Quản lý các dự án đầu tư xây dựng cơ bản của đại học quốc gia hà nội

Xuất phát từ tình hình đó, nhận thức rõ vai trò, tính cấp thiết của việc quản lý các dự án, sau một thời gian công tác tại Ban Quản lý các dự án Ban QLCDA - ĐHQGHN tôi quyết định đi sâu

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đề tài “Quản lý các dự án đầu tư xây dựng cơ bản của Đại học Quốc gia Hà Nội” là nghiên cứu của riêng tôi Các nội dung nghiên cứu, kết quả trong đề tài này là trung thực và chưa công bố dưới bất kỳ hình thức nào trước đây

Những số liệu trong các bảng biểu phục vụ cho việc phân tích, nhận xét, đánh giá được chính tác giả thu thập từ các nguồn khác nhau có ghi rõ trong phần tài liệu tham khảo

Ngoài ra, trong luận văn còn sử dụng một số nhận xét, đánh giá của các tác giả khác, cơ quan tổ chức khác đều có chú thích nguồn gốc và được phép công bố

Hà Nội, ngày tháng năm 2018

Học viên thực hiện

Hàn Văn Huyên

LỜI CẢM ƠN

Luận văn là kết quả của quá trình học tập, nghiên cứu tại Trường Đại học Kinh tế - Đại học Quốc gia Hà Nội, kết hợp với kinh nghiệm thực tiễn trong quá trình công tác và sự nỗ lực cố gắng của bản thân

Đạt được kết quả này, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành đến quý thầy,

cô giáo Trường Đại học Kinh tế - Đại học Quốc gia Hà Nội đã nhiệt tình giúp

đỡ, hỗ trợ cho tôi Đặc biệt, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến cô giáo, PGS.TS Nguyễn Thị Nguyệt là người trực tiếp hướng dẫn khoa học và đã dày công giúp đỡ tôi trong suốt quá trình nghiên cứu và hoàn thành luận văn

Tôi cũng xin chân thành cảm ơn tới các anh/chị đồng nghiệp tại Đại học Quốc gia Hà Nội và tại Ban Quản lý các dự án - Đại học Quốc gia Hà Nội (nơi tôi công tác) đã đã nhiệt tình hướng dẫn, giúp đỡ tôi trong việc hoàn thành luận văn này

Hà Nội, ngày tháng năm 2018

Tác giả

Hàn Văn Huyên

MỤC LỤC

Danh mục từ viết tắt……… i

Danh mục các bảng biểu……….……… ii

Danh mục các hình… ……….……….…… iii

MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3

4 Kết cấu của luận văn 3

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU, NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ DỰ ÁN, QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CƠ BẢN 4

1.1 Tổng quan tình hình nghiên cứu về quản lý nhà nước đối với các dự án đầu tư xây dựng cơ bản 4

1.1.1 Tình hình nghiên cứu nước ngoài 4

1.1.2 Tình hình nghiên cứu trong nước 5

1.1.3 Nhận xét chung về kết quả của các công trình đã nghiên cứu và nhiệm vụ của luận văn 7

1.2 Cơ sở lý luận về dự án, quản lý dự án đầu tư xây dựng cơ bản 8

1.2.2 Dự án đầu tư xây dựng cơ bản 15

1.2.3 Quản lý dự án 19

1.2.3.1 Khái niệm 19

1.2.3.2 Đặc trưng của quản lý dự án 23

1.2.3.3 Nội dung quản lý dự án 25

1.2.3.4 Các hình thức tổ chức quản lý thực hiện dự án 34

1.2.4 Tiêu chí đánh giá chất lượng quản lý dự án 38

1.2.5 Các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng quản lý dự án 41

1.3.1 Kinh nghiệm công tác quản lý dự án đầu tư xây dựng ở một số nước trên thế

giới…… 44

1.3.2 Thực tiễn công tác quản lý dự án đầu tư xây dựng ở Việt Nam 47

1.3.3 Bài học rút ra từ kinh nghiệm quản lý dự án trên thế giới và ở Việt Nam 50

CHƯƠNG 2: PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 52

2.1 Cách tiếp cận 52

2.2 Các phương pháp nghiên cứu 52

CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ CÁC DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CƠ BẢN CỦA ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI 55

3.1 Tổng quan về công tác quản lý các dự án của ĐHQGHN 55

3.2 Thực trạng công tác quản lý các dự án đầu tư xây dựng cơ bản của ĐHGQHN (giai đoạn 2011 – 2015) 59

3.2.1 Công tác lập dự án, thẩm định dự án và công tác đấu thầu 59

3.2.2 Công tác quản lý thời gian, tiến độ thi công 67

3.2.3 Công tác quản lý chi phí 72

3.2.4 Công tác quản lý chất lượng 74

3.2.5 Công tác tổ chức và quản lý nhân sự 75

3.2.6 Công tác quản lý rủi ro 76

3.3 Kết quả chủ yếu 77

3.3.1 Công tác lập dự án, thẩm định dự án và công tác đấu thầu 77

3.3.2 Công tác quản lý thời gian, tiến độ 78

3.3.3 Công tác quản lý chi phí 78

3.3.4 Công tác quản lý chất lượng 78

3.3.5 Công tác tổ chức nhân sự 78

3.3.6 Công tác quản lý rủi ro 79

3.4 Hạn chế và nguyên nhân 79

3.4.1 Công tác lập dự án, thẩm định dự án và công tác đấu thầu 79

3.4.2 Công tác quản lý thời gian, tiến độ 81

3.4.5 Công tác quản lý nhân lực 83

3.4.6 Công tác quản lý rủi ro 84

CHƯƠNG 4: ĐỊNH HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP QUẢN LÝ CÁC DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CƠ BẢN CỦA ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI 85

4.1 Định hướng của ĐHQGHN 85

4.1.1 Định hướng phát triển 85

4.1.2 Định hướng về quản lý dự án 86

4.2 Các giải pháp để hoàn thiện quản lý dự án đầu tư 87

4.2.1 Nâng cao chất lượng công tác lập, thẩm định dự án và công tác đấu thầu 88

4.2.2 Nâng cao chất lượng công tác quản lý thời gian, tiến độ 92

4.2.3 Nâng cao chất lượng công tác quản lý chi phí 93

4.2.4 Nâng cao chất lượng công tác quản lý chất lượng dự án 93

4.2.5 Hoàn thiện bộ máy tổ chức dự án (quản lý nhân lực dự án) 94

4.2.6 Nâng cao chất lượng công tác quản lý rủi ro 95

KẾT LUẬN 96

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 98

DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU

1 Bảng 1.1 Các bước trong từng giai đoạn của chu kỳ dự án

đầu tư

14

2 Bảng 1.2 Các nội dung chủ yếu trong QLDA 31

3 Bảng 3.1 Một số dự án do Ban QLCDA làm chủ đầu tư và

trực tiếp quản lý giai đoạn (2011 † 2015)

DANH MỤC CÁC HÌNH

4 Hình 1.4 Các giai đoạn của quản lý dự án 24

7 Hình 1.7 Mô hình chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án 34

8 Hình 1.8 Mô hình chủ nhiệm điều hành dự án 35

10 Hình 1.10 Các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng quản lý dự

13 Hình 3.3 Quy trình đấu thầu tại Ban QLCDA - ĐHQGHN 64

14 Hình 3.4 Nguyên nhân làm chậm tiến độ dự án 69

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Đầu tư xây dựng là một lĩnh vực quan trọng, có ảnh hưởng trực tiếp đến sự phát triển kinh tế xã hội của đất nước Muốn đầu tư xây dựng có hiệu quả thì công tác quản lý có vai trò quyết định Vì vậy, từ trước đến nay, Đảng

và Nhà nước ta luôn quan tâm đến công tác quản lý đầu tư xây dựng Tại Nghị quyết số 14-NQ/TW ngày 15/5/1996 của Bộ Chính trị đã quán triệt:

“Tiếp tục kiện toàn bộ máy quản lý nhà nước, đẩy mạnh cải cách hành chính, tăng cường quản lý nhà nước… chấn chỉnh công tác xây dựng cơ bản, cải tiến chế độ đấu thầu…”

Đại học Quốc Gia Hà Nội (ĐHQGHN) được thành lập theo Nghị định

số 97/CP ngày 10/3/1993 của Chính phủ Chiến lược phát triển ĐHQGHN đến năm 2020 và tầm nhìn 2030 là xây dựng đại học định hướng nghiên cứu tiên tiến đa ngành, đa lĩnh vực vì vậy các dự án đầu tư tại ĐHQGHN chủ yếu tập trung cho chiến lược phát triển này Các dự án đều tập trung đầu tư trang thiết bị nghiên cứu khoa học cũng như xây dựng các phòng thí nghiệm trọng điểm cấp ĐHQG và cấp Nhà nước

Các dự án của ĐHQGHN có tính chất liên ngành, liên đơn vị với quy mô tương đối lớn và phức tạp Có nhiều đơn vị thụ hưởng trong một dự án, nhiều lĩnh vực, nhiều địa điểm đầu tư khác nhau trong một dự án, có hơn một nguồn vốn đầu tư cho một dự án và cũng có hạng mục đầu tư được lấy kinh phí từ nhiều dự án khác nhau

Để dự án nói chung và dự án đầu tư xây dựng cơ bản nói riêng được đầu tư hoàn thành đúng mục tiêu và đảm bảo chất lượng thì công tác quản lý

dự án (QLDA) là vô cùng quan trọng dẫn dắt dự án đến thành công Trong thời gian qua, công tác QLDA tại ĐHQGHN cũng đạt được nhiều thành tựu

đáng kể với nhiều dự án đã thực hiện và hoàn thành đúng mục tiêu dự án để đưa vào sử dụng Tuy nhiên, bên cạnh những thành tựu đạt được vẫn còn nhiều vấn đề cần phải tiếp tục nghiên cứu để hoàn thiện như: Công tác lập dự án; Công tác thẩm định dự án; Công tác đấu thầu và nhất là công tác quản lý thực hiện dự án,… làm ảnh hưởng đến việc phát huy tác dụng của dự án vào thực tiễn cũng như chất lượng của dự án

Xuất phát từ tình hình đó, nhận thức rõ vai trò, tính cấp thiết của việc quản lý các dự án, sau một thời gian công tác tại Ban Quản lý các dự án (Ban QLCDA) - ĐHQGHN tôi quyết định đi sâu nghiên cứu đề tài “Quản lý các dự

án đầu tư xây dựng cơ bản của Đại học Quốc gia Hà Nội” để làm luận văn thạc sỹ của mình

Câu hỏi nghiên cứu của đề tài: Giải pháp nào để hoàn thiện công tác quản lý các dự án đầu tư xây dựng cơ bản của ĐHQGHN trong thời gian tới?

2 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

2.1 Mục đích nghiên cứu

Trên cơ sở nghiên cứu lý luận và thực tiễn về Dự án, Dự án đầu tư xây dựng cơ bản và QLDA, luận văn đề xuất các giải pháp để hoàn thiện công tác quản lý các dự án đầu tư xây dựng cơ bản của ĐHQGHN trong thời gian tới

2.2 Nhiệm vụ đặt nghiên cứu

+ Hệ thống hóa những vấn đề lý luận và thực tiễn về Dự án, Dự án đầu

tư xây dựng cơ bản và QLDA

+ Phân tích thực trạng công tác Quản lý các dự án đầu tư xây dựng cơ bản của ĐHQGHN hiện nay

+ Hạn chế và nguyên nhân của hạn chế trong công tác Quản lý các dự án đầu tư xây dựng cơ bản của ĐHQGHN

+ Đề xuất những giải pháp nhằm hoàn thiện công tác Quản lý các dự án đầu tư xây dựng cơ bản của ĐHQGHN trong thời gian tới

3 Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu của luận văn là những vấn đề có liên quan đến quản lý dự án đầu tư xây dựng cơ bản của của ĐHQGHN

- Phạm vi nghiên cứu:

+ Về không gian: Các dự án đầu tư xây dựng cơ bản của ĐHQGHN, đề tài chủ yếu tập trung vào các dự án đầu tư công thuộc nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bản, ngân sách nhà nước

+ Về thời gian: Các dự án được đầu tư, tổ chức quản lý trong giai đoạn

từ năm 2011 - 2015

+ Về nội dung: Luận văn nghiên cứu các vấn đề liên quan đến hoạt động quản lý dự án đầu tư xây dựng cơ bản và những yếu tố hoàn thiện công tác QLDA

4 Kết cấu của luận văn

Ngoài phần mở đầu, kết luận, mục lục và danh mục các tài liệu tham khảo, luận văn được bố cục gồm 4 chương, cụ thể như sau:

Chương 1: Tổng quan tình hình nghiên cứu, những vấn đề lý luận và thực tiễn về dự án, quản lý dự án đầu tư xây dựng cơ bản

Chương 2: Phương pháp nghiên cứu

Chương 3: Thực trạng công tác quản lý các dự án đầu tư xây dựng cơ bản của ĐHQGHN

Chương 4: Định hướng và giải pháp hoàn thiện quản lý các dự án đầu tư xây dựng cơ bản của ĐHQGHN

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU, NHỮNG VẤN

ĐỀ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ DỰ ÁN, QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU

TƯ XÂY DỰNG CƠ BẢN

1.1 Tổng quan tình hình nghiên cứu về quản lý nhà nước đối với các

dự án đầu tư xây dựng cơ bản

1.1.1 Tình hình nghiên cứu nước ngoài

Nghiên cứu về quản lý xây dựng cơ bản nói chung, quản lý nhà nước đối với các dự án đầu tư xây dựng cơ bản (từ nguồn vốn ngân sách nhà nước) nói riêng đã được các nhà nghiên cứu nước ngoài đề cập khá nhiều Sau đây

có thể nêu lên một số công trình có liên quan đến lĩnh vực này

Đề tài “Nghiên cứu về hệ thống quản lý chi phí trong xây dựng” của

Peter E D Love, Zahir Irani (năm 2002) cho rằng mỗi mẩu dự án quản lý hệ thống chi phí chất lượng được phát triển để xác định chi phí chất lượng trong

dự án xây dựng Cấu trúc và các thông tin quan trọng là cần thiết được xác định và thảo luận để cung cấp cho một hệ thống phân loại chi phí chất lượng

Hệ thống phát triển đã đã được thử nghiệm và triển khai thực hiện trong hai trường hợp xây dựng các dự án nghiên cứu để xác định các vấn đề thông tin

và quản lý cần thiết để phát triển một chương trình phần mềm trong hệ thống thông tin quản lý chi phí trong xây dựng

Bài viết Construction industry in France, Issabelle Louis phân tích thực

trạng của ngành công nghiệp xây dựng Pháp Vấn đề này liên quan đến một

mô tả ngắn gọn của nền kinh tế nói chung và cái nhìn về vai trò và ảnh hưởng của chính phủ Một cái nhìn từ thế kỷ 18 về phía trước, đó là các minh chứng cho cuộc cách mạng trong ngành công nghiệp xây dựng Pháp và nó có tác động rất mạnh mẽ đến thực trạng trong ngành công nghiệp xây dựng hiện nay

Các đặc tính của ngành công nghiệp xây dựng tập trung vào cấu trúc của các công ty xây dựng và phương thức hoạt động của họ Mô tả của ngành công nghiệp xây dựng bao gồm tình hình các yếu tố đầu vào khác nhau cho ngành công nghiệp như lao động, thiết bị, vật liệu và tài chính Ngoài ra, việc điều tra các khu vực nghiên cứu và phát triển ngành công nghiệp xây dựng cũng được thảo luận Sau khi xem xét các phần quan trọng của hoạt động này, nó được mô tả chi tiết hơn theo các vị trí địa lý khác nhau

Bài viết „„Nghiên cứu lịch sử phát triển đối với quản lý xây dựng hệ

thống đấu thầu ở Nhật Bản‟‟ của Hiroshi Isohata, Trường Cao đẳng Công

nghệ Công nghiệp, đại học Nihon, Chiba, Nhật Bản, 2009 nghiên cứu về lịch

sử phát triển của hệ thống đấu thầu xây dựng cho các công trình công cộng, từ thời xưa thông qua các kỷ nguyên hiện đại đến nay Tác giả làm rõ đặc trưng của sự phát triển trong mua sắm và quản lý hệ thống xây dựng như công nghệ phần mềm đối với đấu thầu, hợp đồng, và quản lý xây dựng hiện đại ở Nhật Bản Nghiên cứu này cũng làm sáng tỏ các yếu tố lịch sử đã bị ảnh hưởng đến xây dựng hệ thống mua sắm và đấu thầu xây dựng cho các công trình công cộng

1.1.2 Tình hình nghiên cứu trong nước

Đã có nhiều đề tài nghiên cứu liên quan đến quản lý nhà nước đối với đầu tư xây dựng cơ bản từ nguồn vốn ngân sách nhà nước như:

- Luận án của Nghiên cứu sinh Nguyễn Huy Chí (năm 2016): “Quản lý

nhà nước về đầu tư xây dựng cơ bản bằng ngân sách nhà nước ở Việt Nam”

Trên cơ sở hệ thống các nội dung và nhân tố ảnh hưởng đến quản lý nhà nước

về đầu tư xây dựng cơ bản từ vốn ngân sách nhà nước, tác giả sử dụng để đánh giá tình hình đầu tư xây dựng cơ bản từ nguồn vốn ngân sách nhà nước

ở Việt Nam cũng như công tác quản lý nhà nước giai đoạn 2006 – 2015; Kết

quả đánh giá chú trọng về mặt định tính và phân tích sâu sắc kết quả để chỉ ra nguyên nhân trong từng hạn chế; Hệ thống các giải pháp hoàn thiện quản lý nhà nước về đầu tư xây dựng cơ bản từ nguồn vốn ngân sách nhà nước ở Việt Nam được đặt trong bối cảnh cụ thể, đó là thâm hụt ngân sách kéo dài, nợ công tăng cao nghiêm trọng Điều quan trọng là triển khai đồng bộ, hiệu quả các giải pháp để nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về đầu tư xây dựng cơ bản từ nguồn vốn ngân sách nhà nước, góp phần cùng các nguồn vốn khác trong toàn xã hội đưa lại hiệu quả đầu tư công nói chung, đẩy mạnh phát triển đất nước

- Luận án tiến sĩ của Nghiên cứu sinh Nguyễn Thị Bình (năm 2012):

“Hoàn thiện quản lý nhà nước đối với đầu tư xây dựng cơ bản từ vốn ngân

sách trong ngành giao thông vận tải Việt Nam” Luận án đưa ra cách tiếp cận

mới về quản lý nhà nước đối với đầu tư xây dựng cơ bản từ vốn ngân sách nhà nước theo năm khâu của quá trình đầu tư xây dựng cơ bản (…) Luận án

đã xây dựng các chuẩn (yêu cầu) của quá trình đầu tư xây dựng cơ bản là quy hoạch, kế hoạch; lập, thẩm định, phê duyệt dự án; triển khai các dự án; nghiệm thu, thẩm định chất lượng, bàn giao công trình; và thanh quyết toán, được nghiên cứu dưới sự tác động của các yếu tố môi trường luật pháp, cơ chế chính sách, tổ chức quản lý, năng lực bộ máy và thanh tra, kiểm tra giám sát đầu tư xây dựng cơ bản từ nguồn vốn ngân sách nhà nước trong ngành giao thông vận tải để đánh giá một cách một cách cụ thể, rõ ràng những mặt đạt được và chưa đạt được của quản lý nhà nước đối với đầu tư xây dựng cơ bản từ nguồn vốn ngân sách nhà nước trong ngành giao thông vận tải

- Luận văn thạc sĩ của Đoàn Thanh Phượng (năm 2015): “Quản lý nhà

nước về đầu tư xây dựng cơ bản từ nguồn vốn ngân sách nhà nước tại Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội” Luận văn đề cập các vấn đề lý luận cơ bản về

sách nhà nước; Phân tích, đánh giá thực trạng về quản lý nhà nước đối với lĩnh vực đầu tư xây dựng cơ bản từ nguồn vốn ngân sách nhà nước tại Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội; Đề xuất về định hướng và hệ thống các giải pháp quản lý nhà nước để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn nhà nước trong đầu

tư xây dựng cơ bản nói chung và trong Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội nói riêng trong thời gian tới

- Đề tài: “Quản lý các dự án đầu tư xây dựng cơ bản sử dụng ngân

sách nhà nước tại Hà Tĩnh”, luận văn thạc sĩ của Trần Tuấn Nghĩa (năm

2014) Đề tài đã hệ thống hóa những vấn đề cơ bản về công tác quản lý các dự

án đầu tư xây dựng cơ bản sử dụng nguồn vốn ngân sách; Khảo sát, phân tích tình hình quản lý dự án đầu tư xây dựng cơ bản trên địa bàn tỉnh Hà Tĩnh; Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả qu ản lý các dự án đầu tư xây dựng cơ bản sử dụng nguồn vốn ngân sách nhà nước trên địa bàn tỉnh Hà Tĩnh nhằm đáp ứng yêu cầu và mục tiêu phát triển kinh tế trong giai đoạn tới

- Luận văn thạc sĩ của Bùi Mạnh Tuyên (năm 2015): “Quản lý vốn đầu

tư xây dựng cơ bản từ nguồn ngân sách nhà nước trên địa bàn tỉnh Hà Giang” Đề tài đã hệ thống hóa các lý luận cơ bản về quản lý vốn đầu tư xây

dựng cơ bản từ nguồn ngân sách nhà nước; Phân tích thực trạng quản lý vốn đầu tư xây dựng cơ bản từ nguồn ngân sách nhà nước trên địa bàn tỉnh Hà Giang; Đề xuất các giải pháp tiếp tục hoàn thiện quản lý vốn đầu tư xây dựng

cơ bản từ nguồn ngân sách nhà nước trên địa bàn tỉnh

1.1.3 Nhận xét chung về kết quả của các công trình đã nghiên cứu và

nhiệm vụ của luận văn

Qua tìm hiểu và nghiên cứu các luận văn nói trên, thấy rằng: các luận văn đều đã đề cập đến cơ sở lý luận công tác quản lý đầu tư xây dựng cơ bản

và một số nội dung về công tác quản lý nhà nước đối với đầu tư xây dựng cơ

bản từ nguồn vốn ngân sách Tuy nhiên, các luận văn nói trên chưa đề cập đến phạm vi quản lý nhà nước đối với các dự án đầu tư xây dựng cơ bản do chính đơn vị làm chủ đầu tư; Chưa phân tích được cụ thể vai trò của quy trình quản

lý các dự án đầu tư xây dựng cơ bản trong quá trình đầu tư, từ giai đoạn chuẩn

bị đầu tư, thực hiện đầu tư đến giai đoạn kết thúc đầu tư; Chưa phân tích một

số công cụ quan trọng trong công tác quản lý các dự án đầu tư xây dựng cơ bản như: hồ sơ khảo sát, thiết kế kỹ thuật thi công; chưa đi sâu phân tích và đánh giá thực trạng để từ đó đưa ra giải pháp nhằm tăng cường vai trò công tác thanh tra, kiểm tra, kiểm định, giám sát hoạt động đầu tư xây dựng cơ bản

từ vốn ngân sách Vì vậy, đề tài này vẫn có tính cấp thiết cả về lý luận và thực tiễn, đặc biệt là đối với một đơn vị sự nghiệp giáo dục hàng đầu như Đại học Quốc gia Hà Nội

1.2 Cơ sở lý luận về dự án, quản lý dự án đầu tƣ xây dựng cơ bản

1.2.1 Dự án

1.2.1.1 Khái nhiệm dự án

Hiện nay, trên thế giới tồn tại rất nhiều khái niệm về dự án:

- Theo ngân hàng thế giới: Dự án là tổng thể các chính sách, hoạt động

và chi phí liên quan với nhau được hoạch định nhằm đạt được những mục tiêu nào đó trong một thời gian nhất định

- Theo Luật đầu tư: Dự án là tập hợp các đề xuất bỏ vốn trung và dài hạn để tiến hành các hoạt động đầu tư trên địa bàn cụ thể trong khoảng thời gian xác định

- Theo Luật Đấu thầu: Dự án là tập hợp các đề xuất để thực hiện một phần hay toàn bộ công việc nhằm đạt được mục tiêu hoặc yêu cầu nào đó trong một thời gian nhất định dựa trên nguồn vốn xác định

- Theo định nghĩa của tổ chức quốc tế về tiêu chuẩn hóa ISO trong tiêu chuẩn ISO 9000:2000 được Việt Nam chấp thuận trong tiêu chuẩn TCVN ISO 9000:2000: Dự án là một quá trình đơn nhất, gồm một tập hợp các hoạt động có phối hợp và được kiểm soát, có thời hạn bắt đầu và kết thúc, được tiến hành để đạt được một mục tiêu phù hợp với các yêu cầu quy định, bao gồm cả các ràng buộc về thời gian, chi phí và nguồn lực

Tuy nhiên, theo nghĩa chung nhất “Dự án là lĩnh vực hoạt động đặc thù,

là một nhiệm vụ cần phải được thực hiện với phương pháp riêng, nguồn lực riêng và theo một kế hoạch tiến độ nhằm tạo ra một thực thể mới” (Từ Quang

Phương, 2005 Giáo trình quản lý dự án đầu tư Hà Nội: NXB Lao động – Xã

hội, trang 6)

Dự án là tập hợp nhiều hoạt động mang tính duy nhất, phức tạp liên quan đến nhau, có mục tiêu và mục tiêu đó phải hoàn thành trong một thời gian cụ thể với mức ngân sách nhất định và tùy theo tính kỹ thuật, chuyên môn riêng Dự án không chỉ là một ý định phác thảo mà có tính cụ thể và mục tiêu xác định Xét trên phương diện quản lý, có thể định nghĩa dự án là một nỗ lực có thời hạn nhằm tạo ra những sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất Nỗ lực có thời hạn nghĩa là mọi dự án đều phải có điểm bắt đầu và điểm kết thúc xác định

Theo các định nghĩa này, hoạt động dự án tập trung vào hai đặc tính:

- Nỗ lực tạm thời: Mọi dự án đều có điểm bắt đầu và kết thúc cụ thể

Dự án chỉ kết thúc khi đã đạt được mục tiêu của dự án hoặc dự án thất bại

- Sản phẩm và di ̣ch vụ là duy nhất: điều này thể hiện có sự khác biệt so với những sản phẩm dịch vụ tương tự đã có hoặc kết quả của dự án khác

Như vậy, Dự án là một chuỗi các công việc (nhiệm vụ, hoạt động…), được thực hiện nhằm đạt được mục tiêu đề ra trong điều kiện ràng buộc về phạm vi, thời gian và ngân sách

Tóm lại điểm chung nhất của các khái niệm đều nằm trong khuôn khổ các yếu tố : mục đích, nguồn lực và thời gian Bất cứ dự án nào có thể khác nhau về mục đích hay mục tiêu hay phương tiện, cách thức tiến hành nhưng vẫn đảm bảo tính nguyên vẹn của bản chất dự án

Nhưng dù xét trên khía cạnh nào thì dự án bao giờ cũng gồm 4 thành phần chính được minh họa qua sơ đồ sau:

Hình 1.1: Các thành phần của một dự án

1.2.1.2 Đặc trưng của dự án

- Thứ nhất, Dự án luôn hướng đến một mục tiêu và kết quả xác định Tất

cả các dự án đều phải có kết quả xác định rõ Mỗi dự án lại bao gồm một tập hợp nhiều nhiệm vụ cần được thực hiện Mỗi nhiệm vụ cụ thể lại có một kết quả riêng, độc lập Tập hợp các kết quả cụ thể của các nhiệm vụ hình thành nên kết quả chung của dự án Dự án là một hệ thống phức tạp, được phân chia thành nhiều bộ phận, phân hệ khác nhau để thực hiện và quản lý nhưng phải thống nhất đảm bảo mục tiêu chung về thời gian, chi phí và việc hoàn thành với chất lượng cao

- Thứ hai, Sản phẩm của dự án mang tính chất đơn chiếc, độc đáo Khác

với quá trình sản xuất liên tục và gián đoạn, kết quả của dự án không phải là

Hoạt động

Nguồn lực

sản phẩm sản xuất hàng loạt, mà có tính khác biệt cao Sản phẩm và dịch vụ

do dự án đem lại là duy nhất và hầu như không lặp lại Tuy nhiên, ở nhiều dự

án khác nhau, tính duy nhất ít rõ ràng hơn và bị che đậy ở bởi tính tương tự giữa chúng

- Thứ ba, Dự án có chu kỳ phát triển riêng và có thời gian tồn tại hữu

hạn Dự án không kéo dài mãi mà phải trải qua giai đoạn hình thành, phát triển, bắt đầu và kết thúc Bất kỳ một dự án nào cũng phải chịu sự ràng buộc

về thời gian vì mỗi mục tiêu, mỗi nhu cầu chỉ xuất hiện theo từng thời điểm

Có thể trong thời gian thực hiện tồn tại một mục tiêu, song nếu dự án chỉ được hoàn thành sau thời gian dự kiến thì mục tiêu đó không còn hoặc giảm hiệu quả lợi ích Bất kỳ sự chậm chễ nào cũng kéo theo một chuỗi các biến cố bất lợi như: bội chi, khó tổ chức lại nguồn lực, tiến độ cung cấp vật tư thiết bị, không đáp ứng được nhu cầu sản phẩm vào đúng thời điểm mà cơ hội xuất hiện như dự án ban đầu

- Thứ tư, Dự án liên quan đến nhiều bên và có sự tương tác phức tạp giữa

các bộ phâ ̣n quản lý chức năng với quản lý dự án Dự án nào cũng có sự tham gia của nhiều bên hữu quan như chủ đầu tư, người hưởng thụ, nhà tư vấn, nhà thầu… Tùy theo tính chất của dự án và yêu cầu của chủ đầu tư mà sự tham gia của các thành phần cũng khác nhau Vì mục tiêu của dự án, các nhà quản

lý dự án cần duy trì thường xuyên mối liên hệ với các bộ phận quản lý khác

- Thứ năm, Môi trường hoạt động va chạm Quan hệ giữa các dự án là

quan hệ chia nhau cùng một nguồn lực khan hiếm của tổ chức Dự án cạnh tranh lẫn nhau và với các hoạt động tổ chức sản xuất khác nhau về tiền vốn, nhân lực, thiết bị… Môi trường quản lý dự án có nhiều quan hệ phức tạp nhưng năng động

- Thứ sáu, Tính bất định và độ rủi ro cao Hầu hết các dự án đòi hỏi quy

mô tiền vốn, vật tư và lao động rất lớn để thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định Mặt khác, thời gian đầu tư và vận hành kéo dài nên các dự án đầu tư thường có độ rủi ro cao Công tác quản lý dự án phải phân tích và ước lượng được các rủi ro và dự kiến những bất lợi có thể ảnh hưởng đến dự án để đưa ra phương pháp giải quyết, phòng ngừa nhằm đưa dự án hoàn thành đúng yêu cầu

1.2.1.3 Tác dụng của dự án

- Đối với cơ quan quản lý nhà nước: Dự án đầu tư là cơ sở để thẩm định

và ra quyết định đầu tư

- Trên góc độ các định chế tài chính: Dự án đầu tư là cơ sở để ra quyết định tài trợ vốn cho dự án

- Trên góc độ chủ đầu tư: Dự án đầu tư là căn cứ để xin phép đầu tư và giấy phép hoạt động, xin phép nhập khẩu máy móc vật tư kỹ thuật, xin hưởng các ưu đãi đầu tư, xin gia nhập các khu chế xuất, khu công nghiệp, xin vay vốn của các định chế tài chính trong và ngoài nước, là căn cứ để kêu gọi vốn góp…

1.2.1.4 Phân loại dự án

Theo Luật đầu tư công số 49/2014/QH13:

- Căn cứ vào tính chất, dự án đầu tư công được phân loại như sau:

+ Dự án có cấu phần xây dựng: xây dựng mới, cải tạo, nâng cấp, mở rộng dự án đã đầu tư xây dựng, bao gồm cả phần mua tài sản, mua trang thiết

bị của dự án;

+ Dự án không có cấu phần xây dựng: mua tài sản, nhận chuyển nhượng quyền sử dụng đất, mua, sửa chữa, nâng cấp trang thiết bị, máy móc và dự án khác

- Căn cứ mức độ quan trọng và quy mô, dự án đầu tư công được phân loại thành dự án quan trọng quốc gia, dự án nhóm A, dự án nhóm B và dự án nhóm C

1.2.1.5 Chu kỳ của dự án đầu tư

Chu kỳ của dự án đầu tư là các bước hoặc các giai đoạn mà một dự án phải trải qua bắt đầu từ khi dự án mới chỉ là ý tưởng đến khi dự án được hoàn thành và chấm dứt hoạt động Có thể minh họa sơ đồ chu kỳ của dự án đầu tư như sau:

Hình 1.2: Chu kỳ của một dự án đầu tư

Chu kỳ của một dự án đầu tư được thể hiện thông qua ba giai đoạn:

- Giai đoạn tiền đầu tư (chuẩn bị đầu tư)

- Giai đoạn thực hiện đầu tư (thực hiện đầu tư)

- Giai đoạn vận hành các kết quả đầu tư (sản xuất kinh doanh, dịch

Thực hiện đầu

tư

SX - KD

- DV sử dụng

Ý tưởng mới

Bảng 1.1: Các bước trong từng giai đoạn của chu kỳ dự án đầu tư

án luận chứng kinh tế)

-Đánh giá và quyết định (Thẩm định DA)

Thiết

kế

và lập

dự toán thi công xây lắp công trình

Đấu thầu, LCNT, Đàm phán

và ký kết các hợp đồng

Thi công xây lắp công trình

Chạy thử và nghiệm thu sử dụng

Sử dụng chưa hết công suất

Sử dụng công suất

ở mức

độ cao nhất

Công suất giảm dần

và thanh

lý

Trong ba giai đoạn thì giai đoạn tiền đầu tư là giai đoạn tạo tiền đề và quyết định sự thành công hay thất bại ở những giai đoạn sau, đặc biệt là giai đoạn vận hành kết quả đầu tư Nội dung chủ yếu của giai đoạn tiền đầu tư là việc xây dựng dự án đầu tư, trong đó vấn đề về chất lượng, tính chính xác của các kết quả nghiên cứu tính toán và dự toán là quan trọng nhất

Giai đoạn thực hiện đầu tư thì vấn đề về thời gian sẽ là vấn đề quan

trọng nhất vì đây là yếu tố có ảnh hưởng mang tính quyết định đến khả năng

về vốn, thời cơ cạnh tranh của sản phẩm, …

Giai đoạn vận hành kết quả đầu tư thì việc tổ chức quản lý phát huy tác dụng các kết quả của dự án là quan trọng vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến thời gian tồn tại của dự án, hiệu quả của quá trình vận hành, …

1.2.2 Dự án đầu tư xây dựng cơ bản

- Xét về góc độ quản lý, dự án đầu tư xây dựng cơ bản là một công cụ quản lý việc sử dụng vốn, vật tư, lao động để tạo ra các kết quả kinh tế tài chính trong một thời gian dài

- Xét trên góc độ kế hoạch hóa, dự án đầu tư xây dựng cơ bản là một công cụ thể hiện kế hoạch chi tiết của một công cuộc đầu tư sản xuất kinh doanh, phát triển kinh tế - xã hội làm tiền đề cho các quyết định đầu tư và tài trợ Dự án đầu tư xây dựng cơ bản là một hoạt động kinh tế riêng biệt nhỏ nhất trong công tác kế hoạch hóa nền kinh tế nói chung

- Xét về nội dung, dự án đầu tư xây dựng cơ bản bao gồm một tập hợp các hoạt động có liên quan với nhau, đó là những nhiệm vụ hoặc hành động được thực hiện để tạo ra các kết quả cụ thể Những nhiệm vụ và các hoạt động cùng với một thời gian biểu và trách nhiệm cụ thể của các bộ phận thực hiện

sẽ tạo thành kế hoạch thực hiện dự án

- Theo quan niệm phổ biến hiện nay, dự án đầu tư XDCB là một tập hợp những đề xuất có liên quan đến việc bỏ vốn để tạo mới, mở rộng hoặc cải tạo những cơ sở vật chất nhất định nhằm đạt được sự tăng trưởng về số lượng hoặc duy trì, cải tiến, nâng cao chất lượng của sản phẩm hoặc dịch vụ trong khoảng thời gian xác định

Như vậy, dù xét theo bất kỳ góc độ nào thì một dự án đầu tư xây dựng

cơ bản đều bao gồm 4 vấn đề chính, đó là: mục tiêu của dự án, các kết quả, các hoạt động và các nguồn lực Trong 4 thành phần đó thì các kết quả được coi là cột mốc đánh dấu tiến độ của dự án Vì vậy, trong quá trình thực hiện

dự án phải thường xuyên theo dõi các đánh giá kết quả đạt được Những hoạt động nào có liên quan trực tiếp đối với việc tạo ra các kết quả được coi là hoạt động chủ yếu phải được đặc biệt quan tâm

1.2.2.2 Đặc điểm dự án đầu tư xây dựng cơ bản

Thứ nhất, đầu tư XDCB được coi là yếu tố khởi đầu cơ bản cho sự phát

triển Tuy nhiên, có nhiều yếu tố tạo nên tăng trưởng, trong đó có yếu tố đầu

tư Đặc điểm này không chỉ nói lên vai trò quan trọng của đầu tư trong quá trình phát triển kinh tế mà còn chỉ ra động lực quan trọng kích thích các hoạt động khác trong nền kinh tế phát triển

Thứ hai, đầu tư XDCB đòi hỏi một khối lượng vốn lớn Khối lượng

vốn đầu tư lớn là yếu tố khách quan nhằm tạo ra những điều kiện vật chất và

kỹ thuật cần thiết đảm bảo cho yếu tố tăng trưởng và phát triển Vì vậy nếu không sử dụng vốn có hiệu quả sẽ gây nhiều phương hại đến sự phát triển kinh tế - xã hội

Thứ ba, quá trình đầu tư XDCB phải được trải qua một thời gian lao

động rất dài mới có thể đưa vào khai thác, sử dụng được, cụ thể như sau:

- Sản phẩm của xây dựng thường cố định, đó là công trình gắn liền với đất

Các thành quả của hoạt động đầu tư XDCB là các công trình xây dựng sẽ hoạt động ở ngay nơi mà nó đựơc tạo dựng cho nên các điều kiện về địa lý, địa hình có ảnh hưởng lớn đến quá trình thực hiện đầu tư, cũng như việc phát huy kết quả đầu tư Vì vậy cần được bố trí hợp lý địa điểm xây dựng đảm bảo các yêu cầu về an ninh quốc phòng, phải phù hợp với kế hoạch, qui hoạch bố trí tại nơi có điều kiện thuận lợi, để khai thác lợi thế so sánh của vùng, quốc gia, đồng thời phải đảm bảo được sự phát triển cân đối của vùng lãnh thổ

- Sản phẩm xây dựng có quy mô lớn, kết cấu phức tạp có tính chất tổng hợp về kinh tế, chính trị, kỹ thuật, nghệ thuật Thời gian để hoàn thành một quá trình xây dựng thường dài, phụ thuộc vào quy mô, tính chất của sản phẩm

- Quá trình thi công xây dựng chịu ảnh hưởng lớn của yếu tố tự nhiên: Nắng, mưa, bão, gió Vì vậy, điều kiện sản xuất xây dựng thiếu tính ổn định, luôn luôn biến động và thường bị gián đoạn Đặc điểm này đòi hỏi trong quá trình tổ chức thi công xây dựng phải có kế hoạch tổ chức, phân công hợp lý nhằm tận dụng triệt để máy móc thiết bị, vật tư lao động, hạn chế tối đa những thay đổi không hợp lý, có biện pháp tổ chức lao động một cách khoa học

- Cơ cấu quá trình sản xuất xây dựng rất phức tạp Trong quá trình thi công xây dựng thường có nhiều đơn vị tham gia xây dựng, mặt bằng thi công chật hẹp, yêu cầu thi công đòi hỏi rất nghiêm ngặt về trình độ kỹ thuật Quá trình đầu tư thường bao gồm 3 giai đoạn: Xây dựng dự án, thực hiện dự án, và khai thác đưa vào sử dụng dự án Giai đoạn xây dựng dự án và giai đoạn thực hiện dự án là hai giai đoạn tất yếu của quá trình đầu tư, thời gian kéo dài mà

không tạo ra sản phẩm Khi xét lợi ích, tác động của đầu tư XDCB cần quan tâm xem xét toàn bộ ba giai đoạn của quá trình đầu tư, tránh tình trạng thiên lệch chỉ tập trung vào giai đoạn thực hiện dự án mà không chú ý vào thời gian khai thác sử dụng dự án

Thứ tư, đầu tư xây dựng cơ bản là một lĩnh vực có rủi ro lớn Rủi ro

trong lĩnh vực đầu tư xây dựng cơ bản chủ yếu là do thời gian của quá trình đầu tư kéo dài Trong thời gian này các yếu tố kinh tế, chính trị và cả tự nhiên biến động sẽ gây nên những thất thoát lãng phí, gọi chung là những tổn thất

mà các nhà đầu tư không lường được hết khi lập dự án Các yếu tố bão lụt, động đất, chiến tranh có thể tàn phá các công trình được đầu tư Sự thay đổi

cơ chế chính sách của nhà nước như thay đổi chính sách thuế, thay đổi mức lãi suất, thay đổi nguồn nhiên liệu, nhu cầu sử dụng cũng có thể gây nên thiệt hại cho hoạt động đầu tư

Thứ năm, đầu tư xây dựng cơ bản liên quan đến nhiều ngành Hoạt

động đầu tư xây dựng cơ bản rất phức tạp liên quan đến nhiều ngành, nhiều lĩnh vực; diễn ra không những ở phạm vi một địa phương mà còn nhiều địa phương với nhau Vì vậy khi tiến hành hoạt động này, cần phải có sự liên kết chặt chẽ giữa các ngành, các cấp trong quản lý quá trình đầu tư, bên cạnh đó phải qui định rõ phạm vi trách nhiệm của các chủ thể tham gia đầu tư, tuy nhiên vẫn phải đảm bảo đựơc tính tập trung dân chủ trong quá trình thực hiện đầu tư

Những đặc điểm của hoạt động đầu tư trên đây sẽ là cơ sở khoa học giúp cho việc đề xuất những biện pháp quản lý vốn đầu tư thích hợp, hữu hiệu nhằm nâng cao hiệu quả kinh tế và hiệu quả xã hội của quá trình đầu tư XDCB

1.2.2.3 Phân loại dự án đầu tư xây dựng cơ bản

Phân loại dự án đầu tư là việc sắp xếp các dự án khác nhau vào các nhóm khác nhau để việc quản lý các dự án được dễ dàng và khoa học

Theo khoản 1 và khoản 3, Điều 5 của Nghị định số 59/2015/NĐ-CP ban hành ngày 18/6/2015:

- Dự án đầu tư xây dựng được phân loại theo quy mô, tính chất, loại công trình chính của dự án gồm: Dự án quan trọng quốc gia, dự án nhóm A,

dự án nhóm B và dự án nhóm C theo các tiêu chí quy định của pháp luật về đầu tư công và được quy định chi tiết tại Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định này

- Dự án đầu tư xây dựng được phân loại theo loại nguồn vốn sử dụng gồm: Dự án sử dụng vốn ngân sách nhà nước, dự án sử dụng vốn nhà nước ngoài ngân sách và dự án sử dụng vốn khác

1.2.3 Quản lý dự án

1.2.3.1 Khái niệm

Trong những năm gần đây, khái niệm dự án đã không còn là một thuật ngữ xa lạ đối với các nhà quản lý các cấp Có rất nhiều công việc trong các tổ chức, cơ quan, doanh nghiệp được thực hiện dưới hình thức dự án và điều đó đồng nghĩa với yêu cầu đặt ra là phải có được một hệ thống quản lý với các phương pháp quản lý dự án hiệu quả nhất Bởi lẽ trong quá trình thực hiện các

kế hoạch phát triển kinh tế, sản xuất kinh doanh và đời sống xã hội, dự án có một tầm quan trọng đặc biệt Chính vì vậy đi kèm với nó phải xác định rõ quản lý dự án là gì? Để hiểu rõ được về quản lý dự án đầu tư chúng ta hãy bắt đầu từ khái niệm quản lý dự án

Hiện nay có nhiều cách diễn đạt khác nhau của các tác giả khác nhau về khái niệm QLDA” như sau:

“Quản lý dự án đầu tư là quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực và giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách được duyệt và đạt được các yêu cầu đã định về kỹ thuật và chất lượng sản phẩm dịch vụ, bằng những

phương pháp và điều kiện tốt nhất cho phép” (Từ Quang Phương, 2005 Giáo

trình Quản lý dự án đầu tư Hà Nội: Nhà xuất bản Lao động - Xã hội)

“QLDA là việc điều phối và tổ chức các bên khác nhau tham gia vào một

dự án nhằm hoàn thành dự án đó theo những hạn chế được áp đặt bởi chất

lượng, thời gian và chi phí” (Đinh Đăng Quang, 2006 Bài giảng quản lý dự

án, Tài liệu giảng dạy cao học kinh tế xây dựng Trường Đại học Xây dựng

Hà Nội)

“QLDA là sự vận dụng lý luận, phương pháp, quan điểm có tính hệ thống để tiến hành quản lý có hiệu quả toàn bộ công việc có liên quan tới dự

án dưới sự ràng buộc về nguồn lực có hạn” (Viện nghiên cứu và đào tạo về

quản lý, 2006 Tổ chức và điều hành dự án Hà Nội: Nhà xuất bản Tài chính,

trang: 22-31)

Như vậy bằng cách chung nhất ta có thể hiểu: QLDA là sự vận dụng lý luận, phương pháp, quan điểm có tính hệ thống để tiến hành quản lý có hiệu quả toàn bộ công việc liên quan tới dự án dưới sự ràng buộc về nguồn lực Để thực hiện được mục tiêu của dự án, các nhà đầu tư phải lên kế hoạch tổ chức, chỉ đạo, phối hợp, điều hành, khống chế và đánh giá toàn bộ quá trình từ lúc bắt đầu đến lúc kết thúc dự án QLDA được thực hiện trong tất cả các giai đoạn khác nhau của chu trình dự án

Trên quan điểm quản trị học, QLDA có thể định nghĩa như sau: “QLDA

là sự tác động của CĐT và các chủ thể có liên quan khác đến quá trình lập dự

án và thực hiện dự án bằng ủy nhiệm hoặc ký kết hợp đồng với các đơn vị thực hiện thông qua sử dụng các công cụ và kỹ thuật quản lý với những mô hình tổ chức mềm dẻo, linh hoạt để dự án được thực hiện trong những ràng buộc về chi phí, thời gian và các nguồn lực

Có thể xem QLDA bao gồm những công việc sau:

Các dự án thường bao gồm một số qui trình liên kết với nhau Các qui trình này lặp đi lặp lại và diễn ra trong từng giai đoạn của vòng đời dự án, tác động lẫn nhau Các giai đoạn quản lý dự án thường tương ứng với các giai đoạn của dự án Có năm giai đoạn quản lý dự án như sau:

- Khởi tạo: Sự cấp phép cho dự án

- Lập kế hoạch: Xây dựng mục tiêu dự án, thiết lập các phương pháp và biện pháp thực hiện nhằm đạt được mục tiêu một cách tốt nhất

- Thực hiện kế hoạch: Khi các mục tiêu được thiết lập và các kế hoạch được tiến hành từ các tổ chức, cần phải biết dẫn dắt chúng thực hiện một cách thành công Các công việc gồm triển khai nguồn tài nguyên, nhân lực và các

hệ thống nhằm hoàn thành bản kế hoạch tổng thể và tiến độ dự án

- Kiểm soát: Được áp dụng cho tất cả các giai đoạn của công việc nhằm đạt được mục tiêu chung của dự án Theo dõi thời gian thực hiện bằng việc kiểm soát tiến độ, theo dõi chi phí thông qua việc kiểm soát ngân quỹ dự án, theo dõi chất lượng bằng cách kiểm soát chất lượng sản phẩm dự án,

- Kết thúc: Mọi mục tiêu của dự án hoàn thành và kết thúc theo thứ tự

Sơ đồ mối quan hệ của các giai đoạn quản lý dự án:

Hình 1.3: Các giai đoạn quản lý dự án

(Nguồn: Từ Quang Phương, 2005 Giáo trình Quản lý dự án đầu tư Hà Nội:

Nhà xuất bản Lao động - Xã hội)

Khởi tạo Lập kế hoạch

Thực hiện Kiểm soát

Kết thúc

1.2.3.2 Đặc trưng của quản lý dự án

- Là một tổ chức tạm thời, hoạt động trong môi trường có sự “va chạm”, tương tác phức tạp, thường xuyên đối mặt với sự thay đổi Vì thế có thể nói QLDA là quản lý sự thay đổi

- Chủ thể của quản lý dự án chính là người quản lý dự án

- Khách thể của quản lý dự án liên quan đến phạm vi công việc của dự án (toàn bộ công việc, nhiệm vụ của dự án) Những công việc này tạo thành quá trình vận động của hệ thống dự án Quá trình vận động này gọi là chu kỳ tồn tại của dự án

- Mục tiêu cơ bản của quản lý dự án nói chung là hoàn thành các công việc dự án theo đúng yêu cầu kỹ thuật và chất lượng trong phạm vi ngân sách được duyệt và theo đúng tiến độ thời gian cho phép

- Chức năng của quản lý dự án có thể khái quát thành nhiệm vụ lên kế hoạch, tổ chức, chỉ đạo, điều tiết, khống chế dự án Nếu tách rời các chức năng này thì dự án không thể vận hành có hiệu quả, mục tiêu của dự án cũng không được thực hiện Quá trình thực hiện mỗi dự án đều cần có tính sáng tạo

vì thế chúng ta thường coi việc quản lý dự án là quản lý sáng tạo

- Tác dụng của quản lý dự án: Liên kết tất cả các công việc, các hoạt động của dự án; Tạo điều kiện cho việc liên hệ thường xuyên, gắn bó giữa các nhóm quản lý dự án, với khách hàng và với các nhà thầu cung cấp đầu vào cho dự án; Tăng cường sự hợp tác giữa các thành viên và chỉ rõ trách nhiệm của các thành viên tham gia dự án; Tạo điều kiện sớm phát hiện ra những khó khăn vướng mắc nảy sinh và điều chỉnh kịp thời trước những thay đổi hoặc điều kiện không thể đoán được Tạo điều kiện cho việc đàm phán trực tiếp giữa các bên liên quan để giải quyết những bất đồng; Tạo ra những sản phẩm

và dịch vụ có chất lượng tốt nhất

- Các giai đoạn của quản lý dự án (Hình 1.4):

Hình 1.4: Các giai đoạn của quản lý dự án

(Nguồn: Từ Quang Phương, 2005 Giáo trình Quản lý dự án đầu tư Hà Nội:

Nhà xuất bản Lao động - Xã hội)

Lập kế hoạch: Đây là giai đoạn xây dựng mục tiêu, xác định công việc,

dự tính nguồn lực cần thiết để thực hiện dự án và là quá trình phát triển một

kế hoạch hành động thống nhất, theo trình tự logic, có thể biển diễn dưới dạng các sơ đồ truyền thống hoặc theo các phương pháp lập kế hoạch truyền thống

Điều phối dự án: Đây là quá trình phân phối nguồn lực bao gồm tiền

vốn, lao động, thiêt bị và đặc biệt quan trọng là điều phối và quản lý tiến độ thời gian Giai đoạn này chi tiết hóa thời gian, lập lịch trình cho từng công việc và toàn bộ dự án (khi nào nào bắt đầu, khi nào kết thúc) trên cơ sở đó, bố trí tiền vốn, nhân lực, thiết bị phù hợp

Lập kế hoạch

-Thiết lập mục tiêu -Điều tra nguồn lực -Xây dựng kế hoạch

Điều phối thực hiện

- Điều phối tiến độ thời gian

- Phân phối nguồn lực

- Phối hợp các nỗ lực

- Khuyến khích và động viên cán bộ và nhân viên

Giám sát: Là quá trình theo dõi kiểm tra tiến trình dự án, phân tích tình

hình thực hiện, báo cáo hiện trạng và đề xuất biện pháp giải quyết những vướng mắc trong quá trình thực hiện Cùng với hoạt động giám sát, công tác đánh giá dự án giữa kỳ và cuối kỳ cũng được thực hiện nhằm tổng kết rút kinh nghiệm, kiến nghị các phần sau của dự án

1.2.3.3 Nội dung quản lý dự án

1.2.3.3.1 Quá trình quản lý dự án:

Quá trình chỉ là thứ tự hoạt động để cho ra một kết quả Quá trình quản

lý dự án căn cứ vào việc thực hiện các hoạt động của dự án theo thứ tự để đề

ra theo kế hoạch dự án, sau đó từng bước thực hiện các công việc đó (Hình 1.5)

ra quyết định đầu tư

Thi

ết

kế -

dự toán

Lập kế hoạch triển khai thực hiện

Đấu thầu, lựa chọn nhà thầu, thương thảo,

ký kết hợp đồng thực hiện dự

án

Giám sát, đánh giá và kiểm soát dự

án

Kết thúc, nghiệm thu bàn giao, quyết toán

Cơ quan vận hành, khai thác dụa án

Quản lý rủi ro

Quản lý chất lượng

1.2.3.3.2 Nội dung quản lý dự án:

QLDA là việc giám sát, chỉ đạo, điều phối, tổ chức, lên kế hoạch đối với 4 giai đoạn của vòng đời dự án (giai đoạn hình thành, giai đoạn phát triển, giai đoạn trưởng thành và giai đoạn kết thúc) Mục đích của nó từ góc độ quản lý và tổ chức, áp dụng các biện pháp nhằm đảm bảo thực hiện tốt các mục tiêu của dự án như: mục tiêu về giá thành, mục tiêu thời gian, mục tiêu chất lượng Vì thế, làm tốt công tác QLDA là một việc có ý nghĩa vô cùng quan trọng Nội dung của QLDA gồm những lĩnh vực quản lý sau: (Hình 1.6)

Hình 1.6: Các nội dung của quản lý dự án

a) Lập kế hoạch tổng thể cho dự án

Là quá trình tổ chức dự án theo một trình tự logic, chi tiết hóa các mục tiêu của dự án thành những công việc cụ thể và hoạch định một chương trình

Quản lý dự án

Lập kế hoạch

tổng thể

Quản lý phạm vi

Quản lý thời gian

Quản lý chi phí

Quản lý chất lƣợng

Quản lý

nhân lực

Quản lý thông tin mua bán Quản lý Quản lý rủi ro Quản lý giao nhận DA

thực hiện những công việc đó nhằm đảm bảo các lĩnh vực quản lý khác nhau

của dự án đã được kết hợp một cách chính xác đầy đủ

b) Quản lý phạm vi dự án

Là việc tiến hành khống chế quá trình đối với nội dung công việc của dự

án nhằm thực hiện mục tiêu của dự án Xác định công việc nào thuộc về dự án cần phải thực hiện, công việc nào không thuộc dự án Cụ thể gồm các công việc như phân chia phạm vi, qui hoạch phạm vi, điều chỉnh phạm vi dự án

c) Quản lý thời gian và tiến độ dự án

Là việc lập kế hoạch, phân phối và giám sát tiến độ thời gian nhằm đảm bảo thời hạn hoàn thành dự án, nó chỉ rõ mỗi công việc phải kéo dài bao lâu, khi nào thì bắt đầu khi nào thì kết thúc và toàn bộ dự án ké dài bao lâu, phải hoàn thành khi nào?

- Là quá trình quản lý bao gồm việc thiết lập mạng công việc, xác định thời gian thực hiện công việc cũng như toàn bộ dự án và quản lý tiến trình thực hiện các công việc của dự án trên cơ sở các nguồn lực cho phép và những yêu cầu về chất lượng đã định

- Mục đích của quản lý thời gian và tiến độ của dự án là làm sao để dự án hoàn thành đúng thời hạn trong phạm vi ngân sách và nguồn lực cho phép, đáp ứng những yêu cầu đã định về chất lượng Quản lý thời gian và tiến độ của dự án là cơ sở để giám sát chi phí cũng như các nguồn lực khác cần cho công việc dự án

- Quản lý thời gian và tiến độ của dự án đòi hỏi việc triển khai một dự án phải đúng tiến độ, các khâu phải đúng trình tự, đối với các công việc nối tiếp nhau phải đảm bảo công việc này xong mới thực hiện công việc khác, giai

đoạn sau thực hiện nối tiếp giai đoạn trước, đối với các công việc song song cần hoàn thành đúng thời gian thực hiện

- Tiến độ tổng thể của dự án phải không bị chậm Nếu dự án không hoàn thành đúng tiến độ được giao phải xác định được nguyên nhân là do yếu tố nào và chủ động tìm các biện pháp khắc phục để giảm thiểu tối đa tổn thất cũng như hậu quả gây ra đối với dự án

d) Quản lý chi phí dự án

Là quá trình dự toán kinh phí, giám sát thực hiện chi phí theo tiến độ cho từng công việc và cho toàn bộ dự án đảm bảo dự án hoàn thành mà không

bị vượt quá mức chi phí được duyệt của dự án

e) Quản lý chất lượng dự án

Là quá trình triển khai, giám sát có hệ thống việc thực hiện dự án nhằm đảm bảo đáp ứng được những yêu cầu về chất lượng mà dự án đề ra , đảm bảo chất lượng kết quả của dự án phải đáp ứng mong muốn của nhà đầu tư Nó bao gồm việc qui hoạch chất lượng, khống chế chất lượng và đảm bảo chất lượng

- Quản lý chất lượng dự án được thực hiện thông qua một hệ thống các biện pháp kinh tế, công nghệ, tổ chức hành chính và giáo dục, thông qua một

cơ chế nhất định và hệ thống các tiêu chuẩn định mức, hệ thống kiểm soát, các chính sách khuyến khích

- Quản lý chất lượng dự án phải được thực hiện trong suốt chu kỳ dự án

từ giai đoạn hình thành cho đến khi kết thúc chuyển sang giai đoạn vận hành, thực hiện trong mọi quá trình, mọi khâu công việc

- Quản lý chất lượng dự án là quá trình liên tục, gắn bó giữa yếu tố bên trong và bên ngoài Để thực hiện dự án cần có máy móc thiết bị, con người, yếu tố tổ chức Sự hoạt động, vận hành của các yếu tố này không thể thoát ly môi trường luật pháp, cạnh tranh, khách hàng Sự tác động qua lại giữa các yếu tố đó hình thành môi trường, nội dung, yêu cầu và các biện pháp quản lý chất lượng dự án

- Quản lý chất lượng dự án là trách nhiệm chung của tất cả các thành viên, mọi cấp trong đơn vị, đồng thời cũng là trách nhiệm chung của các cơ quan có liên quan đến dự án bao gồm chủ đầu tư, nhà thầu, các nhà tư vấn, những người hưởng lợi

- Ngoài ra việc lựa chọn nhà thầu phản ánh chất lượng thực hiện dự án Nhà thầu có tiêu chuẩn tốt đảm bảo việc thực hiện các công việc liên quan đến dự án

và quản lý theo đúng yêu cầu về thời gian, tiến độ, chất lượng, chi phí một cách tốt nhất

f) Quản lý nhân lực thực hiện dự án

Là phương pháp quản lý mang tính hệ thống nhằm đảm bảo phát huy hết năng lực, tính tích cực sáng tạo của mỗi thành viên tham gia thực hiện dự án và tận dụng nó một cách có hiệu quản nhất Cụ thể như: hướng dẫn, phối hợp những khả năng, nỗ lực của tất cả các thành viên tham gia dự án để hoàn thành tốt mục tiêu của dự án Nhân sự cho dự án phải được tuyển chọn đúng chuyên môn, đúng người đúng việc, biết làm việc nhóm Người lãnh đạo quản lý dự án phải là người biết phối kết hợp các sức mạnh của cá nhân tạo thành một sức mạnh tập thể vững chắc, biết hỗ trợ cho nhau, giám sát lẫn nhau và trên hết phải biết vì lợi ích chung của tập thể

g) Quản lý việc trao đổi thông tin dự án

Là quá trình bảo đảm các dòng thông tin thông suốt một cách nhanh nhất, chính xác nhất giữa các thành viên của dự án và với các cấp quản lý khác nhau, giữa các tổ chức nhóm quản lý dự án Thông qua quản lý thông tin

có thể trả lời câu hỏi: Ai cần thông tin về dự án ? Mức độ chi tiết và các nhà quản lý dự án cần báo cáo cho họ bằng cách nào?

h) Quản lý rủi ro trong dự án

Khi thực hiện dự án sẽ khó tránh khỏi việc gặp phải những nhân tố rủi ro

mà chúng ta không thể lường trước được Vì vậy, quản lý rủi ro trong dự án là biện pháp quản lý mang tính hệ thống nhằm tận dụng tối đa những nhân tố có lợi, không xác định và giảm thiểu tối đa những nhân tố bất lợi không xác định cho dự án Cụ thể bao gồm những công việc như: Nhận biết các yếu tố rủi ro, lượng hóa mức độ rủi ro và chuẩn bị trước kế hoạch đối phó với từng loại rủi

ro đó

i) Quản lý hợp đồng và các hoạt động mua sắm của dự án

Là quá trình lựa chọn nhà thầu cấp hàng hóa và dịch vụ, thương lượng với họ, quản lý các hợp đồng và điều hành việc thi công, mua bán nguyên vật liệu, trang thiết bị, dịch vụ cần thiết cho dự án Quá trình quản lý này nhằm giải quyết vấn đề: Bằng cách nào dự án nhận được hàng hóa và dịch vụ cần thiết cho dự án? Tiến độ cung cấp, chất lượng cung cấp như thế nào?

k) Quản lý việc giao nhận dự án

Đây là một nội dung quản lý dự án mới mà hiệp hội các nhà quản lý dự

án trên thế giới đưa ra dựa vào tình hình phát triển của quản lý dự án Một số

dự án tương đối độc lập nên sau khi thực hiện hoàn thành dự án, hợp đồng cũng kết thúc cùng với sự chuyển giao kết quả Nhưng cũng có một số dự án