Hệ thống tiêu chí đánh giá chất lượng các phần mềm kế toán việt nam

Phần mềm kế toán sử dụng các chương trình máy tínhdùng để tự động xử lý các thông tin kế toán trên máy vi tính, bắt đầu từ khâulập chứng từ gốc, phân loại chứng từ, ghi chép sổ sách, xử

LỜI CAM ĐOAN

Đây là luận văn tốt nghiệp của tôi dưới sự hướng dẫn của PGS TSNguyễn Mạnh Toàn

Tôi cam đoan các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực vàchưa từng được ai công bố trong bất kỳ công trình nào khác

Tác giả luận văn

Đặng Thị Kim Xuân

MỤC LỤC

Trang

LỜI CAM ĐOAN i

MỤC LỤC ii

DANH MỤC CÁC BẢNG vii

DANH MỤC CÁC HÌNH viii

MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ VỀ PHẦN MỀM KẾ TOÁN 4

VÀ CHẤT LƯỢNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN 4

1.1 PHẦN MỀM KẾ TOÁN VÀ TỔ CHỨC DỮ LIỆU KẾ TOÁN 4

1.1.1 Phần mềm kế toán và lợi ích của việc sử dụng phần mềm kế toán 4

1.1.1.1 Khái niệm phần mềm kế toán 4

1.1.1.2 Tính ưu việt và lợi ích của việc sử dụng phần mềm kế toán 5

1.1.2 Tổ chức dữ liệu kế toán trong điều kiện sử dụng phần mềm kế toán 9

1.2 CHẤT LƯỢNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN 10

1.2.1 Chất lượng 10

1.2.1.1 Khái niệm 10

1.2.1.2 Đặc điểm của chất lượng 12

1.2.2 Đánh giá chất lượng 13

1.2.3 Chất lượng phần mềm kế toán 13

1.2.3.1 Đặc tính chức năng 13

1.2.3.2 Độ tin cậy 14

1.2.3.3 Sử dụng được 14

1.2.3.4 Tính hiệu quả 15

1.2.3.5 Bảo trì được 15

1.2.3.6 Khả chuyển 15

1.3 CÁC TIÊU CHUẨN VỀ SỬ DỤNG PHẦN MỀM THEO PHÁP LUẬT VIỆT NAM 16

1.3.1 Điều kiện áp dụng phần mềm kế toán 16

1.3.1.1 Đảm bảo điều kiện kỹ thuật 16

1.3.1.2 Đảm bảo điều kiện về con người và tổ chức bộ máy kế toán 17

1.3.1.3 Đảm bảo tính thống nhất trong công tác kế toán 17

1.3.2 Tiêu chuẩn của phần mềm kế toán áp dụng tại đơn vị kế toán 18

1.3.2.1 Tuân thủ các quy định của Nhà nước về chế độ kế toán 18

1.3.2.2 Đảm bảo khả năng nâng cấp, sửa đổi 20

1.3.2.3 Đảm bảo tự động xử lý số liệu 21

1.3.2.4 Đảm bảo tính bảo mật thông tin và an toàn dữ liệu 21

1.4 MỘT SỐ CHỨC NĂNG CƠ BẢN CỦA PHẦN MỀM KẾ TOÁN 22

1.4.1 Quản trị hệ thống 22

1.4.1.1 Khai báo hệ thống 22

1.4.1.2 Quản lý hệ thống 23

1.4.1.3 Quản trị mạng 23

1.4.1.4 Giao diện nhập liệu 23

1.4.2 Quản lý đối tượng kế toán 24

1.4.3 Chức năng tổng hợp 25

1.4.3.1 Các bút toán tổng hợp 25

1.4.3.2 Báo cáo kế toán 25

1.4.3.3 Báo cáo quản trị 26

1.4.3.4 Các báo cáo khác 26

1.4.4 Bảo mật và kết xuất dữ liệu 26

1.4.4.1 Bảo mật dữ liệu 26

1.4.4.2 Lưu trữ và phục hồi dữ liệu 26

1.4.4.3 Truy xuất dữ liệu 27

CHƯƠNG 2: ĐÁNH GIÁ VỀ CÁC PHẦN MỀM KẾ TOÁN VIỆT NAM 29

2.1 MỘT SỐ ĐÁNH GIÁ VỀ CÁC CHỨC NĂNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN Ở VIỆT NAM HIỆN NAY 29

2.1.1 Quản trị hệ thống 29

2.1.1.1 Khai báo hệ thống 29

2.1.1.2 Quản lý hệ thống 30

2.1.1.3 Quản trị mạng 32

2.1.1.4 Giao diện nhập liệu 32

2.1.2 Quản lý đối tượng kế toán 32

2.1.2.1 Quản lý tiền 33

2.1.2.2 Quản lý hàng tồn kho 34

2.1.2.3 Quản lý công nợ 38

2.1.2.4 Quản lý tài sản cố định 40

2.1.2.5 Quản lý vật tư, công cụ dụng cụ 40

2.1.2.6 Quản lý doanh thu, chi phí 41

2.1.3 Chức năng tổng hợp 41

2.1.3.1 Các bút toán tổng hợp 41

2.1.3.2 Báo cáo kế toán 45

2.1.3.3 Báo cáo quản trị 47

2.1.3.4 Các báo cáo khác 48

2.1.3.5 Phân tích báo cáo 49

2.1.3.6 Hợp nhất báo cáo 49

2.1.3.7 Hoạch định 49

2.1.4 Bảo mật và kết xuất dữ liệu 50

2.1.4.1 Bảo mật dữ liệu 50

2.1.4.2 Lưu trữ và phục hồi dữ liệu 55

2.1.4.3 Truy xuất dữ liệu 56

2.1.4.4 Kiểm soát dữ liệu 57

2.1.4.5 Quản trị mạng 60

2.2 NHỮNG ƯU ĐIỂM VÀ TỒN TẠI CỦA PHẦN MỀM KẾ TOÁN VIỆT NAM HIỆN NAY 61

CHƯƠNG 3: HỆ THỐNG TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ PHẦN MỀM KẾ TOÁN VÀ GIẢI PHÁP ĐỀ XUẤT VỀ VIỆC LỰA CHỌN SỬ DỤNG, THIẾT KẾ PHẦN MỀM KẾ TOÁN 65

3.1 HỆ THỐNG TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ CHẤT LƯỢNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN VIỆT NAM 65

3.1.1 Tuân thủ các quy định về chế độ kế toán của Việt Nam 65

3.1.2 Đảm bảo tính khoa học trong quản lý đối tượng kế toán 65

3.1.2.1 Xác định và khai báo các thông số của hệ thống 65

3.1.2.2 Xây dựng và khai báo các bộ mã 67

3.1.3 Tính chính xác 68

3.1.4 Tính mở 70

3.1.4.1 Lựa chọn hình thức sổ kế toán 71

3.1.4.2 Lựa chọn các phương pháp đánh giá hàng tồn kho 71

3.1.4.3 Lựa chọn phương pháp tính khấu hao tài sản cố định 71

3.1.4.4 Lựa chọn các phương pháp tính giá thành 72

3.1.4.5 Lựa chọn phương pháp lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ 72

3.1.4.6 Phần mềm cho phép sửa đổi các mẫu biểu báo cáo 72

3.1.4.7 Sửa đổi, thiết lập công thức kết xuất số liệu 73

3.1.5 Mức độ tự động hóa cao 74

3.1.5.1 Các báo cáo kế toán được lập tự động 74

3.1.5.2 Phần mềm thực hiện các bút toán kết chuyển tự động 74

3.1.5.3 Phần mềm thực hiện xử lý các bút toán trùng 75

3.1.6 Dễ sử dụng 77

3.1.7 Tính bảo mật, kiểm soát thông tin 77

3.1.7.1 Kiểm soát thông tin kế toán 77

3.1.7.2 Đảm bảo tính bảo mật thông tin nội bộ 79

3.1.7.3 Phân quyền sử dụng phần mềm kế toán 80

3.1.8 An toàn dữ liệu 80

3.1.9 Tương thích với các phần mềm khác 81

3.2 GIẢI PHÁP VỀ LỰA CHỌN SỬ DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN 81

3.3 GIẢI PHÁP VỀ THIẾT KẾ PHẦN MỀM KẾ TOÁN 82

3.3.1 Mô-đun Hệ thống 83

3.3.2 Mô-đun cơ bản về kế toán: 83

3.3.2.1 Mô – đun quản lý tiền 83

3.3.2.2 Mô-đun Kế toán hàng hóa 84

3.3.2.3 Mô-đun về quản lý nguyên vật liệu, vật tư và công cụ dụng cụ 86

3.3.2.4 Mô-đun quản lý công nợ 87

3.3.2.5 Mô-đun quản lý tài sản cố định 88

3.3.3 Mô-đun Kế toán tổng hợp 89

3.3.3.1 Xử lý các bút toán trùng 89

3.3.3.2 Các bút toán tự động 89

3.3.3.3 Các biểu mẫu báo cáo 90

3.3.4 Mô-đun về bảo mật, kiểm soát 90

3.3.4.1 Quản lý đăng nhập, thay đổi mật khẩu 90

3.3.4.2 Lưu trữ số liệu 91

3.3.4.3 Bảo trì và kiểm tra số liệu 92

3.3.4.4 Kiểm tra các báo cáo 92

3.3.4.5 Hướng dẫn sử dụng phần mềm 93

KẾT LUẬN 99

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN (bản sao)

2.6 Chức năng xử lý bút toán trùng, các bút toán tự

3.4 Màn hình khai báo, sửa đổi chỉ tiêu mẫu báo cáo Bảng

3.5 Màn hình khai báo công thức kết xuất số liệu Bảng cân

MỞ ĐẦU

1 TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI

Kế toán là một công cụ quan trọng không thể thiếu trong hoạt động củamột tổ chức, là người nắm giữ và phân tích các hoạt động tài chính của doanhnghiệp Sự phát triển của công nghệ thông tin đã giúp cho kế toán viên chuyểndần từ cập nhật thủ công sang sử dụng tin học hóa công tác kế toán, và hiện nayphổ biến là thông qua việc sử dụng phần mềm kế toán, giảm thiểu chi phí đemlại lợi nhuận cao hơn cho doanh nghiệp

Chỉ thị số 58-CT/TW ngày 17/10/2000 của Bộ Chính Trị đã khẳng định:

"Công nghệ thông tin là một trong các động lực quan trọng nhất của sự pháttriển, cùng với một số ngành công nghệ cao khác đang làm biến đổi sâu sắc đờisống kinh tế, văn hóa, xã hội của thế giới hiện đại"

Phần mềm kế toán là sản phẩm của ứng dụng công nghệ thông tin giúpviệc xử lý công việc của kế toán được nhanh chóng, từ đó cho ra các báo cáo kếtoán cần thiết đáp ứng các yêu cầu của nhà quản lý một cách chính xác Phầnmềm kế toán không chỉ giải quyết về mặt phương pháp kế toán mà còn giảiquyết liên quan hàng loạt vấn đề như thu thập, xử lý, kiểm soát, bảo mật, tuânthủ các quy định Nhà nước

Trên thị trường hiện nay có rất nhiều phần mềm của các hãng sản xuấtkhác nhau, cả trong nước và nước ngoài Do thiếu định hướng nên không ít nhàsản xuất phần mềm lúng túng không chọn lựa được chiến lược phát triển phùhợp, đối với doanh nghiệp sử dụng phần mềm thì không tìm được phần mềmthích hợp phục vụ cho nhu cầu thông tin quản lý

Từ trước tới nay do chưa có những quy định để thẩm định chất lượng sảnphẩm phần mềm kế toán, vấn đề này cũng chưa có cơ quan nào đứng ra đểkiểm chứng thông tin đó Vì vậy, việc xây dựng hệ thống tiêu chuẩn đánh giáchất lượng phần mềm kế toán Việt Nam hiện nay là vấn đề cần thiết nhằm thiết

kế, xây dựng và lựa chọn phần mềm kế toán Ngoài ra, nó còn cung cấp một cơ

sở lý luận quan trọng cho việc phát triển và tổ chức sử dụng phần mềm kế toánđáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp trong quá trình phát triển nền kinh tế

2 MỤC ĐÍCH VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU CỦA LUẬN VĂN

Mục đích của luận văn là nghiên cứu về hệ thống tiêu chuẩn đánh giáchất lượng phần mềm kế toán Việt Nam nhằm đưa ra giải pháp lựa chọn sửdụng phần mềm kế toán doanh nghiệp phù hợp Đồng thời để đồng bộ hóa vớigiải pháp tổ chức sử dụng, luận văn đề xuất giải pháp tổ chức thiết kế, xây dựngphần mềm kế toán

Với mục đích trên, phạm vi nghiên cứu của luận văn tập trung vào nhữngvấn đề: Lý luận tổng quan về phần mềm kế toán, chất lượng phần mềm kế toán;Tiêu chuẩn về việc sử dụng phần mềm kế toán theo pháp luật Việt Nam; Khảosát thực tế việc thiết kế phần mềm kế toán doanh nghiệp tại Việt Nam; Hệthống tiêu chí đánh giá chất lượng phần mềm kế toán Việt Nam; Giải pháp tổchức thiết kế, lựa chọn sử dụng phần mềm kế toán Việt Nam

Trong phạm vi nghiên cứu của đề tài, tác giả chỉ đề cập đến phương pháp

tổ chức khảo sát, phân tích thiết kế phần mềm kế toán Không đề cập đến giảithuật, thuật toán, lập trình phần mềm kế toán

3 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

Phương pháp nghiên cứu chủ yếu được tác giả vận dụng là phương phápthống kê, so sánh, phân tích và tổng hợp Luận văn thu thập các thông tin liênquan đến đề tài trên cơ sở lý thuyết và thực tiễn

Tác giả đã tham khảo các nghiên cứu liên quan như:

- Trần Phước (2007), Một số giải pháp nâng cao chất lượng tổ chức sử dụng phần mềm kế toán Việt Nam, Trường Đại học Kinh tế TP Hồ Chí Mính.

- TS Nguyễn Mạnh Toàn, ThS Huỳnh Thị Hồng Hạnh (2011), Hệ thống thông tin kế toán, NXB Tài chính.

-Đánh giá sản phẩm phần mềm, Bộ thông tin và truyền thông

- Nghiên cứu và thu thập thông tin hơn 10 phần mềm kế toán Việt Nam

từ những đơn vị sử dụng phần mềm kế toán qua phiếu khảo sát, phỏng vấn trựctiếp, khảo sát qua điện thoại

- Tham khảo các trang web của các công ty phần mềm kế toán, và một sốcác bài viết về tiêu chí, chất lượng phần mềm kế toán

Với những thông tin thu thập, thống kê được qua nghiên cứu, khảo sátmột số phần mềm kế toán đang được sử dụng tại Việt Nam, tác giả chọn lọc,phân loại theo từng đối tượng nghiên cứu và phân tích, đánh giá nhằm đưa ranhận định về đối tượng nghiên cứu

4 Ý NGHĨA KHOA HỌC VÀ THỰC TIỀN CỦA ĐỀ TÀI

Luận văn đã cung cấp những lý luận khoa học trong về hệ thống tiêu chíđánh giá chất lượng phần mềm kế toán Việt Nam và xây dựng hệ thống tiêuchuẩn đánh giá chất lượng phần mềm kế toán Việt Nam áp dụng trong thực tếbao gồm:

- Hệ thống hóa lý luận về chất lượng phần mềm kế toán

- Cung cấp kết quả khảo sát và đánh giá thực trạng của phần mềm kếtoán đã được thiết kế và sử dụng trên thị trường Việt Nam

- Đề xuất hệ thống tiêu chí đánh giá chất lượng phần mềm kế toán ViệtNam

Ngoài ra, luận văn còn cung cấp cho các chuyên gia tin học những cơ sở

lý luận về kế toán cần thiết để hiểu biết về kế toán Đồng thời cung cấp một sốkiến thức cơ bản về phần mềm kế toán và quản lý toàn diện hệ thống đối vớingười làm kế toán, các nhà quản lý doanh nghiệp

CHƯƠNG 1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ VỀ PHẦN MỀM KẾ TOÁN

VÀ CHẤT LƯỢNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN

1.1 PHẦN MỀM KẾ TOÁN VÀ TỔ CHỨC DỮ LIỆU KẾ TOÁN

1.1 Phần mềm kế toán và lợi ích của việc sử dụng phần mềm kế toán

2.1.1 Khái niệm phần mềm kế toán

Phần mềm kế toán là bộ chương trình dùng để tự động xử lý các thôngtin kế toán trên máy vi tính, bắt đầu từ khâu nhập chứng từ gốc, phân loạichứng từ, xử lý thông tin trên các chứng từ theo quy trình của chế độ kế toánđến khâu in ra sổ kế toán và báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị [1]

Với sự ứng dụng công nghệ thông tin, phần mềm kế toán đã giúp ngườilàm kế toán trong việc ghi chép và xử lý các giao dịch kế toán trong các modulechức năng như các tài khoản nợ phải trả, tài khoản phải thu, bảng lương, và số

dư cân đối tài khoản Phần mềm kế toán sử dụng các chương trình máy tínhdùng để tự động xử lý các thông tin kế toán trên máy vi tính, bắt đầu từ khâulập chứng từ gốc, phân loại chứng từ, ghi chép sổ sách, xử lý thông tin trên cácchứng từ, sổ sách theo quy trình của chế độ kế toán đến khâu in ra sổ kế toán vàbáo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị và các báo cáo thống kê phân tích tàichính khác

Tóm lại:

 Phần mềm kế toán đơn thuần là một công cụ ghi chép, lưu trữ, tính toán,tổng hợp trên cơ sở các dữ liệu đầu vào là các chứng từ gốc

 Quá trình xử lý phải tuân thủ các chuẩn mực kế toán và chế độ ban hành

 Độ chính xác của đầu ra báo cáo phụ thuộc vào yếu tố con người như kếtoán thủ công

Phần mềm kế toán có thể được phát triển, thiết lập ngay chính công tyhay tổ chức sử dụng nó, có thể được mua từ một bên thứ ba, hoặc có thể là một

sự kết hợp của một gói phần mềm của bên thứ ba với yêu cầu sửa đổi của tổchức, cá nhân sử dụng Có rất nhiều phần mềm kế toán khác nhau về độ phứctạp và chi phí của nó

2.1.2 Tính ưu việt và lợi ích của việc sử dụng phần mềm kế toán

a Tính ưu việt của phần mềm kế toán

- Tính chính xác:

Nếu như trước đây khi kế toán viên cộng sổ kế toán sai thì toàn bộ cácbáo cáo tài chính, quản trị có liên quan đều phải được lập lại từ đầu và như vậythời gian tiêu tốn cho việc này có thể mất vài ngày, thậm chí tới một tuần đểhoàn thành; thì ngày nay với sự hỗ trợ của phần mềm, người sử dụng có thểgiảm tối đa thời gian lãng phí vào việc chỉnh sửa dữ liệu, sổ sách, báo cáo từvài ngày xuống còn vài phút [11], [24]

Do dữ liệu tính toán kết xuất ra báo cáo đều căn cứ vào một nguồn duynhất là các chứng từ gốc được nhập vào nên dữ liệu được cung cấp bằng phầnmềm kế toán mang tính nhất quán cao Trong khi đó, với công tác kế toán thủcông, thông tin trên một chứng từ có thể do nhiều kế toán viên ghi chép trênnhiều sổ sách theo bản chất nghiệp vụ mà mình phụ trách, nên dễ dẫn tới tìnhtrạng sai lệch dữ liệu trên các sổ khi tổng hợp, kéo theo công tác kế toán tổnghợp bị sai lệch

- Tính hiệu quả:

Thông tin chính là sức mạnh trong xã hội cạnh tranh hiện nay, ai cóthông tin nhanh hơn thì người đó có khả năng chiến thắng nhanh hơn Với khảnăng cung cấp thông tin tài chính và quản trị một cách đa chiều và nhanhchóng, phần mềm kế toán giúp cho chủ doanh nghiệp ra quyết định nhanh hơn,chính xác hơn và hiệu quả hơn [11], [24]

Mặt khác, công tác kế toán thủ công đòi hỏi cần nhiều nhân sự làm kếtoán Trong khi phần mềm kế toán do tự động hóa hoàn toàn các công đoạn tínhtoán, lưu trữ, tìm kiếm và kết xuất báo cáo nên tiết kiệm được chi phí về nhân

sự và thời gian, chính điều này đã góp phần làm tăng lợi nhuận cho chínhdoanh nghiệp sử dụng

có giá trị khi xây dựng một thương hiệu riêng cho đơn vị mình

b Lợi ích của việc sử dụng phần mềm kế toán

Cùng với sự phát triển của tin học và công nghệ thông tin, phần mềm kếtoán đã hỗ trợ mạnh mẽ và tạo nên bước chuyển biến hiệu quả cho hoạt độngquản lý tài chính - kế toán trong thời gian qua ở Việt Nam Với sự đóng gópcủa loại công cụ kế toán hiện đại này trong công tác tài chính - kế toán, côngtác kế toán ở hầu hết các đơn vị Nhà nước, các tổ chức, doanh nghiệp hiện đã

đưa phần mềm kế toán vào sử dụng Khi nói đến nhiệm vụ của công tác kếtoán, thì trước hết là nói đến nhiệm vụ cung cấp thông tin kinh tế, tài chính chonhững người có nhu cầu Với đặc điểm nhanh chóng, kịp thời và có thể kiếtxuất số liệu một cách chính xác nhanh chóng ở bất kỳ lúc nào có yêu cầu, phầnmềm kế toán đã hoàn toàn khắc phục yếu điểm so với kế toán thủ công trướckia, đáp ứng yêu cầu ngày càng cao cho công tác quản lý, điều hành của lãnhđạo và hoạt động của đơn vị Đồng thời, phần mềm kế toán có thể loại bỏ hầuhết những sai sót do chủ quan của con người trong quá trình ghi sổ kế toán vàlập báo cáo tài chính, do đó nó phản ánh được những số liệu kế toán kháchquan và trung thực hơn [27]

Điều đặc biệt là trong điều kiện nền kinh tế thị trường, các nghiệp vụ kếtoán ngày càng đa dạng phong phú và phức tạp hơn, nhưng với phần mềm kếtoán, việc phát sinh các nghiệp vụ mới, các hạch toán phức tạp đều được giảiquyết một cách dễ dàng, chuẩn xác

Với những đóng góp của phần mềm kế toán, có thể nhận thấy rõ lợi íchcủa nó đố với từng đối tượng cụ thể như sau:

- Đối với doanh nghiệp:

 Đối với kế toán viên, nhân viên trực tiếp thực hiện lập và ghi chép sổsách chứng từ kế toán:

 Không phải thực hiện việc tính toán bằng thủ công, tiết kiệmđược thời gian ghi chép vào nhiều loại sổ khác nhau

 Không yêu cầu phải nắm vững từng nghiệp vụ chi tiết mà chỉcần nắm vững được quy trình hạch toán, vẫn có thể cho ra đượcbáo cáo chính xác Điều này rất hữu ích đối với các kế toánviên mới ra trường chưa có kinh nghiệm về nghiệp vụ

 Việc tra cứu, kiểm tra số liệu thực hiện nhanh chóng, chính xác

 Đối với người phụ trách công tác kế toán của đơn vị:

 Tiết kiệm thời gian trong việc tổng hợp, đối chiếu các sổ sách,báo cáo kế toán.

 Cung cấp tức thì được bất kỳ số liệu kế toán nào, tại bất kỳ thờiđiểm nào cho người quản lý khi được yêu cầu

 Cung cấp các phân tích về hoạt động tài chính của doanhnghiệp theo nhiều chiều khác nhau một cách nhanh chóng

 Hoạch định và điều chỉnh các kế hoạch hoạt động tài chính củadoanh nghiệp một cách chính xác và nhanh chóng

 Đối với lãnh đạo đơn vị:

 Có được đầy đủ thông tin tài chính kế toán của doanh nghiệpkhi cần thiết để phục vụ cho việc ra quyết định đầu tư, điềuchỉnh hoạt động sản xuất kinh doanh một cách kịp thời, nhanhchóng và hiệu quả

 Tiết kiệm được nhân lực, chi phí và tăng cường được tínhchuyên nghiệp của đội ngũ kế toán, làm gia tăng giá trị thươnghiệu trong con mắt của đối tác, khách hàng và nhà đầu tư

- Đối với cơ quan quản lý nhà nước, thuế và kiểm toán:

 Phần mềm kế toán tạo điều kiện dễ dàng, thuận lợi trong côngtác kiểm tra chứng từ kế toán tại các doanh nghiệp

 Phần mềm kế toán tốt có thể giúp ngăn chặn hữu ích và pháthiện những gian lận trong quản lý, điều hành doanh nghiệp Từ

đó, cán bộ thanh kiểm tra doanh nghiệp nhanh chóng điều tra

và thu thập chứng cứ để xử lý những trường hợp vi phạm.Các phần mềm kế toán luôn là công cụ hiệu quả nhất để kiểm soát và duytrì hoạt động cho “bộ não tài chính” của công ty, bởi chúng được sử dụng đểphục vụ các nhu cầu quản lý kế toán như báo cáo công nợ khách hàng chi tiết

và chính xác, báo cáo số lượng hàng hóa nhập - xuất - tồn kho, liệt kê danhsách khách hàng và các mối quan hệ với công ty…

1.2 Tổ chức dữ liệu kế toán trong điều kiện sử dụng phần mềm kế toán

Trong điều kiện ứng dụng tin học vào công tác hạch toán kế toán tạidoanh nghiệp, thì việc tổ chức dữ liệu kế toán có những điểm khác biệt so vớihạch toán thủ công Nhìn chung, hệ thống thông tin kế toán trong điều kiện sửdụng phần mềm kế toán có những đặc điểm chung được khái quát như sau:

Hình 1.1: Sơ đồ tổ chức xử lý thông tin trong phần mềm kế toán [8, tr.33]

a Công đoạn 1: Nhập dữ liệu đầu vào

Đây là bước thu thập ban đầu về hoạt động sản xuất kinh doanh củadoanh nghiệp Trong công đoạn này, từ các chứng từ gốc đã kiểm tra xong,người sử dụng tiến hành phân tích, phân loại các chứng từ phát sinh trong quátrình hoạt động kinh tế sau đó nhập liệu vào hệ thống tùy theo đặc điểm củatừng phần mềm cụ thể Các chứng từ sau khi được nhập vào phần mềm sẽ đượclưu trữ vào trong máy tính dưới dạng một hoặc nhiều tệp dữ liệu

DỮ LIỆU VÀ CUNG CẤP THÔNG TIN

QUI TRÌNH XỬ LÝ LUÂN CHUYỂN

DỮ LIỆU VÀ CUNG CẤP THÔNG TIN

DỮ LIỆU CHO KỲ SAU

SAO LƯU VÀ KẾT CHUYỂN

DỮ LIỆU CHO KỲ SAU

PHẦN MỀM

KẾ TOÁN

b Công đoạn 2: Xử lý

Công đoạn này thực hiện việc lưu trữ, tổ chức thông tin, tính toán cácthông tin tài chính kế toán dựa trên thông tin của các chứng từ đã nhập trongcông đoạn 1 để làm căn cứ kết xuất báo cáo, sổ sách, thống kê trong công đoạnsau

Trong công đoạn này sau khi người sử dụng quyết định ghi thông tinchứng từ đã nhập vào nhật ký (đưa chứng từ vào hạch toán), phần mềm sẽ tiếnhành trích lọc các thông tin cốt lõi trên chứng từ để ghi vào các nhật ký, sổ chitiết liên quan, đồng thời ghi các bút toán hạch toán lên sổ cái và tính toán, lưugiữ kết quả cân đối của từng tài khoản

c Công đoạn 3: Kết xuất dữ liệu đầu ra

Căn cứ trên kết quả xử lý dữ liệu kế toán trong công đoạn 2, phần mềm

tự động kết xuất báo cáo tài chính, báo cáo thuế, sổ chi tiết, báo cáo thống kê,phân tích, Từ đó, người sử dụng có thể xem, lưu trữ, in ấn hoặc xuất khẩu dữliệu,… để phục vụ cho các mục đích phân tích, thống kê, quản trị hoặc kết nốivới các hệ thống phần mềm khác

Tùy theo nhu cầu của người sử dụng thực tế cũng như khả năng của từngphần mềm kế toán, người sử dụng có thể thêm, bớt hoặc chỉnh sửa các báo cáonhằm đáp ứng được yêu cầu quản trị của đơn vị

vừa hướng đến tính hữu dụng và tiện lợi của sản phẩm, vừa để giảm thiểunhững lãng phí trong quy trình sản xuất.

Ngày nay, vai trò của người tiêu dùng luôn được đề cao, và chất lượng

lại càng có ý nghĩa đặc biệt quan trọng hơn khi Luật số 59/2010/QH12 về Bảo

vệ quyền lợi người tiêu dùng đã được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ

nghĩa Việt Nam khóa XII, kỳ họp thứ 8 thông qua ngày 17 tháng 11 năm 2010

và có hiệu lực thi hành từ 01/07/2011

Chất lượng sản phẩm và dịch vụ trở thành căn cứ quan trọng khi quyếtđịnh lựa chọn mua hàng của người tiêu dùng Chính vì thế, các doanh nghiệpphải liên tục cải tiến chất lượng nhằm thỏa mãn khách hàng ngày một tốt hơn

Chất lượng có ý nghĩa khác nhau tùy theo đối tượng sử dụng Người sảnxuất coi chất lượng là điều họ phải làm để đáp ứng các qui định và yêu cầu dokhách hàng đặt ra, để được khách hàng chấp nhận Chất lượng được so sánh vớichất lượng của đối thủ cạnh tranh và đi kèm theo các chi phí, giá cả Do conngười và nền văn hóa trên thế giới khác nhau, nên cách hiểu của họ về chấtlượng và đảm bảo chất lượng cũng khác nhau

Trong dự thảo DIS 9000:2000, Tổ chức Quốc tế về Tiêu chuẩn hóa ISO

đã đưa ra định nghĩa sau:

“Chất lượng là khả năng của tập hợp các đặc tính của một sản phẩm, hệ thống hay quá trình để đáp ứng các yêu cầu của khách hàng và các bên có liên quan"

Chất lượng là một vấn đề của nhận thức riêng Cái mà người này cho làmột sản phẩm chất lượng thì có thể không phải là một sản phẩm chất lượng đốivới người khác Mọi người có những nhu cầu và yêu cầu khác nhau về sảnphẩm Do đó, quan niệm của họ về chất lượng là vấn đề của việc các nhu cầucủa họ được thoả mãn đến mức nào

Vì vây, chất lượng không chỉ là một đặc tính đơn lẻ mà toàn bộ tất cả cácđặc tính quyết định mức độ đáp ứng các yêu cầu của khách hàng

2.1.2 Đặc điểm của chất lượng

Từ các khái niệm nêu trên về chất lượng, ta rút ra một số đặc điểm sauđây về chất lượng:

1/ Chất lượng được đo bởi sự thỏa mãn nhu cầu Nếu một sản phầm vì lý

do nào đó mà không được nhu cầu chấp nhận thì phải bị coi là có chất lượngkém, cho dù trình độ công nghệ để chế tạo ra sản phẩm đó có thể rất hiện đại

2/ Do chất lượng được đo bởi sự thỏa mãn nhu cầu, mà nhu cầu luônluôn biến động nên chất lượng cũng luôn luôn biến động theo thời gian, khônggian, điều kiện sử dụng

3/ Khi đánh giá chất lượng của một đối tượng, ta phải xét và chỉ xét đếnmọi đặc tính của đối tượng có liên quan đến sự thỏa mãn những nhu cầu cụ thể.Các nhu cầu này không chỉ từ phía khách hàng mà còn từ các bên có liên quan,

ví dụ như các yêu cầu mang tính pháp chế, nhu cầu của cộng đồng xã hội

4/ Nhu cầu có thể được công bố rõ ràng dưới dạng các qui định, tiêuchuẩn nhưng cũng có những nhu cầu không thể miêu tả rõ ràng, người sử dụngchỉ có thể cảm nhận chúng, hoặc có khi chỉ phát hiện được trong trong quá trình

sử dụng chúng

5/ Chất lượng không phải chỉ là thuộc tính của sản phẩm, hàng hóa mà tavẫn hiểu hàng ngày Chất lượng có thể áp dụng cho một hệ thống, một quátrình

Khái niệm chất lượng trên đây được gọi là chất lượng theo nghĩa hẹp Rõràng khi nói đến chất lượng chúng ta không thể bỏ qua các yếu tố giá cả và dịch

vụ sau khi bán, vấn đề giao hàng đúng lúc, đúng thời hạn đó là những yếu tố

mà khách hàng nào cũng quan tâm sau khi thấy sản phẩm mà họ định mua thỏamãn nhu cầu của họ [9]

1.2 Đánh giá chất lượng

Hiện nay, tại Việt Nam, cả nhà sản xuất lẫn người tiêu dùng đều thiếuthông tin và kiến thức về tiêu chuẩn đánh giá chất lượng nói chung và chấtlượng phần mềm nói riêng Vì vậy, việc sản xuất, định giá và tiêu thụ sản phẩmđều thiếu tính khoa học, gây ảnh hưởng đến hiệu quả sản xuất cũng như đầu tưứng dụng Mặt khác, nhiều nhà đầu tư nước ngoài cũng rất phân vân khi muahay đặt hàng doanh nghiệp Việt Nam gia công phần mềm vì không an tâm vềchất lượng sản phẩm

Để đánh giá được chất lượng thì cần phải xây dựng các tiêu chí về chấtlượng cho chính sản phẩm, hàng hóa và dịch vụ cần đánh giá Căn cứ vào cáctiêu chí đề ra, người ta xác định chất lượng theo từng mức độ, từng cấp bậc

1.3 Chất lượng phần mềm kế toán

Chuẩn ISO 9126 về chất lượng phần mềm được đưa ra vào năm 1991quy định các đặc tính về chất lượng phần mềm [9] Có 6 đặc tính lớn và đượcthể hiện thông qua 21 đặc tính con Phần mềm kế toán cũng là một phần mềmnói chung, nên về cơ bản phần mềm kế toán phải đáp ứng được các yêu cầu sauđây để làm căn cứ đánh giá:

2.3.1 Đặc tính chức năng

Đặc tính chức năng liên quan đến khả năng thực hiện một loạt các thaotác để đạt được các yêu cầu hiện hay ẩn của người sử dụng Đặc tính này đượcchi tiết hóa thành 5 đặc tính sau:

 Tính phù hợp: đặc tính của phần mềm chỉ ra các chức năng phải đầy

đủ và phù hợp đối với các nhiệm vụ đã được xác định

 Tính chính xác: đặc tính liên qan tới phần mềm phải cho kết quả hoặchiệu quả chính xác như dự tính

 Khả năng tương tác: đặc tính chỉ khả năng hoạt động tương tác giữacác hệ thống xác định

 Tính tuân thủ: phần mềm đảm bảo các chuẩn mực, các quy ước, luật

 Độ chín thể hiện qua tỷ lệ lỗi của phần mềm

 Khả năng kháng lỗi thể hiện khả năng bền vững của phần mềm, chophép phần mềm vẫn duy trì được hiệu quả xác định dưới tác động của các yếu

tố không thuận lợi như lỗi hay sự vi phạm về giao tiếp với phần mềm

 Khả năng khôi phục: là khả năng và nỗ lực cần thiết để khôi phục lạiđược hoạt động của hệ thống và khôi phục dữ liệu đạt được hiệu quả ở mức độcho phép và kịp thời khi hệ thống gặp sự cố [25], [26]

2.3.3 Sử dụng được

Sử dụng được là thuộc tính liên quan khả năng sử dụng phầ mềm theohướng giảm thiểu nỗ lực của người sử dụng Đặc tính này gồm có các đặc tínhsau:

 Dễ hiểu là thuộc tính liên quan tới nỗ lực cần thiết của người dùng đểhiểu và khả năng áp dụng được quan niệm logic của phần mềm

 Dễ học: tính năng liên quan đến nỗ lực cần thiết cả người sử dụng đểhọc cách sử dụng phần mềm

 Dễ thao tác: thuộc tính liên quan đến nỗ lực cần thiết của người dùng

để thao tác và kiểm soát các thao tác đó đối với phần mềm

2.3.4 Tính hiệu quả

Đặc tính này gồm các đặc tính sau:

 Hiệu quả thời gian: thời gian đáp ứng, thời gian xử lý và tần suấtthông qua có hiệu quả (số lần thực hiện có tính chu kỳ trong một khoảng thờigian các chức năng của phần mềm)

 Hiệu quả tài nguyên: Khối lượng tài nguyên được sử dụng và khoảngthời gian sử dụng tài nguyên có hiệu quả

2.3.5 Bảo trì được

Đặc tính này gồm các đặc tính sau:

 Phân tích được: đặc tính liên quan đến nỗ lực cần thiết để chẩn đoánkhiếm khuyết hoặc nhận diện được phần cần phải thay đổi

 Thay đổi được: đặc tính liên quan đến nỗ lực cần thiết để sửa đổi, hủy

bỏ phần có lỗi hoặc thay đổi môi trường

 Ổn định: đặc tính có liên quan đến các rủi ro hoặc các hiệu quả khôngmong muốn khi sửa đổi phần mềm

 Kiểm tra được: đặc tính liên quan đến nỗ lực cần thiết để kiểm chứngtính hợp thức của phần mềm được thay đổi

2.3.6 Khả chuyển

Đặc tính này gồm các đặc tính sau:

 Thích nghi được: đặc tính thể hiện khả năng phần mềm thích ứngđược với nhiều môi trường khác nhau mà không cần phải có những điều chỉnhđặc biệt

 Cài đặt được: đặc tính liên quan đến các nỗ lực cần thiết để cài đặtchương trình trong một môi trường xác định [9]

 Tuân thủ: đặc tính thể hiện khả năng kết hợp được với các quy chuẩn

và quy ước có liên quan khi thay đổi môi trường [26]

 Có thể thay thế được: khả năng và các nỗ lực cần thiết để sử dụngphần mềm thay thế một phần mềm khác trong môi trường của phần mềm

1.3 CÁC TIÊU CHUẨN VỀ SỬ DỤNG PHẦN MỀM THEO PHÁP LUẬT VIỆT NAM

1.3.1 Điều kiện áp dụng phần mềm kế toán

Theo quy định tại thông tư 103/2005/TT-BTC Hướng dẫn tiêu chuẩn và điều kiện sử dụng phần mềm kế toán [2] thì các đơn vị áp dụng phần mềm kế

toán phải đảm bảo các điều kiện sau:

1.3.1.1 Đảm bảo điều kiện kỹ thuật

a Đơn vị kế toán phải căn cứ vào tổ chức hoạt động sản xuất, kinh doanh

và yêu cầu quản lý chung, từng phần hành, từng bộ phận cụ thể của đơn vịmình để lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp Phần mềm kế toán được lựa chọnphải đảm bảo tiêu chuẩn, điều kiện phù hợp với tổ chức hoạt động và yêu cầuquản lý của đơn vị

b Đơn vị kế toán phải trang bị hệ thống thiết bị về tin học phù hợp vớiyêu cầu, trình độ quản lý, trình độ tin học của cán bộ quản lý, đội ngũ nhân viên

kế toán

c Đơn vị kế toán được vận hành thử nghiệm trước khi áp dụng chính

thức phần mềm kế toán nhưng việc thử nghiệm phải được tiến hành song songvới việc ghi sổ bằng tay (trường hợp đơn vị chưa áp dụng phần mềm kế toán)hoặc thực hiện song song với phần mềm kế toán mà đơn vị đang áp dụng(trường hợp đơn vị đã áp dụng phần mềm kế toán) Sau quá trình thử nghiệm,nếu phần mềm kế toán đáp ứng được tiêu chuẩn của phần mềm kế toán và yêucầu kế toán của đơn vị thì đơn vị mới triển khai áp dụng chính thức

d Đơn vị kế toán phải xây dựng quy chế sử dụng phần mềm kế toán trênmáy vi tính theo các yêu cầu: Quản lý máy chủ (nếu có); quản lý dữ liệu; kiểmtra, kiểm soát việc đưa thông tin từ ngoài vào hệ thống; thực hiện công việc

sao, lưu dữ liệu định kỳ; phân quyền đối với các máy nhập và xử lý số liệu;phân định chức năng của từng người trong bộ máy kế toán.

đ Đơn vị kế toán phải tổ chức trang bị và sử dụng các thiết bị lưu trữ antoàn cho hệ thống, được bố trí và vận hành theo đúng yêu cầu kỹ thuật

1.3.1.2 Đảm bảo điều kiện về con người và tổ chức bộ máy kế toán

a Đơn vị kế toán phải lựa chọn hoặc tổ chức đào tạo cán bộ kế toán có

đủ trình độ chuyên môn, nghiệp vụ kế toán, trình độ sử dụng máy vi tính đápứng yêu cầu sử dụng phần mềm kế toán trên máy vi tính

b Đơn vị kế toán phải lập kế hoạch và tổ chức thực hiện các khâu công

việc: Lập chứng từ vào máy; kiểm tra việc nhập số liệu vào máy; thực hiện cácthao tác trên máy theo yêu cầu của phần mềm kế toán; phân tích các số liệu trên

sổ kế toán và báo cáo tài chính, quản trị mạng và quản trị thông tin kế toán

c Đơn vị kế toán phải quy định rõ trách nhiệm, yêu cầu bảo mật dữ liệutrên máy tính; chức năng, nhiệm vụ của từng người sử dụng trong hệ thống; banhành quy chế quản lý dữ liệu, quy định chức năng, quyền hạn của từng nhânviên; quy định danh mục thông tin không được phép lưu chuyển

1.3.1.3 Đảm bảo tính thống nhất trong công tác kế toán

Đối với các đơn vị kế toán có các đơn vị kế toán trực thuộc (Công ty,Tổng Công ty, Công ty mẹ,…) phải lập báo cáo tài chính tổng hợp hoặc báocáo tài chính hợp nhất cần chỉ đạo các đơn vị kế toán trực thuộc sử dụng phầnmềm kế toán đảm bảo thuận tiện cho việc kết nối thông tin, số liệu báo cáo.[26], [27]

1.3.2 Tiêu chuẩn của phần mềm kế toán áp dụng tại đơn vị kế toán

Tiêu chuẩn phần mềm kế toán là những tiêu thức mang tính bắt buộchoặc hướng dẫn về chất lượng, tính năng kỹ thuật của phần mềm kế toán làm

cơ sở cho các đơn vị kế toán lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp và đơn vị sảnxuất phần mềm kế toán tham khảo khi sản xuất phần mềm kế toán.

1.3.2.1 Tuân thủ các quy định của Nhà nước về chế độ kế toán

Phần mềm kế toán phải hỗ trợ cho người sử dụng tuân thủ các quy địnhcủa Nhà nước về chế độ, nguyên tắc kế toán được áp dụng; khi sử dụng phầnmềm kế toán không làm thay đổi bản chất, nguyên tắc và phương pháp kế toánđược quy định tại các văn bản pháp luật hiện hành về kế toán

Phần mềm kế toán áp dụng tại các đơn vị kế toán phải đảm bảo các yêucầu của pháp luật hiện hành về kế toán theo các nội dung sau:

a Đối với chứng từ kế toán: Chứng từ kế toán nếu được lập và in ra trênmáy theo phần mềm kế toán phải đảm bảo nội dung của chứng từ kế toán quyđịnh tại Điều 17 của Luật Kế toán và quy định cụ thể đối với mỗi loại chứng từ

kế toán trong các chế độ kế toán hiện hành Đơn vị kế toán có thể bổ sung thêmcác nội dung khác vào chứng từ kế toán được lập trên máy vi tính theo yêu cầuquản lý của đơn vị kế toán, trừ các chứng từ kế toán bắt buộc phải áp dụngđúng mẫu quy định Chứng từ kế toán điện tử được sử dụng để ghi sổ kế toántheo phần mềm kế toán phải tuân thủ các quy định về chứng từ kế toán và cácquy định riêng về chứng từ điện tử [2], [27]

b Đối với tài khoản kế toán và phương pháp kế toán: Hệ thống tài khoản

kế toán sử dụng và phương pháp kế toán được xây dựng trong phần mềm kếtoán phải tuân thủ theo quy định của chế độ kế toán hiện hành phù hợp với tínhchất hoạt động và yêu cầu quản lý của đơn vị Việc mã hóa các tài khoản trong

hệ thống tài khoản và các đối tượng kế toán phải đảm bảo tính thống nhất, có

hệ thống và đảm bảo thuận lợi cho việc tổng hợp và phân tích thông tin củangành và đơn vị

c Đối với hệ thống sổ kế toán: Sổ kế toán được xây dựng trong phầnmềm kế toán khi in ra phải đảm bảo các yêu cầu: Đảm bảo đầy đủ sổ kế toán;đảm bảo mối quan hệ giữa các sổ kế toán với nhau; đảm bảo có thể kiểm tra,đối chiếu số liệu giữa các sổ; phải có đủ nội dung chủ yếu theo quy định về sổ

kế toán trong các chế độ kế toán hiện hành; số liệu được phản ánh trên các sổ

kế toán phải được lấy từ số liệu trên chứng từ đã được truy cập; đảm bảo tínhchính xác khi chuyển số dư từ sổ này sang sổ khác Đơn vị kế toán có thể bổsung thêm các chỉ tiêu khác vào sổ kế toán theo yêu cầu quản lý của đơn vị

d Đối với báo cáo tài chính: Báo cáo tài chính được xây dựng trong phầnmềm kế toán khi in ra phải đúng mẫu biểu, nội dung và phương pháp tính toáncác chỉ tiêu theo quy định của chế độ kế toán hiện hành phù hợp với từng lĩnhvực Việc mã hoá các chỉ tiêu báo cáo phải đảm bảo tính thống nhất, thuận lợicho việc tổng hợp số liệu kế toán giữa các đơn vị trực thuộc và các đơn vị khác

có liên quan

e Chữ số và chữ viết trong kế toán: Chữ số và chữ viết trong kế toán trêngiao diện của phần mềm và khi in ra phải tuân thủ theo quy định của Luật Kếtoán Trường hợp đơn vị kế toán cần sử dụng tiếng nước ngoài trên sổ kế toánthì có thể thiết kế, trình bày song ngữ hoặc phiên bản song song bằng tiếngnước ngoài nhưng phải thống nhất với phiên bản tiếng Việt Giao diện mỗi mànhình phải dễ hiểu, dễ truy cập và dễ tìm kiếm

f In và lưu trữ tài liệu kế toán: Tài liệu kế toán được in ra từ phần mềm

kế toán phải có đầy đủ yếu tố pháp lý theo quy định; đảm bảo sự thống nhấtgiữa số liệu kế toán lưu giữ trên máy và số liệu kế toán trên sổ kế toán, báo cáotài chính được in ra từ máy để lưu trữ Thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán trên máyđược thực hiện theo quy định về thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán hiện hành

Trong quá trình lưu trữ, đơn vị kế toán phải đảm bảo các điều kiện kỹ thuật để

có thể đọc được các tài liệu lưu trữ

1.3.2.2 Đảm bảo khả năng nâng cấp, sửa đổi

Phần mềm kế toán phải có khả năng nâng cấp, có thể sửa đổi, bổ sungphù hợp với những thay đổi nhất định của chế độ kế toán và chính sách tàichính mà không ảnh hưởng đến cơ sở dữ liệu đã có Cụ thể, theo tiêu chuẩn nàyphần mềm kế toán phải đảm bảo các yêu cầu sau đây:

a Có khả năng đảm bảo khâu khai báo dữ liệu ban đầu kể cả trường hợp

bổ sung các chứng từ kế toán mới, sửa đổi lại mẫu biểu, nội dung cách ghi chépmột số chứng từ kế toán đã được sử dụng trong hệ thống Có thể loại bỏ bớt cácchứng từ kế toán không sử dụng mà không ảnh hưởng đến hệ thống

b Có thể bổ sung tài khoản mới hoặc thay đổi nội dung, phương pháphạch toán đối với các tài khoản đã được sử dụng trong hệ thống Có thể bỏ bớtcác tài khoản không sử dụng mà không ảnh hưởng đến hệ thống

c Có thể bổ sung mẫu sổ kế toán mới hoặc sửa đổi lại mẫu biểu, nộidung, cách ghi chép các sổ kế toán đã được sử dụng trong hệ thống nhưng phảiđảm bảo tính liên kết có hệ thống với các sổ kế toán khác Có thể loại bỏ bớt sổ

kế toán không sử dụng hoặc bổ sung sổ kế toán theo yêu cầu quản lý của đơn vị

mà không ảnh hưởng đến hệ thống

d Có thể bổ sung hoặc sửa đổi lại mẫu biểu, nội dung, cách lập và trìnhbày báo cáo tài chính đã được sử dụng trong hệ thống Có thể loại bỏ bớt báocáo tài chính không sử dụng mà không ảnh hưởng đến hệ thống

1.3.2.3 Đảm bảo tự động xử lý số liệu

Phần mềm kế toán phải tự động xử lý và đảm bảo sự chính xác về số liệu

kế toán Theo tiêu chuẩn này, phần mềm kế toán đảm bảo các yêu cầu sau:

a Tự động xử lý, lưu giữ số liệu trên nguyên tắc tuân thủ các quy trình

kế toán cũng như phương pháp tính toán các chỉ tiêu trên báo cáo tài chính theoquy định hiện hành

b Đảm bảo sự phù hợp, không trùng lắp giữa các số liệu kế toán

c Có khả năng tự động dự báo, phát hiện và ngăn chặn các sai sót khinhập dữ liệu và quá trình xử lý thông tin kế toán

1.3.2.4 Đảm bảo tính bảo mật thông tin và an toàn dữ liệu

Phần mềm kế toán phải đảm bảo tính bảo mật thông tin và an toàn dữliệu với các yêu cầu như sau:

a Có khả năng phân quyền đến từng người sử dụng theo chức năng,gồm: Kế toán trưởng (hoặc phụ trách kế toán) và người làm kế toán Mỗi vị tríđược phân công có nhiệm vụ và quyền hạn được phân định rõ ràng, đảm bảongười không có trách nhiệm không thể truy cập vào công việc của người kháctrong phần mềm kế toán của đơn vị, nếu không được người có trách nhiệmđồng ý

b Có khả năng tổ chức theo dõi được người dùng theo các tiêu thức,như: Thời gian truy cập thông tin kế toán vào hệ thống, các thao tác của ngườitruy cập vào hệ thống, các đối tượng bị tác động của thao tác đó,…

c Có khả năng lưu lại các dấu vết trên sổ kế toán về việc sửa chữa các sốliệu kế toán đã được truy cập chính thức vào hệ thống phù hợp với từng phươngpháp sửa chữa sổ kế toán theo quy định; đảm bảo chỉ có người có trách nhiệmmới được quyền sửa chữa sai sót đối với các nghiệp vụ đã được truy cập chínhthức vào hệ thống

d Có khả năng phục hồi được các dữ liệu, thông tin kế toán trong cáctrường hợp phát sinh sự cố kỹ thuật đơn giản trong quá trình sử dụng

1.4 MỘT SỐ CHỨC NĂNG CƠ BẢN CỦA PHẦN MỀM KẾ TOÁN

Thời đại ngày nay với sự phát triển vượt bậc của nền công nghệ thôngtin, đã tạo ra những bước ngoặc mang tính cách mạng quan trọng, làm thay đổicăn bản trong hầu hết các lĩnh vực của đời sống xã hội Việc ứng dụng côngnghệ thông tin vào công tác quản lý, công tác kế toán, doanh nghiệp đã thuđược nhiều kết quả khả quan như giảm bớt khối lượng tính toán, tiết kiệm nhânlực và đặc biệt là chất lượng của báo cáo được nhanh chóng, chính xác hơn.Qua quá trình nghiên cứu, khảo sát một số phần mềm kế toán đã và đangđược sử dụng tại Việt Nam, có thể thống kê các chức năng cơ bản của các phầnmềm kế toán bao gồm như sau:

1.4.1 Quản trị hệ thống

1.4.1.1 Khai báo hệ thống

- Thông tin doanh nghiệp: Là việc khai báo các thông số ban đầu cho

đơn vị sử dụng phần mềm bao gồm các thông tin về: Tên doanh nghiệp, địa chỉ,

mã số thuế, số tài khoản và ngân hàng giao dịch chính, người đứng đầu, kế toántrưởng hoặc phụ trách kế toán, tên đơn vị cấp trên (nếu có), [4], [6], [8], [11]

- Hình thức kế toán áp dụng: Mỗi một đơn vị kế toán đều phải lựa chọn

hình thức kế toán áp dụng tại đơn vị mình Chính vì vậy mà việc khai báo thôngtin về hình thức kế toán áp dụng là cần thiết, tạo điều kiện thuận lợi cho cảngười sử dụng, những người tìm hiểu hoặc kiểm tra doanh nghiệp khi đượcphép [8]

1.4.1.2 Quản lý hệ thống

- Khai báo người sử dụng: Là việc phần mềm kế toán cho phép thực

hiện khai báo người dùng phần mềm để tránh trường hợp những người không

có trách nhiệm đăng nhập sử dụng làm sai lệch thông tin, hoặc đánh cắp thôngtin trong phần mềm Mỗi người dùng được người quản trị hệ thống cấp một tênđăng nhập nhất định cùng với mật khẩu đã được khai báo để khai thác, sử dụngphần mềm [13], [14], [15], 16], [17], [18].

- Quản lý người sử dụng: Việc quản lý người sử dụng phần mềm giúp

cho người quản trị hệ thống hoặc người được phân công chịu trách nhiệm quản

lý hệ thống, phần mềm kế toán biết được và cấp quyền truy nhập vào một hoặcmột số công việc cụ thể cho người khai thác, sử dụng khi sử dụng phần mềm.[13], [14], [15], 16], [17], [18]

1.4.1.3 Quản trị mạng

Chức năng này cho phép nhiều người sử dụng khác nhau có thể cùngtruy nhập, đăng nhập vào phần mềm thông qua hệ thống mạng LAN, WAN.[13], [14], [15], 16], [17], [18], [22]

1.4.1.4 Giao diện nhập liệu

Đối với người sử dụng phần mềm kế toán, mỗi ngày họ đều tiếp xúc trựctiếp, làm việc thường xuyên với phần mềm kế toán Vì vậy, nếu màn hình nhậpliệu phần mềm kế toán được thiết kế dễ nhìn, thân thiện, dễ thao tác sẽ giúp họgiảm bớt căng thẳng do sức ép công việc mang lại; có cảm giác thích thú hơnkhi sử dụng phần mềm

1.4.2 Quản lý đối tượng kế toán

Tính khoa học trong quản lý các đối tượng kế toán thực sự cần thiết khi

sử dụng phần mềm [3], [7], [8], [21] Vì mỗi tài khoản kế toán liên quan đếnnhiều đối tượng khác nhau, nếu không được tổ chức sắp xếp một cách khoa học

sẽ tạo nên sự chồng chéo, khó kiểm soát cho chính công việc kế toán và việckhai thác các thông tin khác có liên quan Tính khoa học này cũng sẽ giúp choviệc khai thác phần mềm hiệu quả hơn

Quản lý đối tượng kế toán trong phần mềm kế toán có thể bao gồm cácchức năng sau:

- Quản lý tiền: Là chức năng theo dõi tình hình biến động tiền mặt, tiền

gửi ngân hàng, tiền đang chuyển tại doanh nghiệp [6], [11], [12], [22]

- Quản lý hàng tồn kho: Chức năng này thực hiện quản lý, theo dõi tình

hình biến động hàng tồn kho tại đơn vị [6], [11], [12], [22]

- Quản lý công nợ: Đây là một trong các chức năng hỗ trợ đắc lực cho

người làm công tác kế toán Đối với doanh nghiệp, đơn vị có số lượng kháchhàng, nhà cung cấp và đội ngũ cán bộ công nhân viên nhiều thì việc quản lý,theo dõi quả là vất vả nếu không áp dụng phần mềm kế toán và không biết cách

tổ chức sắp xếp chúng khoa học Chức năng này giúp kế toán theo dõi tình hìnhcông nợ mua hàng, bán hàng, công nợ tạm ứng và công nợ của các đối tượngkhác một cách nhanh chóng, kịp thời đôn đốc nhắc nhở và thu hồi các khoảncông nợ đến hạn [6], [11], [12], [22]

- Quản lý vật tư, công cụ dụng cụ: Chức năng này theo dõi, quản lý

tình tình biến động vật tư, công cụ dụng cụ tại đơn vị

- Quản lý tài sản cố định: Chức năng này giúp theo dõi tình hình biến

động tăng, giảm tài sản cố định theo từng đối tượng sử dụng tại đơn vị Ngoài

ra, có thể hỗ trợ tính khấu hao tài sản cố định phục vụ sản xuất kinh doanh tạiđơn vị [6], [11], [12], [22].

1.4.3 Chức năng tổng hợp

1.4.3.1 Các bút toán tổng hợp

- Các bút toán phân bổ: phân bổ công cụ dụng cụ, phân bổ chi phí trích

trước, phân chi phí sửa chữa lớn TSCĐ, phân bổ chi phí sửa chữa thườngxuyên [4], [6]

- Xử lý bút toán trùng: Phần mềm kế toán xử lý các bút toán trùng

trong kế toán là những bút toán hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tronghoạt động sản xuất kinh doanh được lập và xử lý bởi hai phần hành kế toánkhác nhau [7], [8], [18]

- Bút toán kết chuyển tự động: Các bút toán kết chuyển cần phải thực

hiện cuối kỳ kế toán trước khi lập bảng cân đối tài khoản: kết chuyển số dư củacác tài khoản loại 5 đến loại 9 Số lượng của các bút toán này có thể lên đếnhàng trăm đối với những đơn vị kinh doanh nhiều mặt hàng, và lặp lại mỗi cuối

kỳ kế toán Vì vậy việc phần mềm kế toán cho phép thực hiện tự động các búttoán này [8], [18]

1.4.3.2 Báo cáo kế toán

Hệ thống các báo cáo tài chính là sản phẩm cuối cùng của kế toán, chính

vì vậy phần mềm kế toán phải cho phép kết xuất số liệu và in được các báo cáonày, bao gồm:

- Báo cáo cân đối kế toán

- Báo cáo kết quả kinh doanh

- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ

- Thuyết minh báo cáo tài chính

1.4.3.3 Báo cáo quản trị

Các báo cáo kế toán quản trị [13], [19] phục vụ thiết thực cho công tácđiều hành sản xuất kinh doanh một cách hiệu quả Có thể là các báo cáo chi tiết

về hệ thống các báo cáo tài chính kể trên

1.4.4 Bảo mật và kết xuất dữ liệu

1.4.4.1 Bảo mật dữ liệu

Việc sử dụng phần mềm kế toán luôn quan tâm đến công tác bảo mật dữliệu của phần mềm Số liệu phần mềm phải được đảm bảo an toàn, tránh sự mấtcắp, khai thác dữ liệu của các đối tượng không có trách nhiệm sử dụng phầnmềm [7], [8], [11], [12], [18]

1.4.4.2 Lưu trữ và phục hồi dữ liệu

Nhằm đảm bảo an toàn dữ liệu cho hệ thống, việc sao lưu dữ liệu định kỳ

là việc làm rất cần thiết đề phòng việc mất số liệ kế toán hoặc hỏng cơ sở dữliệu đang làm việc do nhiều nguyên nhân khác nhau Thao tác sao lưu sẽ tạo ramột bản sao toàn bộ cơ sở dữ liệu của hệ thống cho phép làm giảm tới mức tốithiểu hậu quả khi có sự cố Dữ liệu sao lưu cần để ở vị trí an toàn như: Đĩamềm, ổ cứng, băng từ…[7], [8], [11], [12], [18], [22]

Trong trường hợp dữ liệu hệ thống bị mất hoặc hỏng, có thể lấy lại dữliệu từ các đĩa mềm, ổ cứng, băng từ đã lưu để phục hồi lại dữ liệu cho hệthống, hạn chế thấp nhất việc cập nhật lại dữ liệu.

1.4.4.3 Truy xuất dữ liệu

Phần mềm kế toán không chỉ in được các biểu mẫu theo một ứng dụngnhư word hoặc excel, hoặc dưới dạng một file ảnh, mà cần phải được kết xuất

và liên kết nhiều ứng dụng khác nhằm hỗ trợ cho việc sao lưu dữ liệu, thống kê

và đặc biệt là kết nối được với chương trình hỗ trợ kê khai thuế hàng tháng,quý, năm của Tổng cục Thuế [12], [18], [22]

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1

Những nội dung chính được đề cập trong chương 1, tác giả nêu nhữngnét tổng quan về chất lượng và chất lượng phần mềm kế toán Cũng với nhữngquy định của pháp luật Việt Nam làm rõ hơn các yêu cầu về sử dụng phần mềm

kế toán ở Việt Nam

Đưa ra một số các chức năng cơ bản của phần mềm kế toán, giúp ngườiđọc nắm bắt những vấn đề cốt lõi của một phần mềm kế toán Việt Nam đangđược áp dụng hiện nay

CHƯƠNG 2 ĐÁNH GIÁ VỀ CÁC PHẦN MỀM KẾ TOÁN VIỆT NAM

2.1 MỘT SỐ ĐÁNH GIÁ VỀ CÁC CHỨC NĂNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN Ở VIỆT NAM HIỆN NAY

Qua kết quả nghiên cứu, khảo sát các ý kiến đánh giá tại một số đơn vị

đã và đang sử dụng phần mềm kế toán Việt Nam dựa trên các chức năng cơ bảncủa phần mềm kế toán như đã đề cập ở phần trên trên, tác giả đánh giá kháiquát về phần mềm kế toán Việt Nam như sau:

2.1.1 Quản trị hệ thống

2.1.1.1 Khai báo hệ thống

- Thông tin về doanh nghiệp

Thông tin về doanh nghiệp bao gồm những thông tin về tên doanhnghiệp, đơn vị sử phần mềm, địa chỉ, mã số thuế, đơn vị cấp trên,… của doanhnghiệp, đơn vị

- Hình thức kế toán áp dụng

Hình thức kế toán áp dụng báo gồm chế độ kế toán áp dụng, hình thức sổ

kế toán sử dụng, phương pháp đánh giá hàng tồn kho, phương pháp tính gíathành, phương pháp khấu hao tài sản cố định, đơn vị tiền tệ áp dụng tại doanhnghiệp, đơn vị sử dụng phần mềm

2.1.1.2 Quản lý hệ thống

- Khai báo người sử dụng:

Hầu hết các phần mềm kế toán được thiết kế đều phải khai báo người sửdụng phần mềm Mỗi người sử dụng được cấp một tên hay user đăng nhập vớimột mật khẩu đã được khai báo với phần mềm

- Quản lý người sử dụng:

Mỗi người đã được khai báo sử dụng phần mềm chỉ được truy cập vàomột hoặc một số phần hành công việc nhất định nhằm tránh sự chồng chéo,hoặc

- Kiểm soát quyền đăng nhập sử dụng hệ thống:

Nhằm ngăn chặn người không có quyền hạn và nhiệm vụ xâm nhậpvào hệ thống Trong phần lớn hầu hết các phần mềm được khảo sát đều có thiếtlập vấn đề bảo mật, xem Bảng 1 khảo sát về vấn đề bảo mật trong các phầnmềm Hầu hết các phần mềm đều thiết lập password theo từng người sử dụng(user), một số phần mềm còn có thể cho phép thiết lập theo từng công việc haynhiệm vụ (task) được phân công như Bravo 6.3, Lemon tree,… Một số phầnmềm có giới hạn số ký tự tối đa tối thiểu đối với việc đặt password: Accnet

2004, Fast 2006, Das 4.0, ASC 6.0, Effect, tuy nhiên cũng có phần mềm chophép người sử dụng có thể bỏ qua việc đặt password: Bravo 6.3, hay không giớihạn password tối đa như DAS 4.0 Đặc biệt phần mềm IAS 3.0 không đề cậpđến vấn đề bảo mật

Bảng 2 1 - Bảo mật dữ liệu

STT Tên phần mềm Password đượccài theo Mã hóa cơ sở dữliệu

1 AccNet 2004 Users Không

2 Bravo 6.3 Users/ Taks Có

3 Fast 2006.f Users Không

- Kiểm soát chương trình:

Hầu hết chương trình kế toán do các nhà cung dịch vụ thiết kế nênđều biên dịch chương trình gốc trước khi lưu hành, không có nguồn mở Tuynhiên, một số chương trình do các nhân viên hoặc phòng điện toán của đơn vị

kế toán thiết kế thì thường ít biên dịch, chính vì vậy dễ bị người không cóquyền thâm nhập chương trình gốc sửa chữa

- Bảo mật dữ liệu:

Các cơ sở dữ liệu chỉ có Accnet 2004, Fast Accounting 2006, DAS4.0, ASC 6.0, ViNet là các cơ sở dữ liệu mở, không mã hóa, nếu có quyền thì

người sử dụng có thể thâm nhập được, các công cụ hỗ trợ lập báo cáo khác nhưCrystal Reports, FRx,… có thể thâm nhập vào để tập hợp thông tin phục vụ chocác yêu cầu khác nhau được.

Tuy nhiên cơ sở dữ liệu không mã hóa, khi người sử dụng thâm nhậpvào thì nhìn thấy trực tiếp trên màn hình được, cũng có nhiều điểm lợi nhưngvấn đề bảo vệ dữ liệu để không bị sửa hoặc mất dữ liệu là vấn đề cần lưu ý Lúcnày thì vấn đề kiểm soát password là rất quan trọng

2.1.1.3 0Quản trị mạng

Là việc quản lý truy nhập phần mềm kế toán thông qua việc quản lý máychủ và các máy trạm liên quan đến sử dụng, khai khác phần mềm kế toán tạiđơn vị

2.1.1.4 Giao diện nhập liệu

Giao diện nhập liệu là màn hình máy tính giao tiếp giữa người sử dụng

và phần mềm kế toán được thiết lập, dùng để nhập số liệu và khai thác sử dụngphần mềm kế toán

2.1.2 Quản lý đối tượng kế toán

Việc quản lý các đối tượng kế toán hầu hết tại các phần mềm kế toán

hiện nay được thiết kế đều quản lý đối tượng kế toán một cách khoa học, thể

hiện cụ thể ở mối liên hệ giữa các đối tượng chi tiết và tổng hợp Từ việc thiết

kế, khởi tạo ban đầu, xác định và khai báo thông số sử dụng của hệ thống, xâydựng hệ thống các tài khoản kế toán (tổng hợp) và các đối tượng chi tiết (danhmục khách hàng, danh mục CBCNV; danh mục hàng hóa, vật tư, công cụ dụngcụ,; danh mục tài sản cố định,…) đảm bảo số dư của tài khoản tổng hợp phảibằng tổng số dư của các đối tượng chi tiết tương ứng