cầu thanh toán của doanh nghiệp, thực hiện việc mua sắm hoặc chi phí

3.2.1.1 Kế toán tiền mặt tại quỹ

Khái niệm:

Tiền mặt là số vốn bằng tiền do thủ quỹ bảo quản tại quỹ của DN bao gồm: tiền Việt Nam (kể cả ngân phiếu), ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý Mọi nghiệp vụ thu chi tiền mặt và việc bảo quản tiền mặt tại quỹ do thủ quỹ của DN thực hiện

+ TK 1113 “Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý”

Kết cấu và nội dung phản ánh:

- Các khoản tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ,

vàng bạc, đá quý nhập quỹ

- Số tiền mặt thừa ở quỹ phát hiện khi kiểm

kê

SDCK: Các khoản tiền mặt, ngân phiếu,

ngoại tệ, vàng bạc, đá quý tồn quỹ cuối kỳ

- Các khoản tiền mặt, ngân phiếu, ngoại

tệ, vàng bạc, đá quý xuất quỹ

- Số tiền mặt thiếu ở quỹ phát hiện khi kiểm kê

TK 111

Sơ đồ hạch toán tài khoản 111:

3.2.1.2 Kế toán tiền gửi ngân hàng

Dùng TM gửi vào ngân hàng

Chi tạm ứng, ký cược, ký quỹ ngắn hạn và dài hạn

Thu hồi tạm ứng thừa, và các

khoản ký cược, ký quỹ

Rút tiền gửi NH nhập quỹ TM

TK 141, 144, 244

TK 133

TK 141, 144, 244

TK 121, 128, 221… Các khoản đầu tư ngắn hạn

TSCĐ hoặc đầu tư XDCB Thuế GTGT được khấu trừ

TK 621, 627, 641, 642… Chi phí hoạt động SXKD

và hoạt động khác

TK 311, 315, 331, 334… Chi TM để thanh toán các

khoản nợ phải trả

TK 338(3386), 344

Chi TM để hoàn trả các khoản nhận ký cược, ký quỹ

hạn hoặc dài hạn

Số tiền thừa quỹ phát hiện khi

kiểm kê

TK 112

+ TK 1122 “Ngoại tệ”

+ TK 1123 “Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý”

Kết cấu và nội dung phản ánh:

TK 112

- Các khoản tiền gửi vào NH

- Khoản chênh lệch thừa chưa rõ nguyên

nhân (do số liệu trên giấy báo hoặc bản

sao kê NH lớn hơn số liệu trên sổ kế toán)

SDCK: Số tiền hiện gửi tại ngân hàng

(kho bạc, công ty tài chính)

- Các khoản tiền rút ra từ NH

- Khoản chênh lệch thiếu chưa rõ nguyên nhân (do số liệu trên giấy báo hoặc bản sao kê NH nhỏ hơn số liệu trên sổ kế toán)

Sơ đồ hạch toán tài khoản 112:

3.2.2 Kế toán các khoản phải thu

3.2.2.1 Kế toán các khoản phải thu khách hàng

Khái niệm:

Là khoản tiền phải thu mà KH đã mua nợ DN do đã được cung cấp sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ nhưng chưa thanh toán tiền Đây là khoản nợ phải thu chiếm tỷ trọng lớn nhất, phát sinh thường xuyên và cũng gặp nhiều rủi ro nhất trong các khoản

nợ phải thu phát sinh tại DN

Tài khoản sử dụng:

Rút TGNH nhập quỹ TM

Chi tạm ứng, ký cược, ký quỹ ngắn hạn và dài hạn

Thu hồi tạm ứng thừa, và

các khoản ký cược, ký quỹ

Gửi TM vào ngân hàng

và dài hạn bằng TGNH

TK 121, 128, 221…

Thu hồi vốn từ các khoản

đầu tư ngắn hạn và dài hạn

TK 152, 153, 156, 211… Dùng TGNH mua vật tư,

HH, TSCĐ, đầu tư XDCB Thuế GTGT được khấu trừ

TK 621, 627, 641, 642… Chi phí hoạt động SXKD

và hoạt động khác

TK 311, 315, 331, 334… Dùng TGNH để thanh

toán các khoản nợ phải trả

TK 338(3386), 344

Dùng TGNH để hoàn trả các khoản nhận ký cược, ký quỹ

hạn hoặc dài hạn

Khoản chênh lệch thừa giữa kế

toán và NH chưa rõ nguyên nhân

Kế toán sử dụng TK 131 “Phải thu của khách hàng”

Kết cấu và nội dung phản ánh:

TK này có thể có số dư cuối kỳ bên Có: Phản ánh số tiền nhận trước hoặc số tiền đã thu nhiều hơn số phải thu của KH, chi tiết theo từng đối tượng cụ thể

Sơ đồ hạch toán tài khoản 131:

3.2.2.2 Kế toán các khoản tạm ứng cho CNV

Khái niệm:

Là khoản tiền ứng trước cho cán bộ CNV của DN có trách nhiệm chi tiêu cho những mục đích nhất định thuộc hoạt động sản xuất kinh doanh hoặc hoạt động khác của DN, sau đó phải có trách nhiệm báo cáo thanh toán tạm ứng với DN

TK 515, 711

Số chi hộ hoặc trả lại tiền thừa

cho KH

TK 635 Chiết khấu thanh toán cho KH

- Số tiền KH ứng trước cho DN

- Khoản giảm giá, chiết khấu thương mại (ngoài hóa đơn), chiết khấu thanh toán

- Phần doanh thu của hàng đã bán bị KH trả lại

- Số tiền phải thu KH phát sinh trong kỳ

- Số chi hộ hoặc trả lại tiền thừa cho

KH

SDCK: Số tiền còn phải thu khách hàng

cuối kỳ

18

Kế toán sử dụng tài khoản 141 “Tạm ứng”

Kết cấu và nội dung phản ánh:

Sơ đồ hạch toán tài khoản 141:

3.2.2.3 Kế toán thuế GTGT được khấu trừ

Khái niệm:

Là khoản thuế GTGT mà doanh nghiệp nộp khi được cung cấp các yếu tố đầu vào để thực hiện hoạt động sản xuất kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khấu trừ

Tài khoản sử dụng:

Kế toán sử dụng tài khoản 133 “Thuế GTGT được khấu trừ”

Tài khoản này có 2 tài khoản cấp 2:

+ TK 1331 “Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ”

+ TK 1332 “Thuế GTGT được khấu trừ của TSCĐ”

Kết cấu và nội dung phản ánh:

- Số thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ

- Kết chuyển số thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ vào chi phí

- Số thuế GTGT đầu vào được khấu

trừ

TK 133

Số tạm ứng thừa nộp lại quỹ hoặc trừ dần vào lương

Sơ đồ hạch toán tài khoản 133:

3.2.2.4 Kế toán phải thu khác

Kế toán sử dụng tài khoản 138 “Phải thu khác”

Tài khoản này có 3 tài khoản cấp 2:

khấu trừ

TK 152, 211…

TK 333(33312)

Thuế GTGT của HH nhập

khẩu được khấu trừ

Thuế GTGT của HH trả lại hoặc giảm giá

Tài khoản này có thể có số dư cuối kỳ bên Có: Phản ánh số đã thu nhiều hơn số phải thu (trường hợp cá biệt theo chi tiết từng đối tượng cụ thể)

Sơ đồ hạch toán tài khoản 138:

3.2.3 Kế toán các khoản nợ phải trả

3.2.3.1 Kế toán các khoản phải trả người bán

Khái niệm:

Các khoản phải trả người bán là giá trị vật tư, thiết bị, công cụ, dụng cụ, hàng hóa, dịch vụ… mà DN đã mua nhưng chưa thanh toán tiền cho người bán, người cung cấp dịch vụ

Tài khoản sử dụng:

Kế toán sử dụng tài khoản 331 “Phải trả người bán”

- Kết chuyển giá trị TS thiếu vào các tài khoản liên quan theo quyết định ghi trong biên bản xử lý

- Kết chuyển các khoản phải thu về cổ phần hóa công ty Nhà nước

- Số tiền đã thu được về các khoản nợ phải thu khác

- Giá trị TS thiếu chờ giải quyết

- Phải thu của cá nhân, tập thể (trong và

ngoài đơn vị) đối với TS thiếu đã xác định

rõ nguyên nhân và có biên bản xử lý ngay

- Số tiền phải thu về các khoản phát sinh

khi cổ phần hóa công ty Nhà nước

- Phải thu về tiền lãi cổ tức, lợi nhận được

chia từ các hoạt động đầu tư tài chính

- Các khoản nợ phải thu khác

SDCK: Các khoản nợ phải thu khác chưa

TK 334, 411

Xử lý TS thiếu, mất (trừ lương hoặc cho giảm vốn kinh doanh)

TK 111, 112, 212 Khi thu lãi đầu tư tài chính

Phải thu lãi đầu tư tài chính

TK 515

Kết cấu và nội dung phản ánh:

Tài khoản này có thể có số dư cuối kỳ bên Nợ: Phản ánh số tiền đã ứng trước cho người bán hoặc số tiền đã trả nhiều hơn số phải trả cho người bán theo chi tiết từng đối tượng cụ thể

TK 211, 213, 241 Mua TSCĐ, xây dựng cơ

bản hoặc sữa chữa lớn

kỳ đánh giá các khoản phải trả người bán bằng ngoại tệ

TK 111, 112, 311…

Ứng trước tiền cho người bán,

Thanh toán các khoản phải trả

Chênh lệch tỷ giá giảm khi cuối

kỳ đánh giá các khoản phải trả

người bán bằng ngoại tệ

TK 331

- Số tiền đã trả cho người bán

- Số tiền ứng trước cho người bán

- Các khoản CKTT, CKTM, GGHB

được trừ vào số nợ phải trả

- Giá trị vật tư, HH thiếu hụt, kém phẩm

chất khi kiểm nhận và trả lại cho người

- Số tiền ứng thừa được người bán trả lại

SDCK: Số tiền còn phải trả cho người

cung cấp

Các khoản phải nộp NN là các khoản mà theo luật pháp quy định DN có nghĩa

vụ nộp cho NSNN như: Các loại thuế trực thu và gián thu, các khoản phí, lệ phí và các khoản phải nộp theo chế độ quy định DN phải có trách nhiệm tính toán đầy đủ số thuế phải nộp và nộp đầy đủ, kịp thời theo các quy định của luật thuế

Tài khoản sử dụng:

Kế toán sử dụng tài khoản 333 “Thuế và các khoản phải nộp cho nhà nước”

TK 333 có 9 TK cấp 2:

+ TK 3331 “Thuế GTGT phải nộp”

+ TK 3332 “Thuế tiêu thụ đặc biệt”

+ TK 3333 “Thuế xuất nhập khẩu”

+ TK 3334 “Thuế thu nhập doanh nghiệp”

+ TK 3335 “Thuế thu nhập cá nhân”

+ TK 3336 “Thuế tài nguyên”

+ TK 3337 “Thuế nhà đất, tiền thuê đất”

+ TK 3338 “Các loại thuế khác”

+ TK 3339 “Phí, lệ phí và các khoản phải nộp khác”

Kết cấu và nội dung phản ánh:

Trong trường hợp cá biệt, tài khoản 333 có thể có số dư bên nợ, phản ánh số thuế và các khoản đã nộp lớn hơn số thuế và các khoản phải nộp cho Nhà nước

Sơ đồ hạch toán tài khoản 333:

3.2.3.3 Kế toán các khoản phải trả người lao động

+ 3341 “Phải trả công nhân viên”

+ 3348 “Phải trả người lao động khác”

Kết cấu và nội dung phản ánh:

TK 511, 512, 515, 711

Số thuế TTĐB, thuế NK của hàng

NK phải nộp Thuế GTGT hàng

NK phải nộp NSNN

Nếu không được khấu trừ

TK 133 Nếu được

khấu trừ

TK 642 Thuế môn bài, thuế nhà đất phải nộp

TK 627 Thuế tài nguyên, thuế sử dụng đất nông nghiệp phải nộp

TK 8211 Chi phí thuế TNDN hiện hành

TK 334, 627, 641, 642… Thuế thu nhập cá nhân phải nộp

Ngoài ra, TK này cũng có thể có số dư bên Nợ: Số tiền đã trả lớn hơn số tiền phải trả về tiền lương, tiền công, tiền thưởng và các khoản khác cho người lao động

Sơ đồ hạch toán tài khoản 334:

3.2.3.4 Kế toán các khoản phải trả khác

Khái niệm:

Khoản phải trả khác là những khoản phải trả ngoài các khoản phải thanh toán với người bán, với nhà nước về thuế và với CNV về lương… Các khoản phải trả khác bao gồm các khoản như: BHXH, BHYT, KPCĐ, tài sản phát hiện thừa khi kiểm kê nhưng chưa rõ nguyên nhân và các khoản phải trả khác

tính chất lương phải trả NLĐ

TK 335 Phải trả tiền lương nghỉ phép của

công nhân SX (nếu DN trích trước)

TK 431 Tiền thưởng phải trả NLĐ từ quỹ

khen thưởng phúc lợi

TK 338(3383) BHXH phải trả người lao động

TK 138, 141, 333, 338

Các khoản phải khấu trừ vào

lương và thu nhập của NLĐ

- Các tổ chức, cá nhân phải bồi thường

- Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng có tính chất lương, BHXH và các khoản khác còn phải trả cho NLĐ

SDCK: Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng có tính chất lương và các khoản khác còn phải trả cho NLĐ

+ 3382 “Kinh phí công đoàn”

+ 3383 “Bảo hiểm xã hội”

Kết cấu và nội dung phản ánh:

Ngoài ra, TK này cũng có số dư bên Nợ: Các khoản đã trả, đã nộp khác nhiều hơn số phải trả, phải nộp khác

Sơ đồ hạch toán tài khoản 338:

- Kết chuyển giá trị tài sản thừa vào các

TK liên quan theo quyết định ghi trong

biên bản xử lý

- Kinh phí công đoàn chi tại đơn vị

- BHXH phải trả cho công nhân viên

- BHXH và KPCĐ vượt chi được cấp bù

- Doanh thu chưa thực hiện phát sinh trong

bộ phận bán hàng, quản lý

TK 111, 112, 131 Nhận ký quỹ ngắn hạn,

nhận trả tiền trước…

TK 334

Doanh thu trả lại vì không thực

hiện hợp đồng, chi bảo hiểm

TK 334

TK 111, 112

BHXH trả nhân viên khi ốm

đau, tai nại lao động

CHƯƠNG 4 KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ THẢO LUẬN

4.1 Đặc điểm hoạt động kinh doanh, tổ chức kế toán vốn bằng tiền và các khoản thanh toán tại công ty TNHH DV GN, VT & TM Công Thành

4.1.1 Đặc điểm hoạt động kinh doanh

Hoạt động kinh doanh chủ yếu của DN là: Thay mặt KH làm thủ tục, hồ sơ, các giấy tờ có liên quan đến hàng hóa, khai báo Hải Quan, vận chuyển hàng xuất - nhập khẩu cho KH Ngoài ra, CT còn gia công mồi giả câu cá, cho thuê kho bãi và nhà xưởng, vận chuyển container khi KH có nhu cầu …

DN ký hợp đồng cung cấp dịch vụ với KH, thực hiện hợp đồng, chi trả hộ KH các chi phí phát sinh trong quá trình cung cấp dịch vụ cho KH Cuối kỳ, kế toán tập hợp chứng từ, lên bảng kê, đối chiếu với KH rồi tiến hành xuất hóa đơn dịch vụ, KH thanh toán tiền cho CT theo từng hóa đơn và thanh toán các khoản chi trả hộ mà CT đã chi trả hộ trước đó

4.1.2 Công tác tổ chức kế toán vốn bằng tiền và các khoản thanh toán tại công ty TNHH DV GN, VT & TM Công Thành

Việc quản lý vốn bằng tiền và các khoản thanh toán tại CT được thực hiện bởi

kế toán tiền mặt, kế toán ngân hàng, thủ quỹ, kế toán công nợ và kế toán thanh toán

- Kế toán tiền mặt: Khi nhận được các chứng từ liên quan đến việc thu chi tiền mặt, kế toán tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ trước khi lập phiếu thu, phiếu chi Có trách nhiệm theo dõi các khoản thu chi, quản lý tiền mặt của đơn vị trên sổ sách Hằng ngày, cung cấp thông tin về sổ quỹ để kế toán tổng hợp tiến hành kiểm kê quỹ

Ngoài ra, kế toán tiền mặt còn có trách nhiệm theo dõi việc thanh toán tạm ứng của phòng vận tải Khi nhận được các chứng từ thanh toán tạm ứng và các hóa đơn chứng từ khác có liên quan, kế toán tiến hành ghi giảm khoản tạm ứng của nhân viên

và ghi tăng các tài khoản có liên quan

- Kế toán tiền gửi ngân hàng: Khi nhận được các chứng từ liên quan đến việc thu chi của đơn vị bằng TGNH kế toán tiến hành kiểm tra tính hợp lệ, hợp lý của chứng từ trước khi lập ủy nhiệm chi Có trách nhiệm theo dõi các khoản thu chi, quản

lý tiền của đơn vị trên sổ sách tại tài khoản của các NH Hằng tháng, tiến hành đối chiếu số liệu với sổ phụ NH

Ngoài ra, kế toán ngân hàng còn tiến hành thanh toán lương cho NLĐ đối những lao động có nhu cầu nhận lương qua thẻ ATM Khi nhận được các chứng từ thanh toán tạm ứng và các chứng từ khác có liên quan, kế toán tiến hành ghi giảm khoản tạm ứng của nhân viên và ghi tăng các tài khoản có liên quan

- Thủ quỹ: Quản lý tiền mặt hiện có tại CT, thực hiện công việc thu chi tiền mặt theo phiếu thu, phiếu chi do kế toán tiền mặt lập và đã có đủ chữ ký của người nhận tiền, kế toán tiền mặt, kế toán trưởng Liên hệ trực tiếp với NH để thực hiện các nghiệp

vụ gửi, rút tiền mặt theo yêu cầu của CT Thực hiện việc chi trả lương cho NLĐ theo phiếu chi và danh sách lương đính kèm Thủ quỹ phải chịu trách nhiệm trước kế toán trưởng, giám đốc về việc mất mát tiền tại quỹ (nếu có xảy ra) do mọi nguyên nhân

- Kế toán công nợ: Dựa vào báo cáo của phòng giao nhận và phòng vận tải, kế toán công nợ lên bảng kê theo dõi chi tiết theo từng KH về DV đã cung cấp, các khoản chi trả hộ Tập hợp và kiểm tra tờ khai, bill, lệnh, hóa đơn và các chứng từ liên quan theo từng lô hàng Định kỳ, dựa vào hợp đồng đã ký kết với từng KH, kế toán công nợ tiến hành tính tiền dịch vụ Gửi bảng kê kèm theo đầy đủ chứng từ cho KH Đôn đốc

KH kiểm tra, đối chiếu số công nợ theo bảng kê đã gửi Khi KH đồng ý, xuất hóa đơn cho KH với số đúng nhất Cập nhật công nợ, theo dõi và tiến hành thu hồi nợ KH

Ngoài ra, khi nhận được hóa đơn chi trả hộ cho KH của nhân viên giao nhận từ

bộ phận kiểm soát chuyển sang cùng với chứng từ và phiếu đề nghị thanh toán, kế toán tiến hành lập phiếu thanh toán tạm ứng để ghi tăng khoản phải thu KH và ghi giảm tạm ứng của nhân viên đề nghị

- Kế toán thanh toán: Thu thập chứng từ, hóa đơn về các nghiệp vụ mua hàng Kiểm tra tính hợp lệ, hợp lý của các chứng từ, hóa đơn Lập phiếu kế toán hoặc phiếu nhập kho tùy theo tình hình thực tế sử dụng hàng mua Theo dõi nợ phải trả theo từng hóa đơn và theo tuổi nợ Thứ năm hàng tuần, lập kế hoạch trả nợ đối với những khoản thanh toán chuyển khoản, gửi cho kế toán ngân hàng để tiến hành chuyển tiền thanh

toán nợ cho nhà cung cấp Đối với các khoản thanh toán bằng tiền mặt, khi đến hạn thanh toán, đại diện của nhà cung cấp đến lấy tiền, kế toán thanh toán chuyển chứng từ cho kế toán tiền mặt để lập phiếu chi thanh toán cho nhà cung cấp Chịu trách nhiệm

về các khoản đã thanh toán, đảm bảo thanh toán đúng nội dung, đúng đối tượng Đối với các trường hợp mua bằng tiền tạm ứng của nhân viên mua hàng, kế toán tiến hành ghi giảm khoản tạm ứng và ghi tăng các tài khoản có liên quan

Hằng tháng, kế toán thanh toán dựa vào phiếu nhập kho thực tế của thủ kho và bảng kê hàng hóa nhập xuất tồn trong tháng do thủ kho chuyển lên, Kế toán tiến hành kiểm tra đối chiếu số liệu giữa thủ kho và phần mềm kế toán, xác định số chênh lệnh

và tìm ra nguyên nhân để có biện pháp xử lý kịp thời Kế toán thanh toán chịu trách nhiệm theo dõi số lượng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho trên sổ sách

Nhận xét

Do đặc điểm kinh doanh của DN chủ yếu là nhận kê khai thuế hải quan và vận chuyển hàng hóa XNK, vận chuyển container, gia công mồi giả câu cá nên phát sinh nhiều khoản chi phí liên quan đến việc kê khai, làm thủ tục XNK giúp KH, CT tiến hành chi hộ khách hàng, đến cuối kỳ, lên bảng kê rồi KH thanh toán lại cho công ty Nhân viên giao nhận là người tham gia công việc làm hàng cho KH nên phải ứng tiền

CT để thực hiện công tác này Chính vì vậy, tại DN phát sinh rất thường xuyên khoản phải thu KH, các khoản tạm ứng và thanh toán tạm ứng

Công tác kế toán công nợ được giao cho bốn NV phụ trách, mỗi người theo dõi một số KH nhất định Tuy nhiên, do khối lượng nghiệp vụ phát sinh, khối lượng chứng

từ và số lượng KH lớn nên khối lượng công việc rất lớn, dễ xảy ra sai sót, nhầm lẫn Các khoản thanh toán tạm ứng của NV phòng giao nhận do nhiều kế toán cập nhật: Kế toán công nợ, kế toán tiền mặt, kế toán ngân hàng… tùy theo nội dung mà chứng từ chuyển về từng kế toán khác nhau nên dễ xảy ra tình trạng sai sót, nhầm lẫn, phản ánh không kịp thời, không đầy đủ Mặt khác, đối với các NV phòng giao nhận,

do tính chất công việc nên các khoản tạm ứng không thanh toán được theo từng khoản

mà cộng dồn lại và theo dõi số dư cuối kỳ, dễ xảy ra sai sót cũng như thất thoát tài sản khi NV này cố tình bỏ ngang công việc

4.2 Kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH DV GN, VT & TM Công Thành

Công việc theo dõi, hạch toán và quản lý vốn bằng tiền trên sổ sách tại đơn vị

do kế toán tiền mặt thực hiện Khi một nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến việc thu chi tiền mặt, kế toán hạch toán vào phần mềm và tiến hành in phiếu thu, phiếu chi

từ phần mềm Các nghiệp vụ liên quan đến thu chi TGNH, kế toán ngân hàng lập ủy nhiệm chi gửi NH nhờ thanh toán hộ, căn cứ vào bảng sao kê của NH, kế toán hạch toán vào phần mềm và tiến hành in các giấy báo nợ, giấy báo có

4.2.1 Kế toán tiền mặt tại quỹ

Do đặc điểm hoạt động của mình nên đơn vị luôn có một lượng tiền đủ lớn tại quỹ để đáp ứng nhu cầu ứng tiền làm hàng của nhân viên Việc theo dõi và hạch toán vốn bằng tiền trên sổ sách tại đơn vị do kế toán tiền mặt thực hiện Còn việc bảo quản

và thực hiện thu chi tiền do thủ quỹ thực hiện

4.2.1.1 TK sử dụng

Kế toán sử dụng TK 111 “Tiền mặt” để theo dõi tiền mặt tại quỹ của đơn vị

TK này được mở chi tiết các TK cấp 2:

+ TK 1111 “Tiền Việt Nam”