Quy trình tính lương và thanh toán tiền lương tại công ty cổ phần đầu tư phát triển nhà và đô thị HUD

Với mục đích nhằm tính đúng, tính đủ, tính hợp lý mức lương cũng như đảm bảo sự công bằng, quyền lợi của CBCNV nên quy trình “Tính lương và thanh toán tiền lương” đặc biệt được các nhà q

Quy trình tính lương và thanh toán tiền lương tại công ty cổ phần đầu tư phát triển nhà và đô thị HUD

Câu 1:

I.Giới thiệu doanh nghiệp

Tên công ty: Công ty Cổ phần Đầu tư Phát triển nhà và đô thị HUD 8

Địa chỉ: Lô CC3-Khu Đô thị mới Mỹ Đình II-Từ Liêm –Hà Nội

Điện thoại: 04.37855709.

Ngành nghề kinh doanh

- Tư vấn, thiết kế, quy hoạch xây dựng

- Tư vấn quản lý bất động sản, quản lý khai thác dịch vụ các đô thị mới, các khu dân cư tập trung

- Tư vấn thiết kế cấp thoát nước

- Tư vấn thiết kế kết cấu các công trình xây dựng các công trình dân dụng

và công nghiệp

- Tư vấn giám sát xây dựng và hoàn thiện công trình dân dụng và công nghiệp

- Nhận thầu tổng thầu xây dựng các công trình xây dựng công nghiệp giao thông, thuỷ lợi, bưu chính viễn thông, công trình kỹ thuật hạ tầng khu đô thị, khu công nghiệp, công trình đường dây và trạm biến thế

Với định hướng chính là phát triển các dự án đô thị và nhà ở, sau gần 3 năm hình thành và phát triển HUD8 đã không ngừng lớn mạnh, khẳng định được vị trí của mình trong lĩnh vực đầu tư, phát triển nhà và đô thị Hiện nay, HUD8 đang tham gia đầu tư hàng loạt các dự án phát triển bất động sản trên phạm vi

cả nước với quy mô vốn lên đến hàng trăm tỷ đồng Mục tiêu hàng đầu của công ty là đem lại lợi ích cao nhất cho quý khách hàng, các cổ đông và cán bộ công nhân viên Công ty.Để đạt mục tiêu đó, HUD8 cam kết sẽ thực hiện các chính sách:

* Đối với khách hàng, công ty mong muốn hợp tác trên cơ sở cùng có lợi, cung cấp cho khách hàng các sản phẩm và dịch vụ có chất lượng tốt nhất

* Đối với cổ đông, công ty duy trì sự phát triển của Công ty theo hướng bền vững, quản lý Công ty minh bạch và sử dụng nguồn vốn hiệu quả

* Đối với cán bộ công nhân viên Công ty, công ty tạo dựng một môi trường làm việc chuyện nghiệp với thu nhập ngày càng gia tăng, tạo điều kiện để người lao động có cơ hội đào tạo và phát triển đồng hành cùng công ty

Với những thành công bước đầu đạt được, với nền tảng vững chắc về tài chính, với đội ngũ cán bộ có năng lực, kinh nghiệm quản lý cùng với sự tin tưởng của cổ đông, sự nỗ lực của Hội đồng Quản trị, Ban Giám đốc và toàn thể cán bộ công nhân viên Công ty, trong tương lai chắc chắn HUD8 sẽ ngày càng phát triển vững mạnh và nhanh chóng trở thành một trong những thương hiệu hàng đầu tại Việt Nam

II Quy trình tính lương và thanh toán tiền lương

Trong tất cả những quy trình được áp dụng tại Công ty HUD 8 thì quy trình

“Tính lương và thanh toán tiền lương cho CBCNV” là quy trình thông dụng,

và thiết thực nhất Với mục đích nhằm tính đúng, tính đủ, tính hợp lý mức lương cũng như đảm bảo sự công bằng, quyền lợi của CBCNV nên quy trình

“Tính lương và thanh toán tiền lương” đặc biệt được các nhà quản trị cũng

như CBCNV trong công ty quan tâm và chú trọng Quy trình “Tính lương và

thanh toán tiền lương” của Công ty HUD 8 bao gồm có 8 bước như sau:

1 Phòng nhân sự Chấm công CBCNV Bảng chấm công

2 Phòng hànhchính Đối chiếu, kiểm tra và xácnhận Bảng chấm công

3 Kế toán tiềnlương Tính toán và lập bảnglương Bảng tính lương

4 Kế toán trưởng +Giám đốc Xem xét, kiểm tra và kýduyệt Bảng chấm công, bảngtính lương

5 Kế toán tiềnlương Lập phiếu chi thanh toántiền lương Phiếu chi, bảng lương,bảng chấm công

6 Kế toán trưởng +Giám đốc Xem xét và ký duyệtphiếu chi

Phiếu chi, bảng lương, bảng chấm công

7 Thủ quỹ Thanh toán lương Phiếu chi, bảng tínhlương

8 lương + Thủ quỹKế toán tiền Lưu trữ chứng từ Phiếu chi, bảng lương,bảng chấm công

Diễn giải quy trình

Bước 1.Chấm công cho cán bộ công nhân viên (CBCNV)

Cán bộ công nhân viên (CBCNV) sẽ được chấm công 2 lần/ngày.Việc chấm công sẽ được thực hiện vào 8h sáng và 5h chiều mỗi ngày và do nhân viên phòng nhân sự thực hiện Bảng chấm công phải được thực hiện đúng, đủ

và chính xác để đảm bảo sự công bằng cũng như quyền lợi của CBCNV trong Công ty.Cuối tháng phòng nhân sự sẽ chuyển bảng chấm công có chữ ký xác nhận của Trưởng phòng nhân sự sang cho Phòng hành chính đối chiếu và xác nhận

Bước 2.Đối chiếu và xác nhận

Bảng chấm công sau khi chuyển sang Phòng hành chính sẽ được Phòng hành chính kiểm tra, đối chiếu với máy quẹt thẻ chấm công.Sau khi số liệu đã được kiểm tra đúng, khớp nhau, đảm bảo chính xác, Phòng hành chính sẽ xác nhận số công của CBCNV làm việc trong tháng

Bước 3.Lập bảng lương

Căn cứ vào bảng chấm công của Phòng nhân sự, có sự đối chiếu và xác nhận của Phòng hành chính, kế toán tiền lương sẽ lập bảng lương theo tháng

trong đó tính chi tiết tiền lương, tiền công, tiền thưởng, tăng ca cho từng CBCNV đã làm việc trong tháng

Bước 4.Kiểm tra và xác nhận

Sau khi hoàn thành, bảng lương sẽ được chuyển cho Kế toán trưởng xem xét, kiểm tra và ký duyệt.Kế toán trưởng sẽ xem xét tính chính xác, sự hợp lý trên bảng lương nếu thấy hợp lý kế toán trưởng sẽ ký duyệt, nếu không hợp lý sẽ yêu cầu các bộ phận liên quan giải thích sau đó sẽ ký duyệt và chuyển sang Phòng giám đốc.Giám đốc Công ty sẽ kiểm tra, xem xét lại một lần cuối cùng sau đó sẽ tiến hành ký duyệt để Phòng kế toán chi lương cho CBCNV

Bước 5+6.Thực hiện chi lương

Sau khi bảng lương được phê duyệt, kế toán tiền lương sẽ tiến hành viết phiếu chi lương.Phiếu chi tiền lương sau khi có đầy đủ chữ ký của Kế toán trưởng và giám đốc sẽ được thủ quỹ chi tiền phát lương

Bước 7.Tiến hành phát lương

Căn cứ vào bảng lương và phiếu chi lương, thủ quỹ tiến hành phát tiền lương cho CBCNV.Quá trình phát tiền lương sẽ được thực hiện vào ngày mồng 5 hàng tháng.Sau khi nhận đầy đủ tiền lương CBCNV sẽ ký nhận vào bảng thanh toán lương

Đối với những trường hợp tạm ứng lương, kế toán tiền lương sẽ lập phiếu thu yêu cầu CBCNV hoàn ứng lương ngay trong kỳ lĩnh lương của tháng.Khoản tiền này sẽ được nộp lại ngay cho Thủ quỹ

Bước 8.Lưu trữ hồ sơ

Sau khi quá trình thanh toán lương cho CBCNV hoàn tất, kế toán tiền lương, thủ quỹ sẽ tiến hành hạch toán tiền lương và lưu trữ chứng từ, hồ sơ thanh toán lương theo quy chuẩn và quy định của Công ty

Trên đây là quy trình “Tính lương và thanh toán tiền lương” của Công

ty HUD 8.Tuy nhiên đứng trên phương diện cá nhân tôi thấy quy trình này có một số nhược điểm như sau:

1.Ở bước 4+5+6 quy trình có sự lặp lại không cần thiết đó là bảng luơng sau khi làm xong sẽ được kế toán trưởng ký duyệt rồi chuyển sang giám đốc

ký duyệt Sau đó kế toán tiền lương lập phiếu chi lương chuyển sang kế toán trưởng ký duyệt rồi lại chuyển cho giám đốc ký duyệt Thực hiện thao tác như vậy sẽ làm quy trình rườm rà và phức tạp gây mất thời gian của các nhân sự tham gia quy trình

Khắc phục:

Khi kế toán tiền lương lập xong bảng lương chuyển sang và đã được kế toán trưởng ký duyệt thì kế toán tiền lương có thể làm ngay phiếu chi lương để

kế toán trưởng ký phiếu chi Sau đó bảng lương và phiếu chi được chuyển đồng thời sang cho giám đốc ký duyệt Thực hiện tối giản như vậy sẽ rút ngắn được thời gian của quy trình thanh toán lương và cũng không mất thời gian của kế toán trưởng cũng như giám đốc phải xem xét và ký duyệt nhiều lần

2.Ở bước 7 tiến hành phát tiền lương, thông thường thủ quỹ sẽ tiến hành phát tiền lương cho CBCNV thông qua trưởng phòng hoặc trưởng bộ phận của

họ, sau khi nhận đầy đủ tiền lương thì các bộ phận, phòng, ban sẽ ký nhận vào bảng thanh toán tiền lương.Tuy nhiên công đoạn này cũng gây ra sự rườm ra

và không khoa học, mất thời gian và còn mang tính chất thủ công

Khắc phục:

Việc thanh toán tiền lương Công ty có thể được tiến hành theo phương thức chuyển khoản tiền lương cho CBCNV thông qua tài khoản cá nhân của họ.Thực hiện thao tác giúp cho Công ty giảm bớt sự rườm rà, phức tạp, không mất thời gian lại đảm bảo được tính tuyệt mật về tiền lương của các CBCNV công tác trong công ty

Câu 2

Những nội dung môn học Quản trị Hoạt động có thể áp dụng vào trong công việc của Công ty gồm rất nhiều nội dung nhưng cụ thể tôi đã áp dụng kiến thức của nội dung “Lập kế hoạch tổng hợp” vào công việc của mình Là trưởng ban dự án của Công ty nên việc đề ra các phương án lập kế hoạch tổng hợp đối với tôi là việc rất quan trọng, cần thiết và phải tiến hành thường

xuyên Thông qua các kiến thức đã học của nội dung “Lập kế hoạch tổng hợp” tôi đã áp dụng vào việc lập kế hoạch tổng hợp của mình trong các dự án như sau:

1 Sử dụng hàng tồn kho để ứng phó với những thay đổi về nhu cầu

2 Điều chỉnh sự thay đổi bằng cách đa dạng hoá lực lượng lao động

3 Sử dụng nhân viên bán thời gian, làm thêm giờ, hoặc thời gian rảnh rỗi để ứng phó với những thay đổi.Khi trong quá trình tác nghiệp có sự thay đổi mang tính chất đột xuất, hoặc trình độ của lực lượng lao động chưa cao thì việc sử dụng nhân viên bán thời gian, nhân viên làm thêm giờ hoặc nhân viên

có nhiều thời gian rảnh rỗi vào quá trình tác nghiệp lại là một phương án hay được sử dụng và có hiệu quả.Do khi có sự thay đổi đột xuất thì việc huy động nhân lực rất khó khăn cũng như chi phí trả cho các nhân lực này cũng tương đối cao cho nên việc tận dụng nguồn nhân lực dư thừa, rảnh rỗi trong Công ty vừa giúp cho Công ty nhanh chóng giải quyết công việc vừa tiết kiệm chi phí nhân sự

4 Sử dụng nhà thầu phụ và duy trì lực lượng lao động ổn định

5 Thay đổi giá cả hoặc các yếu tố khác để tác động đến cầu.Trong trường hợp cần có sự tác động để đẩy mạnh nhu cầu tiêu dùng các sản phẩm của Công ty thì việc xem xét, nghiện cứu để thay đổi giá cả, áp dụng mức giá khả thi sẽ được chúng tôi áp dụng trong khi lập kế hoạch tổng hợp.Việc áp dụng những mức giá hợp lý, đúng thời điểm sẽ giúp cho Công ty không những đẩy mạnh được khối lượng tiêu thụ các sản phẩm mà còn tối đa hoá doanh thu, tăng cường lợi nhuận cho công ty.Tuy nhiên sự thay đổi về giá cả cũng sẽ được cân nhắc kỹ lượng để làm sao giá cả vừa phù hợp với nhu cầu của khách hàng những vẫn đảm bảo kết quả kinh doanh đạt chỉ tiêu như mong muốn.Bên cạnh đó việc giảm giá sản phẩm cũng sẽ có ảnh hưởng đến khả năng cạnh tranh của Công ty với các đối thủ

Tài liệu tham khảo

1 Giáo trình Quản trị hoạt động của trường đại học Griggs