Quy trình xử lý văn bản đến và đi của cục quản lý đấu thầu

Tiếp nhận và xử lý văn bản: Khi ký nhận văn bản, bộ phận văn thư phải kiểm tra, đối chiếu nơi gửi, nơi nhận, dấu niêm phong nếu có, số và ký hiệu công văn ghi trên bì phải đúng với sổ gi

1.1 Giới thiệu Cục Quản lý đấu thầu – Bộ Kế hoạch và Đầu tư

1.1.1 Tổ chức

 Cục Quản lý đấu thầu (Cục QLĐT) trực thuộc Bộ Kế hoạch và Đầu tư,

số 6B Hoàng Diệu, Ba Đình, TP Hà Nội Cục có chức năng quản lý nhà nước về công tác đấu thầu của các tổ chức, cơ quan sử dụng mua sắm công dùng ngân sách nhà nước

 Cục QLĐT bao gồm các phòng: Văn phòng Cục, Phòng Chính sách, Phòng Đấu thầu (các công tác thanh tra, xử lý tình huống trong đấu thầu)

2.1.2 Nguyên tắc làm việc

 Cục Quản lý đấu thầu làm việc theo chế độ Thủ trưởng, thực hiện nguyên tắc tập trung dân chủ đi đôi với việc phát huy trách nhiệm cá nhân của từng thành viên trong Cục (Gồm Cục trưởng, các Phó Cục trưởng, các Trưởng phòng, các chuyên viên)

 Cán bộ, công chức, nhân viên thuộc Cục phải xử lý, giải quyết công việc theo đúng thẩm quyền và phạm vi trách nhiệm

 Tuân thủ trình tự, thủ tục và thời gian giải quyết công việc theo đúng quy định

1.2 Quy trình xử lý văn bản đến và đi của Cục Quản lý đấu thầu

B1 Văn bản của Cục Quản lý đấu thầu bao gồm:

- Văn bản đến là những công văn, tài liệu, bản fax, công thư, công điện, điện mật được gửi đến Cục từ Văn phòng Bộ và các cơ quan, tổ chức, cá nhân bên ngoài

- Văn bản đi là những công văn, tài liệu, bản fax, công thư do Cục Quản

lý đấu thầu và do Bộ Kế hoạch và Đầu tư phát hành gửi đi các cơ quan, tổ chức, cá nhân bên ngoài

B2 Tiếp nhận và xử lý văn bản:

Khi ký nhận văn bản, bộ phận văn thư phải kiểm tra, đối chiếu nơi gửi, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có), số và ký hiệu công văn ghi trên bì phải đúng với sổ giao nhận; văn thư không được bóc những bì thư gửi đích danh tên người nhận nhưng phải vào sổ theo dõi công văn và chuyển tới địa chỉ ghi trên

bì thư đó

Các đơn vị, cá nhân khi nhận được những văn bản do Lãnh đạo Cục chuyển hoặc trực tiếp nhận từ các cơ quan bên ngoài đều phải chuyển cho văn thư làm thủ tục tiếp nhận

Tài liệu mật do các cơ quan bộ, ban, ngành trung ương và địa phương gửi đến Cục bằng bất cứ nguồn nào, đều phải qua văn thư vào sổ theo dõi riêng rồi chuyển Cục trưởng chỉ đạo xử lý Trường hợp ghi trên bì tài liệu mật đến có

dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì” thì văn thư ghi sổ số ghi ngoài bì và

chuyển ngay đến người có tên Đối với văn bản mật phải có sổ theo dõi và chữ

ký người nhận theo quy định quản lý văn bản mật

B3 Đăng ký văn bản:

Tất cả các văn bản đến Cục được đóng dấu công văn “đến” và vào sổ

đăng ký văn bản đến của Cục Những bì thư không được phép mở, văn thư chỉ vào sổ đăng ký số và ký hiệu trên phòng bì và chuyển ngay đến người có thư

và Lãnh đạo Cục để xem xét, xử lý

Bản fax do các cá nhân, đơn vị gửi đến không đóng dấu công văn đến mà chỉ vào sổ theo dõi riêng

B4 Chuyển giao văn bản:

- Tất cả văn bản đến sau khi văn thư vào sổ đăng ký công văn đến và được quản lý trên mạng hệ thống quản lý văn bản hồ sơ công việc, sau đó chuyển đến Cục trưởng phân công người xử lý Cục trưởng xem xét văn bản, chuyển đến Phó Cục trưởng phụ trách để giao cho lãnh đạo đơn vị, cá nhân trực tiếp xử

lý Người nhận cuối cùng văn bản để xử lý, ký vào sổ giao nhận công văn đến Đối với văn thư hỏa tốc, khẩn, Văn phòng Cục phải báo ngay cho Cục trưởng hoặc Phó Cục trưởng và chuyển kịp thời đến địa chỉ cần chuyển

- Đối với các văn bản cần xử lý được chuyển từ Văn phòng Bộ đến (thường có ghi thời hạn xử lý), khi nhận được, các đơn vị chủ trì phải khẩn trương xử lý căn cứ ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Cục theo đúng nội dung và thời gian qui định

- Trường hợp văn bản gửi đến các đơn vị nhưng do nhầm lẫn hoặc không đúng chức năng giải quyết, thủ trưởng đơn vị nhận văn bản phải chuyển trả lại văn thư Cục, không giữ lại hoặc chuyển từ đơn vị này sang đơn vị khác

- Tất cả các văn bản đến và đi đều phải xử lý trên mạng hệ thống quản lý văn bản hồ sơ công việc theo đúng các chức năng quản lý do mạng cung cấp,

bao gồm: phân giao nhiệm vụ, chỉnh sửa văn bản, văn bản cuối cùng trước khi trình Lãnh đạo Cục gửi đi

Hàng ngày từ 8 giờ đến 9 giờ, văn thư có trách nhiệm chuyển công văn đến từng phòng Sau 9 giờ, cá nhân, đơn vị chịu trách nhiệm nhận tại văn thư Cục

B5 Soạn thảo văn bản:

Tất cả các văn bản của Cục khi ban hành phải đúng thể thức và yêu cầu về công tác ban hành văn bản, giấy tờ theo quy định

B6 Ký các văn bản của Cục:

a) Danh mục các văn bản ký trình hoặc ký ban hành

- Tờ trình các văn bản do Lãnh đạo Bộ ký

- Công văn hướng dẫn nghiệp vụ về công tác đấu thầu và đôn đốc, nhắc nhở các cơ quan, tổ chức thực hiện đúng các qui định về đấu thầu

- Công văn hướng dẫn triển khai kế hoạch kiểm tra thực hiện công tác đấu thầu và yêu cầu bổ sung hồ sơ, tài liệu liên quan tới việc kiểm tra sau khi được lãnh đạo Bộ phê duyệt;

- Công văn đề nghị các cơ quan liên quan tham gia ý kiến về việc phê duyệt kế hoạch đấu thầu hoặc kết quả lựa chọn nhà thầu các gói thầu thuộc dự

án do Thủ tướng Chính phủ quyết định đầu tư; yêu cầu bổ sung hồ sơ, tài liệu liên quan tới việc thẩm định kế hoạch đấu thầu và kết quả lựa chọn nhà thầu các gói thầu thuộc dự án do Thủ tướng Chính phủ quyết định đầu tư; hoặc đối với trường hợp đặc biệt khác cần chỉ định thầu do Thủ tướng Chính phủ quyết định

- Công văn yêu cầu nộp chi phí thẩm định kết quả lựa chọn nhà thầu;

- Các văn bản qui định tại Quyết định của Bộ trưởng Bộ Kế hoạch và Đầu

tư về việc phân cấp quản lý cán bộ, công chức, viên chức hành chính, sự nghiệp thuộc Bộ

- Các văn bản khác thuộc thẩm quyền của Cục theo quy định của pháp luật

b, Quy định về thẩm quyền ký văn bản

- Cục trưởng ký các văn bản trình Lãnh đạo Bộ và các văn bản thuộc lĩnh vực phụ trách trực tiếp Trường hợp Cục trưởng đi vắng thì Phó Cục trưởng Thường trực thay mặt Cục trưởng ký các văn bản này

- Phó Cục trưởng ký các văn bản thuộc nhiệm vụ, quyền hạn được Cục trưởng phân công hoặc uỷ quyền

- Trưởng các đơn vị ký các phiếu trình Lãnh đạo Cục, ký đuôi văn bản do chuyên viên thuộc Phòng phụ trách soạn thảo, văn bản do Lãnh đạo Cục ký

- Chánh Văn phòng Cục ngoài việc ký các văn bản thuộc chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng, được thừa lệnh Cục trưởng ký các thông báo, báo cáo công tác hàng tháng, quý, năm có liên quan đến nội bộ Cục; giấy mời họp của Cục, các văn bản, các giấy tờ hành chính, tài chính và tổ chức không thuộc thẩm quyền của các đơn vị

B7 Phát hành văn bản:

Khi trình ký văn bản chuyên viên lập Phiếu trình giải quyết công việc và kèm tài liệu trình Tài liệu trình gồm: dự thảo văn bản và phụ lục kèm theo (nếu có), văn bản đến (bản chính), ý kiến góp ý của các đơn vị liên quan và các

văn bản pháp lý liên quan (nếu có) Phiếu trình giải quyết công việc được ghi

rõ ràng, tóm tắt nội dung trình đề xuất ý kiến giải quyết và được thực hiện như sau:

7.1 Đối với văn bản trình Lãnh đạo Bộ ký:

+ Chuyên viên soạn thảo ký phiếu trình và phải có chữ ký của Lãnh đạo Cục (Phó Cục trưởng phụ trách và Cục trưởng hoặc Phó Cục trưởng được uỷ quyền) và Cục trưởng hoặc Phó Cục trưởng uỷ quyền khoá đuôi văn bản

7.2 Đối với văn bản do Lãnh đạo Cục ký

- Chuyên viên soạn thảo ký phiếu trình và phải có chữ ký của Trưởng phòng hoặc Phó Trưởng phòng (nếu Trưởng phòng đi vắng và uỷ quyền) và Lãnh đạo Cục (người ký văn bản là Cục trưởng hoặc Phó Cục trưởng) Lãnh đạo Phòng ký khoá đuôi văn bản

- Trường hợp bảo lưu ý kiến thực hiện theo quy định hiện hành, ghi cụ thể

ý kiến bảo lưu vào phiếu trình

- Đối với văn bản do Lãnh đạo Cục ký, trước khi đóng dấu, phát hành, Văn thư Cục có trách nhiệm kiểm tra lại lần cuối về hình thức, thủ tục hành chính nếu cần chỉnh sửa phải báo với chuyên viên xử lý

- Tất cả các loại văn bản của Cục khi được người có thẩm quyền ký chính thức đều tập trung một đầu mối là văn thư Cục làm thủ tục phát hành Văn thư

có trách nhiệm kiểm tra lại lần cuối về thể thức văn bản, thủ tục hành chính và nơi nhận, số lượng bản, độ mật, độ khẩn của văn bản; văn thư không chịu trách nhiệm về nội dung văn bản gửi đi

- Văn bản phát hành được thực hiện bằng đường công văn bưu điện và nhân viên văn thư

B8 Chuyển công văn:

- Văn phòng Cục chuyển công văn đến Văn phòng Bộ 2 lần trong một ngày vào 9 giờ 30 và 14 giờ 30 Đối với văn thư khẩn, tuỳ theo mức độ khẩn, Văn phòng Cục chuyển theo yêu cầu của người giao công văn Những công văn khẩn phải chuyển trong ngày và phát sinh sau 16 giờ 30 hàng ngày hoặc ngày nghỉ, Văn phòng Cục hoặc chuyên viên xử lý của các phòng có trách nhiệm chuyển đến địa chỉ cần chuyển

- Đối với công văn tài liệu có khối lượng lớn và công văn khẩn cần chuyển đến nơi nhận trong ngày, Văn phòng Cục được sử dụng ô tô để chuyển

B9 Lưu trữ hồ sơ lưu tại Cục

1 Cán bộ, công chức, viên chức trong Cục có trách nhiệm bảo quản và lưu trữ hồ sơ thuộc phạm vi mình quản lý theo đúng quy định của Nhà nước

2 Các tài liệu đóng dấu mật, tuyệt mật, tối mật được lưu trữ theo quy định bảo mật của Chính phủ Khi giao nhận tài liệu mật, văn thư phải có sổ theo dõi

và ký nhận rõ ràng Chánh Văn phòng Cục có trách nhiệm theo dõi việc bảo quản các tài liệu mật, tuyệt mật, tối mật, theo quy định

3 Đối với công văn đi đóng dấu Bộ, Văn phòng Cục lưu bản sao, bản chính chuyên viên xử lý lưu Đối với công văn đi đóng dấu Cục, Văn phòng Cục lưu 01 bản gốc, chuyên viên xử lý lưu 01 bản chính

4 Các báo cáo tổng hợp định kỳ, đột xuất và các văn thư khác do Lãnh đạo Cục ký, đóng dấu Cục, lưu bản chính tại Văn phòng Cục

5 Việc lưu trữ hồ sơ cần được tuân thủ theo các bước:

- Chỉnh lý lại các hồ sơ cần lưu;

- Lập danh mục các hồ sơ đưa vào lưu trữ;

- Làm thủ tục chuyển giao hồ sơ

Việc lưu trữ và tiêu huỷ hồ sơ lưu phải được thực hiện theo quy định của Nhà nước và của Bộ về công tác văn thư - lưu trữ

1.3 Một số số nhận xét về quy trình tác nghiệp xử lý văn bản

Có thể nói quy trình tác nghiệp xử lý văn bản của Cục Quản lý đấu thầu khá khoa học, chặt chẽ

Các bước duyệt, xử lý, trình ký, phát hành lưu trữ văn bản đúng theo thẩm quyền và theo nguyên tắc thủ trưởng

Quy trình tác nghiệp xử lý theo một chuẩn mực và theo các bước được phân cấp một cách cụ thể

1.4 Một số nội cần cải thiện

Cần áp dụng công nghệ thông tin để phân loại văn bản, rút ngắn thời gian, quy trình xử lý văn bản

Việc quy định cần làm rõ thêm về định mức như thời gian xử lý cho từng loại văn bản

2.5 Áp dụng một số kiến thức của môn học Quản trị tác nghiệp vào Quy trình xử lý văn bản của Cục

Áp dung mô hình hệ thống sản xuất LEAN để loại bỏ các lãnh phí: sản

xuất thừa, đợi chờ, vận chuyển, lưu kho, thao tác, gia công thừa, sản phẩm hỏng

 Việc vận chuyển, đợi chờ: Các vị trí phòng ban của Cục QLĐT chưa hợp

lý, do vị trí Văn phòng Cục không được đặt cạnh phòng của Cục trưởng và các Phó Cục trưởng điều này không hợp lý, mất thời gian và công sức cho việc trình ký và ký duyệt

 Mất thời gian tìm kiếm: các văn bản chưa được phân loại, lưu kho, hoặc kẹp vào tập hồ sơ có mầu theo một quy định (Ví dụ: văn bản mật cho vào File màu đỏ, văn bản mang tính tổng hợp mang màu xanh )

 Sản phẩm hỏng: chưa áp dụng mạnh Công nghệ thông tin cho việc soạn thảo văn bản, nên việc lãng phí giấy tờ, mực in, thời gian, công sức còn nhiều

2 NHẬN XÉT

Môn học Quản trị hoạt động cho một cách nhìn tổng thể và toàn diện hơn đối với quy trình tác nghiệp xử lý văn bản của Cục QLĐT Một quy trình,

bố trí vị trí các phòng ban, dụng cụ, tác phong làm việc tưởng như đã khoa học

và chặt chẽ nhưng vẫn còn phải hoàn thiện và cải tiến hơn

Quy trình cần tiếp nhận chuyển giao công nghệ mới về thông tin trong công tác quản lý, nâng cao hiệu quả hoạt động của hệ thống Mạng LAN, WAN trong tiếp nhận thông tin, xử lý và lưu trữ văn bản để tránh những lãng phí không cần thiết

Một số giải pháp:

- Bố trí lại ví trí các phòng ban, các phòng chuyên môn ở vị trí hợp lý với quy trình ra văn bản

- Trong quy trình cần phải có định mức rõ ràng cho từng loại văn bản: thời gian phân loại của bộ phận tiếp nhận, thời gian soạn thảo, trình ký, ký duyệt

- Áp dụng công nghệ thông tin trong quy trình

-Tăng chất lượng nguồn nhân lực: Mọi thành viên thực hiện các công việc có ảnh hưởng tới chất lượng của cơ quan Tổng công ty đều phải đảm bảo đáp ứng các yêu cầu phù hợp về trình độ học vấn, kỹ năng kinh nghiệm và phải nắm rõ từng bước, từng quy trình xử lý văn bản, cũng như công tác lưu trữ văn bản./

Tài liệu tham khảo:

Giáo trình môn Quản trị hoạt động của Trường ĐH Griggss

Slide môn Quản trị hoạt động của Trường ĐH Griggs

Chức năng, quy chế của Cục Quản lý đấu thầu – Bộ Kế hoạch và Đầu tư