Hội thảo Làm thế nào để kinh doanh hiệu quả kết hợp bảo vệ môi trường công ty sơn JYMECPHẦN I: CHUẨN BỊ CHO HỘI THẢOI. Thành phần tham dự. Số lượng người tham gia cuộc hội thảo: 500 ngườiVề phía công ty:+ Giám đốc, phó giám đốc+ Các trưởng phòng kinh doanh, trưởng phòng tài chính, trưởng phòng marketing,..+ Nhân viên trong công ty: 100 người Giám đốc các chi nhánh trên cả nước Đại diện các đối tác, nhà đầu tư, các bên phân phối Các chuyên gia về môi trường: Giám đốc sở tài nguyên môi trường thành phố Hà Nội Cùng sự góp mặt của các giáo sư, tiến sĩ, chuyên gia đầu ngành.II. Chương trình cuộc họp1.Mục tiêu: Nhấn mạnh mối quan trọng về mối quan hệ kinh doanh hiệu quả kết hợp với bảo vệ môi trường.Tìm ra một kế hoạch tối ưu nhất phát triển công ty trong tương laiTìm cách nâng cao chất lượng sản phẩm cũng với đó giảm thiểu tác hại với môi trường2. Thời gian và địa điểm Thời gian tổ chức: Từ 7h30 đến 11h30 ngày 30102018 Đia điểm tổ chức : Tại khách sạn Pan Pacific Hanoi, số 1 đường Thanh Niên, quận Ba Đình, Hà Nội.
Trang 1Hội thảo
" Làm thế nào để kinh doanh hiệu quả kết hợp bảo
vệ môi trường "
công ty sơn JYMEC
PHẦN I: CHUẨN BỊ CHO HỘI THẢO
I Thành phần tham dự.
- Số lượng người tham gia cuộc hội thảo: 500 người
-Về phía công ty:
+ Giám đốc, phó giám đốc
+ Các trưởng phòng kinh doanh, trưởng phòng tài chính, trưởng phòng marketing,
+ Nhân viên trong công ty: 100 người
- Giám đốc các chi nhánh trên cả nước
- Đại diện các đối tác, nhà đầu tư, các bên phân phối
- Các chuyên gia về môi trường: Giám đốc sở tài nguyên & môi trường thành phố Hà Nội
- Cùng sự góp mặt của các giáo sư, tiến sĩ, chuyên gia đầu ngành
II Chương trình cuộc họp
1.Mục tiêu:
- Nhấn mạnh mối quan trọng về mối quan hệ kinh doanh hiệu quả kết hợp với bảo vệ môi trường
-Tìm ra một kế hoạch tối ưu nhất phát triển công ty trong tương lai
-Tìm cách nâng cao chất lượng sản phẩm cũng với đó giảm thiểu tác hại với môi trường
2 Thời gian và địa điểm
- Thời gian tổ chức: Từ 7h30 đến 11h30 ngày 30/10/2018
- Đia điểm tổ chức : Tại khách sạn Pan Pacific Hanoi, số 1 đường Thanh Niên, quận Ba Đình, Hà Nội
Trang 23 Chương trình
Thời
gian dung Nội Mô tả, ghi chú
Ngư ời thực hiệ n
Âm thanh sáng Ánh
Màn Led chính Ghi chú chuẩn bị
7h3
0 -
8h0
0
Đón
tiếp
đại
biểu,
khách
mời
Checklist khách mời đón khách tại cửa hội trường
tổ chức, đưa khách vào hội trường, phục
vụ khách mời trong hội thảo đón tiếp
2 lễ tân chính
sẽ hướng dẫn các đại biểu vào vị trí ngồi của đại biểu
Lễ tân Clip giới thiệu về cty
Sơn JYMEC
Bật đèn Clip giới
thiệu về cty Sơn JYMEC
8h0
0 -
8h1
0
Ổn
định tổ
chức
chương
trình
BTC lên ổn định đại biểu, khách mời để buổi hội thảo được bắt đầu
đèn
Nội dung buổi hội thảo
Kỹ thuật trình chiếu tên nội dung của buổi hội thảo trước khi MC lên ổn định tổ chức
8h1
0 -
8h1
5
Văn
nghệ
chào
mừng
1 tiết mục hát của NV trong cty
Bật nhạc beat
Tùy chỉnh
Tùy chỉnh
Kỹ thuật cần cbi nhạc beat trưóc đó để bật
8h1
5 -
8h2
0
Khai
mạc
hội
thảo
MC giới thiệu đại biểu, MC Tắt Bật đèn Nội dung
buổi hội thảo
Trang 30-
8h3
0
Bài
phát
biểu
mở
đầu
hội
thảo
Tuyên bố lý
do cuộc hội thảo, khái quát nội dung cuộc hội thảo
Tổng giám đôc
đèn Nội dung
buổi hội thảo
8h3
0 -
9h3
0
Trao
đổi,
thảo
luận về
ND
buổi
hội
thảo
Diễn giả lên điều hành buổi hội thảo
và giao lưu, trao đổi với khách mời
Diễn giả Tắt Bật đèn Nội dung
buổi hội thảo
Các tham luận phải được đề cập từ nhiều góc độ Trong quá trình thảo
luận cần có những phản biện để làm sáng tỏ vấn
đề một cách khách quan biện chứng và phải luôn luôn lấy thực tiễn làm thước đo chân lý
9h3
0 -
9h4
0
Giải
lao Dành thời gian để khách
mời giải lao, giao lưu, trao đổi và cùng nhau thảo luận các nội dung trong buổi hội thảo
Nhạc nhẹ Bật
đèn Nội dung
buổi hội thảo
9h4
0 -
10h
45
Giái
đáp
thắc
mắc
của
khách
mời
Khách hàng
có thắc mắc, Diễn giả giải đáp thắc mắc của khách hàng
Diễn giả Tắt Bật đèn Nội dung
buổi hội thảo
10h
45
-11h
00
Kết
thúc
hội
thảo
Ghi biên bản hội nghị
Thông báo ý kiến kết luận chỉ đạo hội
đề đã được hội thảo nhất trí, trên
cơ sở đó mà
đề xuất, kiến nghị cách
Trang 4thảo giải quyết
vấn đề Những vấn đề chưa đợc
khẳng định cần hướng cho các
thành viên dự hội thảo tiếp tục suy nghĩ đồng thời bám sát thực tiễn cuộc sống để điều chỉnh quan
điểm của mình
III Chuẩn bị địa điểm, trang thiết bị
1 Địa điểm
- Buổi hội thảo diễn ra tại khách sạn Pan Pacific Hanoi, số 1 đường
Thanh Niên, quận Ba Đình, Hà Nội Địa điểm này được phòng hành
chính của công ty tiến hành đặt chỗ trước cho buổi hội thảo
- Phòng rộng đủ cho 550 ghế và 2 dãy bàn, có sân khấu
2 Trang thiết bị
Về giấy mời
+ Gửi giấy mời phải được thực hiện, hoàn thành trước một tuần
khi cuộc hội thảo diễn ra Trước 2 ngày diễn ra cuộc hội thảo gửi
E-mail để nhắc lại các khách mời về cuộc hội thảo này
+ Giấy mời có ghi rõ họ tên, chức danh của khách mời, nội dung,
thời gian, địa điểm cuộc hội thảo chính xác và thận trọng
Về trang thiết bị:
- Chuẩn bị , kiểm tra lại hệ thống loa, ánh sáng, micro, máy
chiếu,máy ghi âm,máy quay phim,
-Bàn ghế ngay ngắn, xếp thành 2 dãy bàn dài gồm có 550 ghế, có
khăn trải bàn,trên bàn có bình hoa, nước uống, hoa quả
- Có bảng tên cho các khách mời
- Treo băng rôn, khẩu hiểu của hội thảo ở bên ngoài và bên
trongphòng hội thảo
Trang 5- Gam màu chủ đạo của cuộc hội thảo chủ yếu là màu xanh lá cây, nó tượng trưng cho sự phát triển và sự xanh – sạch- đẹp của môi trường
- Lau dọn vệ sinh sạch sẽ trước khi diễn ra hội thảo
- Chuẩn bị các thiết bị chống tiếng rè của loa
- Có các bàn phục vụ, hỗ trợ khách mời phía ngoài cửa
- Chuẩn bị nước uống và đồ ăn nhẹ
- Trang trí phòng hội thảo hợp lí đúng với lễ nghi của 1 cuộc hội thảo
- Chuẩn bị các tài liệu cho khách mời, MC, giám đốc,
- Chuẩn bị bài diễn văn mở đầu cuộc hội thảo
- Huấn luyện đội ngũ lễ tân chào đón khách mời
IV Chuẩn bị tài liệu
- Chuẩn bị tài liệu thông tin về thành phần khách mời, thành
phần tham dự để giới thiệu trước hội thảo khi mới bắt đầu
- Soạn thảo bài phát biểu mở đầu hội thảo cho Tổng giám đốc công ty Cổ phần sơn JYMEC – tuyên bố lý do hội thảo, khái quát nội dung cuộc hội thảo : “ Làm thế nào để kinh doanh hiệu quả kết hợp bảo vệ môi trường “
- Hình ảnh, tài liệu về môi trường xung quanh khu vực sản xuất sơn của công ty nói riêng và môi trường các tỉnh thành có chi nhánh của Công ty Cổ phần sơn JYMEC nói riêng
- Phiếu tham khảo ý kiến cho các khách mời tham gia hội thảo và
ý kiến của toàn thể thành phần tham gia hội thảo
V Phối hợp tổ chức
- Phối hợp ban truyền thông để giới thiệu , truyền thông về hội thảo qua báo chí, tờ rơi, quảng cáo trên TV, internet
- Phân nhánh quyền quản lý giám sát, chia nhân sự thành 3 bộ phận : bộ phận hậu cần, bộ phận vận hành hội thảo và bộ phận truyền thông - có các trưởng bộ phận đứng đầu để thực hiện hoạt động nhuần nhuyễn, tránh chồng chéo các hoạt động
- Liên hệ, phối hợp và điều hành các bộ phận có liên quan để điều hành hội thảo
Trang 6- Lập bảng các hoạt động cần thực hiện để kiểm tra, giám sát
hoạt động các bộ phận đồng thời tránh bị thiếu sót các bước hoặc các khâu trong hội thảo
- Các bộ phận phối hợp, hỗ trợ lẫn nhau để vận hành hội thảo từ : + Chuẩn bị : hội trường ( bàn, ghế, loa đài, ánh sáng, trang trí hội trường ),sơ đồ chỗ ngồi, hoa, quà, trà nước đón tiếp khách mời, phần thưởng khen tặng, trao tặng cho nhân viên, bộ phận phòng ban đã thực hiện xuất sắc các hoạt động được phân công
+ Trong quá trình hội thảo diễn ra : bộ phận hậu cần chuẩn bị và
bổ sung nước uống, ghế ngồi nếu cần thiết, đảm bảo đủ micro cho khách mời, thành phần tham dự hội thảo có nhu cầu phát biểu ý kiến
+ Hội thảo kết thúc : tặng hoa, quà cho khách mời đã tham gia hội thảo, thu dọn hội trường
VI Dự trù kinh phí
(VNĐ) Nội dung Kinh phí dự kiến Truyền thông bao gồm : giới thiệu hội thảo
bằng các phương tiện truyền thông
( tờ rơi, quảng cáo trên TV, mạng internet),
thiệp mời
30.000.000
Thuê hội trường, trang thiết bị chuẩn bị cho
Hoa, quà cho khách mời tham dự 60.000.000 Tài liệu tham khảo, hỗ trợ hội thảo 5.000.000 Nước, đồ ăn nhẹ lúc nghỉ ngơi 50.000.000 Phần thưởng cho cán bộ công nhân viên xuất
sắc
60.000.000
Dự phòng phát sinh (10%) 30.500.000
Trang 8PHẦN II: TIẾN HÀNH HỘI THẢO
I Kiểm tra công tác chuẩn bị
- Trước khi bắt đầu cuộc hội thảo 30 phúp phải tiến hành kiểm tra lại tất cả trang thiết bị, tài liệu, địa điểm, …
- Nếu phát hiện sai sót cần báo ngay với bộ phận hậu cần
II Đón tiếp đại biểu
- Đội ngũ lễ tân được chuẩn bị sẵn sàng, trang phục sang trọng lịch sự
- Đón khách, hướng dẫn khách vào chỗ ngồi Chú ý khu vực đại biểu VIP, nếu không đếnđủ cần chủ động liên hệ
III Điều hành chương trình hội thảo
( như chương trình đã lên ở trên )
Trang 9PHẦN III: KẾT THÚC HỘI THẢO
- Sau khi hội nghị kết thúc, lễ tân đứng tại cửa ra vào tặng quà cho dại biểu và tiễn đại biểu ra về
- Bộ phận hậu cần thu thập tài liệu có liên quan, thu dọn văn phòng phẩm, hoàn trả trang thiết bị
- Bộ phận kế toán thu thập hóa đơn, chứng từ