NGHIÊN cứu lý LUẬN và THỰC HÀNH QUẢN TRỊ HOẠT ĐỘNG

NGHIÊN CỨU LÝ LUẬN VÀ THỰC HÀNH QUẢN TRỊ HOẠT ĐỘNG ỨNG DỤNG TẠI CÔNG TY DỊCH VỤ KIỂM TOÁN VÀ TƯ VẤN UHY CHỦ ĐỀ: Mô tả qui trình tác nghiệp theo các bước công việc đang thực hiện tại doa

NGHIÊN CỨU LÝ LUẬN VÀ THỰC HÀNH QUẢN TRỊ HOẠT ĐỘNG ỨNG DỤNG TẠI CÔNG TY DỊCH VỤ KIỂM TOÁN VÀ TƯ VẤN UHY CHỦ ĐỀ:

Mô tả qui trình tác nghiệp theo các bước công việc đang thực hiện tại doanh nghiệp hoặc tổ chức mà hiện nay anh/chị đang tham gia Trình bày nhận xét của anh/chị về những bất cập hay nhược điểm trong qui trình tác động đến công tác quản lý Vì sao cần cải thiện qui trình để việc thực hiện tốt hơn?

Vận dụng các kiến thức từ môn học Quản trị Hoạt động vào việc cải tiến qui trình tác nghiệp ở doanh nghiệp hoặc tổ chức của anh/chị

PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

Đặt vấn đề:

 Giới thiệu Công ty TNHH Dịch vụ Kiểm toán và tư vấn UHY

 Quản lý hoạt động dịch vụ truyền thống của UHY

 Nhu cầu đổi mới, cải tiến quản trị hoạt động dịch vụ và tác nghiệp tại UHY

 Định hướng nghiên cứu quản trị hoạt động

Nghiên cứu lý luận:

 Khái niệm Quản trị hoạt động sản xuất và tác nghiệp

 Hiểu biết về hệ thống tác nghiệp

 Vai trò quản trị hoạt động tác nghiệp

 Phương thức tác nghiệp hiện đại (LEAN)

Phân tích phát triển lý luận và ứng dụng:

 Mô tả chi tiết quá trình tác nghiệp tiêu chuẩn

 Thực tế hoạt động tác nghiệp và công tác quản trị hoạt động

 Những điểm hạn chế và nhu cầu cải tiến qui trình; Các hoạt động cụ thể

 Cải tiến qui trình: Thuận lợi và khó khăn trong công tác quản lý

 Hiệu quả đã đạt được và các điều chỉnh cần thiết

NỘI DUNG BÁO CÁO

Giới thiệu về Công ty TNHH Dịch vụ Kiểm toán và Tư vấn UHY

Công ty TNHH Dịch vụ Kiểm toán và Tư vấn UHY (UHY LTD) là thành viên độc

Việt Nam là Công ty Kiểm toán IFC, thành lập từ năm 2001, ngay sau khi hành lang pháp lý cho hoạt động kiểm toán độc lập được thiết lập tại Việt Nam để nắm bắt cơ hội thị trường về dịch vụ kiểm toán, các dịch vụ bảo đảm và tư vấn chuyên ngành Đến tháng 8 năm 2006, UHY Việt Nam ra đời trên cơ sở tái thiết IFC nhằm bắt kịp xu thế hội nhập kinh tế toàn cầu và sự phát triển của thị trường tài chính, thị trường chứng khoán tại Việt Nam

Để kết nạp thành viên tham gia hoạt động trong mạng lưới toàn cầu (global network) của UHY Int’l, Hãng đã tiến hành khảo sát và đánh giá toàn diện (due diligent) các hoạt động chuyên môn và quản lý kinh doanh dịch vụ của Công ty cùng với đề án phát triển của UHY Việt Nam Sau khi gia nhập hệ thống của UHY Int’l, bên cạnh lợi ích được hỗ trợ kỹ thuật, chia sẻ kinh nghiệm quản lý, giới thiệu khách hàng và kỹ năng phát triển thị trường từ Văn phòng điều hành của Hãng và các thành viên khác, Công ty cũng phải cam kết chịu sự kiểm soát chất lượng dịch vụ và các qui chế quản

lý chung áp dụng cho thành viên

Quản trị hoạt động dịch vụ truyền thống của UHY

Nói đến quản trị hoạt động trong doanh nghiệp dịch vụ phải nói đến quản trị hoạt động kinh doanh dịch vụ trong phạm vi toàn thể doanh nghiệp nhằm hoàn thành và cung cấp dịch vụ cho xã hội và quản trị qui trình tác nghiệp chuyên môn để thực hiện dịch vụ (hoặc nhóm dịch vụ) liên quan đến từng khách hàng cụ thể do đặc trưng của dịch vụ là tính đơn chiếc và không đồng nhất Đối với UHY, do đặc thù hoạt động dịch vụ có tính chất đảm bảo nên có những đòi hỏi khắt khe đặt ra cho doanh nghiệp trong việc quản trị hoạt dộng dịch vụ truyền thống cũng như trong việc quản trị tác nghiệp theo qui trình kỹ thuật Qui trình tác nghiệp kỹ thuật mang tính chuyên môn cao và phạm vi ảnh hưởng cũng như việc đánh giá hiệu quả thực hiện có tính riêng lẻ theo mỗi khách hàng, mỗi hợp đồng hoặc mỗi dịch vụ cụ thể Tuy nhiên, do hoạt động kiểm toán độc lập có những tiêu chuẩn và qui tắc chung nên việc đồng bộ hóa qui trình quản trị dịch vụ và quá trình hoạt động tác nghiệp có những điểm thuận lợi nhất định

Nhu cầu đổi mới, cải tiến quản trị hoạt động dịch vụ và tác nghiệp tại UHY

Ngay sau khi thành lập, UHY đã có một khởi đầu rất thuận lợi bởi có đội ngũ nhân sự rất mạnh cả về số lượng và chất lượng, có sẵn quan hệ và uy tín với nhiều khách hàng hiện tại, có hệ thống trang thiết bị và hạ tầng hiện đại vừa được đầu tư mới Vì vậy, UHY đã có 2 năm phát triển “nóng”, nhanh chóng đạt và vượt chỉ tiêu kế hoạch kinh doanh hàng năm với mức tăng trưởng đạt tới 120 đến 140% (năm 2007) và 70% đến 95% (năm 2008) cả về doanh số, kết quả, nhân sự và khách hàng trên mỗi nhóm dịch

vụ kinh doanh chính là kiểm toán tài chính, kiểm toán xây dựng và tư vấn đào tạo

Tuy nhiên, tại thời điểm cuối năm 2008, sau hai năm phát triển mạnh mẽ với kết quả rất khả quan, kế hoạch kinh doanh đầu năm 2009 cho thấy những dấu hiệu rất đáng lo ngại về hiệu quả kinh doanh Phân tích các nguyên nhân trực tiếp, Ban lãnh đạo UHY phân thành 2 nhóm yếu tố khách quan và chủ quan Các yếu tố khách quan như khủng hoảng kinh tế xã hội ảnh hưởng lớn đến thị trường tài chính trong nước, cạnh tranh gay gắt giữa các công ty kiểm toán độc lập không chỉ ảnh hưởng trực tiếp đến thị

trường đầu ra mà còn ảnh hưởng đến các nguồn lực đầu vào của nhau Bên cạnh đó,

lộ trình phát triển tiếp theo của UHY là phải kiện toàn hệ thống tổ chức doanh nghiệp, quản trị hoạt động dịch vụ và kiểm soát chất lượng không chỉ phù hợp với hành lang pháp lý đang ngày càng hoàn thiện liên quan đến kiểm soát chất lượng hoạt động kiểm toán độc lập nói chung, kiểm toán các công ty niêm yết, tổ chức phát hành và kinh doanh chứng khoán Mặt khác, việc kiện toàn hệ thống sẽ giúp UHY khắc phục được các hạn chế, loại bỏ lãng phí, tạo cơ hội tăng trưởng doanh thu, nâng cao hiệu quả kinh tế

Định hướng nghiên cứu quản trị hoạt động

Trong khuôn khổ bài viết này sẽ đề cập đến cả hai phần chung và riêng nêu trên, đó là việc quản trị hoạt động cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp kiểm toán và quản trị qui trình kỹ thuật tác nghiệp chuyên môn của một dịch vụ kiểm toán độc lập tiêu biểu là kiểm toán báo cáo tài chính Các tài liệu thực tế được thu thập trong quá trình công tác tại UHY và những ứng dụng từ môn học Quản trị hoạt động tác nghiệp trong chương trình đào tạo Thạc sỹ quản trị kinh doanh quốc tế của Đại học Quốc gia Hà Nội và Đại học Griggs Hoa Kỳ

Khái niệm quản trị hoạt động sản xuất và tác nghiệp

Quản trị hoạt động sản xuất và tác nghiệp bao gồm tất cả các hoạt động liên quan đến việc quản trị các yếu tố đầu vào, tổ chức, phối hợp các yếu tố đó nhằm chuyển hóa chúng thành các sản phẩm vật chất hoặc dịch vụ với hiệu quả cao nhất

Quản trị hoạt động sản xuất cùng với quản trị hoạt động marketing và quản trị hoạt động tài chính là ba chức năng cơ bản trong doanh nghiệp, nhằm giúp cho doanh nghiệp đạt được mục tiêu sản xuất kinh doanh Ba chức năng tài chính, tiếp thị và sản xuất phải được thực hiện một các đồng bộ, nhịp nhàng, mới có thể phát huy hiệu quả, mang lại thành công cho doanh nghiệp Trong mối tương quan đó, hoạt động sản xuất

ra các sản phẩm hàng hóa hoặc dịch vụ là chức năng trung tâm, tạo ra giá trị cốt lõi của một doanh nghiệp, các chức năng marketing và tài chính xoay quanh nó

Trong các doanh nghiệp kinh doanh trong ngành dịch vụ nói chung, kiểm toán và tư vấn nói riêng, do tính không tách rời của khâu sản xuất và khâu tiêu thụ nên qui trình kinh doanh cũng có những nét đặc trưng riêng và đặt ra những đòi hỏi đặc biệt đối với qui trình quản trị kinh doanh chung và qui trình tác nghiệp đối với mỗi loại hình dịch

vụ hoặc nhóm dịch vụ

Hiểu biết về hệ thống tác nghiệp

Phát triển trên nền tảng lý thuyết có tính tiên phong của Russel Ackoff, khi nói đến hệ thống tác nghiệp hoạt động kinh doanh chung trong một tổ chức là nói đến đồng thời

và tổng thể không thể chia nhỏ các tác nghiệp để thực hiện các hoạt động liên quan

đến 3 chức năng cơ bản về marketing (thị trường), về sản xuất kinh doanh và về tài chính Quản trị thực hiện tốt, đồng bộ và hiệu quả cả 3 hoạt động này mới có thể hoàn thành mục tiêu của tổ chức

Còn khi nói đến hệ thống tác nghiệp sản xuất kinh doanh là ta nói tới các nội dung hoạt động cụ thể, các thao tác kỹ thuật chuyên môn được bố trí, sắp xếp một các tuần

tự, tuân theo qui trình kỹ thuật, theo logíc hợp lý (mà ta hay gọi là “vận trù học”), sử dụng các yếu tố đầu vào, chuyển hoá chúng để tạo ra các sản phẩm hàng hoá hoặc thực hiện các dịch vụ, đảm bảo tiết kiệm và đạt hiệu quả về mặt tổng thể

Vai trò quản trị hoạt động và tác nghiệp

Quản trị hoạt động sản xuất và tác nghiệp là các hoạt động tổ chức và kiểm soát các yếu tố tham gia bao gồm: con người, vật tư, thiết bị, trình tự, kỹ thuật, công nghệ, và các hoạt động triển khai thực hiện qui trình; lập kế hoạch ngắn hạn, dài hạn về thời gian và địa điểm, số lượng và chất lượng, kiểm soát thực hiện, can thiệp và điều chỉnh tức thời, đánh giá kết quả, kiện toàn hệ thống, cải tiến qui trình…

Muốn quản trị hệ thống kinh doanh và tác nghiệp sản xuất, ta cần phải:

- hiểu được đầy đủ về mục tiêu đầu ra trực tiếp và gián tiếp, hình thái vật chất và phi vật chất, cách thức đo lường;

- hiểu được nguồn lực đầu vào có thể huy động được bao gồm cả nguồn lực bên trong và các yếu tố tác động từ môi trường bên ngoài, các nguồn lực sơ cấp tại chỗ

và các nguồn thứ cấp có thể khai thác được; và

- đặc biệt, phải hiểu qui trình kỹ thuật của sản xuất, hay là cách thức phối hợp các nguồn lực để chuyển hoá các yếu tố đầu vào thành đầu ra của hệ thống

Và để phát huy tốt công tác quản trị, không thể thiếu sự quan sát, đo lường và đánh giá kết quả, phân tích nguyên nhân, tìm các biện pháp khắc phục Do đó, các hoạt động quản trị tác nghiệp và kinh doanh cơ bản cũng cần phối hợp thực hiện các hoạt động hỗ trợ như chính sách thu nhập, hệ thống định mức, tiêu chuẩn và tiêu chí đánh giá, các công cụ đo lường kết quả, kiểm soát ảnh hưởng của các yếu tố ngoại vi theo hướng tích cực… Thực chất, các hoạt động này không tách rời nhau mà cần phải nằm trong tổng thể hoạt động quản trị kinh doanh của doanh nghiệp, các hoạt động hỗ trợ làm gia tăng giá trị và hiệu quả của hoạt động quản trị chung

Nền kinh tế thế giới đang phát triển theo xu hướng chuyên môn hoá, hiện đại hoá và hội nhập toàn cầu, khoảng cách công nghệ kỹ thuật sản xuất bị thu hẹp, sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp chuyển sang cạnh tranh công nghệ quản lý doanh nghiệp và cạnh tranh về nguồn lực Qua đó, quản trị hoạt động doanh nghiệp đã dần hoàn thiện

và ngày càng nâng cao trong cả nghiên cứu khoa học mà trong thực tế nền kinh tế Thông qua quản trị hoạt động tác nghiệp một cách chuyên nghiệp, qui trình tác nghiệp sản xuất được sắp xếp và điều chỉnh khoa học hơn, tiết kiệm hơn và tạo ra hiệu quả tốt hơn cho doanh nghiệp

Phương thức tác nghiệp hiện đại (LEAN)

Phương pháp LEAN là phương pháp tác nghiệp sản xuất kinh doanh được xem là mang lại hiệu quả nhất hiện nay Mục tiêu của phương pháp này là hoàn toàn loại bỏ lãng phí xảy ra trong quá trình sản xuất, từ đó cho phép cải thiện hệ thống sản xuất tối

ưu, tinh gọn, sản xuất đúng lúc, kịp thời (JIT – Just in time), không có hàng hoá tồn đọng dự trữ trong kho (Zero inventory) Qua đó, doanh nghiệp sản xuất có thể giảm chi phí sản xuất, tăng sản lượng đầu ra và rút ngắn thời gian sản xuất, tăng vòng quay vốn…

Mục tiêu cụ thể của phương pháp Lean là nhằm loại bỏ bảy lãng phí cơ bản trong các chu trình sản xuất kinh doanh thông thường sau:

Một là Giảm lãng phí hữu hình: Phương pháp Lean tập trung vào mục tiêu tận dụng

tối đa nguồn nguyên vật liệu, tỷ lệ tiêu hao hợp lý, kiểm soát hao hụt theo định mức trong điều kiện bình thường Đồng thời, Lean cố gắng đảm bảo chất lượng sản phẩm đồng đều, không có phế phẩm hoặc tỉ lệ phế phẩm thấp Lean cũng tìm cách tái chế, tái sử dụng phế phẩm quay lại chu kỳ sản xuất hoặc biến nó thành các sản phẩm phụ

có thể bán được, hoặc đơn giản là tập hợp, thu gom phế thải, phế phẩm đem bán hơn

là để chúng rơi vãi đi

Hai là Rút ngắn chu kỳ sản xuất kinh doanh: Phương pháp Lean tìm cách rút ngắn

chu kỳ sản xuất kinh doanh và qui trình tác nghiệp thông qua giảm thời gian thực hiện từng công đoạn, công việc và thời gian tổng thể Để làm được điều này, doanh nghiệp cần sắp xếp lại các công đoạn theo trình tự phù hợp hơn, tăng tính kế thừa liên tiếp, tổ chức kết hợp và chuyển giao kịp thời, không để phải ngừng, hoặc phải chờ đợi Trong nhiều trường hợp, Lean tìm cách phát hiện và khắc phục sự lãng phí khi doanh nghiệp tạo ra những sản phẩm có quá nhiều tính năng thừa mà khách hàng không yêu cầu, hoặc khi phải tiến hành đầy đủ qui trình dịch vụ trong khi khách hàng lại chỉ trả tiền cho một vài công đoạn trong đó Như vậy việc cần phải làm là thiết kế sản phẩm nhiều cấp độ, nhiều lựa chọn, hoặc có thể chia nhỏ dịch vụ phù hợp hơn với nhu cầu của khách hàng hay là thiết kế các qui trình tác nghiệp rút gọn hoặc tuỳ biến

Lean cũng có thể đơn giản chỉ là rút gọn thời gian hoàn thành toàn bộ sản phẩm thông qua việc sắp xếp theo tuần tự phù hợp, liên tục các thao tác, hoặc các phần việc riêng

lẻ thành một qui trình liên hoàn, không có gián đoạn, không phải dừng lại chờ đợi, hoặc đơn giản không cần phải nhập kho bán thành phẩm, hoặc xếp chúng ra khỏi dây chuyền hoặc thậm chí không cần phải đặt chúng xuống đất

Ba là, giảm lãng phí do tồn kho: Nghiên cứu của Lean chỉ ra sự lãng phí do mức tồn

kho cao, được hiểu cụ thể là do nguyên liệu hàng hoá chậm luân chuyển, dẫn đến ứ đọng vốn tài chính, và càng lãng phí hơn khi nguồn lực đầu vào hữu hạn phân bổ cho những sản phẩm không thể bán được để thực hiện giá trị và thu hồi tài chính về cho doanh nghiệp Tuy nhiên, trong phạm vi quản trị hoạt động, khi đề cập và phân tích hiện tượng lãng phí do mức tồn kho cao là nói đến khía cạnh hợp lý hoá của việc tổ

chức hoạt động sản xuất, qui trình tác nghiệp Việc tập hợp các nguồn lực phục vụ cho sản xuất (gồm cả tài lực, vật lực và nhân lực) phải phù hợp về số lượng tiêu hao, lập kế hoạch huy động vốn, mua hàng, tuyển dụng nhân sự đáp ứng đủ cho nhu cầu sản xuất nhưng cũng phải đúng thời điểm, tránh lãng phí do tập kết nguồn lực mà chưa khai thác được còn hoạt động cần trước lại chưa đáp ứng kịp thời Đương nhiên, người tổ chức sản xuất cần tập hợp các đơn hàng cùng loại, tiếp kiệm chi phí chuẩn bị sản xuất, và bên cạnh đó, anh ta cần tính toán đến thời điểm giao hàng của từng đơn đặt hàng, nhất là các đơn hàng gồm nhiều loại sản phẩm khác nhau sao lượng hàng sản xuất đến đâu, có thể giao hàng ngay và đáp ứng kịp thời yêu cầu của khách hàng

Bốn là, tăng năng suất lao động: việc tăng năng suất lao động nhằm đảm bảo tăng

hiệu quả thu được trong việc khai thác nguồn nhân lực hữu hạn Tăng năng suất lao động nội tại của từng người lao động là tăng số lượng thao tác hoặc tăng kết quả thu được trong một đơn vị thời gian Tăng năng suất lao động cũng là giảm thiểu các động tác thừa, giảm thời gian chuẩn bị, thời gian chờ đợi, đây chính là mục đích chính của Lean khi nghiên cứu quản trị hoạt động Đối với những hoạt động phải sử dụng nhiều cấp bậc lao động khác nhau, việc tăng năng suất lao động bình quân phụ thuộc vào cơ cấu nhân sự và tổ chức phân công cho các nhân viên, đảm bảo phát huy tối đa hiệu quả của toàn hệ thống, tránh việc sử dụng nhân sự cấp thấp vào các công việc khó khăn làm cho kéo dài thời gian hoàn thành hoặc sử dụng lãng phí chất xám của nhân sự cao cấp, mất thời gian thực hiện các thao tác công việc giản đơn…

Năm là, tận dụng thiết bị và mặt bằng: Cũng như nguyên tắc chung đối với việc khai

thác và tối ưu hoá hiệu quả từ các nguồn lực hữu hạn, để tận dụng mặt bằng sản xuất

là việc tính toán nhu cầu mặt bằng cần thiết cho nhiều mục đích cụ thể, từng công trình với công năng khác nhau Việc thuê mướn, đầu tư mặt bằng sản xuất phải bám sát vào nhu cầu sử dụng cho sản xuất từng thời kỳ và kế hoạch đầu tư phát triển mở rộng sản xuất Việc thuê mặt bằng cho cả một dự án dài kỳ đương nhiên tạo ra lãng phí do không khai thác hết mặt bằng trong thời gian đầu hoặc các giai đoạn đầu Như thế, việc tính toán và đầu tư hạ tầng cho toàn bộ diện tích đất thuê cũng là sự lãng phí, ngoài ra, cũng phải tính đến các hình thức khai thác khác trong giai đoạn ban đầu này

để tránh lãng phí do tiền thuê phải trả cho phần diện tích chưa khai thác

Tương tự như đầu tư mặt bằng sản xuất, việc đầu tư thiết bị cần tính đến kế hoạch kinh doanh dài hạn và tối ưu hoá hiệu suất khai thác thiết bị trong hoạt động của doanh nghiệp Cụ thể, doanh nghiệp cần ưu tiên đầu tư những thiết bị nằm trong dây chuyền, không tách rời hoặc liên quan trực tiếp đến vận hành chung của cả dây chuyền Các thiết bị ít sử dụng, hoặc sử dụng không thường xuyên, hoặc có thể thay thế thì xếp sau trong danh sách ưu tiên đầu tư, thậm chí, doanh nghiệp không đầu tư

mà chỉ lựa chọn hình thức thuê hoạt động Trong trường hợp đầu tư hoặc đi thuê hoạt động các thiết bị sử dụng luân chuyển cho nhiều hoạt động khác nhau, cho nhiều đơn

vị hoặc sử dụng cho thi công tại thực địa nhưng các địa điểm xa nhau, thời gian khác nhau, doanh nghiệp phải lập kế hoạch sản xuất kinh doanh để sử dụng hiệu quả các thiết bị

Sáu là, tính linh động: Khi các dây chuyền sản xuất hoặc các hệ thống kinh doanh

cho phép tạo ra nhiều loại sản phẩm hàng hóa, dịch vụ khác nhau thì cần đến các thao tác hoặc nhóm thao tác giúp cho việc chuyển toàn bộ các thiết bị đang sản xuất sản phẩm này sang sản phẩm khác hoặc từ qui trình kinh doanh dịch vụ này sang dịch vụ khác Lean phát hiện ra rằng, lãng phí phát sinh chính từ việc tổ chức sản xuất làm kéo dài thời gian, tốn kém chi phí và điều này chỉ có thể khắc phục được nếu có sự tính toán và tổ chức lịch sản xuất các sản phẩm sao cho giảm thiểu thời gian chuẩn bị sản xuất, thay khuôn, thay nguyên liệu, làm sạch, thậm chí ngay ở khâu nhận đơn hàng, gom các đơn hàng cùng loại vào 1 phiếu lệnh sản xuất, hoặc sắp xếp các lệnh sản xuất sao cho tính kế thừa cao nhất Đối với ngành kinh doanh dịch vụ, tính linh động thể hiện ở sự sẵn sàng, nghĩa là từ việc thiết lập các dịch vụ, nhóm dịch vụ cùng loại, tương đồng và trang bị kiến thức, kỹ năng cho nhân viên để có thể thực hiện tốt các loại dịch vụ khác nhau Việc phân cấp nhân sự, sắp xếp và phân công công việc cho họ cũng là 1 vấn đề then chốt trong các doanh nghiệp dịch vụ cho phép cung cấp các dịch vụ có cấp độ khác nhau, tùy theo từng yêu cầu cụ thể

Bảy là, sản lượng: Khi nói đến lãng phí về sản lượng, Lean chỉ ra rằng sự so sánh

giữa các hoạt động cùng nội dung, tính trên một lượng đầu tư hữu hạn cụ thể, ý nghĩa chính là hiệu suất của hoạt động Ta nhận thấy, để cắt giảm lãng phí này, cần tăng sản lượng (tuyệt đối) trên một giá trị hữu hạn các nguồn lực, bao gồm cả vốn đầu tư, trang thiết bị kỹ thuật, hạ tầng cơ sở, nguồn nhân lực, thời gian… Chính vì vậy, nội dung thứ 7 này là tổng hợp các nội dung nêu trên, là mục tiêu cuối cùng của những nỗ lực làm giảm lãng phí trong quản trị hoạt động

Mô tả chi tiết quá trình tác nghiệp tiêu chuẩn ở UHY

Một hệ thống qui trình tổ chức hoạt động kinh doanh dịch vụ của UHY gồm các khâu:

Thiết lập bộ máy

hệ thống

doanh nghiệp

1 Xác định thị trường và khách hàng mục tiêu

2 Lập kế hoạch kinh doanh tổng thể

3 Thiết kế dịch vụ

cơ bản và các dịch

vụ gia tăng

1 Thiết kế qui trình tác nghiệp phù hợp tiêu chuẩn

kỹ thuật

2 Xây dựng hệ thống định mức tiêu chuẩn trung bình

3 Thiết lập hệ thống mẫu biểu

Đo lường kết quả: Thực hiện các dịch vụ Tập trung các nguồn

lực cần thiết:

Giá trị tài chính:

1 Doanh thu

2 Chi phí

3 Thu hồi nợ

4 Tái đầu tư nguồn

lực tiếp tục kinh

doanh

Đánh giá chỉ số niềm tin

của thị trường (*)

1 Thực hiện qui trình tác nghiệp dịch vụ

2 Điều phối các nguồn lực

3 Kiểm soát chất lượng, thời gian và kết quả

4 Đánh giá mức

độ hài lòng

1 Trang thiết bị và

hạ tầng kỹ thuật

2 Cơ cấu nhân sự

đã được đào tạo phân theo cấp bậc

và được sắp xếp phù hợp cho các dịch vụ và hoạt động

3 Vốn lưu động thực hiện dịch vụ

Hình 1: Qui trình quản trị hoạt động chung của UHY (*) thị trường bao gồm: các cơ quan quản lý NN, các tổ chức nghề nghiệp, các tổ chức tham gia thị trường tài chính, khách hàng, khối các nhà đầu tư chuyên nghiệp…

Trên thực tế, khâu thực hiện dịch vụ không chỉ là khâu quan trọng nhất trong qui trình kinh doanh của công ty, mà đó còn là qui trình tác nghiệp dịch vụ chính, hoàn chỉnh gồm 3 nội dung cơ bản của quản trị hoạt động: quản trị marketing, quản trị kinh doanh và quản trị tài chính Qui trình tác nghiệp này bao gồm trọn vẹn các khâu từ tập hợp đầu vào, bố trí nguồn lực, kỹ thuật nghiệp vụ đến khâu tiêu thụ dịch vụ (đầu ra) Hiện tại, UHY được tổ chức thành các phòng ban, thực hiện các chức năng chuyên môn tương đối hoàn chỉnh và độc lập với nhau, khối quản lý chung bao gồm Ban

Tổng Giám đốc cùng với các phòng Nhân sự, Kế toán, Hành chính và Kỹ thuật (xem

sơ đồ trang sau)

TỔNG GIÁM ĐỐC

Tổ Trợ lý và Thư ký Phiên dịch - Phát hành

Ban Đào tạo Nghiên cứu - Phát triển

và Kiểm soát chất lượng

Phó Tổng Giám đốc

phụ trách

kiểm toán

Phó Tổng Giám đốc phụ trách

tư vấn tài chính

Phó Tổng Giám đốc phụ trách tư vấn và làm dịch vụ Thuế

Phó Tổng Giám đốc phụ trách Hành chính - Nhân sự

Các Giám đốc

Tư vấn thuế Thu nhập doanh nghiệp

Phòng IT và quản trị thông tin

Phòng Kiểm

toán báo cáo tài

chính doanh

nghiệp

Tư vấn Quản trị Tài chính Doanh nghiệp

Tư vấn thuế Thu nhập cá nhân

Phòng Hành chính

Phòng Kiểm

toán dự án,

kiểm toán nội

bộ và kiểm toán

tuân thủ

Dịch vụ Định giá Doanh nghiệp, Tài sản

Tư vấn Hỗ trợ chính sách thuế

Phòng Kiểm

toán hoạt động

đầu tư xây lắp

Tái cơ cấu DN

Cổ phần hóa Mua bán Sáp nhập

Kê khai, quiết toán và các dịch

vụ khác về thuế

Phòng PR

và Marketing

Phòng Kiểm

toán tổng hợp

tại Chi nhánh

TP Hồ Chí

Minh

Phòng

Tư vấn tài chính tại Chi nhánh

TP Hồ Chí Minh

Phòng

Tư vấn thuế tại Chi nhánh

TP Hồ Chí Minh

Phòng Tài chính

Kế toán

Hình 2: Sơ đồ tổ chức bộ máy hoạt động của UHY

Với cơ cấu tổ chức và qui trình hoạt động chung như trên, UHY đang cung cấp các dịch vụ chuyên nghiệp, được chia thành hai nhóm dịch vụ cơ bản:

- dịch vụ bảo đảm, gồm: kiểm toán, soát xét và các dịch vụ bảo đảm khác

- dịch vụ tư vấn, gồm: tư vấn tài chính, tư vấn và làm các dịch vụ về thuế và các dịch vụ khác

Qui trình quản trị hoạt động chung và Sơ đồ tổ chức bộ máy hoạt động của UHY đã cho thấy công ty chú trọng đến chất lượng dịch vụ, đặc biệt là nhóm dịch vụ bảo đảm, đồng thời trong quá trình cạnh tranh gay gắt, công ty luôn chú trọng đến nâng cao

hiệu quả trong quản trị hoạt động tác nghiệp và quản trị hoạt động chung, mang lại lợi ích cho khách hàng đồng thời tạo lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp dịch vụ

Qui trình tác nghiệp dịch vụ bảo đảm được trình bày dưới đây được ban hành, áp dụng và thực hiện kiểm soát trên cơ sở Phương pháp luận kiểm toán cơ bản do Ban lãnh đạo UHY đã cùng với các chuyên gia cao cấp đến các hãng kiểm toán lớn nhất (Big4) để xây dựng nên, và cũng đã được UHY International đánh giá cao trong quá trình xem xét tổng thể (due diligent) trước khi kết nạp gia nhập thành viên của hãng Sau này, UHY International đã hỗ trợ kỹ thuật để hoàn thiện nó thành UHY Audit Approach (UAA)

Mô tả chi tiết quá trình tác nghiệp tiêu chuẩn

Lập kế hoạch kiểm toán

Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ Thực hiện các thử nghiệm

chọn các chu trình kinh doanh cơ bản

tiết cho các thử nghiệm cơ bản

hiện hữu và hiệu lực của hệ thống kiểm

cho tất cả các chu trình kinh doanh trong hệ thống

hệ thống KSNB cho một số chu trình

kinh doanh đã lựa chọn

3 Cân nhắc tính đầy đủ và thích hợp của các bằng chứng kiểm toán thu thập được

sai sót trọng yếu

1

Hoàn thành kiểm toán

1 Tiến hành các thủ tục hoàn thiện

2 Thực hiện phân tích báo cáo tài chính, đánh giá các giả định, ước tính và việc trích lập dự phòng

3 Đánh giá tổng quát về báo cáo tài chính sau kiểm toán

4 Dự thảo Báo cáo kiểm toán và Thư quản lý

5 Thảo luận và phát hành Báo cáo kiểm toán và Thư quản lý

2 2*

Khách hàng chấp thuận kết quả kiểm

toán, dịch vụ hoàn thành và Hợp đồng

được thanh lý

Khách hàng không chấp nhận kết quả, dịch vụ hoàn thành nhưng Hợp đồng không được thanh lý