Xây dựng hệ thống thông tin và triển khai thương mại điện tử trong công ty cổ phần kinh đô

Xây dựng hệ thống thông tin và triển khai thương mạiđiện tử trong công ty cổ phần Kinh Đô I/ Giới thiệu chung công ty cổ phần Kinh Đô 1/ Giới thiệu chung Công Ty Cổ Phần Kinh Đô sau đây

Xây dựng hệ thống thông tin và triển khai thương mại

điện tử trong công ty cổ phần Kinh Đô

I/ Giới thiệu chung công ty cổ phần Kinh Đô

1/ Giới thiệu chung

Công Ty Cổ Phần Kinh Đô (sau đây xin được gọi tắt là Kinh Đô) tiền thân là Công

ty TNHH Xây dựng và Chế biến thực phẩm Kinh Đô, được thành lập năm 1993 Những ngày đầu thành lập, công ty chỉ là một xưởng sản xuất nhỏ diện tích khoảng 100m2 với

70 công nhân và vốn đầu tư 1,4 tỉ đồng, chuyên sản xuất và kinh doanh bánh snack, một sản phẩm mới đối với người tiêu dùng trong nước

Năm 1994, công ty tăng vốn điều lệ lên 14 tỷ đồng và nhập dây chuyền sản xuất snack trị giá 750.000 USD từ Nhật Thành công của bánh snack Kinh Đô với giá rẻ, mùi

vị đặc trưng phù hợp với thị hiếu của người tiêu dùng trong nước đã trở thành bước đệm quan trọng cho sự phát triển không ngừng của Công ty Kinh Đô sau này

Năm 1999, công ty tăng vốn điều lệ lên 40 tỷ đồng, thành lập Trung tâm thương mại Savico Kinh Đô tại Quận 1, đánh dấu một bước phát triển mới của Kinh Đô sang các lĩnh vực kinh doanh khác ngoài bánh kẹo Công ty khai trương hệ thống Bakery đầu tiên,

mở đầu cho một chuỗi hệ thống của hàng bánh kẹo Kinh Đô từ Bắc vào Nam sau này Năm 2000, công ty tăng vốn điều lệ lên 51 tỷ đồng, mở rộng diện tích nhà xưởng lên hơn 40.000m2

Tháng 9/2002, Công Ty Cổ Phần Kinh Đô được thành lập với vốn điều lệ 150 tỷ đồng, trong đó Công ty TNHH Xây dựng và Chế biến thực phẩm Kinh Đô góp 50 tỷ đồng

Ngày 12/12/2005, 25 triệu cổ phiếu KDC của Kinh Đô chính thức giao dịch lần đầu tại Trung tâm GDCK TP Hồ Chí Minh

Tháng 07/2006, Công ty Cổ Phần Kinh Đô và Tập đoàn thực phẩm hàng đầu thế giới Cadbury Schweppes chính thức ký kết thỏa thuận hợp tác kinh doanh Đây là bước chuẩn bị sẵn sàng của Kinh Đô khi Việt Nam tham gia vào kinh tế khu vực trong khuôn khổ ASEAN (AFTA) và Tổ chức Thương mại Thế giới – WTO

Tháng 02/2007, Kinh Đô và Ngân hàng TMCP XNK Việt Nam (VietNam

Eximbank) ký kết biên bản thỏa thuận hợp tác chiến lược

Sau 16 năm hoạt động và phát triển, quy mô vốn và quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh không ngừng tăng trưởng và đến nay Kinh Đô đã trở thành doanh nghiệp sản xuất bánh kẹo hàng đầu ở Việt Nam

2/ Tình hình sản xuất kinh doanh

Kết thúc năm 2011, Kinh Đô đạt 4247 tỷ đồng doanh thu thuẩn, tăng 32,6% so với cùng kỳ năm 2010, nhờ vào cả 2 yếu tố là sản lượng bán hàng tăng và giá một số sản phẩm tăng nhẹ Lợi nhuận gộp cuối năm 2011 so với 2010 đạt 1673 tỷ đồng, tăng 33,8

% Tỷ suất lợi nhuận trên vốn sở hữu là 0,51 và tỷ suất vay nợ trên vốn đạt 0,26x Nhìn chung, tình hình sản xuất kinh doanh tại công ty cổ phần Kinh Đô là khá thuận lợi

3/ Phân tích thực trạng quản trị ERP tại Kinh Đô.

Cuối năm 2003, Công Ty Cổ Phần Kinh Đô chính thức áp dụng hệ thống ERP phục vụ cho công tác quản trị Chức năng của phần mềm như sau:

Quản trị mua hàng

 Lập và duyệt yêu cầu mua hàng

 Hỗ trợ lựa chọn nhà cung cấp và lập đơn đặt hàng

 Ghi nhận, theo dõi và kiểm soát toàn bộ việc thực hiện quy trình mua hàng, trả hàng cho nhà cung cấp

 Theo dõi tiến độ thực hiện của đơn hàng

 Theo dõi thời gian và địa điểm giao hàng

 Phân tích biến động giá mua qua từng thời kỳ

 Thống kê doanh số mua hàng chi tiết theo nhóm hàng, mặt hàng, nhà cung cấp

Quản trị bán hàng

 Ghi nhận, theo dõi và kiểm soát toàn bộ việc thực hiện quy trình bán hàng, trả hàng của nhà phân phối

 Thiết lập chính sách giá bán, chiết khấu, khuyến mại

 Kiểm soát hạn mức công nợ cho phép khi bán hàng

 Báo cáo doanh số bán hàng chi tiết theo từng mặt hàng, nhóm hàng, từng nhà phân phối, từng khu vực, nhân viên kinh doanh,…

Quản trị kho hàng

 Ghi nhận, theo dõi và kiểm soát toàn bộ việc thực hiện quy trình nhập, xuất, điều chuyển kho

 Kiểm soát định mức hàng tồn kho

 Quản lý hàng tồn kho theo từng mặt hàng, nhóm hàng, lô hàng

 Phân tích tuổi hàng tồn kho

 Xác định giá trị xuất kho theo nhiều phương pháp tính khác nhau (bình quân gia quyền, FIFO, LIFO, thực tế đích danh,…)

 Báo cáo nhập - xuất - tồn kho, sổ chi tiết vật tư, thẻ kho,…

Quản trị công cụ, dụng cụ và tài sản cố định

 Ghi nhận, theo dõi và kiểm soát toàn bộ quy trình quản lý tài sản cố định và công

cụ, dụng cụ

 Theo dõi và thực hiện tính toán khấu hao tài sản cố định

 Thiết lập các tiêu thức và đối tượng phân bổ chi phí

 Thống kê, theo dõi việc điều chuyển và quản lý công cụ dụng cụ, tài sản cố định giữa các bộ phận

 Thực hiện và kiểm soát việc phân bổ chi phí công cụ, dụng cụ

Quản lý sản xuất

 Ghi nhận, kiểm soát quy trình lập kế hoạch sản xuất

 Hỗ trợ lập kế hoạch nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất

 Quản lý công thức sản xuất sản phẩm, quy trình sản xuất

 Theo dõi tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất và kiểm soát tiến độ sản xuất

 Kiểm soát chất lượng từ nguyên vật liệu đầu vào cho đến thành phẩm nhập kho, xuất bán

 Kiểm soát và phân tích giá thành sản phẩm

Quản lý nợ thu chi phải trả

 Ghi nhận, theo dõi và kiểm soát toàn bộ việc thực hiện quy trình quản lý công nợ

 Theo dõi chi tiết công nợ cho từng đối tượng, cho từng hoá đơn

 Kiểm soát việc thực hiện hạn mức công nợ

 Phân tích tuổi nợ, theo dõi tình hình thu hồi nợ, thanh toán nợ

 Lập kế hoạch thu nợ, thanh toán nợ

 Báo cáo về công nợ như bảng cân đối phát sinh công nợ, sổ chi tiết công nợ, biên bản đối chiếu công nợ,…

Quản lý vốn bằng tiền

 Hỗ trợ thực hiện lập kế hoạch thu, chi tiền

 Ghi nhận, theo dõi và kiểm soát toàn bộ việc thực hiện quy trình thu, chi tiền

 Hệ thống sổ sách, báo cáo: Sổ quỹ, sổ tiền gửi, sổ chi tiết tài khoản tiền,…

Kế toán tổng hợp

 Ghi nhận, theo dõi các định khoản kế toán

 Hỗ trợ thực hiện các nghiệp vụ điều chỉnh, phân bổ, kết chuyển,… dưới dạng các định khoản kế toán

 Hệ thống sổ sách, báo cáo tài chính: bảng cân đối số phát sinh, sổ cái chi tiết, bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ,

…

4, Phân tích thực trạng ERP tại công ty cổ phần Kinh Đô

a/ Cơ Hội

- Hệ thống cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin mạnh

- Đội ngũ cán bộ, nhân viên CNTT có trình độ cao

- Độ ngũ cán bộ, nhân viên trong các phòng ban chức năng khác có khả năng ứng dụng CNTT thành thạo

- Dữ liệu khách hàng luôn luôn được cập nhật nên khả năng chăm sóc khách hàng rất tốt

b/ Điểm yếu

- Sản phẩm thông dụng nên khách hàng ít phải tìm hiểu qua các phương tiện thông tin

- Cơ sở hạ tầng trang thiết bị vẫn còn lạc hậu so với các doanh nghiệp nước ngoài

c/ Cơ hội

- Ngành công nghệ thông tin và Internet đang có những bước phát triển rất mạnh, đặc biệt

là các trang mạng xã hội Cơ hội quảng bá, tìm kiếm khách hàng trên thị trường thế giới với mức thanh toán hấp dẫn đang mở ra cho Kinh Đô

d/ Thách thức

- Công nghệ thông tin phát triển nhanh chóng đòi hỏi phải có sự nâng cấp hệ thống thường xuyên

- Dựa trên sự phát triển mạnh mẽ của CNTT các đối thủ cũng luôn cố gắng thúc đẩy thương mại điện tử

Chính vì vậy, yêu cầu cấp thiết cho công ty cổ phần Kinh Đô là từng bước xây dựng hệ thống ERP mới thay thế cho hệ thống ERP cũ nhằm đáp ứng cho nhu cầu phát triển ngày càng nhanh của doanh nghiệp

II/ Xây dựng chiến lược phát triển thương mại điện tử mới cho Kinh Đô

1/ Phân tích môi trường kinh doanh của công ty cổ phần Kinh Đô

Hiện nay, đặc biệt trong giai đoạn 2010 – 2012, rất nhiều công ty sản xuất bánh kẹo ra đời Đồng thời, các công ty làm ăn từ lâu và đã có chỗ đứng trên thị trường liên tục phát triển các mẫu sản phẩm khác nhau nhằm thu hút người tiêu dùng như GOODY của Bibica, BBQ snack của Hải Hà, Fruit Mix Dry của Vinamit…Ngoài ra, các hãng nước ngoài liên tục xuất khẩu các sản phẩm sang Việt Nam và dành chỗ đứng trên thị trường như Danisa, Ricola từ Thụy Sĩ, Haribo, Bonne Maman từ Pháp…Tuy nhiên, nhờ chính sách mở rộng thị trường rất hiệu quả của Kinh Đô, thị phần nhiều sản phẩm của Kinh Đô liên tục tăng trưởng trong khi các sản phẩm khác không giảm hoặc tăng nhẹ

Qua phân tích ở trên, ta thấy thị trường bánh kẹo ở Việt Nam đăng thay đổi theo hướng đa dạng hóa thị trường, chính vì vị Kinh Đô cần phải thay đổi phương thức quản

lý và sản xuất theo hướng đổi mới công nghệ sản xuất theo hướng tự động hóa và áp

dụng phương thức quản lý ERP hiện đại hơn.

2/ Chiến lược kinh doanh 2012-2016 và tầm nhìn đến năm 2020 của Kinh Đô

Hình thành các đơn vị kinh doanh chiến lược SBU (Strategic Business Units) theo ngành hàng.

Các đơn vị kinh doanh chiến lược SBU dựa trên các ngành hàng sẽ giúp chúng tôi

có được sự linh hoạt với thị trường cùng sự khác biệt của mỗi ngành hàng Đối với từng ngành hàng, mỗi sản phẩm và vùng miền mà chúng tôi có thể đương đầu với những áp lực khác nhau ở mỗi thời điểm khác nhau

Mục đích của việc chia các mảng kinh doanh này thành các SBU là để tạo ra được sự tập trung và tính hiệu quả trong việc tăng trưởng, tạo lợi nhuận và đặc biệt là sự cạnh tranh

Hình thành các nhóm phòng ban chức năng ở cấp độ tập đoàn

Chúng tôi nhận biết mặc dù có sự khác biệt, giữa các ngành hàng vẫn có rất nhiều điểm chung Vì vậy chúng tôi cần chắc chắn rằng việc quản lý các ngành hàng một cách độc lập để đạt được sự tập trung không tạo ra trùng lặp Điều này dẫn đến việc hình thành các nhóm phòng ban chức năng thuộc các lĩnh vực Tài Chính, Nhân Sự, Công nghệ thông tin, kế toán, cung ứng, bán hàng và tiếp thị để đảm bảo rằng trong khi các SBU tập trung

vào việc cạnh tranh thì các phòng ban chức năng này tập trung vào việc giữ vững tính cạnh tranh của các SBU

Trao quyền cho các trưởng SBU đề quản lý mảng kinh doanh của họ như một chủ doanh nghiệp.

Trong một doanh nghiệp lớn, thường có những chỉ trích cho rằng thói quan liêu đè bẹp tính hiệu quả gây trì trệ các quyết định và những quyết định trì trệ khiến doanh nghiệp bỏ lỡ cơ hội Kinh Đô không vấp phải trường hợp này vì cấu trúc và quy trình được thiết lập đều tạo ra tính hiệu quả nên Kinh Đô có thể đưa ra những quyết định đúng thời điểm và tối đa hóa cơ hội

Đẩy mạnh quy mô tổng thể của Tập Đoàn để tối đa hoá tính hiệu quả trong quản lý chuỗi cung ứng

Giá trị lớn nhất của chúng tôi là khả năng đưa sản phẩm ra thị trường Để làm được điều đó, chúng tôi phải mua nguyên vật liệu, sản xuất và phân phối sản phẩm mà mọi hoạt động này liên quan đến chuỗi chung ứng của chúng tôi SCM là thành tố quan trọng, chúng tôi xem đây là một trong những lợi thế cạnh tranh chính của chúng tôi Thông thường, khi qui mô doanh nghiệp lớn mạnh thì đầu tiên chuỗi cung ứng sẽ gặp khó khăn nhưng đối với Kinh Đô thì không Sự kết hợp về quy mô của Kinh Đô, sự phối hợp trong hệ thống ERP, và sự tập trung hóa của chuỗi cung ứng giúp cho lợi nhuận của chúng tôi càng ngày càng tăng lên, kết quả là tạo ra lợi nhuận cho các cổ đông của chúng tôi

Thu hút nhân tài giỏi nhất bằng cách trở nên tốt nhất

“Chúng tôi là ai” là phần quan trọng nhất của Kinh Đô, đó là sự kết hợp của những con người khác nhau, sự đa dạng về văn hóa và sự dày dạn kinh nghiệm của tập thể đội ngũ nhân sự của chúng tôi Với đội ngũ cán bộ công nhân viên chuyên nghiệp cùng các chuyên gia sản xuất Chúng tôi là một tập đoàn gồm nhiều công ty thành viên Triết lý của Kinh Đô là thu hút nhân tài giỏi nhất bằng cách là công ty tốt nhất

3/ So sánh phần mềm ERP được sản xuất bởi các hãng trong và ngoài nước

Để tìm ra phần mềm ERP hiệu quả nhất, chúng tôi đã tìm hiểu và so sánh giữa các phần mềm ERP của các hãng khác nhau ở nhiều tiêu chí như giá thành, quy mô thực hiện, độ tiện dụng (tính theo thang điểm 10), khả năng bảo mật và giao diện của phần mềm:

Hãng phần

mềm

Giá thành Quy mô thực

hiện

Khả năng nâng cấp Độ

tiện dụng

Khả năng bảo mật Oracle Trung bình Lớn Có (Oracle bảo

hành)

10 9

SAP Rất cao Lớn Có – dễ nâng cấp

nhất trong các hãng

Microsoft

Dynamic

NAV

Trung bình (1415$/1CCU)

Trung bình và nhỏ

Có – tuy nhiên khi nâng cấp cần phải

bỏ ra chi phí

Openbravo Thấp

(400-500$/user)

Nhỏ Không thể nâng

cấp

6 8,5

xTuple Thấp

(800-1000$/user)

Nhỏ Không thể nâng

cấp

7 7,5

Dựa trên Sự so sánh và phân tích trên, chúng tôi đề xuất sử dụng ERP của Oracle, phù hợp với hoàn cảnh của công ty – là một công ty đang trong giai đoạn phát triển mạnh và vững chắc Chính vì vậy, để phù hợp với quy mô hoạt động của công ty thì phần mềm quản trị nguồn nhân lực ERP của Oracle là hoàn toàn hợp lý bởi những nguyên nhân sau: Oracle là công ty phần mềm lớn thứ 2 thế giới với doanh số hàng năm trên 10 tỷ USD

Do hoạt động ở Việt Nam hơn 10 năm trở lại đây nên giao diện phần mềm phù hợp với người dùng

Sự chỉnh sửa phần mềm để phù hợp với người Việt Nam và sự hỗ trợ, nâng cấp của Oracla là khá tốt

Giá thành của Oracle không quá đắt và phù hợp với Kinh Đô – chỉ từ vài chục nghìn USD

III/ Kế hoạch thực hiện

1/ Yếu tố nhân lực

Để vận hành hệ thống ERP, cần 2 nhóm cán bộ quản lý chính:

Nhóm nghiệp vụ là các cán bộ quản lý, tác nghiệp hàng ngày, thuộc các phòng ban chức năng như kế toán - tài chính, kế hoạch, cung ứng vật tư, bán hàng, bộ phận sản xuất : 16 cán bộ

Nhóm kỹ thuật gồm các cán bộ quản lý, nhân viên phụ trách về kỹ thuật: 4 người Việc thực hiện quản trị nguồn lực doanh nghiệp bằng ERP trải qua hai giai đoạn: giai đoạn chuẩn bị cho việc vận hành hệ thống ERP và giai đoạn chính thức vận hành hệ thống ERP Giai đoạn chuẩn bị cho việc vận hành hệ thống ERP bao gồm các công việc như: chuẩn hóa các quy trình nghiệp vụ, xây dựng danh mục các đối tượng quản lý (hàng hóa, vật tư, nhà phân phối, nhà cung cấp,…), chuẩn bị hệ thống mạng máy tính, huấn luyện nhân viên… Giai đoạn vận hành hệ thống là giai đoạn chính thức thực hiện quản trị nguồn lực doanh nghiệp bằng ERP Đối từng giai đoạn thì nhân lực đều hết sức quan trọng:

a/ Giai đoạn chuẩn bị vận hành hệ thống:

Nhóm nghiệp vụ phải đưa ra các yêu cầu nghiệp vụ, các mục tiêu quản lý, cùng xây dựng quy trình nghiệp vụ với đơn vị triển khai, kiểm tra, thử nghiệm tính đúng đắn của hệ thống trên mô hình giả lập

Nhóm kỹ thuật sẽ chuẩn bị hệ thống máy chủ, máy trạm, hạ tầng mạng, đường truyền, cài đặt hệ thống, thực hiện các công việc chuyên môn về quản trị hệ thống (sao lưu, phân quyền ) chuẩn bị cho việc vận hành

Trong giai đoạn này, áp lực cho các nhân lực tham gia là rất lớn vì họ phải vừa thực hiện các tác nghiệp hằng ngày để duy trì hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, vừa phải dành thời gian tham gia dự án chuẩn bị cho việc vận hành hệ thống ERP Đôi khi để thực hiện tốt giai đoạn này, doanh nghiệp phải tuyển dụng thêm nhân sự

b/ Giai đoạn vận hành hệ thống:

Nhóm nghiệp vụ tham gia trực tiếp vào việc vận hành hệ thống Các nhân viên trực tiếp thực hiện tác nghiệp tiếp tục tìm ra các lỗi, sự bất tiện của hệ thống Đối với bộ phận quản lý, phải tiếp tục theo dõi, giám sát quá trình hoạt động, tìm ra các điểm còn bất hợp lý, đề ra giải pháp khắc phục Bên cạnh đó bộ phận quản lý vẫn phải tiếp tục phát triển hệ thống

Nhóm kỹ thuật tiếp tục hỗ trợ đảm bảo hệ thống máy tính toàn công ty hoạt động thông suốt, thực hiện các công việc chuyên môn về quản trị hệ thống (sao lưu, phân quyền )

Như vậy, để thực hiện quản trị nguồn lực doanh nghiệp bằng ERP phải đảm bảo

đủ nhân lực, đặc biệt là nhân lực phải đảm bảo trình độ và năng lực cho việc thực hiện.

2/ Yếu tố thời gian

Thành lập dự án, đệ trình lên HĐQT 2/2013

Mua sắp hệ thống máy chủ và thuê server 4/2013 - 9/2013

Lắp đặt hệ thống phần mềm Oracle tại các nhà máy và

trụ sở công ty

9-12/2013