Khám phá và phân tích dãy sự kiện phổ biến trong quy trình xử lý hồ sơ thuế hải quan: luận văn thạc sĩ

http:123link.proV8C5Đề tài bao gồm các nội dung: Tập trung vào nghiên cứu, phân tích các vấn đề liên quan đến quy trình xử lý hồ sơ hoàn thuế, không thu thuế hiện tại của Cục Hải quan Đồng Nai. Nghiên cứu BPM và ngôn ngữ mô hình hóa quy trình nghiệp vụ BPMN. Nghiên cứu chuyển đổi dữ liệu trong CSDL quan hệ sang nhật ký sự kiện. Nghiên cứu chuyển đổi nhật ký sự kiện sang CSDL các chuỗi sự kiện. Nghiên cứu giải thuật GSP (khám phá và phân tích dãy sự kiện phổ biến trong quy trình xử lý hồ sơ hoàn thuế, không thu thuế tại Cục Hải quan Đồng Nai). Tiến hành mô hình hóa quy trình xử lý hồ sơ hoàn thuế, không thu thuế bằng ngôn ngữ BPMN. Xây dựng phần mền phân tích nhật ký sự kiện từ CSDL thực nghiệm trên số liệu xử lý hoàn thuế, không thu thuế của Hải quan Đồng Nai, từ đó ứng dụng WEKA tìm chuỗi sự kiện phổ biến trong quy trình và đánh giá kết quả.

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC LẠC HỒNG

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC LẠC HỒNG

Đồng Nai, Năm 2017

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành luận văn này, đầu tiên tôi bày tỏ lòng biết ơn chân thành đến PGS.TS Đỗ Phúc, Thầy đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ và tạo mọi điều kiện thuận lợi để tôi hoàn thành tốt luận văn Tôi cũng xin cảm ơn đến tất cả quý thầy cô tại trường Đại học Lạc Hồng đã dạy dỗ và hướng dẫn tận tình trong quá trình học tập tại Trường Tất cả các kiến thức mà tôi đã lĩnh hội được sẽ là hành trang quý giá trên con đường học tập, làm việc và nghiên cứu sau này Xin cảm ơn gia đình, bạn

bè và đồng nghiệp đã động viên, hỗ trợ và giúp đỡ trong quá trình thực hiện luận văn

Tuy nhiên do kiến thức và thời gian có giới hạn nên đề tài này khó tránh khỏi thiếu sót, kính mong quý thầy cô và các bạn đóng góp thêm để đề tài được hoàn chỉnh hơn!

Tôi xin chân thành cảm ơn!

Đồng Nai, Ngày 08 tháng 7 năm 2017

Học viên

Huỳnh Tấn Phát

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan :

a Những nội dung trong luận văn này là do tôi thực hiện dưới sự hướng dẫn trực tiếp của thầy PGS.TS Đỗ Phúc

b Mọi tham khảo dùng trong luận văn đều được trích dẫn rõ ràng và trung thực tên tác giả, tên công trình, thời gian, địa điểm công bố

c Mọi sao chép không hợp lệ, vi phạm quy chế đào tạo, hay gian trá, tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm

Tôi xin chịu trách nhiệm về nghiên cứu của mình!

Đồng Nai, ngày 08 tháng 7 năm 2017

Học viên

Huỳnh Tấn Phát

TRƯỜNG ĐẠI HỌC LẠC HỒNG KHOA SAU ĐẠI HỌC

¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯

TÓM TẮT LUẬN VĂN

(Dùng cho học viên và người hướng dẫn)

Đề tài: Khám phá và phân tích dãy sự kiện phổ biến trong quy trình xử lý hồ sơ thuế Hải quan

Ngành: Công nghệ thông tin Mã số: 60.48.02.01

- Tập trung vào nghiên cứu, phân tích các vấn đề liên quan đến quy trình xử lý

hồ sơ hoàn thuế, không thu thuế hiện tại của Cục Hải quan Đồng Nai

- Nghiên cứu BPM và ngôn ngữ mô hình hóa quy trình nghiệp vụ BPMN

- Nghiên cứu chuyển đổi dữ liệu trong CSDL quan hệ sang nhật ký sự kiện

- Nghiên cứu chuyển đổi nhật ký sự kiện sang CSDL các chuỗi sự kiện

- Nghiên cứu giải thuật GSP (khám phá và phân tích dãy sự kiện phổ biến trong quy trình xử lý hồ sơ hoàn thuế, không thu thuế tại Cục Hải quan Đồng Nai)

- Tiến hành mô hình hóa quy trình xử lý hồ sơ hoàn thuế, không thu thuế bằng ngôn ngữ BPMN

- Xây dựng phần mền phân tích nhật ký sự kiện từ CSDL thực nghiệm trên số liệu xử lý hoàn thuế, không thu thuế của Hải quan Đồng Nai, từ đó ứng dụng WEKA tìm chuỗi sự kiện phổ biến trong quy trình và đánh giá kết quả

Kết quả:

- Mô hình hóa quy trình xử lý hồ sơ hoàn thuế, không thu thuế Hải quan

- Modun chuyển đổi CSDL của chương trình theo dõi hồ sơ hoàn thuế, không thu thuế của doanh nghiệp sang nhật ký sự kiện

- Mođun: Chuyển nhật ký sự kiện sang CSDL chuỗi sự kiện

- Mođun phần mền phân tích nhật ký sự kiện từ CSDL thực nghiệm trên số liệu

xử lý hoàn thuế, không thu thuế của Hải quan Đồng Nai, từ đó ứng dụng WEKA tìm chuỗi sự kiện phổ biến trong quy trình nhằm phục vụ mục đích đào tạo, phân tích, đánh giá và cải tiến quy trình

- Viết báo cáo tổng kết luận văn

2 Cách thức giải quyết vấn đề

- Sử dụng quy trình xử lý hồ sơ hoàn thuế, không thu thuế của Quyết định số 1780/QĐ-TCHQ ngày 17/06/2016, để làm cơ sở phân tích, đánh giá dãy sự kiện phổ biến trong quy trình xử lý hiện tại

- Sử dụng các kỹ thuật trong BPM và ngôn ngữ mô hình hoá BPMN để diễn giải các bước trong quy trình

- Sử dụng các lệnh trong TSQL server để chuyển đổi CSDL và Giải thuật GSP

để tìm dãy sự kiện phổ biến

- Sử dụng phần mền Yaoqiang BPMN Editor và tiến hành mô hình hóa các quy trình

- Sử dụng công nghệ Visual Studio 2013, để viết chương trình bằng ngôn ngữ C#, Action Script và sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL server 2008 Phần giao diện được xây dựng bằng các công cụ hỗ trợ thiết kế Flash, HTML5,CSS, Jquery…

3 Đánh giá về mặt khoa học của kết quả

- Tập trung vào nghiên cứu các vấn đề liên quan đến quy trình xử lý hồ sơ hoàn thuế, không thu thuế hiện tại của Cục Hải quan Đồng Nai

- Nghiên cứu BPM và ngôn ngữ mô hình hóa quy trình nghiệp vụ BPMN

- Nghiên cứu chuyển đổi dữ liệu trong CSDL quan hệ sang nhật ký sự kiện, chuyển đổi nhật ký sự kiện sang CSDL các chuỗi sự kiện, giải thuật GSP

- Tiến hành mô hình hóa quy trình xử lý hồ sơ hoàn thuế, không thu thuế Hải quan bằng ngôn ngữ BPMN

- Xây dựng phầm mềm phân tích nhật ký sự kiện từ CSDL thực nghiệm trên số liệu xử lý hoàn thuế, không thu thuế của Hải quan Đồng Nai, từ đó ứng dụng WEKA tìm chuỗi sự kiện phổ biến trong quy trình nhằm phục vụ mục đích đào tạo,

phân tích, đánh giá và cải tiến quy trình

4 Những vấn đề còn tồn tại so với nội dung đƣợc giao

Thời gian thử nghiệm còn hạn chế và việc chạy thử hệ thống để đánh giá kết quả

và khắc phục các nhược điểm chưa được đầy đủ và chính xác cao Để luận văn trở thành sản phẩm hoàn chỉnh thì cần phải kiểm thử nhiều hơn, chi tiết hơn

Ngày tháng 07 năm 2017

MỤC LỤC Trang

LỜI CẢM ƠN i

LỜI CAM DOAN ii

TÓM TẮT LUẬN VĂN iii

DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CÁC TỪ VIẾT TẮT ix

DANH MỤC BẢNG BIỂU x

DANH MỤC HÌNH xi

Chương 1 – MỞ ĐẦU 01

Chương 2 – TÌM HIỂU TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ VÀ MÔ HÌNH HÓA QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ 2.1 Qui trình nghiệp vụ 9

2.1.1 Qui trình nghiệp vụ 9

2.1.2 Vòng đời của một quy trình nghiệp vụ 9

2.1.2.1 Phân tích và thiết kế (Design anh Analysis) 9

2.1.2.2 Cấu hình (Configuration) 9

2.1.2.3 Thực thi (Enactment) 9

2.1.2.4 Đánh giá (Evaluation) 9

2.2 Quy trình nghiệp vụ BPM (BPM – Business Process Management) 10

2.3 Quản lý qui trình nghiệp vụ 11

2.3.1 Các chuẩn công nghệ của BPM 13

2.3.2 Quá trình phát triển của BPM 14

2.3.3 BPM và các ứng dụng Doanh nghiệp khác 15

2.3.4 Lợi ích của BPM 16

2.3.5 BPM và phát triển hệ thống thông tin 16

2.4 Thiết kế qui trình nghiệp vụ với BPMN 17

2.4.1 Khái niệm và mục tiêu của BPMN 17

2.4.2 Lịch sử phát triển của BPMN 18

2.4.3 Các thành phần cơ bản trong BPMN 18

2.4.3.1 Hoạt động (Activity) 19

2.4.3.2 Sự kiện (Event) 21

2.4.3.3 Cổng (Gateways) 22

2.4.3.4 Kết nối đối tượng (Connecting object) 23

2.4.3.5 Đường bơi (Swimlane) 24

2.4.3.6 Artifacts 25

2.5 Các bước trong thiết kế Qui trình nghiệp vụ với BPMN 26

2.6 Dãy phổ biến trong qui trình nghiệp vụ 27

2.6.1 Giới thiệu: 27

2.6.2 Bài toán tìm dãy phổ biến trong nhiều chuỗi 27

Chương 3 – MÔ TẢ QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ THUẾ TẠI CỤC HẢI QUAN ĐỒNG NAI 3.1 Giới thiệu về Cục Hải quan Đồng Nai 29

3.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển 29

3.1.2 Chức năng, nhiệm vụ 29

3.1.3 Tổ chức bộ máy quản lý 30

3.1.4 Tình hình hoạt động và kết quả hoạt động 32

3.2 Qui trình thuế Hải quan và quản lý qui trình thuế Hải quan 33

3.2.1 Khái niệm hoàn thuế XNK 33

3.2.2 Căn cứ pháp lý 33

3.2.3 Phạm vi áp dụng 33

3.2.4 Mô hình qui trình Thuế hiện tại (dạng Flowchart) 33

3.2.5 Quy trình hoàn thuế XNK 35

3.2.6 Mô hình hóa quy trình nghiệp vụ bằng BPMN 41

3.2.7 Thời gian tiếp nhận, xử lý hồ sơ hoàn thuế 41

3.3 Đánh giá qui trình 42

3.4 Mục đích của phân tích qui trình nghiệp vụ 43

Chương 4 – PHÂN TÍCH QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ THUẾ TẠI CỤC HẢI QUAN ĐỒNG NAI 4.1 Phân tích Qui trình nghiệp vụ thuế hải quan 44

4.1.1 Cách thức tiến hành 44

4.1.2 Mục đích thực hiện 44

4.1.3 Phạm vi, quy mô thực hiện 44

4.1.4 Các kết quả cần đạt được 45

4.1.5 Thời gian thu thập dữ liệu 45

4.1.6 Mẫu biểu thu thập dữ liệu 45

4.2 Phương thức thực hiện 45

4.2.1 Nhật ký sự kiện (Event log) 45

4.2.2 Chuổi sự kiện 48

4.2.3 Sequence data 49

4.2.4 Giải thuật AprioriAll (GSP) 50

4.2.5 Một số dãy sự kiện phổ biến trong quy trình hồ sơ thuế 54

Chương 5 – CHẠY THỬ NGHIỆM CHƯƠNG TRÌNH PHÂN TÍCH QUI TRÌNH NGHIỆP VỤ THUẾ 5.1 Thông số kỹ thuật của chương trình 58

5.2 Sơ đồ thiết kế các chức năng của chương trình 58

5.3 Giao diện chương trình 59

5.3.1 Chức năng “1 Mô hình qui trình nghiệp vụ thuế hải quan” 59

5.3.2 Chức năng “2 Lấy nhật ký sự kiện” 60

5.3.3 Chức năng “3 Tính thời gian thực hiện” 61

5.3.4 Chức năng “4 Kết xuất dữ liệu ra file Excel” 62

5.3.5 Dùng weka sử dụng giải thuật AprioriAll (GSP): 62

5.3.6 Chức năng “ Kết thúc” 64

5.4 Tổng hợp kết quả, phân tích, đánh giá 64

5.4.1 Kết quả tổng hợp chung 64

5.4.2 Phân tích, đánh giá, đề xuất 65

Chương 6 – KẾT LUẬN VÀ HƯỚNG PHÁT TRIỂN 67

Tài liệu tham khảo 69

DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CÁC TỪ VIẾT TẮT

BPM Business Process Management

BPMN Business Process Management Notation GSP Generalized Sequencetial Pattems

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Bảng 4.1 mô tả tên công việc của chuổi sự kiện 49

BẢNG DANH MỤC HÌNH

Hình 2.3: Các thành phần cơ bản dùng trong BPMN 19

Hình 2.4: Công việc trong biểu đồ BPMN 19

Hình 2.5: Các loại Task trong biểu đồ BPMN 20

Hình 2.6: Sự kết hợp của tác vụ Task 20

Hình 2.7: Ký hiệu bổ sung ngữ nghĩa cho các tác vụ trong biểu đồ BPMN 21

Hình 2.8: Sự kiện trong biểu đồ BPMN 22

Hình 2.9: Các cổng trong biểu đồ BPMN 22

Hình 2.10: Mô tả chi tiết các cổng trong biểu đồ BPMN 23

Hình 2.11: Các kết nối trong biểu đồ BPMN 24

Hình 2.12: Pool và Lane 24

Hình 2.13: Quy trình phát hành phiếu khảo sát ý kiến gửi thông báo cho DN 25

Hình 2.14: Mô tả Data Object, Group và Annotation 26

Hình 2.15: Năm bước của thiết kế Qui trình nghiệp vụ 27

Hình 3.1: Sơ đồ tổ chức Cục Hải quan Đồng Nai 31

Hình 3.2: Quy trình hoàn thuế XNK 35

Hình 3.3 Mô hình thuế hải quan đươc mô hình hóa bằng BPMN 41

Hình 4.1: Bảng dữ liệu của Nhật ký sự kiện 46

Hình 4.2: Nhật ký sự kiện Quy trình thuế của Hải quan Đồng Nai 46

Hình 4.3: Chuỗi nhật ký sự kiện chi tiết Quy trình thuế của HQ Đồng Nai 48

Hình 4.4: Sequence data của Quy trình thuế của Hải quan Đồng Nai 50

Hình 4.5: Sơ đồ quy trình Hồ sơ không đủ điều kiện ra quyết định hoàn thu 54

Hình 4.6: Sơ đồ quy trình Hồ sơ không đủ điều kiện ra quyết định hoàn thuế 54

Hình 4.7: Sơ đồ quy trình Hồ sơ đủ điều kiện ra quyết không thu thuế 55

Hình 4.8: Sơ đồ quy trình Hồ sơ đủ điều kiện ra quyết định hoàn thuế 55

Hình 4.9: Sơ đồ quy trình HS đủ điều kiện ra QĐ hoàn thuế, không thu thuế 56

Hình 4.10: Sơ đồ quy trình HS đủ điều kiện ra quyết định không thu thuế 56

Hình 4.11: Sơ đồ quy trình HS đủ điều kiện ra quyết định hoàn thuế 57

Hình 4.12: Sơ đồ quy trình HS đủ điều kiện ra QĐ hoàn thuế, không thu thuế 57

Hình 5.1: Sơ đồ thiết kế các chức năng chương trình 58

Hình 5.2: Giao diện màn hình chính của chương trình 59

Hình 5.3: Chức năng Mô hình qui trình nghiệp vụ thuế Hải quan 59

Hình 5.4: Chức năng Đọc nhật ký sự kiện 60

Hình 5.5 Kết quả nhật ký sự kiện 61

Hình 5.6 Kết quả thời gian thực hiện qua từng bộ phận 61

Hình 5.7 Báo cáo quá trình xử lý hồ sơ qua các bộ phận 62

Hình 5.8 Kết quả thực hiện tìm dãy sự kiện phổ biến 63

Hình 5.4 Quy trình tương ứng 64

CHƯƠNG 1: MỞ ĐẦU

1.1 Tổng quan (Trình bày các công trình nghiên cứu trong và ngoài nước

liên quan đến đề tài từ đó nêu bật lý do để thực hiện đề tài Tài liệu tham khảo nếu nhiều có thể liệt kê ở cuối phần tổng quan và đánh số thứ tự để tham chiếu đến)

Qua lịch sử xây dựng, hình thành và phát triển ngành Hải quan từ khi thành lập đến nay cho thấy ngành Hải quan đã sớm áp dụng công nghệ thông tin (CNTT) vào các chính sách phát triển và ứng dụng CNTT một cách thống nhất, nhất quán, liên tục, kế thừa sâu sắc qua từng giai đoạn phát triển Ngành Hải quan đã xác định CNTT đóng vai trò rất quan trọng trong sự đổi mới CNTT vừa là yêu cầu, vừa là giải pháp quan trọng nhất để hiện thực hóa các mục tiêu, các nội dung của quá trình cải cách thủ tục hành chính và hiện đại hóa Ngành Hải quan

Hiện nay, nhiệm vụ trọng tâm và hàng đầu đối với lĩnh vực Thông tin và Truyền thông cần tập trung thực hiện việc đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động cơ quan hành chính nhà nước, đặc biệt chú trọng đến việc chỉ đạo các đơn vị trực thuộc đề xuất sáng kiến cải cách thủ tục hành chính; ứng dụng công nghệ thông tin và xây dựng quy trình giải quyết thủ tục hành chính nội bộ, bảo đảm nhanh, gọn, khoa học, thuận tiện, rút ngắn thời gian thực hiện thủ tục cho cá nhân,

tổ chức Từ đó, tạo cơ sở và căn cứ đáng giá chất lượng, khả năng đáp ứng công việc của từng cán bộ công chức, dễ dàng thanh kiểm tra, rà soát góp phần nâng cao năng lực quản lý của người đứng đầu

Năm 2004, Kế hoạch cải cách, phát triển và hiện đại hóa Ngành Hải quan giai đoạn 2004 – 2006 ban hành theo Quyết định số 810/QĐ-BTC của Bộ Tài chính

đã xác định “ứng dụng tiến bộ của khoa học CNTT và sử dụng các trang thiết bị kỹ thuật hiện đại trong công tác quản lý đang là xu thế chung của thời đại nhằm đẩy nhanh tốc độ xử lý thông tin và nâng cao hiệu quả quản lý”

Năm 2008, Kế hoạch cải cách, phát triển và hiện đại hóa Ngành Hải quan giai đoạn 2008 – 2010 được ban hành theo Quyết định số 456/QĐ-BTC của Bộ Tài chính đã đưa ra mục tiêu tổng quát đến năm 2010 “Mô hình nghiệp vụ hải quan đến năm 2010 được dựa trên nền tảng của việc tự động hóa một phần và xử lý dữ liệu tập trung ở cấp Cục, từng bước áp dụng kỹ thuật CNTT để xây dựng các phần mềm quản lý: chương trình quản lý rủi ro, chương trình SXXK, SLXNK, …”

Năm 2011, Chiến lược phát triển Hải quan đến năm 2020 được ban hành theo Quyết định số 448/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ xác định mục tiêu tổng quát đến năm 2020 là “Xây dựng Hải quan Việt Nam hiện đại, có cơ chế, có chính sách đầy đủ, minh bạch, chuyên nghiệp, thủ tục hải quan đơn giản, hài hòa đạt chuẩn mực quốc tế, trên nền tảng ứng dụng CNTT, xử lý dữ liệu tập trung,…”

Bằng các giải pháp, chương trình, kế hoạch cụ thể, trong những năm qua, việc ứng dụng CNTT trong cải cách thủ tục hành chính, hiện đại hóa hải quan đã được triển khai mạnh mẽ Điều đó thể hiện ở các nội dung nổi bật sau:

- CNTT đã được ứng dụng mạnh mẽ trong cải cách thủ tục hành chính, tạo thuận lợi tối đa cho người dân và doanh nghiệp trong quá trình làm thủ tục hải quan

- Ứng dụng CNTT một cách toàn diện trong các mặt công tác nghiệp vụ hải

quan

- Ứng dụng mạnh mẽ CNTT vào công tác chỉ đạo điều hành

- Triển khai Cơ chế một cửa quốc gia, liên kết với các ngân hàng, kho bạc để

thực hiện thanh toán trực tiếp và kết nối Cơ chế một cửa ASEAN

- Cung cấp thông tin thống kê hải quan đầy đủ, kịp thời, ngày càng có độ tin

cậy cao và chất lượng cao, qua đó góp phần quan trọng nâng cao hiệu quả và hiệu lực quản lý nhà nước nói chung, sự phát triển và hiện đại hóa của ngành Hải quan nói riêng

Ngoài ra, ứng dụng công nghệ thông tin để cải cách thủ tục hành chính sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc phát triển và hòa nhập vào cộng đồng quốc tế của đất nước Việt Nam nói chung, ngành hải quan nói riêng và đó là vấn đề hết sức cần thiết Qua đó hạn chế và đẩy lùi các hành vi nhũng nhiễu, tiêu cực

Ngày nay, việc đánh giá, phân tích và quản lý quy trình nghiệp vụ (Business Process Management - BPM) [5] và mô hình hóa quy trình nghiệp vụ (Business Process Model and Notation - BPMN) [6] là một công việc hết sức quan trọng, có ý nghĩa lớn đối với việc tổ chức, xây dựng và quản lý cơ quan, doanh nghiệp Việc sử dụng các ngôn ngữ mô hình hóa để biểu diễn, mô phỏng và đánh giá các quy trình nghiệp vụ trong thực tế ngày càng tăng lên Vấn đề đặt ra là nên lựa chọn ngôn ngữ nào để phù hợp với hoạt động tin học hóa, phát triển sản phẩm dịch vụ trong lĩnh vực hải quan vốn đòi hỏi sự linh hoạt, ổn định và khả năng tích hợp với các hệ thống sẵn có

Có thể kể đến các ngôn ngữ như Petri Net, EPCs, UML, EEML hay gần đây

là ngôn ngữ YAWL hay BPMN Có nhiều khung đánh giá các ngôn ngữ mô hình hóa quy trình nghiệp vụ Trong đó 2 nhà nghiên cứu Anna Gunhild Nysetvold và John Krogstie đã phát triển một khung đánh giá chất lượng các ngôn ngữ mô hình hóa với 6 nhóm lĩnh vực với 32 tiêu chí đánh giá Tác giả đã tiến hành chấm điểm các ngôn ngữ UML, BPMN, EEML Kết quả cho thấy, về tổng thể BPMN có điểm

số cao nhất

Kết quả đánh giá các ngôn ngữ cho thấy, ngôn ngữ BPMN [5] là một ngôn ngữ được tiếp cận theo hướng quy trình, có hệ thống ký hiệu phong phú nhất, có khả năng mở rộng thêm các ký hiệu Ngôn ngữ này còn có các kỹ thuật sinh tự động

mã BPEL thực thi dưới dạng các Web-services dể dàng liên kết với các ứng dụng khác Các công cụ mô hình hóa sử dụng BPMN đều được trang bị các chức năng tạo báo cáo và đánh giá hiệu quả, chỉ có khác là mức độ tiện dụng và sự thân thiện BPMN có thể được sử dụng bởi cả người làm công nghệ và người làm nghiệp vụ nhưng chắc chắn người làm nghiệp vụ sẽ dễ dàng làm quen với BPMN hơn so với các ngôn ngữ mô hình hóa khác

Điểm quan trọng trong việc nghiên cứu, sử dụng ngôn ngữ mô hình hóa chính là nghiên cứu quá trình nhận thức, cụ thể là quá trình con người xử lý thông tin, tạo ra tri thức và giải quyết vấn đề Bởi lẽ ngôn ngữ mô hình hóa sử dụng rất nhiều đến các ký tự đồ họa nhân tố ảnh hưởng lớn đến khả năng nhận thức thông qua hình ảnh của con người Đồng thời, các khái niệm được các biểu tượng đó diễn

tả cũng có tác động không nhỏ đến cả khả năng nhớ ngắn hạn và dài hạn của con người

Hiện nay đã có rất nhiều công trình nghiên cứu khoa học của nước ngoài liên quan đến đề tài Mô hình hóa quy trình nghiệp vụ với BPMN được công bố trên tạp chí thế giới Tuy nhiên các nghiên cứu chuyên sâu về BPMN tại Việt Nam nói chung và nhất là trong ngành hải quan nói riêng hầu như chưa được thực hiện nhiều

* Tình hình ngoài nước: Trên thế giới, giải pháp BPMN đang được quan tâm

và ứng dụng ngày càng rộng rãi Nghiên cứu “BPMN, tập công cụ và phương pháp luận: trường hợp ứng dụng của quản lý tiến trình nghiệp vụ trong đào tạo đại học” của các tác giả tại trường đại học London – Anh tập trung vào việc ứng dụng giải pháp BPM trong lĩnh vực đào tạo [7] Các tác giả đã sử dụng các ký pháp mô hình

hóa quy trình nghiệp vụ (BPMN) và bộ công cụ Italio Designer để mô tả những lợi ích cũng như các thách thức gặp phải trong quá trình phân tích thiết kế cho các bài toán quản lý trong lĩnh vực đào tạo đại học Nghiên cứu này cũng đưa ra ý tưởng cho việc xây dựng những quy trình đặc thù cho việc triển khai ứng dụng BPM trong các lĩnh vực như: giáo dục, y tế, tài chính – ngân hàng, sản xuất,…

* Tình hình trong nước:

Tại Việt Nam, hiện nay BPMN đang còn là một khái niệm tương đối mới và chỉ được quan tâm đến trong một vài năm gần đây

- Luận văn thạc sĩ của tác giả Bùi Thị Hòa: “Mô hình hóa tiến trình nghiệp

vụ cho hệ thống quản lý sinh viên”, trường Đại học Thái Nguyên, năm 2013: Luận

văn đã áp dụng quy trình nghiệp vụ BPMN 2.0 để thực hiện mô hình hóa các quy trình của hệ thống quản lý sinh viên, từ đó thấy được ưu điểm nổi bật của ứng dụng quản lý BPM so với ứng dụng truyền thống

- Luận văn thạc sĩ của tác giả Nguyễn Văn Quý: “Khảo sát tính hợp lệ của

mô hình tiến trình nghiệp vụ”, trường Đại học Thái Nguyên, năm 2012: Luận văn thực hiện kiểm tra tính hợp lệ của mô hình BPMN trong quy trình vay tín dụng

- Luận văn thạc sĩ của tác giả Bùi Hoàng Việt: “Quản lý và phân tích qui

trình nghiệp vụ xuất nhập khẩu hàng hóa tại Hải quan Đồng Nai”, của trường Đại

học Lạc Hồng năm 2016, Luận văn đã cho thấy được ưu điểm nổi bật của quy trình trình nghiệp vụ xuất nhập khẩu hàng hóa Tuy nhiên vẫn chưa đánh giá và phân tích được dãy sự kiện phổ biến trong quy trình xử lý hồ sơ thuế tại Cục Hải quan Đồng Nai

Việc phát triển và ứng dụng công nghệ thông tin vào cải cách thủ tục hành chính, hiện đại hóa hải quan thì bản thân tôi thấy hiện cần phải ứng dụng công nghệ thông tin để mô hình hóa các quy trình xử lý hồ sơ hoàn thuế, không thu thuế Hải quan (dựa trên tính pháp lý của một số văn bản trọng tâm như Luật Hải quan 2014 [1] và Thông tư số 38/2015/TT-BTC [2], Quyết định số 1780/QĐ-TCHQ [3]) qua

đó phục vụ cho công tác đào tạo, nâng cao năng lực và phân tích, đánh giá các quy trình đó xem việc vận hành như thế nào, có đạt hiệu quả như lý thuyết đề ra hay không, vấn đề này đặt ra cho cơ quan Hải quan cần phải giải quyết một số việc cơ bản như:

- Làm thế nào để đánh giá được quy trình đó đã tối ưu hay chưa, cần bổ sung

hay tối giản thời gian hoặc các bước thực hiện? (Kiểm tra, rà soát lại những quy

trình thủ tục đã thực hiện xem tỷ lệ hoàn thành đúng hạn; trễ hạn; tìm hiểu lý do trễ hạn, thủ tục thường ách tắt ở bước nào trong quy trình, phân tích thời gian thực hiện quy trình)

- Làm thế nào để mô hình hóa các quy trình xử lý hồ sơ hoàn thuế, không thu

thuế? (hiện tại các quy trình xử lý hồ sơ hoàn thuế, không thu thuế hải quan còn

biểu diễn dưới dạng flow-chart, mô hình thường sơ sài và không đủ ký hiệu để mô

tả  Đưa ra quyết định: dùng BPMN để mô hình hóa các quy trình nghiệp vụ)

- Làm thế nào để đánh giá được quy trình đang vận hành thuận lợi, nhanh

chóng như thế nào? (Sau khi chạy mô phỏng tìm ra các dãy sự kiện phổ biến sẽ tiến

hành phân tích, đánh giá và rút ra kết luận; Qua thời gian xử lý từng bước trong quy trình thủ tục hải quan điện tử sẽ đánh giá tổng quan xem bước nào xử lý chậm

 Nguyên nhân tại sao  Đưa ra quyết định: thay đổi, cải tiến về cơ sở hạ tầng, con người hay quy trình thông qua quá trình khai thác dữ liệu [3])

- Làm thế nào để cải tiến quy trình xử lý một hồ sơ hoàn thuế, không thu thuế (các quy trình này hiện đang được đăng công khai trên trang web của Tổng cục hải quan [9] và Cục Hải quan Đồng Nai [10]?

- Năng cấp cơ sở hạ tầng giúp cho hệ thống hoạt động tốt hơn

- Tập huấn nghiệp vụ nhằm nâng cao năng lực cho cán bộ công chức hải quan để giải quyết công việc một các khoa học và hiệu quả

- Thay đổi, cải tiến quy trình nhằm rút ngắn thời gian hoàn thành xử lý hồ sơ hoàn thuế nhanh chóng tạo thuận lợi cho doanh nghiệp

Ứng dụng CNTT vào quy trình xử lý hồ sơ hoàn thuế, không thu thuế hải quan

Rõ ràng để tăng cường khả năng quản lý một cách linh hoạt các cơ quan nhà nước phải có cách thức quản lý quy trình đang hoạt động, không chỉ đơn giản là quản lý một vài quy trình mà có thể là rất nhiều quy trình Một số quy trình có thể đóng vai trò cốt lõi, trong khi các quy trình khác chỉ đóng vai trò hỗ trợ đối với hoạt động của cả cơ quan nhà nước Tuy nhiên, tất cả quy trình đều phải được ghi chép, phân tích và tối ưu hóa Qua đó, cơ quan nhà nước mới có thể cải hiện được hiệu quả hoạt động, tiết kiệm chi phí và nâng cao chất lượng

Việc ứng dụng CNTT trong quy trình xử lý hồ sơ hoàn thuế, không thu thuế nhằm mục đích thực hiện tốt công tác cải cách thủ tục hành chính và nâng cao năng lực quản lý và điều hành của cơ quan Hải quan để mang lại hiệu quả cao nhật cho doanh nghiệp Xuất phát từ nhu cầu thực tiễn đó, Ngành Hải quan cần phải xây dựng một ứng dụng có khả năng phân tích, đánh giá được quy trình xử lý hồ sơ hoàn thuế, không thu thuế hiện tại để từ đó thấy được những điểm có lợi và những điểm bất lợi của quy trình trình, để có những chỉ đạo và điều chỉnh kịp thời, phù hợp với nhu cầu thực tế Đó là lý do thực hiện và cũng là ý nghĩa thực tiễn của đề

tài “Khám phá và phân tích dãy sự kiện phổ biến trong quy trình xử lý hồ sơ thuế hải quan”

1.2 Mục tiêu của luận văn:

Xây dựng phần mền tìm dãy sự kiện phổ biến (luật dãy) trong quy trình xử lý

hồ sơ hoàn thuế, không thu thuế được quy định tại Quyết định số 1780/QĐ-TCHQ ngày 17/06/2016 của Tổng Cục Hải quan áp dụng tại Cục Hải quan Đồng Nai Từ

đó sử dụng kết quả của chương trình vào việc đánh giá và phân tích quy trình để thấy được những tồn tại trong các hoạt động hiện thời nhằm hỗ trợ tối đa công tác đào tạo, quản lý, đề xuất và cải tiến quy trình

1.3 Phạm vi và đối tƣợng nghiên cứu (để giới hạn những nghiên cứu cho

phù hợp):

- Phạm vi nghiên cứu đề tài: Tập trung vào nghiên cứu quy trình xử lý hồ sơ hoàn thuế, không thu thuế tại Cục Hải quan Đồng Nai; tìm hiểu chuẩn ngôn ngữ BPMN trên khía cạnh quản trị và công nghệ, sự ra đời và xu thế phát triển của BPMN trên thế giới và tại Việt Nam; nghiên cứu giải thuật GSP để khám phá và phân tích dãy sự kiện phổ biến trong quy trình xử lý hồ sơ

- Đối tượng nghiên cứu: khai thác số liệu xử lý hồ sơ thuế của cục Hải quan Đồng Nai từ năm 2010 đến nay

1.4 Nội dung thực hiện (những công việc cần thực hiện để đạt mục tiêu)

- Tập trung vào nghiên cứu, phân tích các vấn đề liên quan đến quy trình xử

lý hồ sơ hoàn thuế, không thu thuế hiện tại của Cục Hải quan Đồng Nai

- Nghiên cứu BPM và ngôn ngữ mô hình hóa quy trình nghiệp vụ BPMN

- Nghiên cứu chuyển đổi dữ liệu trong CSDL quan hệ sang nhật ký sự kiện

- Nghiên cứu chuyển đổi nhật ký sự kiện sang CSDL các chuỗi sự kiện

- Nghiên cứu giải thuật GSP (khám phá và phân tích dãy sự kiện phổ biến trong quy trình xử lý hồ sơ hoàn thuế, không thu thuế tại Cục Hải quan Đồng Nai)

- Tiến hành mô hình hóa quy trình xử lý hồ sơ hoàn thuế, không thu thuế bằng ngôn ngữ BPMN

- Xây dựng phầm mềm phân tích nhật ký sự kiện từ CSDL thực nghiệm trên

số liệu xử lý hoàn thuế, không thu thuế của Hải quan Đồng Nai, từ đó ứng dụng WEKA tìm chuỗi sự kiện phổ biến trong quy trình nhằm phục vụ mục đích đào tạo, phân tích, đánh giá và cải tiến quy trình

1.5 Phương pháp thực hiện (cần tương ứng với các nội dung)

- Tập trung vào nghiên cứu các vấn đề

liên quan đến quy trình xử lý hồ sơ

hoàn thuế, không thu thuế hiện tại của

Cục Hải quan Đồng Nai

- Sử dụng quy trình xử lý hồ sơ hoàn thuế, không thu thuế của Quyết định số 1780/QĐ-TCHQ ngày 17/06/2016, để làm cơ sở phân tích, đánh giá dãy sự kiện phổ biến trong quy trình xử lý hiện tại

- Nghiên cứu BPM và ngôn ngữ mô

hình hóa quy trình nghiệp vụ BPMN

- Sử dụng các kỹ thuật trong BPM và ngôn ngữ mô hình hoá BPMN để diễn giải các bước trong quy trình

- Nghiên cứu chuyển đổi dữ liệu trong

CSDL quan hệ sang nhật ký sự kiện,

chuyển đổi nhật ký sự kiện sang

CSDL các chuỗi sự kiện, giải thuật

GSP

- Sử dụng các lệnh trong TSQL server để chuyển đổi CSDL và Giải thuật GSP để tìm dãy sự kiện phổ biến

- Tiến hành mô hình hóa quy trình xử

lý hồ sơ hoàn thuế, không thu thuế

Hải quan bằng ngôn ngữ BPMN

- Cài đặt phần mền Yaoqiang BPMN Editor

và tiến hành mô hình hóa các quy trình

- Xây dựng phầm mềm phân tích nhật

ký sự kiện từ CSDL thực nghiệm trên

số liệu xử lý hoàn thuế, không thu

- Sử dụng công nghệ Visual Studio 2013, để viết chương trình bằng ngôn ngữ C#, Action Script và sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu

thuế của Hải quan Đồng Nai, từ đó

ứng dụng WEKA tìm chuỗi sự kiện

phổ biến trong quy trình nhằm phục

vụ mục đích đào tạo, phân tích, đánh

giá và cải tiến quy trình

SQL server 2008 Phần giao diện được xây dựng bằng các công cụ hỗ trợ thiết kế Flash, HTML5,CSS, Jquery…

1.6 Dự kiến kết quả:

- Mô hình hóa quy trình xử lý hồ sơ hoàn thuế, không thu thuế Hải quan

- Modun chuyển đổi CSDL của chương trình theo dõi hồ sơ hoàn thuế, không thu thuế của doanh nghiệp sang nhật ký sự kiện

- Mođun: Chuyển nhật ký sự kiện sang CSDL chuỗi sự kiện

- Mođun phần mền phân tích nhật ký sự kiện từ CSDL thực nghiệm trên số liệu xử lý hoàn thuế, không thu thuế của Hải quan Đồng Nai, từ đó ứng dụng WEKA tìm chuỗi sự kiện phổ biến trong quy trình nhằm phục vụ mục đích đào tạo, phân tích, đánh giá và cải tiến quy trình

Kết cấu luận văn (các chương mục): ngoài phần lời cảm ơn, mục lục, danh

mục các ký hiệu, các chữ viết tắt, danh mục các bảng, danh mục các hình vẽ, mở đầu, kết luận và hướng phát triển, tài liệu tham khảo, phụ lục, luận văn có 05 chương gồm:

CHƯƠNG 2: TÌM HIỂU TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ VÀ MÔ HÌNH HÓA QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ

2.1 Qui trình nghiệp vụ

2.1.1 Qui trình nghiệp vụ

Quản lý quy trình nghiệp vụ bao gồm các khái niệm, phương pháp và kỹ thuật để hỗ trợ từ việc thiết kế, quản lý, cấu hình, thực thi và phân tích các quy trình nghiệp vụ Một số cơ quan đơn vị thực hiện tất cả các bước trong thiết kế, quản lý, cấu hình, thực thi và phân tích các quy trình nghiệp vụ, có sự quản lý và kiểm soát của cơ quan khác, trong ngành và ngoài ngành… Tuy nhiên, hiện nay tại một số cơ quan chỉ dừng lại ở mức độ vẽ lưu đồ trên giấy bằng kinh nghiệm hoặc hướng dẫn của cấp trên và thực thi các quy trình nghiệp vụ theo trình tự đã ban hành, chưa hiện thực hóa các quy trình đó, chưa có phân tích, đánh giá, cấu hình Việc đề xuất sửa đổi thay thế, tái cấu trúc lại quy trình chủ yếu dựa vào kinh nghiệm thực tiễn của các cá nhân đã thực thi quy trình nghiệp vụ đó trong suốt thời gian dài

2.1.2 Vòng đời của một quy trình nghiệp vụ

Gồm 4 giai đoạn chính phân tích và thiết kế, cấu hình, thực thi, đánh giá, các bước này xen kẽ nhau từ thiết kế, cấu hình, thực thi, đánh giá đến thiết kế lại

2.1.2.1 Phân tích và thiết kế (Design anh Analysis)

- Thực hiện khảo sát quy trình nghiệp vụ trong môi trường tổ chức và kỹ thuật của họ được tiến hành Dựa trên kết quả, quy trình được xác định, xem xét, xác lập các mô hình quy trình nghiệp vụ

2.1.2.2 Cấu hình (Configuration)

- Sau khi thiết kế mô hình quy trình nghiệp vụ, các quy trình nghiệp vụ cần phải được thực hiện Có nhiều cách khác nhau để làm như vậy, nó có thể được thực hiện bởi một tập hợp các chính sách và thủ tục

2.1.2.3 Thực thi (Enactment)

- Khi hoàn tất giai đoạn cấu hình hệ thống, quy trình nghiệp vụ được thực thi bao gồm chạy thực tế của quy trình Quy trình được thực thi cần đảm bảo các hoạt động của quy trình được thực hiện theo đúng quy định

2.1.2.4 Đánh giá (Evaluation)

- Giai đoạn đánh giá sử dụng thông tin có sẵn để đánh giá và cải thiện nghiệp

vụ mô hình quy trình Ví dụ trong quy trình nghiệp vụ quản lý kinh doanh thì nhật

ký thực thi được đánh giá bằng cách giám sát các hoạt đông kinh doanh và kỹ thuật khai thác quá trình Từ đó, giúp cho tổ chức xác định được chất lượng của mô hình quy trình nghiệp vụ và tính đầy đủ của môi trường thực hiện

2.2 Quy trình nghiệp vụ BPM (BPM – Business Process Management)

được ra đời dựa trên quan điểm cho rằng mỗi sản phẩm, dịch vụ của một doanh nghiệp, tổ chức là kết quả của một chuỗi các hoạt động sản xuất, quản lý – được tổ chức thành các quy trình nghiệp vụ Mỗi quy trình sẽ bao gồm một tập hợp các hoạt động được thực hiện theo một trình tự nhất định do con người hay thiết bị thực hiện

ở các vị trí khác nhau nhằm xử lý đầu vào, tính toán, xử lý thành đầu ra tương ứng

và tạo thành các sản phẩm hay dịch vụ ở bước cuối cùng Các quy trình nghiệp vụ là mục tiêu và cũng là công cụ để tổ chức và cải thiện mối quan hệ giữa các hoạt động trong doanh nghiệp Thông qua việc quản lý các quy trình nghiệp vụ người chủ doanh nghiệp, tổ chức có thể tiếp cận với việc giảm chi phí quản lý, cải thiện sự hài lòng của khách hàng, xây dựng các sản phẩm và dịch vụ mới trong thời gian nhanh nhất với chi phí hợp lý nhất và cuối cùng là chiếm lĩnh thị trường bằng các lợi thế cạnh tranh và gia tăng lợi nhuận

Đứng trước xu thế toàn cầu hóa hiện nay, các doanh nghiệp, tổ chức phải thích ứng nhanh trước những biến đổi của thị trường và các kết quả điều tra, khảo sát, các định hướng quan trọng, khiến tổ chức phải quan tâm đến việc thay đổi quy trình nghiệp vụ như nhu cầu giảm chi phí, tăng hiệu suất công việc hoặc cải thiện sự cộng tác giữa các đơn vị trong một tổ chức… Điều này đòi hỏi quy trình nghiệp vụ cũng phải thích ứng tốt trước những thay đổi, và các nhu cầu phát triển này

Do đó, khi nói đến vấn đề thay đổi qui trình nghiệp vụ của một công ty hoặc một tổ chức, dù lớn hay nhỏ đều phải tuân theo tuần tự các bước của quy trình xử lý nghiệp vụ Từ cấp Lãnh đạo đến cán bộ điều hành của các tổ chức, các Doanh nghiệp nhỏ và lớn, tất cả đều có những thách thức, đều có những vấn đề khó khăn:

- Làm thế nào để quy trình nghiệp vụ tạo ra giá trị cho tổ chức?

- Làm thế nào để quy trình nghiệp vụ phù hợp với các mục tiêu và chiến lược của tổ chức?

- Cấp độ quy trình nghiệp vụ nào cần thiết để chúng được hoạt động hiệu quả, được kiểm soát, được sử dụng và rõ ràng?

- Làm thế nào tổ chức có thể cải thiện mức độ và nâng cao năng suất mà không cần chi phí phát sinh?

- Làm thế nào những yêu cầu cho một giải pháp có thể bao phủ hiện trạng quy trình trong tương lai?

Khi phân tích một quy trình nghiệp vụ, các chuyên viên phân tích quy trình nghiệp vụ tìm kiếm câu trả lời cho các câu hỏi trên Nhiều Lãnh đạo tại các doanh nghiệp, tổ chức cho rằng việc cải tiến qui trình có ý nghĩa rất quan trọng như việc cắt giảm bớt công việc dư thừa để mang lại hiệu quả cao hơn, điều chỉnh lại các bước trong quy trình: bước nào phù hợp, bước nào không phù hợp trong quy trình

… từ đó mang lại nhiều lợi nhuận hơn cho các doanh nghiệp, tổ chức

Có thể nói Quy trình nghiệp vụ là giải pháp tiềm năng giúp các doanh nghiệp, tổ chức không ngừng cải tiến dịch vụ và nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng của mình Với BPM, các doanh nghiệp, tổ chức có một hướng mới để triển khai ứng dụng CNTT Mặc dù mới ra đời hơn một thập kỷ, nhưng BPM đã phát triển rất nhanh trên nhiều mặt: phương pháp luận, phương pháp và công cụ, và cũng đã có nhiều kinh nghiệm triển khai thành công Nhờ những ưu điểm vượt trội

về tính đơn giản, dễ triển khai so với phương pháp ứng dụng CNTT truyền thống, BPM đã được nhiều tổ chức, doanh nghiệp trên toàn thế giới vận dụng hiệu quả và phổ biến Đã đến lúc các tổ chức nghiên cứu, các nhà quản trị cần tìm hiểu, nghiên cứu Qua đó ứng dụng BPM để thúc đẩy hiệu quả hoạt động của các doanh nghiệp,

tổ chức trong điều kiện mới và đặc thù quản lý

2.3 Quản lý qui trình nghiệp vụ

BPM là một phương pháp tiếp cận hệ thống bao gồm các khái niệm, phương pháp và các kỹ thuật nhằm hỗ trợ việc thiết kế, quản lý, cấu hình, thực thi và phân tích các quy trình nghiệp vụ

Về mặt quản lý: BPM là cách tiếp cận hệ thống nhằm giúp các doanh

nghiệp, tổ chức tiêu chuẩn hóa, tối ưu hóa, tự động hoá quy trình hoạt động với mục đích giảm chi phí, tăng chất lượng hoạt động, rút ngắn thời gian sản xuất và đảm bảo sản phẩm đạt chất lượng cao

Ngoài ra, BPM còn là cách tiếp cận có hệ thống nhằm giúp tổ chức, doanh nghiệp tiêu chuẩn hóa, tối ưu hóa tiến trình hoạt động với mục đích giảm chi phí, tăng chất lượng hoạt động nhằm đạt tới các mục tiêu cần thiết

Về mặt công nghệ: BPM là phương pháp luận cho việc phát triển các ứng

dụng CNTT BPM cũng cung cấp các bộ công cụ giúp các doanh nghiệp, tổ chức

mô hình hoá, thiết kế, triển khai, giám sát, vận hành và cải tiến các quy trình nghiệp

vụ một cách linh hoạt Quy trình nghiệp vụ (BPM) đề cập tới một số vấn đề chủ yếu sau:

Thứ nhất, BPM là điều kiện tiên quyết để thực hiện tự động hoá Mỗi quy

trình nghiệp vụ có một trình tự thực hiện được xác định trước, có thể là tuần tự hoặc song song đồng thời Điều đó có nghĩa là chuỗi các công việc phải được thực hiện một cách có logic và tuân thủ các quy tắc đặt ra Chúng cũng cần được các cấp có thẩm quyền phê duyệt Dựa trên các quy tắc này, các quy trìnhcó thể được thực hiện một cách tự động hoặc bán tự động Bằng cách sử dụng các công cụ mô hình hóa, xây dựng và hoàn thiện các quy trình một cách trực quan, tường minh và chi tiết thông qua các biểu đồ, sơ đồ thích hợp Dựa vào hệ thống quy trình nghiệp vụ đã

mô hình hoá, các nhà quản lý có thể phân tích, đánh giá hiệu quả của chúng, trên cơ

sở đó có thể loại bỏ hoặc tự động hóa các công việc để có được các quy trình hoạt động tối ưu

Thứ hai, BPM là cơ sở để giảm lỗi, tiết kiệm thời gian và chi phí hoạt động

Một quy trìnhn ghiệp vụ bao gồm “một chuỗi” các hoạt động với sự tham gia của nhiều người từ một hoặc nhiều bộ phận Việc nhiều người hoặc nhiều bộ phận tham gia vào một quy trình nghiệp vụ dẫn đến việc trao đổi thông tin trong quá trình thực hiện có thể gây mất mát, sai lệch và chậm trễ Việc đồng bộ hóa, tự động hóa các quy trình giúp khắc phục các khả năng xảy ra lỗi, mất mát hoặc chậm trễ thông tin Ngoài ra, việc tích hợp toàn bộ hệ thống sẽ đơn giản hơn rất nhiều nhờ sử dụng các thông tin đã được định sẵn theo một tiêu chuẩn từ trước

Thứ ba, BPM cung cấp các công cụ cho phép các hệ thống thông tin đáp ứng

được những thay đổi trong thực tế và tái sử dụng các quy trìnhn ghiệp vụ Như đã

đề cập, mỗi dịch vụ và sản phẩm của doanh nghiệp, tổ chức tạo ra dựa vào một quy trình thống nhất Việc tổ chức mỗi sản phẩm, dịch vụ thành những quy trình nghiệp

vụ giúp doanh nghiệp, tổ chức chia nhỏ các hoạt động, trên cơ sở đó doanh nghiệp,

tổ chức có thể dễ dàng đáp ứng lại được những thay đổi trong hoạt động kinh doanh bằng cách sắp xếp lại hoặc thay đổi một vài thao tác thay vì phải thay đổi cả quy trình hoạt động Bên cạnh đó, với việc sử dụng các công cụ và ngôn ngữ trong BPM, các quy trìnhnghiệp vụ có thể được tổ chức nhằm tái sử dụng cả bên trong và bên ngoài doanh nghiệp, tổ chức Việc tái sử dụng quy trình giúp các doanh nghiệp,

tổ chức dễ dàng đồng bộ hoá hoạt động giữa các hệ thống thông tin của của mình và giữa hệ thống thông tin của mình với các đối tác

Một bộ ứng dụng BPM bao gồm các thành phần quan trọng dưới đây:

- Mô hình hóa các qui trình: phác thảo các qui trình dự kiến và cách thức hoạt động của chúng Chúng ta cần một công cụ mô hình hóa qui trình để xác định quá trình kinh doanh

- Một không gian làm việc, thường dựa trên trình duyệt, ở đó con người tham gia vào qui trình có thể xác định các vị trí, mở và hoàn thành các tác vụ mà họ được giao

- Phân tích hoạt động kinh doanh: cho phép nhà quản lý xác định được các vấn

đề trong kinh doanh, các xu hướng, cơ hội, thách thức thông qua hệ thống các báo cáo, biểu đồ…

- Quản lý nội dung: cung cấp một hệ thống lưu trữ và bảo vệ tài liệu điện tử, hình ảnh và các loại dữ liệu khác

- Các công cụ tích hợp: loại bỏ các rào cản trong giao tiếp giữa các phòng ban thông qua diễn đàn thảo luận, các cổng thông tin, bảng tin được tích hợp trên nền web cũng như trong các hệ thống…

Tuỳ theo mỗi ứng dụng mà mỗi khách hàng có thể ưu tiên các chức năng trên một cách khác nhau, tùy thuộc vào quy mô dự kiến của BPM mà họ triển khai, kỹ năng tổ chức và sở thích hoặc các loại công nghệ sử dụng

Tóm lại, BPM có thể được hiểu như sau: “Quản lý tiến trình là việc dựa trên cái nhìn toàn bộ tổ chức như một hệ thống gồm các tiến trình liên kết với nhau, chúng có mối quan hệ chặt chẽ được mô hình hóa dưới dạng sơ đồ, qua đó có thể cải tiến và đảm bảo các tiến trình của tổ chức một cách tốt nhất, hiệu quả nhất”

2.3.1 Các chuẩn công nghệ của BPM

Do đặc trưng của các quy trình nghiệp vụ và sự tiến bộ của công nghệ đồ họa, BPM cung cấp khả năng đặc tả quy trình nghiệp vụ như nó tồn tại trong thế giới

thực bằng các ký pháp đồ họa Các ký pháp đồ họa này có khả năng thực thi ngay nên khi phân tích và hoàn thiện một quy trình nghiệp vụ thì đó cũng được xem

là một thiết kế của quy trình nghiệp vụ Mô hình nghiệp vụ được đặc tả sử dụng các ngôn ngữ chuyên biệt như BPMN (business process management notation), sau đó

được chuyển tự động sang ngôn ngữ thực thi BPEL(business process executable

language).Như vậy BPM đã cung cấp cơ chế đã tự động hóa được chuỗi quy trình nghiệp vụ Việc còn lại chỉ là cấu hình và cài đặt mô hình nghiệp vụ vào môi trường chạy thông qua các web-service Như vậy, việc phát triển hệ thống thông tin sẽ xoay

quanh các quy trình nghiệp vụ, lấy mô hình nghiệp vụ làm trung tâm

Việc thực hiện các bước theo quy trình là đơn giản hơn so với các phương pháp phát triển truyền thống, đặc biệt là việc các nhà quản lý và chuyên viên nghiệp

vụ có thể tham gia trực tiếp để thiết kế quy trình Đây là một ưu điểm vượt trội so với phương pháp pháp triển phần mềm thông thường, mà ở đó, những chuyên viên CNTT phải mất nhiều thời gian để thu thập thông tin và đặc tả yêu cầu của bài toán

đặt ra

2.3.2 Quá trình phát triển của BPM

Quy trình được hình thành và phát triển dựa trên các quan điểm và lý thuyết quản trị qua nhiều thế hệ Có thể nói lịch sử của BPM được hình thành theo những

sự thay đổi về phương pháp và công nghệ trong 3 lĩnh vực: Quản trị kinh doanh, quản trị chất lượng và công nghệ thông tin (xem hình 2.1)

Hình 2.1 – Tổng quan về lịch sử hình thành của BPM

Cùng với sự toàn cầu hoá nhanh chóng, hiệu quả việc quản trị quy trình nghiệp vụ trong tổ chức trở nên quan trọng hơn bao giờ hết Rất nhiều nhân tố ảnh hưởng đến lợi nhuận của các tổ chức như tần suất giao dịch, nhu cầu trao đổi thông tin, khả năng quyết định kịp thời, sự cần thiết quản trị thay đổi, nhiều đối thủ cạnh tranh quốc tế và sự đòi hỏi rút ngắn thời gian Những nhân tố này đòi hỏi tổ chức phải xem xét lại cách thức quản trị quy trình của mình Để giải quyết những thách thức này, công nghệ thông tin đã được sử dụng làm công cụ để quản trị các quy trình nghiệp vụ Trải qua hơn hai thập kỷ (Thập niên 80, Cuối những năm 90

Phương pháp tiếp cận BPM được coi là tổng hợp của tất cả các phương pháp

và quản trị mà còn tập trung giải quyết các vấn đề cơ bản của việc cải thiện và thay đổi quy trình nghiệp vụ BPM cung cấp phương pháp tiếp cận hệ thống bao gồm các khái niệm, phương pháp và các công cụ nhằm hỗ trợ việc phân tích, thiết kế, quản lý, cấu hình, thực thi các quy trình nghiệp vụ Trong BPM, quy trìnhnghiệp

vụ là mục tiêu và cũng là công cụ để tổ chức các hoạt động trong tổ chức Thông

qua BPM, các tổ chức có thể tiếp cận với việc giảm chi phí quản lý, cải thiện sự hài lòng của khách hàng, xây dựng các sản phẩm và dịch vụ mới trong thời gian nhanh nhất với chi phí hợp lý nhất và cuối cùng là chiếm lĩnh thị trường bằng các lợi thế cạnh tranh và gia tăng lợi nhuận), các công việc giấy tờ trước đây đã được thay thế bằng các văn phòng không giấy Và quá trình phát triển này đã tạo ra khái niệm BPM ngày nay

2.3.3 BPM và các ứng dụng Doanh nghiệp khác

Một trong những điểm mạnh của sản phẩm BPM là dễ dàng tích hợp với các ứng dụng khác Nhiều ứng dụng doanh nghiệp là một khối độc lập, tập trung vào giải quyết các vấn đề cụ thể và làm cho sự tương tác hay chia sẻ dữ liệu với các ứng dụng khác khó hoặc không thể Điều này làm cho BPM trở thành một cách tiếp cận

lý tưởng để tự động hoá các quy trình lấy thông tin từ nhiều ứng dụng doanh nghiệp Việc tạo điều kiện cho dòng chảy thông tin giữa các hệ thống cũ có thể cung cấp sự cải thiện về năng suất đáng kể BPM cho phép Doanh nghiệp mô hình hóa, thiết kế và thay đổi các qui trình kinh doanh một cách nhanh chóng và hiệu quả

Trong khi đó, các ứng dụng Doanh nghiệp khác thường chỉ bao gồm các chức năng được xây dựng sẵn, khi Doanh nghiệp muốn triển khai sẽ đứng trước hai lựa chọn: hoặc chấp nhận các qui trình sẵn có trong phần mềm hoặc đầu tư thêm chi phí và thời gian để chỉnh sửa

BPM có khả năng tích hợp các ứng dụng Doanh nghiệp cũng như người dùng vào trong một qui trình mới Con người tham gia theo hai hướng:

- Dưới góc độ nhân viên: BPM thể hiện các đơn vị tham gia trong qui trình dưới dạng các nhiệm vụ, mỗi nhiệm vụ có hướng dẫn công việc chi tiết, tình trạng, mức độ ưu tiên, ngày hoàn thành và các thuộc tính khác

- Dưới góc độ người quản lý: người quản lý sử dụng BPM để kiểm soát qui trình thực hiện công việc, cho phép họ nắm bắt nhanh chóng tình trạng công việc và cảnh báo các nút thắt cổ chai Họ cũng thường xuyên tham gia vào các nhiệm vụ bằng cách tham gia vào quá trình phê duyệt

2.3.4 Lợi ích của BPM

Quy trình phát triển sản phẩm dịch vụ được xây dựng tốt sẽ giúp giảm thiểu chi phí hoạt động, mang lại doanh thu cao hơn, nâng cao năng suất làm việc của mỗi cá nhân trong tổ chức, qua đó đáp ứng được những yêu cầu từ thị trường Lợi ích chính mang lại của BPM là khả năng xây dựng và phát triển quy trình một cách hiệu quả hơn với khả năng tin học hóa cao và sự hỗ trợ tối đa cho từng đối tượng tham gia vào quy trình nghiệp vụ Giá trị của BPM thể hiện qua ba yếu tố: năng suất, hiệu quả và sự linh hoạt

2.3.5 BPM và phát triển hệ thống thông tin

Do đặc trưng của các quy trình nghiệp vụ và sự tiến bộ của công nghệ đồ họa, BPM cung cấp khả năng đặc tả quy trình nghiệp vụ như nó tồn tại trong thế giới thực bằng các ký pháp đồ họa Các ký pháp đồ họa này có khả năng thực thi ngay nên khi phân tích và hoàn thiện một quy trình nghiệp vụ thì đó cũng được xem là một thiết kế của quy trình nghiệp vụ Mô hình nghiệp vụ được đặc tả sử dụng các

ngôn ngữ chuyên biệt như BPMN (business process management notation), sau đó được chuyển tự động sang ngôn ngữ thực thi BPEL (Business process executable

language) Như vậy BPM đã cung cấp cơ chế tự động hóa được chuỗi quy trình

nghiệp vụ Việc còn lại chỉ là cấu hình và cài đặt mô hình nghiệp vụ vào môi trường

chạy thông qua các web – service Như vậy, việc phát triển hệ thống thông tin sẽ xoay quanh các quy trình nghiệp vụ, lấy mô hình nghiệp vụ làm trung tâm

Hình 2.2 Sơ đồ quy trình phát triển hệ thống BPM

Việc thực hiện các bước 1 và 2 trong sơ đồ hình 2.2 là đơn giản hơn so với các phương pháp truyền thống, đặc biệt việc các nhà quản lý và chuyên viên nghiệp vụ

có thể tham gia trực tiếp để thiết kế quy trình Đây là một ưu điểm vượt trội so với phương pháp phát triển phần mềm thông thường, mà ở đó, những chuyên viên CNTT phải mất nhiều thời gian để thu thập thông tin và đặt tả yêu cầu của bài toán đặt ra

2.4 Thiết kế qui trình nghiệp vụ với BPMN

2.4.1 Khái niệm và mục tiêu của BPMN (Business Process Model Notation)

Mục tiêu chính của tiêu chuẩn này là cung cấp một bộ ký hiệu mô hình hóa nghiệp vụ, có thể dễ dàng nắm bắt bởi các nhà chuyên môn nghiệp vụ, các nhà phân tích nghiệp vụ (người tạo ra các bản nháp mô hình quy trình nghiệp vụ), các nhà phát triển ứng dụng (có trách nhiệm ứng dụng công nghệ để thực thi các quy trình)

và các nhà chuyên môn nghiệp vụ (có trách nhiệm quản lý và giám sát các quy trình) trong cơ quan, tổ chức Do vậy, tiêu chuẩn này tạo một cầu nối giữa việc thiết

kế và thực thi quy trình Bộ kí hiệu này thể hiện sự kết hợp những gì tốt nhất trong cộng đồng mô hình hóa nghiệp vụ để định nghĩa ký hiệu và ngữ nghĩa của các biểu

đồ Cộng tác (Collaboration), biểu đồ Quy trình (Process) Mục đích của tiêu chuẩn

là tiêu chuẩn hóa một mô hình quy trình nghiệp vụ và ký hiệu trong bối cảnh có nhiều ngôn ngữ và quan điểm mô hình hóa khác nhau

BPMN xác định một biểu đồ nghiệp vụ duy nhất, được gọi là biểu đồ qui trình nghiệp vụ BPD (Business Process Diagram) Biểu đồ này được thiết kế để làm hai việc

- Biểu đồ phải dễ để sử dụng và dễ hiểu Chúng ta có thể sử dụng nó để mô hình hóa qui trình nghiệp vụ một cách dễ dàng, nhanh chóng và nó dễ hiểu đối với những người không làm việc công nghệ (thường là người quản lý)

- Biểu đồ cung cấp một sự diễn giải cho các qui trình nghiệp vụ phức tạp và

có thể được ánh xạ tự nhiên với các ngôn ngữ thực thi nghiệp vụ

2.4.2 Lịch sử phát triển của BPMN

BPMN được phát triển từ BPMI (Business Process Management Initiative), phiên bản BPMN 1.0 ra đời vào tháng 5/2004 Tháng 6/2005, BPMI và OMG kết hợp và đưa ra một chuẩn công nghiệp cho BPM Từ phiên bản BPMN 1.0 trở đi đã được quản lý bởi OMG và hiện nay phiên bản mới nhất là BPMN 2.0 [9] với một số tính năng mở rộng như sau:

- Hình thức hóa được ngữ nghĩa

- Có sự tương quan giữa các sự kiện

- Thêm nhiều ký hiệu tương tác với người sử dụng

 Flow objects (bao gồm Event, Activity và Gateway)

 Connecting object (bao gồm Sequence Flow, Message Flow, Association, Data Association)

 Swimlane (bao gồm Pool, Lane)

 Artifact (bao gồm Group, Text Annotation)

Hình 2.3: Các thành phần cơ bản dùng trong BPMN

2.4.3.1 Hoạt động (Activity)

Công việc mà một công ty hay tổ chức thực thi sử dụng các quy trình nghiệp

vụ Một Activity có thể là nguyên tử hoặc phức hợp Các kiểu Activity là một phần của mô hình hóa quy trình là: Sub-Process và Task như trong hình 2.4 dưới đây:

chia nhỏ hơn được nữa

nhỏ thành các hoạt động nhỏ hơn hay các hoạt động thành phần

Hình 2.4: Công việc trong biểu đồ BPMN

Task: Một Activity nguyên tử được bao gồm bên trong một Process Một Task

được sử dụng khi công việc trong Process không được phân rã đến mức chi tiết hơn Nhìn chung, một người dùng cuối, một ứng dụng, hoặc cả hai sẽ thực thi Task Một

đối tượng Task được trình bày bằng một hình vuông có các góc tròn Task có thể chia làm 3 loại chính là Loop, Compensation và Multiple Instance như trong hình 2.5 dưới đây:

thái ban đầu nếu tác vụ xử lý thất bại

1 lúc (xử lý song song)

Hình 2.5: Các loại Task trong biểu đồ BPMN Các loại tác vụ này có thể kết hợp qua lại lẫn nhau trong một qui trình, giúp cho người sử dụng có thể hiểu rõ hơn các công việc trên qui trình liên quan đến nhau và được thực hiện như thế nào (xem hình 2.6)

Hình 2.6: Sự kết hợp của tác vụ Task Ngoài ra, còn có một số ký hiệu bổ sung ngữ nghĩa cho các tác vụ: Service Task, Send Task và Receive Task, User Task và Manual Task như trong hình 2.7 dưới đây:

Tên thành phần Ký hiệu Diễn giải

Service của hệ thống hoặc từ Web Service

Send Task và

Receive Task

Task gửi hoặc nhận message

sự trợ giúp của phần mền

không có sự trợ giúp của phần mền

Hình 2.7: Ký hiệu bổ sung ngữ nghĩa cho các tác vụ trong biểu đồ BPMN

+ Sub process: Một quy trình nằm trong một quy trình khác Sub-Process có

thể ở dạng đóng (các chi tiết được ẩn) Một Sub-Process có thể ở dạng mở (các chi tiết được hiển thị bên trong Process mà nó trực thuộc) Một Sub-Process được trình bày bằng một hình vuông có các góc tròn Sub process có thể được chia làm 4 loại chính:

khi nào thì các sự kiện ảnh hưởng đến luồng, bao gồm: Start, Intermediate, và End như trong hình 2.8 dưới đây:

hoạt một Qui trình nghiệp vụ Có 6 loại event bắt đầu: None, Message, Timer, Rule, Signal and Multiple

Intermediate

Event

Xảy ra giữa start event và end event Giúp xác định những điều kiện làm gián đoạn hoặc trì hoãn tiến trình nghiệp vụ

Các kiểu

Gateway

Biểu tượng bên trong hình thoi của Gateway sẽ chỉ định kiểu hành vi điều khiển luồng Có nhiều kiểu Gateway, bao gồm:

Tên thành phần Ký hiệu Diễn giải

Parallel gateway

(AND)

Tất cả hoạt động được xử lý song song, tiến trình được tiếp tục khi tất cả được hoàn tất

Exclusive

gateway (XOR)

Một trong các hoạt động sẽ được thực thi Việc lựa chọn phụ thuộc vào điều kiện logic tại Gateways

Inclusive

gateway (OR)

Một vài hoạt động sẽ được

lựa chọn thực thi, bao hàm chức năng của cả parallel và exclusive gateways

Hình 2.10: Mô tả chi tiết các cổng trong biểu đồ BPMN

2.4.3.4 Kết nối đối tƣợng (Connecting object)

Conecting Objects được dùng để kết nối các đối tượng trong cùng một luồng

sơ đồ hoặc giữa đối tượng này với đối tượng khác hay một luồng thông tin khác Đối tượng kết nối được chia làm ba loại cơ bản: Sequence flow, Message flow và Association như trong Hình 2.11 dưới đây:

Tên thành phần Ký hiệu Diễn giải

Sequence flow Được dùng để chỉ ra thứ tự của các công việc

trong cùng một tiến trình Mỗi luồng chỉ có một nguồn và một đích duy nhất Các Sequence flows cũng có thể được dung để vẽ mối kết nối giữa các gateways, events trong cùng một pool

luồng các message giữa hai thực thể gửi và nhận các messages ( các thành phần có thể là activities, events, or pools)

Dùng message flows để kết nối hai processes khác nhau

Association Dùng để kết nối luồng dữ liệu, thông tin và

các artifacts với luồng các đối tượng Chỉ ra cách thức dữ liệu được đưa vào và lấy ra từ các activites như thế nào

Hình 2.11: Các kết nối trong biểu đồ BPMN

2.4.3.5 Đường bơi (Swimlane): Có 2 loại: đó là Pool và Lane

- Một Pool là biểu diễn đồ họa của một Participant trong một Collaboration Pool cũng đóng vai trò như một swimlane và một kho chứa để phân vùng một tập các Activity từ các Pool khác

- Một Lane là một phân vùng nhỏ bên trong một quy trình, hoặc bên trong một Pool Lane được sử dụng để tổ chức và phân hạng các Activity, xem hình 2.12

tượng tham gia vào qui trình nghiệp vụ

Hình 2.12: Pool và Lane

Bằng cách đặt các qui trình vào các pool hoặc các lane, bạn đang chỉ định ai làm gì, đối với các sự kiện bạn chỉ định các sự kiện đó diễn ra ở đâu và đối với các gateway bạn chỉ định các quyết định đó được thực thi ở đâu, ai thực thi chúng

Lưu ý các Pool liên kết thao tác bằng message flow Cùng một Pool nhưng khác Lane thì lại liên kết thao tác bằng sequence flow

Ví dụ: khảo sát Quy trình phát hành phiếu khảo sát ý kiến gửi thông báo cho

DN, xem hình 2.13

Hình 2.13: Quy trình phát hành phiếu khảo sát ý kiến gửi thông báo cho DN Trong hình 2.13 là Quy trình phát hành phiếu khảo sát ý kiến gửi thông báo cho Doanh nghiệp Trong qui trình này có 1 Pool và 4 lane là công chức, lãnh đạo, kiểm duyệt và doanh nghiệp các liên kết giữa các lane thao tác bằng message flow

2.4.3.6 Artifacts: Có 3 loại Artifacts chuẩn trong BPMN: Data Object,

Group và Annotation:

- Data Objects (các đối tượng dữ liệu) cung cấp thông tin về những gì các Activity yêu cầu để được thực thi và/hoặc những gì các Activity sản xuất ra (produce) Data Object có thể biểu diễn một đối tượng đơn hoặc một tập các đối tượng

- Group là một nhóm các thành phần đồ họa, phục vụ cho mục đích tài liệu hóa và phân tích

- Annotation (chú thích) được sử dụng để cung cấp thông tin thêm vào cho người đọc biểu đồ (xem hình 2.15)

hoặc ngõ ra cần thiết cho một tiến trình

diễn giải phân nhóm hoặc phân tích, không ảnh hưởng tới tiến trình nghiệp vụ

thích

Hình 2.14: Mô tả Data Object, Group và Annotation

2.5 Các bước trong thiết kế Qui trình nghiệp vụ với BPMN

- Thiết kế: đây là bước đầu tiên định nghĩa Qui trình nghiệp vụ Các hoạt động ở mức cao được xác định, có thể thảo luận vấn đề thay đổi có tính tổ chức, bố trí ở mức dịch vụ được định nghĩa và chi tiết Qui trình được xác định

- Mô hình hóa: trong bước này Qui trình nghiệp vụ được xác định đầy đủ và hợp lệ Luồng Qui trình được chuẩn hóa bằng cách sử dụng mẫu BPMN, các biến Qui trình được định nghĩa và các dịch vụ có khả năng được sử dụng để thực thi một hoạt động cũng được xác định

- Thực thi: Qui trình nghiệp vụ đã được mô hình hóa sẽ được cài đặt trong một ứng dụng quản lý Qui trình nghiệp vụ, thường là các hệ thống quản lý Qui trình nghiệp vụ

- Giám sát: các Qui trình được giám sát cho các mục tiêu kinh doanh

- Tối ưu: dựa trên cái mới bên trong, các yêu cầu thay đổi nghiệp vụ và kết quả giám sát, cài đặt của các Qui trình nghiệp vụ có thể sẽ phải tối ưu hóa Khi bước