Đối với một doanh nghiệp, để đạt được mục tiêu đề ra của doanh nghiệp, quá trình tác nghiệp được mô tả như sau: - Góc độ lập kế hoạch: Bao gồm lập kế hoạch mua sắm vật tư, nguyên liệu; k
Trang 1Các quy trình tác nghiệp tại Công ty TNHH Thép Tuấn Vân
Sản xuất và tác nghiệp là quá trình tạo ra sản phẩm và dịch vụ Quản trị tác nghiệp là tập hợp các hoạt động nhằm tạo ra giá trị dưới dạng sản phẩm và dịch vụ thông qua việc chuyển hoá các yếu tố đầu vào thành các yếu tố đầu ra
Quản trị tác nghiệp có vai trò rất quan trọng Quản trị tác nghiệp là một trong những chức năng chính của bất kỳ tổ chức nào cùng với Marketing và Tài chính
Đối với một doanh nghiệp, để đạt được mục tiêu đề ra của doanh nghiệp, quá trình tác nghiệp được mô tả như sau:
- Góc độ lập kế hoạch: Bao gồm lập kế hoạch mua sắm vật tư, nguyên liệu; kế hoạch sử dụng máy móc thiết bị; kế hoạch sử dụng lao động và kế hoạch cải thiện chất lượng
- Góc độ tổ chức: Tổ chức phân công công việc cho các bộ phận, đơn vị; phân công cho nhân viên; phân giao máy móc, thiết bị, nguyên vật liệu; quy định cách thức phối hợp làm việc,…
- Góc độ Lãnh đạo: Lãnh đạo cần phải xây dựng bầu không khí làm việc hăng say, thật sự đam mê công việc, một môi trường làm việc đầy sự phấn khích và vui vẻ Bên cạnh đó, tạo được môi trường làm việc sạch sẽ,
an toàn, thúc đẩy nhân viên hợp tác, chia sẻ; đào tạo được nhân công; giải quyết được những vấn đề khúc mắc giữa các cá nhân, bộ phận
- Góc độ kiểm tra, kiểm soát: Kiểm tra tiến độ các kế hoạch, kiểm tra mức tiêu thụ nguyên vật liệu, năng lực, nhân lực; kiểm tra chất lượng sản phẩm
Với yêu cầu đề bài là lựa chọn một quy trình tác nghiệp thông thường tại một doanh nghiệp, tôi lựa chọn một công ty TNHH kinh doanh thép mà tôi có tham gia quản lý cũng như điều hành ngoài giờ bởi nơi tôi đang làm việc hiện tại là Viện Kinh tế Bưu Điện - một đơn vị sự nghiệp nên quy trình tác nghiệp không được rõ nét Chính vì vậy, tôi lựa chọn
Trang 2Công ty TNHH Thép Tuấn Vân để phân tích và truyền tải thông điệp theo yêu cầu của đề bài
Công ty TNHH Thép Tuấn Vân được thành lập năm 2001, với vốn điều lệ là 10 tỷ VND Ngành nghề kinh doanh chính của công ty là thép chế tạo và hoá chất Từ ngành nghề kinh doanh đặc thù như vậy, đối tượng khách hàng chính của công ty cũng là những khách hàng đặc biệt, chủ yếu là các nhà máy thuộc Tổng cục Quốc Phòng - Bộ Quốc Phòng
Tính đến nay, Công ty đã đi vào hoạt động được 10 năm, với đội ngũ Lãnh đạo của công ty cũng như đội ngũ các Trưởng phòng của công
ty đã có một bề dày kinh nghiệm Thiết kế công việc và truyền tải nội dung xuống các phòng kinh doanh và các cửa hàng được tập trung tại các
vị trí: Giám đốc, Phó Giám đốc phụ trách kinh doanh, Trưởng phòng kế hoạch và Trưởng phòng kinh doanh
Quy trình tác nghiệp của Công ty:
Phòng Kế Hoạch Phòng Kinh doanh Ban Lãnh đạo Công ty
- Lập kế hoạch
nguồn hàng do
các đối tác đặt
hàng;
- Lập kế hoạch tài
chính năm tiếp
theo và tính toán
khối lượng hàng
hoá sẽ phải tiêu
thụ trong năm;
- Báo cáo Ban
Lãnh đạo Công
ty về phương án
- Từ đề xuất của Phòng kế hoạch, Phòng kinh
phương án nhập
và cung cấp hàng cho các đối tác;
- Lên phương án nhập khẩu hàng hoá (nếu các yếu
tố cần trong nước thay đổi)
- Xem xét, duyệt các phương án
Trang 3- Chuyển số
lượng hàng hoá
cần xuất - nhập
trong năm cho
phòng kinh
doanh
việc từng mảng cho các cá nhân trong phòng ;
Quy trình tác nghiệp của công ty bắt đầu từ việc đi tìm kiếm khách hàng Từ việc tìm kiếm đó, Phòng kế hoạch có những phương án về hàng hoá, chủng loại Sau đó, chuyển qua phòng kinh doanh, phòng kinh doanh
sẽ xem và cân đối lượng hàng và tìm đối tác cung cấp chủng loại hàng hoá mà khách hàng cần Cuối cùng, Giám đốc là người duyệt kế hoạch
Vấn đề này tại Công ty được cụ thể như sau: Đến đầu tháng 12 hàng năm, Phòng kế hoạch lên kế hoạch tài chính cho một năm sau Và với những khách hàng thường xuyên của đơn vị, phòng kế hoạch lên phương án cần phải nhập thép và xuất thép như thế nào để đảm bảo công
ăn việc làm cho cán bộ nhân viên cả năm, đồng thời đảm bảo thu nhập cho các cán bộ và phải dự báo các yếu tố khác như tỷ giá dollar, tình hình lạm phát
Cuối cùng, sau khi lên kế hoạch được như vậy, phòng kế hoạch trình Giám đốc và chuyển phòng kinh doanh để tìm kiếm đối tác và thực hiện các khâu tiếp theo
Còn về vấn đề nhân sự, Giám đốc Công ty là người có khả năng lãnh đạo và điều hành công việc nên quy trình tác nghiệp của công ty vẫn thực hiện được tốt Công ty vẫn luôn đáp ứng được yêu cầu của khách hàng về số lượng và chất lượng thép, hoá chất Giám đốc là người dám
Trang 4nghĩ, dám làm, nhận biết thông tin và đưa ra được những quyết định đúng đắn phù hợp với thời điểm và tình hình kinh tế trong nước
Tuy nhiên, lợi nhuận của Công ty trong các năm qua chưa đạt được yêu cầu đặt ra Bởi thứ nhất, phòng kế hoạch mới chỉ lên kế hoạch cung cấp hàng hoá với các công ty thuộc Bộ Quốc Phòng Còn các công ty thép ngoài khác như Hoà Phát, Việt Ý thì bỏ lửng Còn phòng kinh doanh, tuy đã cố gắng trong việc tìm nguồn cung cấp cũng như nguồn nhập thép nhưng vẫn chưa tận dụng hết nhưng chiêu câu khách hàng Đơn cử, cuối năm sau khi kết thúc một năm tài chính, phòng kinh doanh cũng phải tự nghĩ ra cách cảm ơn quý khách đã hợp tác một năm qua như
tổ chức tiệc “Tri ân khách hàng” , bởi khách hàng của Công ty hầu hết là các đơn vị trong quân đội, họ là những đơn vị có nhu cầu về thép và hoá chất là thật sự và thường xuyên, khả năng nợ khó đòi ở họ là không bao giờ có…nhưng phòng kinh doanh mới chỉ dừng lại ở việc cung - cầu mà chưa quan tâm nhiều đến chiêu hậu mãi khách hàng
Và trong phạm vi môn học Quản trị hoạt động, cá nhân tôi đã thấy được tầm quan trọng của quy trình tác nghiệp Do đó, đối với đơn vị sản xuất hay kinh doanh, việc thiết kế sản phẩm, dịch vụ rất quan trọng Đó là chúng ta cần mang đến sản phẩm, hàng hoá nào cho khách hàng Rồi khâu quản lý chất lượng, ai sẽ là người chịu trách nhiệm về chất lượng, hay là chọn vị trí đặt nhà máy hoặc cơ sở dịch vụ dựa trên những yếu tố nào,… Và quan trọng nữa là việc kế hoạch ngắn hạn, trung hạn và dài hạn cho công ty Và qua môn học này, tôi cũng xác định được đối với một doanh nghiệp sản xuất hay kinh doanh, các yếu tố tác động đến bên trong hay các yếu tố tác động đến bên ngoài đều quan trọng đối với mỗi loại hình doanh nghiệp Vì thế, trong quá trình ra quyết định cho một hợp đồng nào đó tôi đều có thêm các thông số để giúp cho việc ra quyết định của tôi chính xác hơn và hiệu quả hơn
Trang 5Tài li ệu tham khảo:
1 Tài liệu bài giảng Quản trị hoạt động của chương trình đạo tạo thạc
sỹ quản trị kinh doanh quốc tế;
2 Giáo trình Quản trị sản xuất