Quy trình nghiệp vụ cho vay cầm cố sổ tiết kiệm tại ngân hàng MHB

Quy trình nghiệp vụ cho vay cầm cố sổ tiết kiệm tại Ngân hàng MHBBÀI LÀM Vai trò của quản trị hoạt động trong doanh nghiệp Rất nhiều doanh nghiệp chưa đánh giá đúng tầm quan trọng của qu

Quy trình nghiệp vụ cho vay cầm cố sổ tiết kiệm tại Ngân hàng MHB

BÀI LÀM

Vai trò của quản trị hoạt động trong doanh nghiệp

Rất nhiều doanh nghiệp chưa đánh giá đúng tầm quan trọng của quá trình hoạt động sản xuất – kinh doanh, từ đó dẫn tới việc còn nhiều tồn tại, làm giảm năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp Khi nói đến chiến lược phát triển kinh doanh của doanh nghiệp, người ta thường quan tâm các lĩnh vực phát triển thương hiệu, mở rộng thị trường, với những kế hoạch marketing tốn kém; nhưng ít ai đặt câu hỏi cái

gì tạo ra thương hiệu, cái gì sẽ cung cấp cho thị trường đã mở rộng mà nếu không

có chúng, mọi chi phí để tạo dựng thương hiệu, mở rộng thị trường trở nên lãng phí Đó chính là những sản phẩm được sản xuất, những dịch vụ được cung cấp với một chi phí tốt nhất, chất lượng phù hợp với nhu cầu của khách hàng và đáp ứng

được thời hạn giao hàng.

Một số câu hỏi cần lưu ý tới trước thực trạng quản lý hoạt động của doanh nghiệp

- Đã có bao nhiêu doanh nghiệp thật sự quan tâm đến việc phát hiện các lãng phí trong sản xuất – kinh doanh, và có thể đưa ra các giải pháp hiệu quả? Các doanh nghiệp đã xác định được tỷ lệ lãng phí trong hoạt động của mình chưa? Đi vào các

doanh nghiệp chúng ta sẽ dễ dàng phát hiện các lãng phí đang hiện diện với một mức độ nghiêm trọng

- Và đã có bao nhiêu giám đốc doanh nghiệp nhìn nhận đúng về vai trò của bộ máy sản xuất – kinh doanh trong hoạt động của doanh nghiệp? Hay là giao khoán tất cả lĩnh vực này cho anh em cán bộ quản lý trực tiếp cấp trung gian mà trong số

đó, có bao nhiêu cán bộ quản lý cấp trung gian thực sự có kiến thức về quản lý và hiểu rõ về quản trị hoạt động tổng thể? Câu trả lời là đa số xuất thân từ cán bộ chuyên môn, chưa qua đào tạo về quản lý, đang quản lý dựa vào kinh nghiệm là chủ yếu

- Các nguồn lực vật chất trong sản xuất – kinh doanh mà các doanh nghiệp đầu tư

đã được hoạch định và sử dụng hiệu quả chưa? Có bao nhiêu doanh nghiệp đánh giá được? Đó chính là bài toán cần giải nhằm nâng cao năng suất, cải thiện chất lượng sản phẩm , dịch vụ và giảm chi phí họat động, từ đó nâng cao sức cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường

Để giải quyết được các tồn tại nêu trên, bên cạnh việc thiết lập các kế hoạch, mục tiêu cho hoạt động sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp hiện đại không thể bỏ qua việc nâng caco chất lượng quản trị hoạt động của doanh nghiệp bằng cách nâng cao năng lực quản lý cho đội ngũ cán bộ quản lý cấp trung gian, cũng như cho cán bộ nghiệp vụ liên quan; bản thân các lãnh đạo doanh nghiệp cũng cần đánh giá và nhìn nhận lại vai trò, vị trí, cơ chế, quy trình hoạt động của bộ máy doanh nghiệp Trang bị và hỗ trợ cho cán bộ quản lý ứng dụng những phương pháp

quản lý phù hợp với tình trạng, trình độ, năng lực của doanh nghiệp cũng là một việc làm hết sức cần thiết Nâng cao năng lực của cán bộ quản lý, xây dựng và liên tục cải tiến quy trình hoạt động của doanh nghiệp ngày một phù hợp hơn sẽ nâng cao hiệu quả sản xuất – kinh doanh, tạo lợi thế cạnh tranh ngày càng tốt hơn cho Doanh nghiệp

Quản trị hoạt động dịch vụ là một mảng khó trong lĩnh vực quản trị hoạt động doanh nghiệp bởi dịch vụ là một sản phẩm được cung cấp trực tiếp bởi yếu tố con người, rất khó để đưa ra các quy chuẩn chất lượng và đảm bảo các quy chuẩn đó Tuy nhiên không vì thế mà linh vực này bị bỏ qua Cũng như lĩnh vực sản xuất, họat động cung cấp dich vụ cũng cần được quản lý chặt chẽ để giảm thiểu các

“lãng phí”, ổn định chất lượng và nâng cao chất lượng để duy trì và phát triển hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp cung cấp dich vụ

Tổng quan về quy trình cho vay cầm cố sổ tiết kiệm tại MHB.

“Cho vay cầm cố sổ tiết kiệm” là một sản phẩm cho vay rất thông dụng, phát sinh

từ yêu cầu tất yếu của khách hàng trong hoạt động nghiệp vụ cho vay bán lẻ của Ngân hàng Nhóm khách hàng của sản phẩm này chủ yếu là cá nhân có nhu cầu sử dụng vốn bất ngờ và khẩn cấp so với kế hoạch tiết kiệm của họ

Đây là một sản phẩm cho vay rất thông dụng của ngân hàng nên tất cả ngân hàng tại Việt Nam đều cung cấp sản phẩm này với cơ chế vô cùng dễ dàng, thuận tiện và nhanh chóng

Tiêu thức đánh giá (tiêu chuẩn đo lường):

Nhóm khách hàng chủ yếu là các cá nhân và với nhu cầu vốn bất ngờ và cấp thiết, tài sản đảm bảo (tiền gửi tiết kiệm) sẵn có và (gần như) tuyệt đối an toàn, do đó, tiêu thức đánh giá chất lượng có thể được định hình như sau:

- Thời gian giải ngân

- Mức độ thuận tiện, đơn giản của thủ tục, hồ sơ vay vốn

- Mức độ thuận tiện, đơn giản của quá trình thu nợ

- Lãi suất

- Các chi phí khác

Sơ đồ quy trình tác nghiệp chính:

Thủ tục, hồ sơ vay vốn:

- Đề nghị vay vốn kiêm khế ước nhận nợ

- Giấy tờ chứng minh tiền gửi của người vay

- Giấy tờ chứng minh tính chất pháp lý của người vay

Quy trình:

Quy trình cho vay Thời gian

Cán bộ Quan hệ khách hàng (QHKH) tiếp nhận đề nghị

vay vốn, kiểm tra tính xác thực và giá trị của khoản tiền

gửi (sổ tiết kiệm); tính toán số tiền có thể cho vay, lãi

suất phù hợp và thời gian vay

15 phút

QHKH soạn Giấy giao nhận sổ tiết kiệm và đề nghị

phong tỏa khoản tiền gửi

10 phút

Chuyển khách hàng ký giấy giao nhận 2 phút

QHKH chuyển Đề nghị phong tỏa sang bộ phận kế toán

tiết kiệm

2 phút

Bộ phận kế toán tiết kiệm kiểm tra tính xác thực của

khoản tiền gửi, tiến hành phong tỏa khoản tiền trên hệ

thống phần mềm

10 phút

Kiểm soát bộ phận kế toán phê duyệt khoản phong tỏa 5 phút

Cán bộ Hỗ trợ QHKH soạn Hồ sơ vay vốn gồm:

- Đề nghị vay vốn kiêm khế ước nhận nợ

- Giấy lĩnh tiền

- Phiếu nhập kho tài sản đảm bảo

Photo chứng minh thư và sổ tiết kiệm cầm cố của

khách hàng để lưu hồ sơ

15 phút

Khách hàng ký các giấy tờ cần thiết của hồ sơ vay vốn 5 phút

HT QHKH chuyển Kiểm soát bộ phận hỗ trợ ký kiểm

soát hồ sơ, trình lãnh đạo cấp có thẩm quyền ký duyệt

Hồ sơ vay vốn

10 phút

HT QHKT thực hiện giải ngân trên hệ thống phần mềm 10 phút

Kiểm soát bộ phận HT QHKH phê duyệt khoản vay

trên hệ thống phần mềm

5 phút

HT QHKH chuyển giấy nộp tiền và mời khách hàng

sang sàn giao dịch nhận tiền

2 phút

Kế toán sàn giao dịch kiểm tra khoản vay trên hệ thống,

hạch toán rút tiền và chi tiền cho khách hàng

10 - 15phút (tùy giá trị khoản vay)

Quy trình thu nợ

Cán bộ HT QHKH gửi thông báo nợ đến hạn cho khách

hàng

15 phút

Khách hàng đến ngân hàng làm thủ tục trả nợ

HT QHKH lập Đề nghị giải tỏa sổ tiết kiệm 10 phút

Chuyển đề nghị giải tỏa sang kiểm soát bộ phận hỗ trợ

kiểm tra, trình lãnh đạo có thẩm quyền ký phê duyệt

giải tỏa

10 phút

Chuyển bộ phận kế toán kiểm tra, giải tỏa, kiểm soát kế

toán phê duyệt

15 phút

HT QHKH lập phiếu tính lãi, Giấy nộp tiền trả nợ cho

khách hang

10 phút

Chuyển giấy tờ và sổ tiết kiệm sang sàn giao dịch 2 phút

Kế toán sàn giao dịch tính toán số tiền phải thu/ phải trả

khách hàng, thực hiện hạch toán trên hệ thống và thu/

chi thực tế cho khách hang

20 phút

HT QHKH thu nợ trên hệ thống và lập phiếu xuất kho

TSĐB

20 phút

Hoàn tất thu nợ 1g42’

Chiến lược quản lý LEAN

Thuật ngữ “Lean manufacturing” lần đầu tiên xuất hiện vào năm 1990, trong quyển The Machine that Changed the World (Cỗ máy làm thay đổi cả thế giới) của các tác giả James Womack, Daniel Jones và Danile Roos Lean được sử dụng làm tên gọi cho hệ phương pháp giúp liên tục cải tiến các quy trình kinh doanh

Lean trong tiếng Anh có nghĩa là sự tinh gọn, mạch lạc hay liền lạc Các cấp độ trong Lean bao gồm Lean manufacturing (sản xuất Lean), Lean enterprise (Doanh nghiệp Lean), Lean thinking (Tư duy Lean)

Đây là một mô hình – chiến lược vô cùng quan trọng trong lý thuyết Quản trị hoạt động hiện đại

Lean chú trọng vào việc gia tăng các giá trị nguồn lực từ quan điểm của khách hàng Nói cách khác, nó phải mang lại cho khách hàng:

Những gì họ muốn

Khi họ muốn nó

Nơi nào họ muốn nó

Với giá cả cạnh tranh

Với số lượng và chủng loại họ cần

Với chất lượng như mong muốn

Những lãng phí theo lean:

Đó là các lãng phí các nguồn lực tác động trực tiếp lên chi phí, chất lượng và việc giao hàng Hàng hoá tồn kho nhiều, những hoạt động không cần thiết, tiềm năng của nguồn nhân lực chưa được khai thác, thời gian ngừng sản xuất không được hoạch định và thời gian thay đổi điều chỉnh hệ thống đều là các hiện tượng lãng phí Ngược lại, việc loại bỏ các lãng phí khiến cho sự thoả mãn của khách hàng, lợi nhuận, lượng vật liệu đầu vào và tính hiệu lực tăng lên

Theo lean, có 7 dạng lãng phí (được gọi là muda trong tiếng Nhật)

1 Lãng phí về hàng tồn kho: làm nhiều hơn, sớm hơn và nhanh hơn so với yêu cầu

2 Sản phẩm sai lệch: sản phẩm đòi hỏi phải kiểm tra, phân loại, loại bỏ, xếp hạng kém so với tiêu chuẩn thành phẩm, thay thế hoặc sửa chữa đều là lãng phí

3 Sản xuất thừa tính năng: thêm nỗ lực mà không gia tăng giá trị cho sản phẩm (hoặc dịch vụ) theo quan điểm của khách hàng

4 Chờ đợi: đó là thời gian chờ đợi những thứ nhu nguồn nhân lực, vất liệu, máy móc, đo lường hoặc thông tin

5 Con người: không sử dụng hết trí óc, các kỹ năng sáng tạo và kinh nhiệp của nhân lực

6 Động cơ: bất kỳ hành động nào của con người, lắp đặt, thay đổi công cụ và thiết

bị không tăng giá trị cho sản phẩm hoặc dịch vụ

7 Lãng phí cho đi lại: các vật liệu hoặc phụ tùng đặt ở nơi không thích hợp, cần phải đi lại để nhận nó

Việc loại bỏ hoặc giảm liên tục các lãng phí này là mục tiêu cơ bản khi tiến hành LEAN

Đề xuất cải tiến quy trình cho vay cầm cố sô tiết kiệm tại MHB:

Áp dụng các kiến thức về LEAN và hoạt động cung cấp dịch vụ mà cụ thể ở đây là cung cấp dịch vụ “sản phẩm cho vay cầm cố sổ tiết kiệm” tại MHB, ta thấy một số tồn tại như sau:

- Thời gian cung cấp dịch vụ quá dài (hơn 1 giờ 30 phút) cho một sản phẩm cho vay quá an toàn và cực kỳ đơn giản, nhất là khi nhu cầu sử dụng vốn của khách hàng thường rất gấp

- Lãng phí trong đi lại, luân chuyển chứng từ giữa các bộ phận

- Lãng phí trong chuyển đổi giữa soạn, luân chuyển hồ sơ và kiểm tra, hạch toán trên hệ thống máy tính

- Lãng phí cho thời gian của khách hàng trong quá trình thu nợ

Đề xuất cải tiến quy trình:

- Tích hợp mẫu giấy tờ hồ sơ vay và các chứng từ cần thiết với dữ liệu khách hàng trên hệ thống phần mềm

- Kết hợp quy trình cho vay và thu nợ

- Quy định về thời gian thực hiện giao dịch của nhân viên

- Quy định cụ thể về mức lãi suất cho vay, thời hạn và thời gian vay vốn.

Quy trình mới:

Cán bộ Quan hệ khách hàng (QHKH) tiếp nhận đề nghị

vay vốn, kiểm tra tính xác thực và giá trị của khoản tiền

gửi (sổ tiết kiệm); tính toán số tiền có thể cho vay, lãi

suất phù hợp và thời gian vay; thực hiện phong tỏa sổ

tiết kiệm trên hệ thống phần mềm, in hồ sơ vay vốn,

chứng từ vay vốn và giấy giao nhận sổ kiêm đề nghị

phong tỏa, Ủy quyền tất toán sổ tiết kiệm từ hệ thống

10 phút

Kiểm soát bộ phận QHKH phê duyệt khoản giải ngân

và phong tỏa

2 phút

Trình lãnh đạo có thẩm quyền ký duyệt 2 phút

Chuyển chứng từ qua sàn giao dịch, chi tiền cho khách

hàng

10 phút

Khi đến hạn, sử dụng Giấy ủy quyền khách hàng đã ký

khi giải ngân, tự động trích tiền, tính toán chênh lệch

bằng chuyển khoản và tất toán khoản vay

15 phút

Có thể thấy, sau khi sắp xếp, đưa ra các quy trình mới, “Sản phẩm cho vay cầm cố

sổ tiết kiệm” nêu trên có thể rút ngắn được hơn 2/3 thời gian thực hiện nhờ giảm

các lãng phí về con người, thời gian đi lại, thời gian chờ đợi không cần thiết, nâng cao uy tín và tính nhanh nhẹn, năng động của Ngân hàng trong mắt khách hàng

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

1 Bài giảng trên lớp

2. Giáo trình Quản trị hoạt động

3 Thực tế hoạt động tại MHB

4 Tham khảo từ mạng internet và một số văn bản pháp quy khác