Chuyên đề chuyên sâu quản lý hồ sơ hưởng bảo hiểm xã hội

Hồ sơ hưởng BHXH Hồ sơ bảo hiểm xã hội là những văn bản, tài liệu, các xác nhận kê khai liên quan đến quá trình làm việc có đóng bảo hiểm xã hội của người lao động để làm căn cứ thực hiệ

LỜI MỞ ĐẦU

Bảo hiểm xã hội là một chính sách lớn của Đảng và Nhà nước đối với người lao động nhằm từng bước mở rộng và nâng cao đảm bảo vật chất, góp phần ổn định đời sống cho người lao động khi gặp rủi ro như bị ốm đau, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, thai sản, hết tuổi lao động, qua đời

Cùng với sự đổi mới của nền kinh tế đất nước trong thời gian vừa qua ,chính sách BHXH cũng được điều chỉnh, thay đổi để phối hợp với sự chuyển đổi của nền kinh tế đất nước, với nguyện vọng của người lao động Đẩy mạnh cải cách hành chính, nhất là về thủ tục hành chính, nhằm giảm thiểu thủ tục hồ sơ, giấy tờ

và những bước công việc không cần thiết, không phù hợp, tạo thuận tiện, nhanh chóng cho công dân và tổ chức có yêu cầu giải quyết chế độ BHXH, xét duyệt

hồ sơ cấp sổ, thẻ, phiếu khám chữa bệnh, chi trả lương hưu, trợ cấp BHXH và thanh toán chi phí khám chữa bệnh là một trong những mục tiêu cơ bản, chủ yếu và xuyên suốt trong chương trình cải cách hành chính của hệ thống BHXH Việt Nam hiện nay

Để làm rõ vấn đề này em đi đến lựa chọn nghiên cứu đề tài: “Chủ trương đẩy mạnh cải cách thủ tục hành chính của Chính phủ, của ngành BHXH với thủ tục giấy tờ như quy định hiện hành” làm chuyên đề quản lý hồ sơ của mình.

Ngoài phần mở đầu và kết luận chuyên đề được kết cấu thành 3 chương

như sau:

Chương I: Một số vấn đề về Hồ sơ hưởng bảo hiểm xã hội.

Chương II: Vai trò vị trí của Hồ sơ hưởng BHXH trong tổ chức bảo hiểm

xã hội

Chương III: Chủ trương đẩy mạnh cải cách thủ tục hành chính của Chính

phủ, của BHXH với thủ tục giấy tờ như quy định hiện hành

Lời kết: Mặc dù em đã rất cố gắng nghiên cứu nhưng do còn hạn chế về

trình độ kiến thức cũng như tài liệu tham khảo nên bài viết của của em không thể tránh khỏi những thiếu sót về nội dung cũng như hình thức, em rất mong nhận được sự xem xét, góp ý của thầy giáo và các bạn để bài viết của em hoàn

Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Phùng Bá Đề – Giảng viên Khoa Bảo hiểm – Trường Đại học Lao động – Xã hội đã trang bị cho em các kiến thức trong khi giảng dạy để em có thể hoàn thành bài viết này

Em xin chân thành cảm ơn thầy !!!

Sinh viên thực hiện Trang

Lê Thị Huyền Trang

CHƯƠNG I MỘT SỐ VẤN ĐỀ VỀ HỒ SƠ HƯỞNG BHXH

I Hồ sơ hưởng BHXH

1 Thế nào là hồ sơ

Hồ sơ là mọi tập tài liệu, giấy tờ có liên quan với nhau về một sự việc, một vấn đề hay một người, hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, của tổ chức xã hội hay cá nhân

2 Hồ sơ hưởng BHXH

Hồ sơ bảo hiểm xã hội là những văn bản, tài liệu, các xác nhận kê khai liên quan đến quá trình làm việc có đóng bảo hiểm xã hội của người lao động để làm căn cứ thực hiện chế độ BHXH đối với người lao động theo quy định của pháp luật

Hồ sơ BHXH được lập theo đúng trình tự thủ tục và đầy đủ căn cứ pháp

lý theo quy định cụ thể với từng loại chế độ BHXH Hồ sơ BHXH bao gồm hồ

sơ tham gia BHXH và hồ sơ hưởng BHXH

II Hồ sơ hưởng chế độ ốm đau, thai sản

1 Lao động nữ đi khám thai, sảy thai, nạo, hút thai hoặc thai chết lưu và người lao động thực hiện các biện pháp tránh thai thì hồ sơ hưởng gồm: (74)

- Sổ bảo hiểm xã hội (01 bản chính)

- Giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng bảo hiểm xã hội (mẫu số C65-HD) hoặc giấy ra viện (bản chính)

- Danh sách người lao động đề nghị hưởng chế độ thai sản do người sử dụng lao động lập (mẫu số C67a-HD, 03 bản chính)

2 Lao động nữ đang đóng bảo hiểm xã hội sinh con, hồ sơ gồm: (75, 76, 77)

- Sổ bảo hiểm xã hội (01 bản chính)

- Giấy chứng sinh hoặc giấy khai sinh của con (01 bản sao)

- Danh sách người lao động đề nghị hưởng chế độ thai sản do người sử dụng lao động lập (mẫu số C67a-HD, 03 bản chính)

Ngoài ra, nếu thuộc một trong các trường hợp sau thì hồ sơ có thêm:

- Lao động nữ làm nghề hoặc công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm; làm việc theo chế độ ba ca; làm việc thường xuyên ở nơi có phụ cấp khu vực hệ

số từ 0,7 trở lên thì có thêm giấy xác nhận của người sử dụng lao động về điều kiện làm việc của người lao động (01 bản chính)

- Lao động nữ là người tàn tật, người bị tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp hoặc là thương binh, hoặc người hưởng chính sách như thương binh có

tỷ lệ thương tật từ 21% trở lên thì có thêm Giấy chứng nhận thương tật hoặc biên bản của Hội đồng Giám định y khoa (01 bản sao)

3 Người lao động đang đóng bảo hiểm xã hội nhận nuôi con nuôi dưới 4 tháng tuổi, hồ sơ gồm: (78)

- Sổ bảo hiểm xã hội (01 bản chính)

- Giấy chứng sinh hoặc giấy khai sinh của con (01 bản sao)

- Hồ sơ nhận nuôi con nuôi theo quy định của pháp luật (01 bản sao)

- Giấy xác nhận của người sử dụng lao động về nghỉ việc để nuôi con nuôi (01 bản chính)

- Danh sách người lao động đề nghị hưởng chế độ thai sản do người sử dụng lao động lập (mẫu số C67a-HD, 03 bản chính)

4 Người lao động nữ sinh con mà sau khi sinh, con bị chết,

hồ sơ gồm: (79)

- Sổ bảo hiểm xã hội (01 bản chính)

- Giấy chứng sinh hoặc giấy khai sinh của con (01 bản sao)

- Giấy chứng tử của con (01 bản sao)

- Danh sách người lao động đề nghị hưởng chế độ thai sản do người sử dụng lao động lập (mẫu số C67a-HD, 03 bản chính)

5 Trường hợp sau khi sinh con người mẹ chết, người cha hoặc người trực tiếp nuôi dưỡng được hưởng trợ cấp đến khi con đủ 4 tháng tuổi: (80, 81, 82)

a) Trường hợp cả cha và mẹ đều tham gia bảo hiểm xã hội, hồ sơ gồm:

- Sổ bảo hiểm xã hội của người mẹ (01 bản chính)

- Sổ bảo hiểm xã hội của người cha (01 bản chính)

- Giấy chứng sinh hoặc giấy khai sinh của con (01 bản sao)

- Giấy chứng tử của người mẹ (01 bản sao)

- Giấy xác nhận của người sử dụng lao động về người cha nghỉ việc để nuôi con ( 01 bản chính)

- Danh sách người lao động đề nghị hưởng chế độ thai sản do người sử dụng lao động lập (mẫu số C67a-HD, 03 bản chính)

b) Trường hợp chỉ có người mẹ tham gia bảo hiểm xã hội, hồ sơ gồm:

- Sổ bảo hiểm xã hội của người mẹ (01 bản chính)

- Giấy chứng sinh hoặc giấy khai sinh của con (01 bản sao)

- Giấy chứng tử của người mẹ (01 bản sao)

- Đơn của người cha hoặc người trực tiếp nuôi dưỡng nuôi con (01 bản chính)

- Danh sách người lao động đề nghị hưởng chế độ thai sản do người sử dụng lao động lập (mẫu số C67a-HD, 03 bản chính)

c) Trường hợp chỉ có người cha tham gia bảo hiểm xã hội, hồ sơ gồm:

- Sổ bảo hiểm xã hội của người cha (01 bản chính)

- Giấy chứng sinh hoặc giấy khai sinh của con (01 bản sao)

- Giấy chứng tử của người mẹ (01 bản sao)

- Giấy xác nhận của người sử dụng lao động về người cha nghỉ việc để nuôi con ( 01 bản chính)

- Danh sách người lao động đề nghị hưởng chế độ thai sản do người sử dụng lao động lập (mẫu số C67a-HD, 03 bản chính)

6 Người lao động thôi việc trước thời điểm sinh con hoặc nhận con nuôi dưới 4 tháng tuổi, hồ sơ gồm:

- Sổ bảo hiểm xã hội (01 bản chính)

- Giấy chứng sinh hoặc giấy khai sinh của con (01 bản sao)

- Đơn đề nghị giải quyết chế độ thai sản ( 01 bản)

Đối với người lao động nhận con nuôi thì có thêm hồ sơ nhận con nuôi theo quy định của pháp luật (01 bản sao)

CHƯƠNG II VAI TRÒ VỊ TRÍ CỦA HỒ SƠ HƯỞNG BHXH TRONG TỔ

CHỨC THỰC HIỆN BẢO HIỂM XÃ HỘI

Nước ta đã xây dựng và thực hiện chính sách BHXH cho NLĐ trên 40 năm nay và đã đạt được những kết quả to lớn trong việc làm ổn đinh đới sống cho hàng chục triệu NLĐ và gia đình họ trong các trường hợp ốm đau, thai snr, TNLĐ, mất sức lao động, hưu trí và tử tuất Với kết quả đó, chính sách BHXH

đã góp phần tích cực động viên cán bộ công nhân viên chức Nhà nước, lực lượng vũ trang và NLĐ tham gia chiến đấu, lao động sản xuất trong sự nghiệp bảo vệ Tổ quốc và phát triển kinh tế - xã hội

Để thực hiện đúng các chế độ BHXH thì hồ sơ hưởng BHXH có vai trò hết sức quan trọng Vai trò đó được thể hiện qua các nội dung sau:

- Hồ sơ hưởng BHXH là cơ sở pháp lý để thực hiện các chế độ BHXH Ví

dụ để có thể tính được trợ cấp ốm đau người cán bộ BHXH phải biết được mức tiền lương hoặc tiền công đóng BHXH của tháng liền kề, thời gian đóng BHXH, điều kiện làm việc của đối tượng trước khi nghỉ ốm

- Hồ sơ hưởng BHXH là cơ sở pháp lý để giải quyết tranh chấp về BHXH (khiếu nại, tố cáo…) Để có thể giải quyết được nhanh chóng những tranh chấp thì tranh tra của BHXH hoặc cơ quan thực thi pháp luật có thẩm quyền trước hết phải thu thập hồ sơ (hồ sơ gốc), tài liệu có liên quan, đối chiếu với các văn bản qui phạm pháp luật hiện hành, từ đó mới đưa ra các kết luận, giải quyết vấn đề

- Hồ sơ BHXH còn là cơ sở để điều chỉnh trợ cấp BHXH, lương hưu cho các đối tượng đang hưởng BHXH giữa các thời kỳ

Ngoài ra hồ sơ hưởng BHXH còn là cơ sở để giải quyết một số chính sách

xã hội khác như: Chính sách người có công, chính sách nhà đất cho cán bộ công nhân viên đã nghỉ việc hưởng chế độ BHXH, đồng thời các thông số từ hồ sơ hưởng BHXH còn giúp cho việc nghiên cứu, bổ sung, sửa đổi và hoạch định chính sách BHXH phù hợp với hiện tại và phát triển của BHXH trong tương lai

Với vai trò quan trọng của hồ sơ hưởng BHXH như vậy, đặt ra một số yêu cầu cụ thể đối với công tác quản lý hồ sơ như sau:

- Đảm bảo cho mọi đối tượng đang hưởng BHXH phải có hồ sơ, với những hồ sơ chưa hoàn chỉnh phải được bổ sung đầy đủ, hợp lệ

- Việc quản lý và lưu trữ hồ sơ phải đảm bảo được tính thống nhất trong toàn ngành

- Hồ sơ phải được lưu trữ một cách khoa học và thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý, lưu trữ hồ sơ góp phần quản lý ngày một tốt hơn các mặt hoạt động của ngành

- Đảm bảo được độ bền cho hồ sơ trong suốt thời gian hồ sơ còn hiệu lực, thực hiện kịp thời việc hủy hồ sơ đối với hồ sơ hết hiệu lực

CHƯƠNG III CHỦ TRƯƠNG ĐẨY MẠNH CẢI CÁCH THỦ TỤC HÀNH CHÍNH CỦA CHÍNH PHỦ, CỦA NGÀNH BHXH VỚI THỦ

TỤC GIẤY TỜ NHƯ QUY ĐỊNH HIỆN HÀNH

Tích cực cải cách hành chính trong thực hiện chính sách BHXH

Thực hiện Luật BHXH, Luật BHYT, số lượng đối tượng tham gia và thụ hưởng BHXH, BHYT tại Thái Bình ngày càng đông, lượng công việc cơ quan Bảo hiểm xã hội phải giải quyết ngày càng lớn Từ yêu cầu thực tiễn, Bảo hiểm

xã hội đã tích cực đẩy mạnh cải cách hành chính nhằm nâng cao hiệu quả việc thực hiện chính sách BHXH trên địa bàn tỉnh

Tập trung vào ba lĩnh vực: cải cách thể chế hành chính, cải cách tổ chức bộ máy, cải cách tài chính công, Bảo hiểm xã hội chỉ đạo các phòng chuyên môn và Bảo hiểm xã hội các huyện, thành phố thực hiện nhiều giải pháp cho hoạt động này Tăng cường công tác chỉ đạo, điều hành, phối hợp giữa các đơn vị trong giải quyết công việc chuyên môn, ngành cũng tích cực phối hợp với các sở, ban, ngành liên quan, với đơn vị sử dụng lao động để thực hiện chính sách BHXH Theo chỉ đạo của UBND tỉnh và Bảo hiểm xã hội Việt Nam, Bảo hiểm xã hội tỉnh tiếp tục duy trì thực hiện cơ chế một cửa để giao dịch trực tiếp với đơn

vị, doanh nghiệp và người lao động Tại đây, các thủ tục hành chính được niêm yết công khai, tạo điều kiện thuận lợi cho đối tượng nắm bắt thông tin, giám sát trực tiếp các hoạt động giao dịch

Tháng 2/2011, cơ quan Bảo hiểm xã hội triển khai tổ chức làm việc vào sáng thứ 7 hàng tuần để tiếp nhận hồ sơ và giải quyết chế độ chính sách cho người lao động Đến nay, các ngày làm việc thứ 7 đã tiếp 53 lượt người đến giao dịch với số lượng 78 hồ sơ

Quán triệt phương châm “chuyển đổi phong cách hành chính sang tác

phong phục vụ”, Bảo hiểm xã hội cũng tăng cường đào tạo, bố trí cán bộ các

phòng chuyên môn phối hợp giao nhận hồ sơ tại bộ phận một cửa nhằm nâng cao hiệu quả làm việc của bộ phận này, tránh gây ùn tắc khi đối tượng đến nộp

hồ sơ đông Hầu hết các hồ sơ đều được xử lý, giải quyết nhanh chóng chính xác, giao trả đối tượng đúng hẹn Đặc biệt, BHXH tỉnh cũng chỉ đạo triển khai phòng một cửa, thực hiện cải cách hành chính theo hướng phân cấp, phân quyền cho BHXH các huyện, thành phố

Hiện nay, việc tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết các chế độ, chính sách BHXH, BHYT, công tác cấp sổ BHXH, cấp thẻ BHXH, BHYT đều được thực hiện tại BHXH huyện, thành phố Cách làm này đã giảm bớt được thời gian, công sức đi lại của các đơn vị doanh nghiệp, người lao động và nhân dân, đồng thời tạo sự chủ động trong hoạt động của các đơn vị

Trong cải cách tổ chức bộ máy, BHXH đã kiện toàn tổ chức bộ máy và không ngừng nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, viên chức Với việc phát động cán bộ công chức trong ngành tăng cường nghiên cứu, nắm bắt chính sách BHXH, BHYT để nâng cao trình độ chuyên môn, nâng cao tinh thần trách nhiệm được giao, cơ quan Bảo hiểm xã hội tỉnh cũng tăng cường đầu tư cho cán

bộ học tập, nâng cao trình độ nghiệp vụ đồng thời quan tâm đổi mới tác phong, giao tiếp của cán bộ, quan tâm xây dựng nếp sống văn hóa, văn minh công sở trong ngành BHXH

Xác định công nghệ thông tin là yếu tố quan trọng trong thực hiện cải cách hành chính, Bảo hiểm xã hội đã chủ động đào tạo, nâng cao trình độ tin học cho cán bộ để vận hành các chương trình phần mềm như cấp và quản lý thẻ BHYT, xét duyệt các chế độ BHXH dài hạn, ốm đau, thai sản, dưỡng sức, quản lý chi trả lương hưu và trợ cấp BHXH hàng tháng, thanh toán viện phí, tiếp nhận hồ

sơ, quản lý thu BHXH, kế toán, cấp và quản lý thẻ BHYT tự nguyện

Bảo hiểm xã hội các huyện, thành phố cũng triển khai phần mềm thanh toán viện phí, quản lý thu và kế toán Bên cạnh đó, toàn ngành cũng tích cực thực hiện các quy chế tài chính do Bảo hiểm xã hội Việt Nam quy định, quản lý chi phí hành chính góp phần thực hành tiết kiệm, chống lãng phí, mua sắm trang thiết bị, phương tiện làm việc cho cán bộ công chức tạo điều kiện nâng cao năng suất, chất lượng và hiệu quả sử dụng tài chính công

Việc đẩy mạnh cải cách hành chính trong ngành đã mang lại hiệu quả thiết thực 6 tháng đầu năm nay, đối tượng tham gia BHXH, BHYT tăng, chất lượng công tác phục vụ được nâng cao, các chế độ BHXH, BHYT, bảo hiểm thất nghiệp của đối tượng được bảo đảm kịp thời theo đúng quy định, đơn thư, kiến nghị giảm

Để tiếp tục thực hiện tốt công tác cải cách hành chính, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý, thực hiện chính sách BHXH, các nhiệm vụ đang được Bảo hiểm xã hội chỉ đạo thực hiện là tiếp tục đẩy mạnh công tác thông tin, tuyên truyền về Luật BHXH, Luật BHYT nhằm nâng cao nhận thức cho chủ sử dụng lao động, người lao động, tích cực mở rộng đối tượng tham gia BHXH, BHYT, bảo hiểm thất nghiệp, từng bước tiến tới mục tiêu BHXH cho mọi người lao động và BHYT toàn dân

Trong cải cách hành chính, Bảo hiểm xã hội tỉnh quan tâm đến nguyện vọng của các đối tượng BHXH, chú trọng xây dựng niềm tin đối với khách hàng, không gây khó khăn, phiền hà cho nhân dân khi đến giao dịch Bên cạnh

đó, ngành cũng tăng cường công tác thanh, kiểm tra trong nội bộ ngành, đối với các cơ quan, đơn vị sử dụng lao động và các cơ sở khám chữa bệnh BHYT nhằm phát hiện sớm và xử lý kịp thời những sai phạm trong thực hiện chính sách BHXH

KẾT LUẬN

Có thể nói 8 tháng qua phát huy những thành tích đã đạt được của các năm trước cùng với sự nỗ lực quyết tâm cao của tập thể lãnh đạo, cán bộ CCVC trong toàn ngành nhìn chung mọi kết quả hoạt động của ngành đã được nâng lên

rõ rệt Song nhiệm vụ nặng nề của năm 2011 đòi hỏi mỗi cán bộ, đảng viên, công chức, viên chức của ngành cần phải tập trung phấn đấu đó là: Tăng cường

kỷ cương kỷ luật hành chính, tích cực đẩy mạnh công tác cải cách hành chính trong việc thực hiện nhiệm vụ tiếp nhận và giải quyết chế độ BHXH, cho người tham gia đồng thời tăng cường công tác tuyên truyền Luật BHXH; Tích cực mở rộng đối tượng tham gia BHXH; Đảm bảo, thu đúng, thu đủ Toàn ngành chuẩn

bị tốt các điều kiện cần thiết để in, cấp thẻ BHYT năm 2012; Tăng cường công tác giám định BHYT để hạn chế mức thấp nhất việc lạm dụng quỹ KCB BHYT, phát triển tốt BHYT Học sinh BHXH tỉnh phát động phong trào thi đua nước rút cuối năm và tiến hành chấm điểm thi đua đối với các cá nhân, tập thể trong tất cả các mặt công tác để năm 2011 hoàn thành vượt mức các chỉ tiêu BHXH Việt Nam giao

Bên cạnh đó để đáp ứng nhu cầu về mặt quản lý, nhất là quản lý hồ sơ hưởng các chế độ BHXH theo hướng đơn giản, đầy đủ, thuận tiện, chính xác và nhanh chóng cần nghiên cứu để hoàn thiện quy định về hồ sơ và quy chế về xét duyệt và thẩm định hồ sơ hưởng BHXH

Nhìn chung, hồ sơ hưởng BHXH, quy trình giải quyết các chế độ BHXH hiện hành đã từng bước tạo điều kiện thuận lợi cho NLĐ và NSDLĐ trong thực hiện chế độ BHXH, tuy nhiên thủ tục hồ sơ còn rườm rà cần được nghiên cứu