Các hoạt động quản trị tài chính chịu trách nhiệm về đạt được mục tiêu tài chính của doanh nghiệp… Hệ thống quản lý doanh nghiệp được cấu thành từ các tài liệu về cơ cấu tổ chức, tài liệ
Trang 1n i dung quy trình, các b n h ội dung quy trình, các bản hướng dẫn công việc ản hướng dẫn công việc ướng dẫn công việc ng d n công vi c ẫn công việc ệc và các m u h s l u tr s ẫn công việc ồ sơ lưu trữ số ơ lưu trữ số ư ữ số ố
li u ệc
Quản trị sản xuất và tác nghiệp bao gồm tất cả các hoạt động liên quan đến việc quản trị các yếu tố đầu vào, tổ chức, phối hợp các yếu tố đó nhằm chuyển hóa chúng thành các sản phẩm vật chất hoặc dịch vụ với hiệu quả cao nhất
Để tạo ra sản phẩm dịch vụ doanh nghiệp phải thực hiện ít nhất 3 chức năng
cơ bản: Marketing, sản xuất và tài chính Các hoạt động quản trị Marketing chịu trách nhiệm tạo ra một nhu cầu cho sản phẩm và dịch vụ của tổ chức, quan hệ với khách hàng đảm bảo rằng các hàng hóa đầu ra được đưa tới khách hàng một cách nhanh nhất, ít tốn kém nhất và khách hàng hài lòng nhất Các hoạt động quản trị tài chính chịu trách nhiệm về đạt được mục tiêu tài chính của doanh nghiệp…
Hệ thống quản lý doanh nghiệp được cấu thành từ các tài liệu về cơ cấu tổ chức, tài liệu phân công phân nhiệm các bộ phận, tài liệu đặc tả chức năng các vị trí công việc, các bản quy chế, quy định và cuối cùng là tài liệu về các quy trình hoạt
động (trong đó có nội dung quy trình, các bản hướng dẫn công việc và các mẫu hồ
sơ lưu trữ số liệu) Quy trình tác nghiệp thông thường nhất tại doanh nghiệp chúng tôi tham gia:
+ Các nhiệm vụ quản trị ( các quy tắc hay nhiệm vụ dựa trên quy tắc, chẳng hạn như ai được phép ra vào một khu vực cụ thể)
+ Các nhiệm vụ liên quan đến nhận thức (ví dụ như quyết định một vấn đề…)
+ Các nhiệm vụ liên quan đến động cơ
Thực tế, tại doanh nghiệp tôi đang công tác là công ty xây dựng 319-Bộ Quốc phòng, các công việc của các nhân viên trong các phòng ban, xí nghiệp này thường xuyên có liên quan đến các công việc của các nhân viên trong các phòng
Trang 2ban, xí nghiệp khác Mối liên hệ này được thể hiện trong các quy trình hoạt động và
sự trao đổi thông tin giữa các bước trong các quy trình Hệ thống các quy trình hoạt
động của doanh nghiệp được phân ra thành các quy trình hoạt động sản xuất kinh doanh chính và các quy trình phụ trợ Các quy trình chính có thể được phân chia
thành các quy trình con nhỏ hơn, mỗi quy trình con được phân chia thành các bước theo thứ tự Mỗi bước của quy trình thường là một công việc được xác định bằng
các yếu tố: Đầu vào (nguyên liệu, thông tin), công cụ máy móc, nhân công (nguồn lực) và đầu ra (kết quả) Kết quả của bước trước thường là đầu vào của
bước tiếp theo
CÔNG TÁC QUẢN LÝ CHI PHÍ TRONG CÔNG TY XD 319 - BỘ QUỐC PHÒNG.
1.1 Tổng quan về sơ đổ tổ chức và Quy trình Quản lý chi phí
Ở Việt Nam thì doanh nghiệp quân đội có tính tập trung hoá cao, mặc dù vậy, các doanh nghiệp thường có quyền tự chủ cao, tự tìm kiếm việc làm tổ chức sản xuất kinh doanh đảm bảo thu nhập cho người lao động
Đối với các công trình thi công xây lắp, có các xí nghiệp đóng vai trò triển khai thi công theo chức năng nhiệm vụ được công ty giao Mỗi đơn vị thành viên trong công ty quản lý tổ chức thi công các dự án theo quyết định giao nhiệm vụ phù hợp về chuyên môn từng xí nghiệp Ví dụ: khi thi công dự án xây dựng một tuyến đường cao tốc được giao cho xí nghiệp công trình giao thông có chuyên môn về giao thông; Thi công dự án về rà phá bom mìn, vật nổ sau chiến tranh thì công ty sẽ căn cứ vào nhiệm vụ phân công ủy quyền cho đơn vị chuyên về rà phá bom mìn, vật nổ v.v
Đối với các dự án do Công ty làm chủ đầu tư như dự án đầu tư xây dựng trụ
sở làm việc và văn phòng cho thuê, công ty giao nhiệm vụ cho phòng đầu tư và xí nghiệp khảo sát thiết kế để phác thảo dự án và thiết kế sơ bộ Trong giai đoạn này,
Kỹ sư chuyên ngành và Kiến trúc sư được hỗ trợ bởi đơn vị Tư vân thiết kế và phòng tài chính, ban kiểm toán quản lý chi phí Các đơn vị này được giới thiệu bởi
Kỹ sư chuyên ngành và Kiến trúc sư cho chủ đầu tư lựa chọn Khái toán chi phí
Trang 3chi phí tính toán dựa trên các thông tin cơ bản về dự án, dựa trên điện tích một mét vuông sàn
Khi lượng vốn dành cho dự án được chấp thuận, thiết kế sơ bộ sẽ được trình cho Công ty phê duyệt Bộ phận quản lý chi phí lập dự toán sơ bộ mô tả lượng vốn xây đựng sẽ được chi tiêu như thế nào Dự toán sơ bộ được xác định dựa trên thiết
kế Do đó, Dự toán sơ bộ đưa ra mục tiêu chi phí cho mỗi người trong nhóm thiết
kế Khi các quyết định về thiết kế được đưa ra, bộ phận quản lý chi phí sẽ lập dự toán và dự toán này có liên quan đến dự toán sơ bộ đã được duyệt Nếu bị vượt quá
dự toán sơ bộ được duyệt, dự toán sơ bộ hoặc thiết kẽ sẽ được cảnh báo Chi phí dự phòng trong dự toán sơ bộ sẽ giúp giải quyết các vấn đề xảy ra Mặc dù vậy, thường thì ít khi gặp những thay đổi trong ngân sách hoặc thiết kế sơ bộ trong giai đoạn thiết kế thi công Khi xong thiết kế thi công, Bộ phận quản lý chị phí sẽ lập Biểu khối lượng bao gồm chi tiết tất cả các hạng mục công việc theo yêu cầu thiết
kế Biểu Khối lượng sẽ được áp giá và sau đó sẽ được sử dụng để phân tích chi phí thi công
Đối với các dự án đặc thù do Công ty làm chủ đầu tư Sau khi trao thầu xây dựng, quy trình quản lý chi phí được thiết lập để kiểm soát giá trong quá trình xây dựng do Tư vấn quản lý chi phí tiến hành.Một cách khác để thực hiện dự án của Công ty là dự án được thực hiện bởi một nhà thầu chịu trách nhiệm cả về thiết kề
vả xây dựng Nhà thầu thiết kế và xây dựng có thể được lựa chọn một cách đơn giản thông qua thương thảo hợp đồng giữa nhà thầu và chủ đầu tư
Hoặc, nhà thầu thiết kế và xây dựng được chọn thông qua đấu thầu Chủ đầu
tư sẽ nêu rõ yêu cầu về công trình xây dựng hoàn thành, những phần việc còn lại sẽ thuộc trách nhiệm của Nhà thầu thiết kế và xây dựng Công ty yêu cầu các Nhà thầu đệ trình đề xuất bao gồm thiết kế và giá trọn gói Sau đó sẽ thương thảo hợp đồng để lựa chọn nhà thầu Công ty sẽ lấy ý kiến từ các nhà tư vấn Kiến trúc, kỹ thuật và tư vấn quản lý chi phí để chọn lựa nhà thầu thiết kế và xây đựng Tư vấn quản lý chi phí tham gia vào dự án để giúp chủ đầu tư kiểm soát chi phí dự án
1.2 Nguồn dữ liệu phục vụ cho công tác dự toán
Trang 4Công ty có thể áp dụng nhiều phương pháp tiêu chuẩn đo bóc tách khối lượng cho các dự án hạ tầng và dân dụng Nguồn dữ liệu được cung cấp bởi các đơn vị Tư vấn Quản lý khối lượng nhiều kinh nghiệm, với ngân hàng dữ liệu về đơn giá được xây dựng từ nhân công, vật liệu và máy móc Đơn giá được áp dụng cho bất cứ dự án nào như vậy sẽ tương đối dễ dàng cho Tư vấn quản lý chi phí đo bóc khối lượng của một dự án và vận dụng áp giá các dự án tương tự đã thực hiện trước đây và có sử dụng cùng một phương pháp đó bóc chuẩn Tổng mức đầu tư được xác định dựa trên phác thảo dự án bằng cách tính toán diện tích sàn xây dựng sau đó áp giá tính cho một mét vuông Tư vấn xây dựng có một ngân hàng dữ liệu đơn giá tính trên một mét vuông cho các loại công trình xây dựng khác nhau và giá được dựa trên các hệ số tiêu chuẩn như hệ số sử dụng đất, hệ số diện tích lưu thông,
hệ số diện tích sử dụng chung v.v Khái toán được xác định dựa trên thiết kế phác thảo hoặc thiết kế sơ bộ Bản khái toán này sẽ xem xét thông số, các hệ số để dự tính chi phí Ví dụ, mặt tiền hay khu vực lưu thông Các thông số này có thể sử dụng để phát triển dự toán một cách cụ thể hơn Khi thiết kế được triển khai, các chi tiết thiết kế được cung cấp và dự báo chi phí xây dựng được xác định bởi Tư vấn Quản lý chi phí Dựa trên thiết kế chi tiết và bản vẽ sơ bộ, khối lượng và đơn giá được lập để thực hiện Dự toán sơ bộ - cung cấp thông tin chi tiết về các yếu tố của dự án Các dữ liệu chi phí quan trọng, được sử dụng để lập kế hoạch vốn, dự báo, dự toán sơ bộ lấy từ Biểu khối lượng và đơn giá của dự án được đấu thầu trước đây
1.3 Biểu khối lượng và quy trình đấu thầu
Biểu khối lượng là phương pháp thường được sử dụng cho các mục đích như chuẩn bị hồ sơ thầu, phân tích hồ sơ thầu, quản lý chi phí sau hợp đồng xây dựng Bản vẽ thi công, tiêu chuẩn kỹ thuật, bản thảo hợp đồng, các mẫu bảo lãnh dự thầu cùng với biểu khối lượng sẽ được gửi cho các nhà thầu chính để họ lựa chọn và đệ trình giá thầu cạnh tranh Các nhà thầu chính sẽ làm giá cho biểu khối lượng trong
đó phân ra làm hai loại biểu giá, giá cho những công việc cụ thể đã được xác định
và giá cho phần công việc chưa được xác định rõ ràng tại thời điểm đấu thầu và sau
Trang 5sư Giá bỏ thầu sẽ được phân tích bởi tư vấn quản lý chi phí Thông thường trong trường hợp này nhà thầu đưa ra giá thầu thấp nhất sẽ được quyết định trúng thầu tuy nhiên giá cả sẽ được xem xét kỹ và nếu có bất kỳ một lỗi nào thì sẽ được thông báo cho nhà thầu liên quan
1.4 Mẫu hợp đồng
Thường ở Việt Nam thì các cơ quan đơn vị thường sử dụng hợp đồng xây dựng dưới các dạng hợp đồng trọn gói, hợp đồng theo đơn giá cố định Việc thiết
kế do chủ đầu tư tiến hành Tuy nhiên hợp đồng bao gồm cả Thiết kế và Xây dựng cũng thường sử dụng đối với các dự án chuẩn và trong những năm gần dây có xu hướng áp dụng hợp đồng Xây dựng- Khai thác - Chuyển giao (BOT) và dự án sử dụng vốn Ngân sách nhà nước, tư nhân, Cổ phần
1.5 Quản lý chi phí trong giai đoạn sau khi ký kết hợp đồng xây dựng
Trong giai đoạn sau khi ký kết hợp đồng xây dựng, phương pháp kiểm soát chi phí được sử dụng là phương pháp xác định mốc ngân sách và dự báo ngân sách Mốc ngân sách được lập bởi Tư vấn quản lý chi phí Mốc ngân sách được dùng để
so sánh ngân sách ở thời điểm hiện tại và dự báo cho các giai đoạn trong tương lai Mốc ngân sách này sẽ được cập nhật bất cứ khi nào có sự thay đổi quan trọng (các phát sinh), và được cập nhật hàng tháng Thanh toán cho Nhà thầu thường được dựa trên các đánh giá hàng tháng về khối lượng công việc thực hiện theo tính toán của nhà thầu và đơn giá kiểm tra bởi Tư vấn quản lý chi phí Ví dụ: các công việc được thanh toán hàng tháng dựa trên cơ sở tính toán cơ bản Trong trường hợp có những thay đổi được thực hiện theo yêu cầu công việc nhà thầu sẽ nhận được hướng dẫn cho lệnh thay đổi này, giá trị thay đổi được thoả thuận giữa nhà thầu và
Tư vấn chi phí quản lý Những lệnh thay đổi có thể đã được thoả thuận trong biểu khối lượng Trong trường hợp chậm trễ nhà thầu có thể yêu cầu kéo dài thời gian và vấn đề này sẽ được Kiến trúc sư hoặc tư vấn quản lý chi phí xem xét và những chi phí phát sinh do việc kéo dài thời gian sẽ được tính toán bởi tư vấn quản lý chi phí Trong bất cứ hợp đồng nào thường thì thời gian cho phép để tiến hành nhanh các thủ tục thanh toán cuối cùng sau khi công trình đã hoàn thành là ba tháng
Trang 6Tuy nhiên tại Việt Nam trong giai đoạn sau khi ký kết hợp đồng xây dựng, nhà thầu thường thực hiện các thay đổi trong công trình mà bắt buộc phải có sự đồng ý trước về giá cả cho các thay đổi đó Vì vậy các cơ quan quản lý nhà nước cần xây dựng mẫu chuẩn hợp đồng thường quy định cho vấn đề này và phần lớn các thay đổi được định giá một cách công bằng thông qua việc sử dụng Biểu Khối lượng Quy trình này rất thuận lợi cho tiến độ và hoàn thành dự án
Câu 2:
Có thể nói quản trị sản xuất và tác nghiệp có tầm quan trọng đặc biệt trong hoạt động của doanh nghiệp, nếu áp dụng quản trị tốt, ứng dụng các phương pháp quản trị khoa học sẽ tạo ra khả năng sinh lợi lớn cho doanh nghiệp Ngược lại nếu quản trị kém sẽ làm cho doanh nghiệp thua lỗ, thậm chí bị phá sản Quản trị sản xuất và tác nghiệp có nhiều nội dung phong phú để áp dụng trong môi trường phát triển kinh tế hội nhập ngày nay, cạnh tranh trở thành một yếu tố mang tính quốc tế đóng vai trò quyết định đến sự tồn tại và phát triển của mỗi doanh nghiệp Theo M.E Porre (Mỹ) thì khả năng cạnh tranh của mỗi doanh nghiệp được thể hiện thông qua hai chiến lược cơ bản là phân biệt hóa sản phẩm (chất lượng sản phẩm)
và chi phí thấp Chất lượng sản phẩm trở thành một trong những chiến lược quan trọng nhất làm tăng năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp
Trang 7Áp dụng vào thực tiễn sản xuất kinh doanh là khả năng nhận dạng các loại lãng phí và từng bước loại bỏ chúng một cách có hệ thống chính là trọng tâm của phương pháp Lean Các lãng phí thường hiện diện đa dạng dưới những hình thức sau:
- Sản xuất dư thừa: làm ra nhiều hơn nhu cầu, sớm hơn lúc cần thiết…
- Tồn kho: dư thừa nguyên liệu, sản phẩm dở dang, thành phẩm…
- Chờ đợi: do thiếu nguyên phụ liệu, linh kiện, hướng dẫn, thông tin, chờ xét duyệt…
- Vận chuyển: chuyên chở nguyên liệu từ kho đến nơi sử dụng, thông tin qua lại giữa các khâu, các phòng ban…
- Thao tác: tìm kiếm vật dụng, thiết bị; di chuyển hoặc thao tác không hợp lý gây mệt mỏi…
- Gia công quá mức cần thiết so với yêu cầu khách hàng, sửa chữa hàng bị lỗi…
- Chất lượng: không ổn định, phế phẩm, thông tin sai lệch…
- Lãng phí con người: chất xám, kiến thức, kinh nghiệm của nhân viên không được tiếp thu, tập hợp, chia sẻ…
Liên hệ thực tiễn theo từng đặc thù ngành nghề sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp khác nhau thì tại doanh nghiệp tôi đang công tác là Công ty xây dựng
319 là doanh nghiệp nhà nước trực thuộc Bộ Quốc phòng Sự lớn mạnh của Chúng tôi hôm nay đã góp phần tích cực vào sự nghiệp công nghiệp hoá hiện đại hoá đất nước trong công cuộc xây dựng kinh tế - xã hội trong những năm vừa qua Ngoài lĩnh vực Xây dựng cơ bản, Công ty còn tập trung đầu tư hàng ngàn tỷ đồng vào những công trình trọng điểm sản xuất các loại gạch ngói ceramic, gạch men, ốp lát,
sứ vệ sinh Xây dựng những dây chuyền nhà máy sản xuất các mặt hàng mới như : Vật liệu chịu lửa, xi măng trắng, xi măng đen, fimen, van vòi vệ sinh Có thể nói, tất cả các cơ sở nhà máy sản xuất vật liệu xây dựng của Công ty đều áp dụng dây chuyền công nghệ thiết bị hiện đại tiên tiến nhất hiện nay Với tốc độ tăng trưởng
từ 30 đến 35%/năm, chỉ tính riêng năm 2008 tổng giá trị sản lượng của Công ty đạt trên 1.800 tỷ đồng, kim ngạch xuất khẩu xấp xỉ 60 triệu USD, đem lại tỷ suất lợi nhuận xấp xỉ 8%, và trở thành một trong những DN mạnh của Bộ Quốc phòng
Trang 8Năm 2009 cùng với quyết tâm phấn đấu hoàn thành vượt mức tổng giá trị sản lượng trên 2.500 tỷ đồng Trước sự suy thoái của nền kinh tế thế giới đã gây lên nhiều khó khăn cho doanh nghiệp trong nước, Công ty đã xác định nhiệm vụ trọng tâm của doanh nghiệp là tính hiệu quả trong sản xuất kinh doanh, liên tục trong các tháng và đặc biệt là những ngày gần đây, Công ty đã xác định chiến lược kinh doanh và sản xuất tiêu thụ sản phẩm, đầu tư xây dựng cơ bản, tình hình tài chính, đồng thời rà soát lại kế hoạch, điều chỉnh sản xuất cho phù hợp với nhu cầu thị trường, cắt giảm tối đa những chi phí không cần thiết, nâng cao mẫu mã, chất lượng sản phẩm, tiến độ thời gian cung cấp dịch vụ, sản phẩm đa dạng đến khách hàng … Trong những năm tiếp theo Công ty sẽ tiếp tụcđầu tư mạnh thiết bị thi công hiện đại để chiếm lĩnh những nhà cao tầng và các công trình công nghiệp lớn, đồng thời đào tạo cán bộ có đủ trình độ quản lý tốt các lĩnh vực kỹ thuật kinh doanh, duy trì đội ngũ công nhân lành nghề nhằm đảm bảo chất lượng và hạ giá thành để thắng thầu trước các đối thủ
Tài liệu tham khảo
Các Websites chung:
http://jerz.setonhill.edu/writing/academic/sources/journals/finding.htm
http://eb.com/library/online/index.html
http://www.academicinfo.net/digital.html
http://www.chungta.com
http://www.vneconomy.com.vn/
http://www.lanhdao.net/
http://www.massogroup.com
http://dddn.com.vn
http://kienthuckinhte.com/
http://vietnamwcm.wordpress.com
Các nguồn tài liệu có thể tham khảo:
Administrative Society Quarterly
Trang 9 Millares, M (ed.) 1998, Applied drug information: strategies for information
management Applied Therapeutics, Vancouver.