Quyết đinh quản trị ( có ví dụ minh họa cụ thể )

Thông tin là cơ sở giúp cho nhà quản trị đề ra quyết định đúng Bất cứ trong trường hợp nào, trước khi đi đến một quyết định, nhà quản trị phảitrả lời một cách rõ ràng, chính xác các câu

LỜI MỞ ĐẦU 2

PHẦN I KHÁI QUÁT VỀ QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ 3

1 Khái niệm 3

2 Vai trò 3

3 Chức năng 3

4 Phân loại 3

5 Quy trình ra quyết định trong quản trị 4

PHẦN II KỸ THUẬT RA QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ 5

1 Các yếu tố của tình huống ra quyết định 5

1.1 Yếu tố thông tin 5

1.1.1 Khái niệm thông tin 5

1.1.2 Vai trò thông tin trong quá trình quản trị kinh tế 5

1.1.3 Yêu cầu của thông tin kinh tế 5

1.2 Năng lực ra quyết định 6

2 Các trường hợp của quyết định 7

3 Mô hình ra quyết định và cách thức lựa chọn mô hình ra quyết định 8

3.1 Mô hình ra quyết định 8

3.1.1 Mô hình 1 9

3.1.2 Mô hình 2 11

3.1.3 Mô hình 3 12

3.1.4 Mô hình 4 13

3.1.5 Mô hình 5 14

3.2 Cách thức lựa chọn mô hình ra quyết định 15

4 Một số nguyên nhân ảnh hưởng đến việc ra quyết định kém hiệu quả 16

4.1 Một số nguyên nhân chủ yếu 16

4.2 Giải pháp để nhà quản trị tránh được những quyết định sai lầm 17

KẾT LUẬN 21

TÀI LIỆU THAM KHẢO 22

Ra những quyết định tốt, được mọi người ủng hộ và thực thi là cả một nghệthuật mà tất cả các nhà lãnh đạo đều phải học Điều này lại càng có ý nghĩa quan trọngđối với một doanh nhân Nếu chúng ta có các kỹ năng ra quyết định và biết cách pháttriển các kỹ năng đó, cơ hội thành công trong cuộc sống lẫn trong công việc sẽ tăng lênrất nhiều

Để tìm hiểu rõ hơn về việc ra quyết định trong quản trị, nhóm chúng tôi chọn đểtài : “Kỹ thuật ra quyết định trong quản trị”

Kết cấu tiểu luận gồm 2 phần :

Phần 1 : Tổng quan về ra quyết định trong quản trị

Phần 2 : Kỹ thuật ra quyết định trong quản trị

Thực hiện tiểu luận này, nhóm chúng tôi tập trung tìm hiểu rõ hơn về kỹ năng raquyết định – một kỹ năng quan trọng, không thể thiếu đối với bất kỳ nhà quản trị nào

Tuy nhiên, do kiến thức và thời gian còn hạn hẹp nên bài tiểu luận không tránhkhỏi những thiếu sót Kính mong sự đóng góp của thầy cô và bạn đọc

PHẦN I KHÁI QUÁT VỀ QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ

Sự thành công hay thất bại trong các tổ chức phụ thuộc rất nhiều vào các quyếtđịnh của nhà quản trị

Xét về mặt tổng thể thì không thể thay thế các quyết định về quản trị bằng tiềnbạc, vốn liếng, sự tự phát, sự tự điều chỉnh hoặc bất cứ thứ tự động bằng máy móc tinhxảo nào

Mỗi quyết định về quản trị là một mắc xích trong hệ thống các quyết định củamột tổ chức nên mức độ tương tác, ảnh hưởng giữa chúng với nhau là cực kỳ phức tạp

và hết sức quan trọng Không thận trọng trong việc ra quyết định thường có thể dẫnđến hậu quả khôn lường

3 Chức năng

Chức năng định hướng: khi quyết định xác định những phương hướng và tínhchất hoạt động cho đối tượng

Chức năng bảo đảm: khi quyết định chỉ ra và bảo đảm những điều kiện cần thiết

để đối tượng vận hành theo những phương hướng đã vạch ra, bảo đảm tính khả thi củaquyết định

Chức năng phối hợp: khi quyết định phải xác định những mối quan hệ, vai trò

và vi trí của các bộ phận tham gia vào quá trình giải quyết vấn đề

Chức năng cưỡng bức và động viên: một quyết định khi ban hành luôn phải cótính mệnh lệnh, bắt buộc các đối tượng phải thi hành; đồng thời nó cũng phải bảo đảmtính động viên và khuyến khích đối tượng tham gia với một tinh thần tự giác cao nhất

4 Phân loại

Căn cứ vào tính chất quyết định: Quyết định chiến lược, Quyết định chiến thuật,Quyết định tác nghiệp

Trang 3

Căn cứ theo thời gian tác động của quyết định: Quyết định dài hạn, Quyết địnhtrung hạn, Quyết định ngắn hạn.

Căn cứ vào phạm vi tác động của quyết định: Quyết định toàn cục, Quyết định

bộ phận, Quyết định chuyên đề

Căn cứ theo nội dung các chức năng quản trị: Quyết định kế hoạch, Quyết định

tổ chức, Quyết định điều khiển, Quyết định kiểm tra

Căn cứ theo lĩnh vực hoạt động quản trị: Quyết định chất lượng, Quyết định tiếpthị, Quyết định sản xuất, Quyết định tài chính, Quyết định nhân sự

Căn cứ cấp ra quyết định: Quyết định cấp cao, Quyết định cấp trung ,Quyếtđịnh cấp thấp

Căn cứ theo cách thức soạn thảo quyết định: Quyết định theo mẫu có sẵn, Quyếtđịnh không theo mẫu có sẵn

Căn cứ theo hình thức của quyết định: Quyết định bằng văn bản, Quyết địnhbằng lời nói, Quyết định không lời

Căn cứ quy mô của quyết định: Quyết định lớn, Quyết định nhỏ

5 Quy trình ra quyết định trong quản trị

PHẦN II KỸ THUẬT RA QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ

1 Các yếu tố của tình huống ra quyết định

1.1 Yếu tố thông tin

1.1.1 Khái niệm thông tin

Thông tin kinh tế là những tín hiệu, được thu nhận, được hiểu và được đánh giá

là có ích trong việc ra quyết định quản trị kinh doanh của chủ doanh nghiệp

1.1.2 Vai trò thông tin trong quá trình quản trị kinh tế

a Thông tin là cơ sở giúp cho nhà quản trị đề ra quyết định đúng

Bất cứ trong trường hợp nào, trước khi đi đến một quyết định, nhà quản trị phảitrả lời một cách rõ ràng, chính xác các câu hỏi cơ bản: quyết định làm việc gì? Làmnhư thế nào? Khi nào làm?

Để trả lời thỏa đáng các câu hỏi trên, thông tin cần phải được tiến hành thuthập-phân loại-phân tích- tổng hợp theo một cấu trúc hợp lý, giúp cho người sử dụng

nó có được những nhận thức về sự vật, sự việc một cách đầy đủ, sâu sắc, bản chất Đóchính là cơ sở khoa học để đưa ra các quyết định đúng, có hiệu quả

b Thông tin là phương tiện liên hệ giữa cá nhân, giữa các nhóm và tổ chức

Để thực hiện các mối liên hệ với nhau giữa các cá nhân, nhóm và tổ chức không

có phương thức nào khác đó chính là thông tin Thông tin theo nghĩa là hoạt động “truyền cho nhau biết”

c Thông tin là cơ sở đảm bảo cho việc thực hiện nhiệm vụ

Để đảm bảo các quyết định của mình được thực hiện, không có cách nào khác,các nhà quản trị phải thông tin những nội dung, yêu cầu của các quyết định cho cấpdưới biết để thực hiện Loại thông tin này người ta gọi là thông tin chỉ huy

Quá trình thực hiện các nhiệm vụ của mình, đối tượng quản trị không thể không

có những thông tin cần thiết từ cấp trên, ngược lại cấp trên cũng cần có những thôngtin từ cấp dưới của họ, tức thông tin ngược chiều lại gọi là thông tin phản hồi

Tóm lại, vai trò của thông tin trong quản trị kinh doanh là ở chỗ nó làm tiền đề,làm cơ sở và là công cụ của quản trị kinh doanh, quá trình quản trị kinh doanh là quátrình thông tin kinh tế

1.1.3 Yêu cầu của thông tin kinh tế

Thông tin có chất lượng, kịp thời, thích hợp… là rất có giá trị và giữ vai trò tolớn trong việc đưa ra các quyết định quản trị Việc ra quyết định quản trị gắn chặt vớiyếu tố thông tin, từ thu thập thông tin đến xử lý, phân tích, truyền đạt thông tin quảntrị Vì vậy thông tin kinh tế phải bảo đảm các yêu cầu sau:

a Thông tin đầy đủ, kịp thời, chính xác

Trang 5

- Tính đầy đủ: đây là yêu cầu đầu tiên, nó nói lên sự thỏa mãn về mặt lượng củathông tin để thực hiện một hay một số công việc quản trị nhất định nào đó Thông tinphải phản ánh được mọi mặt của quá trình sản xuất kinh doanh.

- Tính kịp thời và chính xác của thông tin phản ánh về mặt chất của thông tin.Người ta không thể ra quyết định dựa trên những thông tin đã lỗi thời hoặc khôngchính xác

+ Tính chính xác: Nếu đưa tin sai lệch thì quản lý sẽ thất bại

+ Tính kịp thời: Thông tin mà không kịp thời sẽ không có giá trị trong việc đưa

ra quyết định

b Thông tin có ích hay thông tin phải phù hợp với nhu cầu của người nhận.Thông tin có ích: là thông tin thỏa mãn được nhu cầu người nhận, sử dụngthông tin đó

Mỗi lần, mỗi người nhận, sử dụng thông tin khác nhau đều có nhu cầu khônggiống nhau Điều đó đòi hỏi trong quản trị thông tin phải được tập hợp, phân loại, tổnghợp theo những tiêu thức phù hợp với từng đối tượng sử dụng

c Thông tin cô đọng và logic

Tính cô đọng của thông tin nói lên mức độ phản ánh tổng hợp của nó Sự logiccủa thông tin thể hiện mối liên hệ mật thiết giữa các thông tin với nhau, chẳng hạn: giánguyên liệu tăng 5% làm cho giá thành sản phẩm tăng 2% làm cho lợi nhuận giảm10% so với cùng kỳ năm trước…

Nhờ tính cô động và logic của thông tin giúp cho người sử dụng hiểu rõ bảnchất, mối liên hệ sự việc và hiện tượng trong quá trình phát sinh, phát triển

* Lượng thông tin đầy đủ và chất lượng tốt, sau đây ghi tắt là ĐẦY ĐỦ

Lượng thông tin không đầy đủ và chất lượng kém, sau đây ghi tắt là KHÔNGĐẦY ĐỦ

1.2 Năng lực ra quyết định.

Trong một doanh nghiệp, tất cả mọi quản trị viên cấp cơ sở trở lên đều có quyền

ra quyết định Tuỳ vị trí, chức năng và nhiệm vụ của mình mà mỗi quyết định của cácquản trị viên có ảnh hưởng nhất định đến mục tiêu chung của doanh nghiệp Vị trí,trách nhiệm trong doanh nghiệp càng cao thì các quyết định có mức ảnh hưởng cànglớn

Phẩm chất cần thiết của người ra quyết định:

- Kiến thức: Để hoàn thành nhiệm vụ xử lý thông tin, đưa ra các quyết địnhquan trọng, đòi hỏi các nhà quản trị phải có một kiến thức thật uyên thâm và một tầmnhìn xa trông rộng Các kiến thức này có được là nhờ học tập, nhờ kinh nghiệmsống…

- Khả năng tư duy: Chức vụ càng cao thì đòi hỏi nhà quản trị có khả năng tưduy càng tốt Khả năng này không phải là thứ trời cho đơn thuần mà nó là sự hội tụgiữa tố chất cá nhân cùng với một kết quả rèn luyện không ngừng và đúng phươngpháp.

- Khả năng phân tích, xét đoán: là khả năng đánh giá, dự đoán sự kiện, sự việc,tin tức một cách khôn ngoan Muốn có khả năng xét đoán tốt các nhà quản trị phải cólương tri, sự chín chắn, am hiểu lý luận sâu sắc và kinh nghiệm sống phong phú.Người có óc xét đoán tốt có thể suy xét vấn đề một cách khách quan, nhanh chóng, đưa

ra lời giải đáp thông minh…

Và một trong các yếu tố cực kỳ quan trọng và cần thiết để trở thành nhà quản trịtốt với những quyết định hiệu quả đó là những phẩm chất thuộc về kinh doanh:

- Trực giác nhạy bén, năng động

- Có bản lĩnh, quyết đoán

- Dám mạo hiểm,…

Những phẩm chất trên rất cần thiết và rất quan trọng trong việc ra quyết địnhhiệu quả vì nhờ nó mà người ta bình tĩnh sáng suốt, sáng tạo, tự tin, dũng cảm và quyếtđoán Từ đó, giúp họ đưa ra được các quyết định đúng đắn thậm chí trong những tìnhhuống hiểm nghèo mà người bình thường khó có thể làm nổi

* Có năng lực, sau đây ghi tắt là TỐT

Thiếu năng lực, sau đây ghi tắt là KÉM

2 Các trường hợp của quyết định

 Tình huống chắc chắn: Là trường hợp ra quyết định trong điều kiện có thông tin

đầy đủ và đáng tin cậy, quản trị viên có năng lực ra quyết định

 Tình huống có rủi ro: Là ra quyết định trong trường hợp không chắc chắn lắm, có

thể do thiếu thông tin có thể do năng lực quản trị kém Rủi ro xuất hiện khi người

ra quyết định không đủ thông tin cho phép sử dụng xác suất để đánh giá cácphương án Để biết được kết quả cuối cùng của mỗi phương án (lợi nhuận lớn haynhỏ) ta cần tiến hành một số tính toán thông qua các xác suất đã biết để xác địnhgiá trị mong đợi của lợi nhuận, tức là kỳ vọng lợi nhuận

 Tình huống không chắc chắn: Là trường hợp ra quyết định trong điều kiện không

có thông tin đầy đủ, độ tin cậy thông tin thấp, năng lực ra quyết định quản trị kém,nếu phải ra quyết định trong điều kiện này thì các nhà quản trị cần có khả năng tổchức thu thập, tập hợp nhiều ý kiến của nhiều đối tượng khác nhau Khi không cóthông tin hữu quan về những kết quả cuả những phương án có thể có, những đặcđiểm nhân cách của người ra quyết định trở nên quan trọng hơn đối với việc đưa raquyết định nào Đây là trường hợp khó khăn nhất Việc lựa chọn phương án nhiềukhi còn phụ thuộc vào kinh nghiệm chủ quan của người ra quyết định (lạc quan, biquan, dung hòa…)

Trang 7

3 Mô hình ra quyết định và cách thức lựa chọn mô hình ra quyết định

3.1 Mô hình ra quyết định

Một mô hình hợp lý là con đường ngắn nhất và chắc chắn nhất để nhà quản trịđưa ra các quyết định đúng đắn nhất Một khi đã xây dựng được một mô hình hợp lý,đảm bảo thực hiện được mô hình này một cách kĩ lưỡng và hiệu quả thì đích đến củachúng ta không gì khác chính là giao lộ của sự thành công và hiệu quả tối ưu

Nhìn chung một mô hình ra quyết định hợp lý cần đảm bảo các yêu cầu sau:

- Vấn đề ra quyết định rõ ràng, không mơ hồ

- Mục tiêu đơn và rành mạch

- Tất cả các giải pháp và kết quả phải được nghiên cứu kĩ lưỡng

- Sự ưu tiên phải rõ ràng

- Sự ưu tiên là bất biến và ổn định

- Không có sự ràng buộc về thời gian và chi phí

- Lựa chọn cuối cùng sẽ tối đa hóa lợi ích kinh tế

Thông thường có 5 mô hình ra quyết định như sau:

Mô hình 1 Các nhà quản trị quyết định trên những thông tin họ có được và đáng

tin cậy tại thời điểm đó

Mô hình 2 Các nhà quản trị thu thập những thông tin từ các thuộc cấp Sau đó,

họ tự quyết định

Mô hình 3 Các nhà quản trị trao đổi thuộc cấp có liên quan để lắng nghe ý kiến

của họ (không tập hợp ý kiến) Sau đó, nhà quản trị quyết định

Mô hình 4

Các nhà quản trị trao đổi với tập thể và tập hợp ý kiến chung của họ.Sau đó, nhà quản trị quyết định, nội dung quyết định đó có thể là cóhoặc không có ý tưởng của tập thể

Mô hình 5 Các nhà quản trị trao đổi tập thể Sau đó, cùng tập thể đề ra quyết

định

Mỗi mô hình trên có những ưu nhược điểm khác nhau Nắm rõ được điều này sẽgiúp ta lựa chọn được một mô hình thích hợp để đề ra quyết định quản trị nhằm đạt được mục tiêu một cách hiệu quả

Sau đây là một số ưu nhược điểm của các mô hình trên

3.1.1 Mô hình 1

QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ HỢP LÝ

Mô hình 1: Các nhà quản trị quyết định trên những thông tin họ có được và đáng tin

cậy tại thời điểm đó

Ưu điểm -Các nhà quản trị có toàn quyền tuyệt đối

trong đưa ra quyết định

- Tiết kiệm được thời gian

-Dễ dàng đi đến thống nhất đề xuất quyếtđịnh giữa các nhà quản trị để có đượchướng giải quyết tạm thời

-Tránh được những mâu thuẫn bởi quánhiều luồng ý kiến của một tập thể có sốlượng quá đông Nhờ đó dễ dàng đơn giảnhóa vấn đề

Nhược điểm

- Dễ dẫn đến thành kiến thiên lệch donhận thức chủ quan, bảo thủ

-Giới hạn về nguồn lực, thông tin, ý tưởngsáng tạo

-Không nghiên cứu được tất cả mọiphương án để lựa chọn ra phương án tốtnhất, chỉ nhận diện và đánh giá đượcphương án tốt nhất trong cái sẵn có

-Không thích hợp để đề ra một quyết định

có hiệu quả lâu dài

-Không thể hiện được sự quan tâm và coitrọng ý kiến của người thừa hành

Ví dụ : GĐ công ty A chịu trách nhiệm về quyết định tung ra thị trường một loại bột

giặt mới Để đưa ra được quyết định, Ông ta đã tiến hành nghiên cứu và khảo sát trênthị trường để nắm bắt nhu cầu và thị hiếu của khách hàng về bột giặt, để khi cho ra đờisản phẩm mới phải có nhiều tính năng đáp ứng nhu cầu tối ưu của khách hàng Cụ thể:ông ta cho khảo sát thực tế 100 khách hàng tại 3 địa điểm: Trường Đai học côngnghiệp TPHCM, trường Cao đẳng Sư phạm Thái Bình, người dân xung quanh trườngcông nghiệp TPHCM nhóm chúng tôi đã thu được kết quả như sau:

Trang 9 Biểu đồ 1 Các loại bột giặt khách hàng đang sử dụng

Biều đồ 2 Dòng bột giặt mà khách hàng

đang sử dụng

Biểu đồ 3 Kênh thông tin mà khách hàng sử dụng để nhận biết sản phẩm

Biều đồ 4 Nhận xét của khách hàng về giá cả các loại bột giặt đang dùng.

v…………v………v……… vMặt khác, được biết GĐ công ty A là một người có kinh nghiệm 5 năm làmCEO cho tập đoàn X tại Canada, ông ta tốt nghiệp đại học ở Canada và bắt đầu trởthành CEO năm 30 tuổi, những quyết định của ông ta đưa ra hầu như rất chính xác vàkhách quan, giúp công ty nhiều lần vượt qua khó khăn, có được chỗ đứng trên thịtrường như ngày hôm nay.

Đối với việc ra quyết định đưa ra thị trường sản phẩm mới, ông ta tự quyết địnhdựa trên những số liệu mà ông ta thu thập ở trên

3.1.2 Mô hình 2

Mô hình 2: Các nhà quản trị thu thập những thông tin từ các thuộc cấp Sau đó, họ tự

quyết định

Ưu điểm -Các nhà quản trị có toàn quyền tuyệt đối

trong đưa ra quyết định

-Có sự quan tâm đến đóng góp của những

người thừa hành

-Phạm vi thông tin cung cấp được mở rộng

Nhờ đó có thể đề ra quyết định hiệu quả

hơn

-Không tốn quá nhiều thời gian

-Tránh được những mâu thuẫn bởi quá

nhiều luồng ý kiến của một tập thể có số

lượng quá đông Nhờ đó dễ dàng đơn giản

hóa vấn đề

Nhược điểm

- Dễ dẫn đến thành kiến thiên lệch donhận thức chủ quan, bảo thủ

-Tuy có tham gia cung cấp thông tin

nhưng những người thừa hành hoàn toànkhông có khả năng và quyền hạn trongviệc đưa ra quyết định Không can thiệpđược quyết định của các nhà quản trịtheo quan điểm của mình

-Không thích hợp để đề ra một quyếtđịnh có hiệu quả lâu dài

Ví dụ: Một công ty TNHH ABC chuyên sản xuất gạo, trước đây công ty chỉ thực hiện

việc sản xuất và bán gạo trong nước Nhưng gần đây, vào tháng 10/2/2011 Tổng giámđốc của công ty này, Nguyễn Văn A quyết định thực hiện kế hoạch không chỉ cungứng gạo trong nước mà còn xuất khẩu gạo.Được biết, Ông A là một người có tầm nhìn

xa trong rộng, giải quyết vấn đề tình huống một cách linh hoạt khôn khéo, xem xétđánh giá thông tin một cách kĩ lưỡng, … quản trị công ty tốt, đưa công ty từ một công

ty nhỏ trở thành một công ty lớn có tên tuổi được nhiều người biết đến… Ông ta đã tìmhiểu thông tin trên thị trường và biết được nguồn cung gạo hiện nay đang thiếu hụt,nên nếu xuất khẩu gạo ra thị trường lúc này sẽ đem lại lợi nhuận cao Với thông tintrên, ông A giao nhiệm vụ cho các nhân viên đi khảo sát và nghiên cứu thị trường.Ông

đã thu thập những thông tin từ cấp dưới về lĩnh vực xuất khẩu gạo, sau đó tự ra quyếtđịnh

Trang 11 Biều đồ 5 Trọng lượng bột giặt được khách hàng lựa chọn