Kế hoạch xây dựng hệ thống thông tin nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và đào tạo của viện kinh tế

Chức năng chính của Viện hiện nay là: - Nghiên cứu khoa học cơ bản, nghiên cứu ứng dụng, và nghiên cứu hoạch định chính sách; - Thông tin; - Đào tạo; - Cung cấp dịch vụ; - Hợp tác quốc t

Kế hoạch xây dựng hệ thống thông tin nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và đào tạo của Viện Kinh tế - Tài chính giai đoạn 2012-2016 và tầm nhìn 2020.

Mục lục:

1 Giới thiệu 1

2 Phân tích thực trạng 2

2.1 Thành tích đạt được 2

2.2 Hạn chế cần khắc phục 3

3 Phân tích SWOT liên quan đến công nghệ thông tin 3

3.1 Điểm mạnh 3

3.2 Điểm yếu 3

3.3 Cơ hội 3

3.4 Thách thức 3

4 So sánh với các đối thủ cạnh tranh trong cùng Học viện Tài chính 4

5 Phân tích kinh nghiệm, bài học từ các doanh nghiệp khác 4

6 Đề xuất các giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin cho Viện Kinh tế - Tài chính 4

7 Kế hoạch hành động và các chỉ tiêu cụ thể 6

7.1 Nội dung cụ thể 6

7.2 Kế hoạch triển khai giai đoạn 2012-2016 6

Tài liệu tham khảo 6

Bài làm:

1 Giới thiệu

Viện Kinh tế - Tài chính được thành lập tháng

3/2010 trên cơ sở sáp nhập hai Viện: Viện Khoa

học Tài chính (thành lập năm 1961) và Viện

Nghiên cứu Khoa học thị trường giá cả (thành lập

năm 1981) Chức năng chính của Viện hiện nay là:

- Nghiên cứu khoa học cơ bản, nghiên cứu ứng dụng, và nghiên cứu hoạch định chính sách;

- Thông tin;

- Đào tạo;

- Cung cấp dịch vụ;

- Hợp tác quốc tế

Toàn viện có 37 cán bộ, trong đó làm công tác nghiên cứu là 20 người Hiện tại Viện có 3 tiến sỹ, 01 nghiên cứu sinh, 7 thạc sỹ, 03 là học viên cao học và các cán bộ trình độ đại học

Ngoài ra, đội ngũ cộng tác viên của Viện bao gồm khoảng trên 100 các cán bộ khoa học, các cán bộ nghiên cứu, các quan chức của chính phủ, các GS, PGS, Tiến sỹ thuộc các: Viện, Trường đại học, Học viện, các cơ quan thuộc các Bộ ngành khác của Chính phủ

2 Phân tích thực trạng

2.1 Thành tích đạt được

- Về Nghiên cứu khoa học: Viện chủ trì và hoàn thành trung bình từ 2- 3 đề tài cấp cấp Bộ/năm; 20 đề tài cấp Viện và tham gia nhiều đề tài cấp bộ, cấp nhà nước về các lĩnh vực từ vi mô đến vĩ mô Chuẩn bị và tổ chức khoảng 5 cuộc hội thảo cấp Bộ, cấp Học viện và khoảng 10 cuộc toạ đàm, sinh hoạt khoa học cấp Viện

- Về Đào tạo: Hàng năm Viện tổ chức trung bình khoảng 10 khoá đào tạo ngắn hạn về các lĩnh vực: Quản trị tài chính doanh nghiệp; Quản trị tài chính dành cho lãnh đạo; Kiểm toán nội bộ; Phân tích tài chính Ngoài ra, cán bộ trong Viện còn tham gia hướng dẫn khoảng 10 - 15 nghiên cứu sinh, học viên cao học, trong đó có nhiều đề tài về mô hình, thống kê, phân tích tài chính doanh nghiệp, đánh giá hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp…

- Về Dịch vụ: Hàng năm Viện ký 8-10 hợp đồng tư vấn với các đối tác trong

và ngoài ngành Tài chính về khảo sát, điều tra thị trường,

- Về ứng dụng công nghệ thông tin:

+ 100% cán bộ, công chức, viên chức được trang bị máy tính cá nhân được nối mạng nội bộ, lãnh đạo Viện và các Trưởng phòng được trang bị máy tính xách tay

+ Phòng kế toán áp dụng chế độ kế toán máy của Bộ Tài chính, kê khai thuế qua phần mềm của Tổng cục Thuế,

+ Có website (www.ief.edu.vn) và có bộ phận tin học riêng

2.2 Hạn chế cần khắc phục

- Về Nghiên cứu khoa học: Số lượng đề tài được Bộ Khoa học và Công nghệ phân bổ hàng năm ít nhưng Viện chưa chủ động tìm kiếm, đấu thầu, do đội ngũ nghiên cứu viên còn trẻ, thiếu bằng cấp và kinh nghiệm

- Về Đào tạo:

+ Số lượng học viên đăng ký tham gia các khóa học của Viện chưa nhiều, một phần do kinh tế khó khăn, một phần do chịu sự cạnh tranh từ các cơ sở đào tạo khác, trong khi đó Viện chưa chủ động tìm được hướng đào tạo mới do còn thiếu kinh nghiệm trong lĩnh vực đào tạo

+ Viện mới được thành lập nên đang trong quá trình khẳng định thương hiệu, nhưng do kinh phí hạn hẹp nên chưa đầu tư nhiều vào quảng bá hình ảnh, thương hiệu

- Về ứng dụng công nghệ thông tin:

+ Trang thiết bị đều do ngân sách nhà nước trang bị nên bị phụ thuộc hoàn toàn vào ngân sách được cấp hàng năm

+ Chưa áp dụng nhiều ứng dụng công nghệ thông tin phục vào quản lý khoa học và đào tạo

+ Website có giao diện đơn giản, cơ bản chỉ đáp ứng mục đích giới thiệu

3 Phân tích SWOT liên quan đến công nghệ thông tin

3.1 Điểm mạnh

- Là đơn vị sự nghiệp thuộc Học viện Tài chính nên có kinh phí hoạt động ổn định hàng năm

- Được sự hỗ trợ đắc lực Học viện cả về cơ sở vật chất và kinh nghiệm trong đào tạo và nghiên cứu khoa học

- Có bộ máy hoạt động tương tự doanh nghiệp

3.2 Điểm yếu

- Nhân lực chưa có kinh nghiệm

- Hệ thống thông tin mới chỉ đáp ứng yêu cầu cơ bản, hoạt động rời rạc, chưa đồng bộ

3.3 Cơ hội

- Phát triển theo chiến lược chung của Học viện Tài chính

- Chủ động trong khai thác, tìm kiếm thị trường

3.4 Thách thức

- Ngân sách hoạt động ngày càng eo hẹp do Chính phủ siết chặt chi tiêu công

- Chịu sự cạnh tranh gay gắt từ các cơ sở đào tạo khác

4 So sánh với các đối thủ cạnh tranh trong cùng Học viện Tài chính

Nội dung Viện Kinh tế - Tài Trung tâm Ngoại Viện Đào tạo quốc

chính ngữ - Tin học tế

thuộc

- Hạch toán độc lập

Điểm

mạnh

- Có nhiều kinh nghiệm trong NCKH

- Chủ động trong đào tạo

- Quy chuẩn hóa quy trình quản lý

- Đào tạo liên kết với các đối tác nước ngoài

kinh nghiệm trong đào tạo

- Mang năng tính hành chính

- Đào tạo sinh viên nên nguồn thu không nhiều

- Nhân sự trẻ, chưa

có kinh nghiệm

- Chương trình đào tạo chưa đa dạng

5 Phân tích kinh nghiệm, bài học từ các doanh nghiệp khác

Hiện nay, các cơ sở đào tạo đang gặp rất nhiều thách thức từ áp lực tăng chỉ tiêu tuyển sinh trong khi qui mô về cán bộ giảng dạy, kinh phí cho đào tạo không theo kịp, mở rộng các loại hình đào tạo (từ xa, trực tuyến,…), đổi mới chương trình và phương pháp giảng dạy và học tập theo xu hướng ứng dụng công nghệ thông tin, yêu cầu chuẩn hóa qui trình quản lý, trao đổi thông tin và hội nhập với các trường đại học khác trên thế giới…

Nhiều đơn vị trong Học viện Tài chính như Trung tâm Ngoại ngữ - Tin học, trung tâm Thông tin đã chuẩn hóa qui trình quản lý (ISO) trên nền tảng của công nghệ thông tin, áp dụng hệ thống ERP vào quản lý nhân sự (cán bộ, sinh viên), phân hệ quản lý tài chính, phân hệ quản lý thư viện, phân hệ quản lý văn bằng, phân hệ quản lý học tập, đào tạo, cơ sở vật chất,… Tuy nhiên, vấn đề tài chính là khó khăn lớn khi triển khai Trên thực tế, ERP không phải dành cho tất cả mọi người Chỉ những doanh nghiệp có quy mô lớn, kinh phí đầu tư không còn là một vấn đề cản trở mới có thể mạnh dạn với ERP Ngoài ra, khi triển khai ERP thì nhất thiết phải có đội ngũ chuyên gia để tư vấn, triển khai cũng như vận hành

hệ thống này Các chuyên gia chủ yếu hỗ trợ về hai công việc chính là chuẩn hóa qui trình quản lý và xây dựng các giải pháp công nghệ thông tin tự động hóa qui trình quản lý

6 Đề xuất các giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin cho Viện Kinh tế -Tài chính

Nhìn chung, tổ chức Viện là một hệ thống phân cấp với cơ bản các phòng và nhiệm vụ như sau:

- Lãnh đạo Viện: Có quyền cao nhất, điều hành toàn bộ hoạt động của Viện

- Phòng Hành chính - Tài vụ: Quản lý các vấn đề liên quan đến lương thưởng, học phí, nhân sự, cơ sở vật chất,

- Phòng Khoa học và Đào tạo: Quản lý các vấn đề liên quan đến khoa học và đào tạo (dạy và học)

- Các Phòng Nghiên cứu: Quản lý chuyên môn và thực hiện giảng dạy nếu có năng lực

- Các phòng khác: Hỗ trợ quản lý về các hoạt động như công tác đoàn, thư viện, giáo dục thể chất,…

Từ đó ta có thể xác định các phân hệ công nghệ thông tin cần triển khai tại Viện như sau:

Quản lý cơ sở vật chất

Quản lý nhân sự

Thư viện trực tuyến

Số hóa Quản lý hồ sơ

Quản lý học tập

Quản lý Tài chính

Ứng dụng CNTT tại Viện Kinh tế - Tài chính

- Phân hệ quản lý hồ sơ: học viên, cán bộ, văn bằng, chứng chỉ,

- Phân hệ quản lý học tập: quá trình học của học viên và giảng dạy của giảng viên như: Quản lý chương trình đào tạo, lập kế hoạch giảng dạy, học tập, thi cử (thời khóa biểu), đánh giá kết quả học tập, quản lý tài nguyên (tài khoản, dịch vụ thông tin (portal), diễn đàn, )

- Phân hệ quản lý tài chính: Tài chính học viên (học phí, chế độ), tài chính cán

bộ (lương, tiền giảng, thuế, chế độ)

- Phân hệ quản lý nhân sự: Tuyển dụng, phát triển và đào tạo nhân lực, hưu trí, hệ thống phòng ban,

- Phân hệ quản lý cơ sở vật chất: Quản lý phòng học, trang thiết bị phục vụ đào tạo, phục vụ nghiên cứu khoa học,

- Phân hệ hỗ trợ khách hàng: Tư vấn kế toán tài chính, nghiên cứu khai thác thị trường, quảng bá thương hiệu,

- Phân hệ Số hóa: Thư viện số, Giáo trình điện tử, đào tạo từ xa,

Các phân hệ này có thể được chuẩn hóa theo qui trình riêng và các ứng dụng

có thể chạy trên các CSDL cục bộ (ví dụ như chương trình quản lý tài chính có thể có CSDL riêng về quá trình nộp học phí của sinh viên và chạy trên máy của phòng tài vụ) Tuy nhiên, điều quan trọng nhất là các ứng dụng này phải được tích hợp trong một hệ thống nhất có thể trao đổi thông tin với nhau (ví dụ như CSDL về việc nộp học phí của sinh viên phải được chia sẻ cho ứng dụng của phân hệ đào tạo để biết lên lịch học hay thi) để cùng cung cấp thông tin cho lãnh đạo quản lý

7 Kế hoạch hành động và các chỉ tiêu cụ thể

7.1 Nội dung cụ thể

- Giai đoạn 2012-2016:

+ Xây dựng các phân hệ quản lý cục bộ (Phân hệ quản lý hồ sơ, Phân hệ quản lý học tập, Phân hệ quản lý tài chính, Phân hệ quản lý cơ sở vật chất, thư

viện số): Các phân hệ cục bộ này có thể sử dụng các dữ liệu có định dạng không giống nhau

+ Hoạch định chiến lược khai thác thông tin của toàn hệ thống: Xác định yêu cầu sử dụng, chia sẻ dữ liệu giữa các phân hệ, phân tích dữ liệu, vấn đề quản trị, an toàn dữ liệu

+ Xây dựng hệ thống tích hợp các phân hệ: Website, đường truyền (mạng), thu thập và chuyển đổi dữ liệu, dự phòng hệ thống

- Tầm nhìn 2020: Tạo nền tảng để tiến tới xây dựng phân hệ đào tạo từ xa, hội

thảo trực tuyến,

7.2 Kế hoạch triển khai giai đoạn 2012-2016 - Thời gian thực hiện: 15 tháng - Kinh phí thực hiện: 600 triệu đồng - Đơn vị thực hiện: Công ty TNHH Phần mềm Hoàng Hà (Đơn vị đã xây dựng giải pháp ERP cho Học viện Tài chính) 1 Table of contents: 1 Introduction 1

2 Current figures 2

2.1 Achievements 2

2.2 Obstacles to overcome 2

3 SWOT analysis related to information technology 3

3.1 Strengths 3

3.2 Weaknesses 3

3.3 Opportunities 3

3.4 Challenges 3

4 Compared to competitors in the same Academy of Finance: 4

5 Analysis of experiences, lessons learned from other businesses 4

6 The proposed application of information technology solutions for the Institute of Economics and Finance 4

7 Action plans and specific targets 6

7.1 Specific content 6

7.2 Development plan for the 2012-2016 period 6

Topic development

1 Introduction

IEF was founded in March, 2010 on the base of

integrating 2 institutes: Institute of Finance Science

(founded in 1961) and Institute of Market and Price

Research (founded in 1981) The main functions of

this institute are:

- Basic sciences research, application research, policy planning research;

- Information;

- Training;

- Service supply;

- International corporation

The institutue has 37 people with 20 working in research field At present, it has 3 doctors, one docterate student, 7 MA, 3 MA students and the rest are BA In addition,

it has over 100 partners who are researchers, governors, professors, associate professors, doctors of institutes, universities, accademies,

2 Current figures

2.1 Achievements

- Scientific research: the institude chairmans and finishes average of from 2 to 3 level projects/ year; 20 institute-level projects and take part in doing ministry-level and nation-ministry-level projects on macro to micro issues It also organizes about 5 ministry-level and accademy-level conferences and 10 institute-level seminars

- Training: every year, the institute organizes average of 10 short-term training courses on the fields of corporate fianace management; finance management for leaders, internal audit; fianace analysis; In addition, staff of the Institute take part in guiding about 10 - 15 PhD students, graduate students, many of their titles are about models, statistics, corporate financial analysis, business performance assessment,

- Services: Every year, the Institute signs 8-10 consulting contracts with partners inside and outside the Finance industry about surveys, market surveys,

- On the application of information technology:

+ 100% of officials and employees are equipped with a personal computer connected to the internal network, the leader and the Head of the Institute is equipped laptop.

+ The accounting Department applies accounting software of Ministry of Finance, tax declaration through taxation software of general Taxation office,

+ It has website (www.ief.edu.vn) and its own information technology department.

2.2 Obstacles to overcome

- Scientific research: The number of projects allocated by the Ministry of Science and Technology annually is not enough, however the institute hasn't been active in searching, bidding, because the research team members are young, lack of qualifications and experience.

- Training:

+ The number of students enrolling courses of the Institute is still limited, partly due to economic difficulties, partly due to the competition from other institutions, while the institute hasn’t actively seeked new training ways due to lack of experience

in the field of training.

+ Newly established Institute is in the process of confirming the brand, but due

to limited funds should not invest heavily in promoting the image, brand.

- On the application of information technology:

+ Equipment are equipped with state budget should be totally dependent on annual budget allocations.

+ Many applications of information technology are not applicable in management science and training.

+ Website has a simple interface, the basic purpose of introducing response.

3 SWOT analysis related to information technology

3.1 Strengths

- A business unit of the Accademy of Finance has stable operating funds annually.

- It has effective support from the Accademy in terms of facilities and experience in training and scientific research

- It operates like a business.

3.2 Weaknesses

- Employees do not have much experience.

- The new information systems to meet the basic requirements, discrete activities, are not synchronized.

3.3 Opportunities

- Develop the overall strategy of the Academy of Finance.

- Active in the exploration, search marketing.

3.4 Challenges

- Budgets are tightened because of tightened public spending by the Government.

- It subjects to the stiff competition from other institutions.

4 Compared to competitors in the same Academy of Finance:

Center for Foreign Language and Informatics

– CFI

Institute of International Finance Education

-IIFE

Function Scientific research and

training

Short-term training Scientific research and

training Budget independent accounting dependent accounting independent accounting Strengths Exetensive experience in

scientific research

- proactive in training

- standardize management process

Training associated with the foreign partners Weakness - Little experience in

training

- Complicated procedures

- Few revenues because of student traning

- Young employees with little experience

- invarious training programs

5 Analysis of experiences, lessons learned from other businesses

Currently, the training institutions are facing many challenges from increased enrollment in the pressure when the size of the teaching staff, funding for training has not kept pace, expanding the types of training (from Distance, online, etc.), innovative programs and methods of teaching and learning in the application of information technology trends, standardized requirements management process, communication and integration with universities and other school in the world

Many units in the Academy of Finance as the Center for Foreign Language and Informatics, Information centers have standardized management processes (ISO) on the basis of information technology, application of ERP in Human Resource Management (staff and students), financial management module, management module library, degree management module, management module learning, training, facilities, etc However, the major problems are in financial difficulties when implemented In fact, ERP is not for everyone Only large-scale enterprises, investment funds is no