CHƯƠNG TRÌNH HUẤN LUYỆN KỸ NĂNG GIÁM SÁT

CHƯƠNG TRÌNH HUẤN LUYỆN KỸ NĂNG GIÁM SÁTSUPERVISORY SKILL TRAINING ĐỀ TÀI 4 HƯỚNG DẪN CÔNG VIỆC • Giới thiệu khái niệm • Mục đích và Lợi ích • Đối tượng • Cách thức • Qui trình mẫu về

CHƯƠNG TRÌNH HUẤN LUYỆN KỸ NĂNG GIÁM SÁT

SUPERVISORY SKILL TRAINING

ĐỀ TÀI 4 HƯỚNG DẪN CÔNG VIỆC

• Giới thiệu khái niệm

• Mục đích và Lợi ích

• Đối tượng

• Cách thức

• Qui trình mẫu về Hướng dẫn Công việc

01 • Nhận thức việc hướng dẫn nhân viên

trong công việc là một trách nhiệm của cấp quản lý/giám sát trong quá trình phát triển của Công ty

• Lập, thực hiện và điều chỉnh kế hoạch hướng dẫn công việc cho nhân viên

KHÁI NIỆM

Hướng dẫn Công việc là một quá trình thực tế đều đặn mỗi ngày

giúp đỡ nhân viên nhận ra những cơ hội nâng cao khả năng làm

việc của họ Người hướng dẫn phải phân tích khả năng làm việc

của nhân viên mình, cung cấp cho họ những kiến thức cần thiết

về cách nâng cao khả năng làm việc và tạo nên môi trường

hướng dẫn, thúc đẩy cũng như hỗ trợ nhằm giúp nhân viên đạt

được sự tiến bộ ấy Với tư cách người hướng dẫn, bạn sẽ đưa ra

những định hướng, lời khuyên và sự khích lệ đến nhân viên của

mình

Việc hướng dẫn công việc đòi hỏi bạn không đưa ra bất cứ phán

xét hay đánh giá nhân viên của mình Nhiều nhà quản lý, theo

thói quen thường bày tỏ sự phán xét về khả năng thực hiện công

việc của nhân viên so với những mục tiêu hoạch định trước đó

Với tư cách người hướng dẫn, bạn phải chấp nhận nhân viên làm

việc theo phong cách của họ và tập trung giúp họ thực hiện liên

tục việc phát triển khả năng vốn có Hành động hỗ trợ cần được

sáng tạo dưới nhiều hình thức khác nhau Ta có thể hướng dẫn

công việc qua trao đổi ngắn gọn nơi hành lang cho đến việc để họ

tham gia những công việc vốn đã được hoạch định trong chương

trình phát triển kỹ năng làm việc của nhân viên

Bài tập 1

Bạn hãy dành ít phút nhớ lại việc mình đã dùng những phương

thức khác nhau nào để giúp nhân viên của mình thực hiện công

việc của họ tốt hơn Tuần rồi, bạn đã hỗ trợ một ai? Một lời khuyên hay một lời khích lệ của bạn có thể được bổ sung vào danh sách KINH NGHIỆM HƯỚNG DẪN CÔNG VIỆC CỦA CÔNG TY như là 1 đóng góp quan trọng trong việc phát triển kỹ năng làm việc của nhân viên

Hầu hết các nhà quản lý đều thực hiện việc hướng dẫn nhân viên

và cũng hầu hết các trường hợp việc hướng dẫn chỉ là phản ứng tình huống Nghĩa là khi có một ai đó đến nhờ sự giúp đở của quản lý trong việc giải quyết vấn đề, họ mới đưa ra lời khuyên, hướng dẫn giải quyết vấn đề Hướng dẫn Công việc chưa được đa

số các nhà quản lý nhận thức là một công việc quan trọng trong việc phát triển nhân viên, rằng cần phải lập kế hoạch một cách chủ động ứng với từng nhân viên mà mình quản lý

SỰ CHỦ ĐỘNG

Việc hướng dẫn công việc ở mức độ là phản ứng tình huống tuy đem lại giá trị nhưng vẫn tồn tại các khiếm khuyết sau:

• Chỉ tập trung vào việc hoàn tất công việc và không đặt trọng tâm vào việc nâng cao kỹ năng làm việc của nhân viên;

• Chỉ được thực hiện khi phát sinh vấn đề, khó khăn nên không tạo được sự liên tục trong việc phát triển kỹ năng làm việc hiệu quả;

• Không được dự tính trước nên không định hướng một quá trình học hỏi, phát triển một cách khoa học (chặt chẻ, rõ ràng)

Mục tiêu của đề tài này giúp ta xem xét nên làm thế nào để có thể lập kế hoạch một cách chủ động nhằm nâng cao kỹ năng làm việc của nhân viên; qua đó phát triển khả năng của họ Quá trình hoạch định sẽ giúp ta ưu tiên hóa những nỗ lực của mình trong việc hướng dẫn công việc đến nhân viên; đồng thời, xác lập những chiến thuật hỗ trợ để tạo tâm lý ổn định đến nhân viên: Họ cảm thấy ta luôn dành sự hỗ trợ hữu ích vào những việc, những lúc và những nơi thích hợp nhất khi họ cần đến

XẾP ĐẶT ƯU TIÊN NỖ LỰC HƯỚNG DẪN CÔNG VIỆC

Phần lớn các nhà quản lý, cấp giám sát cho rằng họ ít khi thực hiện việc hướng dẫn công việc theo trách nhiệm với lý do rằng họ không đủ thời gian Thật sự, nguyên nhân chính vẫn là họ chưa

quản lý thời gian làm việc cá nhân của mình một cách có hiệu quả

Chính vì vậy họ thường vấp phải nhưng sai phạm như sau:

• Cùng một lúc, cố gắng hướng dẫn công việc cho quá nhiều người Hiệu quả của việc hướng dẫn tỏ ra mờ nhạt vì chiều sâu (chất lượng) cũng như thời gian của việc hướng dẫn là không đầy đủ Dĩ nhiên, khó mà đạt được kết quả cao như mong muốn với cách hướng dẫn công việc như thế này;

• Thường có xu hướng tập trung nỗ lực vào việc hướng dẫn những người có khả năng làm việc kém Họ quên rằng những tiến bộ từ lực lượng này thường không đem lại những thay đổi lớn trong hệ thống kết quả công việc;

• Xuất phát từ kết quả của nỗ lực nêu trên, các nhà quản lý thường bỏ quên lực lượng sẽ đạt những tiến bộ đáng kể khi nhận được chỉ một ít nỗ lực hướng dẫn

Bài tập 2

Hãy dành cho mình vài phút nhớ lại thử xem mình có vấp phải một hay nhiều hơn trong 3 lỗi vừa đề cập bên trên hay không?

Để nhận ra, khắc phục và tránh vấp phải những lỗi vừa kể trong tương lai làm việc của mình, bạn cần nhận thức rằng chính bạn là một tài nguyên khan hiếm – và như thế - tài nguyên này cần được khai thác một cách cẩn thận, có chiến lược trong một quá trình được hoạch định hẳn hòi Quá trình ấy nên được diễn ra như sau:

1 Tập trung nỗ lực hướng dẫn công việc cho tối đa 2 người cùng

1 lúc;

2 Có cơ sở hợp tình hợp lý trong việc chọn lọc người để hướng dẫn;

3 Ưu tiên hướng dẫn công việc thuộc các lĩnh vực nhằm để phát triển Công ty;

4 Xác định rõ các mục tiêu cần đạt đến sau quá trình hướng dẫn trong phạm vi, giới hạn công việc của mình

VẬY AI SẼ LÀ NGƯỜI BẠN CẦN HƯỚNG DẪN?

Bạn cần đánh giá chọn lựa dựa vào 4 tiêu chuẩn sau đây:

- Sự thành thạo: khả năng của họ đủ thực hiện công việc theo tiêu chuẩn bạn yêu cầu

- Tiềm năng: Họ có thể nâng cao khả năng làm việc và phát triển nghề nghiệp của họ trong Công ty

- Động cơ thúc đẩy: Ước muốn và Tinh thần sẳn sàng để học hỏi và phát triển

- Chế độ khen thưởng: Họ sẽ nhận được lợi ích tương xứng khi nâng cao khả năng làm việc và đóng góp thực tế vào kết quả hoạt động của Công ty

Vẫn có những trường hợp nhà quản lý chỉ có thể nâng cao động lực làm việc thông qua chế độ khen thưởng thích hợp và các nhân viên liên quan ấy không có tiềm năng đáp ứng cho sự phát triển của công ty Các trường hợp này, giải pháp thích hợp sẽ không phải là việc Hướng dẫn Công việc

Bài tập 3

Hãy dùng 4 tiêu chuẩn chọn lựa người để hướng dẫn nêu trên để đánh giá xem bạn có đang đầu tư thời gian và nỗ lực hướng dẫn đúng người cần thiết hay không?

Cụ thể, bạn cần làm những điều như sau để chọn đúng người:

1 Dự đoán xem có không những người có khả năng làm việc cao lại muốn rời bỏ nhóm (Ví dụ: để tiến xa hơn trong nghề nghiệp của họ,…)

2 Đánh giá để nhận biết những chổ trũng trong khả năng làm việc của từng nhân viên thuộc nhóm có khả năng cao cho đến trung bình khá

3 Đánh giá tiềm năng của những người có khả năng thấp đến trung bình để phát triển họ trở thành những người có khả năng làm việc hiệu quả cao

4 Tiên lượng phải mất bao nhiêu thời gian để phát triển người có khả năng thấp đến trung bình trở thành người có khả năng làm việc hiệu quả cao

5 So sánh với quỹ thời gian thực tế mà bạn có thể cam kết thực hiện hiệu quả chương trình phát triển khả năng làm việc của nhân viên

Đây không phải là một công việc dễ dàng, nhưng một cách tích cực; qua đó, bạn nhận thức được một cách chiến lược về phương

pháp tổ chức hoạt động hướng dẫn công việc của bạn cho nhân viên

Bài tập 4

Nếu bạn chỉ có thể hướng dẫn công việc cho tối đa 2 người thì trình tự hướng dẫn của bạn sẽ như thế nào?

BẠN NÊN PHÁT TRIỂN NHỮNG KHẢ NĂNG LÀM VIỆC NÀO CỦA NHÂN VIÊN

Thông thường, chúng ta có chiều hướng tập trung nỗ lực hướng dẫn vào những mặt xấu nhất, vấn đề cấp bách nhất, lĩnh vực ảnh hưởng nhiều nhất đến công việc Đây là những vấn đề nan giải, khó khăn và rũi ro nhất nên thường tạo ra áp lực tâm lý đến nhân viên, cảm giác ngán ngại có thể lấn át mong muốn tiến bộ cá nhân qua việc giải quyết vấn đề Do vậy, ở nhân viên dễ xuất hiện tâm lý chống đối lại việc hướng dẫn thúc đẩy của người quản lý; và như thế khả năng thành công của việc hướng dẫn công việc thường rất thấp

Vấn đề là khi nào ta cần nỗ lực hướng dẫn để nâng cao khả năng làm việc vốn đang yếu kém? Tốt nhất, bạn nên tập trung vào các vấn đề mà ở đâu đó, đã có người giải quyết được và mức độ khó của giải quyết vấn đề nằm trong mức khả thi so với nhân viên của mình Bằng ngược lại, bạn sẽ rất dễ gặp phải sự chống đối (dù không công khai)

Bài tập 5

Bạn có từng tập trung nỗ lực hướng dẫn nhân viên để giải quyết các công việc khó đạt được?

Chúng ta cùng tham khảo minh họa bên dưới, trong đó chỉ tiêu Rũi ro ở đây muốn nói đến sự rũi ro khi không thể đạt được sự tiến bộ trong việc nâng cao khả năng làm việc

Mức độ khả

năng làm việc Nổ lực Chế độ khenthưởng Rũi ro

Trước tiên, chúng ta cần tập trung vào những lĩnh vực khả năng làm việc trung bình sẽ làm gia tăng những cơ hội (cho việc hướng dẫn của bạn) sản sinh ra nhiều sự tiến bộ có thể thấy được Điều này dễ làm và có thể mang lại lợi ích theo ba cách sau đây:

• Nó sẽ tạo một nền tảng và tạo đà phát triển tích cực trong mối quan hệ hướng dẫn công việc

• Nó có thể phát triển sự tự tin hay sự tự giác cao hơn; do đó, sẽ làm dễ dàng hơn khi giải quyết những vấn đề nan giải

• Nó có thể phát triển kiến thức và kỹ năng thông qua việc áp dụng để thực hiện các công việc khác nhau

Vì vậy, để chủ động hoạch định việc hướng dẫn công việc, bạn cần phải:

• Xác định mọi mặt về khả năng làm việc của nhân viên mà bạn muốn nâng cao

• Hãy ra quyết định nhằm đạt kết quả tốt nhất cho việc giải quyết từng khía cạnh của vấn đề

• Hãy bắt đầu từ những khía cạnh của vấn đề mà ta có thể giải quyết được đồng thời có thể đạt được những tiến bộ đáng kể

về việc nâng cao khả năng làm việc của nhân viên

• Khi gặp phải những rũi ro lớn, cần nhớ rằng ta không nên sập bẩy giải quyết vấn đề mang tính cấp bách kèm với nỗ lực hướng dẫn công việc đồng thời

KHI NÀO CẦN NGƯNG LẠI VIỆC HƯỚNG DẪN CÔNG VIỆC

Bước cuối cùng cùng của một kế hoạch hướng dẫn chủ động là quyết định khi nào bạn sẽ ngừng việc hướng dẫn công việc đến một ai đó Quyết định được điều này sẽ giúp bạn có thể:

• Phân bổ và sử dụng thời gian của mình một cách hợp lý, hiệu quả nhất

• Tạo và giữ được thói quen làm việc theo mục tiêu trong khoảng thời gian hạn định

• Có thời gian ôn lại quá trình và đánh giá hiệu quả để rút kinh nghiệm cho kỹ năng hướng dẫn công việc của mình

Bài tập 6

Bạn đã từng thiết lập mục tiêu rõ ràng khi hướng dẫn công việc cho một nhân viên của mình? Và nhờ vậy bạn có được kết quả đánh giá sau 1 quá trình hướng dẫn của mình?

Có 2 loại mục tiêu mà các nhà quản lý cần đặt ra cho chính mình: Mục tiêu về khả năng làm việc (tiêu chuẩn cụ thể cần đạt được sau 1 quá trình hướng dẫn) và Mục tiêu thời gian (giới hạn thời gian thực hiện việc hướng dẫn nhằm có cơ sở cho việc phân bổ nỗ lực thực hiện theo thời gian)

Bảng kế hoạch hướng dẫn trong giai đoạn 1:

CẦN ĐẠT Bắt đầuKHI NÀOKết thúc

Sau khi đã ưu tiên hóa trong việc phân phối các nỗ lực hướng dẫn của bạn, đã đến lúc bạn tìm hiểu và chọn lựa hình thức, phương pháp, giải pháp thích hợp để giúp đở nhân viên của mình

NHỮNG YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG

Có 3 yếu tố ảnh hưởng đến sự lựa chọn phương pháp hướng dẫn của bạn đó là: KIỂM SOÁT, TỰ DO và RỦI RO Đầu tiên, bạn phải tiên lượng được khối lượng Kiểm soát và Tự do mà người học muốn có được Cách giải quyết sự căng thẳng (nếu có) giữa 2 yếu

tố vừa nêu là chìa khóa đưa nhân viên đi đến thành công trong việc học hỏi Còn đối với nhà quản lý, giải pháp cho sự căng thẳng xuất phát từ nhận thức về yếu tố Rũi ro

KIỂM SOÁT VÀ TỰ DO

Kiểm soát và Tự do rõ ràng được liên kết với nhau Bạn càng muốn nhiều quyền kiểm soát với tư cách là người hướng dẫn, thì người học sẽ càng có ít sự tự do bấy nhiêu Mối liên kết này sẽ chi phối việc bạn sẽ giao việc gì, bằng cách nào; giới hạn mà bạn khích lệ người học khám phá, để làm ra nhiều điều một cách khác biết, để mạo hiểm; cách bạn phản ứng khi nhận yêu cầu giúp đỡ

từ một ai đó

Ví dụ: khi có nhân viên đến đưa ra vấn đề cần bạn giúp đỡ, theo phản ứng bản năng, bạn có thể lập tức đưa ra câu trả lời cho vấn

đề và đòi hỏi họ thực hiện theo giải pháp mình đưa ra, họ chỉ quay lại gặp bạn khi cần thêm sự giúp đỡ Trong tình huống này, bạn đã nắm quyền kiểm soát chặt chẽ sự trao đổi học hỏi, người học ít được tự do để phản hồi lý do tại sao học gặp phải khó khăn,

ít có cơ hội phát triển tư duy giải pháp

Nhiều nhà quản lý hiểu việc hướng dẫn công việc như là 1 quá trình cho nhân viên câu trả lời đúng thay vì cần phải nhận thức rằng, cách họ kiểm soát như vậy khiến người học phải trả giá sự

tự do của họ khi thực hiện giải pháp chỉ từ nhà quản lý đưa ra Đó

là cách hướng dẫn theo tư duy Giáo dục cổ điển, trong đó người hướng dẫn như là một thầy giáo nắm quyền kiểm soát với việc trả giá sự tự do của người học, còn người học thì chỉ biết tuân theo

mô hình học tập nỗi trội mà nhà quản lý đã kinh qua

Chắc chắn mô hình cổ điển cũng có những ưu điểm: nhanh chóng, truyền thẳng thông tin, ít mạo hiểm, nghiêng về nhiệm vụ nhiều hơn Nhưng khiếm khuyết của mô hình trên chính là sự rũi

ro của tương lai, nơi đó Sự sáng tạo bị bóp nghẹt và Sự khác biệt

sẽ trở thành hiếm hoi, nhân viên sẽ tiếp tục lệ thuộc và tìm đến bạn để hỏi một hay thêm nhiều giải pháp khác nữa

Nhu cầu kiểm soát càng cao sẽ càng hạn chế bạn giao nhiều việc đến nhân viên, và ngược lại nếu nhu cầu kiểm soát của bạn thấp, bạn có xu hướng giao được nhiều công việc hơn, một khi bạn có được ý tưởng công việc (xác lập mục tiêu), bạn sẽ để nhân viên của mình tự tìm cách thực hiện nó

Trong khi đó, xu hướng của con người là hiếu kỳ, muốn khám phá

ra nhiều điều theo cách riêng của mình, muốn học hỏi từ sai lầm của mình Khi người học thể hiện mong muốn sự tự do của họ trong việc học hỏi, có lẽ bạn phải bỏ đi một số sự kiểm soát nào

đó của bạn

Vấn đề đặt ra cho người hướng dẫn là phải nhận thức được mức

độ rũi ro của sự tự do dành cho nhân viên, của sự giảm thiểu việc kiểm soát, bạn có thể chấp nhận được đến mức rũi ro nào?

Bài tập 8

Hãy suy nghĩ về nhu cầu tự do cá nhân khi bạn rơi vào tình huống học hỏi nào đó và làm thế nào mức nhu cầu tự do này có thể thay đổi tùy theo hoàn cảnh

RŨI RO

Người dẫn dắt và người học đều có nhận thức riêng và phản ứng khách quan về sự rũi ro nhưng việc đánh giá về mức độ rũi ro liệu

có khách quan? Bạn cần đánh giá để trả lời các câu hỏi sau:

1 Có thể nào bạn để cho người học thất bại?

2 Phải chăng người học muốn thất bại?

3 Phải chăng bạn muốn người học thất bại?

4 Người học có thể thất bại như thế nào?

5 Hậu quả sẽ như thế nào nếu người học thất bại?

Bài tập 9

Hãy nhớ lại trường hợp khi quan niệm về sự rũi ro đã ảnh hưởng đến cách thức bạn hướng dẫn công việc một ai đó? Quan niệm này dẫn đến bạn kiểm soát nhiều hay ít hơn trong quá trình hướng dẫn? Một cách khác, hãy nghĩ về cách thức của người đang hướng dẫn bạn phát triển kỹ năng nào đó?

Bài tập 10

Hãy nhớ lại những rũi ro liên quan đến tình huống ở Bài tập 9 Phải chăng sự đánh giá về rũi ro của bạn hơi chủ quan? Nếu thế, hãy ôn lại việc quản lý tình huống rũi ro như thế nào cho thích hợp rồi so sánh với đánh giá của bạn?

TRƯỚC KHI NGƯỜI HỌC THỰC HIỆN CÔNG VIỆC

Bạn cần tham gia vào công việc liên quan để bảo đảm rằng người học có chuẩn bị hiệu quả, như thế có thể giảm thiểu rũi ro thất bại Hình thức tham gia có thể như sau:

• Cùng tham gia lập kế hoạch cùng người học;

• Xem lại kế hoạch của người học;

• Giúp người học dự đoán trước vấn đề;

• Dợt lại những giai đoạn quan trọng của công việc;

• Thiết kế mô hình cách bạn muốn thực hiện công việc ấy

TRONG KHI NGƯỜI HỌC THỰC HIỆN CÔNG VIỆC

Bạn cần tham gia quá trình để thấy được cách thức người học đang thực hiện công việc, có những phản hồi và hậu thuẩn kịp thời, cũng như thiết lập mạng lưới an toàn cần thiết Hình thức tham gia có thể như sau:

• Quan sát mà không can thiệp;

• Luôn đưa ra những phản hồi thông tin;

• Tham gia hướng dẫn công việc;

• Can thiệp vào các trường hợp khẩn cấp;

• Thiết kế mô hình cách bạn sẽ thực hiện công việc ấy

SAU KHI NGƯỜI HỌC THỰC HIỆN CÔNG VIỆC

Bạn cần tham gia vào giai đoạn sau công việc để đảm bảo rằng người học còn nhớ những kinh nghiệm mà họ đã áp dụng trong suốt quá trình thực hiện công việc và cũng cố việc học hỏi từ những kinh nghiệm đó Hình thức tham gia có thể như sau:

• Đưa ra ý kiến phản hồi;

• Ôn lại công việc với người học;

• Thực hiện lại những phần chính của công việc;

• Tóm tắt những điểm chính cần học hỏi;

• Làm sáng tỏ việc học hỏi có ảnh hưởng tốt như thế nào đến những công việc trong tương lai

Bài tập 11

Hãy nhớ lại bạn đã tham gia như thế nào trong việc hướng dẫn công việc cho nhân viên ở các giai đoạn trước, trong và sau khi? Nếu có thể, hãy quy ra theo % thời lượng mà bạn đã phân bổ (Ví dụ: Trước khi chiếm 10%, Trong khi chiếm 70% và Sau khi chiếm 20%)

Trong thực tế, theo cảm tính bạn thường không phải lúc nào cũng chia việc hướng dẫn theo ba chặng như vậy Nhưng khi bạn dẫn dắt một cách chủ động, bạn có thể ra quyết định thời điểm can thiệp thích hợp Có thể là 1, là 2 hay có ở cả 3 chặng nêu trên Giới hạn và thời gian can thiệp tùy vào quyết định của bạn về việc Kiểm soát và Sự tự do

Mức kiểm soát cao

Trước, Trong và Sau khi Trước và Sau khi