MICROSOFT PROJECT VÀ ỨNG DỤNG TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN XÂY DỰNG 6 THEO DÕI DỰ ÁN

Cập nhật theo công việc thực tế  Nhập thời gian bắt đầu và kết thúc thực tế cho công việc ► Trong cột Task Name, chọn công việc ► Ribbon Task, Chọn nhóm Schedule ► Chọn Mark on Track >

Chương VI: THEO DÕI, CẬP NHẬT VÀ XEM XÉT TÌNH

TRẠNG CỦA DỰ ÁN

GV ThS : Phạm Văn Hoàn

1. Tìm đường găng và công việc gang của dự án

 Công việc gantt là các công việc có thời gian dự trữ bé hơn lượng thời gian n nào đó

► Ribbon File > Options > Advanced > Nhập vào số ngày trong Tasks are critical if slack is less than or equal to

 Ví dụ: Nhập vào công việc theo danh sách

 Sau đó thay đổi điều kiện đường Gantt nhỏ hơn 1 ngày

2. Sơ đồ mạng Network Diagram

 Xem sơ đồ mạng

► Ribbon View > Task View > Network Diagram

► Hoặc bấm phải chuột vào tên khung nhìn, chọn Network Diagram

 Các tùy chỉnh hiển thị trong sơ đồ mạng

► Vào Ribbon Format

►Collapse Boxes: Rút gọn thông tin trong hộp thoại, chỉ còn ID

►Box Styles: Các kiểu hiển thị thông tin

2. Sơ đồ mạng Network Diagram

 Critical: CV Gantt

 Noncritical: CV not Gantt

 Data template: Dữ liệu mẫu

 Shape: Hình dáng

 Backgroup: Màu nền

 Show horizontal gridlines

 Show vertical gridlines

3. Tạo dự án cơ sở Baseline

 Các dữ liệu nhập vào MP (Duration, Resource, Std Rat,…) là các giá trị ước tính

 Lưu dự án đó thành một Baseline dùng làm cơ sở so sánh với công việc thực tế

 Ribbons Project > Nhóm Schedule > Set Baseline > Save Baseline

3. Tạo dự án cơ sở Baseline

 Muốn xem lại dự án cơ sở Baseline:

 Ribbon View > Chọn khung nhìn Gantt Chart

 Ribbon View > Trỏ đến Table > More Table > Baseline

4. Tạo dự án chuyển tiếp Interim

 Khi dự án đi vào thực hiện người ta dung các Interim plan để lưu lại trạng thái của dự án từng thời điểm MP cho phép lưu 10 Interim khác nhau

 Ribbon Project > Nhóm Schedule > Set Base line

 Chọn Set interim plan

5. Cập nhật theo công việc thực tế

 Nhập thời gian bắt đầu và kết thúc thực tế cho công việc

► Trong cột Task Name, chọn công việc

► Ribbon Task, Chọn nhóm Schedule

► Chọn Mark on Track > Update Tasks

5. Cập nhật theo công việc thực tế

► Trong cột Task Name, chọn công việc

► Ribbon Task, Chọn nhóm Schedule

► Chọn Mark on Track > Update Tasks

►%Complete

►Actual dur: Thời gian thực tế đã làm

►Remaining dur: Thời gian còn lại

(Chú ý: Trường %Complete và Actual dur có phụ thuộc vào nhau)

5. Cập nhật theo công việc thực tế

► Cập nhật khối lượng công việc theo ngày

►Ribbon View > Chọn khung nhìn Task Use

►Trên khung nhìn Detail, nhấn phải chuột > Actual Work

►Khi nhập vào Actual work sẽ thay đổi % Complete

5. Cập nhật theo công việc thực tế

► Cập nhật khối lượng tài nguyên đã sử dụng thực tế

►Chọn khung nhìn Task Usage > Table Tracking

►Nhập khối lượng tài nguyên vào trường Actual Work

5. Cập nhật theo công việc thực tế

► So sánh các thông tin giữa thực tế và kế hoạch

►Dự án gốc

►Lưu dự án dạng Baseline: Ribbon Project > Set Baseline

►Trong Gantt Chart > Bật bảng Variance

►Điều chỉnh ngày bắt đầu công việc CV1 bắt đầu ngày 3/3/2016 để quan sát

5. Cập nhật theo công việc thực tế

► So sánh các thông tin giữa thực tế và kế hoạch

►View > Table > Cost

►Variance = Currence Cost – Baseline Cost

►Bật bảng Task Usage

5. Cập nhật theo công việc thực tế

► So sánh chi phí thực tế và kế hoạch

►Bật bảng Task Usage

►Nhập thêm vào Fixed Cost 500.000

5. Cập nhật theo công việc thực tế

► Sử dụng khung nhìn Tracking Gantt để nhập và theo dõi dự án

►Ribbon View > Gantt Chart > Tracking Gantt

►Nhóm Data > Table > Tracking

5. Cập nhật theo công việc thực tế

► Sử dụng khung nhìn Tracking Gantt để nhập và theo dõi dự án

►Chèn them cột Base line Finish

6. Quản lý giá trị thu được

►Chỉ số PV: Là ngân quỹ được duyệt đảm bảo cho khối lượng công việc thực tế đã hoàn thành

►Chỉ số EV: Là giá trị tính bằng tiền theo kế hoạch của phần khối lượng

công việc thực tế đã hoàn thành tính tới thời điểm báo cáo (Theo % CV)

►Chỉ số AC (Actual Cost): Chi phí thực tế đã bỏ ra để hoàn thành một khối lượng công việc

►Chỉ số SV (Schedule Variance) = EV – PV < 0 : Nghĩa là tiến trình thực hiện đang bị chậm

►Chỉ số CV (Cost Variance) = EV – AC CV > 0 (tốt) Đây là chỉ số chỉ mqh vật lý giữa chi phí và khối lượng công việc

6. Quản lý giá trị thu được

►Chỉ số SPI = EV/PV (Tiền tính theo kế hoạch/Tiền theo ngân quỹ)

► SPI < 1 công việc thực hiện ít hơn so với kế hoạch, chậm tiến độ

► SPI > 1 công việc thực hiện nhiều hơn kế hoạch, sớm tiến độ

6. Quản lý giá trị thu được

►Ví dụ: Nhập vào công việc theo bảng sau

►Trong Project Information nhập vào status date ngày 9/3/2016

►Set Base line thông tin dự án vừa lưu

6. Quản lý giá trị thu được

►Ribbon View > Table > More Table

►Chọn Earned Value Schedule Indicator > Apply

► Chèn thêm bảng Actual Cost, % Complete,

►Chèn thêm bảng Fixed Cost

6. Quản lý giá trị thu được

►Thông số ước lượng số tiền cần thiết để hoàn thành dự án

► EAC = AC + (Baseline Cost X – EV)/CPI

► EAC = AC + (Baseline Cost X – EV)/CPI(CPI = EV/AC)

6. Quản lý giá trị thu được

►Lập một dự án trong MP 2013

► Nhập tên công việc, thời gian thực hiện, liên kết công việc

► Nhập các loại tài nguyên, chi phí

► Thực hiện các điều chỉnh cần thiết để đạt được kế hoạch mong muốn

► Lưu kế hoạch dạng Baseline

► Cập nhật các cách tính Earned Value: MP 2013 phân tích giá trị thu được dựa theo % hoàn thành theo thời gian và các chi phí thực tế

6. Quản lý giá trị thu được

►Lập một dự án trong MP 2013

► Nhập tên công việc, thời gian thực hiện, liên kết công việc

► Nhập các loại tài nguyên, chi phí

► Thực hiện các điều chỉnh cần thiết để đạt được kế hoạch mong muốn

► Lưu kế hoạch dạng Baseline

► Cập nhật các cách tính Earned Value: MP 2013 phân tích giá trị thu được dựa theo % hoàn thành theo thời gian và các chi phí thực tế

Tạo Group trong MP

► Muốn tạo riêng ra 1 bảng các nhân công làm việc theo h

Tạo Group trong MP

► Nhập vào danh sách như sau:

Tạo Group trong MP

► Trong trang Resource Sheet > Ribbon View > Group by: > Chọn More Group