- Bộ phận tiếp nhận khách hàng sẽ chuyền lệnh thực hiện dịch vụ theo yêu cầu của khách hàng đến bộ phận tổ chức sự kiện.. - Trong quá trình tổ chức mọi hoá đơn mua hàng cho dịch vụ tổ ch
Trang 1
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH KHOA KẾ TOÁN-KIỂM TOÁN
BÁO CÁO NHÓM
Môn: Hệ thống thông tin kế toán
Chủ đề:
Báo cáo chu trình doanh thu của công ty VELA
Thành phố Hồ Chí Minh - 2018
Trang 2I Giới thiệu công ty
1 Giới thiệu sơ lược
- Công ty trách nhiệm hữu hạn quảng cáo VELA được thành lập năm 2010 với một phạm vi hoạt động rất rộng trong lĩnh vực BTL ( Below the line) bao gồm tiếp thị, khảo sát thị trường, bán hàng, quản lý nhân sự, phát triển và quản lý sự kiện
- Vela sở hữu một đội ngũ tiếp thị trẻ và năng động trên khắp Việt Nam với khả năng tiếp cận tất cả các kênh phân phối như
MT( modern trade), GT (general trade) và các kênh khác trên toàn quốc
2 Mục tiêu, sứ mệnh và tầm nhìn
- Công ty cung cấp chủ yếu dịch vụ tiếp thị nên VELA cam kết với khách hàng có thể làm cho thương hiệu sản phẩm của họ trở nên hấp dẫn và thân thiện nhất với các khách hàng mục tiêu
- VELA nhìn rõ được tầm quan trọng thương hiệu của khách hàng
và quan trọng hơn của việc đưa thương hiệu đến các thị trường tiềm năng
- VELA hiểu được khách hàng quan tâm đến hình ảnh và thương hiệu của mình – họ cũng muốn đo lường và tính toán kết quả trong cùng thời điểm
- VELA đặt bản thân vào tình hình của khách hàng để đưa ra những quyết định tốt nhất cho lợi ích của thương hiệu
- Mang đến giá trị chất lượng dịch vụ thực sự cho khách hàng
- Hệ thống cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp đến từ mạng lưới tổ chức toàn diện, kĩ năng đào tạo nhân viên giỏi, kết hợp linh hoạt trong công việc và giao tiếp
- Tính minh bạch và chính xác trong việc cung cấp bảng báo giá với mức giá cạnh tranh, cam kết trung thực theo các nguyên tắc cơ bản
3 Các dịch vụ chính
- Phát triển các hoạt động BTL
- Tiếp thị nhãn hiệu
- Bán hàng hóa
- Tư vấn bán hàng (quản lý và phát triển nhân sự)
- Khảo sát thị trường
- Roadshow (tiếp thị lưu động bằng xe đạp, xe máy, xe buýt, )
- Tiếp thị mẫu thử
Trang 3- Sản xuất và tiếp thị bằng POSM (Point of Sales Material)
- Quản lý và tổ chức sự kiện
4 Kinh nghiệm
- Đủ năng lực và chuyên môn trong việc hiểu rõ các nhu cầu và cung cấp dịch vụ trọn vẹn theo sở thích của khách hàng
- Hiểu rõ cách vận hành doanh nghiệp ở Việt Nam
- VELA đã cung cấp rất nhiều các dự án hoạt động trong khảo sát thị trương, thiết kế băng rôn, mẫu thử quảng cáo, POSM (Point of Sales Material) , tiếp thị, tổ chức sự kiện,
5 Con người
- Đội ngũ nhân viên trẻ, sáng tạo và năng động
- VELA chọn ra những thành viên được đào tạo tốt nhất và có hiệu quả làm việc cao
- Chiến lược của team được tích hợp chặt chẽ với thương hiệu của khách hàng
- Tập chung nguồn nhân lực bằng đào tạo thường xuyên
6 Phân phối
Với văn phòng chính ở TPHCM và các chi nhánh ở HN, Hải Phòng, Đà Nẵng, Cần Thơ, VELA đảm bảo khả năng thực hiện hiệu quả các hoạt động trên toàn quốc
7 Những dự án nổi bật của VELA
Tổ chức Sự kiện hội nghị nhà phân phối cho khách hàng BEL VN
Dự án thiết kế sản phẩm POSM cho khách hàng Bibica
Kiểm định mẫu thử Aquarius cho khách hàng COCA COLA
II Mô tả quy trình doanh thu thực tế của công ty trắc
nghiệm hữu hạn VELA
1 Mô tả chu trình doanh thu
- Khách hàng đặt hàng công ty thông qua bộ phận tiếp nhận khách hàng
- Từ đó bộ phận tiếp nhận khách hàng sẽ ghi nhận, kiểm tra thông tin khách hàng và tiến hành làm hợp đồng
Trang 4- Bộ phận tiếp nhận khách hàng sẽ chuyền lệnh thực hiện dịch vụ theo yêu cầu của khách hàng đến bộ phận tổ chức sự kiện
- Bộ phận sự kiện sẽ cử người đi họp trực tiếp với khách hàng, đưa
ra các phương án tổ chức, cũng như dự trù các khoản chi phí dựa vào đó lập bảng dự trù chi phí
- Sau khi thống nhất phương hướng tổ chức sự kiện với khách hàng, các team sẽ lên timeline, viết kịch bản, thiết kế, trang trí, hậu cần,
- Trong quá trình tổ chức mọi hoá đơn mua hàng cho dịch vụ tổ chức
sự kiện sẽ được chuyển về cho kế toán, kế toán dựa trên những hóa đơn này để đối chiếu với bảng dự trù chi phí từ bộ phận sự kiện chuyển qua để ghi nhận chi phí, lập phụ lục hợp đồng(nếu có) Những hóa đơn này sẽ được lưu giữ ở phòng kế toán
- Kết thúc chương trình, kế toán sẽ lập hoá đơn cho khách hàng, chi tiết các hạng mục và gửi kèm phụ lục hợp đồng (nếu có) cho khách hàng, đồng thời ghi sổ tăng doanh thu, ghi giấy báo nợ cho khách hàng trả sau
- Khách hàng có thể thanh toán ngay về cho thủ quỹ thì thủ quỹ lập ngay phiếu thanh toán 3 liền, liên 1 gửi cho khách hàng, liên 2 lưu cuối tháng ghi sổ quỹ, lập phiếu nộp tiền và gửi phiếu nộp tiền kèm tiền cho ngân hàng, liên 3 gửi về cho kế toán, kế toán nhận phiếu thanh toán kiểm tra và ghi giảm nợ phải thu,lưu chứng từ, cuối tháng lập báo cáo phải thu khách hàng; khách hàng chuyển tiền qua ngân hàng phải có giấy nộp tiền từ khách hàng hoặc thông báo từ ngân hàng
- Khách hàng thu sau thì kế toán lập phiếu báo nợ ghi rõ số tiền hạn nộp cho khách hàng đồng thời ghi sổ theo dõi công nợ của khách hàng Khi khách hàng đến nộp tiền kèm giấy báo nợ, thủ quỹ nhận tiền và giấy báo nợ sau đó thủ quỹ lập ngay phiếu thanh toán 3 liền, liên 1 gửi cho khách hàng, liên 2 lưu cuối tháng ghi sổ quỹ, lập phiếu nộp tiền và gửi phiếu nộp tiền kèm tiền cho ngân hàng liên 3 kèm giấy báo nợ gửi về cho kế toán Kế toán nhận giấy báo nợ kèm phiếu thanh toán tiến hành đối chiếu kiểm tra ghi giảm nợ phải thu lưu chứng từ, cuối tháng lập báo cáo phải thu khách hàng
TH1: Nếu khách hàng trả tiền mặt cho thủ quỹ thì thủ quỹ sẽ ghi
phiếu thanh toán 2 liên, 1 cho khách hàng và 1 cho kế toán để ghi
sổ giảm nợ phải thu, lưu chứng từ và lập báo cáo
TH2: Khách hàng thanh toán qua ngân hàng thì sẽ có giấy nộp tiền
(cash deposit) Khách hàng chuyển giấy nộp tiền cho thủ quỹ và thủ quỹ chuyển giấy nộp tiền này cho kế toán để ghi sổ giảm nợ phải thu, lưu chứng từ và lập báo cáo cuối kì
Trang 5 TH3: Khách hàng gặp vấn đề tài chính sẽ lập khoản dự phòng hoặc
Khách hàng quá hạn trả nợ quá lâu, kế toán sẽ ghi nhận xóa bỏ (write-off) khoản phải thu và ghi tăng chi phí
2 Điểm giống và khác giữa chu trình doanh thu của công ty VELA và chu trình chuẩn
- Giống: Về cơ bản chu trình doanh thu của công ty VELA đều có 4
bước của quy trình doanh thu chuẩn:
(1) nhận đặt hàng, nhận làm dịch vụ (2) Xuất kho, cung cấp hàng hóa, dịch vụ, (3) lập hóa đơn,theo dõi công nợ, (4) thu tiền
- Khác: Tuy nhiên có những điểm khác đó là công ty VELA là công
ty dịch vụ nên chu trình doanh thu có khác với chu trình chuẩn Thay vì kiểm tra hàng tồn kho Bộ phận sự kiện sẽ cử người đi họp trực tiếp với khách hàng, đưa ra các phương án tổ chức, cũng như
dự trù các khoản chi phí để báo giá cho khách hàng Cũng như thay
vì phiếu giao hàng ở đây sẽ là phiếu biên nhận, bàn giao hoàn thành công việc Ngoài ra,thực tế thì quá trình doanh thu có nhiều phức tạp hơn như việc không thể hoàn thành bước 4 của chu trình
là thu tiền vì khách hàng không có khả năng trả nợ Hoặc trong khi thực hiện dịch vụ thì có vấn đề xảy ra nên không tiếp tục ghi nhận doanh thu như hóa đơn bị trộm cắp hay bị hủy, trong quá trình xử
lí chứng từ có gian lận, sai sót,
Lý do: Thực tế có những điểm khác chuẩn này là vì yếu tố con người
như khách không trả tiền hay nhân viên nội bộ gian lận trong xử lý giấy tờ, ngoài ra còn có các yêu tố ngoại cảnh khách như thiên tai, lũ lụt cháy nổ, làm ảnh hướng đến quy trình doanh thu Ngoài ra còn vì quy mô và cách thức hoạt động của công ty nên mỗi công ty sẽ đưa ra chu trình doanh thu phù hợp nhất để đảm bảo công ty hoạt động liên tục và hiệu quả
III Lưu đồ mô tả chu trình doanh thu của công ty VELA
Trang 8IV Kiểm soát rủi ro nội bộ
Trang 9Hoạt động nhận thực hiện dịch vụ, thực hiện dịch vụ và ghi nhận doanh thu
Bộ phận tổ chức sự kiện
Hoạt động Yếu kém Rủi ro Thủ tục kiểm
soát
Hoạt động lập
hợp đồng cho
khách hàng
Không xác nhận thông tin khách hàng
- Khách hàng không có khả năng thanh toán (khách hàng mới)
- Khách hàng có tiền sử nợ xấu tại công ty (khách hàng cũ)
-Thu thập thông tin khách hàng từ các công ty khác
- theo dõi công
nợ thường xuyên của các khách hàng cũ
Không xét duyệt nội dung hợp đồng
- Không đủ khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng
- Có những thỏa thuận không không công bằng cho công ty
- thực hiện nhầm một dịch
vụ của khách hàng này cho khách hàng khác
Xét duyệt nội dung kĩ càng và đưa ra nhưng lý
do hợp lý đến khách hàng
Hoạt động lập
bảng dự trù
Không đủ thông tin để đưa ra giá chính xác
- Gây thâm hụt tài chính cho công ty nếu dự trù quá thấp
Tìm hiểu thu thập thông tin giá cả thị trường, mời các chuyên gia tài chính
Không phân chia nhiệm vụ trong việc lập
dự trù
- Dự trù cao hơn thực tế nhân viên có thể gian lận
Phân chia nhiệm
vụ giữa thủ quỹ
và nhân viên lập
dự phòng Không lưu
chứng từ
Rủi ro trong kiểm tra đối chiếu
Kiểm tra lưu chứng từ theo thứ
tự, tên, ngày
Phòng kế toán
Hoạt động nhận
hóa đơn
Nhận thiếu hóa đơn từ nhà
Thiếu chứng từ đối chiếu ghi
Kiểm tra xác nhận nhận đủ hóa
Trang 10V Chứng từ liên quan
CHỨNG TỪ NƠI LẬP NƠI
DUYỆT
SỬ DỤNG
Ở HOẠT ĐỘNG
MỤC ĐÍCH
Đơn đặt hàng
( Hợp đồng)
Bộ phận bán hàng
Bộ phận kinh doanh
- Hoạt động nhận đơn đặt hàng
- Gửi yêu cầu thực hiện dịch vụ
- Ghi nhận đơn đặt hàng của khách
- Xem xét khả năng thanh toán
- Làm căn cứ
để thực hiện các hoạt động của bảng dự trù Hoá đơn mua
hàng
Bộ phận tổ chức sự kiện
Bộ phận kế toán
- Ghi nhận chi phí, lập phụ lục hợp đồng
- Kiểm soát các chi phí so với bảng dự trù
- Làm căn cứ
để lập hoá đơn bán hàng cho khách
Hoá đơn bán
hàng
Bộ phận kế toán (nhân viên)
Bộ phận kế toán ( KT trưởng)
- Thực hiện dịch vụ
- Ghi sổ
- Để khách hàng làm căn
cứ thanh toán công nợ cho công ty
- Làm chứng
từ để kê khai
và nộp thuế
- Làm căn cứ
để ghi nhận
Trang 11doanh thu Phiếu thu Bộ phận kế
toán
Thu tiền - Ghi nhận số
tiền thực thu
từ KH
- Làm căn cứ ghi sổ quỹ,
sổ chi tiết liên quan