THIẾT kế CHƯƠNG TRÌNH TẠO ĐỘNG lực CHO NHÂN VIÊN v

 Công ty muốn tăng doanh thu lên $50 triệu/năm nhưng người quản lý dường như không thể khiến nhân viên bán thêm được sản phẩm.. Tuy nhiên Công ty đang muốn tăng doanh thu lên $5

PHẦN 1: TÓM TẮT VỀ CÔNG TY

 Ngàng nghề kinh doanh: MUA TÔM, TẠO NHÃN HIỆU CHO CHÚNG VÀ

BÁN SANG THỊ TRƯỜNG HOA KỲ.

 Số lượng nhân viên: 50 nhân viên, trong đó:

- 25 nhân viên trực điện thoại nhằm bán hàng sang Hoa Kỳ, lương US$900/tháng bất kể là họ bán được nhiều hay ít Hiện nay họ đang cảm thấy chán ngắt vì công việc và đôi khi họ chỉ gọi 10 cuộc điện thoại /ngày trong khi họ có khả năng gọi 90 cuộc mỗi ngày

- 20 nhân viên văn phòng thuộc khối hỗ trợ, lương US$600/tháng, và hiện nay họ than phiền rằng họ “chẳng có gì để làm”, họ dùng thời gian để chơi game

và vào mail cá nhân, ăn trưa, ngủ và bỏ lỡ một số mục tiêu công việc

- 5 nhân viên phụ trách việc mua tôm để công ty mang đi bán

 Doanh thu của công ty là US $30 triệu/năm và biên lợi nhuận là 15% sau thuế, là mức cao so với ngành

 Công ty đang có 3 chủ sở hữu của toàn bộ số cổ phiếu

 Công ty muốn tăng doanh thu lên $50 triệu/năm nhưng người quản lý dường như không thể khiến nhân viên bán thêm được sản phẩm Anh ta xin phê duyệt để thuê thêm 25 người nữa Người quản lý này cho rằng thuê thêm nhân viên sẽ mang lại doanh thu cao hơn

 Quản lý nhân sự đang than phiền rằng công ty đang đánh mất nhân viên ở mức 40%/năm

PHẦN 2: THIẾT KẾ CHƯƠNG TRÌNH TẠO ĐỘNG LỰC CHO NHÂN VIÊN

Qua nội dung tóm tắt ở phần 1, ta nhận thấy Công ty đang thiếu một hệ thống Quản trị nguồn nhân lực bao gồm các chức năng chính như: Bố trí nhân lực chưa hợp lý; Quản trị hiệu quả công việc và đánh giá hiệu quả công việc chưa hợp lý (Phát triển nguồn nhân lực); Chế độ tiền lương và các chế độ phúc lợi cho người lao động chưa hợp lý (Thù lao); Chế độ chăm sóc nhân viên, ăn, ở đảm bảo sức khoẻ cho nhân viên chưa hợp lý (An toàn và sức khoẻ); Mối quan hệ tương tác giữa nhân viên và các bộ phận chức năng quản lý của Công ty chưa liên kết và đoàn kết để hiểu hết về công việc của nhau

Chúng ta biết doanh thu của công ty đang là US $30 triệu/năm và biên lợi nhuận là 15% sau thuế, là mức cao so với ngành Tuy nhiên Công ty đang muốn tăng doanh thu lên $50 triệu/năm, tuy nhiên người quản lý dường như không thể khiến nhân viên bán thêm được sản phẩm cũng như không thể tạo động lực được cho nhân viên trực điện thoại tăng số cuộc gọi với khách hàng lên vượt qua 90 cuộc điện thoại trong 1 ngày với 1 nhân viên Anh ta đang xin phê duyệt để thuê thêm 25 người nữa Người quản lý này cho rằng thuê thêm nhân viên sẽ mang lại doanh thu cao hơn Trong khi đó Quản lý nhân sự đang than phiền rằng công ty đang đánh mất nhân viên

ở mức 40%/năm và thông báo rằng chi phí để tuyển dụng, kiểm tra, sàng lọc và đào tạo mỗi nhân viên mới là $5500

Căn cứ vào số lượng nhân viên nêu trên, căn cứ vào nhiệm vụ cũng như công việc hiện tại họ đang làm chưa hết công xuất (nhân viên trực điện thoại chỉ gọi điện thoại được 10 cuộc cho 1 ngày, nhân viên văn phòng hỗ trợ thì thời gian chơi là nhiều, … công ty đang đánh mất nhân viên ở mức 40%/năm ) và căn cứ vào mức lương, cũng như chưa có thưởng và thù lao cho nhân viên ở công ty Do đó, đóng vai

là người quản lý tôi sẽ vẫn giữ nguyên số lượng nhân viên là 50 người, không đề xuất tăng thêm mà sẽ kiện toàn lại tổ chức và thiết lập một chương trình cụ thể để tăng doanh thu và tạo động lực cho nhân viên như sau:

1 Bố trí lại nhân lực cho các bộ phận trong công ty:

Chúng ta biết bố trí nhân lực là một quy trình một công ty đảm bảo luôn đủ số lượng nhân viên cần thiết với những kỹ năng phù hợp với các công việc, đồng thời

được bố trí đúng thời điểm nhằm đạt được các mục tiêu của công ty

Để có thể bố trí nhân lực cho công ty một cách hợp lý thì chúng ta phải biết phân tích công việc một cách chi tiết, có hệ thống các kỹ năng, nhiệm vụ cụ thể cho các bộ phận Từ đó hoạch định nhân sự cho các bộ phận, chức năng Sau đó trên nền tảng hiện trạng của công ty chúng ta lập kế hoạch tuyển dụng hoặc lựa chọn các nhân sự hiện tại để bổ nhiệm và bố trí nhân sự một cách hợp lý, đúng người và đúng vị trí

và năng lực Công việc tuyển dụng và bố trí lại nhân viên – tôi sẽ giữ lại các nhân viên làm việc nhiệt tình, có hiệu quả, … và có thể cho thôi việc một số nhân viên, lãnh đạo các phòng hiện tại nếu nhận thấy việc họ làm không có hiệu quả, để tuyển nhân viên mới và đào tạo để đáp ứng nhu cầu công việc của công ty

Với công ty hiện tại tôi bố trí làm 05 Phòng chức năng như sau: Phòng tổ chức (06 nhân viên – 1 trưởng phòng và 05 nhân viên); Phòng kế toán (05 nhân viên – 1 trưởng phòng và 04 nhân viên); Phòng trực điện thoại (25 nhân viên – 01 trưởng phòng và 03 nhóm, mỗi nhóm có 8 nhân viên); Phòng kinh doanh và xuất khẩu (05 nhân viên – 1 trưởng phòng và 04 nhân viên); Phòng thu mua (09 nhân viên – 1 trưởng phòng và 02 nhóm, mỗi nhóm 04 nhân viên thu mua)

Phân tích cho lý do vì sao bố trí lượng nhân viên cho 02 phòng là phòng

‘Phòng trực điện thoại và Phòng thu mua’ Phòng trực điện thoại tôi vẫn bố trí lượng nhân viên như vậy, vì theo tổng kết thì các nhân viên này chưa tập trung cho công việc và chưa phát huy hết khả năng của mình (chỉ gọi được 10 cuộc điện thoại thay bằng có thể thực hiện được nhiều hơn cuộc gọi, max là 90 cuộc/1 ngày) tuy nhiên tôi chia làm 03 nhóm, 8 người cho 1 nhóm, mỗi nhóm sẽ có các trưởng nhóm để chỉ đạo công việc Việc phân chia này mục đích để các nhóm làm việc tích cực hơn và năng động hơn cho công việc của mình để phục vụ công ty Từ các nhóm này tôi sẽ lập bảng đánh giá và chia loại A, B, C để mục đích chia lợi nhuận theo một hệ số thưởng (hệ số này sẽ được thể hiện ở mức thù lao) Phòng thu mua tôi sẽ tuyển chọn thêm nhân viên vì với hiện tại công ty đang đạt doanh thu là US $30 triệu/năm, trong đó phòng trực điện thoại thi làm chưa hết năng lực, nhân viên phòng này chỉ có 05 người (theo cảm nhận thì phòng này làm đã quá sức), do đó tôi sẽ tăng nhân viên phòng này lên 09 nhân viên để đảm bảo đạt doanh thu cho công ty là US $50

triệu/năm Tuy nhiên phòng thu mua tôi cũng bố trí theo nhóm và có cách tính thù lao như phòng trực điện thoại, tuy nhiên hệ số thưởng sẽ khác đi

2 Phát triển lại nguồn nhân lực:

Sau khi kiện toàn được các phòng chức năng, tôi sẽ tiến hành các công việc thuộc quá trình phát triển nguồn nhân lực như: Đào tạo và phát triển nhân lực, bổ sung thêm những kiến thức kỹ năng vượt lên trên giới hạn của công việc hiện tại Các phòng chức năng thiết lập lại và bổ sung mục tiêu công việc một cách cụ thể, chi tiết, lập một kế hoạch quản trị hiệu quả công việc và có các biện pháp đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên và phòng chức năng

Ví dụ như phòng trực điện thoại: Được chia lại thành 03 nhóm, yêu cầu mỗi nhóm thiết lập mục tiêu của nhóm trên nội dung công việc của phòng và nói rõ các

kế hoạch, phương pháp đạt mục tiêu đó cũng như các biện pháp đánh giá công việc Một ngày mỗi thành viên của nhóm gọi điện được bao nhiêu đối tác, kết quả làm việc với các đối tác thế nào, có đạt được hiệu quả công việc hay không thể hiện ở việc công ty có bán được hàng hay không và số lượng như thế nào (phải có bản báo cáo),

… Nhóm có tổng kết theo ngày, tuần, tháng để làm căn cứ đánh giá hiệu quả công việc của mỗi cá nhân và nhóm Việc đánh giá này có sự kiểm tra của trưởng nhóm, Trưởng phòng và được Phòng xuất khẩu, kiểm tra chéo công việc thực hiện được

trong tháng của nhau Thể hiện ở bảng phụ lục 01:

3 Thù lao và phúc lợi cho nhân viên:

Với hiện tại của công ty ta thấy các nhân viên chưa làm hết nhiệm vụ của mình và chưa tận tâm với công việc của mình, họ đang cảm thấy ‘chán ngắt’ vì công việc và ‘chẳng có gì để làm’ và họ dùng thời gian để chơi game, vào mail cá nhân, họ tìm mọi cách để đốt hết thời gian trong ngày và mong làm sao cho đến hết tháng để nhận một mức lương cố định ai cũng như ai

Như vậy chúng ta thấy mức lương, phúc lợi và các chế độ cho một nhân viên

là rất quan trọng Nếu chúng ta có một chế độ lương và thưởng rõ ràng theo một kế hoạch thực hiện dựa trên kết quả làm việc và dựa trên mức lợi nhuận của công ty thì

sẽ rất khuyến khích nhân viên làm việc hết mình, tận tâm đóng góp công sức vào phụ

vụ công ty

Chúng ta phải xây dựng một chế độ chính sách lương bổng dựa trên bảng mô tả quá trình thực hiện công việc của các phòng (thể hiện ở trình độ, năng lực, kỹ năng, kinh nghiệm, thâm niên, trách nhiệm với công việc được giao, tính phức tập của công việc ) được đánh giá trên kết quả tổng kết theo tuần, tháng, quý và năm Sau đó ta định giá được công việc, gắn giá trị bằng tiền với giá trị của công việc, được thể hiện ở bảng lương, ngạch lương, bậc lương, Có chế độ thưởng theo tháng cho nhân viên dựa trên doanh thu thực hiện theo tháng, và phần trăm thực hiện theo kế hoạch năm đã đặt ra

Thiết kế một chế độ phúc lợi cho nhân viên như: Tổ chức các sự kiện, đi du lịch, sinh hoạt tập thể để tăng tinh thần đoàn kết hiểu biết giữa các nhân viên, sinh nhật của nhân viên, chăm lo và quan tâm đến gia đình và cuộc sống của nhân viên Chế độ bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội

Mục đích của công ty thiết lập chế độ tiền lương và các mức thù lao áp dụng cho các nhân viên trong công ty để khuyến khích nhân viên, động viên nhân viên, làm cho nhân viên yên tâm công tác, ổn định cuộc sống để phục vụ công ty hết sức mình Góp phần tăng doanh thu và đưa công ty ngày càng ổn định và phát triển

Ta có thể thiết kế mức lương và thưởng cụ thể cho Phòng trực điện thoại như sau: Theo kế hoạch của năm chúng ta đã đặt ra, từ đó các bộ phận chức năng tính toán được tỷ lệ phần trăm doanh thu thực hiện và dự kiến lợi nhuận Từ đó ta chia Doanh thu, lợi nhuận theo các quý, tháng để yêu cầu các phòng chức năng thực hiện Trong quá trình thực hiện ta sẽ có các bước kiểm tra theo kết quả thực hiện của tháng Trong phòng trực điện thoại ta chia ra làm 03 mức lương cụ thể như: Trưởng phòng, Trưởng nhóm, nhân viên Mỗi một mức lương chúng ta chia theo hệ số A, B,

C Ví dụ A là hệ số 1 là hệ số cao nhất nhân viên được đánh giá nếu nhân viên đó làm việc tốt nhất, một tháng liên hệ được nhiều khách hàng nhất và các khách hàng đó có

ký hợp đồng mua bán với công ty với một khối lượng đơn hàng cụ thể đạt mức đặt ra theo tỷ lệ của tháng, quý Và B là hệ số 0,9 và C là hệ số 0,8 Cuối tháng trưởng

phòng tổng hợp kết quả thực hiện của nhân viên, gửi cho các phòng liên quan đánh giá thêm sau đó tổng hợp lại và đánh hệ số A, B, C

Khi đó mức lương của nhân viên được tính như sau: Mức lương cố định X Hệ số A (hoặc B, C)

Cuối mỗi quý ta lại có chế độ đánh giá hệ số A, B, C để công ty căn cứ vào đó có chế độ thưởng Quý cho nhân viên Như vậy theo cách tính trên, một năm nhân viên sẽ nhận được ít nhất là 16 tháng tiền lương, tiền lương sẽ dựa trên kết quả doanh

thu và lợi nhuận Thể hiện ở Bảng phụ lục 01 về cách đánh giá hệ số A, B, C.

Theo kế hoạch công ty muốn tăng doanh thu từ US $30 triệu/năm đến US $50 triệu/năm, như vậy là tăng 66,7 % năm Mà theo sự phân tích ở trên, tôi sẽ không tăng nhân viên, chỉ kiểm tra và lựa chọn lại hoặc có thể tuyển thêm nhân viên Với số lượng nhân viên như vậy cộng với việc có thiết kế một chương trình tính lương cụ thể và có chế độ thưởng tôi hy vọng công ty sẽ đạt và tăng trên mức doanh thu US

$50 triệu/năm Do đó tôi sẽ đề xuất mức lương cố định để làm căn cứ tính lương hệ số là:

- Lương trưởng phòng là: US$1.200/tháng

- Lương trưởng nhóm là: US$1.100/tháng

- Lương nhân viên là: US$1.000/tháng

Các phòng chức năng cũng được căn cứ theo tỷ lệ doanh thu tăng và tỷ lệ lợi nhuận tăng để làm căn cứ tăng lương

Hàng năm đều trích lập quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi, quỹ công đoàn, chiếm một tỷ lệ lớn trong lợi nhuận của doanh nghiệp

4 Chương trình an toàn và sức khoẻ cho nhân viên:

Để cho công nhân viên của công ty yên tâm công tác, cống hiến sức lực và thời gian cho công ty Chúng ta phải thiết lập một chương trình an toàn và chăm sóc sức khỏa cho nhân viên Cụ thể phải làm được các nội dung sau:

- Bố trí chỗ ăn, ngủ nghỉ, đi lại, cho nhân viên để nhân viên có thể sức khỏe phục vụ công ty

- Nhân viên vẫn được trả lương cho thời gian nghỉ ốm, nghỉ phép theo quy định,

- Có chế độ chăm sóc sức khỏe theo một chu kỳ nhất định, mỗi quý một lần hoặc 6 tháng một lần

- Các chế độ phúc lợi y tế chính, bảo hiểm cho con người và bảo hiểm nhân thọ Bảo hiểm thương tật cho nhân viên do bị ốm một thời gian dài hoặc bị thương

- Trợ cấp thất nghiệp phụ trợ

5 Thiết kế lại mối quan hệ tương tác giữa các chức năng quản lý nhân sự:

Chúng ta biết các chức năng quản lý nhân sự đều có mối quan hệ tương tác với nhau Mỗi chức năng đều có ảnh hưởng tới những chưa năng khác Hiện tại ở công ty này, mối qua hệ đó chưa được rõ ràng, nó được thể hiện ở hai khối khác nhau, khối trực điện thoại và khối hỗ trợ văn phòng

Do đó chúng ta thiết kế lại tổ chức của công ty Tổ chức công ty là việc bố trí, sắp xếp mọi người trong công ty vào những vai trò, những công việc cụ thể Nói cách khác, tổ chức là tổng thể những trách nhiệm hay vai trò được phân chia cho nhiều người khác nhau nhằm đạt được mục tiêu và nhiệm vụ chung Trong các phòng chức năng có những nhiệm vụ cụ thể rõ ràng Các phòng chức năng phải có mối quan hệ qua lại, tương tác, bổ trợ lẫn nhau Như Phòng trực điện thoại phải thường xuyên liên hệ qua lại với phòng mua bán, phòng xuất khẩu, phòng tổ chức, phòng kế toán Nói chung là các phòng ban đều có mối quan hệ tương tác giữa các chức năng nhân sự Các phòng ban đều có quyền nhận xét, góp ý cho nhau, cùng nhau tạo động lực làm việc vì một công ty phát triển ổn định

PHẦN 3: KẾT LUẬN

Căn cứ nội dung đề bài đưa ra Tôi nhận thấy, hiện nay công ty đang thiếu đi một khâu quan trọng trong công tác quản trị nguồn nhân lực Thiếu đi một quy trình

quản trị nhân lực, do vậy chúng ta phải thiết lập lại một chương trình quản trị nhân lực của công ty, để đưa công ty này càng phát triển Có các kế hoạch cụ thể để cán bộ nhân viên trong công ty yên tâm công tác, tạo được niền tin để cán bộ phát huy hết năng lực, sáng tạo, cống hiến cho công ty Tôi vắn tắt lại một quy trình quản trị nhân lực như sau:

1.Bố trí nhân lực

5 Mối quan

nguồn nhân lực

3 Thù lao

4 An toàn

và sức khỏe

QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC

Bảng phụ lục 01: Kiểm Tra và Đánh giá hiệu quả công việc

Tháng năm Phòng:

TT Họ và tên Chức vụ

Bảng kết quả đánh giá

Số lượng cuộc gọi Giá trị hợp đồng được ký kết Nhiều Khá Trung bình Trên 4

triệu USD

Trên 2,5 triệu USD

Trên 2 triệu USD

1 Bình Trưởng

2 Hùng Trưởng

Phòng xuất khẩu (ký, xác nhận) Trưởng nhóm (ký, xác nhận) Trưởng phòng (ký, xác nhận)

Ghi chú:

1 Bảng trên đây là bảng tổng hợp của tháng, sẽ có bảng theo tuần, ngày

2 Có sự phân chia số lượng cụ thể, và chỉ định rõ như thế nào là Nhiều, Khá và

trung bình

3 Trưởng nhóm chỉ được A khi các thành viên trong nhóm đạt 90% là đạt kết

quả A, còn không sẽ là B và C

4 Trưởng phòng sẽ đạt A khi có 02 trưởng nhóm đạt kết quả là A