TIEU LUAN CONG TAC SOAN THAO VAN BAN tại UBND XA TRUNG THU

Tiểu luận về công tác soạn thảo văn bản tại Ủy ban nhân dân xã Trung Thu, huyện Tủa Chùa, tỉnh Điện Biên Tiểu luận về công tác soạn thảo văn bản tại Ủy ban nhân dân xã Trung Thu, huyện Tủa Chùa, tỉnh Điện Biên

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Hiện nay trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước vấn đềsoạn thảo và quản lý văn bản của cơ quan là một vấn đề hết sức quan trọng vàcần được quan tâm một cách đúng mức Việc soạn thảo và ban hành văn bản sẽđảm bảo cho hoạt động của cơ quan diễn ra một cách có hệ thống, đảm bảo hơnnữa tính pháp quy, thống nhất chứa đựng bên trong các văn bản quản lý hànhchính nhà nước trong giải quyết công việc của cơ quan mình Chính vì vậy việcquan tâm đúng mực đến soạn thảo và quản lý văn bản sẽ góp phần tích cực vàoviệc tăng cường hiệu lực của quản lý hành chính nói riêng và quản lý nhà nướcnói chung

Là một học viên lớp Quản trị văn phòng, đồng thời được tiếp cận với cán

bộ, công chức tại Ủy ban nhân dân xã Trung Thu, ý thức được tầm quan trọng và

sự cần thiết của việc tìm hiểu về công tác soạn thảo và ban hành văn bản nên khi

học xong Môn: “Phương pháp nghiên cứu học”, em đã chọn đề tài "thực trạng

và giải pháp nâng cao chất lượng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại

Ủy ban nhân dân xã Trung Thu, huyện Tủa Chùa" làm đề tài tiểu luận thi hết

học phần Việc làm này không ngoài mục đích tìm hiểu thực tế về công tác soạnthảo và ban hành văn bản tại cơ quan, đánh giá thực trạng và tìm hiểu nguyênnhân đồng thời bước đầu đưa ra một số giải pháp nhằm góp phần nâng cao hiệu

quả công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Ủy ban nhân dân xã Trung Thu, huyện Tủa Chùa, tỉnh Điện Biên.

2 Mục tiêu, nhiệm vụ đề tài

Trên cơ sở nghiêm cứu quy trình soạn thảo văn bản theo đúng trình từ, thủtục do luật định, đảm bảo đúng nội dung, mục đích yêu câu

Nghiên cứu, đề xuất và triển khai thực hiện các biện pháp nhằm khắc phụcnhững hạn chế trong quá trình thực hiện công tác soạn thảo văn bản tại ủy bannhân dân xã Trung Thu Đây cũng là dịp để bản thân tôi vận dụng những kiếnthức đã học tại trường vào lĩnh vực phục trách tại bộ phận một cửa trong việcgiải quyết các thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền của ủy ban nhân dân xã khinhân dân và các cơ quan, đơn vị đến giao dịch

3 Đối tượng, phạm vi và phương pháp nghiên cứu

+ Đối tượng nghiên cứu

Nghiên cứu các loại văn bản do ủy ban nhân dân xã Trung Thu ban hành

Đề tài tập trung nghiên cứu về công tác soạn thảo văn bản của Công chức Vănphòng - Thống kê tại Ủy ban nhân dân xã Trung Thu về lý luận và thực tiễnNghiên cứu và xây dựng quy trình, ban hành văn bản tại ủy ban nhân dânTrung Thu

Nghiên cứu và áp dụng vào những quy định, kỹ thuật soạn thảo văn bản tại

ủy ban nhân dân Trung Thu cần những yêu cầu sau:

Yêu cầu về nội dung, thể thức, cách diễn đạt, ngôn ngữ sử dụng trong văn bản

+ Phạm vi nghiên cứu

Không gian tại ủy ban nhân dân xã Trung Thu

Thời gian từ ngày 15 tháng 01 năm 2016 đến ngày 30 tháng 4 năm 2017

+ Phương pháp nghiên cứu

Đề tài sử dụng các phương pháp nghiên cứu của khoa học chủ yếu là:

Quy trình soạn thảo văn bản chủ yếu sử dụng phương pháp phân tích, khảosát thực tiễn, so sánh, tổng hợp dựa trên tài liệu thu thập được

Phương pháp nghiên cứu thực tiễn, trên cơ sở thu thập tài liệu tại ủy bannhân dân phường về quy trình soạn thảo và ban hành văn bản kết hợp với các tàiliệu, giáo trình về xây dựng và soạn thảo văn bản Từ đó đưa ra quy trình xây

dựng và ban hành văn bản khoa học, đúng quy định của pháp luật

Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ TRUNG THU.

Chương 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CÔNG TÁC SOẠN THẢO BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ TRUNG THU.

Chương 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN VÀ KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ TRUNG THU – HUYỆN TỦA

CHÙA – ĐIỆN BIÊN 1.1 Những vấn đề lý luận về công tác soạn thảo văn bản

1.1.1 Khái niệm văn bản

Theo nghĩa rộng, văn bản là “bản viết hoặc in, mang nội dung là những

gì cần được ghi để lưu lại làm bằng”, hoặc “chuỗi ký hiệu ngôn ngữ hay nói chung những ký hiệu thuộc một hệ thống nào đó, làm thành một chỉnh thể mang một nội dung ý nghĩa trọn vẹn”; tác phẩm văn học hoặc khoa học, kỹ thuật;

công văn, giấy tờ, khẩu hiệu, băng ghi âm, bản vẽ… ở cơ quan, tổ chức được gọichung là văn bản Khái niệm này được sử dụng một cách phổ biến trong nghiêncứu về văn bản, ngôn ngữ học, văn học, sử dụng từ trước đến nay ở nước ta

Theo nghĩa hẹp, văn bản được gọi chung là các công văn, giấy tờ, hồ sơ, tài liệu,… được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước,

các tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức kinh tế Theo nghĩa này, các loại giấy tờdùng để quản lý, điều hành hoạt động của các cơ quan, tổ chức như Nghị quyết,Quyết định, Chỉ thị, Thông tư, Báo cáo, Tờ trình, Đề án… đều được gọi là vănbản Khái niệm này được sử dụng rộng rãi trong các cơ quan, tổ chức

1.1.2 Khái niệm văn bản quản lý nhà nước

Văn bản quản lý nhà nước là những quyết định và thông tin quản lý thànhvăn (được văn bản hóa) do các cơ quan quản lý nhà nước ban hành theo thẩmquyền, trình tự, thủ tục và hình thức nhất định nhằm điều chỉnh các mối quan hệquản lý nhà nước qua lại giữa các cơ quan nhà nước với nhau và giữa cơ quannhà nước với các tổ chức và công dân

1.1.3 Khái niệm văn bản hành chính

Theo nghĩa rộng từ hành chính “thuộc phạm vi chỉ đạo, quản lý việc chấp hành luật pháp, chính sách của Nhà nước” Với nghĩa này, văn bản hành chính

là văn bản viết hoặc in, chứa đựng những thông tin có nội dung thuộc phạm vi

chỉ đạo, quản lý việc chấp hành luật pháp, chính sách của Nhà nước Trong thờiđại hiện nay, văn bản hành chính có thể là bản viết hoặc in trên giấy, trên phimnhựa, trên băng từ hoặc trong các file điện tử; nhưng hình thức phổ thông nhất là

in trên giấy

1.1.4 Phân loại hệ thống văn bản quản lý nhà nước.

Văn bản quản lý Nhà nước là hệ thống những văn bản hình thành tronghoạt động quản lý xã hội của Nhà nước, là công cụ biểu thị ý chí và lợi ích củaNhà nước, đồng thời là hình thức chủ yếu để cụ thể hóa pháp luật Theo Điều 4của Nghị định số 110 /2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tácVăn thư, có thể phân loại văn bản quản lý Nhà nước gồm các hình thức như sau:

1.1.5 Văn bản quy phạm pháp luật.

“Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định, trong đó có quy tắc xử sự chung, được Nhà nước đảm bảo thực hiện nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội theo định hướng xã hội chủ nghĩa” (Điều 1, Luật Ban hành văn bản quy phạm

pháp luật ngày 03/6/2008 thay thế Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luậtnăm 1996 và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật ban hành văn bản quyphạm pháp luật năm 2002)

1.1.6 Văn bản hành chính.

- Văn bản hành chính cá biệt:

Văn bản hành chính cá biệt (VBHCCB) là phương tiện thể hiện quyếtđịnh quản lý do các cơ quan có thẩm quyền quản lý hành chính nhà nước banhành trên cơ sở những quyết định chung và quyết định quy phạm của cơ quancấp trên hoặc của cơ quan mình nhằm giải quyết các công việc cụ thể;

VBHCCB thường gặp là quyết định nâng lương, quyết định bổ nhiệm,miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật cán bộ, công chức; chỉ thị về việc phát độngphong trào thi đua, biểu dương người tốt việc tốt…

- Văn bản hành chính thông thường:

Văn bản hành chính thông thường là những văn bản mang tính thông tinđiều hành nhằm thực thi các văn bản quy phạm pháp luật hoặc dùng để giảiquyết các công việc cụ thể, phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi, ghi chépcông việc trong các cơ quan, tổ chức

Đây là một hệ thống văn bản rất phức tạp và đa dạng, bao gồm hai loạichính:

- Văn bản không có tên loại: công văn;

- Văn bản có tên loại: thông báo, báo cáo, biên bản, tờ trình, đề án, chươngtrình, kế hoạch, hợp đồng, các loại giấy (giấy đi đường, giấy giới thiệu, giấynghỉ phép, giấy ủy nhiệm…), các loại phiếu (phiếu gửi, phiếu báo, phiếutrình…)

- Văn bản chuyên ngành:

Đây là một hệ thống văn bản mang tính đặc thù thuộc thẩm quyền banhành của một số cơ quan nhà nước nhất định theo quy định của pháp luật.Những cơ quan, tổ chức khác khi có nhu cầu sử dụng hệ thống văn bản này thìphải theo quy định của các cơ quan đó, không được tùy tiện thay đổi nội dung vàhình thức của chúng

Những loại văn bản này liên quan đến nhiều lĩnh vực chuyên môn khácnhau như: tài chính, ngân hàng, giáo dục, y tế, văn hóa…

1.2 Nội dung, quy trình công tác soạn thảo và ban hành văn bản 1.2.1 Nội dung

Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnh vực,hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắn liềnvới văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ban hành văn bản của các

cơ quan hành chính nhà nước nói chung và công tác soạn thảo văn bản của Ủyban nhân dân xã nói riêng

Trên thực tế công tác soạn thảo và quản lý văn bản trong hoạt động củacác cơ quan hành chính nhà nước hiện nay nói chung đã đạt nhiều thành tíchđáng kể, đáp ứng được yêu cầu cơ bản của quản lý nhà nước trên mọi lĩnh vựccủa đời sống kinh tế - xã hội Tuy nhiên hiện nay vẫn còn nhiều văn bản quản lýnhà nước nói chung còn bộc lộ nhiều khiếm khuyết như: văn bản có nội dungtrái pháp luật, thiếu mạch lạc; văn bản ban hành trái thẩm quyền; văn bản sai vềthể thức và trình tự thủ tục ban hành; văn bản có tính khả thi chưa cao và nhữngvăn bản đó đã và đang sẽ còn gây nhiều ảnh hưởng không nhỏ đối với mọi mặtcủa đời sống xã hội, làm giảm uy tín và hiệu quả tác động của các cơ quan hànhchính nhà nước.

1.2.2 Quy trình soạn thảo văn bản và ban hành văn bản:

Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản là trình tự các bước được sắpxếp khoa học mà cơ quan quản lý nhà nước nhất thiết phải tiến hành trong côngtác xây dựng và ban hành văn bản Tùy theo tính chất, nội dung và hiệu lựcpháp lý của từng loại văn bản mà có thể xây dựng một trình tự ban hành tươngứng

Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản nói chung phải đảm bảo các nộidung: đề xuất văn bản, khởi thảo văn bản, sửa chữa dự thảo, duyệt dự thảo, đánhmáy văn bản, chỉnh lý bản đánh máy, ký duyệt văn bản, vào sổ, gửi văn bản đi

và lưu văn bản Trong trình tự này, công tác sửa chữa, chính lý và đánh máy cóthể được thực hiện nhiều lần vào giai đoạn tiến hành thông qua Riêng côngđoạn đánh máy là công đoạn thuần túy và không có ý nghĩa quyết định đối vớitrình tự ban hành Cũng có thể thấy là từng công đoạn còn có các tiểu công đoạnnhất định

- Xác định vấn đề, nội dung văn bản hóa

- Lựa chọn thông tin, tài liệu

- Lựa chọn tên loại, xác định thể thức

- Xây dựng đề cương bản thảo

- Viết dự thảo

- Trao đổi ý kiến và sửa chữa dự thảo

- Hoàn thiện văn bản

Trong quá trình soạn thảo và ban hành văn bản qua các công đoạn củatrình tự ban hành một văn bản cụ thể được chi tiết hóa tùy theo tính chất, nộidung của từng văn bản cụ thể

1.3 Vai trò của công tác soạn thảo và ban hành văn bản:

Thứ nhất, đánh giá khả năng tác động của dự thảo Quy phạm pháp luật

nhằm dự báo những tác động tích cực, tiêu cực của dự thảo văn bản Việc dự báonhững tác động tích cực hay tiêu cực của dự thảo văn bản là rất cần thiết bởi vìtùy vào từng thời điểm xã hội, tình hình kinh tế, giáo dục mà xem xét có nên haykhông ban hành văn bản quy phạm pháp luật và khi nó ra đời thì có những mặtnào đáp ứng được, mặt nào còn có vướng mắc Nếu không có hoạt động đánhgiá tác động của dự thảo văn bản thì việc ban hành những văn bản không cầnthiết sẽ dẫn đến sự lãng phí công sức, tiền bạc, mà đôi khi những bất cập của

xã hội thì chưa được giải quyết triệt để

Thứ hai, Việc soạn thảo văn bản về dự thảo Văn bản quy phạm pháp luật và

văn bản hành chính nhằm đưa ra những biện pháp khắc phục trước và sau khiban hành Không thể đòi hỏi một cách tuyệt đối đối với hiệu quả của Văn bảnquy phạm pháp luật, cho dù đã cố gắng hết sức để nghiên cứu, tìm ra nhữngphương án tối ưu nhất song ít nhiều có những hạn chế nhất định là điều khôngthể tránh khỏi Để văn bản quy phạm pháp luật ban hành có hiệu quả thì trướchết phải chú trọng tới việc dự liệu những phương án giải quyết các vấn đề trước

và sau khi Văn bản quy phạm pháp luật được ban hành Trong đó có những vấn

đề cần giải quyết, phương hướng giải quyết, cơ quan thực hiện, cơ chế phối hợpgiữa các cơ quan và các vấn đề khác như đội ngũ cán bộ, kinh phí thực hiện,…Việc hoạch định ra những dự liệu này không chỉ phù hợp với chủ trương, đườnglối của Đảng, sự đồng bộ trong hệ thống pháp luật mà còn phải dựa trên nhữngnhu cầu khách quan và đòi hỏi của thực tế cuộc sống Có như vậy, khi văn bảnquy phạm pháp luật ra đời, văn bản quy phạm pháp luật mới đáp ứng được yêucầu, đòi hỏi của xã hội, có tính khả thi và hiệu quả trong cuộc sống Ngoài ra,đối với đề nghị, kiến nghị xây dựng văn bản quy phạm pháp luật, phải nêu lên

được những tác động kinh tế - xã hội, nội dung, chính sách cơ bản của văn bản,

… Cùng với đó, phải xác định rõ trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức trongviệc lập và thực hiện chương trình bằng cách quy định chặt chẽ hơn về tráchnhiệm đối với các cơ quan tham gia xem xét dự kiến chương trình; với cơ quan

đề nghị xây dựng văn bản thì cần phải có trách nhiệm giải trình và bảo vệ dựkiến chương trình do mình đề xuất

Thứ ba, Trong công tác soạn thảo dự thảo Văn bản quy phạm pháp luật,

Văn bản hành chính thông thường là cơ sở để so sánh, đánh giá tác động của vănbản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính thông thường đối với xã hội trước

và sau khi ban hành

Đây là yếu tố quan trọng mà các nhà làm luật phải cố gắng đạt được khitiến hành soạn thảo Văn bản quy phạm pháp luật bởi vì điều người dân quan tâmkhông phải là việc quá trình các nhà làm luật soạn thảo Văn bản quy phạm phápluật như thế nào, họ đã làm những gì để tạo nên một Văn bản quy phạm phápluật mà quan trọng đối với họ là việc sau khi Văn bản quy phạm pháp luật ra đời

nó đem lại những lợi ích gì cho xã hội, khắc phục được vẫn đề gì so với trước

đó Cụ thể, các nhà làm luật phải nhìn nhận, so sánh khả năng Văn bản quyphạm pháp luật sẽ có những tác động tích cực hay tiêu cực gì đến những mặt cụthể nào

1.4 Khái quát về Ủy ban nhân dân xã Trung Thu

1.4.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Ủy ban nhân dân xã Trung Thu

- Lịch sử hình thành:

Xã Trung Thu được thành lập ngày 18 tháng 10 năm 1955 Trong suốt 62năm qua kể từ khi ra đời cho đến nay Trung Thu đã trải qua biết bao thăng trầm,biến cố lịch sử, trước sự quan tâm giúp đỡ của TW, của Tỉnh, Đảng bộ và nhândân các dân tộc xã Trung Thu đã phát huy truyền thống đoàn kết, tự lực, tựcường, khắc phục vượt khó đi lên, không ngừng làm thay đổi bộ mặt của xã Đóchính là một chặng đường không đơn giản, không bằng phẳng và đầy khó khăn

thử thách, một chặng đường mà Đảng bộ và nhân dân các dân tộc trong xã đã đi

từ không đến có, từ ít đến nhiều, từ chưa phát triển đến dần phát triển

- Vị trí địa lý:

Trung Thu là một xã vùng cao thuộc diện đặc biệt khó khăn của huyệnTủa Chùa

- Phía Bắc giáp huyện Lao Xả Phình;

- Phía Nam giáp xã Sính Phình;

- Phía Đông giáp xã Tả Phìn;

- Phía Tây giáp xã Pa Ham, huyện Mường Chà

Tổng diện tích đất tự nhiên là 5.348,02 ha

1.4.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của ủy ban nhân dân xã Trung Thu

* Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân xã thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồngnhân dân cùng cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân huyện phê duyệt; tổchức thực hiện kế hoạch đó;

- Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngânsách địa phương và phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; dự toánđiều chỉnh ngân sách địa phương trong trường hợp cần thiết và lập quyết toánngân sách địa phương trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo

Uỷ ban nhân dân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp;

- Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương, phối hợp với các cơ quan nhànước cấp trên trong việc quản lý ngân sách nhà nước trên địa bàn xã, thị trấn vàbáo cáo về ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật;

- Quản lý và sử dụng hợp lý, có hiệu quả quỹ đất được để lại phục vụ cácnhu cầu công ích ở địa phương; xây dựng và quản lý các công trình công cộng,đường giao thông, Trụ sở, trường học, trạm y tế, công trình điện, nước theo quyđịnh của pháp luật;

- Huy động sự đóng góp của các tổ chức, cá nhân để đầu tư xây dựng cáccông trình kết cấu hạ tầng của xã, thị trấn trên nguyên tắc dân chủ, tựnguyện.Việc quản lý các khoản đóng góp này phải công khai, có kiểm tra, kiểmsoát và bảo đảm sử dụng đúng mục đích, đúng chế độ theo quy định của phápluật

* Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và tiểu thủ công nghiệp, Uỷ ban nhân dân xã thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Tổ chức và hướng dẫn việc thực hiện các chương trình, kế hoạch, đề ánkhuyến khích phát triển và ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ để phát triểnsản xuất và hướng dẫn nông dân chuyển đổi cơ cấu kinh tế, cây trồng, vật nuôitrong sản xuất theo quy hoạch, kế hoạch chung và phòng trừ các bệnh dịch đốivới cây trồng và vật nuôi;

- Tổ chức việc xây dựng các công trình thuỷ lợi nhỏ; thực hiện việc tu bổ,bảo vệ đê điều, bảo vệ rừng; phòng, chống và khắc phục hậu quả thiên tai, bãolụt; ngăn chặn kịp thời những hành vi vi phạm pháp luật về bảo vệ đê điều, bảo

vệ rừng tại địa phương;

- Quản lý, kiểm tra, bảo vệ việc sử dụng nguồn nước trên địa bàn theo quyđịnh của pháp luật;

- Tổ chức, hướng dẫn việc khai thác và phát triển các ngành, nghề truyềnthống ở địa phương và tổ chức ứng dụng tiến bộ về khoa học, công nghệ để pháttriển các ngành, nghề mới

* Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải, Uỷ ban nhân dân xã thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Tổ chức thực hiện việc xây dựng, tu sửa đường giao thông trên địa bàn

xã theo phân cấp;

- Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng nhà ở riêng lẻ ở điểm

dân cư nông thôn theo quy định của pháp luật, kiểm tra việc thực hiện pháp luật

về xây dựng và xử lý vi phạm pháp luật theo thẩm quyền do pháp luật quy định;

- Tổ chức việc bảo vệ, kiểm tra, xử lý các hành vi xâm phạm đường giaothông và các công trình cơ sở hạ tầng khác ở địa phương theo quy định của phápluật;

- Huy động sự đóng góp tự nguyện của nhân dân để xây dựng đường giaothông, cầu, cống trong xã theo quy định của pháp luật

* Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá và thể dục thể thao, Uỷ ban nhân dân xã thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục ở địa phương; phốihợp với trường học huy động trẻ em vào lớp một đúng độ tuổi; tổ chức thực hiệncác lớp bổ túc văn hoá, thực hiện xoá mù chữ cho những người trong độ tuổi;

- Tổ chức xây dựng và quản lý, kiểm tra hoạt động của nhà trẻ, lớp mẫugiáo, trường mầm non ở địa phương; phối hợp với Uỷ ban nhân dân cấp trênquản lý trường tiểu học, trường trung học cơ sở trên địa bàn;

- Tổ chức thực hiện các chương trình y tế cơ sở, dân số, kế hoạch hoá giađình được giao; vận động nhân dân giữ gìn vệ sinh; phòng, chống các dịch bệnh;

- Xây dựng phong trào và tổ chức các hoạt động văn hoá, thể dục thể thao;

tổ chức các lễ hội cổ truyền, bảo vệ và phát huy giá trị của các di tích lịch sử văn hoá và danh lam thắng cảnh ở địa phương theo quy định của pháp luật;

Thực hiện chính sách, chế độ đối với thương binh, bệnh binh, gia đìnhliệt sỹ, những người và gia đình có công với nước theo quy định của pháp luật;

- Tổ chức các hoạt động từ thiện, nhân đạo; vận động nhân dân giúp

đỡ các gia đình khó khăn, người già cô đơn, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi

nương tựa; tổ chức các hình thức nuôi dưỡng, chăm sóc các đối tượng chínhsách ở địa phương theo quy định của pháp luật;

* Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội và thi hành pháp luật ở địa phương, Uỷ ban nhân dân xã thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Tổ chức tuyên truyền, giáo dục xây dựng quốc phòng toàn dân, xâydựng làng xã chiến đấu trong khu vực phòng thủ địa phương;

- Thực hiện công tác nghĩa vụ quân sự và tuyển quân theo kế hoạch; đăng

ký, quản lý quân nhân dự bị động viên; tổ chức thực hiện việc xây dựng, huấnluyện, sử dụng lực lượng dân quân ở địa phương;

- Thực hiện các biện pháp bảo đảm an ninh, trật tự, an toàn xã hội; xâydựng phong trào quần chúng bảo vệ an ninh Tổ quốc vững mạnh; thực hiện biệnpháp phòng ngừa và chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi vi phạmpháp luật khác ở địa phương;

- Quản lý hộ khẩu; tổ chức việc đăng ký tạm trú, tạm vắng, quản lý việc đilại người nơi khác đến

* Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo:

Uỷ ban nhân dân xã có nhiệm vụ tổ chức, hướng dẫn và bảo đảm thực hiệnchính sách dân tộc, chính sách tôn giáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo của nhândân ở địa phương theo quy định của pháp luật

* Trong việc thi hành pháp luật, Uỷ ban nhân dân xã thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Tổ chức tuyên truyền, giáo dục pháp luật; giải quyết các vi phạm phápluật và tranh chấp nhỏ trong nhân dân theo quy định của pháp luật;

- Tổ chức tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dântheo thẩm quyền;

1.4.3 Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng UBND:

- Văn phòng Uỷ ban nhân dân (UBND) là cơ quan tham mưu giúp UBNDtrong việc quản lý nhà nước tại địa phương Là một bộ máy làm việc của cơquan có chức năng tham mưu phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của UBND xã, là

nơi đảm bảo các điều kiện vật chất kỹ thuật cho mọi hoạt động của Hội đồngnhân dân và Ủy ban nhân dân (HĐND-UBND).

- Giúp UBND xã xây dựng chương trình, lịch công tác, lịch làm việc vàtheo dõi thực hiện chương trình, lịch làm việc đó; tổng hợp báo cáo tình hìnhkinh tế - xã hội, an ninh - quốc phòng, tham mưu giúp UBND trong việc chỉ đạothực hiện

- Giúp UBND dự thảo văn bản trình cấp có thẩm quyền; làm báo cáo gửilên cấp trên

- Quản lý công văn, sổ sách, giấy tờ, quản lý việc lập hồ sơ lưu trữ, biểumẫu báo cáo thống kê; theo dõi biến động số lượng, chất lượng cán bộ, côngchức cấp xã

- Giúp HĐND tổ chức các kỳ họp, giúp UBND tổ chức tiếp dân, tiếpkhách, nhận đơn khiếu nại của nhân dân chuyển đến HĐND và UBND hoặc lêncấp trên có thẩm quyền giải quyết

- Đảm bảo bảo điều kiện vật chất phục vụ cho các kỳ họp của HĐND vàcho công việc của UBND; Giúp UBND về công tác thi đua khen thưởng ở xã

- Nhận và trả kết quả trong giao dịch công việc giữa UBND với cơ quan,

tổ chức và công dân theo cơ chế " một cửa"

1.4.4 Cơ cấu tổ chức của ủy ban nhân dân xã Trung Thu

Bộ máy của Ủy ban nhân dân xã hoạt động theo Quyết định số UBND ngày 19 tháng 6 năm 2016 của Ủy ban nhân dân xã Trung Thu về banhành quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân xã Trung Thu, khóa XX, nhiệm kỳ2016-2021

159/QĐ-Ủy ban nhân dân xã hoạt động theo nguyên tắc tập dân chủ, lãnh đạo tậpthể, đi đôi với trách nhiệm của từng thành viên, thảo luận tập thể và quyết địnhtheo đa số Ủy ban nhân dân xã Trung Thu phát huy quyền làm chủ của nhândân, tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa, ngăn ngừa và chống các biểu hiệnquan liêu tiêu cực khác trong cơ quan

Cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân xã Trung Thu: Người đứng đầu làChủ tịch Ủy ban nhân dân, giúp việc cho chủ tịch là 2 phó chủ tịch phụ trách các

lĩnh vực: 1 phó chủ tịch Phụ trách kinh tế - xã hội và 01 phó chủ tịch phụ trách

về khối văn xã [Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân xã Trung Thu – Phụ lục 1 Trang 34].

1.4.5 Cơ sở vật chất, trang thiết bị

Hiện nay, khi trình độ khoa học ngày càng phát triển và được ứng dụngvào nhiều lĩnh vực hoạt động, trong đó có công tác Văn phòng Được sự quantâm của UBND huyện đã trang bị cho Văn phòng UBND xã một dàn máy vi tính

và một số phương tiện khác như: máy in, máy điện thoại, máy Fax, máyphotocoppy, tủ đựng hồ sơ nhằm phục vụ cho công tác Văn phòng Tuy so vớiyêu cầu nhiệm vụ vẫn còn thiếu song cũng tương đối đảm bảo được yêu cầu

phục vụ nhiệm vụ đối với Văn phòng cấp xã.

1.4.6 Tình hình thực hiện công tác Văn phòng ở cơ quan:

Trong quá trình thực hiện chức năng điều hành quản lý của mình, UBND

xã đã tiếp nhận ban hành và thực hiện một khối lượng văn bản quản lý Nhà nướcrất lớn nhằm thực hiện thắng lợi các chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luậtcủa Nhà nước ở địa phương gồm: các văn bản của cơ quan hành chính cấp trên,các văn bản giải quyết những vấn đề phát sinh trong thực tế tại địa phương Vớimục tiêu là phục vụ cho nhiệm vụ kinh tế - xã hội, an ninh - quốc phòng ở địaphương và công tác quản lý điều hành của UBND xã

Trong quá trình hoạt động của mình, UBND xã thường ban hành các loạivăn bản và sử dụng các loại văn bản đó làm phương tiện lãnh đạo, chỉ đạo, quản

lý mọi mặt hoạt động của địa phương, của nội bộ cơ quan

Tiểu kết

Trong Chương 1 em đã trình bày cơ sở lý luận về công tác soạn thảo vănbản hành chính Nhà nước và vài nét khái quát về Ủy ban nhân dân xã TrungThu Những nội dung này là cơ sở để triển khai nội dung thực trạng công tácdsaoj thảo văn bản tại Ủy ban nhân dân xã Trung Thu tại chương 2

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN

CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ TRUNG THU 2.1 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản tịa Ủy ban nhân dân xã Trung Thu.

Trong thời gian qua, công tác soạn thảo văn bản của Ủy ban nhân dân xã

cơ bản đã đảm bảo giải quyết được các nhiệm vụ được giao Trình tự, thủ tụcsoạn thảo văn bản được thực hiện theo quy định của pháp luật, luôn tác độngđến mọi mặt của đời sống xã hội và là cơ sở pháp lý quan trọng cho các hoạtđộng cụ thể của Ủy ban nhân dân xã

Uỷ ban nhân dân là cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương bởi: uỷban nhân dân thực hiện hoạt động quản lý hành chính trên phạm vi toàn lãnh thổđịa phương trên tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội về chính trị, kinh tế, vănhoá – xã hội, an ninh quốc phòng…; Cơ cấu tổ chức của uỷ ban nhân dân được

quy định tại Chương IX “Hiến pháp năm 1992 (từ Điều 123 đến Điều 125) và

cụ thể hoá tại Điều 119 Mục 4 Luật tổ chức HĐND và UBND năm 2003”; Ủy

ban nhân dân xã gồm: Chủ tịch, phó chu tịch và có 7 bộ phận chuyên môn giúpviệc, mỗi bộ phận chuyên môn phụ trách những lĩnh vực, công việc, nhiệm vụ

riêng Trong quá trình giải quyết công việc của mình, các bộ phận sẽ có nhiệm

vụ tham mưu, giúp việc và hậu cần cho Chủ tịch, phó chủ tịch, nên các văn bảnđược soạn thảo chủ yếu là các văn bản hành chính Các văn bản hành chínhthường soạn thảo là bao gồm các văn bản sau: quyết định (cá biệt), chỉ thị (cábiệt), thông cáo, thông báo, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, báo cáo,biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, giấy chứng nhận, giấy uỷnhiệm, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận

hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển…

2.1.1 Những yêu cầu về nội dung:

- Tính mục đích : khi bắt tay vào soạn thảo văn bản cần xác định mục đíchmục tiêu và giới hạn tiêu chuẩn của nó, tức là cần phải trả lời các vấn đề Vănbản này ban hành để làm gì? giải quyết các việc gì? mức độ giải quyết đến đâu?kết quả của việc thực hiện ở sự đồng nhất nội dung và hình thức văn bản

- Tính khoa học : Văn bản có tính khoa học phải đảm bảo có đủ lượngthông tin quy phạm và thông tin thực tế.Các thông tin được sử dụng để đưa vàovăn bản phải được xử lý và đảm bảo chính xác

+ Đảm bảo sự logic về mặt nội dung sự nhất quán về mặt chủ đề, bố cụcchặt chẽ

+ Đảm bảo các yêu cầu về mặt thể thức

+ Sử dụng tốt ngôn ngữ pháp luật hành chính

+ Đảm bảo tính hệ thống cúa văn bản

- Tính đại chúng: Thể hiện văn bản có nội dung dễ hiểu, dễ nhớ phù hợpvới trình độ dân trí, phải đảm bảo tới mức tối đa, tính phổ cập, song không ảnhhưởng đến nội dung nghiêm túc và chặt chẽ của văn bản

- Tính quy phạm: Cho thấy tính cưỡng chế của văn bản, tức là văn bản thểhiện quyền lực của nhà nước dòi hỏi mọi người phải tuân theo, đồng thời phảnánh địa lý của chủ thể pháp luật, đảm bảo tính quy phạm, văn bản sẽ dược banhành đúng thẩm quyền quy định và được trình bày dưới dang quy phạm phápluật

- Tính khả thi: Một yêu cầu đối với văn bản đồng thời là hiệu quả, kết hợpđúng đắn và hợp lý các yêu cầu nói trên ngoài ra để các nội dung của văn bảnđược thi hành đầy đủ và nhanh chóng văn bản cần phải hợp đủ các điều kiệnsau:

+ Nội dung phải đưa ra những yêu cầu về trách nhiệm thi hành hợp lý,nghĩa là phải phù hợp với trình độ năng lực khả năng vật chất của chủ thể thihành

+ Khi quy định các quyền cho chủ thể được hưởng phải kèm theo các điềukiện để đảm bảo thực hiện các quyền đó

+ Phải nắm vững được khả năng mọi mặt của đối tượng thực hiện vănbản, nhằm xác lập trách nhiệm của các trường hợp cụ thể

+ Tên cơ Quan ,tổ chức ban hành văn bản

+ Số, ký hiệu của văn bản

+ Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn bản

+ Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

+ Nội dung văn bản

+ Quyền hạn, chúc vụ, họ và tên và chữ ký của người có thẩm quyền + Dấu cơ quan, tổ chức