Một số kinh nghiện xử lí các tình huống để hoàn thành báo cáo quyết toán cuối năm chính xác và nhanh nhất trên phàn mềm kế toán

Chính vì vậy mà kế toán có vai trò quan trọng trong việc chấp hành ngân sách Nhà nước, với chức năng thông tin mọi hoạt động kinh tế phát sinh trong quá trình chấp hành ngân sách Nhà nướ

I MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài sáng kiến kinh nghiệm

Công tác kế toán là một bộ phận quan trọng, không thể thiếu ở bất kỳ một đơn vị nào Vì công tác kế toán phản ánh hoạt động tài chính của mỗi đơn vị, góp phần tồn tại và phát triển của đơn vị đó Ở các đơn vị hành chính sự nghiệp, công tác kế toán cũng vô cùng quan trọng vì đặc trưng cơ bản của các đơn vị hành chính sự nghiệp là được trang trải các chi phí hoạt động và thực hiện nhiệm vụ chính trị được giao bằng nguồn kinh phí từ ngân quỹ nhà nước.Kế toán hành chính sự nghiệp với tư cách là một bộ phận cấu thành của hệ thống các công cụ quản lý cũng được chú trọng quan tâm Vì đây là công cụ quản lý làm lành mạnh tài chính nhà nước Kế toán hành chính sự nghiệp có chức năng

tổ chức hệ thống thông tin một cách toàn diện liên tục, có hệ thống về tình hình tiếp nhận và sử dụng kinh phí, tài sản, quỹ ở các đơn vị thụ hưởng ngân sách nhà nước Thông qua đó thủ trưởng các đơn vị nắm được tình hình hoạt động của đơn vị mình, tổ chức phát huy những mặt tích cực, ngăn chặn kịp thời các khuyến điểm thiếu xót để quản lý, đánh giá chính xác hiệu quả việc sử dụng công quỹ, điều đó được thể hiện khá rõ trong công tác kế toán của đơn vị Chính vì vậy mà kế toán có vai trò quan trọng trong việc chấp hành ngân sách Nhà nước, với chức năng thông tin mọi hoạt động kinh tế phát sinh trong quá trình chấp hành ngân sách Nhà nước tại đơn vị dự toán, được Nhà nước sử dụng như một công cụ sắc bén có hiệu lực trong việc quản lý ngân sách Nhà nước tại đơn vị góp phần đắc lực vào việc sử dụng các nguồn vốn,đồng thời kế toán là công việc tổ chức thông tin bằng số liệu để quản lý và kiểm soát nguồn kinh phí tình hình sử dụng, quyết toán kinh phí, tình hình sử dụng các loại vật

tư, tài sản công, chấp hành dự toán thu, chi và thực hiện các tiêu chuẩn, định mức của Nhà nước ở từng đơn vị dự toán

Được sự quan tâm của phòng Giáo dục và đào tạo huyện Lang Chánh, Phòng Tài Chính - Kế hoạch và Ủy ban nhân dân huyện Lang Chánh từ năm 2009 đến nay đã tạo điều kiện trang bị cho mỗi đơn vị trường học trong huyện được tiếp cận và sử dụng thực hiện công tác kế toán trên phần mềm kế toán MISA Song qua 9 năm sử dụng và thực hiện báo cáo quyết toán trên phần mềm kế toán MISA của các đơn vị nói chung cũng như trường tiểu học Giao Thiện nói riêng vẫn còn lúng túng trong việc báo cáo quyết toán năm như việc lên bảng cân đối

kế toán không cân, âm mục này, dương mục kia, số thực nhận và số chi kỳ này không bằng nhau,… Nhưng lại không hiểu được bản chất của vấn đề, không hiểu sai vì nguyên nhân gì, không biết cách kiểm tra quay lại để tra cứu sửa trong phần mềm nên cuối quý, cuối năm không lên được báo cáo quyết toán, lại bắt đầu quay sang làm báo cáo thủ công ở ngoài để nộp lên cấp trên, dẫn đến công tác báo cáo quyết toán định kỳ còn chậm, số liệu không chính xác, nhiều đơn vị cuối năm không làm quyết toán được.Chính vì vậy với cương vị

là kế toán của một đơn vị trường học,được tiếp cận với công nghệ thông tin, được thực hiện công tác kế toán trên phần mềm Bản thân tôi luôn phải vừa

làm vừa tìm tòi, học hỏi từ nhiều kênh khác nhau để cố gắng hoàn thành tốt công việc được giao

Cũng chính những lý do trên tôi mạnh dạn chọn đề tài: “Một số kinh nghiệm xử lý các tình huống để hoàn thành báo cáo quyết toán cuối năm chính xác và nhanh nhất trên phần mềm kế toán”

2 Mục đích nghiên cứu:

- Nhằm phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác và toàn diện mọi nguồn kinh phí, tài sản và mọi hoạt động kinh tế tài chính phát sinh của đơn vị

- Nghiên cứu và vận dụng đề tài nhằm giúp tôi nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho bản thân, khắc phục những khó khăn và hạn chế trong thời gian qua Qua đó hỗ trợ cho thủ trưởng đơn vị quản lý và sử dụng hiệu quả các nguồn kinh phí trong nhà trường, ngoài ra còn giúp tôi hiểu thêm về nhận thức trong quá trình nghiên cứu đề tài

- Giúp cho cơ quan cấp trên theo dõi, kiểm soát tình hình chấp hành dự toán thu chi và quyết toán của đơn vị

3 Đối tượng nghiên cứu:

Nghiên cứu về nghiệp vụ kế toán là rất rộng gồm nhiều mảng, nhưng trong giới hạn của đề tài này tôi chỉ tập trung nghiên cứu về đề tài:”Một số kinh nghiệm xử

lý các tình huống để hoàn thành báo cáo quyết toán năm chính xác và nhanh nhất trên phần mề kế toán” Cụ thể đó là sự phù hợp của các chứng từ kế toán, việc định khoản hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, việc lập bảng kê tạm ứng, bảng kê ghi thu ghi chi và thanh toán, Bảng đối chiếu với kho bạc, số dư trên tài khoản 1111, 1121,332 và 334 Đối chiếu số dư các tài khoản 211,

213,214,466 và các tài khoản khác

4 Phương pháp nghiên cứu:

* Phương pháp nghiên cứu lý luận:

Xác định danh mục chứng từ kế toán, tổ chức lập chứng từ kế toán, tổ chức kiểm tra chứng từ kế toán, tổ chức sử dụng chứng từ cho việc ghi sổ kế toán.Nội dung này thực hiện nhằm kiểm tra tính hợp pháp của các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh Kiểm soát tính tuân thủ các cơ chế, các chế độ chính sách của nhà nước Kiểm tra và đánh giá hiệu quả của việc chi tiêu Ngân sách Nhà nước trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ được giao

*Phương pháp nghiên cứu thực tiễn:

- Dựa vào nguồn thu - chi thực tế của nhà trường,với mỗi nội dung cần có phương pháp kiểm tra phù hợp, kiểm tra chứng từ phải kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ kế toán thông qua việc xem xét các yếu tố của chứng từ, đối chiếu với tình hình thực tế và các tài liệu có liên quan và đối chiếu với các

sổ sách kế toán đảm bảo tính khớp đúng không chỉ đúng về số liệu mà còn kiểm tra việc mở sổ, ghi sổ kế toán và ghi chép các tài khoản kế toán ,việc sử dụng các tài khoản kế toán, việc tổ chức hệ thống sổ kế toán, nội dung ghi chép từng chứng từ vào sổ kế toán

II : NỘI DUNG SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM

1 Cơ sở lý luận của sáng kiến kinh nghiệm:

* Cơ sở lý luận:

Qua thời gian làm công tác kế toán tại đơn vị trường tiểu học Giao Thiện, huyện Lang Chánh, bản thân tôi đã tích lũy được những kinh nghiệm, học hỏi nhiều từ các bạn đồng nghiệp của trường bạn, sự trợ giúp nhiệt tình của các giảng viên của công ty cổ phần MISA, từ thực tiễn, đồng thời gắn với lý luận được học qua các đợt tập huấn nghiệp vụ kế toán Cùng với phương pháp tự học, tự tìm tòi nghiên cứu để nâng cao trình độ là cơ sở giúp tôi nghiên cứu đề tài này

*Cơ sở pháp lý:

- Căn cứ Thông tư 01/2007/TT-BTC ngày 02 tháng 01 năm 2007 về hướng dẫn

xét duyệt, thẩm định và thông báo quyết toán năm đối với các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp;

- Căn cứ Luật Ngân sách nhà nước ngày 25/6/2015;

- Căn cứ Nghị định số 163/2016/NĐ- CP ngày 21 tháng 12 năm 2016 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Ngân sách nhà nước

- Căn cứ thông tư số 324/2016/TT- BTC ngày 21/12/2016 của Bộ tài chính quy định hệ thống Mục lục ngân sách nhà nước;

- Căn cứ công văn số 7078/BTC- KBNN ngày 30 tháng 5 năm 2017 của Bộ Tài chính về việc hướng dẫn thực hiện một số nội dung của mục lục ngân sách nhà nước;

2 Thực trạng của sáng kiến kinh nghiệm

*Mục đích :

Tài liệu này được trình bày ngắn gọn, chỉ tập trung vào các chủ điểm chính để người sử dụng có cái nhìn tổng quan về quy trình xử lý nghiệp vụ, tổng hợp tình hình về tài sản, tiếp nhận và sử dụng kinh phí ngân sách của nhà nước, tình hình thu chi và kết quả hoạt động của đơn vị trong kỳ kế toán được thể hiện trong báo cáo quyết toán trên phần mềm kế toán Từ đó cung cấp những thông tin kinh tế, tài chính chủ yếu cho việc đánh giá tình hình và thực trạng của đơn vị, là căn cứ quan trọng giúp cơ quan Nhà nước, lãnh đạo đơn vị kiểm tra giám sát, điều hành hoạt động của đơn vi

*Thuận lợi:

- Được sự quan tâm của các cấp lãnh đạo và sự hướng dẫn nhiệt tình của bộ phận kế toán Phòng Giáo dục & Đào tạo huyện Lang Chánh, phòng Tài chính – Kế hoạch Huyện Lang Chánh, tạo điều kiện thuận lợi về nhiều mặt để cho kế toán chúng tôi hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao

- Cơ sở vật chất của nhà trường được đầu tư xây dựng, trường lớp khang trang sạch đẹp Trong công tác luôn được sự quan tâm, nhắc nhở, động viên, đề xuất chỉ đạo của Ban Giám hiệu nhà trường

* Khó khăn:

- Các chế độ chính sách thường xuyên thay đổi, điều chỉnh mà thời gian tập huấn nghiệp vụ cho kế toán còn hạn chế

- Chưa có chế độ đãi ngộ với người làm công tác kế toán tại các đơn vị trường học

3 Các giải pháp thực hiện:

3.1 Kiểm tra sự phù hợp của các chứng từ kế toán, kiểm tra việc định khoản hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh để đảm bảo tính đúng đắn của các dữ liệu:

- kế toán kiểm tra lại toàn bộ các chứng từ phát sinh, để đảm bảo toàn bộ chứng từ phát sinh đã được nhập vào phần mềm, và đảm bảo số liệu đã chốt để lập báo cáo quyết toán

- Kế toán rà soát lại các chứng từ kế toán đã hạch toán, các bút toán định khoản xem đã định khoản phù hợp chưa

- Kế toán thực hiện bảo trì dữ liệu để đảm bảo tính đúng đắn của dữ liệu, đảm bảo toàn bộ số liệu đã được ghi vào sổ cái, báo cáo

3.2 Kiểm tra lập bảng kê tạm ứng, bảng kê ghi thu ghi chi và thanh toán:Mục đích để kiểm tra lập bảng kê tạm ứng, bảng kê ghi thu ghi chi và thanh toán để đảm bảo không bỏ sót chứng từ chi tạm ứng, chứng từ ghi thu ghi chi chưa được lập lên bảng kê, hoặc đã được lập bảng kê, được kho bạc duyệt nhưng trên phần mềm chưa thực hiện thanh toán.Phần này hầu như các kế toán không tìm ra các nguyên nhân đẫn đến các chứng từ chưa được lập bảng kê chứng từ thanh toán Khi gặp trường hợp như vậy kế toán phải kiểm tra lại có thể là do các nguyên nhân sau:

1

Hạch toán khoản chi phí chưa đúng

tài khoản chi phí 661 dẫn đến khi

lập bảng kê chứng từ thanh toán thì

không thấy chứng từ để lập

Kiểm tra các chứng từ chi phí đảm bảo các chứng từ này phải được hạch toán Nợ TK 661/Có

TK liên quan

2

Chứng từ hạch toán chi Nợ TK661/

Có TK liên quan cột nghiệp vụ và

cấp phát chọn chưa đúng là Ghi thu,

Ghi chi dẫn đến khi lập bảng kê ghi

thu ghi chi thì không thấy chứng từ

để lập

Mở chứng từ hạch toán Nợ TK661/Có TK liên quan chọn lại Nghiệp vụ, cấp phát là Ghi thu - Ghi chi

3

Các chứng từ chi Nợ TK 661/Có TK

liên quan không chọn Hoạt động sự

nghiệp dẫn đến lập bảng kê ghi thu

ghi chi khi cất báo thiếu hoạt động

sự nghiệp, sinh chứng từ kết chuyển

không thành công

Tại giao diện bảng kê, kéo thanh cuốn ngang đến cột Hoạt động sự nghiệp, tại các dòng có hoạt động

sự nghiệp để trống, kích double chuột để mở chứng từ và sửa chọn lại Hoạt động sự nghiệp bên trang Thống kê => Sau khi chọn xong tất cả các dòng thiếu, nhấn hoãn

và lập lại bảng kê

3.3 Kiểm tra bảng đối chiếu với kho bạc( Mẫu số 01- SDKP/ĐVDT và mẫu số 02-SDKP/ĐVDT) nhằm đảm bảo số dư trên bảng đối chiếu in ra từ

phần mềm khớp đúng với số liệu đối chiếu kho bạc:

- Kiểm tra đối chiếu số liệu trên Mẫu số 01-SDKP/ĐVDT- Bảng đối chiếu

dự toán kinh phí ngân sách tại kho bạc

Cột 1- Dự toán năm

trước chuyển sang

- Đối chiếu với cột 11 – Dự toán còn lại trên Bảng đối chiếu năm trước

- Đối chiếu với Dư Nợ 008 đầu kỳ, kế toán vào Menu Nghiệp vụ\Nhập số dư ban đầu kích đúp và TK0081 (0082) để kiểm tra

Cột 2- Dự toán giao

đầu năm

Kiểm tra lại xem số liệu cột này có bằng số dự toán giao dự toán ở thông báo giao dự toán đầu năm

Cột 3 - Dự toán năm

nay

Kiểm tra lại xem số liệu ở cột này có bằng số giao dự toán ở thông báo giao dự toán đầu năm + số giao bổ sung

Kiểm tra trên phần mềm: vào Menu Nghiệp\Kho bạc\ Nhận dự toán để đối chiếu kiểm tra

Lưu ý: Trong trường hợp kho bạc yêu cầu số cột số 3 - trong kỳ chỉ = số giao dự toán bổ sung + điều chỉnh thì

có thể làm như sau:

- Vào Menu Tệp\Sao lưu nhấp chuột vào sao lưu để sao lưu lại dữ liệu

- Vào Menu Tiện ích\Khắc phục lỗi\ gõ 1539 nhấn vào biểu tượng kính lúp và mũi tên xanh, sau đó nhấn cập nhật, sau đó xem lại báo cáo

Cột số 4 - Lũy kế đến

kỳ báo cáo

Cộng lại phải bằng cột 2 + cột 3

Cột 5 – Dự toán được

sử dụng trong năm

Cộng lại phải bằng cột 1 + cột 4

Cột số 6 - Trong kỳ Bằng số đơn vị rút (gồm rút tạm ứng, rút thực chi) - số

nộp trả trong kỳ Bằng cột 5 Mẫu số 02-SDKP/ĐVDT Cột 7 - Số dư đến kỳ

báo cáo

Bằng số lũy kế đơn vị rút (gồm tạm ứng, thực chi) - lũy

kế số nộp trả đến kỳ báo cáo Bằng cột 6 Mẫu số 02-SDKP/ĐVDT Cột số 8 - DT đã Cam

kết chi trong kỳ

Bằng số dự toán đơn vị đã cam kết chi trong kỳ

Để lấy lên số liệu ở cột DT đã Cam kết chi trong kỳ thì vào Nghiệp vụ\Kho bạc\Cam kết chi\Đề nghị cam kết chi để khai báo số cam kết chi

Là Số dự toán đã cam kết chi nhưng chưa sử dụng

Cột số 9 - DT đã Cam

kết chi số dư đến kỳ

báo cáo

Lưu ý: Khi chuyển khoản thanh toán những khoản tiền nằm trong cam kết chi thì lưu ý chọn Số CKC (Số cam kết chi) để số liệu cột 9 lên đúng Ngoài ra có thể vào Tệp\Báo cáo\Kho bạc\ Chọn xem báo cáo thực hiện cam kết chi để đối chiếu

Cột số 10 - Dự toán giữ

lại

Là số dự toán giữ lại theo QĐ của cấp có thẩm quyền thường là khoản tiết kiệm chi 10%

Lưu ý: để lấy lên số liệu cột này vào Nghiệp vụ\Kho bạc\Dự toán giữ lại để khai báo

Cột số 11 - DT còn lại Bằng cột 11 = cột 5 - cột 7 - cột 9

- Kiểm tra đối chiếu số liệu trên mẫu số 02-SDKP/ĐVDT-Bảng đối tình hình

sử dụng kinh phí ngân sách tại kho bạc nhà nước

Cột 1- Tạm ứng

Phát sinh trong kỳ

- Bằng Số rút dự toán tạm ứng trong kỳ - Số thanh toán tạm ứng trong kỳ - Số nộp trả tạm ứng trong kỳ

- Vào Tệp\Báo cáo\Kho bạc\ xem sổ S72-H: Sổ theo dõi tạm ứng kinh phí của kho bạc để xem số rút tạm ứng, số thanh toán và số tạm ứng còn lại để kiểm tra chi tiết

Cột số 2 - Tạm

ứng Số dư đến kỳ

báo cáo

= Lũy kế tạm ứng đến kỳ báo cáo - Lũy kế số thanh toán tạm ứng - Lũy kế số nộp trả tạm ứng đến kỳ báo cáo

Cột số 3 - Thực

chi Phát sinh trong

kỳ

= Số rút dự toán thực chi trong kỳ + Số thanh toán tạm ứng

trong kỳ - Số nộp trả thực chi trong kỳ

Cột số 4 - Thực

chi Số dư đến kỳ

báo cáo

= Lũy kế thực chi đến kỳ báo cáo + Lũy kế số thanh toán tạm ứng trong kỳ - Lũy kế số nộp trả thực chi đến kỳ báo

cáo Cột số 5 - Tổng

Phát sinh trong kỳ

= cột 1 + cột 3 Bằng cột 6 trên mẫu số 01-SDKP/ĐVDT Cột số 6 - Tổng Số

dư đến kỳ báo cáo:

= cột 2 + cột 4 Bằng cột 7 Mẫu số 01-SDKP/ĐVDT

3.4 Kiểm tra số dư tài khoản 1111, 1121:Mục đích đảm bảo khớp đúng với

số liệu thực tế của Thủ quỹ và Sổ phụ của Ngân hàng để đảm bảo số liệu trên sổ sách khớp với sổ theo dõi của Thủ quỹ và sổ phụ của Ngân hàng, đảm bảo số liệu giữa kế toán và thủ quỹ hoặc kế toán với ngân hàng khớp đúng số liệu Cách kiểm tra số dư tài khoản 1111- Tiền mặt với sổ theo dõi của Thủ Quỹ

các đơn vị thường đối chiếu giữa kế toán tiền mặt với Thủ quỹ vào cuối mỗi tháng, trong trường hợp có sai lệch thì kế toán vào Tệp\Báo cáo\Tiền mặt in báo cáo S11- H để đối chiếu với Sổ quỹ tiền mặt của Thủ quỹ để tìm ra nguyên nhân

và xử lý Kiểm tra số dư tài khoản 1121 – Ngân hàng với sổ phụ của ngân hàng các đơn vị thường đối chiếu giữa số liệu trên sổ của kế toán tiền gửi với Sổ phụ ngân vào cuối mỗi tháng, trong trường hợp có sai lệch thì kế toán vào Tệp\Báo cáo\Tiền gửi in báo cáo S12-H đối chiếu với sổ phụ ngân hàng để tìm ra nguyên nhân và xử lý

3.5 Kiểm tra số dư tài khoản 332 và 334: Mục đích đảm bảo số liệu khớp

với bảo hiểm và tiền lương đã trả nhằm đảm bảo số liệu khớp với bảo hiểm và tiền lương đã trả

- Đối với tài khoản 334:Thông thường TK 334 cuối kỳ không có số dư, nếu

có số dư thì trong trường hợp tổ chức nợ lương cán bộ công nhân viên hoặc ứng trước lương cho cán bộ nhân viên Với trường hợp không nợ lương hoặc không ứng trước lương mà khi in Bảng cân đối tài khoản lại có số dư của TK 334 thì nghĩa là đang bị sai số liệu trên TK 334 - Phải trả công chức, viên chức Cách

sử lý như sau:

Đơn vị in báo cáo Bảng cân đối tài khoản theo từng Quý, xác định số dư không đúng ở Quý nào thì tiếp tục in theo từng Tháng để xác định không đúng ở Tháng nào Tại báo cáo Bảng cân đối tài khoản đơn vị nhấn vào TK 334 để truy vấn về Sổ cái TK 334 để kiểm tra Đơn vị xác nhận lại xem phát sinh Nợ TK

334 hay Có TK 334 số nào đúng (người sử dụng mở giấy rút dự toán lương và bảng thanh toán lương tháng ra đối chiếu) Thông thường thì số trả lương đúng

vì được hạch toán theo chứng từ rút dự toán tiền mặt hoặc chuyển khoản lương

và đã có xác nhận với Kho bạc

Tiến hành điều chỉnh lại số liệu sai theo số đúng bằng cách lập lại chứng từ hạch toán chi phí (Nợ 661/Có 334) hoặc chứng từ chuyển khoản trả lương (Nợ 334/Có 461)

- Đối với tài khoản 332:Cũng tương tự như TK 334, với TK này đơn vị xác nhận nếu không nợ bảo hiểm hoặc không trả thừa bảo hiểm thì số dư TK 332 sẽ không có, nếu có thì cần xem lại sai ở quý nào, tháng nào và kiểm tra lại các khoản Hạch toán chi phí bảo hiểm cơ quan đóng (Nợ TK661/Có TK 332), khoản bảo hiểm khấu trừ vào lương (Nợ 334/Có 332), khoản đã thanh toán cho

cơ quan bảo hiểm Nợ 332/Có 461,112

Lưu ý: Với hai TK 334, 332 thường ít biến động giữa các tháng và các quý nên

ta có thể xử lý đúng theo tháng, quý sau đó thì sử dụng chức năng Nhân bản chứng từ để lấy số đúng theo tháng trước cho tháng sau

3.6 Đối chiếu số dư các tài khoản 211, 213, 214, 466 với Danh sách tài sản cố định tại nơi sử dụng với việc theo dõi TSCĐ chi tiết trên phần mềm:

Mục đích đảm bảo số liệu về Tài sản cố định khớp với thực tế

- Cách lấy số liệu đối chiếu:

+ Số dư đầu năm tài khoản 211,213,214,466 lấy số dư đầu năm trên Bảng cân đối tài khoản:Vào Báo cáo/Báo cáo tài chính/B01-H-Bảng cân đối tài khoản

chọn tham số xem báo cáo.Sau khi chọn xong tham số báo cáo, xem Bảng cân đối kế toán, xem cột số dư các tài khoản 211,213,214,466 tại cột số dư đầu kỳ + Số đối chiếu trên Danh sách Tài sản cố định tại nơi sử dụng:Vào Báo cáo/ Tài sản cố định/Danh sách tài sản cố định tại nơi sử dụng, chọn tham số xem báo cáo,xem các cột nguyên giá, hao mòn luỹ kế, giá trị còn lại để đối chiếu với

số dư trên Bảng cân đối tài khoản

- Cách đối chiếu như sau:

+ Số dư đầu năm TK211 + 213 = Cột Nguyên giá

+ Số dư đầu năm TK214 = Cột Hao mòn lũy kế

+ Số dư đầu năm TK466 = Cột Giá trị còn lại

Kiểm tra xem đã hạch toán hao mòn tài sản cố định chưa bằng cách vào phân

hệ Tài sản cố định\danh sách tính hao mòn xem đã có chứng từ hạch toán bút toán hao mòn chưa, nếu chưa thì tính hao mòn Tài sản cố định Sau đó thực hiện lấy số liệu đối chiếu như sau:

- Cách lấy số liệu:

+ Số dư cuối năm tài khoản 211,213,214,466 lấy số dư cuối năm trên Bảng cân đối tài khoản:Vào Báo cáo/Báo cáo tài chính/B01-H-Bảng cân đối tài khoản chọn tham số xem báo cáo xem Bảng cân đối kế toán, xem cột số dư các tài khoản 211,213,214,466 tại cột số cuối kỳ

+ Số đối chiếu trên Danh sách Tài sản cố định tại nơi sử dụng:Vào Báo cáo/ Tài sản cố định/ Danh sách tài sản cố định tại nơi sử dụng, chọn tham số xem báo cáo xem các cột nguyên giá, hao mòn luỹ kế, giá trị còn lại để đối chiếu với

số dư trên Bảng cân đối tài khoản

- Cách đối chiếu như sau:

+ Số dư cuối năm TK 211 + TK 213 = Cột Nguyên giá

+ Số dư cuối năm TK 214 = Cột Hao mòn lũy kế

+ Số dư cuối năm TK 466 = Cột Giá trị còn lại

3.7 Thực hiện in các báo cáo quyết toán tài chính :

- Kiểm tra lại các báo cáo trước khi in để đảm bảo các báo cáo lên số liệu đúng, hợp lý, không chênh lệch với sổ chi tiết hoặc chênh lệch với báo cáo khác

+ Để báo cáo này lên đúng số liệu cần kiểm tra các nghiệp vụ đặc biệt (nếu

có phát sinh) đã hạch toán và chọn đúng nghiệp vụ chưa?

- Nếu có Phát sinh hạch toán Nợ TK461 thì phải kiểm tra đơn vị đã chọn đúng nghiệp vụ là Khôi phục hoặc Nộp trả chưa bằng cách tìm kiếm chứng từ: Bút toán hạch toán Nợ TK4611/Có TK4612 thì không cần chọn Khôi phục hoặc Nộp trả.Có hạch toán Có TK661 thì phải kiểm tra đơn vị đã chọn đúng nghiệp

vụ là giảm chi, xuất toán còn nếu hạch toán Nợ TK4612/Có TK6612 thì phải chọn nghiệp vụ là khôi phục

- Nếu người dùng đã có quyết toán và chưa thực hiện hạch toán trên phần mềm thì vào Sổ cái\Chứng từ nghiệp vụ khác\ chọn Quyết toán số dư đầu

năm nhập đúng thời gian được quyết toán

- In báo cáo và kiểm tra số liệu trên từng chỉ tiêu: Vào Báo cáo/Báo cáo tài chính/B02-H –Phần I: Bảng tổng hợp tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí

đã sử dụng Chọn tham số báo cáo và chọn Đồng ý để lấy số liệu kiểm tra Thường các báo cáo này hay xảy ra các sai sót thường gặp:

- Chỉ tiêu số kỳ trước chuyển sang: Âm tiểu mục này, dương ở các tiểu mục khác

+ Nếu âm tiểu mục, nguồn, cấp phát này nhưng dương ở tiểu mục, nguồn, cấp phát khác mục Đơn vị chưa ghi thu ghi chi bổ sung ngân sách

+Lập bảng kê thanh toán tạm ứng, kho bạc đã duyệt nhưng chưa nhấn nút thanh toán

+ Lập bảng kê ghi thu - ghi chi nhưng chưa nhấn nút thanh toán

- Chỉ tiêu Kinh phí chưa sử dụng chuyển năm sau: Thường số liệu lên sai do: + Rút dự toán ở tiểu mục này nhưng chi cho tiểu mục khác: dẫn đến chỉ tiêu

KP chuyển năm sau sẽ bị âm Khi đó người sử dụng làm điều chỉnh kinh phí rút

và chi, khi in báo cáo thì tích mẫu tự chủ

+ Rút dự toán ở một tiểu mục nhưng chi cho nhiều tiểu mục khác: Không cần điều chỉnh, khi in báo cáo chỉ cần tích mẫu tự chủ (ở phần mềm NET 2017 không có tính năng này, bắt buộc phải điều chỉnh, khi in tích vào mẫu tự chủ) Một số vấn đề khác gặp phải và giải pháp xử lý như sau:

1

Số thực nhận

và số chi kỳ

này không bằng

nhau

Có thể do đơn vị chưa hạch toán hết các nghiệp vụ chi vào trong phần mềm

Vào Tìm kiếm, nhấn tìm tất cả theo khoảng thời gian báo cáo bị sai, sau

đó lọc theo tài khoản nợ 6612 xem

đã hạch toán đủ số chi chưa?

- Nếu chưa nhập đủ thì phải nhập đủ

số liệu đã chi vào phần mềm

- Nếu đã nhập đủ số chi vào tài khoản 6612 thì kiểm tra xem đã lập bảng kê và thanh toán theo đúng số

đã chi đó chưa Nếu chưa lập bảng

kê và thanh toán thì phải thực hiện lập bảng kê và thanh toán toàn bộ số chi đó

2

Số liệu đã hạch

toán vào TK

nguồn kinh phí

(441,461,462)

và Chi hoạt

động (241, 661,

662) nhưng

không lên báo

cáo?

Có thể do Nguồn kinh phí hạch toán liên quan đang nằm ngoài

hệ thống nguồn mặc định của chương trình

Hệ thống nguồn mặc định quy định theo mã

Để tìm ra nguồn ngoài hệ thống: vào Danh mục/Mục lục ngân

sách/Nguồn kinh phí: kiểm tra mã nguồn xem có thuộc mã nguồn từ 1 đến 6 không? Nếu có mã nguồn bắt đầu từ 7 trở đi là do người dùng thêm nguồn mới nằm ngoài hệ thống nguồn mặc định

Khắc phục:

Bước 1: Khai báo lại nguồn: Vào

nguồn và quy định lên báo cáo B02-1h khi in theo mẫu QĐ19,

1 Ngân sách Trung ương=>

lấy lên cột NSNN giao

2 Ngân sách Tỉnh=> lấy lên cột NSNN giao

3 Ngân sách Huyện=> lấy lên cột NSNN giao

4 Phí lệ phí để lại=> lấy lên cột Phí lệ phí để lại

5 Viện trợ, tài trợ=> lấy lên cột Viện trợ tài trợ

6 Nguồn khác=>

lấy lên cột Nguồn khác

Danh mục/Mục lục ngân sách/Nguồn kinh phí: chọn đúng nguồn cha liên quan, tạo thêm nguồn mới tương đương

Bước 2: Chuyển nguồn Vào Danh mục/Mục lục ngân sách/Nguồn kinh phí: bấm chuột phải vào nguồn bất kỳ/chuyển nguồn: Tích vào nguồn cần chuyển (nguồn khai báo sai mã nguồn) và chọn nguồn cần chuyển đến (nguồn vừa khai báo lại ở bước 1) + Tích nút Xóa nguồn sau khi chuyển=> Thực hiện=> Vào Tiện ích/Bảo trì dữ liệu

3

Số liệu kinh phí

thực nhận lên

đủ nhưng kinh

phí đề nghị

quyết toán lên

thiếu, số tiền

thiếu hiển thị ở

chỉ tiêu kinh

phí kỳ trước

chuyển sang

với số tiền âm?

Có chứng từ chi

Nợ TK 6612 hạch toán nhầm vào Nợ TK 6611(bằng đúng

số tiền thiếu)

Vào Tìm kiếm: tìm Nợ TK 6611 và sửa lại thành Nợ TK 6612

4 Số liệu các chỉ

tiêu đều đúng

tuy nhiên chỉ

tiêu dòng 5 Lũy

kế từ đầu năm

bị hiển thị số

tiền âm?

Số dư đầu năm của dữ liệu đang

để trên TK 4612, 6612

Vào Tệp/thông tin dữ liệu: kiểm tra

dữ liệu có phải là liên năm không?

- Nếu là liên năm: Thực hiện lập bút toán Kết chuyển cuối năm

- Dữ liệu 1 năm: Kiểm tra nếu số dư đang để ở 4612, 6612 thì xóa đi hoặc sao chép về 4611, 6611

Lưu ý: Nhiều khi quan sát bằng mắt