Hướng dẫn cấu hình outlook express

Hướng dẫn cấu hình outlook express cho người bắt đầu.

HƯỚNG DẪN CẤU HÌNH OUTLOOK EXPRESS

CHO NHÂN VIÊN FOCOCEV

* Một số lưu ý khi khai báo Outlook Express:

- Hệ thống Mail của công ty là hệ thống mail riêng, có đăng ký Domain rõ ràng theo nhu cầu của công ty, đuôi mở rộng là @fococev.com

- Mail của Đơn vị hình thành từ tên đơn vị + fcc + @fococev.com (Ví dụ: Chi nhánh Nha

Trang : nhatrangfcc@fococev.com)

- Mail của cá nhân hình thành từ chữ viết tắt (họ + tên lót) + tên đầy đủ + @fococev.com (Ví dụ: Nguyễn Văn An : nvan@fococev.com)

- Hệ thống Mail có khả năng bảo mật

- Số lượng Mail Client lớn theo gói đăng ký

- Có thể Check mail bằng Web (Webmail) giống như các Mail thông dụng, ví dụ: yahoo

mail, gmail… Nhân viên có thể vào trang Web: http://mail.fococev.com:3000 để check

mail của mình

- Nhân viên cũng có thể đổi Password mặc định của mình (fococev) bằng cách vào trang http://mail.fococev.com:1000 , đăng nhập User + Pass cũ -> đổi Pass (Sẽ hướng dẫn chi tiết ở trang sau)

- Các thông số về SMTP & POP3 đều mặc định: Port 25 và Port 110

1 Hướng dẫn cài đặt:

Trong phần này hướng dẫn mọi người về cách thức cài đặt chương trình Outlook Express

để có thể check mail

Lấy ví dụ hướng dẫn cho nhân viên Nguyễn Văn An – User: nvan@fococev.com –

Password: fococev Các nhân viên khác làm tương tự

Yêu cầu:

 Trên máy tính đã cài đặt phần mềm Outlook Express (mặc định đã được cài sẵn ở một số

hệ điều hành Windows – như XP, Me, 2000, 2003)

Các bước cài đặt:

 Mở chương trình Outlook Express (OE) bằng cách chọn vào Start – Programs – Outlook

Express (chọn vào biểu tượng trên thanh taskbar)

 Khi cửa sổ chính của OE được mở ra, đôi lúc có kèm theo 1 số cửa sổ phụ, mọi người

hãy nhấn vào Cancel để tắt đi sao cho chỉ còn cửa sổ chính

 Chọn vào menu Tool – Identities – Add New Identity

Nhập vào họ tên người

dùng mail Nhấn OK

Chọn Yes

 Chọn dấu check Create a new Internet mail account để tạo 1 account mới, nhấn Next

để tiếp tục

 Nhập vào họ tên: ví dụ Nguyễn Văn An, nhấn Next để tiếp tục

ví dụ:

nvan@fococev.com , nhấn Next để tiếp tục

 Nhập vào tên của POP3 và SMTP Server ở cả hai vị trí như hình vẽ là:

mail.fococev.com, nhấn Next để tiếp tục

 Gõ vào Account name: nvan@fococev.com (chú ý: Phải có @fococev.com, nếu không sẽ báo lỗi sau này, rất nhiều trường hợp bị sai chỗ này)

 Có thể bỏ dấu check Remember password hoặc không tùy thích (Đây là tiện ích ghi nhớ

password cho những lần đăng nhập sau) , nhấn Next để tiếp tục

 Cuối cùng nhấn Finish để hoàn tất

* QUAN TRỌNG:

- Sau khi nhấn Finish trở về màn hình chính của Outlook Express, sẽ có 1 bước quan trọng nhằm cấu hình cho Outlook có thể gửi được mail ra ngoài

Trình tự:

- Trên thanh công cụ nhấn Tool -> Accounts… ->

- Chuyển sang Tab Mail:

- Tiếp theo chọn Properties chuyển sang Tab Servers.

- Ở dòng cuối cùng, đánh dấu chọn My server requires authentication - > OK

- Tự Windows trở về cửa sổ ban đầu -> chọn Close.

Bây giờ có thể gửi và nhận mail bằng cách nhấn vào biều tượng Send/Recv trên thanh công cụ

* Cách đổi Password của nhân viên:

- Vào trang Web: http://mail.fococev.com:1000

- Dùng Username và Password của mình đã được cấp (Password mặc định là fococev)

- Ví dụ ở đây là Email Address: nvan@fococev.com Password: fococev

- Sau đó nhấn Sign In -> sẽ vào màn hình chính của trang đổi Password

- Bên cửa sổ trái chọn My Account -> Bên cửa sổ phải sẽ xuất hiện thông tin Account của chúng ta

- Muốn đổi Password -> Đánh Password mới vào dòng Email Password (Chú ý: Chỉ đánh

1 lần vào ô Email Password, không đánh vào SyncML Password)

- Chọn nút Save ở trên (Biều tượng cái đĩa mềm).

- Xong -> Sign Out (Góc trái bên dưới cửa sổ)

* Cách Kiểm tra mail bằng Webmail cho nhân viên:

- Vào trang Web: http://mail.fococev.com:3000

- Dùng Username và Password của mình đã được cấp (Password là mặc định hoặc đã đổi)

- Ví dụ ở đây là Email Address: nvan@fococev.com Password: fococev

- Sau đó nhấn Sign In -> sẽ vào màn hình chính cũng giống như cửa sổ Outlook Express

- Bên trong này chức năng cũng giống như Outlook Express nhưng có 1 tiện lợi hơn là có thể check mail ở bất cứ đâu nhanh hơn, tiện hơn miễn là ở đó có Internet

* Ý nghĩa một số mục trong chương trình:

1.1.Local Folders: tập trung các thư mục chứa mail của người dùng

 Inbox: chứa các mail gởi đến

 Outbox: chứa các mail đang gởi đi hoặc chưa gởi đi được

 Sent Items: chứa các mail đã gởi đi

 Deleted Items: chứa các mail bị xóa

 Drafts: chứa các mail đang soạn thảo dở dang

1.2.Các nút trên thanh toolbar:

 Create Mail: soạn thảo 1 mail mới

 Reply: hồi đáp lại mail đã nhận được

 Reply All: hồi đáp lại tất cả người cùng nhận và người gởi mail

 Forward: chuyển tiếp mail đã nhận cho 1 người dùng khác

 Print: In mail đã nhận

 Delete: Xóa mail đã nhận (mail bị xóa sẽ được đặt vào folder Deleted Items

 Send/Recv: gởi và nhận mail mới

 Address: bảng danh bạ địa chỉ mail

 Find: tìm kiếm mail

Chúc mọi người một ngày làm việc tốt lành.