CÂU HỎI ÔN QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

***Hành chính văn phòng là nơi diễn ra các hoạt động của đơn vị, là nơi soạn thảo, sử dụng và tổ chức các hồ sơ, công văn giấy tờ nhằm mục đích thông tin sao có hiệu quả.. Bao gồm những

QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

TRẢ LỜI CÂU HỎI ÔN TẬP

Câu 1.1 So sánh công tác QTHCVP và công việc HCVP?? Cho

ví dụ minh họa?

***Hành chính văn phòng là nơi diễn ra các hoạt động của đơn

vị, là nơi soạn thảo, sử dụng và tổ chức các hồ sơ, công văn giấy

tờ nhằm mục đích thông tin sao có hiệu quả

Bao gồm những công việc hàng ngày như: quản lý công tác lễ tân, khánh tiết, đưa đón và tiếp khách cho công ty; sắp xếp lịch làm việc, lịnh họp, đảm bảo tốt cơ sở vật chất, trang thiết bị, phương tiện làm việc cho cán bộ; mua sắm trang thiết bị, văn phòng phẩm cho công ty, quản lý và thực hiện việc đặt báo chí phục vụ nhu cầu của các phòng ban; chăm sóc sức khỏe cho cán

bộ nhân viên, tổ chức khám sức khỏe định kỳ Ngoài ra, nhân viên hành chính văn phòng còn có nhiệm vụ đối ngoại cho công ty; chỉ đạo, hướng dẫn và kiểm tra các đơn vị trực thuộc công ty trong phạm vui chức năng, nhiệm vụ của mình

*Ví Dụ:

Quản Trị HCVP Là việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu

chuẩn hóa và kiểm soát các hoạt động văn phòng

Chức năng:

 Hoạch định: đề ra mục tiêu công việc cụ thể, xác định các biện pháp thực hiện và soạn thảo thành các kế hoạch để triển khai trong văn phòng

 Lãnh đạo: phân công công việc hướng dẫn động viên, tạo động lực… cho nhân viên VP thực hiện tốt nhiệm vụ đã xác định trong kế hoạch

 Tổ chức: tuyển chọn, huấn luyện, sắp xếp bộ máy nhân sự của văn phòng nhằm thực hiện hiệu quả công việc

 Kiểm soát: theo dõi, kiểm tra kết quả thực hiện công việc trên thực tế, phát hiện các vấn đề phát sinh và đề ra biện pháp xử lý kịp thời

*Ví Dụ:

Câu 2.1: Những tố chất của nhà quản trị HCVP

Có trình độ, được đào tạo về chuyên ngành quản trị hành chính văn phòng

Có tinh thần trách nghiệm cao, chủ động trong các công việc được phân công

Có các phẩm chất: trung thực năng động, công bằng, thẳng thắn, kiên định, sáng tạo

Thành thạo các kĩ năng nghiệp vụ HCVP, thành thạo ngoại ngữ, giỏi trong đốik nội và đối ngoại, am hiểu tâm lý lãnh đạo , nhân viên, khách hàng

Câu 4.2 Tiến trình tổ chức bộ máy HCVP: Gồm 5 tiến trình:

1 Phân tích các yếu tố ảnh hưởng

2 Phân tích các hoạt động hcvp

3 Sơ đồ cơ cấu bộ máy hcvp

4 Phân công công việc

5 Tổ chức nhân sự văn phòng

Câu 5.2: Các hình thức tổ chức bộ phận HCVP

1 Tổ chức tập trung

a Hcvp tập trung theo địa bàn

Mọi hoạt động hồ sơ văn thư đều phải tập trung vào một địa điểm duy nhất đó là phòng hành chính, dưới quyền quản trị của nhà quản trị hành chính

Ưu điểm

• Dễ bố trí và sắp xếp

nhân sự

• Dễ kiểm tra

• Tập trung trang thiết

bị

• Đơn giản thủ tục

Nhược điểm

• Khó chuyên môn hóa

• Công việc thiếu chính xác do thiếu quan tâm đến tầm quan trọng của từng loại công việc

• Trì trệ cho chuyển giao công việc

• Chỉ nên áp dụng loại hình này đối với các doanh nghiệp nhỏ hoặc cá thể.

b Hcvp tập trung theo chức năng

Các hoạt động hành chính vẫn đặt tại địa điểm của các bộ phận chuyên môn của nó nhưng phải được đặt dưới quyền phối hợp, tiêu chuẩn hóa và giám sát của nhà quản trị hành chính

Ưu điểm: Thu hút được nhiều chuyên viên vào công tác quản lý Nhược điểm: Dễ vi phạm chế độ một thủ trưởng nghĩa là lấn

quyền các cấp quản trị chuyên môn

• Loại hình này áp dụng cho hầu hết các doanh nghiệp.

2 Tổ chức phân tán

Khi một công ty duy trì nhà máy và chi nhánh ở nhiều địa điểm khác nhau, các chi nhánh có thể áp dụng tổ chức phân tán để gia tăng hiệu quả hoạt động

 Xuất hiện sự trùng lặp trong việc giám sát và đầu tư

trang thiết bị

 Giám đốc chi nhánh ít trách nhiệm hơn

Ưu điểm

 Tập trung các hoạt động kế toán không những ít tốn kém hơn mà còn hiệu quả hơn

 Công việc sẽ thực hiện chính xác hơn Nhờ báo cáo kịp thời, bộ phận quản lý sẽ vận dụng tốt hơn các thông tin kế toán và thống kê

Khuyết điểm

 Dịch vụ văn phòng bị phân tán vì hoạt động đa địa điểm

Câu 7.3 Tiến trình xử lý văn thư đến, văn thư đi

Quy trình quản lí văn thư đến: gồm 8 bước:

1 Tiếp nhận văn bản đến

2 Phân chuyển sơ bộ văn

bản

3 Phân, chuyển văn bản

đến

4 Chỉ đạo giải quyết

5 Lưu ý kiến chỉ đạo

6 Phân công xử lý văn bản

7 Xử lý văn bản

8 Lập hồ sơ công việc

Quy trình quản lí văn thư đi: gồm 8 bước:

1 Tiếp nhận yêu cầu xử lý

văn bản

2 Thực hiện soạn thảo văn

bản

3 Duyệt văn bản

4 Kiểm tra văn bản

5 Kiểm tra thể thức văn bản

6 Đưa vào sổ đăng kí

7 Thực hiện ban hành

8 Thực hiện lưu trữ

Câu 8.3: phân loại và sắp xếp hồ sơ:

*Phân loại hồ sơ: Việc phân loại hồ sơ rất quan trọng, nếu phân

loại có hệ thống thì sẽ dễ dàng cho việc kiểm tra, sắp xếp Nên phân loại theo cách như sau:

+ Phân loại theo chủ đề: Trong cùng một loại hồ sơ nên chia

nhỏ theo từng chủ đề ví dụ như: báo cáo, kế toán, hợp đồng,

quảng cáo, tiếp thị…

+ Phân loại theo cụm: Trong cùng một loại chủ đề nên chia nhỏ

hồ sơ theo từng cụm ví dụ như: cụm quý 1, cụm quý 2, cụm quý

3, cụm 4

+ Phân loại theo nhóm: Trong cùng một cụm hồ sơ nên chia

nhỏ ra theo từng nhóm ví dụ như: nhóm quý 1, nhóm quý 2, nhóm quý 3, nhóm quý 4

*Sắp xếp hồ sơ: Sau khi phân loại hồ sơ xong, chúng ta cần sắp

xếp hồ sơ một cách khoa học Nên sắp xếp theo cách như sau:

+ Sắp xếp theo thời gian: Dựa theo thứ tự thời gian của sự việc

xảy ra trong hồ sơ để sắp xếp trước sau Cần ghi chú cẩn thận thời điểm để khi tìm kiếm được dễ dàng

+ Sắp xếp theo mẫu tự: Sắp xếp dựa theo thứ tự mẫu tự

(A,B,C…) của hồ sơ Ví dụ mẫu tự T sẽ xếp theo thứ tự: thiệp mời - thống kê – thư từ - tiếp thị Như vậy Bạn cần phải học thuộc lòng Bảng Mẫu tự để biết vị trí của các từ Bạn cũng cần kiến thức này cho công việc tra cứu từ điển

+ Sắp xếp theo tính chất: Sắp xếp dựa theo tính chất của hồ sơ

Ví dụ:

- Hồ sơ bình thường - hồ sơ mật - hồ sơ tối mật…

- Hồ sơ chưa giải quyết - hồ sơ đang giải quyết chưa dứt điểm -

hồ sơ đã giải quyết xong…

Lập danh mục hồ sơ:

Danh mục hồ sơ là bản liệt kê một cách hệ thống hồ sơ của đơn

vị Nhờ vào danh mục này mà chúng ta có thể sắp xếp, quản lý

và tra cứu hồ sơ nhanh chóng.

+ Tạo một danh mục cụ thể, chính xác:

Sau khi đã chọn cách sắp xếp, chúng ta tạo danh mục hồ sơ chi tiết Nên đưa vào máy vi tính, tạo cây thư mục, với thư mục cấp

1 là danh mục hồ sơ, thư mục cấp 2 là chủ đề hồ sơ… Như vậy, lúc cần tra cứu chúng ta có thể xem nhanh nhờ cây thư mục trên máy vi tính

+ Danh mục hồ sơ phải được cập nhật thường xuyên.

Khi đã đưa danh mục hồ sơ vào máy vi tính, chúng ta nên lưu lại cây thư mục cũ trước khi cập nhật Như vậy, lúc cần xem xét lại, chúng ta biết được từng thời điểm bổ sung hồ sơ mới

Lưu trữ hồ sơ:

Hồ sơ phải được lưu trữ vào một vị trí nhất định để khi cần truy cập sẽ nhanh chóng Làm bản liệt kê một cách hệ thống hồ sơ của đơn vị Nhờ vào danh mục này mà chúng ta có thể sắp xếp, quản lý và tra cứu hồ sơ nhanh chóng

+ Dùng bút chì đánh số ở góc phải các hồ sơ lưu trữ.

+ Bên ngoài tập lưu trữ có nhãn in hồ sơ từ số… đến số… để dễ truy tìm.

+ Nên dùng máy quét (scanner) để quét hồ sơ vào máy vi tính ở dạng tập tin *.jpg, đánh số để lưu trữ hồ sơ.

+ Vào bảng tính Excel để lập số lưu trữ hồ sơ, có chú thích bên

cạnh, dùng chức năng siêu liên kết (Hyperlink) để liên kết với tập tin hình ảnh cần lưu Như vậy khi cần xem lại hồ sơ chúng ta chỉ cần nhấp vào số lưu trữ hồ sơ có đặt chức năng siêu liên kết

+ Nên lưu tập hồ sơ vào đĩa CD-ROM Nếu máy vi tính trong

văn phòng có được một ổ CD-Read and Write thì tốt

Câu 10.4:

Trình bày nội dung công việc quản lý nhà cung cấp dịch vụ văn phòng?

Nhà cung cấp là những cá nhân hoặc doanh nghiệp cung cấp hàng hóa cho một cá nhân, doanh nghiệp, cửa hàng, xưởng Nhà cung cấp trong hệ thống là những nhà tham gia giao dịch Bán hàng với doanh nghiệp và có đối tượng công nợ

Quản lý danh mục nhà cung cấp Cho phép người dùng có thể quản lý thông tin chi tiết, lịch sử giao dịch của nhà cung cấp và phân tích được doanh số mua của nhà cung cấp

Quá trình lựa chọn nhà cung cấp

+ trong quá trình nghiên cứu tìm hiểu thị trường, thị việc tìm hiều nhà cung cấp dịch vụ văn phòng là quan trọng nhất và dễ sai lầm do các nh2

Câu 12.5: Quản lý quá trình mua sắm trang thiết bị VP:

Khi cơ quan đơn vị được thành lập sẽ được cấp một số tài sản nhất định như: máy tính, máy in, máy photocopy…

Được quản lý theo quy chế xây dựng trên cơ sở chế độ của nhà nước và đặc thù hoạt động của cơ quan, tổ chức

Hàng năm cơ quan còn được mua sắm bổ sung xuất phát từ nhu cầu sử dụng thực tế và kế hoạch

Câu 13.5: Quản lý quá trình sử dụng trang thiết bị VP:

 Mỗi trang thiết bị phải được phân cho một nhân viên hay một nhóm nhân viên chịu trách nhiệm trực tiếp

 Mỗi trang thiết bị phải xác định thời gian sử dụng Đào tạo người sử dụng

 Xây dựng kế hoạch theo dõi gai1m sát việc mua sắm và tình hình bảo quản sử dụng trang thiết bị Giám sát, kiểm tra việc sử dụng trang thiết bị

 Thực hiện chế độ khấu hao trnag thiết bị vật tư theo quy định của nhà nước

 Đề xuất việc thanh lý, xử lý trang thiết bị hư hỏng hoặc không dùng đến để đảm bảo việc sử dụng có hiệu quả Tổ chức sử dụng đáp ứng nhu cầu của cơ quan đơn vị

Câu 14.5: Quản lý quá trình sửa chữa trang thiết bị VP:

Nhu cầu sửa chữa

Duyệt sửa chữa

Chuyển cho phòng hành

chính

Xác định đơn vị sửa chữa Kiểm tra hiện trạng

Tiến hành sửa chữa Kết thúc sửa chữa

Câu 16.6 Quy trình lập kế hoạch HCVP:

Nhận thức những vấn đề chung

Xác định thời điểm chuyển giao nhu cầu(giới hạn thời gian…) Xác định thẩm quyền chuyển gaio nhu cầu(ai có quyền gì?? ) Xác định và thống nhất hình thức biểu mẫu sử dụng

Xác định hệ thống thông tin ghi nhận và phản hồi thông tin

Xác định mục tiêu:

Tiêu chuẩn đánh giá: tầm quan trọng của mục tiêu, thẩm quyền nhu cầu, thời điểm chuyển giao nhu cầu

Đề xuất các phương án thực hiện:

Nêu ra một số phương án khà thi; tìm ra những điểm mạnh điểm yếu của từng phương án; tổ chức trưng cầu bàn bạc để tìm ra phương án

Xây dựng phương án kiểm soát quá trình thực hiện kế

hoạch:

Tổ chức hoạch định muốn có hiệu quả cần tuân thủ những

nguyên tắc cơ bản sau:

Khoa học; gắn chặt quyền lợi với trách nhiệm

Chọn đúng người giao đúng việc; không chống chéo mâu thuẫn lẫn nhau

Phối hợp nhịp nhàng và cân đối giữa các bộ phận và các lĩnh vực

Luôn có phương án dự phòng; giữ thông tin phản hồi để ghi nhận và điều chỉnh kế hoạch kịp thời

Trình bày bản kế hoạch:

Văn hóa những kế hoạch và giải pháp

Bảo đảm tính chính thức của kế hoạch

Bảo đảm tính phù hợp, đáp ứng theo nhu cầu của doanh nghiệp

Kế hoạch hành chính phải ngắn gọn, chính xác và rõ ràng

Hoàn chỉnh bản kế hoạch theo 1y kiến chỉ đạo của nhà lãnh đạo Trình lãnh đạo ký duyệt chính thức

Tổ chức in ấn, phát hành, thông báo… Nhằm tổ chức thực hiện

kế hoạch trong cơ quan doanh nghiệp

Câu 17.6: các phương pháp lập kế hoạch

Lập kế hoạch từ trên xuống: có nghĩa là tất cả các hướng đi

đều xuất phát từ nhà quản lý Mục tiêu của dự án được thành lập bởi các nhà quản lý cao nhất

Ưu điểm:

Nhanh đơn giản; dựa trên những dự kiến đã được triển khai trước đó nên khá chính xác; không phải liên quan đến nhiều người khác nhau

Nhược điểm:

Gây ra phản ứng tiêu cực cho người bên dưới,gaim3 hiệu quả công việc; mang tính chủ quan của người lập dự án

Lập kế hoạch từ dưới lên: có nghĩa là mọi thành viên của

nhóm chủ động trong quá trình thực hiện dự án Các thành viên được mời tham gai trong mỗi bước của quá trình quản lý Quyết định một quá trình hành động được thực hiện bởi toàn đội

Ưu điểm:

Chi tiết, cụ thể; tạo động lực cho nhân viên tham gia vào việc lập kế hoạch; tránh được sự mâu thuẫn giữa nhà quản lý và nhân viên

Nhược điểm:

Theo nhiều chuyên gai, phương pháp tiếp cận từ dưới lên ko phải là hoàn hảo như:

Phức tạp và tốn thời gian; Thu nhập thông tin khó khăn do ý kiến chủ quan của nhiều nhân viên; đôi khi còn thiếu rõ ràng và kiểm soát

Lập kế hoạch theo thời kì: là lập dự toán cho từng giai đoạn 1,

thường chi tiết cho giai đoạn đầu tiên Cứ sau mỗi giai đoạn, nhà quản trị có cơ hội đánh gái lại các nỗ lực và xem xét có nên tiếp tục hay không

Ưu điểm:

Dự toán chính xác; giảm thiểu mức rủi ro cho người thực hiện Khách hàng có cơ hội để đánh gái lại toàn bộ các nỗ lực hoặc có thể hủy bỏ dự án nếu cảm thấy chi phí quá cao

Mỗi thời điểm kết thúc một giai đoạn, nhà đầu tư cũng có thể thay đổi dự án

Lập kế hoạch phối hợp:

Trong thực tế, tiến trình xây dựng một ngân sách dự án, nên kết hợp của cả 2 phương pháp (từ trên xuống và từ dưới lên)

Đồng thời quá trình lập dự toán cũng là quá trình thương lượng nhiều lần giữa các nhà quản trị cấp cao và cấp dưới

Dự toán có thể được tiến hành theo từng giai đoạn hoặc theo từng bộ phận của sản phẩm cuối cùng

Câu 19.7: So sánh tiến trình tổ chức cuộc họp thông thường và hội nghị:

*Cuộc họp thông thường:

Kế hoạch chuẩn bị:

Đảm bảo tất cả các cuộc họp của họ là cần thiết

Làm rõ tất cả các mục tiêu của cuộc họp

Mời đúng người dự họp; hãy phổ biến trước lịch trình cuộc họp Thăm dò trước những nhân vật chủ chốt sẽ tham dự cuộc họp Yêu cầu mọi người sẵn sàng

Tổ chức thực hiện.

Tiến hành cuộc họp

Làm rõ và diễn giải các đề trog cuộc họp

Khuyến khích mọi người đưa ra quan điểm của mình

Tập trung vào giải quyết các vấn đề chính trong cuộc họp Tránh lạc đề hay sa đà vào các vấn đề cá nhân

Điều chỉnh tốc độ cuộc họp Thường xuyên thông báo lịch trình buổi họp cho những người tham dự

Kết thúc cuộc họp

Giúp xác định những nhiệm vụ tiếp theo sau buổi họp

Đánh gái lại cách phân công nhiệm vụ cho từng người và đảm bảo rằng họ nắm rõ công việc của mình, đồngt hời lập ra được

kế hoạch hành động

Kiểm soát đánh giá hiệu quả.

Thống kê lại những việc đã được giải quyết và chưa đượ gaii3 quyết trong cuộc họp

Sử dụng biên bản họp và đánh gái của abn5 để xây dựng một tài liệu mô tả rõ ràng cuôc họp cho thêm các ý kiến, câu hỏi hay nhận xét được đưa ra trong buổi họp để hoàn thành tài liệu này Phát tài liệu này cho tất cả các thành viên tham gia và các thành viên chủ chốt khác trong công ty

*Tổ chức các cuộc hội nghị

Lập kế hoạch

Lập ban tổ chức và văn phòng hội nghị Lựa chọn ngày thàng, địa điểm

Soạn thảo lịch trình kế hoạch và chương trình nghị sự

Thông báo cho các thành viên khách mời; chuẩn bị tài liệu

phương tiện dụng cụ nghe nhìn; tính toán dự trù kinh phí

Tổ chức thực hiện:

Nhân viên am hiểu, tháo vát dễ hướng dẫn khách những phút đầu

Nhân viên ăn mặc đẹp để đón tiếp khách

Trong hội nghị, thư ký, phiên dịch làm nhiệm vụ ghi âm, biên tập, in ấn

Cần bố trí nhân viên bám sát công việc của các phóng viên (nếu có)

Kiểm soát đánh giá hiệu quả:

Lập hồ sơ cuộc họp, hội nghị

Hoàn chỉnh biên bản họp hội nghị, sao gởi các nơi liên quan Theo dõi việc thực hiện các quyết định

Họp rút kinh nghiệm việc tổ chức cuộc hội nghị

Thanh toán các khoản tiến đối chiếu quyết toán

Câu 3.1: Có quan niệm cho rằng: “Bộ phận HCVPlà bộ phận làm dâu trăm họ nên dễ dàng bị chỉ trích”.

HCVP là gì??

Các bộ phận trong HCVP

Vai trò của bộ phận HCVP

Quan điểm trên là đúng hay sai?? Vì sao?

Nhận xét về câu nói trên

Cho ví dụ thực tế về quan điểm trên

Câu 6.2: Trình bày quan điểm của bạn về nhận định: “Hoạt động HCVP chỉ là hoạt động diễn ra ở bộ phận hành chính nhân sự”.

HCVP là gì??

Hoạt động HCVP là gì?? Tổ chức hoạt động HCVP là gì??

Bộ phận nhân sự là gì??

Quan điểm trên là đúng hay sai?? Vì sao?

Nhận xét về câu nói trên

Cho ví dụ thực tế về quan điểm trên

Câu 9.3 Trình bày quan điểm của bạn về nhận định của

Parkinson: "Các hồ sơ thủ tục cần được tổ chức như thế nào để

có sẵn một hệ thống tự kiểm soát hầu ngăn chặn những sai lầm hay gian lận khi thực hiện một hoạt động nghiệp vụ”.

Hồ sơ là gì??

Cách thức tổ chức một hồ sơ??

Trình tự thủ tục quản lý hồ sơ??

Hoạt động lưu trữ hồ sơ??