Tài liệu Hướng dẫn thực hành Tin học Văn phòng

. Tạo mớiMởĐóngLưu văn bản 2. Làm việc với giao diện Word 2010 3. Soạn thảo văn bản 4. Định dạng FontKích thước chữ 5. Thay đổi góc nhìn văn bản 6. Tìm kiếm và thay thế Hướng dẫn: 1. Tạo mớiMởĐóngLưu văn bản Khởi động chương trình soạn thảo văn bản Microsoft Word: Vào Start  All Programs  Microsoft Office  Microsoft Word 2010 Tạo mới một trang văn bản Tại giao diện chính, chọn thẻ File  New Cửa sổ New sẽ xuất hiện kế bên, Click chọn Blank document Click nút Create ở góc phải để. Tạo mớiMởĐóngLưu văn bản 2. Làm việc với giao diện Word 2010 3. Soạn thảo văn bản 4. Định dạng FontKích thước chữ 5. Thay đổi góc nhìn văn bản 6. Tìm kiếm và thay thế Hướng dẫn: 1. Tạo mớiMởĐóngLưu văn bản Khởi động chương trình soạn thảo văn bản Microsoft Word: Vào Start  All Programs  Microsoft Office  Microsoft Word 2010 Tạo mới một trang văn bản Tại giao diện chính, chọn thẻ File  New Cửa sổ New sẽ xuất hiện kế bên, Click chọn Blank document Click nút Create ở góc phải để

BÀI THỰC HÀNH SỐ 1

1 Tạo mới/Mở/Đóng/Lưu văn bản

2 Làm việc với giao diện Word 2010

3 Soạn thảo văn bản

4 Định dạng Font/Kích thước chữ

5 Thay đổi góc nhìn văn bản

6 Tìm kiếm và thay thế

Hướng dẫn:

1 Tạo mới/Mở/Đóng/Lưu văn bản

- Khởi động chương trình soạn thảo văn bản Microsoft Word: Vào Start  All Programs 

Microsoft Office  Microsoft Word 2010

- Tạo mới một trang văn bản

Tại giao diện chính, chọn thẻ File 

New

Cửa sổ New sẽ xuất hiện kế bên,

Click chọn Blank document

Click nút Create ở góc phải để tạo

văn bản trắng

- Để mở một trang văn bản đã tồn tại

Click vào thẻ File  click nút Open để mở cửa sổ chọn file

Trong cửa sổ Open, chọn đường dẫn đến nơi

lưu file ở nhóm bên trái

Click chọn file muốn mở  Click nút Open

- Đóng văn bản đang soạn thảo

Click chọn thẻ File  Click nút Close để đóng văn bản hiện tại

- Lưu văn bản đang soạn thảo

Click chọn thẻ File  Click nút Save để lưu lại trang văn bản (Hoặc nhấn Ctrl+S)

Trong cửa sổ Save As, chọn nơi để lưu trữ văn bản trong nhóm bên trái

Đặt tên cho văn bản trong mục File Name  Click Save để lưu văn bản

Lưu ý: Khi văn bản đã lưu một lần, nếu bạn chọn Save, văn bản mới sẽ được lưu chồng lên

văn bản cũ và không xuất hiện hộp thoại Save As

Để lưu văn bản với tên mới, bạn phải chọn chức năng Save As trong thẻ File

2 Làm việc với giao diện Word 2010

Thẻ File (Backstage View)

Gồm các tính năng:

Save: Lưu văn bản

Save As: Lưu văn bản với tên mới

Vùng soạn thảo văn bản

Open/Close File: mở/đóng văn bản

Info: Xem thông tin văn bản

Recent: Xem các văn bản được mở gần đây

New: Tạo mới văn bản

Print: In văn bản

Save & Send: Lưu và gửi văn bản

Options: Cấu hình Word

(Xem thêm trong silde 25-29 bài giảng Chương 5)

3 Soạn thảo văn bản

Nhập văn bản vào vùng soạn thảo

Để nhập tiếng Việt phải dùng các bộ gõ tiếng Việt (Unikey, Vietkey,…)

Dùng phím tab:

Sẽ tạo ra một ký tự tab ( ) chèn một khoảng trống vào

Có thể dùng tab stop để định kích thước,…

khoảng trống tab

Lựa chọn đoạn văn

Dùng bàn phím: giữ Shift và dùng phím mũi tên để

chọn văn bản

Dùng chuột:

Nhấp đúp vào từ để chọn

Nhấp ba lần để chọn dòng

Giữ Ctrl và nhấp chuột để chọn 1 câu

Nhấp chuột vào cạnh trái văn bản để chọn dòng

Nhấp chuột đôi vào cạnh trái để chọn một đoạn văn

(paragraph)

Nhấn và giữ chuột, kéo đến vị trí cuối thả ra: chọn 1

đoạn

Giữ Alt và chọn 1 đoạn: chọn hình vuông

Lựa chọn đối tượng:

Bấm vào đối tượng hoặc cạnh đối tượng

Giữ phím Ctrl sẽ bấm chọn nhiều đối tượng

Sao chép, di chuyển và xoá đoạn/đối tượng lựa chọn

Dùng phím:

Sao chép: Ctrl + C Cắt: Ctrl + X Dán: Ctrl + V Xoá: Del Dùng chức năng

Dùng chuột:

Kéo đoạn/đối tượng lựa chọn đến vị trí mới để di chuyển Giữ Ctrl trong khi kéo để sao chép

4 Định dạng Font/Kích thước chữ

Định dạng Font:

Tại thẻ Home, nhóm Font, để thay đổi font chữ, bạn click vào mũi tên kế bên hộp tên font

Để tìm kiếm nhanh một Font chữ mà bạn đã biết tên, bạn có thể gõ tên font vào ô font, khi đó chương trình sẽ tìm kiếm đến font có tên gần đúng nhất

Ví dụ: khi bạn gõ chữ A trong hộp tên font, Font chữ gần nhất là Arial sẽ được chọn

Thay đổi kích thước chữ:

Tại thẻ Home, nhóm Font, click vào mũi tên kế bên hộp kích thước chữ

Trong menu đổ xuống, chọn kích thước chữ bạn muốn

Lưu ý: nếu kích thước chữ bạn muốn không có trong danh sách (13, 15, 17, …) thì bạn có thể gõ

số trực tiếp vào ô kích thước chữ

5 Thay đổi góc nhìn văn bản

Bạn có thể thay đổi kích thước góc nhìn để quan sát văn bản

trực quan hơn thực hiện theo 2 cách:

C1: Chọn thẻ View, trong nhóm Zoom, để tăng/giảm góc

nhìn bạn click vào nút Zoom

Trong cửa sổ Zoom, bạn có thể chọn kích thước trang nhìn dựa theo nhóm số mặc định (200%, 100%, 75%)

Hoặc thay đổi số trong nhóm số tùy chọn  Click OK để hoàn tất

C2: Thay đổi nhanh kích thước trang nhìn bằng thanh công cụ ở góc dưới phải của trang văn bản

Trong đó, bạn click nút dấu “-” để giảm , Click nút dấu “+” để tăng kích thước trang nhìn

6 Tìm kiếm và thay thế

Đối với văn bản có nhiều trang, việc tìm kiếm 1 từ/cụm từ trở nên khó khăn, khi đó bạn có thể dùng chức năng tìm kiếm của chương trình Word để cho ra kết quả nhanh và chính xác hơn

Để sử dụng chức năng tìm kiếm, bạn phải mở cửa sổ navigation

Pane

Cửa sổ Navigation sẽ xuất hiện bên trái màn hình, gõ từ

bạn muốn tìm kiếm vào ô search

Nếu có từ giống với từ trong ô Search, kết quả sẽ được

hiển thị bên dưới

Khi đó bạn có thể click vào các kết quả tìm được để di

chuyển đến vị trí của từ tìm thấy

Đồng thời các từ trong văn bản tìm được sẽ được đánh

dấu Hightlight để bạn dễ quan sát

Để sử dụng chức năng thay thế, tại cửa sổ Navigation, click vào nút mũi tên kế bên ô search

Trong menu đổ xuống, click chuột vào chức năng Replace

Tại Tab Home, nhóm Font, Click vào biểu

tượng Bold hoặc phím tắt Ctrl + B

Nếu bạn muốn bỏ in đậm đoạn text thì chọn

đoạn text đã in đậm rồi nhấn vào biểu tượng hoặc phím tắt Ctrl + B như trên

In nghiêng: Nhấn vào biểu tượng hoặc phím tắt Ctrl + I

Gạch dưới: Nhấn vào biểu tượng hoặc phím tắt Ctrl + U

Đổi màu chữ:

Tab Home  Click vào biểu tượng trong nhóm Font

Kích thước chữ: Chọn kích thước font chữ trong ô hoặc có

thể gõ kích thước tùy ý vào ô Font size này

- Hoặc bạn có thể nhấn nút Grow Font (phím tắt Ctrl + [) để tăng kích cỡ chữ, nhấn

nút Shrink Font (phím tắt Ctrl + ])

Font chữ: Chọn Font chữ trong ô

- Có thể gõ trực tiếp tên kiểu chữ vào ô để Word tìm kiếm nhanh hơn

Đánh dấu đoạn văn: Click vào biểu tượng Hightlight để tạo màu đánh dấu

- Để bỏ đánh đấu, bạn chọn mục No Color

Canh lề đoạn văn:

Tại tab Home, nhóm Paragraph click vào biểu tượng “Allign Text Left” (phím tắt Ctrl +

L) để canh lề trái, (phím tắt Ctrl + E) để canh giữa, (Phím tắt Ctrl + R) để canh lề

phải, (Phím tắt Ctrl + J) để canh đều 2 bên lề

Thụt lề đoạn văn :

C1: Tại Tab home, nhóm Paragraph, Click vào biểu tượng Dialog Box launcher

Chọn tab Indents and Spacing  mục Special:

- Chọn First Line để thụt dòng đầu tiên của

đoạn

- Chọn Hanging để thụt dòng toàn bộ trừ

dòng đầu tiên của đoạn

- Tại mục By: Nhập vào khoảng cách thụt

dòng (mặc định là 0.5 inch)

C2: Di chuyển công cụ thụt lề trên thanh Ruler

Thay đổi khoảng cách dòng trong đoạn văn bản

Trong hộp thoại Paragraph  tab Indents and Spacing  Tại mục Line spacing  Chọn khoảng

cách giữa các dòng trong một đoạn văn bản

- Single: Tạo khoảng cách dòng đơn, khoảng cách

này tùy thuộc vào Font chữ đang dùng

- 1.5 lines: Tạo khoảng cách gấp 1.5 lần so với

Single

- Double: Tạo khoảng cách gấp 2 lần so với Single

- At least: Xác lập khoảng cách dòng tối thiểu cần

thiết để phù hợp với Font hoặc đồ họa lớn nhất

trên dòng

- Exactly: Cố định khoảng cách dòng và Word sẽ

không điều chỉnh nếu sau đó bạn tăng hoặc giảm

cỡ chữ

- Multiple: Xác lập khoảng cách dòng tăng hoặc

giảm theo tỉ lệ % so với dòng đơn mà bạn chỉ định tại mục At

Thay đổi khoảng cách dòng giữa các đoạn văn bản

Trong hộp thoại Paragraph  tab Indents and Spacing Spacing

- Before: Khoảng cách giữa đoạn văn bản được chọn so với đoạn văn bản phía trên

- After: Khoảng cách giữa đoạn văn bản được chọn so với đoạn văn bản phía dưới

Chỉ số trên (Superscript): Tại tab Home, nhóm Font, click vào biểu tượng Superscript (hoặc phím tắt Ctrl + Shift + +)

Chỉ số dưới (Subscript): click vào biểu tượng Subscript (phím tắt Ctrl + =)

2 Dùng Gạch đầu dòng

Bullets:Là các ký tự đầu mỗi đoạn văn

Tại tab Home, nhóm Paragraph  click vào mũi tên của biểu tượng

Bullets

- Để tắt Bullets bạn chọn None

- Để tạo mới một Bullets, bạn click vào chức năng Define New Bullet…

Numbering: Các ký tự đầu mỗi đoạn văn là các chữ số

- Bạn có thể đặt lại hệ thống số bằng chức năng Set Numbering

Value…

- Chọn Start new list để bắt đầu danh sách mới

- Chọn Continue from previou list để đánh số tiếp theo trong

danh sách trước

- Đặt giá trị bạn muốn vào ô Set value to

3 Tab Stop

Định điểm dừng mỗi khi nhấn phím Tab

Nằm ở góc trên của thanh Ruler

Có 5 loại Tab

Tab trái: Đoạn Text sẽ chạy sang trái khi bạn nhập liệu

Tab giữa: Đoạn Text sẽ nằm giữa vị trí đặt Tab

Tab phải: Đoạn Text sẽ chạy sang trái tính từ vị trí đặt

Tab

Tab thập phân: Những dấu chấm phân cách thập phân sẽ

nằm trên cùng một vị trí

Bar Tab: Chèn thanh chắn tại vị trí đặt Tab

Để thay đổi Tab: click vào biểu tượng Tab

Để đặt Tab: Click vào vị trí muốn đặt Tab trên thanh Ruler

Canh chỉnh Tab:

Double Click vào bất kỳ điểm dừng Tab nào trên thanh Ruler để mở cửa sổ Tabs

- Tab stop position: Tọa độ điểm dừng Tab

- Default tab stops: Khoảng cách mặc định của Tab, thường là 0.5 inch

- Alignment: Xác định kiểu Tab (Trái, giữa, phải, thập phân, Bar)

- Leader: Thiết đặt dấu nối giữa các Tab (1:khoảng trắng, 2: chấm, 3: gạch ngang, 4: gạch dưới)

- Set: Đặt điểm dừng Tab mới

- Clear: Xóa điểm Tab đang chọn

- Clear All: Xóa tất cả các điểm dừng Tab

4 Kẻ khung/ Tô mầu

Tạo khung/đường viền trang trí

cho đoạn/trang văn bản

- Tại tab Home, nhóm

Paragraph  click vào

biểu tượng Border để kẻ

khung

- Bạn có thể sử dụng chức

năng Borders and

Shading để tùy biến khung

Chọn tab Border để Kẻ khung đoạn văn bản

- Settings: Chọn loại khung

- None: không kẻ khung

- Box: kẻ khung theo hình chữ nhật

- Shadow: Như Box và thêm hiệu ứng tạo

bóng

- 3-D: như Box và có thêm hiệu ứng 3-D

- Custom: Tùy chỉnh kẻ các kiểu đường nét

khác nhau trong một khung

- Styles: Tùy chỉnh các kiểu đường nét của

khung

- Color: Chọn màu sắc cho khung

- Width: Tùy chỉnh độ rộng của đường nét kẻ khung

- Apply to: Tùy chỉnh kẻ khung cho Text hoặc cho cả đoạn văn

Chọn tab Page Border để Kẻ khung cho toàn bộ trang văn bản

- Art: Đường viền trang trí nghệ thuật

- Apply to:

 Whole Document: Toàn bộ văn bản

 This Section: Toàn bộ Section đang chọn

 This Section-First page only: Chỉ trang đầu tiên của Section

 This Section-All except first page: toàn bộ trang trừ trang đầu tiên của Section

Chọn thẻ Shading để tô màu cho văn bản được chọn

- Fill: Chọn màu muốn tô

- Styles: Kiểu hoa văn/màu nền trang trí cho đoạn văn (Clear để xóa hoa văn trang trí)

- Color: Màu sắc của hoa văn trang trí

Tô màu nhanh cho đoạn văn đang chọn bằng cách click vào biểu tượng Shading tại tab

Home, nhóm Paragraph

5 Drop cap

Tại tab Insert, nhóm Text  Click vào biểu tượng Drop cap

- Một thanh menu đổ xuống để bạn chọn kiểu Drop cap, bạn nhấn

vào dòng Dropped/In margin để hoàn tất

- Có 2 chế độ Drop cap:

 Dropped: Tạo chữ Drop với độ lớn bằng số dòng được điều

chỉnh trước

 In margin: Tạo chữ Drop có độ lớn bằng số dòng của đoạn văn bản được chọn

- Để bỏ chế độ Drop, bạn chỉ việc chọn None

- Để có thể tùy biến chữ Drop, bạn chọn lệnh Drop Cap Options… trên thanh menu đổ

xuống

Tùy biến Drop cap

- Khi chọn lệnh Drop Cap Options…, cửa sổ Drop Cap hiện

 Font: Thay đổi font chữ Drop

 Lines to drop: Khi bạn chọn kiểu Dropped, bạn có thể gõ số dòng mà Chữ Drop sẽ

lớn (mặc định là 3 dòng)

 Distance from text: Khoảng cách giữa chữ Drop đến chữ cái tiếp theo trong đoạn

văn

6 Tạo cột (Column)

Để phân chia đoạn văn bản ra nhiều cột, tại tab Pape Layout, nhóm Page

Setup, Click vào biểu tượng Columns

- Một menu đổ xuống, click vào loại cột muốn chia

- Bạn có thể tùy biến chia cột bằng chức năng

- Tại hộp thoại Columns:

 Nhóm Presets: Tùy chỉnh chia cột theo các mẫu sẵn có

 Number of columns: Gõ số cột bạn muốn chia

 Line between: Tạo đường gạch giữa khoảng trống của các cột

 Equal column width: Tạo các cột có độ rộng bằng nhau

 Width: Điều chỉnh độ rộng của cột

 Spacing: Tăng/giảm khoảng cách các cột

- Header/Footer sẽ được tạo ra khi bắt đầu một trang mới

- Chỉ cần phải gõ lại nội dung của một trang đầu tiên

- Tách biệt rõ ràng với phần nội dung

- Sử dụng Header & Footer

 Tại tab Insert, nhóm Hearder & Footer, click vào

biểu tượng Header

 Menu Header đổ xuống để bạn chọn kiểu Header

 Gõ nội dung bạn muốn

 Double Click vào phần thân văn bản để đóng chức

năng Header

 Hoặc bạn có thể Double Click vào phần trên văn bản để bắt đầu tùy chỉnh Header

 Để bỏ Header bạn chọn mục Remove Hearder

Tùy chỉnh Header

Khi tạo một Header/Footer, Tab Design sẽ được tạo ra trên thanh Ribbon

Nhóm Insert: Chèn thêm các đối tượng khác

 Date & Time: Ngày tháng

 Quick Parts: Các phần khác

 Picture: Tranh ảnh

 Clip Art: Các hình nghệ thuật

Thực chất, việc chèn đối tượng trong Header/Footer cũng giống như việc chèn đối tượng trong văn bản

Nhóm Navigation: Di chuyển nhanh đến một Header/Footer khác trong văn bản

 Go to Header: Di chuyển từ Footer lên Header của một trang

 Go to Footer: Di chuyển từ Header xuống Footer của một trang

 Previous: Di chuyển lên Header/Footer của trang

trước

 Next: Di chuyển xuống Header/Footer của trang

tiếp theo

Nhóm options:

 Different First Page: Không sử dụng

Header/Footer cho trang đầu tiên của văn bản

 Different Odd & Even Pages: Áp dụng

Header/Footer khác nhau cho các trang chẵn/lẻ

Khi chọn Different Odd & Even Pages, bạn phải thiết đặt Header/Footer cho trang chẵn

và Header/Footer cho trang lẻ

 Show Document Text: Ẩn/hiện nội dung văn bản khi đang tùy chỉnh Header/Footer

Nhóm Posotion: Tùy chỉnh khoảng cách canh lề của Header/Footer so với các biên của trang văn bản

- Header from Top: Tăng/giảm khoảng cách của Header so với lề

trên

- Footer from Bottom: Khoảng cách của Footer so với lề dưới

- Insert Alignment Tab: Chèn tab tại vị trí đặt dấu nháy

- Để canh lề cho văn bản: Tại tab Page Layout, nhóm Page

Setup, click vào biểu tượng Margins, trên thanh menu đổ

xuống, chọn kiểu canh lề phù hợp

- Nếu không có kiểu lề nào đúng yêu cầu, bạn có thể chọn

chức năng Custom Margins… để canh lề theo ý muốn

- Ngoài ra bạn còn có thể click vào biểu tượng Dialog Box

Launcher tại thẻ Home nhóm Page Setup để mở cửa sổ

Page Setup

Tại hộp thoại Page Setup:

- Chọn tab Margins: Để điều chỉnh lề trang văn bản, bạn

thay đổi thông số trong các mục:

 Top: Lề trên

 Bottom: Lề dưới

 Left: Lề trái

 Right: Lề phải

 Gutter: Khoảng cách gáy sách

 Gutter position: Vị trí gáy sách

 Để định hướng chiều của văn bản chọn

 Portrait: Định dạng khổ giấy đứng

 Landscape: Định dạng khổ giấy

- Để điều chỉnh khổ giấy của văn bản, Tại hộp

thoại Page setup, chọn tab Paper

 Click vào mũi tên trong mục Paper size

 Chọn khổ giấy phù hợp với mục đích sử

dụng

 Sau khi chọn khổ giấy, độ rộng và chiều

cao của khổ giấy sẽ được hiển thị trong mục Width và Height

 Nếu không có khổ giấy nào phù hợp với

yêu cầu, bạn có thể gõ kích thước khổ giấy vào mục Width và Height (đơn vị tính inch)

 Nhấn OK để hoàn tất

9 Định dạng Style

- Style: Là các kiểu chữ được định dạng sẵn

- Làm văn bản trở nên nhất quán và trực quan hơn

- Thường được dùng để làm mục lục tự động

- Tại Tab Home, nhóm Style, chọn kiểu Style bạn muốn

- Click vào nút mũi tên cạnh bên ô Quick Style để hiển thị

những kiểu Style khác

- Để tạo một kiểu Style mới, click vào nút

Dialog Box Launcher trong nhóm Style

Tại hộp thoại Styles, click vào nút new style

- Trong cửa sổ Create New Style from formatting

 Gõ tên Syle trong mục Name

 Chọn kiểu Style (Thông thường là Paragraph)

 Chọn kiểu điều chỉnh khoảng cách style trong mục Style based on

 Chọn kiểu Style được áp dụng cho đoạn văn bản trong mục Style for following paragraph

 Nhấn OK để hoàn tất

Ngoài ra bạn có thể tạo nhanh Style

- Chọn từ/cụm từ bạn muốn lấy định dạng

- Click vào nút mũi tên cạnh ô Quick Style

- Trong thanh Menu đổ xuống, chọn Save Selection as a

New Quick Style…

- Tại cửa sổ Create New Style from Formatting

 Gõ tên Style vào ô Name

 Nhấn nút OK để hoàn tất

BÀI THỰC HÀNH SỐ 3

1 Sử dụng và điều chỉnh Bảng

2 Tạo/điều chỉnh Picture và ClipArt

3 Tạo/điều chỉnh Shapes và Text Box, SmartArt

4 Tạo/điều chỉnh đối tượng WordArt

5 Công thức toán học (Equation)

Hướng dẫn:

1 Sử dụng và điều chỉnh Bảng

Tạo bảng:

- Tại tab Insert, nhóm Tables, Click vào nút Table

- Di chuyển Chuột vào vùng Insert Table để chọn số hàng và

số cột của bảng

- Hoặc bạn có thể dùng chức năng Insert Table… để mở cửa

sổ tạo bảng

 Trong cửa sổ Insert Table

- Gõ số cột của bảng ở mục Number of columns

- Gõ số hàng của bảng ở mục Number of rows

- Điều chỉnh độ rộng của các cột tại mục Fixed column width