Xây dựng và phân tích chu trình chi phí trong doanh nghiệp thương mại

Phân hệ này chophép cập nhật các phiếu thu tiền bán hàng, thanh toán cho nhà cung cấp, các thanhtoán chi phí và các thu chi khác.. Ví dụ về màn hình “Giấy báo có thu của ngân hàng” * Phâ

MỤC LỤC

Trang

Lời mở đầu: 2

Phần 1 : Giới thiệu chung về của phần mềm kế toán : 3

1 Phần mềm MISA SME : 3

2 Phần mềm FAST: 4

Phần 2: Xây dựng và phân tích chu trình chi phí trong doanh nghiệp thương mại: 14

1 Mô tả các chức năng:… 14

1.1 Chức năng quản lý đặt hàng: 14

1.2 Chức năng nhận hàng và nhập kho: 14

1.3 Chức năng chấp nhận hóa đơn: 14

1.4 Chức năng thanh toán: 14

2 Sơ đồ phân cấp chức năng: 15

3 Sơ đồ ngữ cảnh hệ thống: 16

4 Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh: 17

5 Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh: 18

5.1 Sơ đồ chức năng quản lý đặt hàng: 18

5.2 Sơ đồ chức năng nhận hàng và nhập kho: 19

5.3 Sơ đồ chức năng chấp nhận hóa đơn: 20

5.4 Sơ đồ chức năng thanh toán : 21

LỜI MỞ ĐẦU

Ngày nay, ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý là một yếu tố rất quantrọng và không thể thiếu trong chiến lược phát triển của doanh nghiệp ….vớinhững ưu điểm và lợi thế mà công nghệ thông tin mang lại như: quản lý thông tindoanh nghiệp, tiết kiệm chi phí cũng như tính hiệu quả và chính xác cao….Vì vậy,

để đáp ứng nhu cầu đó các sản phẩm về phần mềm tin học được thiết kế ra nhằmphù hợp với mỗi doanh nghiệp sao cho hiệu quả nhất, từ phần mềm quản lý hànhchính, hồ sơ tài liệu, bán hàng,…đến các phần mềm kế toán, quản trị

Thực tế cho thấy, khi áp dụng các phần mềm tin học, hoạt động của doanhnghiệp ngày càng nhẹ nhàng, chính xác và hiệu quả đem lại thành công lớn cho cácdoanh nghiệp Tuy nhiên, để có được một phần mềm phù hợp với công tác quản lý,phù hợp với hoạt động của mỗi doanh nghiệp lại phụ thuộc rất nhiều vào quá trìnhxây dựng hệ thống thông tin doanh nghiệp

Quản lý chu trình chi phí là hoạt động không thể thiếu trong quá trình xâydựng hệ thống thông tin doanh nghiệp, việc xây dựng đúng và chính xác chu trìnhchi phí sẽ giúp doanh nghiệp đánh giá đúng tình hình và có chiến lược phát triển

phù hợp Chính vì vậy nhóm chúng em thực hiện đề tài:

" Xây dựng và phân tích chu trình chi phí trong doanh nghiệp thương mại".

Nội dung bài thảo luận của chúng em được chia làm 2 phần:

Phần 1: Tìm hiểu các loại phần mềm kế toán trong các doanh nghiệp hiện nay Phần 2: Chu trình và sơ đồ chu trình chi phí

Phần 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ PHẦN MỀM KẾ TOÁN

Phần mền kế toán là mét chương trình được lập trình theo các giải thuật kếtoán và quy định chặt chẽ chế độ kÕ toán hiện hành để thực hiện các công tác kếtoán trên máy vi tính Hiện nay tại Việt Nam có rất nhiều phần mền kế toán do cácđơn vị cá nhân trong nước lập ra, 1 số phần mềm tiêu biểu thông dụng như: Kếtoán Việt Nam, Fast Accounting, Misa, Acsoft, Tony…

1 MISA- SME

MISA-SME phiên bản 7.9 là phần mềm kế toán cho các doanh nghiệp Phầnmềm được thiết kế từ nhiều phân hệ độc lập, tích hợp với nhau tạo thành một hệthống quản trị tài chính chặt chẽ MISA-SME phiên bản 7.9 chạy trên máy tính cánhân hoặc mạng cục bộ cho phép nhiều người cùng chia sẻ một tệp dữ liệu

Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực phát triển và triển khai phần mềm kế toán tại Việt Nam, sản phẩm của Công ty Cổ phần MISA liên tục đạt được các giải thưởng khoa học có uy tín để thoả mãn lòng tự hào

của các doanh nghiệp đang sở hữu và sử dụng có hiệu quả phần mềm kế toán MISA

• Phân hệ quản lý kho

• Phân hệ quản lý quỹ

* Các phân hệ nghiệp vụ:

• Kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hang

• Kế toán tổng hợp

• Kế toán bán hàng và công nợ phải thu

• Kế toán mua hàng và công nợ phải trả

• Kế toán giá thành công trình, vụ việc

Báo cáo các khoản mục chi phÝ

• Báo cáo quản trị

• Báo cáo thuế

Sơ đồ tổ chức các phân hệ:

* Phân hệ kế toán tổng hợp

Phân hệ kế toán tổng hợp đóng vai trò trung tâm tiếp nhận dữ liệu từ tất cả cácphân hệ Phân hệ này cho phép người sử dụng cập nhật các phiếu kế toán tổngquát, các bút toán phân bổ, kết chuyển cuối kỳ, các bút toán định kỳ và các búttoán điều chỉnh Ngoài ra còn thực hiện tổng hợp số liệu từ tất cả các phân hệ khác,lên các sổ sách, báo cáo kế toán, báo cáo thuế

Menu phân hệ kế toán tổng hợp

• Ví dụ về màn hình nhập chứng từ “Phiếu kế toán”

* Phân hệ kế toán tiền mặt, tiền gửi, tiền vay

Phân hệ kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng dùng để theo dõi thu chi vàthanh toán liên quan đến tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và tiền vay Phân hệ này chophép cập nhật các phiếu thu tiền bán hàng, thanh toán cho nhà cung cấp, các thanhtoán chi phí và các thu chi khác Các báo cáo liên quan đến quản lý tiền mặt, theodõi dòng tiền vào ra được cung cấp trong phân hệ này

• Menu của phân hệ kế toán vốn bằng tiền.

Ví dụ về màn hình “Giấy báo có (thu) của ngân hàng”

* Phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu

Phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu quản lý hóa đơn bán hàng(hàng hóa, dịch vụ), phiếu nhập hàng bán bị trả lại, phân bổ số tiền đã thu cho cáchóa đơn Phân hệ này cho phép lên các báo cáo về doanh thu bán hàng (theo mặthàng, khách hàng, nhân viên/phòng ban kinh doanh ), công nợ phải thu (theokhách hàng, theo hóa đơn)

• Menu của phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu

Ví dụ về màn hình nhập “Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho”

* Phân hệ kế toán mua hàng và công nợ phải trả

Phân hệ kế toán mua hàng và công nợ phải trả quản lý phiếu nhập mua hàng(hàng hóa, dịch vụ), phiếu xuất trả lại nhà cung cấp, phân bổ số tiền đã trả cho cáchóa đơn Phân hệ này cho phép lên các báo cáo về hàng nhập mua (tổng hợp và chitiết), công nợ phải thu (theo nhà cung cấp, theo hóa đơn)

• Menu của phân hệ kế toán mua hàng và công nợ phải trả

• Đầu vào

• Phiếu nhập mua

• Phiếu nhập khẩu

• Phiếu nhập xuất thẳng

• Phiếu nhập chi phí mua hàng

• Phiếu xuất trả lại nhà cung cấp

• Hóa đơn mua hàng dịch vụ

• Phiếu thanh toán tạm ứng

• Chứng từ phải trả khác

• Phân bổ trả tiền hàng cho các hóa đơn

• Báo cáo hàng nhập mua

• Bảng kê phiếu nhập

• Bảng kê hóa đơn dịch vụ

• Báo cáo tổng hợp hàng nhập mua

• Phân tích hàng nhập mua nhóm theo các chỉ tiêu khác nhau

• Báo cáo công nợ theo nhà cung cấp

• Sổ chi tiết công nợ của một NCC

• Bảng cân đối phát sinh công nợ của một tài khoản

• Báo cáo công nợ theo hóa đơn

• Bảng kê công nợ phải trả theo hóa đơn

• Bảng kê chi tiết trả tiền cho các hóa đơn

• Bảng kê công nợ của các hóa đơn theo hạn thanh toán

• Báo cáo thực hiện hợp đồng, đơn hàng

• Bảng kê chứng từ phát sinh theo hợp đồng

• Sổ chi tiết hợp đồng

• Bảng cân đối số phát sinh của các hợp đồng…

• Cập nhật và xử lý chứng từ

• Trên 1 phiếu nhập cho phép theo dõi nhiều hợp đồng/vụ việc

• Trên 1 phiếu nhập cho phép nhập hàng vào nhiều kho

• Các chi phí nhập mua, thuế nhập khẩu có thể nhập chung trên cùng phiếunhập hoặc nhập riêng như là một phiếu nhập chi phí Có các tiện ích cho việc phân

bổ chi phí cho các mặt hàng

• Cho phép tra phiếu nhập mua khi làm px trả lại nhà cung cấp

• Tự động tính toán thuế và cập nhật các thông tin liên quan đến hóa đơn thuếđầu vào; cho phép nhập nhiều hóa đơn thuế đầu vào liên quan đến 1 phiếu nhập đểlên bảng kê hóa đơn thuế GTGT đầu vào; cho phép tách theo theo vụ việc/hợpđồng và cục thuế

• Tự động tính thuế (trừ lùi) trong trường hợp giá đã bao gồm thuế

• Cho phép thực hiện các bút toán điều chỉnh, bút toán bù trừ công nợ giữa cácnhà cung cấp hoặc với khách hàng

• In phiếu nhập trên máy

• Cho phép in phiếu nhập kho, phiếu thanh toán tạm ứng từ chương trình theomẫu chung hoặc theo mẫu đặc thù

• Kết nối với các phân hệ khác

• Kết chuyển số liệu sang các phân hệ hàng tồn kho và phân hệ kế toán tổnghợp Nhận số liệu từ phân hệ kế toán tiền mặt và tiền ngân hàng để theo dõi công

nợ với nhà cung cấp

Ví dụ về màn hình nhập chứng từ “Phiếu nhập mua hàng”

* Phân hệ kế toán hàng tồn kho

Phân hệ kế toán hàng tồn kho quản lý phiếu nhập, phiếu xuất và phiếu xuấtđiều chuyển kho, thực hiện tính và cập nhật giá hàng tồn kho Phân hệ này chophép lên các báo cáo về hàng nhập, hàng xuất (tổng hợp và chi tiết) theo mặt hàng,

vụ việc ; lên báo cáo tồn kho (tổng hợp và chi tiết theo kho)

• Menu của phân hệ kế toán hàng tồn kho.

Ví dụ về màn hình nhập chứng từ “Phiếu xuất kho”

* Phân hệ kế toán TSCĐ

Phân hệ kế toán tài sản cố định lưu giữ các thông tin cần thiết về tài sản cốđịnh từ thời điểm mua đến khi thanh lý, giúp người sử dụng nắm rõ tình hình sửdụng tài sản cố định của công ty và giá trị khấu hao của tài sản tại một thời điểmbất kỳ

• Menu của phân hệ kế toán TSCĐ

Ví dụ về màn hình nhập Thông tin về tài sản cố định

Phần 2: Xây dựng và phân tích chu trình chi phí tại doanh nghiệp thươngmại.

1 Mô tả và phân tích các hoạt động trong chu trình chi phí

Chu trình chi phí bao gồm các nghiệp vụ kế toán ghi nhận những sự kiệnphát sinh liên quan đến việc mua hàng hóa dịch vụ và thanh toán cho nhà cung cấp

Có 4 hoạt động chính diễn ra trong chu trình chi phí nói chung:

+ Quản lý đặt hàng

+ Nhận hàng và nhập kho

+ Chấp nhận hóa đơn

+ Thanh toán

Cụ thể đối với từng chức năng như sau:

1.1 Mô tả các hoạt động của chu trình chi phí:

1.1.1 Chức năng quản lý đặt hàng:

Là quản lý các yêu cầu mua hàng, bổ xung hàng từ các bộ phận của doanhnghiệp được gửi tới bộ phận mua hàng Khi nhận và lưu trữ các thông tin về nhucầu hàng hóa của các bộ gửi tới, chức năng này xem xét kiểm tra các nhu cầu củacác bộ phận có chính xác và cần thiết không.Tìm kiếm các thông tin về nhà cungcấp và các mặt hàng của nhà cung cấp, chọn nhà cung cấp nào phù hợp nhất sau đógửi đơn đặt hàng tới nhà cung cấp đó

1.1.3 Chức năng chấp nhận hóa đơn :

Sau khi nhận hàng, nhà cung cấp sẽ đưa hóa đơn bán hàng cho doanhnghiệp Kế toán sẽ kiểm tra đối chiếu với hóa đơn với các chứng từ có liên quan.Khi thấy hóa đơn đã hợp lệ kế toán sẽ chấp nhận hóa đơn và lưu giữ các thông tin

về các hóa đơn chứng từ hợp lệ liên quan tới việc mua hàng, theo dõi các khoảnphải trả cho người bán

1.1.4 Chức năng thanh toán:

Khi doanh nghiệp đã nhận đủ hàng trong hợp đồng thì doanh nghiệp cónghĩa vụ thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp Khi kế toán nhận được lệnh thanhtoán, kế toán sẽ thực hiện thanh toán luôn cho nhà cung cấp rồi lưu giữ các thôngtin về các khoản đã thanh toán với nhà cung cấp sau đó chuyển chứng từ chi tiềncho các bộ phận khác có liên quan

1.2 Phân tích chu trình chi phí

*Chức năng 1: Đặt hàng

Khái niệm : Đặt hàng được hiểu là các yêu cầu mua hàng,bổ sung hàng từ các bộ

phận của DN từ bộ phận mua hàng cần phải có trách nhiệm liên lạc với nhà cung cấp và đặt hàng theo yêu cầu cả về số lượng và chất lượng.

Trong chức năng này lại phân rã thành3 chức năng:

 Chọn nhà cung cấp

- Mô tả: đăng nhập, lưu giữ thông tin về nhà cung cấp và các mặt hàng của nhàcung cấp

- Thông tin vào: thông tin về nhà cung cấp, các mặt hàng của nhà cung cấp

- Thông tin ra: thông tin về nhà cung cấp, các mặt hàng của nhà cung cấp

- Các sự kiện: có thể thay đổi thông tin về nhà cung cấp như địa chỉ, số điệnthoại, các mặt hàng của nhà cung cấp, có thể bổ sung các nhà cung cấp mới

 Gửi đơn đặt hàng

- Mô tả: cung cấp và lưu trữ thông tin về mặt hàng cần mua, cần dự trữ

- Thông tin vào: các thông tin cơ bản về mặt hàng cần mua như tên hànghóa, dịch vụ, chủng loại hàng…

- Thông tin ra: thông tin về chất lượng, giá cả, hãng sản xuất của các mặthàng cần mua

- Các sự kiện: có thể có những thay đổi về số lượng, hãng sản xuất, giá cả,nhà cung cấp, có thể bổ sung thêm các mặt hàng cần mua mới

* Thông báo tới các bộ phận liên quan

- Các bộ phận chủ yếu đưa ra yêu cầu đặt hnàg như: Kho, bộ phận sản xuất,ngoài ra còn có các phòng ban

- Thông tin vào: Thông tin vế số lượng, tên hàng cần mua tới bộ phận muahàng

- Thông tin ra: Gửi thông tin phản hồi về đơn hàng yêu cầu mua tới các bộphận liên quan

- Các sự kiện: có những sự kiện về thay đổi mặt hàng nhập kho, thời giannhập kho, số lượng, chất lượng, chủng loại hàng nhập kho…

 Nhập kho:

- Mô tả: đăng nhập và luu giữ thông tin về mặt hàng nhập kho

- Thông tin vào: thông tin về mặt hàng nhập kho: tên, số lượng, chủng loại

- Thông tin ra: thông tin về mặt hàng nhập kho: tên, số lượng, chủng loại…

- Các sự kiện: những thay đổi về số lượng các mặt hàng ở trong kho (bổ sungthêm các mặt hàng mới)

*Chức năng 3: Chấp nhận hoá đơn

Khái niệm: Chấp nhận hoá đơn là việc sau khi nhận hàng nhà cung cấp sẽđưa hợp đồng cho DN khi kế toán của DN có nhiệm vụ kiểm tra và đối chiếu sựhợp lý của hoá đơn

Chức năng này được phân rã thành 2 chức năng:

 Nhận và đối chiếu HĐ (với các chứng từ gốc)

- Mô tả: cung cấp và lưu trữ thông tin về sự hợp lý, chính xác về tên hàng, sốlượng, chủng loại,chất lượng hàng hóa

- Thông tin vào: thông tin về hóa đơn bán hàng, chứng từ gốc

- Thông tin ra: hóa đơn bán hàng, chứng từ gốc

- Các sự kiện: những thay đổi về nội dung trên HĐBH so với chứng từ gốc

 Chấp nhận hoá đơn và theo dõi phải trả

- Mô tả: cung cấp và lưu giữ thông tin về các khoản phải trả nhà cung cấp

- Thông tin vào: thông tin về các khoản phải trả nhà cung cấp

- Thông tin ra: thông tin về các khoản phải trả nhà cung cấp

- Sự kiện: những thay đổi về các khoản phải trả NCC: chiết khấu, giảm giá

*Chức năng 4: Thanh toán

Khái niệm: Thanh toán được hiểu là là việc là khi DN đã nhận đủ hàng tronghợp đồng thì DN có nghĩa vụ thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp

Chức năng này phân rã thanh 2 chức năng.

 Thanh toán tiền cho nhà cung cấp:

- Mô tả: đăng nhập và lưu giữ thông tin về các khoản đã thanh toán cho nhàcung cấp

- Thông tin vào: thông tin về các khoản đã thanh toán với nhà cung cấp

- Thông tin ra: thông tin về các khoản đã thanh toán với nhà cung cấp

- Các sự kiện: những thay đổi về các khoản phải trả như thời hạn thanh toán,chiết khấu, giảm giá…

 Ghi sổ kế toán các tài khoản liên quan.

- Mô tả: cung cấp và lưu trữ thông tin về tình hình mua hàng, thông tin cẩnthiết về mặt hàng mua, về nhà cung cấp, xuất xứ hàng mua, tiền trả…

- Thông tin vào: Hóa đơn mua, danh mục nhà cung cấp, danh mục hàng kho,đơn đặt hàng mua, phiếu chi, giấy tạm ứng, sổ chi tiết TK 331, 111, 112…

- Thông tin ra: Báo cáo tình hình hàng mua

- Các sự kiện: thông tin thay đổi về nhà cung cấp, số lượng, mẫu mã, xuất xứmặt hàng

2 Sơ đồ phân cấp chức năng

3 Sơ đồ ngữ cảnh hệ thống

3 Sơ đồ ngữ cảnh hệ thống

4 Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh

5 Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh

5.1 Chức năng quản lý đặt hàng

Phiếu yêu cầu

Yêu cầu chấp nhận

Hợp đồng cung cấp

TT nhà cung cấp Mặthàng cung cấp

Thông tin hàng hoá

Gửi thông báo nhận hàng cho các bộ phận

Kiểm soát hàng tồn kho

Chu trình chuyển đổi

5.4 Chức năng thanh toán.

Kiểm soỏt hàng tồn kho

Chu trỡnh chuyển đổi

Chứng từ

Chu trỡnh doanh thu

Kết luận Thông qua quá trình tìm hiều về chu trình chi phí trên giúp chúng ta cóthể hình dung đợc các hoạt động nghiệp vụ đang diễn ra trong các doanhnghiệp Đồng thời giúp hoàn thiện hơn công tác kế toán của các công ty Nhờ

có hệ thống thông tin kế toán mà các doanh nghiệp có thể phản ánh cácnghiệp vụ một cách dễ dàng, đơn giản và nhanh chóng, phù hợp với tình hìnhthực tế hơn.

Trên đây là quá trình phân tích chu trình chi phí của một doanh nghiệpthơng mại Chu trình này đã đợc tin học hoá và biểu hiện thành những sơ đồ cụthể giúp hình dung đợc quá trình hạch toán nghiệp vụ chi phí của doanhnghiệp