Thiết kế hệ thống thông tin kế toán vật tư tại Công ty Cổ phần xây dựng số II Thái Nguyên

LỜI CẢM ƠNTrong quá trình nghiên cứu và hoàn thành đồ án “Xây dựng phần mềm quản lývật tư tại Công ty Cổ phần xây dựng số II Thái Nguyên”, em đã nhận được sự giúp đỡnhiệt tình của thầy g

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi

Các số liệu, kết quả nêu trong đồ án là trung thực, xuất phát từ tình hình thực tếcủa đơn vị thực tập

Hà Nội, ngày 26 tháng 4 năm 2012

Tác giả đồ án

Trần Thùy Anh

LỜI CẢM ƠN

Trong quá trình nghiên cứu và hoàn thành đồ án “Xây dựng phần mềm quản lývật tư tại Công ty Cổ phần xây dựng số II Thái Nguyên”, em đã nhận được sự giúp đỡnhiệt tình của thầy giáo hướng dẫn, các thầy cô trong khoa hệ thống thông tin kinh tế,ban lãnh đạo công ty cổ phần xây dựng số II Thái Nguyên, cô Phạm Thị Huệ – kế toántrưởng, và các anh chị trong phòng kế toán tài chính

Với lòng biết ơn sâu sắc em xin chân thành cảm ơn thầy giáo TS Nguyễn HữuXuân Trường đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em trong suốt thời gian qua Thầy đã chỉbảo và cung cấp cho em những kiến thức quý báu để em hoàn thành chuyên đề này

Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo khoa Hệ thống thông tin kinh tế đã

có những bài giảng bổ ích và sự giảng dạy nhiệt tình trong suốt thời gian em theo họctại trường, để em có thể vận dụng tốt kiến thức chuyên môn hoàn thành tốt đồ án tốtnghiệp

Thực hiện đề tài này em còn nhận được sự giúp đỡ tận tình của các anh các chị,

ở đơn vị thực tập, em chân thành cảm ơn ban lãnh đạo Công ty Cổ phần xây dựng số IIThái Nguyên đã tạo mọi điều kiện giúp đỡ em trong suốt quá trình thực tập

Em xin cảm ơn gia đình, bạn bè và người thân luôn luôn động viên và hỗ trợ emtrong suốt quá trình học tập

Đồ án đã hoàn thành, song không tránh khỏi những hạn chế nhất định em mongmuốn tiếp tục nhận được những ý kiến đóng góp của thầy cô và bạn bè

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 26 tháng 04 năm 2012

Sinh viên Trần Thùy Anh

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN 1

LỜI CẢM ƠN 2

MỤC LỤC 3

KÍ HIỆU VÀ VIẾT TẮT 6

PHẦN MỞ ĐẦU 7

Mục đích, phạm vi đề tài 8

Đối tượng nghiên cứu 8

Phương pháp nghiên cứu 8

PHẦN NỘI DUNG 10

CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ HTTT VÀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT TƯ 10 1.1.TỔNG QUAN HỆ THỐNG THÔNG TIN 10

1.1.1.Sơ lược hệ thống thông tin 10

1.1.2.Chu trình phát triển một HTTT 13

1.1.3 Một số khái niệm 16

1.1.4 Giới thiệu chung về Microsoft Visual Foxpro (VFP) 19

3.2.TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT TƯ 19

3.1.Nhiệm vụ của kế toán vật tư 19

4.2.Phân loại vật tư 20

4.3.Nguyên tắc kế toán 23

4.4.Mô hình hóa hoạt động nhập, xuất kho 26

4.5.Kế toán tổng hợp vật tư 27

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HTTT KẾ TOÁN VẬT TƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG SỐ II THÁI NGUYÊN 31

2.1.KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG SỐ II THÁI NGUYÊN 31

2.1.1.Giới thiệu chung về Công ty CP xây dựng số II Thái Nguyên 31

2.1.2.Cơ cấu tổ chức công ty 32

2.2.THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT TƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG SỐ II THÁI NGUYÊN 35

2.2.1.Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán 35

2.2.2.Đặc điểm hạch toán của Công ty 36

2.2.3.Hình thức tổ chức công tác kế toán 36

2.2.4.Hệ thống chứng từ, sổ sách và báo cáo áp dụng tại Công ty 37

2.2.5.Kế toán tổng hợp vật tư tại Công ty Cổ Phần xây dựng số II Thái Nguyên 38

2.3.NHẬN XÉT VÀ GIẢI PHÁP CHUNG 43

2.3.1 Tổ chức kế toán, cơ sở vật chất, con người 43

2.3.2 Hình thức kế toán 44

2.3.3 Các chứng từ sử dụng 44

2.3.4 Tổ chức bộ sổ kế toán nguyên vật liệu 45

2.3.5 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán nguyên vật liệu 46

2.4.PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VẬT TƯ TẠI CÔNG TY CP XÂY DỰNG SỐ II THÁI NGUYÊN 46

2.4.1.Mục tiêu của hệ thống 46

2.4.2.Mô tả bài toán và xác định yêu cầu 47

2.4.3.Mô hình chức năng hệ thống 55

2.4.4.Mô hình dữ liệu hệ thống 60

CHƯƠNG III: THIẾT KẾ VÀ XÂY DỰNG HTTT KẾ TOÁN VẬT TƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG SỐ II THÁI NGUYÊN 71

3.1.Mô hình logic 71

3.1.1.Chuyển đổi mô hình E-R sang mô hình quan hệ 71

3.1.2.Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý 75

3.1.3.Các giao diện của hệ thống 80

3.2.Giới thiệu các chức năng và Module chương trình 94

3.3.Các hạn chế và phương hướng phát triển đề tài 94

PHỤ LỤC 95

KẾT LUẬN 107

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 108

Nguyên vật liệuNhập-xuất-tồnXây dựng

PHẦN MỞ ĐẦU

Hệ thống thông tin - Một trong những ngành mũi nhọn của công nghệ thông tin

- đã có nhiều ứng dụng trong quản lý kinh tế, đặc biệt là quản lý các doanh nghiệp.Quản trị dữ liệu trong hệ thống thông tin là một lĩnh vực quan trọng của khoa học vàcông nghệ thông tin, cho phép tin học hóa hệ thống thông tin quản lý của đơn vị mộtcách hiệu quả nhất phục vụ yêu cầu quản lý kinh doanh

Việc ứng dụng máy vi tính để quản lý thông tin đã phát triển mạnh ở các nướctiên tiến từ những thập niên 70 của thế kỷ XX Hiện nay, ở nước ta vấn đề áp dụng tinhọc để xử lý thông tin trong công tác quản lý đã trở thành nhu cầu bức thiết, các doanhnghiệp từng bước tin học hóa quản lý thông tin cho đơn vị mình Tuy nhiên trong thờigian qua, việc tin học hóa chưa mang lại hiệu quả như mong muốn bởi vì các doanhnghiệp thường quan tâm tới trang bị hệ thống máy tính hiện đại hơn là xây dựng cácphần mềm quản lý cho mình

Vật tư là đối tượng lao động tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất kinhdoanh góp phần chủ yếu cấu thành nên sản phẩm, hàng hóa Chi phí vật tư là phần chíphí cấu thành nên chi phí sản xuất và là đối tượng chi phí được tập hợp tính giá thànhsản xuất vì vậy đòi hỏi phải có sự quản lý về mặt sô lượng, giá trị vật liệu nhập – xuấtkho Công tác tổ chức kế toán vật tư rất cần thiết cho mỗi doanh nghiệp để quản lý chặtchẽ chi phí đầu vào và lập kế hoạch điều tiết hàng tồn kho sao cho hợp lý đảm bảo quátrình sản xuất diễn ra liên tục, thường xuyên

Việc xây dựng phần mềm để quản lý công tác kế toán vật tư là quan trọng vàcần thiết, để công việc quản lý vật tư được thực hiện đồng bộ, hiệu quả, dễ quản lý,kiểm soát từ đó gián tiếp mang lại lợi ích kinh tế cao cho doanh nghiệp Đối với công

ty Cổ phần xây dựng số II, phần mềm kế toán giúp cho công ty tiết kiệm được nguồnnhân lực, quá trình hoạch toán diễn ra nhanh chóng, tiết kiệm đươc thời gian và chi phíquản lý doanh nghiệp Phần mềm kế toán vật tư sẽ kiểm tra khả năng cung ứng vật tưcho quá trình sản xuất kinh doanh, in phiếu nhập, phiếu xuất kho và từ đó in ra các báo

cáo như: bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn, sổ chi tiết vật tư, hàng hóa… khi cần thiết.

Do đó việc xây dựng phần mềm kế toán vật tư là vô cùng cần thiết và có ý nghĩa

Xuất phát từ tầm quan trọng của công tác kế toán vật tư và qua việc khảo sát

hoạt động tại Công ty Cổ phần xây dựng số II, em đã chọn đề tài: “Thiết kế hệ thống thông tin kế toán vật tư tại Công ty Cổ phần xây dựng số II Thái Nguyên”.

 Mục đích, phạm vi đề tài

Công ty cổ phần xây dựng số II Thái Nguyên là một công ty xây lắp, hoạt độngtrong lĩnh vực xây dựng và thi công các công trình Vì vậy công tác kế toán vật tư làmột công tác đóng vai trò rất quan trọng Yêu cầu đặt ra là phải quản lý tốt, xử lý thôngtin về vật tư một cách chính xác, nhanh chóng, kịp thời

Em đã chọn đề tài trên với mong muốn xây dựng hệ thống thông tin kế toán vật

tư trong công ty phù hợp với thực tế hoạt động tổ chức kế toán vật tư của chính công

ty, tiết kiệm chi phí, tài nguyên máy tính và sử dụng thông tin có hiệu quả Với chúng

em, thực hành thực tế còn là cầu nối giữa lý thuyết và thực tiễn, do đó việc thực hiện

đề tài này ngoài mục đích thực tế giúp cho công ty quản lý tốt hơn mà đồng thời nó còn

có mục đích giúp cho bản thân em có kinh nghiệm và kiến thức làm việc thực tế Đó làđiều vô cùng quan trọng đối với mỗi sinh viên năm cuối khi ra trường

Vì thời gian có hạn cũng như độ phức tạp của công ty xây dựng Bởi vậy, trongphạm vi đề tài của em em xin phép tập trung chủ yếu vào nghiệp vụ xuất nhập phục vụcho nhu cầu xây dựng của các đội xây dựng Mong các thầy cô và các bạn thông cảm

 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là hệ thống thông tin kế toán nguyên vật tư tạiCông ty cổ phần số II Thái Nguyên

 Phương pháp nghiên cứu

Để thực hiện đề tài em đã vận dụng phương pháp nghiên cứu duy vật biệnchứng kết hợp với các phương pháp:

- Thu thập thông tin.

- Phương pháp phát triển hệ thống thông tin quản lý

- Phương pháp phân tích hệ thống thông tin quản lý

Cùng với khả năng tư duy phân tích, kết hợp các phương pháp nghiên cứu đãnắm bắt được thực trạng hệ thống thông tin của công ty và kiến thức chuyên mônchuyên sâu để thực hiện đề tài

Chương 1: Tổng quan về HTTT và công tác kế toán vật tư

Chương 2: Thực trạng và giải pháp phân tích thiết kế HTTT kế toán vật tư tại Công ty CP xây dựng số II Thái Nguyên

Chương 3: Thiết kế và xây dựng HTTT kế toán vật tư tại Công ty CP xây dựng số II Thái Nguyên

Với mục tiêu xây dựng hệ thống quản lý thông tin kế toán vật tư trong công tynhằm đạt hiệu quả cao hơn, đề tài đã nghiên cứu công tác kế toán vật tư trong điều kiệnứng dụng công nghệ tin học Do thời gian không cho phép, em chỉ tập trung vào phântích, thiết kế hệ thống thông tin cho công tác kế toán vật tư và thực hiện một số chứcnăng của chương trình, sử dụng ngôn ngữ lập trình và hệ quản trị cơ sở dữ liệu VisualFoxpro

Mặc dù rất cố gắng để hoàn thiện công việc, song vì thời gian có hạn và kinhnghiệm, kiến thức còn hạn chế nên đề tài này còn nhiều thiếu sót Em rất mong nhậnđược ý kiến đóng góp của thầy cô và bè bạn để đề tài ngày càng hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ HTTT VÀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT TƯ

1.1 TỔNG QUAN HỆ THỐNG THÔNG TIN

1.1.1 Sơ lược hệ thống thông tin

1.1.1.1 Thông tin và hệ thống thông tin

* Thông tin

Thông tin có thể hiểu là dữ liệu đã được xử lý thành dạng dễ hiểu, tiện dụng, có

ý nghĩa và có giá trị đối với đối tượng nhận tin trong việc ra quyết định

Với mục đích quản lý, trong doanh nghiệp, thông tin thường được phân theo hailoại chính:

Thông tin tự nhiên: là các thông tin sinh ra và thu nhận bởi con người

trực tiếp bằng các cơ quan biểu đạt hay cảm thụ tự nhiên của con người Cụ thể:

Thông tin viết (văn bản) Thông tin hình ảnh (tranh, ảnh, sơ đồ, …) Thông tin miệng (lời nói)

Thông tin xúc giác, khứu giác, âm thanh, … Thông tin có cấu trúc: là thông tin được chắt lọc từ các thông tin tự nhiên,

bằng cách cấu trúc hóa lại, làm cho cô đọng hơn, chặt chẽ hơn

Việc sử dụng thông tin có cấu trúc mang lại lợi ích hơn so với thông tin tự nhiênvì:

- Nhờ tính cô đọng, ngắn gọn mà thông tin cấu trúc được truyền đạtnhanh hơn, với độ tin cậy cao và không gian để lưu trữ nhỏ hơn

- Nhờ có cú pháp chặt chẽ, thông tin có cấu trúc cho phép thực hiện cáctính toán, các xử lý theo giải thuật: từ một tập hợp các thông tin có thể nhận được mộtcách tự động những thông tin mới ( thông tin kết xuất)

Thông tin có các tính chất sau:

Hệ thống thông tin là một hệ thống được tổ chức để thu thập, xử lý, lưu trữ,phân phối,…số liệu nhằm cung cấp thông tin cần thiết cho quá trình ra quyết định, choquá trình hoạt động tác nghiệp để quản lý, điều hành hoạt động của tổ chức, xí nghiệp,doanh nghiệp,…

Hệ thống thông tin phát triển qua 4 loại hình:

Hệ thống xử lý dữ liệu: lưu trữ và cập nhập dữ liệu hàng ngày, ra bào cáotheo định kỳ

Hệ thống thông tin quản lý: một hệ thông tin gồm cơ sở dữ liệu hợp nhất

và các dòng thông tin giúp con người trong sản xuất, quản lý, quyết định

Hệ thống trợ giúp quyết định: hỗ trợ cho việc ra quyết định

Hệ chuyên gia: hỗ trợ các nhà quản lý giải quyết các vấn đề và làm quyếtđịnh một cách thông minh

Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp gồm nhiều thành phần như các dữ liệu,các xử lý, con người, thiết bị, các quy trình và công nghệ thông tin tương tác với nhau

để thu thập, xử lý, lưu trữ và cung cấp thông tin cần thiết ở đầu ra nhằm hỗ trợ cho một

hệ thống.… Trong đó, các dữ liệu và các xử lý là hai thành phần cơ bản:

* Các dữ liệu:

Đó là các thông tin được lưu và duy trì nhằm phản ánh thực trạng hiện thời hay

ánh cấu trúc nội bộ của cơ quan như dữ liệu về nhân sự, nhà xưởng, thiết bị,… và các

dữ liệu phản ánh các hoạt động kinh doanh dịch vụ của cơ quan như dữ liệu về sảnxuất, mua bán, giao dịch,…

* Các xử lý:

Đó là những quá trình biến đổi thông tin nhằm sản sinh các thông tin theo thểthức quy định như các chứng từ giao dịch, các báo cáo, các bảng thống kê,… và trợgiúp cho các quyết định như cung cấp các thông tin cần thiết cho việc lựa chọn mộtquyết định của lãnh đạo,…

Hệ thống thông tin có nhiệm vụ trao đổi thông tin với môi trường ngoài, thựchiện liên lạc giữa các bộ phận và cung cấp thông tin cho hệ tác nghiệp và hệ quyếtđịnh

1.1.1.2 Hệ thống thông tin kế toán

Từ hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, hàng ngày có các nghiệp

vụ kinh tế phát sinh Các nghiệp vụ này được hệ thống thông tin kế toán phân tích, ghichép và lưu trữ ở các chứng từ, sổ, bảng,… Khi người sử dụng có yêu cầu, hệ thốngthông tin kế toán sẽ từ các ghi chép đã lưu trữ mà phân tích, tổng hợp và lập các báocáo thích hợp cung cấp cho người sử dụng thông tin

Người sử dụng thông tin kế toán có thể chia thành ba nhóm:

- Người quản lý doanh nghiệp

- Người có lợi ích trực tiếp từ hoạt động của doanh nghiệp: bao gồm cácchủ sở hữu và các chủ nợ của doanh nghiệp (ở hiện tại và trong tương lai)

- Người có lợi ích gián tiếp từ hoạt động của doanh nghiệp: bao gồm cơquan thuế, cơ quan chức năng của nhà nước và đối tượng sử dụng khác

* Mục tiêu phát triển HTTT kế toán.

- Cung cấp thông tin chính xác, kịp thời, đáng tin cậy, thời gian phát triểnhợp lý, đáp ứng được yêu cầu thông tin của doanh nghiệp, của người dùng

- Phát triển hệ thống nhằm đạt được HTTT kế toán hoàn hảo, với chi phí

bỏ ra tương xứng với hiệu quả mang lại

Khảo sát là tiếp cận với các nghiệp vụ chuyên môn, môi trường hoạt động của

hệ thống, tìm hiểu môi trường kinh tế, kỹ thuật của hệ thống, tìm hiểu cơ cấu tổ chứccủa cơ quan chủ quản, thu thập các chứng từ, sổ sách và mô tả quy trình luân chuyển,

xử lý, lưu trữ các thông tin, tài liệu giao dịch

Thông qua khảo sát để xác định cái gì cần thiết cho hệ thống, lĩnh vực nào, côngviệc nào cần tin học hóa, lĩnh vực nào tin học hóa sẽ không có tác dụng Đồng thời, cầnphân tích, thiết lập thứ tự ưu tiên cho chúng, từ đó xác định phạm vi thực hiện hệthống Đây chính là công tác nghiên cứu hệ thống

Sau khi khảo sát và nghiên cứu hệ thống, phải đưa ra được một kế hoạch dự án

cơ sở Kế hoach này cần được phân tích, đảm bảo một số nội dung sau:

- Dựa trên khả năng kỹ thuật hiện có (thiết bị, công nghệ và khả năng làm chủcông nghệ) để thực hiện các giải pháp công nghệ thồng tin được áp dụng để xây dựng

hệ thống

- Dựa vào năng lực tài chính của tổ chức cho phép xây dựng hệ thống, chi phívận hành hệ thống, đảm bảo lợi ích mà hệ thống được xây dựng mang lại tối thiểu phải

Phân tích hệ thống nhằm xác đinh các thành phần của hệ thống phức hợp và chỉ

ra mối liên quan giữa chúng Phân tích hệ thống là việc thực hiện phân tích về chứcnăng của hệ thống, phân tích về dữ liệu của hệ thống

Xác định chức năng nghiệp vụ là bước đầu tiên của phân tích hệ thống Để phântích yêu cầu thông tin của tổ chức ta phải biết được tổ chức thực hiện những nhiệm vụ,chức năng gì? Từ đó tìm ra các dữ liệu, các thông tin được sử dụng và tạo ra trong cácchức năng, đồng thời phải tìm ra những hạn chế, những ràng buộc đặt lên các chứcnăng đó

Chức năng là công việc mà tổ chức cần làm và phân theo nhiều mức từ tổng hợpđến chi tiết Vì vậy, tên chức năng phải là một mệnh đề động từ, gồm động từ và bổngữ Động từ thể hiện hoạt động, bổ ngữ thường liên quan đến các thực thể dữ liệutrong miền nghiên cứu Tên chức năng là một câu ngắn giải thích đủ nghĩa của chứcnăng và sử dụng thuật ngữ nghiệp vụ

Nhằm đưa ra cái nhìn đầy đủ hơn về các mặt hoạt động của hệ thống, công việctiếp theo là bổ xung các luồng thông tin nghiệp vụ cần để thực hiện chức năng Đó làcác luồng thông tin vào hoặc ra khỏi chức năng Nó được biểu diễn là mũi tên trên đóghi thông tin di chuyển Tuy nhiên, các luồng dữ liệu ra khỏi chức năng sẽ tới đâu và từđâu dữ liệu đi vào chức năng? Thực tế, các dữ liệu sẽ được lấy ra từ kho dữ liệu và đivào cất trữ ở đó Kho dữ liệu là nơi biểu diễn thông tin cần cất trữ

Cơ sở dữ liệu là một nơi lưu trữ thông tin Tất cả mọi hệ thống đều phải sử dụng

cơ sở dữ liệu của mình Việc phân tích hệ thống về dữ liệu đóng góp quan trọng trongviệc xây dựng một cơ sở dữ liệu giảm được tối đa sự dư thừa dữ liệu và đảm bảo hệthống dễ khôi phục và bảo trì Phân tích về dữ liệu của hệ thống được tiến hành qua 2bước:

- Xác định và phân tích các yêu cầu về dữ liệu

- Mô hình hóa dữ liệu: Xây dựng mô hình thực thể liên kết biểu diễn các yêucầu về dữ liệu

1.1.2.3 Thiết kế hệ thống

Thiết kế là tìm ra giải pháp công nhệ thông tin để đáp ứng các yêu cầu ở trên.Thiết kế hệ thống bao gồm các pha: Thiết kế kiến trúc hệ thống, thiết kế CSDL hệthống, thiết kế giao diện hệ thống Các pha này có mối quan hệ mặt thiết với nhau

Thiết kế CSDL là quá trình chuyển các đặc tả dữ liệu logic thành đặc tả dữ liệuvật lý để lưu dữ liệu Thiết kế logic CSDL là việc xác định các quan hệ, chuyển môhình thực thể liên kết sang mô hình quan hệ, sau đó chuẩn hóa các quan hệ về dạngchuẩn 3NF Thiết kế vật lý CSDL là việc xây dựng các bảng trong CSDL quan hệ,quyết định cấu trúc thực tế của các bảng lưu trữ trong mô hình quan hệ

1.1.2.4 Thực hiện và kiểm thử hệ thống

Công việc này cần lựa chọn môi trường cài đặt, lựa chọn công cụ cài đặt dữ liệu

và chức năng hệ thống, lựa chọn công cụ tạo giao diện và lập báo cáo Tiếp đến là xâydựng hệ thống và viết tài liệu sử dụng, đồng thời thử nghiệm HTTT và khắc phục lỗinếu có

1.1.2.5 Vận hành và bảo trì hệ thống

Trong giai đoạn vận hành, người sử dụng và chuyên viên kỹ thuật vận hành cầnđánh giá xem hệ thống có đáp ứng các mục tiêu đặt ra ban đầu hay không? Từ đó đề

Bảo trì nhằm đảm bảo cho hệ thống vận hành ổn định, đáp ứng một cách tốtnhất cho công tác kế toán cũng như hoạt động sản xuất, kinh doanh.

1.1.3 Một số khái niệm

* Mô hình nghiệp vụ

Mô hình nghiệp vụ là một mô tả các chức năng nghiệp vụ của một tổ chức (haymột miền được nghiên cứu của tổ chức), giúp chúng ta có thể hình dung được toàn bộ

hệ thống thực trong mối quan hệ giữa các yếu tố với nhau

Một mô hình nghiệp vụ gồm có các thành phần sau:

1 Biểu đồ phân rã chức năng

Luồng dữ liệu: Là các dữ liệu di chuyển từ nơi này đến nơi khác,

từ nguồn đến đích Nguồn có thể là tác nhân, có thể là hệ thống

Các luồng dữ liệu điều khiển:

• Các tác nhân:

Một tác nhân của hệ thống phải có đủ các điều kiện sau:

Thứ nhất, tác nhân phải là một người, nhóm người, tổ chức, 1 bộ

phận của tổ chức hay của hệ thống thông tin khác

Thứ hai, phải nằm ngoài hệ thống.

Thứ ba, có tương tác với hệ thống: gửi dữ liệu vào hệ thống hoặc

lấy thông tin ra từ hệ thống

• Tên gọi: Phải là danh từ chỉ các khái niệm trên

* Biểu đồ phân rã chức năng

• Gồm các chức năng và liên kết các chức năng

Các chức năng: Là một mô tả dãy các hoạt động, kết quả là sản phẩm thông tindịch vụ

• Liên kết: Đường gấp khúc hình cây, liên kết với các chức năng của nó

* Ma trận thực thể dữ liệu- chức năng

Cấu trúc của ma trận gồm có:

• Các cột: Mỗi cột tương ứng với một hồ sơ dữ liệu

• Các dòng: Mỗi dòng tương ứng với một chức năng

• Các ô: Ghi vào một trong các chức năng sau:

R (Read) : Nếu như chức năng ở dòng đọc hồ sơ ở cột

U (Update): Nếu như chức năng cập nhật dữ liệu vào cột

C (Create): Nếu như chức năng ở dòng tạo hồ sơ ở cột

Còn lại : Để trống

* Qúa trình mô hình hóa quá trình xử lý nghiệp vụ

Ngoài các khái niệm tác nhân, luồng dữ liệu đã được trình bày ở phần trước, quátrình còn sử dụng một số khái niệm sau:

• Tiến trình: Là một dãy hoạt động xảy ra tác động lên dữ liệu tạo ra thôngtin Có tương ứng 1 – 1 giữa tiến trình và chức năng vì chúng là biểu hiệnhai mặt của một hoạt động Nếu như chức năng trả lời cho câu hỏi “là cáigì?” thì tiến trình lại trả lời cho câu hỏi “Xảy ra như thế nào?”

• Kho dữ liệu: Là các dữ liệu được lưu trữ ở một vị trí

* Mô hình dữ liệu- khái niệm (Mô hình thực thể- Mối quan hệ: Relationship Model)

Entity-Là mô hình mô tả dữ liệu của thế giới thực, gồm các thực thể dữ liệu và mốiquan hệ của chúng

-Thực thể và thuộc tính thực thể

Thực thể: là khái niệm mô tả một lớp các vật thể của thế giới thực hoặc các khái niệm độc lập và giữa chúng có đặc trưng chung Bản thể là một đối tượng tụ thể của thực thể Thuộc tính của thực thể là những đặc trưng của thực thể mà

Bậc của mối quan hệ: Là số các thực thể tham gia mối quan hệ

Bản số của mối quan hệ: Là số các bản thể của một thực thể có thể tham gia vào

1 quan hệ cụ thể trong mối quan hệ

* Mô hình quan hệ

Một số khái niệm

Quan hệ: Là một bảng dữ liệu hai chiều có các cột có tên, gọi là các thuộc tính,

có các dòng không có tên, gọi là những bộ dữ liệu (bản ghi)

Các thuộc tính của quan hệ chính là tên của các cột

Thuộc tính lặp: là các thuộc tính mà giá trị của nó trên một số

dòng khác nhau, còn các giá trị còn lại của nó trên các dòng này như nhau

Khóa dự tuyển : Là các thuộc tính mà các giá trị của nó xác định

duy nhất mỗi dòng, và nếu có nhiều hơn một thuộc tính thì khi bỏ đi một thuộc tínhtrong số đó thì giá trị không xác định duy nhất dòng

Các chuẩn của các quan hệ: Là các đặc trưng cấu trúc mà cho phép ta nhận biết

được cấu trúc đó Có 3 chuẩn cơ bản

- Chuẩn 1 (1NF): Một quan hệ đã ở dạng chuẩn 1NF nếu nó khôngchứa các thuộc tính lặp

- Chuẩn 2 (2NF): Một quan hệ đã ở dạng chuẩn 2NF nếu nó đã ởdạng 1NF và không chứa các thuộc tính phụ thuộc vào một phần khóa

- Chuẩn 3 (3NF): Một quan hệ ở dạng chuẩn 3 nếu nó đã là chuẩn

2 và không có thuộc tính phụ thuộc bắc cầu vào khóa

1.1.4 Giới thiệu chung về Microsoft Visual Foxpro (VFP)

VFP là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu, được ra đời vào những năm 1980 với tiềnthân là ngôn ngữ lập trình Foxbase Trải qua các phiên bản Foxpro 1.0 tới nay làFoxpro 9 với nhiều tính năng được nâng cấp và cải thiện

Đây là một chương trình ứng dụng trong môi trường hệ điều hành Windowsđang được sử dụng phổ biến ở Việt Nam và nhiều nước khác để phát triển các ứngdụng quản lý như quản lý Tài chính, kế toán, tài sản cố định…

Em đã chọn VFP làm ngôn ngữ lập trình để xây dựng Phần mềm quản lý VT vìnhững ưu điểm sau:

- VFP hổ trợ lập trình hướng đối tượng, hỗ trợ khả năng thiết kế giao diện trựcquan

- Giúp triển khai các ứng dụng một cách dễ dàng hơn, giảm bớt khối lượng lậptrình phức tạp

- Là ngôn ngữ hỗ trợ mạnh cho bộ xử lý Cơ sở dữ liệu

Tuy nhiên VFP cũng còn những hạn chế nhu khả năng bảo mật kém, không antoàn và không thuận tiện khi chạy trên môi trường mạng

3.2 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT TƯ

3.1 Nhiệm vụ của kế toán vật tư

Kế toán vật tư trong doanh nghiệp nói chung cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:

- Phản ánh đầy đủ kịp thời số hiện có và tình hình biến động của các loại vật tư

về cả giá trị và hiện vật, tính toán chính xác giá gốc hoặc giá thực tế của từng loại, từngthứ vật tư nhập, xuất tồn kho, đảm bảo cung cấp đầy đủ kịp thời các thông tin phục vụcho yêu cầu quản lý vật tư của doanh nghiệp

- Kiểm tra giám sát tình hình thực hiện kế hoạch mua, dự trữ và sử dụng từngloại vật tư đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

4.2 Phân loại vật tư

4.2.1 Nguyên liệu, vật liệu

a Khái niệm nguyên vật liệu

Nguyên vật liệu là đối tượng lao động mua ngoài hoặc tự chế biến dùng chomục đích sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

b Đặc điểm nguyên vật liệu

Trong quá trình sản xuất, nguyên vật liệu trực tiếp cấu thành lên thực thể sảnphẩm, hàng hóa Dưới tác động của lao động làm biến đổi một phần hoặc toàn bộnguyên vật liệu để trở thành sản phẩm, hàng hóa Chính vì vậy nguyên vật liệu khônggiữ được hình thái ban đầu và chỉ tham gia vào một chu kì sản xuất Sản phẩm, hànghóa tạo ra có tính chất công dụng khác với nguyên vật liệu ban đầu

Về mặt giá trị: trong quá trình sản xuất giá trị nguyên vật liệu được chuyển toàn

bộ một lần vào giá trị sản phẩm, hàng hóa

c Phân loại nguyên liệu, vật liệu

Phân loại nguyên vật liệu là cách sắp xếp vật liệu thành từng nhóm theo mộttiêu thức nhất định

 Phân loại căn cứ vào nội dung kinh kế và yêu cầu của kế toán quản trịtrong doanh nghiệp sản xuất nguyên vật liệu gồm có:

 Phân loại căn cứ vào mục đích và nơi sử dụng nguyên liệu, vật liệu đượcchia thành:

Nguyên liệu, vật liệu dùng trực tiếp cho sản xuất kinh doanh bao gồm:

- Nguyên vật liệu dùng vào sản xuất kinh doanh, chế tạo sản phẩm

- Nguyên vật liệu dùng cho quản lí ở các phân xưởng, bộ phận bán hàng,quản lí doanh nghiệp

Nguyên liệu, vật liệu dùng cho công tác quản lí

Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu khác:

- Nguyên vật liệu đem nhượng bán

- Nguyên vật liệu đem góp vốn liên doanh, liên kết, đầu tư bên ngoài

- Nguyên vật liệu dùng để biếu tặng

 Phân loại căn cứ vào nguồn hình thành nguyên vật liệu gồm có:

- Nguyên vật liệu nhập từ bên ngoài: là nguyên vật liệu được doanhnghiệp mua ngoài

- Nguyên vật liệu tự chế biến gia công: là loại nguyên vật liệu doanhnghiệp tự chế đưa vào sản xuất

4.2.2 Công cụ, dụng cụ

a Khái niệm CCDC

Công cụ, dụng cụ là những tư liệu lao động không có đủ tiêu chuẩn của TSCĐ

về giá trị và thời gian sử dụng Vì vậy, CCDC được quản lý và hạch toán như NVL

b Đặc điểm CCDC

Trong quá trình sản xuất kinh doanh, CCDC không trực tiếp cấu thành nên thựcthể sản phẩm hàng hóa CCDC tham gia vào nhiều chu kì kinh doanh và không bị thayđổi về hình thái ban đầu

Về mặt giá trị: giá trị của CCDC được chuyển dần dần từng phần vào giá trị củasản phẩm hàng hóa

Theo quy định hiện hành, những tư liệu lao động sau đây không phân biệt giá trị

và thời gian sử dụng vẫn được hạch toán là công cụ dụng cụ:

- Các đà giáo, ván khuôn, công cụ, dụng cụ vá lắp chuyên dùng chocông tác xây lắp

- Các loại bao bì bán kèm theo hàng hóa có giá riêng và có trừ dần giátrị trong quá trình dự trữ, bảo quản: dụng cụ, đồ nghề thủy tinh, sành

sứ, phương tiện quản lý, đồ dùng văn phòng, quần áo, giày dépchuyên dùng để làm việc

Công cụ, dụng cụ có nhiều tiêu chuẩn phân loại Mỗi tiêu chuẩn phân loại có tácdụng riêng trong quản lý

Căn cứ vào phương pháp phân bổ, CCDC được chia thành: loại phân bổ 1 lần vàloại phân bổ nhiều lần Loại phân bổ 1 lần là những CCDC có giá trị nhỏ và thời gian

sử dụng ngắn Loại phân bổ từ 2 lần trở lên là những CCDC có giá trị lớn hơn, thờigian sử dụng dài hơn và những CCDC chuyên dùng

Căn cứ vào nội dung CCDC được chia thành:

- Lán trại tạm thời, đà giáo, cốp pha dùng trong XDCB, dụng cụ gá lắpchuyên dụng cho sản xuất, vận chuyển hàng hóa

- CCDC dùng cho SXKD

- CCDC dùng cho quản lý

- CCDC dùng cho các mục đích khác

4.3 Nguyên tắc kế toán

Các loại vật tư thuộc hàng tồn kho trong doanh nghiệp, nên về nguyên tắc đánhgiá cũng phải tuân thủ nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho Theo Chuẩn mực kế toánViệt Nam số 02 “Hàng tồn kho” hàng tồn kho của doanh nghiệp được dánh giá theo giágốc (trị giá vốn thực tế) và trong trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấphơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được

Giá trị thuần có thể thực hiện được của vật tư là giá ước tính của vật tư trong kỳsản xuất kinh doanh bình thường trừ đi chi phí ước tính để hoàn chỉnh sản phẩm và chiphí ước tính phục vụ cho việc tiêu thụ sản phẩm

Giá gốc của vật tư được xác định cụ thể cho từng loại, bao gồm: Chi phí mua;chi phí chế biến và các chi phí khác có liên quan đến việc sở hữu các loại vật tư đó

o Nguyên tắc đánh giá vật tư nhập kho

Vật tư trong các doanh nghiệp có thể được đánh giá theo trị giá gốc (hay còn gọi

là giá vốn thực tế) và giá hạch toán Tuy nhiên, ở đây chúng tôi chỉ xin trình bày vềcách đánh giá theo trị giá gốc

Tùy vào từng nguồn nhập mà trị giá vốn thực tế nhập kho được xác định:

- Vật tư mua ngoài

Trong trường hợp doanh nghiệp tính và nộp thuế theo phương pháp khấu trừ thìtrị giá vốn nguyên vật liệu mua vào sẽ phản ảnh theo giá mua chưa thuế.

Vật liệu mua bằng ngoại tệ phải quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá thực tếhoặc theo tỷ giá giao dịch bình quân liên ngân hàng tại thời điểm phát sinh

- Tự chế biếnGiá nhập kho = Giá thực tế VT xuất chế biến + Chi phí chế biến

- Thuê ngoài gia công chế biến

- Nhận vốn góp liên doanh

- Trị giá vốn thực tế của vật tư thu nhặt, phế liệu thu hồi là trị giá thực

tế ước tính giá trị sử dụng được hoặc giá bán trên thị trường

o Nguyên tắc tính trị giá vật tư xuất kho

Theo Chuẩn mực kế toán số 02 – Hàng tồn kho, tính trị giá vật tư xuất kho đượcthực hiện theo các phương pháp sau:

- Phương pháp bình quân gia quyềnNội dung: theo phương pháp này, kế toán phải tính đơn giá bình quân gia quyềntại thời điểm xuất kho hoặc thời điểm cuối kì, sau đó lấy lượng vật tư xuất nhân vớiđơn giá bình quân đã tính Các phương pháp tính bình quân:

Phương pháp bình quân cả kì dự trữ:

Phương pháp bình quân liên hoàn:

Phương pháp bình quân cuối kì trước

- Phương pháp nhập trước xuất trướcNội dung: Phương pháp này dựa trên giả định số vật tư nào nhập trước thì xuấttrước và lấy giá thực tế của lần đó là giá của vật tư xuất kho

- Phương pháp nhập sau xuất trướcNội dung: Theo phương pháp này, giả thiết số vật tư nào nhập vào sau thì xuấttrước và lấy đơn giá xuất bằng đơn giá nhập Do đó, trị giá vật tư cuối kỳ tính theo đơngiá của những lần nhập đầu tiên

- Phương pháp tính theo giá đích danhNội dung: Theo phương pháp này, doanh nghiệp phải quản lý vật tư theo từng

lô Khi xuất lô hàng nào thì lấy giá thực tế của lô hàng đó

- Phương pháp tính theo giá hạch toánNội dung: giá hạch toán là giá ổn định do doanh nghiệp tự xây dựng phục vụcho công tác hạch toán chi tiết vật tư Giá này không có tác dụng giao dịch với bênngoài Sử dụng giá hạch toán, việc xuất kho hàng ngày được thực hiện theo giá hạchtoán đến cuối kì kế toán phải tính ra giá thực tế để ghi sổ kế toán tổng hợp

Công thức tính:

4.4 Mô hình hóa hoạt động nhập, xuất kho

a Mô hình hóa hoạt động nhập kho

b Mô hình hóa hoạt động xuất kho

4.5 Kế toán tổng hợp vật tư

4.5.1 Kế toán tổng hợp vật tư theo phương pháp kê khai thường xuyên

 Tài khoản sử dụng

TK 151- Hàng mua đang đi đường

Nội dung: tài khoản này phản ánh trị giá vật tư, hàng hóa doanh nghiệp đã mua,

đã thanh toán tiền hoặc đã chấp nhận thanh toán nhưng chưa nhập kho và số hàng đang

đi đường cuối tháng trước

Kết cấu tài khoản:

TK 152 – nguyên liệu vật liệu

Nội dung: Tài khoản này phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động củanguyên liệu, vật liệu (TK 152)

4.5.2 Kế toán tổng hợp vật tư theo phương pháp kiểm kê định kì

 Tài khoản sử dụng

Ngoài các tài khoản sử dụng cho phương pháp kê khai thường xuyên kế toántổng hợp vật tư theo phương pháp kiểm kê định kì còn sử dụng tài khoản:

TK 611_ mua hàng

Nội dung: dùng để ghi chép vật tư theo phương pháp kiểm kê định kì

Kết cấu tài khoản:

TK 611 không có số dư

TK 611- Mua hàng không có số dư cuối kì và gồm 2 TK cấp 2

TK 6111- Mua nguyên vật liệu.

TK 6112- Mua hàng hóa

 Sơ đồ hạch toán

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HTTT KẾ TOÁN VẬT TƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG SỐ II

THÁI NGUYÊN

2.1 KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG SỐ II THÁI NGUYÊN

2.1.1 Giới thiệu chung về Công ty CP xây dựng số II Thái Nguyên

Công ty Cổ phần xây dựng số II Thái Nguyên thuộc thành phần kinh tế tập thể

có tư cách pháp nhân và hạch toán kinh doanh độc lập

Giám đốc điều hành hiện nay là ông: Vũ Văn Thiệu

Trụ sở Công ty: Tổ 39 – phường Phan Đình Phùng – TP Thái Nguyên

Mã số thuế: 4600307093

Công ty Cổ phần xây dựng số II Thái Nguyên là doanh nghiệp đã trải qua nhiềunăm trong lĩnh vực xây lắp Công ty thành lập theo hình thức Công ty xây dựng số IIthành Công ty CP xây dựng số II Thái Nguyên theo quyết định số 3745/QĐ – UB ngày16/12/2002 của UBND tỉnh Thái Nguyên

Công ty CP xây dựng số II Thái Nguyên tiền thân là Công ty xây dựng XuânHòa thuộc bộ phận xây dựng thành lập năm 1978, chuyển giao sang tỉnh Bắc Thái từnăm 1987 Công ty có đội ngũ cán bộ có chức năng tự tổ chức hoạt động kinh doanhtrên lĩnh vực xây lắp công nghiệp và xây dựng dân dụng Đội ngũ cán bộ gồm 42 kỹ sư

và 50 trung cấp các ngành nghề thuộc lĩnh vực xây lắp Đội ngũ cán bộ này có thâmniên công tác trên 7 năm, đồng thời công ty có đội ngũ công nhân xây dựng trên 400người có đủ kĩ năng, trình độ tay nghề chuyên môn cao từ bậc 4/7 đến bậc 7/7 Công ty

đã và đang xây dựng các công trình công nghiệp và dân dụng các cấp được khách hàng

và thị trường chấp nhận Cả về chất lượng kỹ thuật các công trình do công ty đảm nhậnthi công đều được các chủ đầu tư và các ngành có liên quan nghiệm thu đánh giá làđảm bảo tốt Trong đó, có một số công trình đạt chất lượng cao được bộ xây dựng

thưởng huy chương vàng Công ty được Bộ xây dựng tặng bằng khen công nhận là đơn

vị đạt chất lượng cao, công trình sản phẩm xây dựng Việt Nam năm 1997 Các côngtrình khác có quy mô lớn được công ty đảm nhận thi công như: khách sạn TháiNguyên, rạp chiếu bóng Thái nguyên, trường đại học sư phạm Việt Bắc, bảo tàng dântộc Việt Nam, trường cao đẳng sư phạm Việt Bắc, nhà khách UBND tỉnh Thái Nguyên,UBND huyện VÕ Nhai, đường ven song Lam Nghệ An, UBND huyện Đại Từ …

Chức năng

Công ty cổ phần xây dựng số II Thái Nguyên là tổ chức quản lý sản xuất theo kếhoạch của tỉnh giao xuống và công ty thực hiện sản xuất số lượng sản phẩm theo chỉtiêu cấp trên đề ra Hiện nay, hoạt động sản xuất của công ty là thi công các công trìnhnhư công trình đào đất nền, mặt bằng công trình, móng công trình, xây lắp kết cấucông trình dân dụng, xây dựng công trình ngành thủy lợi, trang trí nội ngoại thất và cảitạo kiến trúc cảnh quan…

Nhiệm vụ và mục tiêu đặt ra của Công ty trong năm 2012: là hoàn thành tốt các

chỉ tiêu đã đặt ra trong sản xuất với sự quyết tâm của toàn thể công nhân viên trongđơn vị:

− Tiêu thụ và sản xuất xây lắp hơn 200 công trình lớn nhỏ khác nhau

− Đảm bảo nhu cầu về số lượng, chất lượng, chủng loại, tiến độ cung ứngcủa các công trình

− Đảm bảo an toàn cho người và thiết bị sản xuất hoàn thiện công nghệ xâydựng

2.1.2 Cơ cấu tổ chức công ty

Công ty Cổ phần xây dựng số II Thái nguyên là một doanh nghiệp bao gồmnhiều bộ phận có mối quan hệ chặt chẽ với nhau Mỗi bộ phận đều có chức năng,nhiệm vụ và quyền hạn riêng song đều hướng tới mục tiêu chung của tổ chức

Để đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả đơn vị đã tổ chức

bộ máy quản lý theo mô hình trực tuyến chức năng

Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty

Hội đồng quản trị là cơ quan cao nhất, đại diện pháp nhân duy nhất của doanh

nghiệp, có quyền nhân danh công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích

và quyền lợi của công ty

Ban kiểm soát là tổ chức thay mặt các cổ đông để kiểm soát mọi hoạt động sản

xuất kinh doanh, quản trị và điều hành của công ty trong ghi chép sổ sách kế toán vàbáo cáo tài chính kế toán

Ban giám đốc: bao gồm giám đốc, phó giám đốc kỹ thuật và phó giám đốc kinh

doanh Trong đó, giám đốc là người được hội đồng quản trị bổ nhiệm, đại diện chocông ty điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty theo đúng điều lệ vàquy định của pháp luật Chịu trách nhiệm trước những quyết định cuẩ mình trong hoạtđộng sản xuất kinh doanh của công ty Phó giám đốc kinh doanh là người giúp việc chogiám đốc, chịu trách nhiệm về những vấn đề kinh doanh của công ty Với chức năng

cường mối quan hệ liên doanh liên kết với các đơn vị xây lắp khác để cùng nhau tìmkiếm và mở ra các thị trường mới Phó giám đốc kỹ thuật là người giúp việc cho giámđốc, quản lí chỉ đạo và giám sát về công tác kỹ thuật, quản lý chất lượng công trình.

Phòng kế hoạch kĩ thuật chịu trách nhiệm tham mưu, đề xuất các phương án kỹ

thuật sản xuất, theo dõi đôn đốc và điều chỉnh tiến độ sản xuất, chuẩn bị hồ sơ tham dựđấu thầu, ký kết hợp đồng và thanh toán khối lượng các công trình

Phòng tổ chức hành chính chịu trách nhiệm tổ chức và thực hiện công tác nội

chính trong công ty, các chính sách xã hội, an ninh, trật tự, pháp chế, tổ chức thực hiệncông tác văn thư lưu trữ

Phòng tài chính-kế toán có nhiệm vụ hạch toán tài sản cũng như các quá trình

sản xuất kinh doanh của công ty Với chức năng giám sát đồng tiền mọi hoạt động kinh

tế quản lý tài sản của công ty, hạch toán theo đúng quy định của chế độ kế toán hiệnhành

Các đội xây dựng và chỉ huy công trình: công ty có 12 đội xây dựng với trách

nhiệm trực tiếp thi hành các công rình theo đúng hồ sơ thiết kế và hợp đồng giao nhậnthầu xây dựng, báo cáo khối lượng thực hiện và quyết toán của công trình

2.2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT TƯ TẠI CÔNG TY

CỔ PHẦN XÂY DỰNG SỐ II THÁI NGUYÊN

2.2.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán

Kế toán trưởng: có chức năng chỉ đạo công tác kế toán trong công ty, kiểm tra

tính toán ghi chép, phản ánh trên chứng từ, sổ kế toán của các bộ phận kế toán, làngười chịu trách nhiệm trước giám đốc các hoạt động kinh tế bằng tiền Tổng hợp cácchi phí sản xuất kinh doanh của các giai đoạn sản xuất, tính giá thành sản phẩm phântích các hoạt động kinh tế

Kế toán thanh toán: có chức năng căn cứ vào chứng từ gốc khi tính giá thành

sản xuất, nhập quỹ có phiếu thu, phiếu chi kèm theo đúng quy định chế độ chứng từ kếtoán Hàng ngày vào sổ quỹ tiền mặt, bảng kê sản phẩm dở dang và nhật kí chứng từ số

1 Căn cứ vào giáo báo Nợ, giấy báo Có, các bảng kê của ngân hàng, bảng kê số 2 vànhật ký chứng từ số 2

Kế toán tiền lương và BHXH chịu trách nhiệm phản ánh đầy đủ chính xác, kết

quả lao động của công nhân viên chức, tính toán đúng và đầy đủ tiền lương, các khoảnphải nộp theo chế độ hiện hành

Kế toán TSCĐ ghi chép phản ánh kịp thời số liệu và giá trị TSCĐ hiện có, tình

Kế toán nguyên vật liệu và CCDC tập hợp toàn bộ NVL, CCDC của tất cả các

đội và công ty từ bảng kê để tính các chi phí sản xuất kinh doanh

2.2.2 Đặc điểm hạch toán của Công ty

Chế dộ kế toán doanh nghiệp áp dụng theo quyết định 48/2006/QĐ - BTC của

Bộ trưởng Bộ Tài Chính ban hành ngày 14 tháng 09 năm 2006 Quyết định này thay

thế cho Quyết định số 1177 TC/QĐ/CĐKT ngày 23 tháng 12 năm 1996 của Bộ trưởng

Bộ Tài Chính ban hành “Chế độ kế toán doanh ngiệp vừa và nhỏ” và Quyết định số 144/2001/QĐ – BTC ngày 21 tháng 12 năm 2001 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính

Các quy định chung kế toán tại công ty tuân thủ như sau:

Niên độ kế toán theo quy định: Bắt đầu từ ngày 1/1, kết thúc ngày 31/12

Kế toán trong doanh nghiệp lập báo cáo tài chính theo năm Bao gồm:

Bảng Cân đối kế toán – (Mẫu số: B01 – DNN).

Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh – (Mẫu số: B02 – DNN).

Bản thuyết minh báo cáo tài chính – (Mẫu số: B09 – DNN).

Bảng Cân đối tài khoản – (Mẫu số: F01 – DNN).

Đơn vị tiền tệ sử dụng để hạch toán: đồng Việt Nam (VNĐ)

Về hình thức kế toán ghi sổ, hiện nay công ty đang áp dụng hình thức kế toán

Nhật kí-Sổ cái thủ công và có sự hỗ trợ của Excel.

Công ty áp dụng kê khai và nộp thuế theo phương pháp tính thuế GTGT là phương pháp khấu trừ.

Công ty kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và tính trị giá hàng hóa xuất kho theo phương pháp tính bình quân cả kỳ dự trữ.

2.2.3 Hình thức tổ chức công tác kế toán

Các nghiệp vụ kinh tế-tài chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tựthời gian và theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kếtoán duy nhất là sổ nhật kí sổ cái Căn cứ ghi sổ nhật kí sổ cái là các chứng từ kế toán

và bảng tổng hợp chứng từ cùng loại Hàng ngày, từ các chứng từ và các bảng tổng hợpchứng từ gốc kế toán tiến hành ghi sổ, thẻ chi tiết Đến cuối tháng, dựa trên các sổ thẻchi tiết kế toán tổng hợp các bảng tổng hợp chi tiết và dựa vào đó để lập báo cáo tàichính trong sự đối chiếu tỉ mỉ với sổ quỹ.

2.2.4 Hệ thống chứng từ, sổ sách và báo cáo áp dụng tại Công ty

Áp dụng theo quyết định 48/2006/QĐ – BTC ngày 14/09/2006, công ty sử dụngcác chứng từ, sổ kế toán, báo cáo phục vụ cho công tác kế toán VT sau:

Chứng từ kế toán được sử dụng:

- Phiếu nhập kho – (Mẫu số: 01 – VT)

- Phiếu xuất kho – (Mẫu số: 02 – VT)

- Hóa đơn GTGT (Mẫu số: 01/GTKT-3LL)

- Biên bản kiểm nghiệm vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa (Mẫu số: 08-VT)

- Phiếu đề nghị lĩnh vật tư (mẫu của công ty)

Sổ kế toán:

- Thẻ kho – (mẫu số 06 – VT)

- Sổ chi tiết các vật tư, hàng hóa – (mẫu số: S20 – DNN)

Báo cáo kế toán:

- Bảng tổng hợp nhập xuất tồn vật tư (Mẫu B07-H)

- Bảng tổng hợp nhập vật tư (Mẫu của đơn vị)

- Bảng tổng hợp xuất vật tư (Mẫu của đơn vị)

2.2.5 Kế toán tổng hợp vật tư tại Công ty Cổ Phần xây dựng số II Thái Nguyên

2.2.5.1 Phân loại và đặc điểm kế toán vật tư tại Công ty

a Phân loại vật tư

 Nguyên liệu vật liệu

Nguyên vật liệu chính: là cơ sở hình thành sản phẩm của công ty như: xi măng,cát, thép, gạch…

Nguyên vật liệu phụ: tham gia phục vụ cho quá trình sản xuất thi công như:đinh, dây buộc, cót…

Nhiên liệu: là bộ phận đặc biệt của nguyên vật liệu có tác dụng tạo ra nănglượng phục vụ cho sản xuất

Để tiện cho công tác hạch toán và theo yêu cầu của công việc các loại vật liệuchính, vật liệu phụ và nhiên liệu đều được hạch toán chung vào tài khoản 152

 Công cụ, dụng cụ

CCDC tại công ty CP xây dựng số II Thái Nguyên bao gồm:

Công cụ, dụng cụ dùng cho SXKD: quần áo bảo hộ lao động, cốt pha, đà giáo…Công cụ, dụng cụ dùng cho quản lý: bàn ghế, giấy in, máy in…

Công cụ, dụng cụ dùng cho các mục đích khác

b Đặc điểm và tình hình quản lý vật tư tại Công ty

Công ty cổ phần xây dựng số II Thái Nguyên là một doanh nghiệp xây dựng cóquy mô, số lượng công trình nhiều, để tạo ra những công trình Công ty sử dụng nhiềuloại vật tư, vật liệu khác nhau, số lượng mỗi loại lớn giá trị cao

Xét về mặt chi phí, nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sảnxuất và trong giá thành công trình đặc biệt là các chí phí nguyên vật liệu chính như: ximăng, sắt thép, gạch, cát, đá… Chỉ cần có một thay đổi nhỏ về giá mua nguyên vật liệucũng làm ảnh hưởng không nhỏ tới giá thành công trình công ty.

Do sản phẩm của ngành xây lắp là những công trình hay hạng mục công trìnhnên vật liệu của công ty chỉ tham gia vào một chu kì sản xuất nhất định, giá trị của nóđược chuyển dịch một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kì

Đặc điểm của công ty xây dựng là phải bắt kịp xu hướng phát triển, sản phẩmlàm ra phải đẹp và phải bền vững, an toàn nên nguyên vật liệu để xây dựng các côngtrình ở đâu kho ở đó cho tiện việc thi công Chính vì kho ở tại công trình nên công typhải quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu, CCDC từ khâu thu mua, bảo quản đến sử dụng.Điều này có hiệu quả hay không phụ thuộc rất nhiều vào khâu quản lý mà công táchạch toán giữ vai trò không nhỏ

2.2.5.2 Đánh giá vật tư tại Công ty

a Đánh giá nguyên vật tư nhập kho

Công ty đánh giá trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu nhập kho là giá thực tế baogồm các chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra để có được nguyên vật liệu đó

- Đối với nguyên vật liệu mua ngoài, trị giá vốn thực tế bao gồm:

b Đánh giá nguyên vật liệu xuất kho

Công ty tính giá nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp bình quân cả kỳ dựtrữ:

Công thức

Đơn giá bình quân:

2.2.5.3 Trình tự lập, luân chuyển chứng từ kế toán VT tại Công ty CP xây dựng sô II Thái Nguyên

Hàng tháng các bộ phận báo cáo số liệu nhập, xuất, tồn VT tới kế toán NVL,CCDC của phòng tài chính

Trình tự luân chuyển chứng từ nhập kho:

Khi phát sinh nhu cầu về NVL, CCDC, kế toán đội sẽ tiến hành xác định sốlượng, chủng loại, phẩm chất quy cách viết đơn đặt hàng và đi kí kết hợp đồng với cácnhà cung cấp Khi nhận được “Hóa đơn GTGT” (liên 2) của bên nhà cung cấp gửi tới,

kế toán vật tư đội sẽ căn cứ vào hợp đồng sẽ tiến hành đối chiếu và làm căn cứ hạchtoán khi hàng được giao nhận Tùy theo hợp đồng kí kết, vật tư có thể được giao nhậntại kho của công ty hoặc giao tại nơi cung cấp Khi vật tư được mua về, phòng kĩ thuật

sẽ được yêu cầu kiểm nghiệm mọi tiêu chuẩn về chất lượng, chủng loại của vật tư trướckhi nhập kho Một ban kiểm nghiệm sẽ được lập ra bao gồm 1 trưởng ban là kế toánđội có nhu cầu vật tư và 2 ủy viên là đại diện bộ kỹ thuật đội và thủ kho Phương pháp

để kiểm nghiệm vật tư chủ yếu của xí nghiệp là bằng phương pháp cảm quan Nếu VTbảo đảm yêu cầu, cán bộ kiểm tra lập “biên bản kiểm nghiệm vật tư” và kế toán độitiến hành lập “phiếu nhập kho” Còn nếu trong quá trình kiểm nghiệm vật tư khôngđúng quy cách phẩm chất như trong hợp đồng, xí nghiệp sẽ tiến hành trả lại người bán.Nếu có hao hụt trong định mức thì tính vào giá nhập kho, ngoài định mức thì quy trách