Quy trình tác nghiệp tại điểm cung cấp dịch vụ chứng khoán của Ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn tỉnh Hòa Bình bao gồm: - Mở tài khoản và đăng ký dịch vụ cho khách hàng - Đón
Trang 11 Lựa chọn một quy trình tác nghiệp thông thường nhất tại doanh nghiệp hoặc tổ chức của anh/chị mà hiện nay anh/chị đang tham gia vào Hãy mô tả quy trình này theo các bước công việc đang được thực hiện hiện nay Theo anh/chị, quy trình này có những bất cập hay nhược điểm
gì cho công tác quản lý Vì sao? Theo anh/chị quy trình này cần cải thiện như thế nào để việc thực hiện trở nên tốt hơn
Quy trình tác nghiệp tại điểm cung cấp dịch vụ chứng khoán của Ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn tỉnh Hòa Bình bao gồm:
- Mở tài khoản và đăng ký dịch vụ cho khách hàng
- Đóng tài khoản cho khách hàng
- Lưu ký chứng khoán cho khách hàng
- Nộp và rút tiền cho khách hàng
- Dịch vụ đặt lệnh cho khách hàng
- Dịch vụ hỗ trợ tài chính (Mua trước quyền nhận tiền bán chứng khoán và Chuyển nhượng quyền nhận tiền bán chứng khoán)
a Mở tài khoản và đăng ký dịch vụ cho khách hàng
Hướng dẫn Khách hàng lập Hồ sơ mở Tài khoản gồm: 01 Giấy đề nghị
mở tài khoản, 02 bản Hợp đồng mở tài khoản, 01 bản photo chứng minh thư nhân dân của Khách hàng Sau đó fax về Đơn vị quản lý Sau khi hoàn tất Hợp đồng, Công ty gửi 01 bản Hợp đồng để chuyển lại cho Khách hàng
b Đóng tài khoản cho Khách hàng:
- Yêu cầu Khách hàng rút hết Số dư tiền gửi trong Tài khoản
- Hướng dẫn Khách hàng lập 03 bản Giấy đề nghị đóng tài khoản fax
về Đơn vị quản lý Trường hợp trên Tài khoản còn chứng khoán và Khách hàng yêu cầu chuyển số chứng khoán đó sang tài khoản tại công ty chứng
Trang 2khoán khác thị yêu cầu Khách hàng nộp 02 bản Hợp đồng mở tài khoản tại công ty chứng khoán khác có đóng dấu treo của công ty chứng khoán mà Khách hàng sẽ mở tài khoản
- Cùng ngày, gửi các bản Giấy đề nghị đóng tài khoản về Đơn vị quản
lý để Đơn vị quản lý tiến hành thủ tục đóng Tài khoản
c Lưu ký chứng khoán:
- Hướng dẫn Khách hàng lập Hồ sơ lưu ký chứng khoán gồm: 02 bản Phiếu gửi chứng khoán và chứng khoán thực hiện lưu ký Sau đó, gửi Hồ sơ lưu ký chứng khoán theo đường bưu điện (có đảm bảo) hoặc giao trực tiếp cho Đơn vị quản lý
- Sau khi nhận được Hồ sơ lưu ký chứng khoán, Đơn vị quản lý chuyển cho Khách hàng một bản sao Phiếu gửi chứng khoán có chữ ký của Đơn vị quản lý xác nhận đã nhận Hồ sơ lưu ký chứng khoán, để trả cho Khách hàng
d Nộp và rút tiền:
Hướng dẫn Khách hàng tới Ngân hàng nơi Công ty mở tài khoản để làm các thủ tục nộp và rút tiền; Fax Ủy nhiệm chi hoặc Giấy nộp tiền về Công ty Công ty xem xét nếu hợp lệ sẽ fax Ủy nhiệm chi về cho Ngân hàng để chuyển vào tài khoản của Khách hàng
e Dịch vụ đặt lệnh qua ủy quyền
Trình tự đặt lệnh:
- Bước 1: Nhân lệnh trực tiếp tư khách hàng hoặc qua điện thoại (Lệnh mua và bán chứng khoán, hủy hoặc sửa lệnh )
- Bước 2: Nhận lệnh theo thứ tự về thời gian (nhận trước được thực hiện lệnh trước)
Trang 3- Bước 3: Sau khi kiểm tra các thông tin:
+ Họ tên, Mẫu chữ ký, Số chứng minh thư nhân dân của Khách hàng + Khách hàng đã ký Giấy Ủy quyền giao dịch
+ Giá và khối lượng đặt mua/bán phù hợp với Quy định về giao dịch của Sở giao dịch;
+ Trạng thái mua/bán: Không được mua/bán cùng một loại chứng khoán trong cùng một phiên giao dịch
+ Mức ký quỹ: Để mua/bán chứng khoán, Khách hàng phải có đủ tiền khi mua hoặc đủ chứng khoán khi bán Mức ký quỹ cụ thể theo Quy định về Hoạt động Môi giới của Công ty
+ Đối với phiếu lệnh có sai sót: Thông báo và chuyển trả lại lệnh cho Khách hàng để sửa
+ Đối với phiếu lệnh đầy đủ và chính xác: Thay mặt Khách hàng nhập nội dung lệnh cho Khách hàng
f. Dịch vụ hỗ trợ tài chính (Mua trước quyền nhận tiền bán chứng
khoán và Chuyển nhượng quyền nhận tiền bán chứng khoán)
Mua trước quyền nhận tiền bán chứng khoán là việc Công ty trả cho
Khách hàng một khoản tiền để mua trước quyền được nhận tiền bán chứng khoán, đồng thời Công ty phong tỏa toàn bộ chứng khoán mà Khách hàng dùng để bán quyền nói trên cho Công ty Khi Khách hàng bán chứng khoán, Công ty sẽ được nhận lại Khoản tiền mua đã trả trước cho Khách hàng cộng thêm Phí
Chuyển nhượng quyền nhận tiền bán chứng khoán là việc Công ty
trả cho Khách hàng một khoản tiền để được quyền nhận số tiền bán chứng khoán sau khi lệnh đặt bán chứng khoán đó của Khách hàng đã được khớp lệnh
Trang 4Các bước thực hiện:
- Bước 1: Khi Khách hàng có nhu cầu thực hiện Dịch vụ hỗ trợ tài chính thì nhân viên kiểm tra số dư chứng khoán trong Tài khoản của Khách hàng (trường hợp Mua trước quyền nhận tiền bán chứng khoán) hoặc Phiếu xác nhận kết quả giao dịch do Đơn vị quản lý cung cấp (trường hợp Chuyển nhượng quyền nhận tiền bán chứng khoán)
- Bước 2 : Hướng dẫn Khách hàng lập và ký 04 bản Hợp đồng Mua trước quyền nhận tiền bán chứng khoán hoặc 01 bản Giấy chuyển nhượng quyền nhận tiền bán chứng khoán
- Bước 3: Kiểm tra và ký nháy vào các Hợp đồng Mua trước quyền nhận tiền bán chứng khoán/Giấy chuyển nhượng quyền nhận tiền bán chứng khoán
- Bước 4: Fax Hợp đồng Mua trước quyền nhận tiền bán chứng khoán/Giấy chuyển nhượng quyền nhận tiền bán chứng khoán cho Đơn vị quản lý
- Bước 5 : Thứ sáu hàng tuần gửi qua đường Bưu điện cho Đơn vị quản
lý các chứng từ gốc có liên quan (Hợp đồng Mua trước quyền nhận tiền bán chứng khoán, Giấy chuyển nhượng quyền nhận tiền bán chứng khoán, Uỷ nhiệm chi)
- Bước 6 : Chuyển cho Khách hàng 1 bản Hợp đồng Mua trước quyền nhận tiền bán chứng khoán sau khi Đơn vị quản lý đã chấp thuận và gửi lại
- Bước 7 : Thông báo cho Khách hàng khi chứng khoán bị mất giá mạnh (làm tỷ lệ giữa Khoản tiền mua trên Tổng thị giá hạn vượt Hạn mức Hợp đồng theo quy định từng thời kỳ của Công ty) để Khách hàng nộp tiền
Trang 5và/hoặc bổ sung chứng khoán để duy trì Tỷ lệ Mua trước quyền nhận tiền bán chứng khoán hoặc bán chứng khoán để trả nợ cho Công ty
- Bước 8: Khi Khách hàng thanh toán một phần hoặc tất toán Hợp
đồng Hướng dẫn Khách hàng điền 1 liên Uỷ nhiệm chi với nội dung “Thanh
toán một phần/ Tất toán Hợp đồng mua trước quyền nhận tiền bán chứng khoán số của ”, ký nháy và fax cho Phòng Lưu ký - Kế toán của Đơn
vị quản lý
Nhìn chung, Việc Ngân hàng phối hợp với công ty chứng khoán làm dịch vụ chứng khoán là rất thuận lợi trong việc quan lý Nhưng vẫn còn nhưng bất cập và nhược điểm do quy chế quản lý giữa hai đơn vị này khác nhau Cụ thể như sau:
Công ty chứng khoán ký hợp đồng khá lỏng lẻo với bên nhận làm đại
lý, gần như khoán trắng cho ngân hàng và ngân hàng thường giao cho 1 hoặc
2 nhân viên thực hiện các nghiệp vụ trên, vì vậy đã dẫn đến công ty chứng khoán không thể kiểm tra việc tuân thủ quy trình pháp luật của các đại lý nhân lệnh, trong khi Luật Chứng khoán yêu cầu khá chặt chẽ về nhận và truyền lệnh để đảm bảo công bằng và minh bạch cho nhà đầu tư Để khắc phục được bất cập này thì theo tôi Công ty chứng khoán cần phối hợp chặt chẽ hơn với Ngân hàng để tránh các hành vi chuộc lợi trái quy định
Để thị trường chừng khoán Việt Nam phát triển nói chung còn Công ty chứng khoán và Ngân hàng được hưởng lợi nói riêng thì ngoài việc phải thường xuyên nâng cao chất lượng phục vụ, cần có sự quan tâm đúng mức hơn đối với nhân viên những người đem lại nguồn lợi cho Công ty chứng khoán và Ngân hàng Cần có những chính sách cụ thể để các nhân viên của mình yêu nghề và muốn theo đuổi nghề
Trang 62 Theo anh/chị những nội dung nào trong môn học Quản trị Tác nghiệp này là có thể áp dụng vào công việc của anh/chị hoặc của doanh nghiệp anh/chị hiện nay? Anh/chị dự định sẽ áp dụng những kiến thức đó vào những hoạt động gì và sẽ áp dụng như thế nào?
Sau khi học xong môn quản trị hoạt động Tôi thây có rất nhiều điểm có thể áp dụng nhằm cải thiện quá trình và tối ưu các hoạt động tác nghiệp Để có thể từng bước áp dụng toàn bộ kiến thức đã học, trước hết tôi lựa chọn phương pháp 5S để áp dụng
Trước tiên, Tôi xem xét, phân loại, chọn lựa và loại bỏ những thứ không cần thiết tại nơi làm việc Chỉ giữ những loại dụng cụ, phương tiện tối thiểu hỗ trợ cho công việc Để tránh việc mất tập trung vào công việc sẽ nâng cao được năng suất lao động
Bố trí, sắp đặt mọi thứ ngăn nắp theo trật tự hợp lý để dễ dàng, nhanh
chóng cho việc sử dụng Tạo nơi làm việc có tổ chức, giảm thiểu thời gian tìm kiếm, loại bỏ những hành động dư thừa gây lãng phí thời gian
Giữ gìn vệ sinh tại nơi làm việc, máy móc, thiết bị để đảm bảo môi
trường, mỹ quan tại nơi làm việc Công việc vệ sinh là việc làm thường xuyên của mọi người trong tổ chức, và Ban lãnh đạo thường xuyên kiểm tra nhắc nhở việc thực hiện
Duy trì thường xuyên những việc đã làm, cải tiến liên tục nơi làm việc
để đạt được hiệu quả cao hơn là điều rất quan trọng và cần thiết
Giáo dục mọi người có ý thức, tạo thói quen tự giác tuân thủ nghiêm ngặt các qui định tại nơi làm việc Hãy biến mọi việc làm tốt đẹp trở thành thói quen, niêm yết kết quả đánh giá 5S tại nơi làm việc để khuyết chích việc tốt và rút kinh nghiệm việc chưa tốt
Theo tôi biết hiện nay có nhiều doanh nghiệp áp dụng 5S vào để quản
Trang 7- Doanh nghiệp của bạn nhỏ hay lớn đề có thể áp dụng 5S.
- Doanh nghiệp ở trong bất cứ lĩnh vực nào cũng có thể áp dụng 5S Đặc biệt la trong linh vực dịch vụ, Ngân hàng
- Triết lý của 5S đơn giản, không đòi hỏi phải biết các thuật ngữ khó
- Cuối cùng, Ai cũng thích sạch sẽ, thoải mái và sự ngăn
a Dự định thực hiện:
- Đảm bảo sức khoẻ của nhân viên;
- Dễ dàng, thuận lợi, tiết kiệm thời gian trong quá trình làm việc;
- Tạo tinh thần và bầu không khí làm việc cởi mở;
- Nâng cao chất lượng cuộc sống;
- Nâng cao năng suất
b Áp dụng:
- Bắt đầu bằng đào tạo: Đào tạo cho nhân viên nhận thức được ý nghĩa của 5S, cung cấp cho họ những phương pháp thực hiện Khi đã có nhận thức
và có phương tiện thì mọi người sẽ tự giác tham gia và chủ động trong các hoạt động 5S
- Khuyến khích mọi người cùng tự nguyện tham gia
- Trao đổi học hỏi kinh nghiệm giữa các đơn vị trong và ngoài ngành nhằm tìm ra các biện pháp hiệu quả