Kế hoạch xây dựng hệ thống thông tin nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và kinh doanh của tổng công ty sông đà 6

Việc thường xuyên cập nhật, nắm bắt được thông tin trở thành yêu cầu sống còn đối với toàn bộ hoạt động điều hành, sản xuất và hoạt động tác nghiệp của Công ty cổ phần Sông Đà 6 Sông Đà

Kế hoạch xây dựng hệ thống thông tin nhằm nâng cao hiệu quả Quản lý

và kinh doanh trong giai đoạn 5 năm từ năm 2012 -:-2016 và tầm nhìn 2020 tại Công ty cổ phần Sông Đà 6 - Bộ Xây dựng.

Bài làm

I/ Giới thiệu doanh nghiệp:

Công ty cổ phần Sông Đà 6

- Đơn vị Anh hùng trong thời kỳ

đổi mới, tiền thân là công ty là

Công ty xây dựng Thuỷ Công

-đơn vị thành viên của Tổng Công

ty Sông Đà thành lập ngày

01/05/1983

Công ty đã cổ phần hoá và

chuyển đổi thành Công ty cổ phần

từ 01/01/2006; giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh 3903400072 do sở kế hoạch tỉnh Gia Lai cấp ngày 03/01/2006

Nhiệm vụ chính của Công ty: Thi công các hạng mục công trình chính của dự

án thuỷ điện Hòa Bình; thủy điện Yaly; thủy điện Sông Hinh, SêSan 4,Sê San 4a, thủy điện Hủa Na, thủy điện Sơn La, thủy điện Nậm Chiến, thủy điện Huội Quảng, thủy điện Lai Châu, thủy điện Đồng Lai 5 Đắp đập, thi công bê tông đầm lăn, bê tông cửa nhận nước, đập tràn nhà máy, kênh dẫn nước ra, sản xuất đá xây dựng, sản xuất bê tông; Tham gia thi công cầu đường, thi công các hạng mục công trình chính

và khai thác sản xuất đá xây dựng dự án thuỷ điện SêKaMan 3 thựôc nước Cộng hoà dân chủ nhân dân Lào bao gồm công tác thi công đất, đá, bê tông các hạng mục công trình chính cửa nhận nước, đập tràn, đập dâng, hầm dẫn nước, nhà máy thuỷ điện, sản xuất vật liệu đá, bê tông và chuẩn bị đầu tư một số dự án như: Xây dựng khu chung

cư CT2 , tòa nhà thương mại hỗn hợp TM tại khu đô thị Văn Khê Hà Đông - TP Hà Nội, triển khai xây dựng dự án khu nhà ở cao cấp HH6 Nam An Khánh - Hà Nội,

Triển khai xây dựng Tòa nhà Quốc Hội và những dự án thuỷ điện, xây dựng dân dụng, xây dựng công nghiệp, du lịch Hiện nay công ty đang tham gia xây dựng nhà máy Nhiệt điện Thái Bình, công trình đường sắt đô thị tuyến Cát Linh - Hà Đông Hà Nội, dự án phong điện Bạc Liêu và nhiều công trình khác

*, Trụ sở Công ty: Tòa nhà TM khu đô thị Văn Khê - phường La Khê - quận Hà Đông, TP Hà Nội

*, Các đơn vị trực thuộc:

Công ty có 6 đơn vị trực thuộc, 2 công ty liên kết với phạm vi hoạt động rộng khắp trong cả nước và cả ở nước ngoài Bao gồm:

a, Khu vực Hà Nội

b, Khu vực Đông Bắc - tỉnh Quảng Ninh

c, Khu vực Tây Bắc - tỉnh Sơn La - tỉnh Lai Châu

d, Khu vực miền Trung Tây Nguyên - tỉnh Nghệ An - tỉnh Gia Lai

e, Khu vực miền Nam - tỉnh Đồng Nai

f, Khu vực đồng bằng sông Cửu Long - Tỉnh Bạc Liêu

g, Tại Nước CHDC ND Lào - tỉnh SeKong, tỉnh Attapue

II/ Phân tích thực trạng:

Do phạm vi hoạt động trải rộng trên phạm vi cả nước và nước ngoài, địa bàn hoạt động lại phần lớn nằm tại những vùng sâu, vùng xa khó khăn trong việc giao thông vận chuyển Việc thường xuyên cập nhật, nắm bắt được thông tin trở thành yêu cầu sống còn đối với toàn bộ hoạt động điều hành, sản xuất và hoạt động tác nghiệp của Công ty cổ phần Sông Đà 6 (Sông Đà 6) Xác định rõ yêu cầu trên, lãnh đạo công ty đặc biệt quan tâm và thực hiện triệt để việc áp dụng công nghệ thông trong tất cả các hoạt động của doan nghiệp Công ty thành lập bộ phận IT riêng, đầu tư 1 phòng quản trị máy với các thiết bị cần thiết để vận hành hệ thống

Công ty đã đầu tư xây dựng trang web riêng và thành lập một tổ phụ trách do trực tiếp một Phó tổng giám đốc công ty điều hành Nhiệm vụ của tổ nghiệp vụ là tìm

kiếm thông tin, đăng tin bài về các hoạt động của công ty và các đơn vị trực thuộc, những vấn đề liên quan đến hoạt động sản xuất Tại trang Web này, khách hàng quan tâm sẽ tìm được đầy đủ thông tin về công ty bao gồm lịch sử hình thành phát triển, cơ cấu tổ chức, các phòng ban nghiệp vụ, thông tin về lãnh đạo công ty, thông tin chính thức về kết quả SXKD của công ty tại từng thời điểm, kế hoạch SXKD từng gian đoạn

Địa chỉ trang Web: http://songda6.com.vn

1 Ứng dụng công nghệ thông tin trong điều hành sản xuất:

Ngay từ năm 2009, sau khi

chuyển trụ sở công ty từ công trình

Thủy điện Sê San 4 về Hà Nội công ty

đã chủ trương xây dựng nền tảng công

nghệ thông tin hiện đại phục vụ sản

xuất Sông Đà 6 đã đầu tư mua bộ sản

phẩm phầm mềm Portal Office của

Công ty TNHH giải pháp phần mềm

Việt (VSS) và đưa vào sử dụng rất

thành công trong công tác quản lý của công ty. Hiện nay Sông Đà 6 đang sử dụng phiên bản

Portal Office 7 - Enterprise Edition

Toàn bộ các cán bộ lãnh đạo, nhân viên của Sông Đà 6 đều được tạo 1 tài khoản trên trang mạng nội bộ này và họ có quyền truy cập vào mạng nội bộ tại bất kỳ nơi nào tại mọi thời điểm Với tài khoản này, họ có quyền gửi và nhận thông tin từ bất

kỳ ai trong tổ chức, tải xuống những thông tin, văn bản cần thiết Chức năng đăng tin

và gỡ bỏ được phân quyền cho những đối tượng cần thiết như lãnh đạo, nhân viên tổ biên tập Website Có thể nói từ khi đưa vào sử dụng mạng P-office này, chi phí văn phòng cho việc in ấn tài liệu, gửi bưu phẩm nội bộ trong công ty giảm đi khoảng 2/3 Hiện nay công tác in ấn chỉ còn thực hiện đối với các văn bản, báo cáo chính thống cần phải gửi các cơ quan cấp trên, cơ quan chính quyền còn các văn bản nội bộ hoàn toàn sử dụng mạng thông tin điên tử Trong các chức năng của mạng P-0ffice, hữu

Với chức năng giao

việc: Trưởng phòng kinh tế

công ty có thể giao chính

sác cho các nhân viên dưới

quyền của mình không phải

chỉ là những người đang ở

trụ sở công ty mà đang ở

trong công trường Đồng Nai

cần phải làm những gì, bao giờ xong, cần phối hợp với ai để làm, ai sẽ giám sát việc này, lãnh đạo nào cần phải báo cáo Chức năng này cho phép đặt báo hiệu cảnh báo tại thời điểm cụ thể đối với người giao việc, người nhận việc đồng thời cũng cho phép Trưởng phòng biết chính xác nhân viên của mình đã đọc tin nhắn giao việc tại thời điểm nào để có biện pháp đôn đốc công việc thích hợp

Chức năng báo cáo

ngày: Đây là chức năng

đặc biệt hữu dụng đối với

các lãnh đạo công ty trong

điều hành Module này

được đặt hàng xây dựng

riêng Hàng ngày tại các

công trường, cán bộ các

đơn vị trực thuộc sẽ tổng

hợp số liệu về từng khối bê

tông đã đổ, bao nhiêu khối đất đá đã đào báo cáo theo mẫu Module sẽ tổng hợp số liệu trên một báo cáo chung toàn công ty Vào cuối ngày, Tổng giám đốc công ty sẽ biết chính xác hôm nay tại công trình tại Lào đã đổ được bao nhiêu khối bê tông tại các hạng mục nào, toàn công ty đã làm được những gì và sản lượng thực hiện trong ngày là bao nhiêu, lũy kế từ đầu tuần, đầu tháng là bao nhiêu, so với kế hoạch đã đặt

ra thì có đạt không, từng công trường cần phải điều thêm những loại thiết bị, máy

gì và số liệu này có thể nhanh chóng xuất ra Word, Exell để phục vụ các báo cáo quản trị khác

2, Ứng dụng CNTT trong hoạt động nghiệp vụ:

Toàn bộ hoạt động nghiệp vụ của nhân viên các phòng đều thực hiện trên máy tính Ngoài các phần mềm phục vụ công tác văn phòng thông thường như Microsort Word; Exell; Powerpoint với hoạt động của từng ngành dọc, các phòng nghiệp vụ công ty sử dụng các phần mềm chuyên ngành khác nhau:

Phòng Kỹ thuật: Phần mềm AutoCad: Đây là phần mềm cơ bản dùng để lập bản vẽ thiết kế Phần mềm Microsort Project: Phần mềm lập và quản lý dự án

Phòng Kinh tế: Phần mềm dự toán, dự thầu ACITT: Công ty đã mua bản quyền

và sử dụng rộng rãi trong công tác thanh toán, quyết toán, lập hồ sơ dự thầu quản lý chi phí

Phòng Kế toán: Phần mềm SAS - Songda Account System: Phần mềm kế toán chuyên ngành do Trung tâm tin học của Tổng công ty Sông Đà viết được sử dụng thống nhất trong toàn bộ hệ thống bộ máy làm công tác kế toán trong toàn tổng công ty

Công ty khuyến khích cán bộ, nhân viên sử dụng triệt để các tiện ích miễn phí trên mạng Internet như Skypee; Yahoo Mesenger trong trao đổi công việc, truyền tải tài liệu Đối với các cán bộ lãnh đạo có nhu cầu sử dụng điện thoại nhiều, công ty hỗ trợ và yêu cầu sử dụng các loại điện thoại thông minh có tính năng gọi điện qua mạng (Viber) để giảm chi phí quản lý doanh nghiệp

Các phòng nghiệp vụ công ty đều quản lý những cơ sở dữ liệu rất lớn về thông tin kỹ thuật, đơn giá định mức các công trình, số liệu kế toán, số liệu nhân sự, số liệu thiết bị nhưng không kết lối được với nhau trong một hệ thống Khi cần phải sử dụng

sẽ phải rà soát lại làm tốn rất nhiều thời gian

III/ Chiến lược ứng dụng công nghệ thông tin của Sông Đà 6:

Với đặc điểm ngành nghề hoạt động, việc ứng dụng công nghệ thông tin của Sông Đà 6 chủ yếu phục vụ công tác quản trị nội bộ

1 Điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội, thách thức:

1 Lãnh đạo công ty nhận thức đúng đắn

và thấy rõ hiệu quả của việc áp dụng

công nghệ thông tin vào hoạt động

quản trị doanh nghiệp

2 Công ty có đủ nguồn lực tài chính cần

thiết để thực hiện các dự án đầu tư

cho Công nghệ thông tin

3 Cán bộ, nhân viên có nền tảng kiến

thức tin học mức đáp ứng yêu cầu

trong việc sử dụng các công cụ công

nghệ thông tin

4 Hệ thống thiết bị tin học của công ty

được trang bị đầy đủ và thường xuyên

được nâng cấp Công ty có bộ phận

chuyên về quản lý mạng nội bộ, Cán

bộ nhân viên tại cơ quan công ty và

các đơn vị trực thuộc đều được hỗ trợ

mua máy tính xách tay, các phòng

nghiệp vụ được trang bị các loại máy

văn phòng như máy Scan, máy ảnh

Đối với các đơn vị có trụ sở tại vùng

sâu chưa có sóng điện điện thoại di

động (khu vực bên Lào) đều được lắp

các trạm thu phát sóng điện thoại vệ

tinh

5 Đầu tư xây dựng 1 hệ thống công

nghệ thông tin nội bộ đồng bộ đáp

ứng được các yêu cầu quản trị trong

giai đoạn phát triển mới với nhiều

lĩnh vực mới chưa thi công

6 Đồng bộ hóa dữ liệu toàn công ty,

thống nhất theo một hệ thống quản lý,

thống nhất một quy trình xử lý dữ

liệu

7 Giảm chi phí quản lý (chi phí nhân

viên quản lý, chi phí văn phòng ),

giảm giá thành, tăng khả năng cạnh

tranh

8 Xây dựng được bộ phần mềm tích

1 Tiếp cận và sử dụng phương pháp quản trị tiên tiến, hiện đại hiệu quả cao

2 Tạo điều kiện tận dụng tốt các cơ hội tìm thêm việc làm, mở rộng thị trường do quản lý và sử dụng thông tin hiệu quả, cập nhật

3 Cập nhật được các công nghệ tiên tiến của thế giới trong lĩnh vực xây dựng

4 Đáp ứng các yêu cầu về công nghệ của các chủ đầu tư đặc biệt đối với những dự án làm việc với đối tác nước ngoài

hợp các chức năng toàn bộ quy trình

sản xuất từ đo bóc bản vẽ, lập dự

toán, dự trù vật tư, thiết bị; tính giá

thành, thanh quyết toán công trình

1 Một số phần mềm sử dụng trong hoạt

động tác nghiệp của công ty là các

phần mềm sao chép, tính ổ định

không cao

2 Cán bộ, nhân viên có kiến thức về tin

học chỉ ở mức vận dụng một số tính

năng thông thường của phần mềm, ít

chịu khó tìm tòi để tận dụng hết các

sản phẩm đã đầu tư

3 Việc ứng dụng phần mềm trong việc

thiết kế, lực chọn giải pháp thi công

tối ưu chưa phát huy được hiệu quả,

chủ yếu vẫn theo kinh nghiệm

4 Việc kết nối dữ liệu của các phòng

nghiệp vụ công ty rời rạc, chậm do

mỗi phòng sử dụng một hệ thống

phần mềm khác nhau

1 Cạnh tranh của các doanh nghiệp xây dựng quốc tế vốn có nền tảng

kỹ thuật dựa trên công nghệ thông tin tốt hơn các doanh nghiệp Việt Nam

2 Công tác tuyển dụng nhân lực thực hiện công tác quản trị hệ thống thông tin cho doanh nghiệp khó khăn do đòi hỏi vừa phải giỏi trong lĩnh vực IT vừa phải hiểu rõ các quy trình, công nghệ, quản lý của các doanh nghiệp xây dựng

3 Hệ thống thiết bị thông tin thường xuyên phải nâng cấp, bổ sung

2 Mục tiêu:

Xây dựng hệ thống thông tin đáp ứng các yêu cầu sau:

a, Tiếp tục nâng cấp phần mềm P-Office hoàn thiện các tính năng phục vụ điều

hành công việc trực tuyến Tích hợp các chức năng gọi, hội thoại (như Skypee)

có tính bảo mật cao đảm bảo điều kiện để tiến hành họp trực tuyến với các công trường Giảm tối đa thời gian hội họp tại trụ sở công ty (Hiện nay họp toàn bộ lãnh đạo công ty và các đơn vị 4 lần/năm; tiến tới chỉ họp tại trụ sở 1 lần/năm, các cuộc họp khác đều tổ chức qua mạng nội bộ) Trang bị đầy đủ thiết bị cho cơ quan công ty và các đơn vị để thực hiện

b, Thành lập phòng Quản trị mạng riêng (hiện nay bộ phận quản trị mạng vẫn trực

thuộc phòng Tổ chức hành chính), Tuyển dụng thêm 1 -:- 2 kỹ sư công nghệ thông tin để vận hành hệ thống (hiện nay có 1 người) Đầu tư trang thiết bị

phần cứng đủ mạnh cho hệ thống quản trị mạng nội bộ để đáp ứng mục tiêu phát triển của công ty với tốc độ phát triển dự kiến 15% năm

c, Xây dựng riêng 01 phần mềm chuyên dụng cho công ty, đáp ứng các yêu cầu

sau:

- Với công tác kỹ thuật:

+ Tự động lập bản vẽ kỹ thuật theo quy chuẩn khi cung cấp các số liệu cần thiết (số liệu trắc địa, số liệu địa hình, số liệu môi trường );

+ Tính toán được lực tác động, các điểm yếu trong kết cấu gây nguy cơ mất an toàn

+ Quản lý được khối lượng thực hiện, tiến độ thực hiện

+ Bóc tách được nhu cầu sử dụng các loại vật tư chính: xăng dầu, thuốc nổ, xi măng, sắt thép ; bóc tác nhu cầu sử dụng nhân lực, thiết bị thi công chính (máy khoan, cần trục ) theo định mức nội bộ của công ty

- Đối với công tác kinh tế - tài chính:

+ Cập nhật được toàn bộ dữ liệu đầu thu, đơn giá, định mức tại các công trình + Có cơ sở dữ liệu riêng về định mức nội bộ của công ty

+ Cập nhật đầy đủ các quy định về tài chính, có khả năng tích hợp hệ thống dữ liệu kế toán đã có trong phần mềm SAS để sử dụng chung

+ Tính toán chính xác giá thành trên cơ sở giá đầu thu, khối lượng đã đo bóc ở trên, đơn giá nội bộ, chi phí tài chính

+ Quyết toán lương, thưởng với từng đội

+ Cập nhật số công của từng công nhân, chia lương tự động cho từng người + Trích xuất báo cáo chi tiết theo công tác nghiệp vụ cho từng phòng ban và báo cáo quản trị cho lãnh đạo

- Đối với công tác Tổ chức -Nhân sự:

+ Tự động Quản lý chi tiết được toàn bộ thông tin về người lao động trong công ty: ngành nghề đào tạo, thời gian công tác Tự động cập nhật danh sách các cán bộ, công nhân viên đến thời hạn nâng lương, học chuyển ngạch nâng bậc; tự động cập nhật và lập báo cáo về thực hiện chế độ nghỉ với người lao động, chế độ khen thưởng

+ Tự động tính toán các chi phí bảo hiểm cần phải chi trả cho người lao động theo quy định từng tháng

- Đối với công tác quản lý cơ giới:

+ Cập nhật thông tin đầy đủ về toàn bộ các thiết bị hiện có của công ty: năm sản xuất, công suất định mức tiêu thụ, tình trạng thiết bị

+ Kế hoạch sửa chữa lớn định kỳ, thời gian kiểm định

+ Lý lịch thiết bị

- Các chức năng khác

3 Kế hoạch thực hiện:

hiện

Hình thức thực hiện Chủ đầu tư / Đối tác cung

cấp dịch vụ

Dự kiến chi phí (USD)

A Dự án đầu tư phục vụ điều hành trực tuyến Quý I, II - 2013 Sông Đà 6 142.675

2 Mua thiết bị phục vụ giao ban trực tuyến Tháng 4/5-2013 Mua ngoài Các đối tác trên thị

B Dự án đầu tư nâng cấp phòng máy quản trị

mạng

Quý III - 2013 Sông Đà 6

29250

C Dự án phần mềm Quản trị tổng hợp 2013 - 2014 Sông Đà 6 39500

3 Thiết kế phần mềm; tích hợp dữ liệu Tháng 3/2013

-:-tháng 8/2014

Thuê ngoài Đơn vị cung cấp dịch vụ

25.000

4 Mua, trang bị thêm các thiết bị phần cứng cần

thiết

Tháng 6/2014 -:-tháng 8/2014

Mua ngoài Đối tác cung cấp

6.000

5 Đào tạo sử dụng, vận hành Tháng 8/2014

-:-Tháng 9/2014

Thuê ngoài Công ty cung cấp phần

6 Đánh giá, chỉnh sửa bổ sung Tháng 10/2014

-:-tháng 12/2014

Thuê ngoài Sông Đà 6 và Công ty

7 Áp dụng thống nhất toàn công ty Từ tháng 1/2015 Tự thực hiện Sông Đà 6

Hết -Tài liệu tham khảo:

1) Management Information System -

3) Các tài liệu khác