Thông tin gửi xuống phải có đầy đủ: loại nhựa, số lượng, số lot NCC, ngày nhập cảng Trường hợp không có ngày nhập cảng thì P.Mua hàng có trách nhiệm cung cấp cho Thủ kho nguyên liệu - Ng
Trang 1NĂM 2017
I MỤC ĐÍCH
Trang 2- Hướng dẫn các bước thực hiện việc nhập nguyên liệu vào kho và xuất nguyên liệu từ kho qua sản xuất
- Đảm bảo việc giao nhận nguyên liệu được tiến hành nhanh, gọn, hiệu quả và hỗ trợ cho công tác quản lý xuất nhập tồn
II PHẠM VI ÁP DỤNG
Áp dụng trong nội bộ công ty Tín Thành
III.TỪ VIẾT TẮT – TÀI LIỆU THAM KHẢO
1 Từ viết tắt
- TN&PP : Tiếp nhận và phân phối
- MH : Mua hàng
- NCC : Nhà cung cấp
2 Tài liệu tham khảo
- QT03 : QT mua hàng
- QĐ03 : Quy định quản lý kho nguyên liệu
- QĐ06 : Quy định thiết lập số lot nguyên liệu
- Phần mềm Tinthanh2
IV NỘI DUNG
1 Nhập nguyên liệu:
1.1 Nhận thông tin nhập nguyên liệu:
- Khi có thông tin của hãng tàu về thời điểm hàng sẽ về kho, P.Mua hàng sẽ chuyển thông tin nhập hàng về TN&PP thông qua mail Thông tin gửi xuống phải có đầy đủ: loại nhựa, số lượng, số lot NCC, ngày nhập cảng (Trường hợp không có ngày nhập cảng thì P.Mua hàng
có trách nhiệm cung cấp cho Thủ kho nguyên liệu)
- Ngày dự kiến về xưởng sẽ được P.Mua hàng báo thông qua “lịch nhận hàng” ở phần mềm Tinthanh2
- BP.TN&PP sẽ chuyển đầy đủ thông tin cho thủ kho nguyên liệu
- Dựa vào ngày về thực tế thủ kho nguyên liệu sẽ ban hành ra số lot nội bộ (tham khảo
QĐ06-thiết lập số lot kho nguyên liệu)
1.2 Bố trí khu vực kho sẽ nhập nguyên liệu theo thông báo.
- Căn cứ trên loại nhựa, số lượng, ngày nhập hàng thực tế và tình trạng thực tế của kho, thủ kho quyết định khu vực sẽ nhập nguyên liệu (Kho 1, kho 2, kho 3)
- Vệ sinh khu vực kho sẽ nhập nguyên liệu
- Tập kết đủ số lượng palet cần thiết cho việc nhập nguyên liệu
1.3 Bóc dỡ nguyên liệu
Trang 3- Thủ kho kiểm tra loại nhựa, số lượng, số lot nhà cung cấp có phù hợp với chứng từ mà P.Mua
hàng gửi xuống hay không, tiêu chí kiểm tra được thể hiện đầy đủ ở Bảng kiểm tra
BM-QT03-06C.
- Chuyển nguyên liệu nhựa vào khu vực đã chuẩn bị (cách chất được thể hiện ở quy định quản
lý kho nguyên liệu-QĐ03)
1.4 Cập nhật sơ đồ kho, xuất nhập tồn
- Thủ kho nguyên liệu cập nhật sơ đồ kho tại các vị trí có phát sinh nhập nguyên liệu, đồng thời lập phiếu kiểm tra nhập nguyên liệu BM-GN-02 (cập nhật đầy đủ thông tin: chủng loại, nhà cung cấp, số lot nội bộ, số lượng, ngoại quan)
- Phiếu kiểm tra nhập nguyên liệu sau khi hoàn tất sẽ được dán lên từng cây nhựa để tiện lợi hơn cho việc theo dõi xuất nhựa
1.5 Nhập kho trên phần mềm
- Sau khi hoàn tất việc nhập kho thực tế, Thủ kho nguyên liệu báo về P.mua hàng để ra đơn hàng
- Thủ kho vào “đơn hàng mua” kiểm tra lại và cập nhật vài thông tin: kho nhập thực tế, lot nội
bộ, lot NCC, thực hiện thao tác đánh số cont chuyển sang sheet chi phí nhập hàng cập nhật ngày dự kiến và ngày thực tế về xưởngchuyển thành lệnh nhập kho
- Ở lệnh nhập kho thêm vi trí thực tế nhập kho và tạo bảng kiểm tra Hoàn tất việc nhập bằng cách tạo phiếu nhập kho
- Kiểm tra ‘Xuất nhập tồn kho’ xem nguyên liệu đã được nhập vào kho như thao tác chưa (phát hiện sớm trường hợp lỗi chương trình)
- Tất cả thao tác trên điều được thực hiện ở phần mềm Tinthanh2
1.6 Lưu hồ sơ:
Hồ sơ nhập nguyên liệu được lưu tại:
- Kho nguyên liệu:
+ Chứng từ lô hàng nhập của nhà cung cấp
+ Phiếu nhập kho nguyên liệu (liên xanh)
- Phòng mua hàng:
+ Hợp đồng mua bán
+ Chứng từ lô hàng nhập của nhà cung cấp
+ Phiếu nhập nguyên vật liệu (liên trắng + hồng)
+ Bảng kiểm tra BM-QT03-06C
2 Xuất nguyên liệu:
Trang 42.1 Căn cứ số lượng nhựa yêu cầu trên phiếu yêu cầu kích hạt-BM-QT06-05, thủ kho nguyên
liệu lập phiếu theo dõi xuất nguyên vật liệu-BM-QT06-06 (lập và in phiếu trên phần mềm TinThanh2)
2.2 Căn cứ trên phiếu theo dõi xuất nguyên vật liệu và sơ đồ kho tiến hành giao nguyên liệu
theo đúng loại, số lot, số lượng yêu cầu; đóng dấu ngày giao và số lot nội bộ lên mặt trên của bao bì (có in tên nhà sản xuất, tên nguyên liệu), góc phải của bao nhựa
* Lưu ý: Trường hợp đóng dấu sai ngày, thủ kho nguyên liệu phải hủy ngày đã đóng dấu
bằng cách gạch 2 đường chéo và ký tên bên dưới ngày đã hủy đồng thời đóng dấu lại đúng ngày thực tế
Trường hợp xuất nhựa sử dụng ca đêm phải phân biệt bằng cách đóng thêm mộc tên của người quản lý phòng giao nhận
2.3 Cập nhật sơ đồ kho nhựa sau mỗi lần xuất kho (thủ kho); Lập lệnh xuất kho, phiếu xuất
kho trên chương trình quản lý kho (P.Mua hàng); Kiểm tra số liệu tồn kho hằng ngày (thủ kho)
2.4 Kiểm tra số lượng nhựa tồn cuối ca sản xuất (đối với phát sinh sự cố dẫn đến không sử
dụng hết phải nhập kho trả lại được thể hiện trên phần mềm Tinthanh2)
- Nhân viên kích hạt phải ký sổ bàn giao nhựa với nhân viên bảo vệ khi hết ca hoặc đầu
ca sản xuất
2.5 Thủ kho nguyên liệu đối chiếu số lượng nhựa đã xuất với với lượng bao bì được trả về
kho vật tư Lưu ý việc đối chiếu phải được xác nhận bằng chữ ký của thủ kho vật tư trên phiếu theo dõi xuất nguyên liệu
V Các biểu mẫu:
- Bảng kiểm tra BM-QT03-06C
- Phiếu kiểm tra nhập nguyên liệu BM-GN-02
- Phiếu yêu cầu kích hạt BM-QT06-05
- Phiếu theo dõi xuất nguyên vật liệu BM-QT06-06
Trang 5đổi
lần
Ngày sửa
đổi Người sửa
Diễn giải Phân phối Nội dung cũ Nội dung điều chỉnh SX QC KD MH GN KT
1 25/03/2017 Cẩm Vân Soát xét toàn bộ nội dung
văn bản
2
3
4
5
6
7