Hoạt động xuất nhập khẩu uỷ thác ở công ty cổ phần xuất nhập khẩu tạp phẩm TOCONTAP – hà nội

Thông thường khi có một đơn vị kinh tế nào đó với điều kiện hàng hoá không nằm trong danh mục hàng cấm XNK của Nhà nước thì đơn vị kinh tế đó đem 02 sản phẩm mẫu đến Công ty TOCONTAP đàm

Lời mở đầu

Kinh tế Việt Nam đóng vai trò là một bộ phận của nền kinh tế thế giới và của cac mối quan hệ kinh tế quốc tế , nền kinh tế nước ta tất yếu phải chịu những sự tác động của mọi sự biến động trên thế giới và cũng như các mối quan hệ kinh tế quốc tế đó Điều này cũng có nghĩa là việc tham gia vào các quan hệ kinh tế đó là điều cần thiêt và mang tính tất yếu khách quan có lợi cho việc phát triển của các thành phần kinh tế dân tộc tham gia, trong đó có Việt Nam Các công ty XNK luôn giữ vai trò quan trọng trong việc phát triển kinh tế trong bối cảnh hòa nhập kinh tế quốc tế Ở công ty cổ phần XNK Tạp phẩm TOCONTAP,các thành viên đều phải nỗ lực lao động, phải theo dõi liên tục việc tiêu thụ hảng hoá để từ đó xác định được mặt hàng được khách hàng tiêu thụ nhiều nhất , để mở rộng qui mô thị trường của mặt hàng đó Để từ đó giúp doanh nghiệp tăng thêm nguồn lợi nhuận và hạng chế lỗ trong kinh doanh

Vì thế nâng cao hiệu quả kinh doanh là nhiệm vụ quan trọng của TOCONTAP

hiện nay Để góp sức cùng TOCONTAP hoàn thành nhiệm vụ đó, đề tài “Hoạt động xuất nhập khẩu uỷ thác ở công ty cổ phần XNK Tạp phẩm

TOCONTAP – Hà Nội “ được nghiên cứu trong báo cáo thực tập giữa khóa này.

Em xin chân thành cảm ơn thày Nguyễn Quang Minh khoa Kinh tế và Kinh doanh quốc tế, cảm ơn chú Lê Hồng Đức, truởng phòng XNK 5 công ty cổ phần XNK Tạp phẩm TOCONTAP HANOI đã giúp em (cháu) hoàn thành quá trình thực tập giữa khóa Với vốn kiến thức và khả năng tiếp thu còn non kém , cùng với thời gian thực tập có hạn nên sự sai sót trong báo cáo là điều không tránh khỏi Kính mong sự góp ý chân thành của thầy cô cùng với các cô chú trong công

ty để giúp em (cháu) có thể khắc phục sai sót và hoàn thiện hơn

Chương II: Hoạt động xuất nhập khẩu uỷ thác ở công ty tocontap –

Hà Nội.

I Vài nét về công ty tocontap và tình hình xuất nhập khẩu uỷ thác ở công ty trong mấy năm qua:

1 Giới thiệu tóm tắt về Công ty TOCONTAP - Hà nội

(1) Công ty xuất nhập khẩu từ ngày 5/3/1956, là một trong số ít công

ty xuất nhập khẩu lâu đời nhất của Việt Nam

Trụ sở chính của Công ty đặt tại 36 Bà Triệu, Hoàn Kiếm – Hà Nội Công ty có 2 chi nhánh như sau:

- Chi nhánh TOCONTAP tại Hải Phòng ở 96A Nguyễn Đức Cảnh

- Chi nhánh TOCONTAP tại TP Hồ Chí Minh ở 1168D đường 3/2 Q.11

Công ty TOCONTAP là doanh nghiệp nhà nước có tư cách pháp nhân, hoạch toán độc lập, có tài khoản (tiền Việt Nam và ngoại tệ) tại ngân hàng

và có con dấu theo quy định của Nhà nước

(2) Chức năng và nhiệm vụ chủ yếu của TOCONTAP đã thể hiện tại Quyết định của Bộ trưởng Bộ Thương mại số 597/TM –TCCB ngày 19/7/1995 theo đó TOCONTAP:

* Xuất khẩu: Các mặt hàng nông sản, lâm sản, hải sản, thực phẩm, thủ công mỹ nghệ, tạp phẩm, công nghệ, sản phẩm dệt, may, da giày

* Nhập khẩu: Vật tư, máy móc, thiết bị, nguyên liệu, vật liệu xây dựng, phương tiện vận tải, hàng nông sản, thực phẩm và hàng tiêu dùng thiết yếu để phục vụ cho nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của công ty

2 Sơ đồ tổ chức

3 Phòng ban kiến tập

- Phòng kiến tập: phòng Xuất nhập khẩu số 5

- Mặt hàng chuyên trách: các loại thực phẩm, đồ nhựa, đồ gia dụng, các loại rượu, thiết bị y tế, đồ tạp phẩm

- Nghiệp vụ: xuất nhập khẩu, đấu thầu

- Người hướng dẫn: chú Lê Hồng Đức, trưởng phòng XNK 5 công ty cổ phần XNK Tạp phẩm TOCONTAP HANOI

4 Mục tiêu đặt ra cho đợt kiến tập

- Làm quen với môi trường làm việc năng động trong thực tế, cách ứng

xử, xã giao trong môi trường công sở

- Tìm hiểu về kết cấu bộ máy, cách thức tổ chức hoạt động cũng như văn hóa doanh nghiệp của công ty

- Nắm bắt sơ bộ về tình hình tài chính của công ty, học cách lập và đọc các bản báo cáo tài chính

- Có cái nhìn cụ thể và sát thực hơn về các bước của quy trình xuất nhập khẩu trong thực tế, những khó khăn và các điểm cần lưu ý

- Tiếp xúc và thực hành lập các bộ chứng từ xuất nhập khẩu cũng như các loại giấy tờ, chứng từ có liên quan

- Tìm hiểu về thực tế làm việc với các cơ quan hữu quan về việc xin các giấy chứng nhận, giấy giám định,…

- Học hỏi kinh nghiệm cũng như phong cách làm việc của các cô chú trong phòng

5 Các công việc được giao trong quá trình kiến tập

- Cùng anh chị trong phòng tới các cơ quan hữu quan xin giấy xác nhận kiểm định, đi nhận lại tiền thanh lý bảo lãnh thực hiện hợp đồng,…

- Kiểm tra chứng từ, hoá đơn

- Viết hoá đơn nhận hàng

- Lập một số loại chứng từ như: biên bản xác nhận công nợ, giấy đề nghị viết hoá đơn,biên bản thanh lý hợp đồng…

II Hoạt động xuất nhập khẩu uỷ thác ở công ty TOCONTAP.

1 Giao dịch.

Thông thường khi có một đơn vị kinh tế nào đó với điều kiện hàng hoá không nằm trong danh mục hàng cấm XNK của Nhà nước thì đơn vị kinh

tế đó đem 02 sản phẩm mẫu đến Công ty TOCONTAP đàm phán và yêu cầu Công ty TOCONTAP xuất khẩu hàng hoá cho họ, hoặc trong trường hợp nhập khẩu thì đơn vị kinh tế đó cần đem những yêu cầu về mẫu mã thông số kỹ thuật về hàng hoá cần nhập để công ty đàm phán yêu cầu Công ty TOCONTAP nhập khẩu hàng hoá đó cho đơn vị mình

2 Chào hàng, đặt hàng.

Trên cơ sở đơn yêu cầu uỷ thác và mẫu mã cũng như các thông số kỹ thuật về hàng hoá đó Công ty TOCONTAP sẽ thiết lập bản chào hàng, hoặc đặt hàng để gửi tới các bạn hàng của mình ở nước ngoài

Thông thường nội dung đơn chào hàng của công ty bao gồm:

Tên hàng, quy cách phẩm chất, số lượng, giá cả, điều kiện cơ sở giao hàng, thời hạn giao hàng, điều kiện thanh toán, bao bì, ký mã hiệu thể thức giao nhận hàng…

3 Đàm phán.

Các loại hình đàm phán chủ yếu mà Công ty TOCONTAP thường sử dụng là các loại hình cơ bản sau:

- Đàm phán trực tiếp:

Hình thức này thường do Phòng Thương mại giới thiệu hoặc do Tham tán thương mại Việt Nam ở nước ngoài giới thiệu hoặc là do bạn hàng nước ngoài đã làm việc nhiều với Công ty trong thời gian sang Việt Nam

để tìm hiểu thị trường hoặc ký kết các hợp đồng mua hàng, mặt khác có thể đàm phán với các công ty đại diện nước ngoài tại Việt Nam

Trên thực tế thì công ty TOCONTAP đàm phán qua điện thoại rất có hiệu quả Đối với những khách hàng có quan hệ mua bán lâu dài thì phương thức nàu rất có hiệu quả và được áp dụng phổ biến, hai bên cùng tin tưởng lẫn nhau và mua bán những mặt hàng được ký kết nhiều lần chỉ cần thay đổi một chút ít về giá cả quy cách phẩm chất, thời gian giao hàng…

- Đàm phán qua thư từ, telex, fax:

Đây là phương thức áp dụng phổ biến nhất ở công ty TOCONTAP với hầu hết các khách hàng của mình đàm phán giao dịch qua thư từ, telex, fax thì quá trình ký kết hợp đồng nhanh chóng, ít tốn kèm hơn đàm phán, giao dịch ký kết qua điện thoại vả lại trong telex người ta có thể ghi rõ cụ thể, chi tiết yêu cầu của mình tránh được nhầm lẫn

4 Ký kết hợp đồng ngoại:

Việc giao dịch đàm phán nếu có kết quả sẽ dẫn tới việc ký kết hợp đồng ngoại thương

Các điều khoản trong bản hợp đồng ngoại phải dựa trên cơ sở về sự thống nhất với bên A về chi tiết cụ thể của từng điều khoản

Ngôn ngữ dùng để xây dựng bản hợp đồng phải bằng tiếng Anh

Tóm tại, công ty thay mặt bên uỷ thác, ký kết hợp đồng ngoại như là việc ký kết một bản hợp đồng xuất nhập khẩu thông thường và nó cũng bao gồm các phần như:

* Số hợp đồng

* Ngày và địa chỉ của các bên ký kết

* Tên và địa chỉ của các bên ký kết

Các điều khoản của hợp đồng như:

* Tên hàng, quy cách phẩm chất, số lượng bao bì, kỹ mã hiệu

Việc ghi như thế nào trong điều khoản này đều đã được thông qua sự thoả thuận, thống nhất với bên A Ví dụ như về số lượng, phù hợp với số liệu nhu cầu bên A cần nhập hoặc xuất

* Giá cả- đơn giá, tổng trị giá:

Đơn giá và tổng giá ghi như thế nào thì cũng được ghi như vậy trong bản hợp đồng nội

* Thời hạn và địa điểm giao hàng - điều kiện giao nhận:

Thời hạn giao hàng được quy định trên cơ sở việc chuẩn bị hàng hoá xuất khẩu của bên A như thế nào, và có thể giao trong khoảng thời gian nào trong tương lai, như vậy sẽ được ghi vào hợp đồng ngoại

Địa điểm giao hàng: Cảng Hải Phòng

* Điều kiện thanh toán: bằng L/C trả ngay không huỷ ngang

* Điều kiện khiếu nại trọng tàu

* Điều kiện bất khả kháng

5 Ký kết hợp đồng xuất nhập khẩu uỷ thác (hay còn gọi là hợp đồng nội):

Sau khi ký kết hợp đồng ngoại xong, công ty sẽ tiến hành ký kết hợp đồng nội.Công ty TOCONTAP sẽ tiến hành ký kết hợp đồng nội với bên

uỷ thác

Hợp đồng uỷ thác xuất nhập khẩu của Công ty TOCONTAP ký kết với bên uỷ thác được làm bằng văn bản do công ty soạn thảo trên cơ sửa được xem xét một cách kỹ lưỡng cẩn thận, đối chiếu với những thoả thuận đã đạt được trong đàm phán, giao dịch trước đây Hợp đồng nội là một cơ sở pháp lý ràng buộc trách nhiệm của hai bên

Thông thường nội dung của một hợp đồng uỷ thác xuất nhập khẩu của Công ty TOCONTAP như sau

Phần đầu của hợp đồng ghi rõ tên của đơn vị uỷ thác, địa chỉ, điện thoại, fax, tài khoản tiền Việt Nam , tài khoản ngoại tệ do ai làm đại diện

ký kết thông thường bên uỷ thác được gọi tắt là bên A Còn về phía công

ty thường được ghi

Công ty xuất nhập khẩu tạp phẩm – TOCONTAP

Địa chỉ: 36 Bà Triệu – Hà Nội

Điện thoại: 84 – 4 – 82536618 84 – 4 – 8253619

Fax: 84 - 4 – 8253614

Số tài khoản 361.11.000.005 tại Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam và được gọi tắt là bên B

Điều 1: Tên hàng số lượng, đơn giá, trị giá: giá cả thường được viết là

USD/CVR Hải Phòng hoặc USD/POB Hải Phòng và được ghi rõ giá của từng đơn vị hàng hoá và tổng trị giá của chúng

Điều 2: Quy cách phẩm chất.

Thường được quy định dựa vào mẫu mã và được quy định một cách chặt chẽ nhằm ràng buộc trách nhiệm của bên uỷ thác về chất lượng của hàng hoá để giữ vững uy tín và hình ảnh của công ty, ở điều khoản này được ghi như sau:

- Bên A phải giao hàng theo đúng quy cách, theo mẫu bên B xác nhận

- Trước khi xác nhận lượng sản xuất, bên A phải giữ cho bên B 02 sản phảm mẫu để xác nhận mẫu hàng Bên B phải chịu trách nhiệm cả về số lượng và chất lượng hàng hoá tới tay khách hàng nước ngoài

Điều 3: Bao bì đóng gói, ký mã hiệu.

Thường được quy định tuỳ thuộc vào hợp đồng ngoại mà bên B đã ký với khách hàng nước ngoài, ví dụ:

- Bao bì đóng gói: phụ lục với tiêu chuẩn xuất khẩu

- Kỹ mã hiệu: mỗi một hộp phải có etickét đính kèm Nội dung etickét

sẽ do bên B cung cấp cho bên A

+ Trên mỗi kiện hàng phải ghi bằng mực không phai như sau:

- Một mặt: (nơi đến)

- Một mặt: kiện số, mã hàng, sốlượng, trọng lượng

Điều 4: Phương thức giao hàng.

Nội dung của nó thường là sự xác định thời hạn giao hàng, địa điểm giao hàng, phương thức giao hàng và thông báo giao hàng Trong hoạt động được quy định như:

+ Thời hạn giao hàng: từ ngày… tháng… đến ngày… tháng…

+ Địa điểm giao hàng tại kho bên B chủ định tại Hải Phòng (tại phân xưởng, trong trường hợp xuất khẩu uỷ thác)

+ Phương thức giao hàng: hàng được giao nguyên đai, nguyên kiện + Thông báo giao hàng: Bên A có trách nhiệm thông báo cho bên B trước ngày giao hàng là X ngày bằng điện, telex hoặc fax hoặc bên B có trách nhiệm thông báo cho bên A trước ngày giao hàng là X ngày bằng điện, telex hoặc fax (trong trường hợp nhập khẩu uỷ thác)

Điều 5: Phí uỷ thác.

Trong trường hợp này thông thường quy định phí uỷ thức và tất cả các loại chi phí khác có thể phát sinh Trong điều khoản này thông thường tuỳ vào từng lô hàng mà công ty tính phí uỷ thác và các chi phí khác một cách khác nhau Nếu lô hàng có giá trị lớn thì phí suất uỷ thác nhỏ Nhưng thông thường thì mức phí uỷ thác là 1% trị giá lô hàng chưa kể các chi phí khác

Điều 6: Thanh toán.

Thông thường trong điều kiện này hai bên xác định trước những vấn

đề về đồng tiền thanh toán, thời hạn trả tiền, phương thức trả tiền và điều kiện đảm bảo hối đoái được quy định quy định như sau:

Bên A sẽ thanh toán cho bên B phí uỷ thác nhập khẩu trước khi làm thủ tục nhập hàng

Điều 7: Trách nhiệm của mỗi bên.

Trách nhiệm của mỗi bên thông thường được hai bên thoả thuận và ghi trong hợp đồng Đây là điều khá quan trọng ràng buộc trách nhiệm trực tiếp của hai bên, nếu như vi phạm thì theo Thông tư số 18/1998/TT – BTM sẽ đưa ra toà án kinh tế để giải quyết và được quy định rõ ràng trách nhiệm của từng bên

- Bên A: Thống nhất với bên B về chi tiết các điều khoản của hoạt động ngoại trước khi bên B ký với khách hàng nước ngoài

Thanh toán đầy đủ, đúng hạn các khoản chi phí uỷ thác

Cùng bên B hoàn thành về nhận hàng và chịu mọi chi phí phát sinh như kiểm hoá, hải quan, giám định và các chi phí trực tiếp khác (nếu có) Chịu trách nhiệm nộp thuế XNK nếu có, theo thông báo thuế của hải quan

Nếu có khiếu nại thì phải cùng bên B thương lượng, giải quyết với khách hàng nước ngoài trong thời gian quy định và tự chịu bồi thường toàn bộ mọi thiệt hại cùng mọi chi phí có liên quan

Trong trường hợp nhập khẩu uỷ thác thì bên A phải hợp tác cùng bên

B làm các thủ tục khiếu nại (nếu có) trong vòng 30 ngày kể từ ngày nhận hàng, có xác nhận của TOCONTAP Nếu quá thời hạn bên B không chịu trách nhiệm

- Bên B: Thay mặt bên A giao dịch, ký kết hợp đồng với khách hàng nước ngoài và thống nhất với bên A các điều khoản của hợp đồng ngoại

Đôn đốc theo dõi khách hàng nước ngoài giao hàng đúng thời hạn, thông báo cho bên A và cùng bên A chuẩn bị đầy đủ các thủ tục nhận hàng

và giao hàng đúng thời hạn cho bên A

Tiến hành hợp tác, giải quyết và làm các thủ tục khiếu nại (nếu có) kịp thời

Thương lượng và đấu tranh tích cực với khách hàng nước ngoài để bảo

vệ quyền lợi của người uỷ thác

Được hưởng phí hoa hồng nhập khẩu nói trên

Điều 8: Thanh lý hợp đồng.

Hai bên có trách nhiệm thanh lý hợp đồng trong vòng 10 ngày sau khi thanh lý xong toàn bộ lô hàng

Điều 9: Cam kết chung.

Hai bên cam kết thực hiện nghiêm chỉnh và đẩy đủ các điều khoản của hợp đồng này Mỗi sự thay đổi đều phải làm bằng văn bản có xác nhận của hai bên mới có giá trị

Trong qúa trình thực hiện nếu có tranh chấp xảy ra, hai bên cùng nhau thương lượng, giải quyết, nếu không tự giải quyết được thì bên bị thiệt hại

có quyền đưa ra toàn án kinh tế Phán quyết của toàn án kinh tế có giá trị bắt buộc đối với hai bên

Hợp đồng có hiệu lực từ ngày ký đến khi hai bên hoàn thành mọi nghĩa vụ của mình Hợp đồng này được lập thành 04 bản, mỗi bên giữ 02 bản có giá trị như nhau

6 Kiểm tra chất lượng.

Trước khi giao hàng xuất khẩu, công ty cử người xuống tận cơ sở để đôn đốc theo dõi và kiểm tra việc giao hàng.Kiểm tra về phẩm chất, số lượng , trọng lượng , bao bì đóng gói, kẻ ký mã hiệu.Việc kiểm tra ở cơ sở

có vai trò quyết định và có tác dụng triệt để nhất

7 Thuê tàu lưu cước.

Thông thường việc thuê tàu lưu cước đòi hỏi có kinh nghiệm nghiệp

vụ, có thông tin về tình hình thị trường thuê tàu và tinh thông các điều kiện thuê tàu, vì vậy công ty uỷ thác cho các công ty hàng hải như: Công

ty thuê tàu và môi giới hàng hải Vietfacht

8 Làm thủ tục hải quan.

Thông thường mỗi khi có hàng công ty thường cử người xuống tận cảng để tiến hành các thủ tục hải quan về giao nhận hàng hoá

Người của công ty sẽ đến tận cơ quan hải quan để xuất trình các giấy

tờ hải quan như tờ khai hải quan, lệnh giao hàng, hoá đơn, phiếu đóng gói, bản vẽ chi tiết Sau đó người của công ty sẽ cùng đi với nhân viên hải quan đến cảng để kiểm hoá

Sau khi nộp thuế hàng, người của công ty sẽ nhận được lệnh giao hàng

và sẽ giao lệnh này cho công ty vận chuyển Container mà công ty thuê để chở đến tận phân xưởng cho bên A

9 Giao nhận hàng với tàu.

Trước khi giao nhận hàng công ty phải thông báo cho đơn vị uỷ thác biết về dự kiến ngày giờ hàng về

Theo dõi, đôn đốc việc giao nhận và lập những biên bản nếu cần về hàng hoá và giải quyết trong phạm vi của mình những vấn đề xảy ra trong việc giao hàng

Công ty thanh toán các khoản chi phí trong việc giao nhận và thanh toán chi phí vận chuyển hàng từ cảng về phân xưởng bên giao uỷ thác

10 Lập bộ chứng từ thanh toán:

Thông thường bộ chứng từ thanh toán của công ty bao gồm các giấy tờ sau:

+ Hoá đơn thương mại 4 bản

+ Trọn bộ gồm 3 bản gốc vận đơn hoàn hảo đã bốc hàng ghi rõ “cước

đã trả”

+ Hồi phiếu trả tiền ngày ký phát cho bên mua

+ Phiếu đóng gói 2 bản

+ Giấy chứng nhận kiểm định thực vật 2 bản

+ Giấy chứng nhận xuất xứ 2 bản

+ Giấy chứng nhận phẩm chất 2 bản

11 Giải quyết tranh chấp khiếu nại (nếu có).

Khi có khiếu nại công ty thường hợp tác cùng bên A làm các thủ tục khiếu nại và có sự xác nhận cuả công ty luôn tiến hành các thủ tục khiếu nại một cách kịp thời nhằm tránh bỏ lỡ thời hạn khiếu nại và thương lượng đấu tranh tích cực với khách hàng nước ngoài để bảo vệ quyền lợi của người uỷ thác