Ứng dụng hệ thống MIS trong hoạt động điều hành tại Công ty TNHH MTV Nhiên Liệu Hàng Không Việt Nam (SKYPEC) (Luận văn thạc sĩ)

Ứng dụng hệ thống MIS trong hoạt động điều hành tại Công ty TNHH MTV Nhiên Liệu Hàng Không Việt Nam (SKYPEC) (Luận văn thạc sĩ)Ứng dụng hệ thống MIS trong hoạt động điều hành tại Công ty TNHH MTV Nhiên Liệu Hàng Không Việt Nam (SKYPEC) (Luận văn thạc sĩ)Ứng dụng hệ thống MIS trong hoạt động điều hành tại Công ty TNHH MTV Nhiên Liệu Hàng Không Việt Nam (SKYPEC) (Luận văn thạc sĩ)Ứng dụng hệ thống MIS trong hoạt động điều hành tại Công ty TNHH MTV Nhiên Liệu Hàng Không Việt Nam (SKYPEC) (Luận văn thạc sĩ)Ứng dụng hệ thống MIS trong hoạt động điều hành tại Công ty TNHH MTV Nhiên Liệu Hàng Không Việt Nam (SKYPEC) (Luận văn thạc sĩ)Ứng dụng hệ thống MIS trong hoạt động điều hành tại Công ty TNHH MTV Nhiên Liệu Hàng Không Việt Nam (SKYPEC) (Luận văn thạc sĩ)Ứng dụng hệ thống MIS trong hoạt động điều hành tại Công ty TNHH MTV Nhiên Liệu Hàng Không Việt Nam (SKYPEC) (Luận văn thạc sĩ)Ứng dụng hệ thống MIS trong hoạt động điều hành tại Công ty TNHH MTV Nhiên Liệu Hàng Không Việt Nam (SKYPEC) (Luận văn thạc sĩ)

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG

LUẬN VĂN THẠC SĨ

ỨNG DỤNG HỆ THỐNG MIS TRONG HOẠT ĐỘNG ĐIỀU HÀNH TẠI CÔNG TY TNHH MTV NHIÊN LIỆU HÀNG KHÔNG VIỆT NAM(SKYPEC)

Ngành: Kinh doanh Chuyên ngành: Quản trị kinh doanh

Mã số: 8340101

Họ và tên học viên: Nguyễn Cường Mạnh Người hướng dẫn: TS Nguyễn Thị Thanh An

Hà Nội - 2018

LỜI CAM ĐOAN

Tác giả luận văn cam đoan đề tài luận văn “Ứng dụng hệ thống MIS trong hoạt động điều hành tại Công ty TNHH MTV Nhiên Liệu Hàng Không Việt Nam (SKYPEC)” là công trình nghiên cứu của riêng tôi, các kết quả nghiên cứu có tính độc lập riêng, không sao chép bất kỳ tài liệu nào và chưa công bố nội dung này ở bất

kỳ đâu Các số liệu trong luận văn được sử dụng trung thực, nguồn trích dẫn có chú thích rõ ràng, minh bạch, có tính kế thừa, phát triển từ các tài liệu, tạp chí, các công trình nghiên cứu đã được công bố

Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về lời cam đoan danh dự của tôi

Hà Nội, ngày 26 tháng 3 năm 2018

Tác giả

Nguyễn Cường Mạnh

Người viết luận văn xin trân trọng cảm ơn TS Nguyễn Thị Thanh An, người hướng dẫn khoa học đã tận tâm và nhiệt tình hướng dẫn tác giả hoàn thiện luận văn thạc sĩ này

Cuối cùng, tác giả cảm ơn gia đình, bạn bè tại trường Đại học Ngoại Thương, các đồng nghiệp tại Công ty TNHH MTV Nhiên Liệu Hàng Không Việt Nam(SKYPEC) đã hết sức giúp đỡ, tạo điều kiện, phối hợp cung cấp tài liệu, thông tin cho tác giả trong suốt quá trình viết đề tài luận văn Mặc dù đã hết sức cố gắng từ việc nghiên cứu, sưu tầm tài liệu trong và ngoài nước, song luận văn vẫn không tránh khỏi những thiếu sót nhất định Tác giả mong nhận được sự góp ý của quý thầy cô và các bạn

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN I LỜI CẢM ƠN II MỤC LỤC III DANH MỤC CÁC BẢNG V DANH MỤC CÁC HÌNH, SƠ ĐỒ, BIỂU ĐỒ VI DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT VII TÓM TẮT KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU LUẬN VĂN IX

PHẦN MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ MIS TẠI CÁC DOANH NGHIỆP TRÊN THẾ GIỚI HIỆN NAY 6

1.1 Các định luật nền tảng và sự xuất hiện Công ty kỹ thuật số 6

1.1.1 Các định luật nền tảng 6

1.1.2 Sự hiện ra công ty kỹ thuật số 9

1.2 Những vấn đề cơ bản về MIS 10

1.2.1 Thông tin là gì 10

1.2.2 Thông tin ở đâu? 11

1.2 3 Các đặc điểm cần thiết của dữ liệu 13

1.2.4 Khái niệm cơ bản về hệ thống thông tin (IS) 14

1.2.5 Tổng quan hệ thống thông tin trong doanh nghiệp 19

1.2.6 Mục tiêu chiến lược kinh doanh của hệ thống thông tin 22

1.3 Phần mềm 24

1.4 Bảo mật hệ thống thông tin 24

1.5 Quản trị dự án MIS 27

1.5.1 Quản trị dự án 27

1.5.2 Cấu trúc của dự án MIS 28

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG MIS CỦA TẠI CÔNG TY TNHH MTV NHIÊN LIỆU HÀNG KHÔNG VIỆT NAM: NHỮNG THÀNH TỰU VÀ HẠN CHẾ 30

2.1 Giới thiệu về Công ty 30

2.1.1 Thông tin chung 30

2.1.2 Lĩnh vực kinh doanh và sản phẩm, dịch vụ chủ yếu 30

2.1.3 Quá trình hình thành và phát triển 32

2.1.4 Sơ đồ tổ chức 33

2.1.5 Kết quả kinh doanh 35

2.2 Ứng dụng MIS trong hoạt động điều hành tại SKYPEC 38

2.2.1 Quy trình kiểm soát chuỗi cung ứng dịch vụ 38

2.5.3 Hạn chế 56

2.6 Kinh nghiệm triển khai MIS tại một số doanh nghiệp trên thế giới 58

2.6.1 Tình hình ứng dụng MIS trên thế giới 58

2.6.2 EasyJet- Với giải pháp Điện toán đám mây 61

2.6.3 Bài học kinh nghiệm cho SKYPEC 63

CHƯƠNG 3 ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP ỨNG DỤNG MIS TRONG HOẠT ĐỘNG ĐIỀU HÀNH TẠI CÔNG TY TNHH MTV NHIÊN LIỆU HÀNG KHÔNG VIỆT NAM 65

3.1 Triển vọng ứng dụng MIS trong các doanh nghiệp trên thế giới và tại Việt Nam 65

3.1.1 Triển vọng trên thế giới 65

3.1.2 Triển vọng tại Việt Nam 71

3.2 Giải pháp đối với Công ty SKYPEC 74

3.2.1 Triển khai giải pháp ERP SAP 75

3.2.2 Đề xuất về quản trị cơ sở dữ liệu 79

3.2.3 Về Hạ tầng công nghệ 80

3.2.4 Một số kinh nghiệm về dự án của ERP SAP 80

3.2.5 Đề xuất các phương pháp đánh giá hiệu quả đầu tư dự án CNTT 81

3.3 Đề xuất, kiến nghị đối với cơ quan quản lý nhà nước 83

3.3.1 Xây dựng kế hoạch phát triển nguồn nhân lực 84

3.3.2 Quản lý việc chia sẻ dữ liệu 84

3.3.3 Cân bằng lợi ích giữa cá nhân và doanh nghiệp 85

3.3.4 Đảm bảo đầu tư vào cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin và truyền thông 86 3.3.5 Điều chỉnh chính sách quy định quản lý An toàn thông tin 86

KẾT LUẬN 88

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 90

DANH MỤC CÁC BẢNG

Bảng 1-1: Các định luật nền tảng thúc đẩy thay đổi công nghệ 8 Bảng 1-2: Các vấn đề bảo mật và nguy cơ 26

HÌNH 1-6: TỔNG QUAN HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG DOANH NGHIỆP 19

HÌNH 1-7: CÁC CẤP ĐỘ QUẢN LÝ TRONG DOANH NGHIỆP 20

HÌNH 1-8: SỰ PHỤ THUỘC CỦA MÔ HÌNH TỔ CHỨC VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN 23

HÌNH 1-9 : CÁC KỊCH BẢN VỀ XÂM NHẬP/MẤT MÁT HỆ THÔNG THÔNG TIN 25

HÌNH 1-10: CHI PHÍ BÌNH QUÂN THIỆT HẠI DO TỘI PHẠM MÁY TÍNH 26

HÌNH 1-11: TÍNH LIÊN HỆ BẢO MẬT THỐNG TIN VỚI SƠ ĐỒ 5 THÀNH PHẦN IS 27

HÌNH 1- 12: MÔ TẢ CẤU TRÚC KIỂM SOÁT DỰ ÁN MIS 29

HÌNH 2- 1 : MẠNG LƯỚI KINH DOANH CỦA SKYPEC 31

HÌNH 2-2: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY TNHH MTV NHIÊN LIỆU HÀNG KHÔNG VIỆT NAM (SKYPEC) 34

HÌNH 2-3: BIỂU ĐỒ ROE/ROA CỦA SKYPEC TỪ NĂM 2011-2017 36

HÌNH 2- 4: BIỂU ĐÓ GIÁ PLATS BÌNH QUÂN (2016-2018) 37

HÌNH 2- 5: BIỂU ĐỒ LỢI NHUẬN SAU THUẾ 37

HÌNH 2- 3: CHUỖI CUNG ỨNG NHIÊN LIỆU CỦA SKYPEC 38

HÌNH : 2- 4: HỆ THỐNG THÔNG TIN CHUỖI CUNG ỨNG 42

HÌNH: 2-5: CHI PHÍ C HO CÁC DỊCH VỤ 45

HÌNH: 2-6: CÁC CHỨC NĂNG QUAN HỆ KHÁCH HÀNG CỦA SKYPEC 47

HÌNH: 2-7 MÔ HÌNH TÍNH NĂNG THÀNH PHẦN CỦA MIS SKYPEC 52

HÌNH 2-8: BIỂU ĐỒ SẢN LƯỢNG TRA NẠP SKYPEC THEO THỜI GIAN THỰC 55

HÌNH 2- 9: BẢNG SỐ LIỆU SẢN LƯỢNG TRA NẠP THEO TỪ SÂN BAY 55

HÌNH 3- 1: DỰ BÁO CỦA WIKIBON VỀ ĐẦU TƯ CNTT CỦA DOANH NGHIỆP (2015-2026) 67

HÌNH 3- 2: CÁC PHẦN MỀM PHỔ BIẾN ĐƯỢC DOANH NGHIỆP ỨNG DỤNG 72

HÌNH 3- 3: CƠ CẤU ĐẦU TƯ HẠ TẦNG CNTT TẠI CÁC DOANH NGHIỆP 72

HÌNH 3-4: BIỂU ĐỒ RADAR VỀ NĂNG LỰC CẠNH TRANH TOÀN CẦU CỦA VIETNAM 73

HÌNH 3-5: CÁC QUỐC GIA CHÂU Á VỀ PHÁT TRIỂN VỀ LĨNH VỰC CNTT-VT 74

HÌNH 3-6: MÔ HÌNH ĐỀ XUẤT ERP SAP CHO SKYPEC 76

HÌNH 3-7: MÔ HÌNH HANA CLOUD PLATFORM (HCP) ĐƯỢC ĐỀ XUẤT BỜI SAP 80

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

SKYPEC Vietnam Air Petrol Company

Limited

Công ty TNHH MTV nhiên liệu hàng không Việt Nam (SKYPEC)

MIS Management Information

System Hệ thống thông tin quản lý B2C Business to Customer Doanh nghiệp với khách hàng B2B Business to Business Doanh nghiệp với doanh nghiệp B2G Business to Government Doanh nghiệp với chính phủ

ERP Enterprise Resource Planning Hoạch định nguồn lực doanh

HDFS Hadoop Distributed File

System

Hệ thống lưu trữ file của

Hadoop

SQL Structured Query Language Ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc

IoT Internet of Thing Mạng Internet kết nối nhiều thì

bị thông minh (Vạn vật kết nối)

sự kiện và nghiên cứu thị trường WTO World Trade Organization Tổ chức thương mại quốc tế CAGR Compound Annual Growth

Rate Tốc độ tăng trưởng hàng năm

TÓM TẮT KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU LUẬN VĂN

Qua những phân tích, đánh giá, luận văn đã chỉ ra sự cần thiết và xu hướng của ứng dụng hệ thống Thông tin quản lý (MIS) trong hoạt động sản xuất kinh doanh tại các doanh nghiệp hiện nay, đặc biệt đối với các doanh nghiệp có mạng lưới hoạt động khắp cả nước, sử dụng như một công cụ tạo lợi thế cạnh tranh khác biệt với đối thủ trên thị trường Công ty SKYPEC là một trong những doanh nghiệp tại Việt Nam đã ứng dụng MIS trong hoạt động điều hành bước đầu đạt được hiệu quả tích cực

Luận văn dựa trên kết quả triển khai thực tế ứng dụng MIS tại SKYPEC, đánh giá ưu điểm và nhược điểm hiện tại, đồng thời học hỏi kinh nghiệm triển khai tại một

số doanh nghiệp trên thế giới, từ đó đưa ra các đề xuất giải pháp nhằm đẩy mạnh hơn nữa các ứng dụng của MIS, khai thác tối đa lợi ích mà MIS mang lại nhằm nâng cao hiệu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty

việc thiết kế lại hoạt động kinh doanh của các công ty để tận dụng các công nghệ mới này (Gartner, 2016, IDG 2016, Shumsky, 2016) Trên thực tế, hầu hết giá trị kinh doanh của đầu tư Công nghệ thông tin xuất phát từ những thay đổi về tổ chức, quản

lý và văn hoá bên trong các công ty (Saunders và Brynjolfsson, 2016) Nó không chỉ đơn giản là công nghệ đang thay đổi bao gồm phần cứng, phần mềm và thiết bị truyền thông đã tăng từ 2,43 nghìn tỷ lên 3,18 nghìn tỷ đô la và dự kiến sẽ tăng lên 3,55 nghìn tỷ đô vào năm 2020 Trong khi Mỹ và châu Âu chiếm 70 phần trăm của khoản đầu tư này, 30 phần trăm đang xảy ra ở châu Á Thái Bình Dương, Mỹ Latinh, Trung Đông và Bắc Phi, và Đông Âu.1

Với những nhà người quản lý doanh nghiệp hiện nay, hầu hết đã, hoặc đang làm việc cho các công ty đang sử dụng hệ thống thông tin một cách mạnh mẽ và đầu

tư lớn vào công nghệ thông tin Các nhà quản lý chắc chắn sẽ muốn biết làm thế nào

để đầu tư tiền một cách khôn ngoan Nếu họ có những lựa chọn khôn ngoan, công ty của họ có thể vượt trội so với đối thủ cạnh tranh Nếu họ thực hiện những lựa chọn không phù hợp, họ sẽ lãng phí vốn có giá trị Đề tài nghiên cứu này nhằm giúp các nhà quản lý đưa ra quyết định khôn ngoan về công nghệ thông tin và hệ thống thông tin trong doanh nghiệp như sau:

Một là, các sáng kiến Công nghệ thông tin liên tục được đưa ra Đó là một dòng chảy liên tục cải tiến công nghệ thông tin đang thay đổi thế giới kinh doanh truyền thống Nó bao gồm sự nổi lên của điện toán đám mây (clouds computing), sự phát triển của một nền tảng kinh doanh số điện thoại di động dựa trên điện thoại thông

1 Nguồn số liệu của Accelerance, 2016, IDG, 2016 (https://www.gartner.com/newsroom/id/3482917)

minh và máy tính bảng, Big data, phân tích kinh doanh và sử dụng các mạng xã hội của các nhà quản lý để đạt được mục tiêu kinh doanh Hầu hết những thay đổi này đã xảy ra trong vài năm qua Những đổi mới này đã giúp các doanh nhân và các doanh nghiệp truyền thống sáng tạo, có thể tạo ra các sản phẩm và dịch vụ mới, phát triển các mô hình kinh doanh mới và biến đổi hoạt động hàng ngày Trong quá trình này, một số doanh nghiệp cũ, thậm chí cả các ngành công nghiệp, đang bị phá hủy trong khi các doanh nghiệp mới đang mọc lên

Hai là, các phương pháp Quản lý tại Doanh nghiệp đang được thay đổi Bởi việc ứng dụng công nghệ việc quản lý các doanh nghiệp Với điện thoại thông minh di động mới, mạng không dây tốc độ cao Wi-Fi và máy tính bảng, những nhân viên bán hàng từ xa trên đường đi chỉ là vài giây so với những câu hỏi và giám sát của nhà quản lý Doanh nghiệp đang di động, cùng với người tiêu dùng Các nhà quản lý đang

di chuyển đều liên hệ trực tiếp, liên tục với nhân viên của họ Sự phát triển của các

hệ thống thông tin doanh nghiệp với dữ liệu vô cùng phong phú có nghĩa là các nhà quản lý không còn hoạt động lẫn lộn trong sương mù, mà thay vào đó trực tuyến, gần như tức thì truy cập vào các thông tin thực sự quan trọng mà họ cần cho những quyết định chính xác và kịp thời Ngoài việc sử dụng công khai của họ trên web, wiki và blog đang trở thành công cụ quan trọng của công ty để truyền thông, cộng tác và chia

sẻ thông tin

Ba là, các cấu trúc tổ chức trong các doanh nghiệp đang thay đổi So với các tổ chức công nghiệp của thế kỷ trước, các doanh nghiệp mới phát triển nhanh chóng trong hai mươi năm đầu không chú trọng đến hệ thống và cấu trúc và nhấn mạnh hơn vào nhân viên làm nhiều vai trò và nhiệm vụ và cộng tác với những người khác trong một nhóm Họ nhấn mạnh nhiều hơn về năng lực và kỹ năng hơn là vị trí trong hệ thống phân cấp Họ nhấn mạnh tốc độ cao hơn và đưa ra quyết định chính xác hơn dựa trên dữ liệu và phân tích Họ nhận thức được nhiều hơn về những thay đổi trong công nghệ, thái độ của người tiêu dùng và văn hoá Họ cho thấy sự hiểu biết tốt hơn

về tầm quan trọng của công nghệ thông tin trong việc tạo ra và quản lý các doanh nghiệp và các tổ chức khác Trong phạm vi các tổ chức và doanh nghiệp chứng minh những đặc điểm này, họ là các công ty kỹ thuật số thế kỷ 21

2 Tổng quan tình hình nghiên cứu

Trên phạm vi quốc tế, đông đảo các viện nghiên cứu, trường đại học và các nhà nghiên cứu cá nhân cũng rất quan tâm đến lĩnh vực này Nhiều quốc gia đã thành lập

cơ quan chuyên nghiên cứu về hệ thống thông tin Ủy ban Liên hợp quốc tế Thương mại và phát triển (UNCITRAL), Liên minh Châu Âu (EU), Tổ chức Hợp tác và Phát triển Kinh tế (OECD), Tổ chức Thương mại Thế giới (WTO) và Diễn đàn kinh tế thế giới (WEF) còn gọi là “cuộc các mạng công nghiệp lần thứ tư” Nhiều công trình nghiên cứu về chiến lược kinh doanh điện tử đã được công bố rộng rãi, tiêu biểu là công trình của tác giả Kenneth C Laudon và Jane P Laudon “Management Information Systems: Managing the digital firm 15th” Pearson, 2017; David M Kroenke & Randall J Boyle “Using MIS 9th Global Edition”, Pearson, 2017; Ts Kenneth C Laudon & Carol Guercio Traver “E-commerc: business technology Society 15th”, Pearson, 2017; David M Kroenke & Randall J Boyle “Experiencing MIS 7th Global Edition”, Pearson,2016; Yasuhiko Takahara & Yongmei Liu

“Foundations and Applications of MIS: A model theory approach”, Springer, 2006; James D.McKeen & Heather A.Smith “IT Strategy in Action 1th”, Pearson, 2009 Còn tại Việt Nam, tài liệu nghiên cứu sâu và ứng dụng tại doanh nghiệp về MIS còn tương đối hạn chế, chủ yếu là những bài báo giới thiệu hoặc được trích dẫn từ các bài báo nước ngoài, hiện nay theo hiểu biết của tác giả có thảm khảo tài liệu của PGS,TS Trần Thị Song Minh chủ biên cuốn “Hệ thống thông tin Quản lý”, Nhà xuất bản Đại học Kinh tế quốc dân, 2012; PGS,TS Nguyễn Văn Hồng và PGS,TS Nguyễn Văn Thoan “Giáo trình Thương Mai điện tử căn bản” , Nhà Xuất bản Bách Khoa Hà Nội, 2012 Trong chương trình học cao học Quản trị Kinh doanh này, tác giả có điều kiện được học với PGS, TS Bùi Anh Tuấn và PGS, TS Nguyễn Văn Thoan có chia

sẻ về việc Trường Đại Học Ngoại Thương có khả năng sẽ bổ sung ngành học mới mẻ này Điều đó là cơ sở cho tác giả lựa chọn luận văn thạc sỹ về đề tài kể trên

Như vậy, các công trình, bài viết trên đây của các tác giả trong và ngoài nước là những tài liệu tham khảo bổ ích giúp tác giả nghiên cứu trong quá trình làm luận văn

Và đây đề tài nghiên cứu đầu tiên ứng dụng MIS trong hoạt động doanh nghiệp, nghiên cứu kinh nghiệm triển khai tại một số doanh nghiệp cùng ngành và từ đó đưa

ra đề xuất giải pháp để nâng cao hiệu quả kinh doanh

3 Mục tiêu nghiên cứu

Đề tài được nghiên cứu với các mục tiêu cụ thể:

- Đánh giá xu hướng phát triển về hệ thống thông tin trong doanh nghiệp công

cụ phân tích dữ liệu và xu hướng ứng dụng MIS trong điều hành quản trị doanh nghiệp

- Đánh giá việc ứng dụng MIS trong hoạt động kinh doanh tại công ty SKYPEC,

từ đó đưa ra đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng phân tích MIS tại SKYPEC

4 Phương pháp nghiên cứu

Do tính chất của đề tài nên tác giả chủ yếu sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:

- Phương pháp thực nghiệm khoa học: tác giả chủ động nghiên cứu các hoạt động triển khai thực tế tại doanh nghiệp là công ty SKYPEC;

- Phương pháp phân tích tổng kết kinh nghiệm: nghiên cứu và xem xét lại những thành quả thực tiễn đã triển khai trong năm 2014,2015,2016, 2017, tổng kết kinh nghiệm triển khai tại Công ty SKYPEC đưa ra đánh giá; thu thập tài liệu thứ cấp của các tác giả trong, ngoài nước có liên quan đến đề tài

- Sử dụng phương pháp phỏng vấn chuyên gia

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là ứng dụng MIS trong công ty SKYPEC

5.2 Phạm vi nghiên cứu

- Về mặt thời gian: Phạm vi nghiên cứu giới hạn về mặt thời gian từ khi Công

ty SKYPEC bắt đầu triển khai nâng cấp, tích hợp các hệ thống kỹ thuật để triển khai ứng dụng MIS vào năm 2014 cho đến nay

- Về mặt nội dung: Đề tài tập trung vào phân tích hiệu quả của việc ứng dụng MIS trong phân tích các hoạt động, các chỉ tiêu nói chung, tại công ty SKYPEC

6 Kết quả nghiên cứu dự kiến

Đánh giá xu hướng ứng dụng MIS trong thu thập phân tích dữ liệu, nghiên cứu kinh nghiệm triển khai tại công ty SKYPEC, từ đó đưa ra những đề xuất cụ thể để Công ty SKYPEC triển khai ứng dụng MIS đạt hiệu quả cao hơn trong kinh doanh

7 Kết cấu đề tài

Đề tài gồm có 3 phần chính như sau:

- Cơ sở lý luận về MIS trong doanh nghiệp Nêu lại các khái niệm mới

- Thực trạng MIS trong phân tích hoạt động của công ty SKYPEC: những thành tựu và hạn chế

- Đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng MIS có tích hợp SAP-ERP trong hoạt động kinh doanh tại công ty SKYPEC

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ MIS TẠI CÁC DOANH NGHIỆP TRÊN THẾ GIỚI HIỆN NAY

1.1 C ác định luật nền tảng và sự xuất hiện Công ty kỹ thuật số

1.1.1 Các định luật nền tảng

Ngày nay chúng ta thường xuyên được nghe về thời đại công nghệ thông tin, và cuộc cách mạng công nghiệp2, nó được diễn ra khắp mọi nơi Khái niệm này được bắt đầu từ năm 1970 với cuộc cách mạng “số”, hoặc chuyển đổi từ các thiết bị cơ khí và tương tự sang các thiết bị số Sự chuyển đổi này sang các thiết bị kỹ thuật số

có nghĩa là những thay đổi to lớn cho các công ty, cá nhân và toàn bộ xã hội của chúng ta

Vấn đề là, hầu hết chúng ta không thể thực sự hiểu làm thế nào, hoặc thậm chí tại sao, sự thay đổi này sẽ ảnh hưởng đến mình Giống như việc hiện nay các chuyên gia để dự đoán tương lai bằng cách thống kê phân tích sự kiện trong quá khứ Chúng

ta biết đến các nhà máy, bộ máy hành chính, các nhà quản lý, sản xuất hàng loạt, và chúng hoạt động hiệu quả Nhưng kiến thức này đã không trang bị cho nhiều người khi những thay đổi đang đến

Cuộc cách mạng số không chỉ có nghĩa là thiết bị "số" hiện đại đã được thay thế cho thiết bị cơ khí cũ hoặc thiết bị kỹ thuật tương tự Những thiết bị kỹ thuật số hiện đại này bây giờ có thể được kết nối với các thiết bị số khác và chia sẻ dữ liệu với nhau Chúng cũng có thể làm việc nhanh hơn khi tốc độ bộ xử lý tăng lên Đây là bước đột phá Khoảng vào năm 1972, nhà khoa học máy tính Gordon Bell nhận ra rằng những thiết bị kỹ thuật số này sẽ thay đổi thế giới khi chúng phát triển và trở thành sử dụng rộng rãi Ông đã xây dựng Luật Bell, nguyên tắc tuyên bố rằng "một lớp máy tính mới hình thành mỗi thập kỷ thành lập một ngành công nghiệp mới" Nói cách khác, các thiết bị số sẽ phát triển nhanh đến nỗi chúng sẽ cho phép các nền tảng mới, môi trường lập trình, các ngành công nghiệp, mạng và thông tin hệ thống

10 năm một lần Và nó đã xảy ra như dự đoán của Bell Khoảng 10 năm kể từ năm

2 Cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ tư khái niệm được diễn đàn kinh tế thế giới nêu ra tại Davos năm 2016

sự bắt đầu tạo ra sự bâng khuân, ngỡ ngàng của các công ty hiện này Sự tiến triển của công nghệ số đã làm thay đổi cơ bản các doanh nghiệp và trở thành động lực chính cho những lợi nhuận trong hoạt động kinh doanh Và có thể nó sẽ tiếp tục làm như vậy trong ít nhất vài thập kỷ tới Chìa khoá để hiểu được cách thức các doanh nghiệp sẽ bị ảnh hưởng bởi sự tiến hóa kỹ thuật số hiện nay, tức là hiểu được các yếu tố thúc đẩy sự phát triển của các thiết bị số thông minh sắp ra mắt

Để hiểu được các lực cơ bản thúc đẩy sự tiến hóa của các thiết bị số, chúng ta hãy tưởng tượng cơ thể mình đang phát triển cùng tốc độ như các thiết bị số Giả sử hiện tại chúng ta có thể chạy 8 km/ giờ Đó là thống kê trung bình Bây giờ giả sử, theo giả thuyết, rằng cơ thể của bạn đang thay đổi nhanh đến nỗi chúng ta có thể chạy nhanh gấp đôi trong 18 tháng Trong 18 tháng đó, chúng ta sẽ có thể chạy 16 km/giờ Trong 18 tháng tiếp theo, bạn sẽ ở tốc độ 32 km/giờ Sau đó 64, 128, 256,

và 512 Sau đó, sau khoản 10 năm rưỡi tăng trưởng, chúng ta sẽ chạy được 1.024

km bằng chân của mình! Làm thế nào để thay đổi cuộc sống của chúng ta?

Vâng, chúng ta chắc chắn sẽ không dùng xe otô, xe máy của mình nữa Sẽ quá chậm Du lịch hàng không cũng có thể là một điều của quá khứ Chúng ta có thể bắt đầu lập một doanh nghiệp kinh doanh giao nhận hàng hóa rất có lợi nhuận và nhanh chóng có thị trường vì những điều đặc biệt của cơ thể mình Chúng ta có thể sống

bên ngoài thành phố vì đi làm trong nội thành Chúng ta cũng cần quần áo mới và một số đôi giày thực sự khó khăn! Và đây là điểm chính - không chỉ cơ thể chúng ta

3 IoT: Internet of Thing: Định nghĩa này hiểu là các thiết bị số thông minh có thể kết nối với internet có thể xem chi tiết tại : https://www.forbes.com/sites/jacobmorgan/2014/05/13/simple-explanation-internet- things-that-anyone-can-understand/

thay đổi, nhưng những gì ta làm và cách ta làm nó cũng sẽ thay đổi Đây là Luật của Bell Điều tương tự xảy ra với các thiết bị số Ví dụ này có vẻ như ngớ ngẩn lúc đầu, nhưng nó giúp chúng ta hiểu được sự thay đổi theo cấp số đang ảnh hưởng đến các thiết bị số Năng lực chế tạo, khả năng kết nối của thiết bị, dung lượng lưu trữ và băng thông đang tăng rất nhanh chóng - nhanh đến nỗi nó thay đổi cách thức sử dụng các thiết bị này Các áp lưc khác thúc đẩy chuyển đổi kỹ thuật số

Và không chỉ số người dùng trên mạng đang thay đổi cách chúng ta sử dụng các thiết bị số - đó là tốc độ của mạng Luật của Nielsen, được đặt tên theo Jakob Nielsen, cho biết tốc độ kết nối mạng cho người dùng cao sẽ tăng 50% mỗi năm Khi các mạng trở nên nhanh hơn, các công ty mới, sản phẩm mới và nền tảng mới sẽ xuất hiện

Bảng 1-1: Các định luật nền tảng thúc đẩy thay đổi công nghệ

Moore Số bóng bán dẫn trên mỗi

inch vuông trên chip tích hợp

tăng gấp đôi mỗi 18 tháng

Inch trên chip tích hợp tăng gấp đôi mỗi 18 tháng

Máy tính đang nhận được nhanh hơn theo cấp số nhân Chi phí xử lý dữ liệu đang tiến đến mức không

Metcalfe Giá trị của mạng bằng với

hình vuông của số người

dùng được kết nối với nó

Nhiều thiết bị số được kết nối với nhau Giá trị của mạng số và mạng xã hội đang gia tăng theo cấp số nhân

Nielsen Tốc độ kết nối mạng cho

người dùng cao cấp sẽ tăng

50 phần trăm mỗi năm

Tốc độ mạng đang gia tăng theo cấp

số nhân

Kryder Mật độ lưu trữ trên đĩa từ

đang gia tăng với tốc độ mũ

Dung lượng lưu trữ tăng theo cấp số nhân Chi phí lưu trữ dữ liệu đang tiến đến mức 0

sẻ video trước khi người sáng lập YouTube? Có những áp lức nào khác thay đổi thiết bị số vượt ra ngoài Luật của Nielsen, Luật của Metcalfe, và Luật của Moore (Xem bảng 1-1) Luật của Kryder, được đặt tên theo Mark Kryder, cựu giám đốc công nghệ của Seagate Corp., cho biết mật độ lưu trữ trên đĩa từ đang gia tăng với tốc độ x Lưu trữ kỹ thuật số rất quan trọng vì đó là câu hỏi đầu tiên bạn yêu cầu khi mua máy tính, điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng mới Ngoài ra còn có điện năng tiêu thụ, độ phân giải hình ảnh, và khả năng kết nối giữa các thiết bị, tất cả đều đang thay đổi

1.1.2 Sự hiện ra công ty kỹ thuật số

Tất cả những thay đổi mà chúng ta vừa mô tả, cùng với việc thiết kế lại tổ chức đáng kể cũng tạo ra các điều kiện cho một công ty kỹ thuật số hoàn toàn Một công

ty kỹ thuật số có thể được xác định theo nhiều chiều Một công ty kỹ thuật số là một trong số đó gần như tất cả các mối quan hệ kinh doanh quan trọng của tổ chức với khách hàng, nhà cung cấp và nhân viên được ứng dụng kỹ thuật số trong hoạt động trung gian Các quy trình kinh doanh cốt lõi được thực hiện thông qua các mạng kỹ thuật số trải rộng khắp toàn bộ tổ chức hoặc liên kết nhiều tổ chức

Các quy trình nghiệp vụ đề cập đến tập hợp các hoạt động liên quan đến logic và các hành vi mà các tổ chức phát triển theo thời gian để tạo ra các kết quả kinh doanh

cụ thể và cách thức duy nhất mà các hoạt động này được tổ chức và phối hợp Phát triển một sản phẩm mới, tạo ra và thực hiện một đơn đặt hàng, tạo ra một kế hoạch tiếp thị, và thuê một nhân viên là những ví dụ: Về quy trình kinh doanh và cách các

tổ chức hoàn thành các quy trình kinh doanh của doanh nghiệp có thể là một nguồn sức mạnh cạnh tranh

Tài sản doanh nghiệp chủ chốt-tài sản trí tuệ, năng lực cốt lõi, các tài sản hữu hình và tài sản con người-được quản lý thông qua các phương tiện kỹ thuật số Trong một công ty kỹ thuật số, mọi thông tin cần thiết để hỗ trợ các quyết định kinh doanh chính đều có sẵn bất cứ lúc nào và bất cứ nơi nào trong công ty

Các công ty kỹ thuật số nhận thức và đáp ứng với môi trường của họ nhanh hơn nhiều so với các công ty truyền thống, tạo cho họ sự linh hoạt hơn để tồn tại trong những thời kỳ hỗn loạn Các công ty kỹ thuật số cung cấp các cơ hội phi thường cho việc tổ chức và quản lý toàn cầu linh hoạt hơn Trong các công ty kỹ thuật số, cả việc thay đổi thời gian và dịch chuyển không gian đều là tiêu chuẩn Chuyển thời gian đề cập đến việc kinh doanh được tiến hành liên tục, 24/7, thay vì trong khoảng thời gian "làm việc" hẹp từ 9 giờ sáng đến 5 giờ chiều Thay đổi không gian nghĩa

là công việc diễn ra trong một hội thảo toàn cầu cũng như trong phạm vi ranh giới quốc gia Công việc được thực hiện ở mọi nơi trên thế giới, nơi mà thực hiện tốt nhât Ví dụ như công ty Cisco Systems, GE, Oracle… gần như trở thành các công

ty kỹ thuật số, sử dụng Internet để thúc đẩy mọi khía cạnh kinh doanh của họ Hầu hết các công ty khác không phải là kỹ thuật số hoàn toàn, nhưng họ đang tiến tới hội nhập kỹ thuật số gần với các nhà cung cấp, khách hàng và nhân sự trong tổ chức

phổ biến nhất là thông tin đó là dữ liệu thu được từ dữ liệu, trong khi dữ liệu được

định nghĩa là dữ liệu là sự kiện thô được ghi lại hoặc số liệu Hãy xem xét ví dụ dữ

liệu: nhân viên Hoàng An kiếm được là 10 triệu/ tháng và Thùy Dương kiếm được

12 triệu/ tháng là dữ liệu Các tuyên bố rằng mức lương giờ trung bình của tất cả các

là thông tin Đó là dữ liệu được trình bày trong một ngữ cảnh có ý nghĩa

Tham khảo thêm một định nghĩa khác, thông tin mà chúng ta sẽ nghe là thông tin được xử lý dữ liệu hoặc đôi khi thông tin được xử lý bằng cách tổng hợp, đặt hàng, tính trung bình, nhóm, so sánh hoặc các hoạt động tương tự khác Ý tưởng cơ bản của định nghĩa này là chúng ta làm cái gì đó để dữ liệu để sản xuất thông tin

Còn theo nhà nghiên cứu tâm lý Greogory Bateson4, ông ta định nghĩa thông tin

như là một sự khác biệt tạo ra sự khác biệt

Theo mục đích của luận văn này, bất kỳ định nghĩa thông tin nào sẽ làm Chọn định nghĩa thông tin có ý nghĩa phù hợp đối với chúng ta Điểm quan trọng là chúng

ta phân biệt giữa dữ liệu và thông tin Chúng ta cũng có thể thấy rằng các định

nghĩa khác nhau giúp hiểu rõ về thông tin hơn trong các tình huống khác nhau

1.2.2 Thông tin ở đâu?

Với lập luận rằng đề xuất tạo ra đồ thì về biểu diễn giá cổ phiếu của Vietnamairlines

về giá theo thời gian trên sàn Upcom Hình 1.3 minh họa sự khác biệt tạo ra sự

khác biệt hoặc nếu trình bày dữ liệu trong một ngữ cảnh có ý nghĩa, thì nó phù hợp

với hai định nghĩa của thông tin, và thật là cám dỗ để nói rằng biểu đồ chứa thông tin Với việc minh họa chúng ta thấy rằng đồ thị trên là dữ liệu giúp chúng ta nhận thực được nó là thông tin, trong tình huống đơn giản thì mảnh giấy trên màn hình

kỹ thuật số đó là dữ liệu Nếu nó nằm trong tâm trí con người thì nó là thông tin

4 Nhà khoa học, tâm lý học ngươi Anh : http://www.interculturalstudies.org/Bateson/biography.html

Hình 1-1 : Biểu đồ biến động giá của HVN theo thời gian

(source: https://www.investing.com/equities/vietnam-airlines-jsc)

Câu hỏi đặt ra là tại sao? Chúng ta có quan tâm không? Vâng, đối câu hỏi này giải thích tại chúng ta, con người là thành phần quan trọng nhất trong bất kỳ hệ thống thông tin nào do mình sử dụng Độ sâu sắc trong suy nghĩ của chúng ta về khả năng nhận ra thông tin từ dữ liệu, được quyết định bởi kỹ năng nhận thức của mỗi cá nhân

Dữ liệu chỉ là dữ liệu; thông tin chúng ta nhận ra từ nó là giá trị mà ta thêm vào hệ thống thông tin

Hơn nữa, con người ta có những nhận thức và quan điểm khác nhau Không ngạc nhiên khi đó, chúng ta sẽ có những thông tin từ cùng nguồn dữ liệu Chúng ta không thể nói với ai đó, "Hãy nhìn, đó là ngay trước mặt bạn, đó là dữ liệu" bởi vì

nó, dữ liệu không hiện ra ở đấy Thay vào đó, nó nằm trong đầu chúng ta và trong đầu họ, và công việc của chúng ta là giải thích những gì ta đã hình thành để người khác có thể hiểu nó

Cuối cùng, một khi chúng ta hiểu điều này, đó là một câu thông thường mà không có ý nghĩa “ Tôi sẽ gửi thông tin đó cho bạn” là không đúng “Tôi đã gửi những dữ liệu cho bạn, từ đó bạn có thể hiểu được thông tin” đó là điều chúng ta

Hình 1-2 : Các đặc tính cần thiết của dữ liệu

(Nguồn: Using MIS 9 rd Edition, Pearson, 2017 )

Tính chính xác(Accurate): Thông tin tốt cần được hình thành từ dữ liệu chính xác, hợp thức và đầy đủ dữ liệu sau quá trình xử lý như mong đợi Độ chính xác là rất quan trọng; các chuyên gia kinh tế có thể dựa vào kết quả của hệ thống thông tin để cho ra các quyết định Thật làm thảm họa cho tổ chức nếu hệ thống tin không đưa ra những dữ liệu chính xác Nó làm lãng phí thời gian và tiền bạc cho doanh nghiệp phát triển nó Lời khuyên là chúng ta nên biết hoài nghi khi triển khai sử dụng một

hệ thống tin mới với dữ liệu có đồ họa đẹp, các câu truy vấn dữ liệu ưa thích Chúng

ta cần kiểm tra lại trước khi tin cậy nó

Tính kịp thời (Timely): Thông tin tốt đòi hỏi dữ liệu được sẵn sàng trong thời gian

để đạt mục đích sử dụng nó Báo cáo tháng muộn 5 tuần thì vô dụng Dữ liệu sẽ đến quá chậm sau khi chúng ta cần có thông tin để ra quyết định Đối doanh nghiệp hiện nay đang hướng đến việc phát triển hệ thống tin nhanh nhất có thể

Tính liên quan (Relevant): Các dữ liệu cần thiết liên quan giữa nội dung và chủ

đề Hãy xem xét bối cảnh CEO cần quan tâm dữ liệu đánh giá mức độ khó của công việc theo chức danh, phòng nhân sự cung cấp bảng lương nhân viên tháng trước

Như vậy nếu cần hiệu và đo lường độ khó công việc phòng Nhân sự nên cung cấp các bản mô tả công việc của nhân viên và nhiệm vụ của đơn vị

Tính vừa đủ (Just Barely Sufficient) : Dữ liệu cần phải đủ cho mục đích được tạo

ra, cũng chỉ cần như vậy Chúng ta sẽ tràn ngập dữ liệu, một trong công việc hàng ngày của mỗi người là lược bỏ những dữ liệu thừa Chúng ta có vị trí quản lý càng cao có càng nhiều dữ liệu, bởi vì thời gian làm việc trong ngày là giới hạn vậy nên chúng ta cần bỏ qua nhiều dữ liệu để tập trung vào dữ liệu mình cần Vì vậy dữ liệu chỉ nên vừa đủ và cũng không dư thừa

Giá trị của chi phí(Worth ít Cost): Dữ liệu không phải là miễn phí Chi phí được

xác định ở đây là việc phát triển cho hệ thống tin, chi phí phần cứng, phần mềm, chi phí vận hành và bảo trì hệ thống, chi phí cho việc xậy dựng quy trình, chi phí nhân công chi…chi phí xử lý dữ liệu do hệ thống tạo ra Để biết được dữ liệu giá trị như thế nào, chúng ta quan tâm đến chi phí bỏ ra để có được nó, đây là mối quan hệ thích hợp tồn tại dữ chi phí dữ liệu và giá trị của nó

Có thể tham khảo thêm về dữ liệu xin tham khảo thêm tại Phụ lục 1 DBMS, Data Warehouses, Data Mart, Data Mining và BigData

1.2.4 Khái niệm cơ bản về hệ thống thông tin (IS)

Chúng ta thường hiểu và sử dụng các khái niệm về hệ thống thông tin và công nghệ một cách không chính tắc trong giới hạn Công nghệ thông tin (IT) bao gồm tất cả phần cứng và phần mềm mà một công ty cần sử dụng để đạt được các mục tiêu kinh doanh Điều này bao gồm không chỉ các máy tính, thiết bị lưu trữ và thiết

bị di động cầm tay mà còn là phần mềm, chẳng hạn như hệ điều hành Windows hoặc Linux, bộ sản phẩm Microsoft Office dành cho máy tính để bàn và hàng ngàn chương trình máy tính có thể tìm thấy trong một công ty lớn điển hình "Hệ thống thông tin" phức tạp hơn và có thể được hiểu rõ nhất bằng cách nhìn vào chúng từ cả hai giác độ công nghệ và kinh doanh

Một hệ thống thông tin có thể được định nghĩa về mặt kỹ thuật như là một bộ

các thành phần liên quan đến nhau thu thập (hoặc lấy), xử lý, lưu trữ và phân phối thông tin để hỗ trợ việc ra quyết định và kiểm soát trong một tổ chức Ngoài việc hỗ

con người Dữ liệu ngược lại là những sự kiện thô thể hiện sự kiện xảy ra trong các

tổ chức hoặc môi trường vật lý trước khi chúng được tổ chức và sắp xếp thành một hình thức mà mọi người có thể hiểu và sử dụng

Ba hoạt động chính trong một hệ thống thông tin tạo ra thông tin cho các tổ chức hỗ trợ đưa ra quyết định đó là: kiểm soát hoạt động, phân tích các vấn đề và tạo ra các sản phẩm hoặc dịch vụ mới Những hoạt động này là đầu vào, xử lý, và

đầu ra (Xem hình 1-4) Đầu vào chụp hoặc thu thập dữ liệu thô từ trong tổ chức hoặc

từ môi trường bên ngoài của nó Quá trình xử lý chuyển đổi dữ liệu thô này thành một dạng có ý nghĩa Đầu ra chuyển thông tin được xử lý đến những người sẽ sử

dụng nó hoặc các hoạt động mà nó sẽ được sử dụng Các hệ thống thông tin cũng cần có phản hồi, đó là sản phẩm được trả lại cho các thành viên thích hợp của tổ chức để giúp họ đánh giá hoặc hiệu chỉnh giai đoạn đầu vào

Hình 1-3 : Các chức năng của hệ thống thông tin

(Nguồn: MIS 15 th Edition, Pearson 2017)

Mặc dù hệ thống thông tin dựa trên máy tính sử dụng công nghệ máy tính để

xử lý dữ liệu thô5 thành thông tin có ý nghĩa, mặt khác, giữa một máy tính và một chương trình máy tính là một hệ thống thông tin khác Máy tính và các chương trình phần mềm liên quan là nền tảng kỹ thuật, các công cụ và tài liệu, của các hệ thống thông tin hiện đại Máy vi tính cung cấp thiết bị để lưu trữ và xử lý thông tin Các chương trình máy tính hoặc phần mềm là tập hợp các hướng dẫn vận hành hướng dẫn và kiểm soát việc xử lý máy tính Hiểu biết làm thế nào máy tính và các chương

trình máy tính hoạt động rất quan trọng trong việc thiết kế các giải pháp cho các vấn

đề tổ chức, nhưng máy tính chỉ là một phần của một hệ thống thông tin

Chúng ta hãy thử tưởng tượng hệ thống thông tin giống như ngôi nhà với các thành phần tương đồng thích hợp Nhà được xây dựng bằng búa, đinh và gỗ, nhưng

nó chưa hình thành được ngôi nhà Kiến trúc, thiết kế, thiết lập, cảnh quan, và tất cả các quyết định dẫn đến việc tạo ra các tính năng này là một phần của ngôi nhà và rất quan trọng để giải quyết vấn đề thì phải là con người ra quyết định Máy vi tính và các chương trình là những cái búa, đinh và gỗ xẻ của các hệ thống thông tin dựa trên máy tính, nhưng chỉ riêng nó không thể sản xuất được thông tin mà một tổ chức cụ thể cần Để hiểu hệ thống thông tin, chúng ta phải hiểu những vấn đề họ được thiết

kế để giải quyết, yếu tố kiến trúc và thiết kế của họ, và các quy trình tổ chức dẫn đến các giải pháp

Có nhiều mô hình về MIS với doanh nghiệp, Theo tiến sỹ Randall J Boyle

6tác giả của cuốn “Exprienceing MIS” cho rằng, là người lâu năm trong việc nghiên cứu và giảng dạy MIS tại trường Đại học Florida cho rằng: Một hệ thống thông tin

có 5 thành phần lõi chính (Xem hình 1-5) Phần cứng máy tính (Hardware), Phần mềm (Software), Dữ liệu (Data), Các quy trình ( Procedures), Con người (People)

5Dữ liệu thô là một thuật ngữ tương đối; việc xử lý dữ liệu thường được thực hiện theo từng bước, và

"dữ liệu đã được xử lý" tại bước này có thể được coi là "dữ liệu thô" cho bước tiếp theo

6 Thông tin chi tiết ở địa chỉ https://www.linkedin.com/in/randallboyle/

phức tạp nhất Ví dụ: khi chúng ta sử dụng máy tính để viết báo cáo lớp học, chúng

ta đang sử dụng phần cứng (máy tính, đĩa lưu trữ, bàn phím và màn hình), phần mềm (Word, WordPerfect, hoặc một số chương trình xử lý văn bản khác), dữ liệu, Các Quy trình là các phương pháp chúng ta sử dụng để bắt đầu chương trình, nhập dữ liệu,in nó, lưu và sao lưu tệp tin của mình) và con người trong tổ chức đó

Hãy xem xét một ví dụ phức tạp hơn, ví dụ về một hệ thống đặt vé máy bay

Nó cũng vậy, bao gồm năm thành phần, mặc dù mỗi một phần phức tạp hơn rất nhiều Phần cứng bao gồm các ổ cắm điện của máy tính được liên kết với nhau bằng phần cứng trong mạng truyền tải dữ liệu Hàng trăm chương trình khác nhau phối hợp truyền tải thông tin giữa các máy tính, và các chương trình khác vẫn thực hiện các đặt vé và các dịch vụ liên quan Ngoài ra, hệ thống phải lưu trữ hàng triệu khi hàng triệu ký tự là dữ liệu về chuyến bay, khách hàng, đặt chỗ, tải hàng hóa, tải nhiên liệu bay, và các sự kiện khác Hàng trăm thủ tục khác nhau được theo sau bởi nhân viên hàng không, đại lý du lịch và khách hàng Cuối cùng, hệ thống thông tin bao gồm những người, không chỉ những người sử dụng hệ thống mà cả những người vận hành và phục vụ cho máy vi tính, những người duy trì dữ liệu và những người

hỗ trợ mạng máy tính Điểm quan trọng ở đây là năm thành phần trong hình 1-5 là phổ biến đối với tất cả các hệ thống thông tin, từ nhỏ đến lớn nhất Khi chúng ta nghĩ

về bất kỳ hệ thống thông tin nào, kể cả hệ thống thông tin mới, như mạng xã hội, hãy tìm hiểu về năm thành phần này Cũng nên biết rằng một hệ thống thông tin không chỉ là máy tính và một chương trình mà còn là một cỗ máy điện toán, chương trình, dữ liệu, thủ tục và con người

Hình 1-5: C ác đặc điểm của các thành phần thông tin

(Nguồn: Using MIS 9 rd Edition, Pearson, 2017 )

Với hình 1-6 minh họa trên diễn giải về các thành phần của hệ thống có thể tóm lược được như sau: Con người tương tác qua thiết bị phần cứng để thực hiện các chứng năng của phần mềm, các chức năng của phần mềm được viết theo các quy trình do con người đưa ra Quá trình tương tác là dữ liệu được đưa vào hoặc biểu diễn ra là cầu nối giữa phân khu máy tính xử lý và phân khu con người tác động Chi phí cho việc thay thế trong hệ thống sẽ tăng dần từ trái qua: Rẻ nhất là chi phí phần cứng và đắt nhất đó là chi phí con người, điều này phù hợp với nguyên tắc Quản trị nguồn nhân lực

Ngày nay, có hàng ngàn, thậm chí hàng triệu, các hệ thống thông tin trên thế giới Không phải tất cả đều liên quan đến kinh doanh Trong luận văn này, chúng ta

quan tâm đến MIS, hoặc hệ thống thông tin quản lý MIS là sự phát triển và sử dụng

các hệ thống thông tin giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu và mục đích của họ

Định nghĩa này có ba yếu tố chính: phát triển, sử dụng hệ thống thông tin, và các

mục tiêu kinh doanh Trong pham vi luận văn này tôi xin lý giải về các hệ thống

thông tin vào việc phát triển và sử dụng và các mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp

Cuối cùng của định nghĩa MIS là hệ thống thông tin luôn tồn tại để giúp các

tổ chức đạt được các chiến lược của mình Đầu tiên, các yếu tố này được ẩn đi những nhân tố quan trọng: Các tổ chức tự mình không "làm" bất cứ điều gì Một tổ chức không còn sống, và nó không thể hoạt động Trong đó là những con người trong

ty đang "nằm phía sau đường cong công nghệ" 7 Nó giống như mạch máu kết nối nuôi dưỡng các cấu trúc trong cơ thể đang hoạt động

1.2.5 Tổng quan hệ thống thông tin trong doanh nghiệp

Để hiểu đầy đủ các hệ thống thông tin, chúng phải hiểu được các khía cạnh tổ chức, quản lý và công nghệ thông tin rộng hơn của hệ thống kỹ thuật thuần túy

Hình 1-6: Tổng quan hệ thống thông tin trong doanh nghiệp

(Nguồn: MIS 15 th Edition, Pearson 2017)

Xin diễn giải như sau:

Tổ chức (Organization): Hệ thống thông tin là một phần không thể tách rời của các

tổ chức Thật vậy, đối với một số công ty, chẳng hạn như các công ty báo cáo tín dụng, sẽ không có hoạt động kinh doanh mà không có hệ thống thông tin Các yếu

tố chính của một tổ chức là con người, cấu trúc, quy trình kinh doanh, chính trị và văn hoá

7 : Hệ thống thông tin của Doanh nghiệp kém phát triển và tụt hậu so với các đối thủ cùng ngành Có thể tra cứu tại địa chỉ http://www.nytimes.com/2006/12/30/technology/30money.html

Các tổ chức có một cấu trúc bao gồm các cấp độ và chuyên môn khác nhau

Cơ cấu của họ cho thấy sự phân chia lao động rõ ràng Quyền hạn và trách nhiệm trong một công ty kinh doanh được tổ chức như là một hệ thống phân cấp, hoặc một cấu trúc kim tự tháp Các cấp trên của hệ thống phân cấp bao gồm các nhân viên quản lý, chuyên nghiệp và kỹ thuật, trong khi các cấp thấp bao gồm các nhân viên hoạt động

Quản lý cao cấp đưa ra các quyết định chiến lược tầm xa về sản phẩm và dịch

vụ cũng như đảm bảo hiệu quả tài chính của công ty Quản lý cấp trung thực hiện các chương trình và kế hoạch quản lý cấp cao, và quản lý hoạt động có trách nhiệm giám sát các hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp Các nhân viên tri thức, chẳng hạn như các kỹ sư, nhà khoa học, hoặc kiến trúc sư, thiết kế sản phẩm hoặc dịch vụ

và tạo ra kiến thức mới cho công ty, trong khi đó nhân viên dữ liệu, chẳng hạn như thư ký hoặc thư ký, hỗ trợ lập kế hoạch và truyền thông ở tất cả các cấp của công ty Nhân viên sản xuất hoặc dịch vụ thực sự sản xuất ra sản phẩm và cung cấp dịch vụ

Hình 1-7 : Các cấp độ quản lý trong doanh nghiệp

(Nguồn: MIS 15 th Edition, Pearson 2017)

Các nhân sự được tuyển dụng và đào tạo cho các chức năng kinh doanh khác nhau Các chức năng kinh doanh chính, hoặc các nhiệm vụ chuyên môn được thực hiện bởi các tổ chức kinh doanh, bao gồm bán hàng và tiếp thị, sản xuất và sản xuất, tài chính và kế toán, và nhân sự luôn nhận được hỗ trợ bởi hệ thống thông tin.Một

tổ chức phối hợp làm việc thông qua hệ thống phân cấp và thông qua quy trình kinh doanh Hầu hết các quy trình kinh doanh của tổ chức bao gồm các

Chẳng hạn, làm thế nào một khách hàng nhận được tín dụng hoặc cách khách hàng được thanh toán thường được xác định bởi một hệ thống thông tin bao gồm một bộ quy trình kinh doanh chính thức

Mỗi tổ chức có một nền văn hoá độc đáo, hoặc một tập hợp các giả định, giá trị và cách làm việc cơ bản, điều này đã được hầu hết các thành viên chấp nhận chúng ta có thể thấy văn hóa tổ chức tại nơi làm việc bằng cách nhìn cách tổ chức của trường đại học hoặc doanh nghiệp chúng ta làm việc

Các cấp độ và chuyên môn khác nhau trong một tổ chức tạo ra các sở thích và quan điểm khác nhau Những quan điểm này thường xung đột với cách thức hoạt động của công ty và cách phân phối các nguồn lực và phần thưởng Xung đột là cơ

sở cho chính trị tổ chức Hệ thống thông tin xuất phát từ cái vạc này về các quan điểm, mâu thuẫn, thỏa hiệp, và các thoả thuận khác nhau, vốn là một phần tự nhiên của tất cả các tổ chức

Quản lý (Management): Nhiệm vụ của quản lý là tìm ra nhiều tình huống mà các

tổ chức phải đối mặt, đưa ra các quyết định và lập kế hoạch hành động để giải quyết các vấn đề về tổ chức Các nhà quản lý nhìn nhận những thách thức kinh doanh trong môi trường, họ đặt ra chiến lược tổ chức để đáp ứng những thách thức đó, và họ phân bổ nguồn lực con người và tài chính để phối hợp công việc và đạt được thành công Trong suốt thời gian, họ phải có trách nhiệm lãnh đạo Các hệ thống thông tin kinh doanh được mô tả trong cuốn sách này phản ánh những hy vọng, ước mơ và thực tế của các nhà quản lý hiện nay

Nhưng các nhà quản lý phải làm nhiều hơn là quản lý những gì đã tồn tại Họ cũng phải tạo ra các sản phẩm và dịch vụ mới và thậm chí tạo lại tổ chức theo thời

gian Một phần đáng kể trách nhiệm quản lý là công việc sáng tạo nhờ tri thức và thông tin mới Công nghệ thông tin có thể đóng vai trò mạnh mẽ trong việc giúp các nhà quản lý thiết kế và cung cấp các sản phẩm và dịch vụ mới và chuyển hướng và thiết kế lại các tổ chức của họ

Công nghệ thông tin( Information Technology) : là một trong nhiều công cụ quản

lý sử dụng để đối phó với sự thay đổi Phần cứng máy tính là thiết bị vật lý được sử dụng cho các hoạt động đầu vào, xử lý và đầu ra trong một hệ thống thông tin Bao gồm các loại sau: máy tính có kích cỡ và hình dạng khác nhau (kể cả thiết bị cầm tay di động); các đầu vào, đầu ra, và các thiết bị lưu trữ khác nhau; và các thiết bị viễn thông kết nối máy tính với nhau Công nghệ quản lý dữ liệu bao gồm phần mềm quản lý việc tổ chức dữ liệu trên các phương tiện lưu trữ vật lý Công nghệ mạng và viễn thông, bao gồm cả thiết bị vật lý và phần mềm, liên kết các phần khác nhau của phần cứng và truyền dữ liệu từ một vị trí vật lý sang một vị trí khác Máy vi tính và thiết bị truyền thông có thể được kết nối trong mạng để chia sẻ giọng nói, dữ liệu, hình ảnh, âm thanh và video Mạng kết nối hai hoặc nhiều máy tính để chia sẻ dữ liệu hoặc tài nguyên, chẳng hạn như máy in

1.2.6 Mục tiêu chiến lược kinh doanh của hệ thống thông tin

Ngày nay điều gì làm cho hệ thống thông tin trở nên cần thiết? Tại sao các doanh nghiệp đầu tư quá nhiều vào hệ thống thông tin và công nghệ? Tại Hoa Kỳ, hơn 57 triệu nhà quản lý và 120 triệu công nhân trong các lĩnh vực thông tin và tri thức, các lực lượng lao động này dựa vào các hệ thống thông tin để tiến hành kinh doanh Các

hệ thống thông tin là điều cần thiết cho việc kinh doanh hằng ngày ở hầu hết các nước tiên tiến cũng như đạt được các mục tiêu kinh doanh chiến lược

Toàn bộ các lĩnh vực của nền kinh tế gần như không thể nào tưởng tượng được

ra sao nếu không có sự đầu tư đáng kể vào hệ thống thông tin Các công ty thương mại điện tử như Amazon, eBay, Google, và Thương mại điện tử giản đơn sẽ không tồn tại Ngày nay các ngành dịch vụ - tài chính, bảo hiểm, bất động sản cũng như các dịch vụ cá nhân như du lịch, y học và giáo dục - không thể hoạt động mà không

có hệ thống thông tin Tương tự, các công ty bán lẻ như Walmart và Sears và các công ty sản xuất như General Motors, Volkswagen, Siemens và GE yêu cầu các hệ

mục tiêu của công ty Điều mà một doanh nghiệp muốn làm trong nhiều năm thường phụ thuộc vào hệ thống của họ sẽ có thể làm được Tăng thị phần, trở thành nhà sản xuất chất lượng cao hoặc chi phí thấp, phát triển sản phẩm mới và tăng năng suất lao động phụ thuộc ngày càng nhiều vào các loại và chất lượng của hệ thống thông tin trong tổ chức Càng hiểu sâu hơn về mối quan hệ này, bạn càng có giá trị khi đang làm công việc quản lý

Hình 1-8 : Sự phụ thuộc của mô hình tổ chức và hệ thống thông tin

(Nguồn: MIS 15 th Edition, Pearson 2017)

Đặc biệt, các doanh nghiệp kinh doanh đang đầu tư rất nhiều vào hệ thống thông tin để đạt được sáu mục tiêu chiến lược kinh doanh: Điều hành hiệu quả ; sản phẩm, dịch vụ và mô hình kinh doanh mới; sự gần gũi của khách hàng và nhà cung cấp; Cải thiện việc ra quyết định; lợi thế cạnh tranh; và sự sống còn tổ chức

Hệ thống thông tin quản lý là tri thức và là chìa khóa mở đến cánh cửa thành công mà các mục tiêu chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp

1.3 Phần mềm

Các tổ chức nhận ra rằng các quy trình kinh doanh hiện tại của họ cần thay đổi Một phần, họ cần thay đổi để sử dụng các cơ sở dữ liệu dùng chung và sử dụng các biểu mẫu và báo cáo dựa trên máy tính mới Tuy nhiên, lý do thậm chí còn quan trọng hơn cho việc thay đổi quy trình kinh doanh là dữ liệu tích hợp và các hệ thống doanh nghiệp đã mang lại tiềm năng cải thiện đáng kể chất lượng quy trình Nó đã trở thành có thể làm những việc mà trước đây không thể Các hệ thống doanh nghiệp cho phép tạo ra các liên kết mạnh mẽ, nhanh hơn, hiệu quả hơn giữa các chuỗi giá trị Và việc cần thiết là phải có một giải pháp phân mềm doanh nghiệp Một vài nhà cung cấp công nghệ đã nắm bắt được cơ hội này và đưa ra một số giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp: Quản lý quan hệ khách hàng (CRM), Lập kế hoạch tài nguyên doanh nghiệp (ERP), Phần mềm kiểm soát chuỗi cung ứng (SCM) và tích hợp ứng dụng doanh nghiệp(EAI) Chúng ta sẽ các nội dung cơ bản của các phần mềm này xin tham khảo tại Phụ lục 2.Phần mềm CRM, ERP,SCM, EAI

1.4 Bảo mật hệ thống thông tin

Chúng ta có thể tưởng tượng được điều gì sẽ xảy ra nếu khi MIS của doanh nghiệp không có giải pháp bảo mật Hệ thống máy tính doanh nghiệp sẽ bị vô hiệu trong vài giây, và có thể mất nhiều ngày để phục hồi Các nguy cơ được thống kê cho thấy thấy rằng hệ thống máy tính đã bị xâm nhập bởi những người bên ngoài,

có thể đã đánh cắp hoặc phá hủy dữ liệu có giá trị, bao gồm dữ liệu thanh toán bí mật từ khách hàng Nếu quá nhiều dữ liệu bị phá hủy hoặc bị tiết lộ, doanh nghiệp

có thể mất uy tín và có thể đi đến phá sản Hình 1-9 minh họa các yếu tố chính mà

cá nhân và tổ chức đối mặt hiện nay Mối đe dọa là cá nhân hoặc tổ chức khác tìm kiếm hoặc thay đổi dữ liệu hoặc tài sản hệ thống thông tin bất hợp pháp mà không

có sự cho phép của chủ sở hữu và thường không chủ sở hữu không biết gì Một lỗ hổng là một cơ hội cho các mối đe dọa để có được quyền truy cập vào tài sản cá nhân hoặc tổ chức

Hình 1-9 : Các kịch bản về xâm nhập/mất mát hệ thông thông tin

(Nguồn: Using MIS 9 th Edition, Pearson 2017)

Theo tác giả tiến sỹ Randall J.boyle tác giả cuốn Using MIS có liệt kê các vấn

đề bảo mật và nguyên nhân trong Bảng 1-2: Các vấn đề bảo mật và nguy cơ

Công ty Accenture PLC là một công ty tư vấn quản lý chuyên cung cấp dịch

vụ chiến lược, tư vấn, kỹ thuật số, công nghệ và hoạt động, hàng năm có làm các thăm dò để đánh giá về các thiệt hại và chi phí mà tội phạm máy tính gây ra với số

mẫu là 254 công ty trong Forbes, xin mời xem hình 1-10 Chi phí bình quân thiệt

hại do tội phạm máy tính

Bảng 1-2: Các vấn đề bảo mật và nguy cơ

Nguy cơ Lỗi con người Tội phạm máy

tính

Thảm hỏa tự nhiên

Bị lộ trong quá trình phục hồi

Sửa đổi dữ liệu không chính xác

Hacking Không phục

hồi được dữ liệu chính xác

Dịch vụ bị lỗi Chương trình

bị sai

Quá trình phát triển và cài đặt bị lỗi

Chiếm đoạt Quá trình khôi

phục không đúng

Mất tài sản

Nói tóm lại, nếu với việc điều hành một doanh nghiệp ngày hôm nay, chúng

ta cần phải thực hiện bảo mật và kiểm soát một ưu tiên hàng đầu An ninh đề cập đến các chính sách, thủ tục, và các biện pháp kỹ thuật được sử dụng để ngăn chặn truy cập trái phép, thay đổi, trộm cắp, hoặc thiệt hại vật chất cho hệ thống thông tin Kiểm soát là các phương pháp, chính sách và quy trình tổ chức nhằm đảm bảo an toàn cho tài sản của tổ chức, tính chính xác và độ tin cậy của hồ sơ, và tuân thủ các tiêu chuẩn quản lý

Hình 1-10: Chi phí bình quân thiệt hại do tội phạm máy tính

(nguồn: https://www.accenture.com/us-en/insight-cost-of-cybercrime-2017)

Hình 1-11 : Tính liên hệ bảo mật thống tin với sơ đồ 5 thành phần IS

(Nguồn: Using MIS 9 th Edition, Pearson 2017)

1.5 Quản trị dự án MIS

Một dự án là một loạt kế hoạch của các hoạt động liên quan để đạt được một mục tiêu kinh doanh cụ thể Các dự án MIS bao gồm việc phát triển hệ thống thông tin mới, cải tiến các hệ thống hiện có, hoặc nâng cấp hoặc thay thế cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin của công ty

1.5.1 Quản trị dự án

Quản lý dự án đề cập đến việc áp dụng kiến thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật

để đạt được các mục tiêu cụ thể trong phạm vi ngân sách và thời gian nhất định Các hoạt động quản lý dự án bao gồm lập kế hoạch công việc, đánh giá rủi ro, ước tính các nguồn lực cần thiết để hoàn thành công việc, tổ chức công việc, thu thập nguồn nhân lực, vật chất, giao nhiệm vụ, chỉ đạo các hoạt động, kiểm soát tiến độ thực hiện

dự án, báo cáo tiến độ và phân tích kết quả Cũng như các lĩnh vực kinh doanh khác, quản lý dự án cho các hệ thống thông tin phải đối phó với năm đối tượng chính: phạm vi, thời gian, chi phí, chất lượng và rủi ro

- Phạm vi là định nghĩa công việc làm gì hoặc không được bao gồm trong một dự

án Ví dụ, phạm vi của một dự án cho một hệ thống xử lý đơn đặt hàng mới có thể bao gồm các mô đun mới để nhập các đơn đặt hàng và chuyển chúng sang sản xuất và kế toán nhưng không thay đổi các tài khoản có liên quan phải thu thập, sản xuất, phân phối hoặc các hệ thống kiểm kê Quản lý dự án xác định tất cả các công việc cần thiết để hoàn thành dự án thành công và phải đảm bảo rằng phạm

vi của một dự án không mở rộng ra ngoài những gì ban đầu dự định

- Thời gian là khoảng thời gian cần thiết để hoàn thành dự án Quản lý dự án thường thiết lập số lượng thời gian cần thiết để hoàn thành các thành phần chính của một

dự án Mỗi thành phần này được chia thành các hoạt động và nhiệm vụ Quản lý

dự án cố gắng xác định thời gian cần thiết để hoàn thành mỗi nhiệm vụ và lập kế hoạch hoàn thành công việc

- Chi phí dựa trên thời gian để hoàn thành một dự án nhân với chi phí nhân lực cần thiết để hoàn thành dự án Chi phí dự án hệ thống thông tin cũng bao gồm chi phí phần cứng, phần mềm và không gian làm việc Quản lý dự án phát triển ngân sách cho dự án và giám sát các chi phí dự án đang diễn ra

- Chất lượng là một chỉ số cho thấy kết quả cuối cùng của một dự án đạt được các mục tiêu do ban quản lý quy định Chất lượng của các dự án hệ thống thông tin thường giảm xuống để cải thiện hoạt động của tổ chức và ra quyết định Chất lượng cũng xem xét tính chính xác và kịp thời của thông tin được tạo ra bởi hệ thống mới và dễ sử dụng

- Rủi ro là đề cập đến các vấn đề tiềm ẩn có thể đe dọa sự thành công của một dự

án Những vấn đề tiềm ẩn này có thể ngăn cản một dự án đạt được các mục tiêu của nó bằng cách tăng thời gian và chi phí, giảm chất lượng của các đầu ra của dự

án, hoặc ngăn chặn hoàn thành dự án

1.5.2 Cấu trúc của dự án MIS

Các công ty thường được luôn có các dự án khác nhau để giải quyết vấn đề

và cải thiện hiệu suất hệ thống Và việc phân phối nguồn lực cho các dự án và phân loại nó là một vấn đề Hình 1-30 là một đề xuất về tổ chức và kiểm soát dự án MIS

Nhóm lập kế hoạch chiến lược của công ty chịu trách nhiệm xây dựng kế hoạch chiến lược của công ty, có thể yêu cầu phát triển hệ thống mới Thông

thường nhóm này sẽ phá triển các biện pháp về đo lường hoạt động của công ty vàchọn hỗ trợ các dự án CNTT có thể cải thiện đáng kể một hoặc nhiều chỉ số hoạt động chính Các chỉ số hoạt động này được xem xét và thảo luận bởi hội đồng quản trị của công ty

Hình 1-12 : Mô tả cấu trúc kiểm soát dự án MIS

(Nguồn: MIS 15 th Edition, Pearson 2017)

Ban chỉ đạo hệ thống thông tin là nhóm quản lý cấp cao có trách nhiệm phát

triển và vận hành hệ thống Nó bao gồm các trưởng bộ phận từ cả hai người dùng cuối và khu vực hệ thống thông tin Ban chỉ đạo xem xét và phê duyệt kế hoạch cho các hệ thống trong tất cả các bộ phận, tìm kiếm để phối hợp và tích hợp các hệ thống,

và thỉnh thoảng tham gia vào việc lựa chọn các dự án hệ thống thông tin cụ thể Nhóm này cũng có nhận thức sâu sắc về các chỉ số hoạt động chính do các nhà quản

lý cấp cao và ban giám đốc quyết định

Nhóm dự án được giám sát bởi một nhóm quản lý dự án bao gồm các nhà quản lý hệ thống thông tin và người quản lý người dùng cuối chịu trách nhiệm giám sát một số dự án hệ thống thông tin cụ thể Nhóm dự án chịu trách nhiệm trực tiếp

về dự án hệ thống cá nhân Nó bao gồm các nhà phân tích hệ thống, các chuyên gia

từ các khu vực kinh doanh người dùng cuối có liên quan, lập trình ứng dụng và các chuyên gia về cơ sở dữ liệu Sự kết hợp các kỹ năng và quy mô của nhóm dự án phụ thuộc vào tính chất cụ thể của giải pháp hệ thống