Quy trình sản xuất bản vẽ thiết kế trong lĩnh vực xây dựng

CHỦ ĐẦU TƯNHIỆM VỤ THIẾT KẾ GĐ DOANH NGHIỆP TRƯỞNG PHÒNG THIẾT KẾ CHỦ TRÌ KIẾN TRÚC KIẾN TRÚC THỰC HIỆN LÊN PHƯƠNG ÁN SƠ BỘ KIẾN TRÚC Ý KIẾN CHUYÊN GIA KIỂM KIỂM KẾT CẤU THỰC HIỆN ĐIỆN

QUY TRÌNH SẢN XUẤT BẢN VẼ THIẾT KẾ TRONG LĨNH VỰC XÂY

DỰNG

Doanh nghiệp của tôi hoạt động trong lĩnh vực xây dựng Trong đó có nhiều lĩnh vực khác nhau như thi công xây lắp, tư vấn thiết kế, tư vấn giám sát, khoan khảo sát địa chất, xử lý nước thải, chất thải rắn…

Là một doanh nghiệp mới được thành lập và đi vào hoạt động chưa lâu, sự đáp ứng về nhiều mặt còn bị hạn chế Nhất là nguồn nhân lực thực hiện, đội ngũ chuyên môn kỹ thuật tham gia các công đoạn của quá trình thành phẩm Tôi sẽ

đề cập đến một lĩnh vực sản xuất trong doanh nghiệp tôi, đó là lĩnh vực tư vấn thiết kế Hay chính xác hơn là quá trình sản xuất bản vẽ thiết kế

Tư vấn thiết kế đòi hỏi doanh nghiệp phải có một bộ máy đông, đủ, chất lượng Doanh nghiệp tôi đã phần nào đáp ứng được điều đó, tuy nhiên số lượng còn hạn chế vì nhiều lý do

Thứ nhất, là doanh nghiệp trẻ nên nguồn quỹ lương dự án chưa nhiều, không thể nâng số nhân lực lên ngay lập tức

Thứ hai, việc sản xuất đòi hỏi một đội ngũ kiến trúc sư nhiều kinh nghiệm, khó khăn trong việc tìm người giỏi là rất lớn Đa phần những người giỏi đang công tác trong những doanh nghiệp có thương hiệu và lớn hơn, những người thực sự

có năng lực thì họ lại có thể đã tự thành lập cho mình một doanh nghiệp để kinh doanh Nguyên nhân này dẫn tới sự thiếu hụt về nhân sự có chuyên môn cao trong doanh nghiệp

CHỦ ĐẦU TƯ

NHIỆM VỤ THIẾT KẾ

GĐ DOANH NGHIỆP

TRƯỞNG PHÒNG THIẾT KẾ

CHỦ TRÌ KIẾN TRÚC

KIẾN TRÚC THỰC HIỆN

LÊN PHƯƠNG

ÁN SƠ BỘ KIẾN TRÚC

Ý KIẾN CHUYÊN

GIA

KIỂM

KIỂM

KẾT CẤU THỰC HIỆN

ĐIỆN THỰC HIỆN

NƯỚC THỰC HIỆN

CHỦ TRÌ KẾT CẤU

CHỦ TRÌ ĐIỆN

CHỦ TRÌ NƯỚC

DỰ TOÁN

BỘ MÔN KHÁC CHỦ TRÌ KHÁC

KIỂM XUẤT HỒ SƠ

Trong lĩnh vực tư vấn thiết kế, đội ngũ kiến trúc sư là bộ phận đầu tiên tham gia vào quá trình sản xuất Tôi sẽ mô phỏng sơ qua sơ đồ quá trình sản xuất một sản phẩm tư vấn như dưới đây:

Chủ đầu tư giao nhiệm vụ thiết kế vào tới doanh nghiệp và phân phối tới các bộ phận quản lý, các bộ phận quản lý như trưởng phòng thiết kế tiếp tục phân xuống chủ trì thiết kế kiến trúc Là bộ phận tiếp nhận đầu tiên, chủ trì kiến trúc xem xét và phân loại dự án, bố trí kết hợp các kiến trúc sư nghiên cứu để lên phương án thiết kế kết hợp cùng đội ngũ chuyên gia tư vấn cao hơn Sản phẩm phương án thực hiện được đem so sánh và thông qua so với nhiệm vụ thiết kế và chủ đầu tư Giai đoạn này là thiết kế sơ bộ về dây chuyền công năng, tổng mặt bằng, các phương án mặt đứng và phối cảnh kiến trúc để báo cáo ban đầu

Sau khi sản phẩm được chấp nhận sơ bộ nó được chủ trì kiến trúc phân bổ xuống bộ môn kiến trúc để thực hiện triển khai

Bước tiếp theo, bộ môn kiến trúc thể hiện gia công chi tiết sản phẩm sơ bộ từ các chủ trì, quá trình này sẽ được các chủ trì tham gia và kiểm tra phối hợp Đội ngũ kiến trúc sư dùng các phần mềm đồ họa diễn giải và triển khai các sản phẩm

đầu tiên Trong quá trình gia công này, nếu không kiểm soát tốt thì sẽ gây khó khăn và làm ảnh hưởng đến tiến độ cũng như chất lượng của sản phẩm trong các công đoạn sau cũng như sản phẩm hòan thành

Kết thúc việc thực hiện của kiến trúc và giao cho Chủ trì kết cấu, chủ trì điện, chủ trì nước, chủ trì các bộ môn khác

Chủ trì kết cấu phụ trách bộ môn tiếp theo trong quá trình sản xuất, sản phẩm thiết kế sau khi được thực hiện bởi các kiến trúc sư thì cần phải được tính toán kết cấu công trình Đó là công đoạn rất quan trọng, liên quan đến mức độ vững chắc và an toàn của công trình Bộ môn kết cấu thực hiện tính toán bằng phần mềm kết cấu, nhập dữ liệu đầu vào cho sơ đồ bài toán, và sau khi tính toán xong

là thể hiện bản vẽ thuyết minh Sản phẩm của bộ môn kết cấu là các bản vẽ bố trí, đặt thép, tiết diện và kết cấu dầm, cột sàn, móng Yêu cầu là kết hợp tốt với các bộ môn kiến trúc, điện, nước, dự toán

Tương tự, các Chủ trì bộ môn nước, bộ môn điện, nhận được sản phẩm từ bộ môn kiến trúc, họ lên phương án thiết kế cho bộ môn mình, giao lại cho các kỹ

sư phụ trách thiết kế chi tiết Sản phẩm các bộ môn này là các bản vẽ thiết kế điện, bản vẽ thiết kế nước, và các bản vẽ khác như phòng cháy chữa cháy, chống mối, điều hòa không khí…

Bộ môn cuối cùng tham gia vào quy trình sản xuất này là bộ môn dự toán, bộ môn dự toán tập hợp tất cả các bản vẽ liên quan đến dự án Bóc tách khối lượng các bản vẽ kiến trúc, kết cấu, điện nước và các bộ môn khác Tính toán khối lượng vật liệu và nhập đơn giá xây dựng cho các phần khối lượng đó Kết hợp với các thông báo giá địa phương, định mức và đơn gía nhà nước ban hành, bộ

môn dự tóan cho ra sản phẩm là dự toán khối lượng xây dựng hay tổng dự toán công trình Sản phẩm này cho biết tổng mức đầu tư thực hiện dự án là bao nhiêu, thậm chí chi tiết từng hạng mục, từng vật liệu và nhân công có giá trị bao nhiêu Đó là điều rất quan trọng đối với sản phẩm thiết kế nói chung cho chủ đầu tư

Trong mỗi quá trình gia công sản phẩm của mình, các bộ môn đều có thể là một khâu kiểm tra lại lỗi của bộ môn khác, phát hiện ra sai sót và sửa chữa kịp thời trước khi xuất xưởng bản vẽ

Cuối cùng, các sản phẩm của các bộ môn được in ấn, ký tên và chuyển lên bộ phận quản lý cấp cao hơn để tiến hành ký tên, rồi đóng dấu xuất hồ sơ

Trong quy trình trên, ta có thể thấy bộ môn đầu tiên tham gia sản xuất là

bộ môn kiến trúc Sản phẩm từ bộ môn kiến trúc được phân bổ trực tiếp đến các

bộ môn khác để thực hiện công đoạn tiếp theo Trong quy trình này, nếu ta không kiểm soát tốt chất lượng cũng như tiến độ của bộ môn kiến trúc thì các bộ môn khác sẽ bị ảnh hưởng và ảnh hưởng chung đến cả dự án Nhược điểm ở đây

là chưa có vai trò kiểm từng bộ môn cụ thể trước khi xuất sản phẩm ra khỏi bộ môn Với vai trò kiểm tra và kiểm tra chéo giữa các bộ môn sẽ hạn chế được sai sót trong quá trình thiết kế Tuy nhiên vấn đề đặt ra ở đây như đã nói ở trên là khối lượng nhân lực sẽ tăng lên khi bổ sung vào các hoạt động kiểm trên Đối với vấn đề quản lý, cán bộ quản lý phải tác động trực tiếp vào các bộ phận chuyên môn là điều khó, vì mỗi chuyên môn là một lĩnh vực khác nhau đòi hỏi

có kiến thức và kỹ năng cao Sản phẩm tư vấn là sản phẩm trực tiếp từ chất xám hay gọi là lao động trí óc, phụ thuộc rất nhiều vào trình độ và sự hiểu biết của

nhân lực thực hiện Ngoài ra để kiểm soát một sản phẩm tư vấn cần có những người chuyên môn khác nhau Việc này đòi hỏi người quản lý phải nắm bắt được tính chất công việc, bản chất của sản phẩm để tiện cho công tác quản lý

Ví dụ: Đối với bộ môn kiến trúc việc chất lượng sản phẩm ở đây không chỉ là tốt hay không tốt, đúng hay không đúng mà còn là đẹp hay không đẹp Vấn đề

về cái đẹp thì lại là khía cạnh khác, có thể nói mỗi người quan niệm về cái đẹp lại khác nhau Đẹp với người này lại chưa chắc đẹp với người khác, hợp ý người ngày chưa chắc hợp ý người khác Quy trình sản xuất đã gặp phải vấn đề đó ngay nội bộ doanh nghiệp

Công tác quản lý quy trình sản xuất trong lĩnh vựa tư vấn thiết kế là phức tạp khi đó là quản lý con người là chính, để có một sản phẩm hòan thiện đòi hỏi rất nhiều yếu tố từ khả năng sáng tạo tới quản trị hoạt động Đó có vẻ là hai yếu tố không dung hòa cho lắm Khả năng sáng tạo của kiến trúc đòi hỏi sự phóng khoáng, phá cách, tìm tòi ý mới thậm chí ảnh hưởng đến cả tính cách của người kiến trúc sư, hay nói thực tiễn hơn là hơi nghệ sĩ Nhưng công tác quản lý thì lại không thể dựa hoàn toàn vào yếu tố nghệ sỹ đó được Cần phải có quy trình, quy phạm, loại bỏ những yếu tố thừa trong sản xuất, đôi khi điều này không phù hợp với kiến trúc sư cho lĩnh vực sáng tác

Cần phải làm gì để quy trình này trở nên tốt hơn?

Đó là câu hỏi không chỉ với nội dung của báo cáo này, mà là câu hỏi cho doanh nghiệp đang hoạt động Với quy trình sản xuất như trên, việc tăng cường công tác kiểm tra trong quy trình sản xuất các bộ môn là cần thiết Có hai phương án đưa ra:

Thứ nhất là thuê thêm người về chuyên công tác kiểm tra ở các bộ môn Việc này sẽ giảm thiểu những sai sót trong quá trình thiết kế Quy trình sản xuất được khép kín và hoàn chỉnh Tuy nhiên đó là mặt thuận, còn mặt hạn chế là sẽ làm tăng quy mô nhân sự, thêm công đoạn cho quá trình sản xuất, kéo dài thời gian tiến độ hoàn thành sản phẩm

Thứ hai, tăng cường công tác kiểm tra bởi các chủ trì bộ môn trong doanh nghiệp Tích cực kiểm tra chéo giữa các bộ môn Ví dụ kết cấu, điện, nước, sẽ kiểm tra các lỗi chính tả, thể hiện Chủ trì sẽ kiểm tra lỗi chuyên môn cho kiến trúc Bộ môn dự toán gần như là tiếp xúc với tất cả các bộ môn và là bộ môn có yếu tố kiểm tra cao nhất Cần phát huy bộ môn này Nâng cao ý thức trách nhiệm trong công việc, trách nhiệm đi đôi với quyền lợi Bộ môn kiến trúc cần tuân thủ những nội quy, yếu tố quản trị trong sản xuất Phương án này tiết kiệm được kinh phí cho nguồn nhân lực, phát huy được tối đa khả năng kiểm soát của từng bộ môn, từng cá nhân Giảm thiểu những nhân lực thừa trong doanh nghiệp Quản lý có người chịu trách nhiệm rõ ràng

“Chất lượng của khâu thiết kế được quyết định trước khi một sản phẩm được sản xuất Quyết định này là trách nhiệm cơ bản thường xuyên của nhóm thiết kế sản phẩm, là sự kết hợp của cả một tập thể thiết kế bao gồm từ chuyên viên Marketing, kỹ sư thiết kế, kỹ sư công nghệ, công nhân vận hành, và các bộ phận khác Chất lượng của thiết kế được quyết định bởi nghiên cứu thị trường, khái niệm thiết kế và đặc tính kĩ thuật Nghiên cứu thị trường là việc tập trung đánh giá một cách chính xác các nhu cầu cơ bản của khách hàng Do có rất nhiều cách để đáp ứng những nhu cầu này, nên một khái niệm thiết kế riêng biệt sẽ

được phát triển từ một sự lựa chọn trong các cách đáp ứng khác nhau Từ một ý tưởng thiết kế người ta sau đó sẽ tổng hợp lại vào thành bộ các đặc tính kĩ thuật cho sản phẩm, ví dụ, bản vẽ phác thảo, danh mục nguyên vật liệu, hoặc đặc tính dịch vụ.”

Tôi có thể nói, đa phần các nội dung của môn học quản trị tác nghiệp này đều có thể ứng dụng trong doanh nghiệp tôi, tuy nhiên cách ứng dụng sẽ có chút khác nhau Môn học là sự tổng hợp và nghiên cứu những quá trình sản xuất, phương thức sản xuất để đưa vào ứng dụng thực tiễn sản xuất doanh nghiệp Yếu tố cơ bản rút ra được là cần phải loại bỏ được những yết tố không cần thiết trong quá trình sản xuất, tác nghiệp Khai thác những yếu tố hiệu quả trong sản xuất Ví dụ: “Sản xuất theo phương pháp Lean” “Phương pháp sản xuất Lean (Lean Manufacturing – Lean Production) là một phương pháp sản xuất được xem là mang lại hiệu quả nhất hiện nay Phương thức sản xuất Lean cũng có nhiều tên gọi và cách nhìn nhận khác nhau, chẳng hạn có thể còn được gọi là phương thức sản xuất Toyota (TPS), phương thức Just In Time (JIT), phương thức sản xuất không dự trữ (Zero Inventory) Mục tiêu của phương thức sản xuất Lean là hoàn toàn loại bỏ các lãng phí xảy ra trong quá trình sản xuất từ đó cho phép cải thiện hệ thống sản xuất tối ưu, tinh gọn (theo đúng nghĩa của từ Lean) Với phương pháp Lean, doanh nghiệp sản xuất có thể giảm chi phí sản xuất, tăng sản lượng đầu ra, và rút ngắn thời gian sản xuất.”

“Tiêu chuẩn hóa công việc.

Tiêu chuẩn hóa công việc có nghĩa là các quy trình và hướng dẫn sản xuất được qui định và truyền đạt rõ ràng đến mức hết sức chi tiết nhằm tránh sự thiếu nhất

quán và giả định sai về cách thức thực hiện một công việc Mục tiêu của việc chuẩn hoá là để các hoạt động sản xuất luôn được thực hiện theo một cách thống nhất, ngoại trừ trường hợp quy trình sản xuất được điều chỉnh một cách có chủ đích Khi các thủ tục quy trình không được chuẩn hoá ở mức độ cao, các công nhân có thể có những suy nghĩ khác nhau về cách làm đúng cho một thủ tục quy trình và dễ đưa đến các giả định sai Mức độ chuẩn hoá cao về quy trình cũng giúp các công ty mở rộng sản xuất dễ dàng hơn nhờ tránhđược những gián đoạn

có thể gặp phải do thiếu các quy tr.nh được chuẩn hoá.”

Phương pháp sản xuất này tôi đang nghiên cứu và áp dụng dưới hình thức tương

tự Bằng việc tiêu chuẩn hóa các công việc, truyền đạt tiêu chuẩn công việc cho nhân viên, quản lý bằng công cụ trực quan sẽ nâng cao được hiệu quả sản xuất trong công việc Tuy nhiên mức độ áp dụng sẽ khác nhau trong từng thời điểm

và từng công việc cụ thể Việc chuẩn hóa bản vẽ, font chữ, các quy định trong bản vẽ Yêu cầu tại nguồn đối với bộ môn kiến trúc, các bộ môn khác là rất cần thiết

Đó là những sơ lược về tình hình sản xuất tại doanh nghiệp tôi và những ưu, nhược điểm trong quy trình sản xuất Những bài học rút ra từ môn học quản trị hoạt động là rất bổ ích và ứng dụng rất hiệu quả trong doanh nghiệp sản xuất nói chung và doanh nghiệp tôi nói riêng Qua môn học tôi đã có cái nhìn trực quan hơn về những vấn đề có thể cải tiến được, những vấn đề sẽ gặp phải trong quá trình sản xuất và từ đó có phương hướng xử lý sau này Qua từng công việc cụ thể việc phát huy những kiến thức thu được sẽ trở nên hiệu quả và mang tính sáng tạo cũng như ứng dụng thực tiễn cao hơn

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1 Giáo trình môn học Quản trị hoạt động MBA

2 Tài liệu môn học Quản trị hoạt động

3 Quy trình sản xuất của doanh nghiệp xây dựng Công ty Cổ phần X3