BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP NGÀNH THƯ VIỆN

Phần I: Khái Quát về Viện Hàn Lâm KHXH và Viện Nghiên cứu Trung Quốc Chương I: giới thiệu về viện Hàn Lâm Khoa Học Xã Hội Chương II: Giới thiệu về Viện nghiên cứu Trung Quốc Phần II: Thực trạng của Thư viện Viện nghiên cứu Trung Quốc Chương I: Tình hình tổ chức, hoạt động, Quản lý trong công tác Thư viện Chương II: Chuyên đề Nhân sự Cán bộ Thư Viện Chương III: Một số nhận xét, đánh giá và kiến nghị Phần III: Kết luận

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

KHOA VĂN HOÁ - THÔNG TIN VÀ XÃ HỘI

–––––––––––––––––––

Họ tên sinh viênNguyễn Thị HươngBÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆPNGÀNH KHOA HỌC THƯ VIỆN, BẬC CAO ĐẲNG CHÍNH QUY

KHÓA HỌC (2011 – 2014) – K6

Tên cơ quan: Thư viện - Viện nghiên cứu Trung QuốcĐịa chỉ: Tầng 13, Số 1 Liễu Giai, Ba Đình, Hà NộiNgười hướng dẫn nghiệp vụ: Cô Huỳnh Thị Bích Hảo

HÀ NỘI – 2014

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

LỜI NÓI ĐẦU

Thế kỷ XXI là thế kỷ của thông tin với nền kinh tế tri thức, một thời đạicông nghệ thông tin, kỷ nguyên của Internet và “World wide web” việc sở hữunhững thông tin nhanh, mới và có giá trị đang được xem là lợi thế so sánh của từngQuốc gia trong chiến lược phát triển toàn diện

Ở Việt Nam, chúng ta đã bước vào thời kỳ hội nhập nền kinh tế Quốc tế, nhucầu trao đổi thông tin rất lớn, trên thực tế có nhiều kênh khai thác thông tin để phục

vụ cho sự phát triển kinh tế - xã hội; Khoa học – công nghệ, Khoa học – Khoa học

cơ bản, Khoa học – Khoa học chuyên sâu…Nhưng có lẽ ở Việt Nam chúng ta vẫndựa trên nguồn khai thác tài liệu chính – tài liệu Khoa học cơ bản vì ở đó là nơicung cấp nguồn thông tin vô cùng to lớn “Nguồn tri thức của nhân loại”

Trước sự bùng nổ và phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật, công nghệthông tin, xã hội loài người ngày càng thay đổi, từ nền văn minh công nghiệp sangnền văn minh tri thức Đứng trước thời cơ và thách thức đó, con người trong thờiđại mới cần phải có trí tuệ, do đó vai trò của Thư viện cũng ngày càng được chútrọng phát triển

Hoạt động công tác Thông tin – Thư viện là hoạt động đảm bảo thông tinđến với bạn đọc đầy đủ, sâu rộng nhằm đem đến chất lượng thông tin tốt nhất, giúpbạn đọc tra tìm những thông tin cần thiết giúp cho công việc học tập, nghiên cứu,sản xuất…

Với mục tiêu cung cấp cho xã hội một đội ngũ cán bộ vừa giỏi chuyên mônvừa thạo tay nghề, cùng với việc thực hiện phương châm “học đi đôi với hành”.Xuất phát từ thực tế việc thực tập tốt nghiệp có ý nghĩa vô cùng quan trọng, đó là

cơ sở, là tiền đề để gắn lý luận với thực tiễn, kết hợp khoa học cơ bản và khoa họcchuyên sâu trong khoa học thư viện Nhận thức được điều đó sau mỗi khóa đào tạoKhoa Văn hóa Thông tin & Xã hội trường Đại học Nội vụ Hà Nội, đã tổ chức thựctập tốt nghiệp cho chuyên ngành Thư viện ngoài nhà trường Nhằm trang bị chosinh viên những kiến thức cơ bản về lý luận chuyên sâu của ngành Khoa học Thưviện, trau dồi kiến thức chuyên môn nghiệp vụ, vận dụng lý luận vào thực tiễn, rènluyện kỹ năng giao tiếp và có cái nhìn đúng đắn và tích cực hơn

Được sự đồng ý, giúp đỡ của Viện Hàn Lâm Khoa Học Xã Hội Việt Nam và

sự chỉ đạo giúp đỡ của Trung Tâm Thư viện Viện Nghiên cứu Trung Quốc; em đãthực tập từ ngày 03/03/2014 đến 28/4/2014.Trong thời gian thực tập em đã nhậnđược sự giúp đỡ và quan tâm của ban lãnh đạo, sự hướng dẫn tận tình của cán bộThư viện trong Viện nghiên cứu Trung Quốc Qua thời gian thực tập tại Viện em đãvận dụng được các lý luận cơ bản vào những công việc thực tế hàng ngày, giúp emcủng cố và nâng cao hơn trong công việc cũng như phong cách làm việc của ngườicán bộ Thư viện

Qua sự trải nghiệm từ thực tế tại Viện em đã mô hình hóa, tổng kết tất cảnhững thông tin trong bài báo cáo Bao gồm 3 phần và các chương tương ứng:

Phần I: Khái Quát về Viện Hàn Lâm KHXH và Viện Nghiên cứu TrungQuốc

Chương I: giới thiệu về viện Hàn Lâm Khoa Học Xã Hội

Chương II: Giới thiệu về Viện nghiên cứu Trung Quốc

Phần II: Thực trạng của Thư viện Viện nghiên cứu Trung Quốc

Chương I: Tình hình tổ chức, hoạt động, Quản lý trong công tác Thư việnChương II: Chuyên đề Nhân sự - Cán bộ Thư Viện

Chương III: Một số nhận xét, đánh giá và kiến nghị

Phần III: Kết luận

Bài báo cáo được viết trên cơ sở nhận thức thực tiễn của em về Thư việnViện nghiên cứu Trung Quốc Trong bài báo cáo này có nhiều thiếu xót em mongnhận được sự góp ý kiến của các thầy cô giáo để bài báo cáo của em được hoànthiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 29 tháng 4 năm 2014

Sinh ViênNguyễn Thị Hương

PHẦN I:

KHÁI QUÁT VỀ VIỆN HÀN LÂM KHXH VÀ VIỆN NGHIÊN CỨU

TRUNG QUỐC CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VỀ VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI

1.1.Quá trình hình thành và phát triển của Viện

Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam - tên giao dịch quốc tế là VietnamAcademy of Social Sciences - có tiền thân từ Ban nghiên cứu Lịch sử, Địa lý vàVăn học (gọi tắt là Ban nghiên cứu Sử - Địa - Văn) được thành lập ngày 2 tháng 12năm 1953, trong thời kỳ kháng chiến chống thực dân Pháp

Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam là cơ quan khoa học thuộc Chínhphủ, có chức năng nghiên cứu cơ bản về khoa học xã hội, cung cấp các luận cứkhoa học cho Đảng và Nhà nước trong việc hoạch định đường lối, chiến lược, quyhoạch, kế hoạch, chính sách phát triển nhanh và bền vững của đất nước theo địnhhướng xã hội chủ nghĩa; thực hiện tư vấn về chính sách phát triển; đào tạo sau đạihọc về khoa học xã hội; tham gia phát triển tiềm lực khoa học xã hội của cảnước.Quá trình hình thành và phát triển của Viện Hàn Lâm Khoa Học Xã Hội ViệtNam có thể chia thành 4 thời kỳ, tương ứng với các giai đoạn phát triển của cáchmạng Việt Nam

- Thời kỳ hình thành, bước đầu xây dựng và phát triển (1953-1959)

- Thời kỳ trưởng thành, phục vụ 2 nhiệm vụ chiến lược: xây dựng miền bắc, giảiphóng miền Nam (1959-1975)

- Thời kỳ thống nhất nước nhà, các nước tiến lên CNXH (1975-1985)

- Thời kỳ đổi mới và phát triển (1986-2013)

1.2 Chiến lược phát triển của viện Hàn Lâm Khoa Học Xã Hội Việt Nam trong giai đoạn 2011- 2020

- Mục tiêu chiến lược

Chiến lược phát triển Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam giai đoạn

2011 – 2020 tập trung vào các mục tiêu cơ bản sau đây:

Một là, phát triển Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam trở thành mộttrung tâm quốc gia hàng đầu về nghiên cứu cơ bản, tham mưu chính sách cũng nhưđào tạo các lĩnh vực khoa học xã hội và nhân văn, có những đóng góp thực sự quantrọng trong việc cung cấp căn cứ khoa học cho việc hoạch định đường lối, chủtrương của Đảng và chính sách, pháp luật của Nhà nước; có uy tín cao trong nước

và quốc tế; có vị thế, vai trò quan trọng trong sự nghiệp tiếp tục đổi mới toàn diệnđất nước giai đoạn 2011 – 2020 và những thập niên tiếp theo

Hai là, xây dựng và phát triển đội ngũ cán bộ khoa học của Viện cả về sốlượng và chất lượng, xây dựng đội ngũ chuyên gia có trình độ cao, các nhà khoahọc kế cận có triển vọng, có khả năng giải quyết các nhiệm vụ khoa học quantrọng, tham gia có hiệu quả vào hợp tác và hội nhập quốc tế

Ba là, công bố những công trình nghiên cứu trọng điểm có giá trị cao đểkhẳng định vai trò, uy tín và ảnh hưởng của Viện đối với đời sống khoa học nướcnhà, được sử dụng vào các hoạt động lãnh đạo, quản lý của Đảng và Nhà nước, vào

sự nghiệp giáo dục và đào tạo, góp phần phát triển kho tàng trí tuệ của khoa học xãhội Việt Nam nói riêng và văn hoá Việt Nam nói chung

Bốn là, tiếp tục củng cố và phát huy vai trò chủ đạo, nòng cốt vốn có củaViện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam trong một số lĩnh vực khoa học xã hội vànhân văn mà các trung tâm nghiên cứu và đào tạo khác ngoài Viện không thể thaythế được, như khảo cổ học, dân tộc học, nghiên cứu tôn giáo, nghiên cứu HánNôm, nghiên cứu quốc tế,… Phấn đấu đến năm 2020 đưa một số lĩnh vực khoa họcchủ chốt vốn là thế mạnh của Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam đạt trình độkhu vực và thế giới

CHƯƠNG II: GIỚI THIỆU VỀ VIỆN NGHIÊN CỨU TRUNG QUỐC 2.1 Lịch sử hình thành và phát triển Viện Nghiên cứu Trung Quốc

Trong tiến trình phát triển kinh tế - xã hội ở Việt Nam, các ngành Khoa học

Xã hội và Nhân văn (KHXH&NV) ngày càng có vị trí, vai trò quan trọng Nhữngthành tựu của các cơ quan nghiên cứu KHXH&NV ở nước ta đã và đang góp phầnquan trọng vào việc xây dựng nền tảng, tư tưởng, xác lập cơ sở khoa học cho việchoạc định đường lối chiến lược và chính sách của Đảng và Nhà nước cũng nhưkhẳng định nguồn gốc, truyền thoongd lịch sử và bản sắc dân tộc Việt Nam

Viện Nghiên cứu Trung Quốc (tên tiếng Anh là: Institute of Chinese Studies)thuộc Viện Khoa học Xã hội Việt Nam là cơ quan thông tin – Thư viện đầu ngành

về khoa học xã hội và nhân văn Là một trong những cơ quan Thông tin – Thư việntrải qua 15 năm hình thành và phát triển Ngày 13/9/ 1993 thay mặt Thủ tướng, PhóThủ tướng Chính phủ Nguyễn Khánh đã ký Quyết định số 406/TTg về việc thànhlập một số trung tâm nghiên cứu trực thuộc Trung tâm KHXH & NVQuốc Gia,trong đó có Trung tâm Nghiên cứu Trung Quốc Hơn 10 năm sau, vào ngày15/1/2004, thay mặt Chính phủ, Thủ tướng Phan Văn Khải đã ký Nghị định số26/2004/NĐ-CP “Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức củaViện Khoa học xã hội Việt Nam”, trong đó có Viện Nghiên cứu Trung Quốc Gầnđây nhất, vào ngày 22/4/2008 vừa qua, Thủ tướng Chính phủ Nguyễn Tấn Dũng đãban hành Nghị định số 53/2008/NĐ-CP “Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyềnhạn và cơ cấu tổ chức của Viện Khoa học xã hội Việt Nam”, theo đó Viện Nghiêncứu Trung Quốc là một trong số 36 đơn vị hợp thành của Viện Khoa học xã hộiViệt Nam Như vậy, khác với các đơn vị nghiên cứu về quốc tế khác, Trung tâmNghiên cứu Trung Quốc trước đây được chuyển thành Viện Nghiên cứu TrungQuốc như hiện nay

Những thành tựu chủ yếu trong lĩnh vực nghiên cứu khoa học: Đây là nhiệm

vụ chính trị của cơ quan; 15 năm qua, dưới sự chỉ đạo của Giám đốc Trung tâmKHXH & NVQuốc Gia - nay là Chủ tịch Viện Khoa học xã hội Việt Nam, sự cốgắng của đội ngũ cán bộ nghiên cứu và sự tham gia tích cực của đội ngũ cộng tácviên, Viện đã đạt được những thành tựu chủ yếu như sau:

 Một là, 20 năm qua Viện đã triển khai 33 đề tài nghiên cứu khoa học cấp Bộ, hơn

300 đề tài nghiên cứu cấp Viện, hiện đang triển khai 2 đề tài cấp Nhà nước; đồngthời tiến hành 5 đề tài hợp tác quốc tế Kết quả của các đề tài nghiên cứu khoa họcnêu trên phần lớn đều đã được xuất bản thành sách, kỷ yếu hoặc đăng tải trên cáctạp chí chuyên ngành

Riêng Tạp chí Nghiên cứu Trung Quốc do Viện chủ trì, từ số ra đầu tiêntháng 6/1995 đến tháng 12/2008 đã ra mắt bạn đọc được 88 kỳ, đăng tải được hơn

800 công trình nghiên cứu của các tác giả trong và ngoài nước, trong đó có khoảnghơn một nửa là của cán bộ khoa học của Viện

Đặc biệt, từ năm 2004 đến nay, Viện được giao phụ trách Trung tâm Nghiêncứu Trung Quốc và ASEAN (CACS), nhằm xây dựng mạng lưới nghiên cứu vềTrung Quốc của các nước ASEAN và nghiên cứu về Đông Nam á của Trung Quốc.Mặc dù thời gian chưa nhiều, nhưng CACS đã triển khai một số hoạt động trong đó

có 2 hội thảo khoa học quốc tế, 2 công trình nghiên cứu chung và cử một đoàn họcgiả ASEAN đi khảo sát tại Trung Quốc Kết quả của các hoạt động trên cũng đãđược xuất bản thành 4 cuốn sách bằng tiếng Anh để trao đổi Quốc tế

 Hai là, các sản phẩm khoa học do Viện chủ trì được công bố đã góp phần cung cấpnhững thông tin cơ bản, toàn diện và tương đối có hệ thống về Trung Quốc trên cáclĩnh vực lịch sử, văn hoá, chính trị, kinh tế, xã hội, chính sách đối ngoại của Trung

Quốc v.v… qua đó góp phần làm cho người đọc Việt Nam có được cách nhìn khoahọc, khách quan về Trung Quốc đương đại, nhất là về công cuộc cải cách mở cửacủa Trung Quốc.

 Ba là, các sản phẩm khoa học của Viện được công bố đã trở thành nguồn tài liệutham khảo bổ ích cho sinh viên, nghiên cứu sinh và những người quan tâm tìmhiểu về Trung Quốc, góp phần đào tạo đội ngũ các nhà Trung Quốc học của ViệtNam

 Bốn là, thông qua nghiên cứu khoa học, các tác giả đề tài đã đề xuất nhiều kiếnnghị, qua đó góp phần gợi mở những vấn đề lý luận và thực tiễn mà công cuộc đổimới do Đảng ta khởi xướng và lãnh đạo đang quan tâm tìm hiểu kinh nghiệm nướcngoài, trong đó có Trung Quốc

Phòng Thư viện là một thành phần cơ cấu tổ chức của Viện ra đời cùng với

sự ra đời của Viện nghiên cứu Trung Quốc vào năm 1993 Là một Thư viện chuyênnghành nên ngoài những chức năng nhiệm vụ như những Thư viện khác, thư việncòn có những đặc điểm riêng

Đối tượng phục vụ của thư viện được mở rộng và chuyên môn cao, phục vụnhững NDT quan tâm đến mọi lĩnh vực Trung Quốc: Kinh tế, Văn hóa, Chính trị,

Xã hội, Quân sự, An ninh quốc phòng và Quan hệ đối ngoại Trung Quốc với thếgiới và Việt Nam

2.2 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Viện nghiên cứu Trung Quốc

a) Vị trí và chức năng

Thông tin khoa học cung cấp cho các nhà lãnh đạo Đảng và Nhà nước, các

cơ quan hoạc định chính sách, các tổ chức nghiên cứu và đạo tạo, các doanh

ngiệp… về những vấn đề cơ bản và xu hướng phát triển của thế giới, khu vực vàViệt Nam, về khoa học xã hội thế giới và Việt Nam.

Viện Nghiên cứu Trung Quốc (tên tiếng Anh: Institute of Chinese studies) cóchức năng nghiên cứu cơ bản về Trung Quốc; cung cấp luận cứ khoa học cho việchoạch định đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước; tổ chức tưvấn và đào tạo sau đại học về Trung Quốc học; tham gia phát triển tiềmlực khoa học xã hội của đất nước; góp phần củng cố và phát triển quan hệ ViệtNam và Trung Quốc

Phòng Thư viện là một thành phần cơ cấu tổ chức của Viện hình thành vàphát triển cùng với sự ra đời của Viện Nghiên cứu Trung Quốc (1993) Là một Thưviện chuyên ngành nên ngoài những chức năng nhiệm vụ như những Thư việnkhác, Thư viện có những đặc điểm riêng:

- Tư vấn cho hoạt động của Hội đồng khoa học Viện nghiên cứu Trung Quốc

- Tham gia tổ chức chỉ đạo các hoạt động nghiên cứu khoa học, sang kiến kỹ thuậtcủa cán bộ, giáo viên, các tập thể phòng ban trong Viện nghiên cứu Trung Quốc

- Quản lý các đề tài nghiên cứu khoa học, hợp tác nghiên cứu khoa học kỹ thuậttrong và ngòa nước

- Cung cấp nguồn thông tin cho cán bộ, sinh viên các trường Đại học, Học viện vàCao đẳng

- Thu thập, xử lý, bảo quản cung cấp nguồn thông tin và tài liệu chuyên môn và cácnguồn tài liệu liên quan đến lĩnh vực nghiên cứu Trung Quốc

b) Nhiệm vụ và quyền hạn

+ Trình Chủ tịch Viện Khoa học xã hội Việt Nam chiến lược, quy hoạch, kế hoạch

5 năm và hàng năm và tổ chức thực hiện sau khi được phê duyệt

+ Tổ chức nghiên cứu cơ bản về Trung Quốc trên các lĩnh vực lịch sử, văn hóa,kinh tế chính trị, xã hội, quân sự v v , trên cơ sở đó cung cung cấp những thông

tin về những vấn đề lý luận và thực tiễn cơ bản của việc xây dựng chủ nghĩa xã hộimang đặc sắc Trung Quốc.

+ Kết hợp nghiên cứu với đào tạo trong lĩnh vực Trung Quốc học; thực hiện đàotạo sau đại học theo quy định, tham gia phát triển nguồn nhân lực có trình độ caotheo yêu cầu của Viện Khoa học xã hội Việt Nam và theo yêu cầu của các cơ quankhác

+ Theo chức năng, tổ chức thẩm định và tham gia thẩm định về mặt khoa học cácchương trình, dự án phát triển kinh tế - xã hội ở các bộ, nghành, địa phương theo

sự phân công của Viện Khoa học xã hội Việt Nam Thực hiện các tư vấn khoa họcphù hợp với chức năng, nhiệm vụ của Viện

+ Tổ chức hợp tác quốc tế về nghiên cứu và đào tạo theo quy định hiện hành + Trao đổi thông tin khoa học với các cơ quan trong và ngoài nước theo quy định;quản lý tư liệu, thư viện của Viện; xuất bản các ấn phấm khóa học; phổ biến cáckết quả nghiên cứu khoa học, truyền bá các kiến thức khoa học tới quảng đại quầnchúng

+ Quản lý về tổ chức, bộ máy, biên chế, tài sản và kinh phí của Viện theo các quyđịnh, chế độ của Nhà nước và của Viện Khoa học xã hội Việt Nam

+ Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Chủ tịch Viện Khoa học xãhội Việt Nam

+ Thu thập xử lý, xây dựng và phổ biến thông tin chuyên nghành về nghiên cứuTrung Quốc trong và ngoài nước một cách đông bộ, đủ tin cậy và kịp thời để phục

vụ cho công tác giảng dạy, học tập, nghiên cứu, đáp ứng nhu cầu NDT trong vàngoài Viện

+ Bảo tồn , khai thác và phát huy di sản truyền thống của Thư viện Xây dựng vàphát triển Thư viện là Thư viện chuyên ngành về KHXH

+ Chủ trì, điều phối và hỗ trợ các hoạt động nghiệp vụ thuộc lĩnh vực thông tin vàThư viện trong toàn viện

+ Đào tạo, xây dựng và phát triển nguồn nhân lực thông tin và Thư viện KHXH.+ Giới thiệu chương trình nghiên cứu về Trung Quốc thông qua việc xuất bảnnhững sách và tạp chí nhằm phổ biến thông tin nhanh nhất đến người dùng tintrong và ngoài Viện.

+ Mở rộng mối quan hệ hợp tác với các cơ quan, đơn vị ngoài Viện Xây dựng vàphát triển nguồn thông tin, đồng thời xác định nhu cầu thông tin nhằm nâng caohiệu quả phục vụ, đảm bảo thông tin tối đa cho NDT

+ Quản lý kho tư liệu, sách báo về nghiên cứu Trung Quốc

+ Phục vụ NDT là cán bộ nghiên cứu, các nhà quản lý, sinh viên làm luận văn vềcác lĩnh vực chuyên môn về Trung Quốc

+ Phối hợp chặt chẽ với các phòng ban khác trong Viện nhằm thực hiện tốt cácchức năng quản lý thống nhất tài liệu tránh trùng lặp

+ Quan hệ với các tổ chức thông tin trong nước cũng như các tổ chức thông tin vềchuyên nghành nghiên cứu Trung Quốc của các nước trên thế giới

+ Phòng Thư viện đã trợ giúp cho Viện tiến hành đào tạo và bổ sung nâng cao vềnghiên cứu Trung Quốc dưới nhiều hình thức

2.3 Cơ cấu tổ chức của viện nghiên cứu Trung Quốc:

Các phòng (Trung tâm) nghiên cứu khoa học:

+Phòng Nghiên cứu Tổng hợp về Trung Quốc

+Phòng Nghiên cứu Văn hóa- Lịch sử Trung Quốc

+Phòng Nghiên cứu Chính trị - Trung Quốc

+Phòng Nghiên cứu Kinh tế Trung Quốc

+Phòng Nghiên cứu Xã hội Trung Quốc

+Phòng Nghiên cứu Quan hệ đối ngoại Trung Quốc

+Phòng Nghiên cứu Quan hệ Việt Nam – Trung Quốc

+Trung tâm Nghiên cứu Đài Loan

Các phòng phục vụ nghiên cứu:

+Thư viện

LÃNH ĐẠO

Các phòng (trung tâm) nghiên cứu Phòng phục vụ nghiên cứuCác phòng giúp việc viện trưởng

Phòng nghien cứu tổng về Trung Quốc Phòng nghiên cứu lịch sử văn hóa Trung Quốc Phòng nghiên cứu chính trị Trung Quốc Phòng nghiên cứu kinh tế văn hóa Trung Quốc Phòng nghiên cứu xã hội Trung Quốc Phòng nghiên cứu quan hệ đối ngoại Trung Quốc Phòng nghiên cứu quan hệ Việt nam- Trung Quốc Trung tâm nghiên cứu Đài Loan Thư viện Phòng hành chính tổng hợp Phòng quản lý khoa học và đào tạo Phòng tạp chí

Các phòng giúp việc Viện trưởng

PHẦN 2:

THỰC TRẠNG CỦA THƯ VIỆN – VIỆN TRUNG QUỐC CHƯƠNG I: TÌNH HÌNH TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG, QUẢN LÝ TRONG

CÔNG TÁC THƯ VIỆN

1.1. Cơ cấu tổ chức Thư viện

Cơ cấu tổ chức của Thư viện là một hệ thống gồm các bộ phận với chứcnăng và nhiệm vụ của mình, qua đó phân công trách nhiệm, sắp xếp tổ chức giữacác cán bộ và phối hợp hoạt động thống nhất trong cơ quan

Thư viện là một thành phần của Viện nghiên cứu Trung Quốc, được tổ chứcmột cách thống nhất và làm việc theo chế độ thủ trưởng, dựa trên nguyên tắc tậpchung dân chủ

Sơ đồ cơ cấu tổ chức Thư viện Viện nghiên cứu Trung Quốc

Thư viện

Bộ phận xử lý

Bộ phận phục vụ

 Bộ phận xử lý: có nhiệm vụ nhập dữ liệu từ phiếu nhập tin, in, ấn, sao chụp tài liệu,

xử lý thông tin cung cấp cho phòng đọc Là nơi cán bộ thư viện – Viện nghiên cứu

Ban lãnh đạo thư viện

Hội đồng khoa học

Trung Quốc thực hiện tất cả công việc, xử lý tài liệu về cả nội dung lẫn hình thức.Tài liệu được nhập về, tiến hành đăng ký cá biệt, đăng ký tổng quát, đóng dấu, xử

lý thông tin trên phiếu nhập tin, nhập vào máy

 Bộ phận phòng đọc: Là nơi phục vụ NDT đến đọc tài liệu trưng bày các tài liệumới, nhờ việc bố trí khoa học từng công việc cùng một lúc cũng không gây cản trởhay ảnh hưởng lẫn nhau

 Kho sách: Là nơi lưu trữ toàn bộ nguồn thông tin, tài liệu của Thư viện, là nơithoáng mát, sạch sẽ, chống hư hỏng tài liệu

1.2 Công tác bổ sung vốn tài liệu trong Thư viện

1.2.1 Đặc điểm vốn tài liệu Thư viện Viện Nghiên cứu Trung Quốc

a) Đặc điểm về hình thức của tài liệu

Nguồn lực thông tin khoa học là một tập hợp có hệ thống những xuất bảnphẩm và những vật mang tin khác nhau, tồn tại dưới mọi hình thức: tư liệu, điện tử,được lựa chọn phù hợp với tính chất, loại hình và chức năng, nhiệm vụ của cơ quanthông tin tư liệu

Nguồn lực thông tin là một phần của sản phẩm trí tuệ, là sản phẩm lao độngkhoa học, kiến thức, suy nghĩ, sang tạo của con người, phản ánh những kiến thứcđược kiểm soát và được ghi lại dưới dạng vật chất nào đó Những thông tin đó phảiđược cấu trúc, tổ chức lại giúp con người có thể tìm được chúng theo nhiều cáchkhác nhau, để khai thác được chúng theo nhiều phương thức khác nhau Nguồn lựcthông tin được coi là thành phần tích cực của tiềm lực thông tin, được kiểm soátsao cho NDT có thể truy nhập, tìm kiếm, khai thác, sử dụng được và phục vụ chocác mục đích khác nhau trong hoạt động của đối tượng sủ dụng thông tin

Dòng tài liệu trong xã hội phát triển theo ba quy luật, trong đó có quy luậtgia tăng số lượng tài liệu đã làm cho tài liệu trong xã hội hiện nay trở nên phongphú về nội dung và đa dạng về hình thức Để quản lý tốt vốn tài liệu người ta phân

chia tài liệu thành các nhóm khác nhau dựa trên những dấu hiệu tương đồng vàtheo nhiều tiêu chí khác nhau: căn cứ vào chất liệu của tài liệu, căn cứ vào loạihình tài liệu, theo thời gian xuất bản của tài liệu, căn cứ vào phạm vi phổ biếnthông tin, theo mức độ xử lý thông tin, theo kênh phục hồi thông tin của tài liệu,theo dấu hiệu thông tin trong tài liệu, theo mục đích, ý nghĩa của tài liệu…

Căn cứ theo vật mang tin, có thể chia vốn tài liệu của Thư viện Viện Nghiêncứu Trung Quốc được chia thành ba nhóm chính:

- Tài liệu truyền thống (sách, báo, tạp chí…)

- Tài liệu hiện đại: (băng từ, CD-ROM, CSDL)

- Tài liệu khác: (phim, ảnh, đĩa hát, bản đồ…)

b) Đặc điểm về nội dung của vốn tài liệu trong thư viện

Thư viện Viện nghiên cứu Trung Quốc từ khi thành lập cho đến nay, nguồntài liệu của Viện Nghiên cứu Trung Quốc đã có được một nguồn lực thông tintương đối và đặc biệt quý hiếm Đó là những tài liệu nghiên cứu về Việt Nam nóichung và về Trung Quốc nói riêng thông qua các chuyến đi thực địa và khảo sátcủa các nhà nghiên cứu khoa học về Văn hóa, kinh tế, chính trị Trung Quốc đã thựchiện và sưu tầm được có nội dung chuyên biệt về Trung Quốc và Châu Á Cónhững cuốn sách có thể được coi là cổ nhất Việt Nam như: bộ Lịch sử phật giáoViệt Nam viết bằng tiếng Hán được sưu tầm Ngoài ra Thư viên Viện nghiên cứuTrung Quốc còn lưu giữ một số sách Hán ngữ cổ Bên cạnh đó là nhóm tài liệuchuyên biệt về thần tích hần sắc, hương ước, sắc phong cho làng xã Việt Nam từthời trước Các tài liệu này được viết bằng chữ Việt hoặc chữ Hán Nôm

Tin học hóa là xu thế phổ biến của các Thư viện ở Việt Nam trong thế kỷXXI- kỷ nguyên của CNTT Thư viện Viện nghiên cứu Trung Quốc không nằmngoài hướng phát triển đó Năm 1995 Thư viện Viện nghiên cứu bắt đầu tổ chứcxây dựng các CSDL, đến cuối năm 2000 Viện đã chính thức đưa ra khai thác phục

vụ NDT và cho đến nay Thư viện Viện Nghiên cứu Trung Quốc đã xây dựng được

16 CSDL thư mục Viện còn có một hệ thống các CSDL toàn văn và tóm tắt trênđĩa CD –ROM với khoảng 150 đĩa CD ( với 20 chủ đè khác nhau) , có CD-ROMcòn chưa đưa vào khai thác và phục vụ bạn đọc chứa toàn bộ nội dung thư mụcsách dự án bằng tiếng Trung, Anh, Nga Toàn bộ kho sách Tứ Khố Toàn Thư gồm

185 đĩa CD-ROM bằng tiếng Trung Quốc Niên giám thống kê thế giới 1997-2007bằng tiếng Trung Quốc, Bản tin Tân Hoa xã… Ngòa ra, Thư viện Viện nghiên cứuTrung Quốc còn có một số CSDL trực tuyến đã mua bản quyền của nhà cung cấpnhư: CSDL Ebsco, Blackwell… truy cập và tìm kiếm thông tin qua mạng Internet

Vốn tài liệu được phân chia theongôn ngữ, khổ cỡ và kí hiệu cụ thể như sau:

* Bảng 1: Các loại sách, báo, tạp chí tiếng Trung (cuốn)

Báo Quang minh BH2 172

* Bảng 2: Các loại sách, báo, tạp chí tiếng Anh, Latinh, Nga và Pháp (cuốn).

*Bảng 3: Các loại sách, báo, tạp chí, tư liệu, tài liệu tra cứu tiếng Việt (cuốn)

Ấn phẩm của viện APV 39

Bảng 4: Số liệu thống kê theo ngôn ngữ của tài liệu (năm 2014):

Ngôn ngữ tài liệu Số đơn vị tài liệu (cuốn) Cơ cấu (%)

Tiếng Anh, Latinh,

Biểu đồ biểu thị thành phần sách, tài liệu trong Thư viện

1.2.2 Cơ cấu vốn tài liệu Trong Thư viện

⃰ Tài liệu truyền thống:

Tài liệu truyền thống (sách, báo, tạp chí…) là nguồn tài liệu chính của vốntài liệu của thư viện Viện Nghiên cứu Trung Quốc Nguồn tài liệu này được chiathành hai loại: Tài liệu công bố và tài liệu không công bố

+ Tài liệu công bố hay còn gọi là tài liệu xuất bản Loại tài liệu này thường do cácnhà xuất bản phát hành và thường được đánh chỉ số ISBN hoặc ISSN, được phânphối qua các kênh phát hành chính thức như các nhà xuất bản, các công ty, các đại

lý phát hành, các hiệu sách

+ Tài liệu không công bố hay còn gọi là tài liệu “xám” Tài liệu “xám” là bao gồmtất cả các tài liệu được đưa ra bởi các cơ quan chính phủ, các viện nghiên cứu, cáctrường ĐH, Học viện, các tổ chức thương mại, công nghiệp dưới dạng in hoặcbằng điện tử, và không kiểm soát được bởi các nhà xuất bản thương mại

Với nhiều ngôn ngữ khác nhau như: Tiếng Việt, Trung, Anh, Pháp, Nga…Trong đó có rất nhiều tài liệu cổ, rất quý hiếm

Sách, báo và tạp chí chiếm tỷ lệ lớn trong các loại hình tài liệu trong Thưviện Đây cũng là hai loại hình tài liệu phổ biến trong các hệ thống Thư viện ởnước ta Ngoài ra, Viện còn có một kho tra cứu khoảng hơn 100 cuốn bao gồm cácloại Bách khoa toàn thư, các loại từ điển tổng hợp và chuyên ngành…

⃰ Tài liệu hiện đại

Ngày nay với sự phát triển của khoa học công nghệ và đặc biệt là CNTT đãlàm biến đổi sâu sắc các quá trình hoạt động thông tin Thư viện Một trong các yếu

tố cấu thành các trung tâm thông tin thư viện đã được kế thừa thành tựu của khoahọc và công nghệ Các loại hình tài liệu truyền thống đã và đang dần được chuyểnhóa thành nguồn tài liệu điện tử Đó là các loại sách, báo, tạp chí trên đĩa quang,đĩa CD-ROM, và các nguồn CSDL khác nhau được tổ chức trên các mạng máytính.Nguồn tài liệu điện tử có ưu điểm rõ rệt so với nguồn tài liệu truyền thống

được xuất bản dưới dạng giấy ở khẳ năng rất lớn trong việc xử lý, lưu trữ, tra cứu,chia sẻ, bảo quản và phổ biến thông tin tư liệu.

Hiện nay, Thư viện Viện nghiên cứu Trung Quốc có khoảng 250 đĩa ROM, trong đó có 20 đĩa CD toàn văn của tạp chí diện tử về Khoa học xã hội vànhân văn bằng tiếng Nga, Anh 185 đĩa CD (toàn bộ kho sách Tứ Khố toàn thưTrung Quốc bằng tiếng Trung, đã được cài đặt trên máy tính) Các CD-ROM này làCSDL toàn văn và thư mục được mua và các tổ chức quốc tế tặng hoặc do cán bộcủa Viện thu thập được sau các chuyến đi dự hội nghị, hội thảo quốc tế

CD-Trong thời gian gần đây Thư viện Viện nghiên cứu Trung Quốc còn bổ sungthêm rất nhiều các CSDL toàn văn trên đĩa CD-ROM và mua bản quyền các CSDLonline trên mạng Internet như: 01 CD Niên giám thống kê thế giới 1997-2007bằng tiếng Trung Quốc; CSDL trực tuyến của Blackwell; Bản tin Tân hoa xã Vàđặc biệt là đang số hóa toàn bộ các kết quả nghiên cứu khoa học, các bài tríchthuộc tạp chí Viện Nghiên cứu Trung Quốc

Năn 1995 Viện nghiên cứu TrungQuốc bắt đầu tổ chức xây dựng các CSDL,cho đến nay đã xây dựng được 10 các CSDL khác nhau nhưng chủ yếu vẫn là cácCSDL thư mục bằng tiếng Việt và một phần bằng tiếng nước ngoài, trong cácCSDL này có 5 CSDL bằng các thứ tiếng như: CSDL sách tiếng Trung, CSDL sách

cũ, CSDL kho sách Latinh

Các CSDL này được tổ chức trên hệ quản trị dữ liệu CDS/ISIS for Windowsvới các quy định thống nhất về format, biểu mẫu, nhãn trường và thường xuyênđược cập nhật, có hiệu đính, bổ sung và sửa chữa

Ngoài các CSDL này, thư viện Viện Nghiên cứu Trung Quốc cũng đang ápdụng và xây dựng CSDL tích hợp tạp chí theo kế hoạch của Dự án xây dựng CSDLtích hợp tạp chí toàn Viện Nghiên cứu KHXH nói chung và Viện Nghiên cứuTrung Quốc nói riêng (theo khổ mẫu MARC21), trong việc sử dụng chung nguồnthông tin của các thư viện thuộc Viện KHXH Việt Nam

⃰ Tài liệu khác

Ngoài ra Thư viện cũng có một số lượng ảnh gần khoảng 2000 ảnh phản ánh

về Đông Dương và Việt Nam qua các thời kỳ Lưu giữ một số lượng lớn về bản đồ:

1500 tấm bản đồ về địa dư Việt Nam, Trung Quốc và Đông Dương Viện còn lưugiữ rất nhiều nguồn thông tin tài liệu dưới dạng khác như: Tranh, ảnh tư liệu, phim,đĩa hát, bản đồ, Atlas…

Phần lớn các tài liệu này không được đưa ra phục vụ bạn đọc rộng rãi vìnhiều lý do, trong đó có lý do thiếu máy đọc (đối với tài liệu vi phim, vi phiếu và

vi hình), lý do bảo quản tài liệu gốc

1.3 Công tác phát triển vốn tài liệu của Thư viện Viện Nghiên cứu Trung Quốc

1.3.1 Chính sách bổ sung nguồn tài liệu

Công tác bổ sung vốn tài liệu là một trong những khâu quyết định chất lượnghoạt động của Thư viện Là cơ quan thông tin thư viện chuyên ngành về lĩnh vực

và hoạt động nghiên cứu, chính vì vậy Viện coi trọng công tác tạo nguồn tư liệu,trước hết là việc xây dựng và phát triển nguồn sách báo, tạp chí khoa học xã hộitrong và ngoài nước Hiện nay, các Thư viện đều gặp khó khăn trong điều kiệnkinh phí dành cho Thư viện không nhiều, trong khi đó giá tài liệu và cước vậnchuyển ngày càng tăng Chính vì vậy Viện Nghiên cứu Trung Quốc cần phải xácđịnh chính sách bổ sung phải làm sao phù hợp với nguồn kinh phí được cấp, lạivừa đáp ứng được nhu cầu tin của NDT Công tác xây dựng chính sách bổ sung củaThư viện được căn cứ vào các yếu tố sau: Xác định được loại hình Thư viện, chứcnăng, nhiệm vụ và đối tượng phục vụ, tình hình xuất bản và ngân sách cụ thể củaViện Khi tiến hành công tác bổ sung tài liệu, mục tiêu mà Thư viện đặt ra là:

- Đảm bảo số lượng phải tăng

- Đảm bảo tính cập nhật và tính hệ thống của nội dung tài liệu

- Đảm bảo tính hài hòa, đồng điệu tài liệu từ các nguồn và các ngôn ngữ

- Đảm bảo nội dung kho học của tài liệu phải bám sát với những vấn đề của thựctiễn

1.3.2 Nguồn và kinh phí bổ sung vốn tài liệu

● Các nguồn bổ sung tài liệu

Là cơ quan thông tin về nghành khoa học xã hội, nên Thư viện Viện nghiêncứu Trung Quốc rất coi trọng công tác tạo nguồn tư liệu, ngoài sách, báo, tạp chítrong nước Viện cũng quan tâm không nhỏ tới công tác tạo nguồn tài liệu nướcngoài Vốn tài liệu của Viện Nghiên cứu Trung Quốc được bổ sung từ ba nguồnchính:

a) Nguồn trao đổi

Trao đổi tài liệu là một trong những hình thức bổ sung quan trọng của hoạtđộng thông tin Thư viện Nguồn bổ sung tài liệu bằng phương thức trao đổi ngàycàng được mở rộng trên quy mô quốc gia và quốc tế, vì không một thư viện nào đủngân sách để mua được mọi tài liệu cần thiết cho thư viện (vì lượng ngân sách Nhànước cấp cho từng cơ quan thông tin thư viện có hạn nhưng dòng tài liệu trong xãhội thì không ngừng tăng theo cấp số mũ)

Cũng như hầu hết các trung tâm thông tin và thư viện khác, Viện Nghiên cứuTrung Quốc đều có xu hướng mở rộng mối quan hệ trao đổi tài liệu với các thưviện của các nước trên thế giới để có thể thu nhận được những tài liệu cần thiết choThư viện mình và là một nguồn bổ sung chính cho phép tiết kiệm được nguồn kinhphí của nhà nước

Do duy trì và mở rộng được mối quan hê trao đổi sách, báo và tạp chí khoahọc với hơn 60 cơ quan, tổ chức quốc tế của hơn 30 nước trên thế giới: Nga, TrungQuốc, Pháp, Mỹ, Nhật Bản, Ấn Độ… (trong đó có nhiều thư viện lớn như: Thưviện Quốc gia Nga, Thư viện Quốc hội Mỹ, Thư viện trường Đại học Washington,Đại học Đài Bắc với các quỹ như Châu Á về trao đổi và cung cấp sách báo, traođổi thông tin tư liệu, trao đổi và đạo tạo cán bộ phát triển thư viện… Và năm 2003,Viện chính thức trở thành thành viên của Liên đoàn Quốc tế các hiệp hội và tổchức Thư viện IFLA, nên việc trao đổi tài liệu rất có ý nghĩa rất lớn với ViệnNghiên cứu Trung Quốc

Nguyên tắc trao đổi quốc tế của Viện Nghiên cứu Trung Quốc là nguyên tắcngang bằng, cuốn đổi cuốn, nghĩa là tên sách, báo – tạp chí đổi lấy tên sách, báo-tạp chí

Về phương thức trao đổi, Viện áp dụng hai phương thức chính là chấm chọntài liệu qua danh mục tài liệu trao đổi và phương thức chấm chọn sách trao đổi theochủ đề tài liệu, hoặc kết hợp cả hai phương thức

Số liệu thống kê tài liệu ngoại văn Viện Nghiên cứu Trung Quốc nhập vềtrong 5 năm (2010 – 2014) qua các đơn vị trao đổi được thể hiện dưới hình thứcbiểu đồ sau:

Bảng 4: Sách, báo, tạp chí ngoại nhập theo đường trao đổi (2010 – 2014)

Anh

TiếngTrung

TiếngNga

TiếngPháp Tổng số

Biểu đồ minh hoạ Sách, Báo, Tạp chí ngoại nhập theo đường trao đổi (2010-2014)

b) Nguồn mua

Đây là nguồn bổ sung tài liệu thứ hai của Thư viện Viện nghiên cứu TrungQuốc Kể từ năm 1992 Nhà nước cấp kinh phí cho trung tâm KHXH &NVQuốcGia (nay là Viện KHXH Việt Nam) và Viện Nghiên cứu Trung Quốc được sử dụng3/4 số kinh phí đó vào việc mua sách báo, tạp chí Công tác tạo nguồn thông tincủa Thư viện Viện Nghiên cứu Trung Quốc bằng kinh phí của nhà nước cấp cho vàthay đổi theo từng thời gian nhất định Từ năm 2011 trở lại đây, Viện Nghiên cứuTrung Quốc là trung tâm nghiên cứu khoa học và là thư viện đầu nghành được nhànước ưu tiên cấp kinh phí để mua tư liệu khoa học xã hội trong nước và ngoàinước

● Về sách: Thế kỷ XXI là thế kỷ của CNTT, các tài liệu điện tử ngày càng

đa dạng và phổ biến Tuy nhiên bên cạnh những tài liệu điện tử thì các loại tài liệutruyền thống vẫn là nguồn lực thông tin chủ đạo đối với độc giả Do đó, Thư việnViện nghiên cứu Trung Quốc tập trung phần lớn kinh phí để bổ sung loại hình tàiliệu này

Thư viện Viện nghiên cứu Trung Quốc bổ sung chủ yếu là nguồn tài liệungoại văn và việc bổ sung sách Ngoại văn có nhiều biến động do kinh phí có hạnnên Viện đã không thu thập tài liệu đầy đủ và kịp thời Vì vậy, Thư viện ViệnNghiên cứu Trung Quốc có thể phân bổ theo tỷ lệ thích hợp cho từng ngôn ngữ,từng bộ môn khoa học và phù hợp với khẳ năng tài chính của thư viện Nguồn bổsung sách của Thư viện chủ yếu là sách ngoại văn như: Sách tiếng Trung, Sáchtiếng Nga, Sách tiếng Anh, Sách tiếng Pháp Trong đó sách tiếng Anh và tiếng

Trung chiếm nhiều nhất về số lượng cũng như trong các thứ tiếng nước ngoài tạiThư viện.

● Về báo và tạp chí

Đây là loại tài liệu rất cần thiết cho những đối tượng nghiên cứu, đặc biệt làtạp chí, vì nó cung cấp phần lớn những thông tin về kết quả nghiên cứu chuyênngành và có tính thời sự hơn so với sách Chính vì vậy Thư viện chủ trương tậpchung kinh phí cho nguồn tài liệu này Báo và tạp chí mà Viện Nghiên cứu TrungQuốc chủ yếu là qua phương thức mua, cũng như mua sách ngoại văn Việc đặtmua khoảng 100 tên báo và tạp chí thuộc các ngôn ngữ khác nhau như tiếng việt,tiếng Anh, tiếng Trung Quốc, tiếng Nga…

Ngày nay, do sự phát triển mạnh mẽ của CNTT và ứng dụng vào công tácthông tin thư viện, một số tên báo, tạp chí đã được xây dựng thành báo, tạp chíđiện tử bên cạnh tài liệu dạng giấy truyền thống thì NDT có thể truy nhập đếnnhững loại báo, tạp chí này qua địa chỉ trang web trên mạng

● Nguồn biếu tặng:

Nguồn biếu tặng cũng luôn chiếm một vị trí quan trọng trong công tác bổsung tài liệu cùng với phương thức trao đổi và mua tài liệu Nguồn biếu tặng cũngchiếm một vị trí đáng kể trong việc hình thành vốn tài liệu của Thư viện Từ năm

1990, số lượng tài liệu nhập về Viện qua co đường biếu tặng có xu hướng gia tăng.Hàng năm, có rất nhiều tổ chức quốc tế, các cá nhân… gửi tặng sách, báo- tạp chí,băng đĩa cho viện Nguồn tài liệu biếu tặng lên tới gần 400 cuốn, có đủ loại hình tàiliệu về triết học, nhân văn, kinh tế, xã hội, văn học, nghệ thuật, lịch sử, địa lý, bảnđồ…

Những năm gần đây một số cơ quan và tổ chức nước ngoài thường xuyêngửi tặng sách, báo và tạp chí cho Thư viện Viện nghiên cứu Trung Quốc Các đại

sứ quán nước ngoài ở Hà Nội: Đại sứ quán Pháp, Mỹ, Anh, Nga, Trung Quốc…

1.3.3 Kinh phí bổ sung hàng năm

Mỗi năm, bộ phận bổ sung lập kế hoạch dự trù ngân sách trình lên giám đốcthư viện sau đó sẽ được trình lên Viện trưởng Viện nghiên cứu Trung Quốc, kinhphí rót xuống sẽ được dùng chi trả cho mọi hoạt động của Thư Viện trong đó có cảcông tác bổ sung tài liệu Để đáp ứng tốt hơn nhu cầu của bạn đọc mỗi năm Thưviện Ngiên cứu Trung Quốc được cấp hơn 300 triệu đồng Ngoài việc bổ sung bằngkinh phí ra Thư viện còn có quan hệ trao đổi tài liệu thường xuyên với các tổ chứctrong và ngoài nước như: Hội đồng Anh, Ngân hàng thế giới, Tân Hoa Xã củaTrung Quốc.

1.3.4 Đăng ký và tổ chức

a) Đăng ký cá biệt

Đăng ký cá biệt là đăng ký theo từng cuốn sách riêng biệt nhập vào thư viện.Mỗi một cuốn sách đều được tính là một đơn vị tài độc lập Việc vào sổ đăng ký cábiệt phải tiến hành thường xuyên và liên tục nhằm giúp cho cán bộ quản lý đượctài liệu, thống kê số lượng sách để kiểm kê vào dịp cuối năm và lên được danhmục sách thiếu để từ đó có kế hoạch tiếp tục bổ sung

Số đăng ký cá biệt được ghi vào số thứ tự, bắt đầu từ số 01 Số này được ghiliên tục từ năm này qua năm khác, từ cuốn này đến cuốn tiếp theo Đồng thời đăng

ký cá biệt mỗi tài liệu được ghi trên một dòng và được ghi bằng những ngôn ngữxuất bản của nước đó

Nội dung của sổ đăng ký cá biệt cho biết những nội dung sau:

+ Tổng số tài liệu trong kho vào từng thời điểm nhất định, tổng số tiền toàn

bộ vốn tài liệu trong Thư viện

+ Nguồn cung cấp tài liệu và nguyên nhân nhập sách Số lượng vốn tài liệu

có trong kho theo từng lĩnh vực nghiên cứu

+ Cuối mỗi quý và đến ngày 01 /01 hàng năm, Thư viện – Viện nghiên cứuTrung Quốc sẽ tổng kết theo số tổng quát để thống kê tại mỗi thời điểm

1.4 Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động Thư viện:

Thư viện điện tử Viện Nghiên cứu Trung Quốc được phát triển nhằm tăngcường hoạt động cung cấp, phổ biến thông tin khoa học, đẩy mạnh quá trình hộinhập và chia sẻ các nguồn tin về các lĩnh vực KHXH&NV của Viện đến với cộngđồng các nhà khoa học và nhiều người dùng tin khác trong xã hội, qua đó góp phần

nâng cao hiệu quả hoạt động khoa học của Viện Nghiên cứu Trung Quốc đóng gópcho sự phát triển của đất nước với vai trò đứng đầu của một tổ chức nghiên cứukhoa học xã hội và nhân văn lớn nhất của cả nước.

Từ 7/2008 Thư viện điện tử Viện Nghiên cứu Trung Quốc cung cấp cho bạnđọc tra cứu trực tuyến các nguồn tin sau:

a) Các CSDL Viện Nghiên cứu Trung Quốc

+ CSDL các bài tạp chí đăng trong 6 tạp chí khoa học do Viện Nghiên cứu xuấtbản

+ CSDL các đề tài khoa học cấp Nhà nước và cấp Bộ do Viện Nghiên cứu thựchiện

+ CSDL sách hiện có trong Thư viện thuộc Viện Nghiên cứu Trung Quốc

b) Ngoài các CSDL trên, Thư viện điện tử Viện Nghiên cứu Trung Quốc đã lựa chọn giới thiệu một số nguồn tin trên mạng với mục đích giúp cho bạn đọc dễ dàng tiếp cận, tra cứu trực tiếp đến nguồn tin của các cơ quan này nhằm thu thập được nhiều thông tin hữu ích, có giá trị khoa học cho các nhu cầu nghiên cứu, học tập

Thư viện được trang bị thêm nhiều máy tính điện tử góp phần thúc đẩy quátrình tin học hóa công tác Thư viện

Trong việc tin học hóa công tác Thư viện thì việc cần thiết và quan trọng làphải xây dựng hoặc lựa chọn một phần mềm thích hợp Vì vậy Thư viện đưa phầnmềm CDS/ISIS (Computer Documen tation System/ Intergreted set of InformationSystem) vào sử dụng Đây là phần mềm quản trị tư liệu do tổ chức văn hóa khoahọc và giáo dục của Liên Hợp Quốc (UNESCO) phát triển năm 1985 dựa trên nềntảng phiên bản đầu tiên có từ cuối năm 1960 (cung cấp miễn phí cho các nướcđang phát triển CDS/ISIS là hệ thống lưu trữ và tìm kiếm thông tin tổng hợp làngười sử dụng có thể thao tác thuận tiện qua các (thực đơn) CDS/ISIS được thiết

kế đặc biệt cho việc xây dựng và quản trị CSDL dạng văn bản có cấu trúc

Hiện tại Thư viện Viện nghiên cứu Trung Quốc sử dụng là phiên bản trênCDS/ISIS for Window version 1.4.

1.4.1 Chức năng của WINISIS:

- Xây dựng CSDL chứa các phần tử dữ liệu yêu cầu

- Nhập biểu ghi mới vào CSDL hiện tại

- Sửa đổi, hiệu đính hoặc xóa các biểu ghi hiện có

- Tự động xây dựng và duy trì file truy nhập nhanh đối với mỗi CSDL nhằm phát triển tối đa tốc độ truy tìm

- Tìm các biểu ghi theo nội dung, thông qua ngôn ngữ tìm tin vạn năng

- Trình bày biểu ghi theo một phần biểu ghi theo yêu cầu

- Sắp xếp thứ tự biểu ghi theo yêu cầu

- In toàn bộ hoặc từng phần mục lục

- Phát triển các ứng dụng đặc thù nhờ phương tiện lập trình lien kết

1.4.2 Cấu trúc Cơ Sở Dữ Liệu của WINISIS

a) Các file xây dựng trường CSDL

Các CSDL trong WINISIS bao gồm việc xây dựng bởi các thành phần đượclưu trữ dưới dạng các file riêng biệt: Bảng xây dựng trường, bảng chọn trường, tờkhai nhập dữ liệu, các format trình bày dữ liệu

Bảng xây dựng trường (FTP = file Difinition Table): Là bảng chỉ ra cáctrường dữ liệu nào của đơn vị thông tin (sách hay bài tạp chí) sẽ được đưa vào

quản lý trong CSDL Đó là bảng xây dựng trường, là bảng cung cấp thông tin vềnội dung của các biểu ghi file chủ CSDL.

⃰ Bảng chọn trường (FST)

Bảng FST nhằm xây dựng trường trong CSDL sẽ chọn làm trường tìm kiếmthông tin qua file đảo

⃰ Bản khai (Worksheet) nhập dữ liệu

Khi chọn CSDL trong máy tính để nhập tin, trên màn hình máy tính hiện ramột mẫu nhập tin nó giống như một tờ mẫu in sẵn cho người sử dụng điền dữ liệuvào, được dùng cho hai mục đích: Tạo biểu ghi mới cho CSDL hoặc để cung cấpthông tin cho hệ thống thực hiện một chức năng nào đó Thư viện Viện nghiên cứuTrung Quốc đã thiết kế phiếu nhập tin riêng phù hợp với tính chất, đặc điểm, yêucầu xây dựng và thiết kế CSDL Thư viện

⃰ Các Format trình bày dữ liệu

Các format trình bày dữ liệu xác định một cách chính xác các yêu cầu trìnhbày các biểu ghi khi tìm kiếm, thể hiện trên màn hình, kết quả in ra.Cấu tạo mộtformat bao gồm một hay một số lệnh toán tử, hàm… cách nhau bằng dấu phẩyhoặc bỏ trống, có thể được viết bằng chữ in hoa, chữ thường hoặc lẫn lộn

Dựa theo mục đích sử dụng có thể chia format thành hai loại:

+ Format hiện hình: Là format được sử dụng để duy trình bày biểu ghi trên mànhình hoặc in ra máy in

+ Format tách dữ liệu và lien kết siêu văn bản: Phục vụ cho việc tách dữ liệu để sửdụng và sắp xếp biểu ghi, trao đổi dữ liệu và liên kết các biểu ghi file toàn văn, fileảnh…

b) File chủ Master file

File chủ chứa tất cả các biểu ghi của CSDL, mỗi biểu ghi bao gồm một sốtrường có độ dài thay đổi.Mỗi biểu ghi khi nó được tạo ra gọi là số của biểu ghi(MNF- Master file Number) file của phần mở rộng là Mst

●Ví dụ: Book.MST

Để truy cập nhanh tới từng biểu ghi trong file chủ, WINISIS tạo ra một fileđặc biệt gọi là file tham khảo chéo (Cross Rerence file) thực chất là file chứa cácđịa chỉ biểu ghi trong file chủ File này có phần mở rộng là MXT

● Ví dụ: Book.XRF

c) File đảo (Inverted file)

Để tạo được tài liệu cho việc tìm kiếm, WINISIS cho phép xác lập một sốlượng không hạn chế các điểm truy nhập cho từng biểu ghi thông qua một file gọi

là file đảo

File đảo chứa tất cả các thuật ngữ có thể dùng như điểm truy nhập trong quátrình tìm và mỗi thuật ngữ được lấy ra Tập hợp tất cả điểm truy nhập của CSDLđược gọi là “Từ Điển”, có thể coi file đảo như file chỉ dẫn về nội dung file chủ Đểxây dựng các phần tử tìm cho một CSDL, WINISIS cung cấp bảng chọn trườngFST trong đó chứa các trường cần đánh chỉ số và kiểm tra đánh chỉ số cho từngtrường