Quản trị tri thức tại trường cao đẳng CNTT hữu nghị việt – hàn

Tại Việt Nam, vấn đề quản trị tri thức được đề cập đến một cách mạnh mẽ vào khoảng năm 2007 nhưng cũng chưa được áp dụng một cách phổ biến trong các tổ chức mà chủ yếu chỉ ở một số tổ ch

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

NGUYỄN THỊ TUYẾT VÂN

QUẢN TRỊ TRI THỨC TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG

CNTT HỮU NGHỊ VIỆT – HÀN

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH

Đà Nẵng - Năm 2014

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

NGUYỄN THỊ TUYẾT VÂN

QUẢN TRỊ TRI THỨC TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG

CNTT HỮU NGHỊ VIỆT – HÀN

Chuyên ngành: Quản trị kinh doanh

Mã số: 60.34.05

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH

Người hướng dẫn khoa học: TS NGUYỄN QUỐC TUẤN

Đà Nẵng - Năm 2014

Tôi cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi

Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng được

ai công bố trong bất kỳ công trình nào khác

Tác giả luận văn

Nguyễn Thị Tuyết Vân

MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 2

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

4 Phương pháp nghiên cứu 2

5 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài 3

6 Tổng quan tài liệu nghiên cứu 3

7 Kết cấu luận văn 5

CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ VỀ QUẢN TRỊ TRI THỨC TRONG CÁC TỔ CHỨC 6

1.1 TRI THỨC 6

1.1.1 Khái niệm tri thức 6

1.1.2 Phân loại tri thức 8

1.2 ĐỊNH NGHĨA VÀ VAI TRÒ CỦA QUẢN TRỊ TRI THỨC 11

1.2.1 Định nghĩa quản trị tri thức 11

1.2.2 Tầm quan trọng của quản trị tri thức 12

1.2.3 Các yếu tố cơ bản trong quản trị tri thức 13

1.3 NỘI DUNG CỦA QUẢN TRỊ TRI THỨC 14

1.3.1 Xác định nhu cầu tri thức 14

1.3.2 Nguồn lưu giữ tri thức 20

1.3.3 Xác định chiến lược quản trị tri thức 20

1.3.4 Thiết lập mô hình sáng tạo tri thức 21

1.3.5 Thiết kế và triển khai hoạt động trong quản trị tri thức 23

1.4 VÀI NÉT VỀ QUẢN TRỊ TRI THỨC TẠI VIỆT NAM 24

1.4.1 Thực tế quản trị tri thức tại Việt Nam trong thời gian qua 24

doanh nghiệp tại Việt Nam 26

1.4.3 Gợi ý ứng dụng thực tiễn cho các tổ chức, doanh nghiệp Việt Nam .28

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ TRI THỨC TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG CNTT HỮU NGHỊ VIỆT-HÀN 30

2.1 TỔNG QUAN VỀ TRƯỜNG CAO ĐẲNG CNTT HỮU NGHỊ VIỆT-HÀN .30

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của trường cao đẳng CNTT hữu nghị Việt-Hàn 30

2.1.2 Cơ cấu tổ chức của trường cao đẳng CNTT hữu nghị Việt-Hàn.31 2.1.3 Chức năng các phòng ban 33

2.1.4 Ngành nghề đào tạo của trường 36

2.1.5 Nguồn nhân lực của trường 37

2.2 THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ TRI THỨC TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG CNTT HỮU NGHỊ VIỆT-HÀN 37

2.2.1 Xác định nhu cầu tri thức 37

2.2.2 Xác định chiến lược quản trị tri thức 38

2.2.3 Nhận thức của các cán bộ, giảng viên trong trường đối với công tác quản trị tri thứcViệt-Hàn 40

2.3 ĐÁNH GIÁ VỀ HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ TRI THỨC TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG CNTT HỮU NGHỊ VIỆT-HÀN 50

CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP QUẢN TRỊ TRI THỨC TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN HỮU NGHỊ VIỆT-HÀN 52

3.1 CĂN CỨ ĐỂ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP 52

3.1.1 Mục tiêu, chiến lược phát triển của trường 52

3.1.2 Những tồn tại trong hoạt động quản trị tri thức tại trường 53

TRƯỜNG CAO ĐẲNG CNTT HỮU NGHỊ VIỆT-HÀN 53

3.2.1 Xây dựng chiến lược quản trị tri thức 53

3.2.2 Lựa chọn nguồn lưu trữ và kênh chia sẻ tri thức 54

3.2.3 Thiết kế các hoạt động quản trị tri thức 57

3.2.4 Các giải pháp triển khai hoạt động quản trị tri thức 60

KẾT LUẬN 80 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI (bản sao)

PHỤ LỤC

Số hiệu

1.1 Sự phân biệt giữa tri thức hiện và tri thức ẩn 92.1 Cơ cấu nhân lực của trường theo trình độ chuyên môn 37

Số hiệu

1.1 Từ dữ liệu tới tri thức 72.1 Sơ đồ tổ chức của trường CĐ CNTT hữu nghị Việt-Hàn 32

Số hiệu

1.1 Mô hình sáng tạo tri thức SECI 222.1 Phần mềm Skype được sử dụng tại trường 432.2 Website của trường CĐ CNTT hữu nghị Việt-Hàn 44

2.3 Trang Cổng thông tin đào tạo của trường CĐ CNTT hữu

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Sự bùng nổ của thông tin và tri thức với tốc độ chóng mặt hiện nay đã thúc đẩy xã hội phát triển nhanh chóng nhưng cũng làm cho con người gặp không ít khó khăn trong vấn đề tìm hiểu, tổng hợp những tri thức cần thiết để hỗ trợ cho công việc và đời sống một cách hiệu quả Điều này ảnh hưởng nhiều đến hiệu quả chung của tổ chức Các tổ chức thường hoạt động kém hiệu quả khi mà giữa các thành viên trong tổ chức đó không có sự chia sẻ tri thức một cách hiệu quả

và hợp lý Do vậy, để góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức thì dù

là tổ chức kinh doanh hay phi kinh doanh đều cần có khả năng quản trị tri thức một cách hiệu quả Trên thế giới vấn đề quản trị tri thức đã được nghiên cứu từ rất lâu (đầu những năm 80 của thế kỷ XX) và cũng đã được áp dụng một cách rộng rãi trên thế giới Tại Việt Nam, vấn đề quản trị tri thức được đề cập đến một cách mạnh mẽ vào khoảng năm 2007 nhưng cũng chưa được áp dụng một cách phổ biến trong các tổ chức mà chủ yếu chỉ ở một số tổ chức kinh doanh dù rằng mọi người biết đó là cần thiết trong xu thế quản trị hiện nay

Cùng với sự đi lên của ngành giáo dục Việt Nam, trường Cao đẳng CNTT Hữu nghị Việt – Hàn, một trường công lập trực thuộc Bộ Thông tin và Truyền thông đã có nhiều đóng góp to lớn trong công cuộc xây dựng và phát triển ngành Với mục tiêu trở thành trường đào tạo nguồn nhân lực công nghệ thông tin cho khu vực miền Trung, trong quá trình xây dựng và phát triển, Trường có những thành công và cũng có những hạn chế nhất định Vì vậy Trường luôn cần

có sự đổi mới và hoàn thiện công tác quản trị nguồn lực đặc biệt công tác quản trị tri thức, là việc làm hết sức cần thiết để cung cấp các tri thức cần thiết và tạo lập một môi trường để mọi người có thể chia sẻ thông tin, tri thức với nhau thông qua đó góp phần gia tăng tốc độ phát triển chung của trường

Xuất phát từ thực tế đó, tác giả quyết định đi sâu nghiên cứu đề tài

“Quản trị tri thức tại trường Cao Đẳng CNTT Hữu nghị Việt – Hàn”

không những với mục đích làm luận văn tốt nghiệp cao học cho mình mà còn với mong muốn góp phần giúp trường có những giải pháp có thể áp dụng vào thực tế trong việc quản trị tri thức tại trường

2 Mục tiêu nghiên cứu

- Hệ thống hóa các vấn đề lý luận về Quản trị tri thức

- Căn cứ vào chiến lược phát triển, những điều kiện thực tế khác tại trường cùng với những hạn chế phân tích được từ thực trạng hoạt động quản trị tri thức tại trường mà đưa ra những giải pháp cho hoạt động quản trị tri thức để góp phần làm tốt hơn hoạt động quản trị tri thức tại trường, thông qua

đó góp phần thúc đẩy sự phát triển của trường

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu

Nghiên cứu những vấn đề lý luận khái quát về quản trị tri thức và thực tiễn liên quan đến quản trị tri thức tại Trường Cao đẳng CNTT Hữu nghị Việt - Hàn

4 Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp nghiên cứu lý thuyết là tiến hành phân tích, tổng hợp lý luận và phân loại, hệ thống hóa thông tin

Phương pháp phỏng vấn: tác giả phỏng vấn khảo sát quan điểm các đối tượng là cán bộ, giảng viên và các chuyên gia cấp cao có kinh nghiệm (số

lượng 10 người) để xác định các gợi ý trong ứng dụng quản trị tri thức vào thực tiễn

Phương pháp nghiên cứu tài liệu: tác giả sử dụng Hệ thống các quy trình làm việc theo tiêu chuẩn ISO 9000:2001 của Trường Cao đẳng CNTT Hữu Nghị Việt – Hàn liên quan đến vấn đề nghiên cứu và một số văn bản khác Từ

đó kết hợp thực trạng với các ràng buộc về chiến lược phát triển, các điều kiện thực tế tại trường để đưa ra một số giải pháp cho hoạt động quản trị tri thức tại trường

5 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài

Sự thành công của đề tài sẽ cung cấp cho trường Cao đẳng CNTT hữu nghị Việt – Hàn những thông tin sau:

Hệ thống hóa được một số vấn đề liên quan đến quản trị tri thức

Kết quả nghiên cứu đề tài sẽ là tài liệu tham khảo giúp hoàn thiện công tác quản trị tri thức tại Trường Việt - Hàn

6 Tổng quan tài liệu nghiên cứu

- Trong tạp chí Khoa học Đại học quốc gia Hà Nội, Kinh tế và kinh doanh, số 27 (2011) tr172-178, TS Nguyễn Ngọc Thắng có bài “Quản trị dựa vào tri thức: Kinh nghiệm từ Nhật Bản” Bài viết đã nêu rõ Quản trị dựa vào tri thức là lý thuyết quản trị hiện đại thể hiện quá trình năng động của sáng tạo tri thức Trong bài viết này, tác giả đã giới thiệu khuôn khổ của quá trình sáng tạo tri thức này thông qua xem xét mô hình sáng tạo SECI và Ba, trong đó minh họa quá trình chuyển đổi liên tục giữa tri thức ẩn, tri thức hiện và bối cảnh của sáng tạo tri thức, đồng thời kiểm chứng vai trò quan trọng của quản trị dựa vào tri thức tại các công ty Nhật Bản như Honda, Toyota, Eisai và Canon Bài viết cũng đưa ra một số gợi ý cho các doanh nghiệp Việt Nam trong quá trình thực hiện quản trị dựa vào tri thức và nhận định đây vẫn là chủ

đề mở ra nhiều cơ hội cho các nghiên cứu khác tại Việt Nam trong tương lai

- Nghiên cứu của Huei-Tse Hou (2012) “Nghiên cứu mới về Mô hình quản trị tri thức và các phương pháp” đã làm rõ các mô hình quản lý kiến thức

và phương pháp thảo luận sâu hơn về vấn đề này Nghiên cứu này đã cung cấp các thông tin liên quan về xu hướng nghiên cứu mới trong nghiên cứu quản trị tri thức toàn diện và mới lạ Thông tin này sẽ phục vụ như là một nguồn lực quan trọng cho các nhà nghiên cứu, giáo viên và học sinh và sự phát triển của thực tiễn trong lĩnh vực quản lý kiến thức

- Kavindra Mathi (2004) với đề tài “Các yếu tố thành công chính trong quản trị tri thức” để hiểu rõ sự thành công quan trọng của quản trị tri thức phụ thuộc rất nhiều vào chất lượng, số lượng của các khoản đóng góp đến hệ thống từ đội ngũ nhân viên Việc đánh giá các nhân tố quan trọng dẫn đến thành công trong ứng dụng quản trị tri thức (Knowledge Management) phụ thuộc vào việc chia sẻ kiến thức và tương tác nội bộ lẫn bên ngoài Quản trị tri thức bao gồm nhiều loại chức năng và tập hợp các hoạt động hỗ trợ khác

- Heeseok Lee, Byounggu Choi (2002) từ các tài liệu nghiên cứu quản lý kiến thức và lĩnh vực nghiên cứu có liên quan như tổ chức học tập và đổi mới, luận văn này đã phát triển một mô hình tích hợp cho quản lý tri thức Nghiên cứu này xác định các thành phần quản lý kiến thức từ các khuôn khổ quản lý kiến thức trước đây và nghiên cứu thực nghiệm Các thành phần phân thành enablers kiến thức quản lý, quy trình, kết quả trung gian, và tổ chức thực hiện Dựa trên các thành phần, nghiên cứu này đề xuất một mô hình nghiên cứu cho việc tìm kiếm các mối quan hệ giữa các thành phần quản lý tri thức Các mô hình nghiên cứu được bắt nguồn trên cơ sở lý thuyết khác nhau

- Trên các diễn đàn đã có rất nhiều bài báo viết về vấn đề quản trị tri thức Tuy nhiên, hầu hết các bài báo phân tích một cách chung chung về công tác quản trị tri thức, coi công tác quản trị tri thức là hoạt động chính để nắm bắt, sử dụng tốt nguồn tri thức của cá nhân và cộng đồng đạt hiệu quả cao

nhất khi áp dụng vào thực tiễn, chưa đề cập đến một số hoạt động khác cũng không kém phần quan trọng trong việc góp phần phát triển quản trị tri thức như làm thế nào để tạo dựng một môi trường học tập trong tổ chức để thúc đẩy các cá nhân trong tổ chức học tập, chia sẻ và sử dụng tri thức ở bất cứ nơi nào; hay làm cách nào để tổ chức đào tạo hiệu quả; muốn phát triển cá nhân, phát triển quản trị thì cần phải làm tốt công tác gì… Có thể nêu một số các bài báo đã viết về vấn đề quản trị tri thức như sau:

- Vũ Thế Phong, Trần Thị Kiên “Quản trị tri thức và sự cần thiết phải tiến hành đào tạo Quản trị tri thức ở Việt Nam” để hiểu rõ tri thức, quản trị tri thức và đưa ra các vai trò cần thiết của các cơ quan thông tin thư viện trong việc hỗ trợ các tổ chức, các công ty quản trị tri thức

- “Đôi điều về quản lý tri thức đối với các doanh nghiệp Việt Nam” trên diễn dàn 123.doc

- “Bước đi của giáo dục đại học Việt Nam trước ngưỡng cửa kinh tế tri thức” trên diễn đàn mạng giáo dục

7 Kết cấu luận văn

Ngoài phần mở đầu, tài liệu tham khảo và phụ lục thì nội dung chính của luận văn được trình bày trong 3 chương, đó là:

Ø Chương 1: Một số vấn đề lý luận về quản trị tri thức trong các doanh nghiệp

Ø Chương 2: Thực trạng quản trị tri thức tại trường Cao đẳng CNTT hữu nghị Việt – Hàn

Ø Chương 3: Giải pháp quản trị tri thức tại trường Cao đẳng CNTT hữu nghị Việt – Hàn

CHƯƠNG 1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ VỀ QUẢN TRỊ TRI THỨC

TRONG CÁC TỔ CHỨC

1.1 TRI THỨC

1.1.1 Khái niệm tri thức

Trước đây, trong thực tế tồn tại khá nhiều các khái niệm về tri thức Có thể kể ra một số khái niệm như sau:

- Nhiều người theo chủ nghĩa thực chứng tin rằng tri thức là những

“niềm tin được chứng minh là đúng”(justified beliefs)

- Nonaka và Takeuchi (1995) chỉ ra rằng “tri thức là quá trình năng động của con người trong việc minh chứng các niềm tin cá nhân với những “sự thật” Tuy nhiên, theo thời gian thì sự phát triển của nhận thức luận khoa học

đã làm cho nhận thức về tri thức cũng đã phát triển và ngày càng đầy đủ hơn, người ta đã đưa ra sơ đồ về cấu trúc thứ bậc của việc tạo ra tri thức mà trong

đó còn có một số khái niệm tương đồng như dữ liệu, thông tin Để hiểu khái niệm tri thức thì chúng ta cần tìm hiểu các khái niệm tương đồng này

- Dữ liệu là những con số hoặc dữ liệu thuần tuý, rời rạc mà quan sát hoặc đo đếm được không có ngữ cảnh hay diễn giải Dữ liệu được thể hiện ra ngoài bằng cách mã hóa và dễ dàng truyền tải Dữ liệu được chuyển thành thông tin bằng cách thêm giá trị thông qua ngữ cảnh, phân loại, tính toán, hiệu chỉnh và đánh giá

- Thông tin là những mô hình hay tập hợp dữ liệu đã được tổ chức lại và diễn giải đặt trong bối cảnh và nhằm một mục đích cụ thể Thông tin là những thông điệp thường được thể hiện theo dạng văn bản hoặc giao tiếp có thể thấy được hoặc không thấy được nhằm mục đích thay đổi cách nhận thức của người nhận thông tin về vấn đề cụ thể, và gây ảnh hưởng đến sự đánh giá và

hành vi của người nhận Thông tin là những dữ liệu được tổ chức lại với một mục đích nào đó, vì vậy mà nó sẽ giảm bớt sự không chắc chắn Đó cũng chính là sự khác biệt của thông tin với dữ liệu Tương tự như dữ liệu, thông tin được mã hóa và tương đối dễ dàng truyền tải

Sơ đồ 1.1: Từ dữ liệu tới tri thức

Nguồn: Serban, A M & Luan, J., “Overview of knowledge

management” New Direction for Institutional Research, No 113, pp 9

- Tri thức là việc sử dụng tối đa thông tin và dữ liệu kết hợp với tiềm năng con người về kỹ thuật, trình độ, ý tưởng, mức độ cam kết và động cơ làm việc Tri thức thường thể hiện trong những hoàn cảnh cụ thể kết hợp với

kinh nghiệm và việc phán quyết hay ra quyết định Để truyền tải thì đòi hỏi sự học tập của người tiếp nhận tri thức Như vậy nếu một thông tin giúp chúng ta nhận thức và đưa ra quyết định thì là tri thức Thông tin trở thành “đầu vào” được nạp vào trong não, qua quá trình xử lý sẽ tạo ra tri thức Nhưng quá trình

xử lý này với mỗi một cá nhân khác nhau sẽ cho ra những “đầu ra” khác nhau

Có nghĩa là cùng một thông tin như vậy nhưng với mỗi cá nhân thì tri thức mà anh ta nhận thức được sẽ khác với tri thức mà người khác nhận thức Thông tin là những dữ liệu được cấu trúc hóa được thể hiện ra ngoài và ai cũng có thể tiếp cận Nhưng tri thức thiên về những thông tin được cấu trúc hóa và cá nhân hóa nằm trong mỗi con người cụ thể, do đó khả năng tiếp cận khó hơn

và sự thể hiện ra ngoài không phải lúc nào cũng chính xác

Tri thức là những dữ liệu, thông tin được cấu trúc hóa, kiểm nghiệm và

sử dụng được vào một mục đích cụ thể tạo ra giá trị

1.1.2 Phân loại tri thức

Chúng ta có thể chia tri thức làm 2 loại là tri thức hiện (explicit knowledge) và tri thức ẩn (tacit knowledge)

- Tri thức hiện (explicit knowledge): Đây là những tri thức được giải

thích và mã hóa dưới dạng văn bản, tài liệu, âm thanh, phim, ảnh thông qua ngôn ngữ có lời hoặc không lời, nguyên tắc hệ thống, chương trình máy tính, chuẩn mực hay các phương tiện khác Những tri thức có cấu trúc thường được thể hiện ra ngoài và dễ dàng chuyển giao Ví dụ như các tri thức về chuyên môn được trình bày trong giáo trình, sách, báo, tạp chí… Những tri thức đã được cấu trúc hóa thường là tri thức hiện

- Tri thức ẩn (Tacit knowledge): Tri thức mà một người có được một

cách tự giác vô thức Tri thức ẩn có thể không lý giải hay lập luận được bởi vì (1) tri thức ẩn không được hiểu cặn kẽ, (2) nó quen thuộc, tự động và vượt qua ý thức người sở hữu nó Ví dụ như là bí quyết, niềm tin, kinh nghiệm, sự

nhạy cảm trong công việc…

Nonaka và Takeuchi (1995) đã phân biệt tri thức hiện và tri thức ẩn Tri thức hiện là các tri thức được hệ thống hóa trong các văn bản, tài liệu, hoặc các báo cáo, chúng có thể được chuyển tải trong những ngôn ngữ chính thức

và có hệ thống Trong khi đó, tri thức ẩn là những tri thức không thể hoặc rất khó được hệ thống hoá trong các văn bản, tài liệu, các tri thức này mang tính

cá nhân, gắn liền với bối cảnh và công việc cụ thể Tri thức ẩn rất khó thể hiện trên các tài liệu nhưng lại có tính vận hành cao trong bộ não của con người Sự phân biệt giữa tri thức hiện và tri thức ẩn có thể được thể hiện ở bảng sau:

Bảng 1.1: Sự phân biệt giữa tri thức hiện và tri thức ẩn

· Có thể chuyển giao, truyền đạt

· Được diễn đạt và chỉa sẻ một

· Các báo cáo và cơ sở dữ liệu

· Các quá trình kinh doanh và truyền đạt phi chính thức

· Các kinh nghiệm cá nhân

· Sự thấu hiểu mang tính lịch sử

Nguồn: Serban, A M & Luan, J (Spring 2002) “Overview of knowledge management.” New Direction for Institutional Research,

No 113, pp 10

Những tri thức ẩn là dạng tri thức nằm trong đầu con người Nhiều người cho rằng đây là phần lớn tri thức bên trong một tổ chức Những gì mà con người biết thì thường giá trị hơn là những gì được viết ra Vì vậy tạo ra mối liên hệ giữa người không biết và người biết là một khía cạnh hết sức quan trọng của một tổ chức Mục tiêu của quản trị tri thức là giúp chia sẻ những tri thức ẩn bên trong một tổ chức sao cho mọi người đều có thể sử dụng những kiến thức chuyên môn trong một lĩnh vực nhất định để giải quyết vấn đề cho khách hàng và tạo nên những sản phẩm hiệu quả hơn Ta có thể ví tri thức trong mỗi con người và tổ chức giống như tảng băng trôi, nếu tri thức bộc lộ

là phần nổi thì tri thức ẩn là phần chìm

Bên cạnh đó, trong quá trình phân tích quá trình chuyển đổi các tri thức

ẩn thành các tri thức hiện được hệ thống hoá, Nonaka và Takeuchi (1995) đã nhận dạng bốn quá trình có quan hệ qua lại lẫn nhau theo đó tri thức luân chuyển trong tổ chức và chuyển hoá thành những dạng khác nhau:

(1) Xã hội hoá: Qúa trình chia sẻ những kinh nghiệm và tạo ra những tri thức ẩn;

(2) Sự ngoại hoá: Qúa trình kết nối các tri thức ẩn thành các khái niệm

rõ ràng;

(3) Kết hợp: Qúa trình phân loại và hội nhập thành các tri thức hiện; (4) Sự tiếp thu: Qúa trình biến các tri thức hiện thành các tri thức ẩn Ngoài ra, hiện nay có một số quan điểm cho rằng ngoài hai loại tri thức là tri thức hiện (explicit knowledge) và tri thức ẩn (tacit knowledge) thì còn có tri thức tiềm năng (implicit knowledge) Tri thức tiềm năng (implicit knowledge) hay còn gọi là potential knowledge là tri thức được chứa dưới dạng ngôn ngữ

có lời hoặc không lời, hành động (cả khi ghi hình hay thể hiện dưới dạng một phần của hệ thống truyền thông), mạng lưới những bộ óc đã được đào tạo, tri thức gắn trong công nghệ, văn hoá, thực tiễn, Hầu hết các doanh nghiệp đều

có những dữ liệu thể hiện doanh số bán hàng, khách hàng Những doanh số này thể hiện tri thức tiềm năng – là những số liệu mà từ đó tri thức mới có thể rút ra được nếu như dữ liệu này được truy cập và phân tích

1.2 ĐỊNH NGHĨA VÀ VAI TRÒ CỦA QUẢN TRỊ TRI THỨC

1.2.1 Định nghĩa quản trị tri thức

Quản trị tri thức là một khái niệm mà hiện đang còn nhiều tranh luận Tuy nhiên dù tranh luận thế nào thì bản chất quản trị tri thức vẫn là một Sự khác biệt chỉ là cách chúng ta tiếp cận nghiên cứu và ứng dụng Sau đây chúng tôi trình bày tổng quan về các khái niệm về quản trị tri thức đang được các học giả trong và ngoài nước sử dụng, từ đó đưa ra khái niệm chung nhất mang tính ứng dụng

Có rất nhiều cách tiếp cận và định nghĩa khác nhau tuỳ theo cách nhìn và phương thức của mỗi cá nhân hay tổ chức Sau đây là một số định nghĩa đã được đưa ra:

- “Quản trị tri thức là quá trình tạo ra tri thức, và việc này được nối tiếp với việc thể hiện kiến thức, truyền bá và sử dụng kiến thức, và sự duy trì (lưu giữ, bảo tồn) và cải biến kiến thức” (De Jarnett, 1996)

- “Quản trị tri thức là quá trình của việc quản lý một cách cẩn trọng tri thức để đáp ứng các nhu cầu hiện hữu, để nhận ra và khai thác những tài sản tri thức hiện có và có thể đạt được và để phát triển những cơ hội mới” (Quintas et al, 1997)

- “Quản trị tri thức là hoạt động mà họat động này quan tâm tới chiến lược và chiến thuật để quản lý những tài sản trọng tâm là con người (human center assets)” (Brooking, 1997)

- “Quản trị tri thức là quá trình có hệ thống của việc nhận dạng, thu nhận,

và chuyển tải những thông tin và tri thức mà con người có thể sử dụng để sáng tạo, cạnh tranh, và hoàn thiện” (Trung tâm Năng suất và Chất lượng Hoa

Kỳ - Trích dẫn bởi Serban và Luan)

- Theo Scarborough & cộng sự (1999) cho rằng: “Quản trị tri thức là bất

kỳ quá trình hoặc hoạt động của việc tạo ra, tiếp thu nắm bắt, chia sẻ và sử dụng tri thức ở bất cứ nơi nào nó có để nâng cao việc học tập và hoạt động trong tổ chức”

McAdam và McGreedy (1999) đã chỉ ra rằng các định nghĩa về quản lý tri thức thể hiện một miền rộng lớn từ những quan điểm có tính cơ giới (coi tri thức là tài sản) tới quan điểm thiên về định hướng xã hội (tri thức được tạo ra trong tổ chức thông qua những quan hệ xã hội) Các định nghĩa về quản lý tri thức thể hiện nổi bật các đặc tính sau:

§ Quản trị tri thức là một lĩnh vực có liên quan chặt chẽ với lý luận và thực tiễn, và là một lĩnh vực mang tính đa ngành đa lĩnh vực;

§ Quản trị tri thức không phải là công nghệ thông tin, những tiến bộ trong công nghệ thông tin hỗ trợ cho việc này tốt hơn mà thôi;

§ Những vấn đề của con người và học tập là điểm trung tâm của quản lý tri thức

Trên cơ sở tổng kết các định nghĩa khác nhau về quản trị tri thức, ta có thể thấy rằng: Quản trị tri thức là “bất kỳ quá trình hoặc hoạt động tạo lập, tiếp thu, lưu trữ, chia sẻ và sử dụng kiến thức ở bất kỳ nơi nào có thể, nhằm tăng cường sự học tập và thành tích trong tổ chức” (Scarborough và các đồng nghiệp, 1999)

1.2.2 Tầm quan trọng của quản trị tri thức

- Bằng cách thể hiện tri thức qua viết tài liệu, trao đổi… để hoàn thiện hệ thống tài liệu và kho cơ sở tri thức chung của tổ chức;

- Bằng cách chuyển giao tri thức, các nhà quản trị nguồn nhân lực sẽ chia

sẻ, hướng dẫn cho cấp dưới thúc đẩy yếu tố tự học và tổ chức học tập suốt đời của doanh nghiệp;

- Liên tục cập nhật thông tin mới và học hỏi kinh nghiệm từ những việc

đã làm và kinh nghiệm của tổ chức khác;

- Quản trị tri thức là phương thức tạo nên một tổ chức với những cá nhân năng động và góp phần nâng cao khả năng ra quyết định của nhà lãnh đạo;

- Bằng cách tiếp thu (các ý kiến đóng góp của nhân viên, khách hàng) các nhà quản trị từ đó sẽ không ngừng hoàn thiện cách lãnh đạo, quản lý và chất lượng của tổ chức;

- Nhờ có quản trị tri thức mà các nhà quản trị có thể hiểu biết được về kiến thức, kỹ thuật cá nhân và kinh nghiệm của nhân sự… Từ đó nắm bắt được ý nghĩa của việc quản lý, phát huy được nguồn tài sản tri thức đó;

- Áp dụng quản trị tri thức, những tài sản bấy lâu nay nằm trong đầu nhân tài dưới dạng tiềm ẩn sẽ được chuyển sang tri thức hiện hữu qua phương thức chia sẻ và được cấu trúc lại để mọi người học tập;

- Quản trị tri thức là con đường tốt nhất để biến khách hàng thành những người bạn trung thành của doanh nghiệp Doanh nghiệp tồn tại là nhờ có khách hàng và với mục đích là phục vụ khách hàng;

- Quản trị tri thức ngày nay đã trở thành xu hướng tất yếu của lịch sử 80 – 95% giá trị của mỗi tổ chức, mỗi doanh nghiệp không còn nằm ở tài sản hữu hình

mà ẩn chứa trong nhân tố con người, vốn tri thức và những ý tưởng kinh doanh

1.2.3 Các yếu tố cơ bản trong quản trị tri thức

Trong quản trị tri thức sẽ có ba yếu tố cơ bản cần chú trọng: Con người, quá trình và công nghệ Trong đó, yếu tố con người đóng vai trò then chốt và quyết định

- Con người: Con người mới là chủ thể thực hiện việc quản trị tri thức

chứ không phải hệ thống Các tổ chức thường tổ chức con người theo từng nhóm, đội làm việc được hợp thành có thể từ một hoặc nhiều bộ phận, phòng ban và có thể từ nhiều cấp khác nhau Các tổ chức thường cố gắng thiết lập

các mối quan hệ tốt đẹp giữa các thành viên trong từng đội, nhóm và cả giữa

các nhóm và khuyến khích sự chia sẻ giữa mọi người

- Quy trình: Sự cứng nhắc hay linh hoạt về các thủ tục hành chính, phát

triển các quy trình thực hiện, các biểu mẫu trong việc chia sẻ thông tin, các kho lưu trữ thông tin, sự khuyến khích về thu nhập, và thực hiện nhiều việc

khác có ảnh hưởng đến luồng thông tin trong tổ chức

- Hệ thống công nghệ và thông tin: Hệ thống công nghệ và thông tin sẽ

hỗ trợ cho tổ chức trong việc thực hiện các hoạt động quản trị tri thức Tuỳ thuộc vào đặc điểm của tổ chức, chiến lược quản trị tri thức của tổ chức đang theo đuổi mà các tổ chức sẽ có sự lựa chọn và thiết kế hệ thống công nghệ và

thông tin cho phù hợp

Quản lý tri thức nhất thiết phải gắn liền với các quá trình kinh doanh cốt lõi của doanh nghiệp Tri thức cần tập trung vào cải tiến và đổi mới các quá trình nghiên cứu triển khai sản phẩm mới, quá trình sản xuất, kinh doanh và bán hàng Công nghệ thông tin bao gồm cả phần cứng và phần mềm có vai trò cũng rất quan trọng trong quản lý tri thức, nó là công cụ để lưu trữ, chuyên chở, chia sẻ tri thức và quá đó tăng cường khả năng đóng góp của tri thức cho phát triển Tuy nhiên, từ thực tế cũng cho thấy doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng về nhu cầu ứng dụng công nghệ thông tin để đầu tư cho phù hợp với nhu cầu và trình độ sử dụng

1.3 NỘI DUNG CỦA QUẢN TRỊ TRI THỨC

1.3.1 Xác định nhu cầu tri thức

v Xuất phát từ nhu cầu nhân sự

Từ khía cạnh nhân sự, những nhu cầu về việc tăng cường trao đổi, chia

sẻ và sáng tạo trong các nhóm hoạt động gồm nhiều lĩnh vực khác nhau là một trong những lý do chính dẫn tới việc xây dựng quản trị tri thức Bên cạnh

đó, nhu cầu tăng khả năng xử lý của nhân viên trong các tình huống phức tạp

và lưu giữ những tri thức khi các nhóm làm việc tan rã hay tái lập cũng khiến việc xây dựng hệ thống quản trị tri thức trở nên cần thiết

Thứ nhất, nhu cầu về việc đẩy mạnh trao đổi, chia sẻ và sáng tạo trong các nhóm hoạt động ngày càng lớn hơn Lí do là vì các công ty đang có xu hướng kết hợp với nhau để tăng khả năng cạnh tranh Do đó, nhân viên trong các công ty khác nhau thường xuyên phải làm việc với nhau Hơn nữa, để phát triển một sản phẩm đòi hỏi phải có sự kết hợp của nhiều lĩnh vực khác nhau (thiết kế, kĩ thuật, marketing, tài chính, ) Nói cách khác, thành viên của một nhóm làm việc phải từ các bộ phận khác nhau, mà họ thường chỉ biết

rõ về lĩnh vực chuyên môn của mình mà thiếu những hiểu biết cần thiết về các lĩnh vực khác Sự khác biệt về văn hóa cũng có thể gây khó khăn trong quá trình làm việc nhóm Vì vậy, việc tăng khả năng và hiệu quả làm việc nhóm,

mà điển hình là việc chia sẻ và trao đổi, của các thành viên trong nhóm là vô cùng cần thiết Quản trị tri thức có thể trở thành lời giải tối ưu cho bài toán này, bởi vì nó thúc đẩy thảo luận và chia sẻ tri thức trong nhóm và tổ chức Thứ hai, vấn đề xuất phát từ việc các nhóm làm việc được thành lập và giải tán Hiện nay, các nhóm làm việc thường được thành lập để giải quyết những vấn đề, những dự án trong thời gian ngắn Sau khi hoàn thành nhiệm

vụ, các nhóm này thường được giải tán, thành viên trở về với công việc thường ngày hoặc tham gia các nhóm làm việc khác, nơi mà khả năng chuyên môn của họ có giá trị hơn là tri thức thu được ở các lĩnh vực khác trong dự án Điều quan trọng là, những tri thức đó lại không được lưu trữ lại, trở thành "tài sản cá nhân" của nhân viên Khi nhân viên đó ra đi, tri thức của công ty cũng mất đi theo Quản trị tri thức có thể giúp công ty giải quyết vấn đề này một cách hiệu quả, bởi vì trong đó có quá trình "nắm bắt" các tri thức ẩn – qua các quá trình trao đổi trực tiếp và việc lưu trữ tri thức ẩn dưới dạng hiện hữu Ngoài ra, trong thời đại kinh tế cạnh tranh khốc liệt hiện nay, đòi hỏi về

kĩ năng và khả năng ra quyết định của nhân viên ngày càng cao hơn Ngày nay, thời gian chính là yếu tố cạnh tranh quyết định giữa mọi công ty Bạn có thể phải đối mặt với những thay đổi, những sáng tạo bất ngờ từ phía đối thủ,

sự chuyển dịch mạnh mẽ của thị trường không ổn định Công ty của bạn rất

có thể sẽ không bắt kịp được những bước tiến của môi trường bên ngoài Vì vậy, việc phản ứng và ra quyết định trước một tình huống của nhân viên cần phải không những chính xác mà còn phải càng nhanh càng tốt Điều này đòi hỏi trình độ tri thức của nhân viên phải cao hơn và thông tin phải được cung cấp nhanh chóng, chính xác hơn Nếu quản trị tri thức tốt, bạn hoàn toàn có thể giải quyết được những vấn đề này

v Xuất phát từ nhu cầu kinh tế

Tri thức càng sử dụng nhiều thì càng tăng giá trị Tri thức là biến số duy nhất lý giải nguyên nhân có một khoảng cách ngày càng lớn giữa giá trị thị trường và cơ sở tài sản của một công ty thành đạt Không như các tài nguyên

có giới hạn như đất, vốn, và nhân công, tài sản tri thức và trí tuệ là những nguồn tài nguyên không giới hạn có thể sinh ra nhiều lợi nhuận qua hệ thống

sử dụng và ứng dụng chúng Tri thức rộng giúp bạn có cái nhìn đa chiều về cùng một hiện tượng, một biến đổi bất thường trên thị trường Từ đó vừa có khả năng chống đỡ, vừa có lợi thế cạnh tranh so với đối thủ Muốn có được điều này, các doanh nghiệp bắt buộc phải không ngừng sáng tạo, sáng tạo không ngừng nghỉ để bắt kịp với xu thế chung của thời đại Cứ như thế tri thức ngày càng gia tăng

Quản trị tri thức mang đến cơ hội duy nhất biến tri thức thành hệ thống giúp công ty của bạn tạo ra lợi thế về thời gian giữ cho sự cạnh tranh được liên tục, tạo ra giá trị kinh tế và giá trị thị trường không thể chối cãi được

v Công nghệ và nhu cầu về một hệ thống quản trị tri thức

Sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin đã thay đổi hoàn toàn

công việc Hiện nay chúng ta có thể thu thập và lưu trữ một khối lượng lớn thông tin dễ dàng, truyền tải chúng một cách nhanh chóng Các công việc được hoàn thành dựa vào công nghệ, đặc biệt là máy tính, ngày càng nhiều

Sự quan trọng của công nghệ là không thể phủ nhận, thế nhưng công nghệ không tạo ra yếu tố cạnh tranh cho công ty của bạn Bạn vừa sở hữu một công nghệ hoàn toàn mới, giúp công ty bạn vượt lên trên đối thủ của mình nhưng thời gian sau đó, khi mà đối thủ tạo ra công cụ tương tự, hoặc cũng mua công nghệ đó thì yếu tố cạnh tranh của bạn sẽ bị mất đi Trong thời đại công nghệ hiện nay thời gian cho một cuộc chạy đua công nghệ như vậy ngày càng ngắn dần Do vậy, chúng ta không thể coi công nghệ như yếu tố cạnh tranh lâu dài Trong khi đó, công nghệ với hai lợi ích chính là lưu trữ và truyền tải thông tin lại cho phép ta xây dựng một hệ thống lưu trữ và phân phối thông tin hiệu quả Công nghệ trở thành một nhân tố giúp lưu trữ, phân phối và trao đổi tri thức hữu hiệu Bằng cách kết hợp công nghệ với quản trị tri thức một cách hiệu quả, công ty có thể tạo ra các yếu tố cạnh tranh mới, nâng cao khả năng cạnh tranh lâu dài của mình

Bên cạnh đó, nhờ có công nghệ phát triển mà các công việc, các quy trình được hoàn thành nhanh chóng và hiệu quả hơn Vòng đời của sản phẩm,

từ lúc được nghiên cứu, sản xuất, tới khi bán ra và các dịch vụ hậu mãi cũng

do đó ngắn lại Các sản phẩm cũng liên tục được nâng cấp và cải tiến, thị trường liên tục thay đổi Do vậy, thời gian cho ra sản phẩm trở thành một yếu

tố sống còn đối với công ty, các quyết định ngày càng phải được đưa ra nhanh chóng và chính xác hơn Vậy yếu tố nào khiến cho công ty làm được điều này? Công nghệ có thể giúp chúng ta thu thập, lưu trữ, truyền tải thông tin một cách vô cùng hiệu quả nhưng để biến thông tin thành tri thức, thành quyết định thì lại cần đến con người và kiến thức, kinh nghiệm của họ

Tri thức chứ không phải công nghệ trực tiếp giúp nhân viên sở hữu nó

ra quyết định Quản trị tri thức với sự hỗ trợ của công nghệ có thể giúp cho nhân viên của công ty làm việc hiệu quả hơn, tự mình đưa ra những quyết định sáng suốt hơn, giảm bớt sai lầm và thoả mãn yêu cầu của khách hàng đúng lúc nhất

v Cơ cấu tổ chức và nhu cầu về một hệ thống quản trị tri thức

Cũng giống như công nghệ, cơ cấu tổ chức ngày nay thay đổi quá nhanh Chính những thay đổi về cơ cấu tổ chức này đã đặt chúng ta vào tình thế không thể không có một hệ thống quản trị tri thức hữu hiệu

Hãy thử tưởng tượng rằng, bạn đang phụ trách một dự án lớn và đột nhiên gặp phải một vấn đề nan giải Sau một thời gian tìm kiểm giải pháp, một thành viên trong đội nhớ ra rằng trong một dự án trước kia, vấn đề tương

tự cũng đã nảy sinh và được giải quyết khá hiệu quả Bạn lục tìm chồng hồ sơ cao chất ngất cố gắng tìm ra một qui trình nào đó hay ít nhất là một gợi ý nhưng tất cả những gì mà bạn phát hiện ra là các thành viên của đội dự án đó đang làm việc ở khắp các chi nhánh của công ty trên toàn thế giới Ngày nay, các công ty làm việc theo định hướng dự án Mỗi thành viên được nhặt ra từ các bộ phận chức năng khác nhau để tạo ra một đội duy nhất Các đội sau khi hoàn thành xong dự án thường chuyển lên một dự án khác cao hơn hoặc phân tán sang các dự án khác Các tri thức, kinh nghiệm, kỹ năng thu được trong suốt quá trình phát triển sản phẩm, dịch vụ lại không được chuyển đến các đội

dự án phụ trách việc phát triển các phiên bản sau trong quá trình tiến hoá dịch

vụ sản phẩm đó Ngoài ra với cơ cấu tổ chức làm việc theo đội và dự án, các

kỹ năng được phát triển trong quá trình hợp tác thưòng sẽ bị mất đi khi đội đó tan rã và các tri thức qui trình mà đội thu được sẽ không có điều kiện để sử dụng lại trong tương lai Một hệ thống quản tri tri thức trong trường hợp này

sẽ giúp công ty bạn nắm bắt được các tri thức dự án, cho phép bạn sử dụng lại

nó trong tương lai

Toàn cầu hoá tạo ra một sân chơi phẳng, cạnh tranh hơn bao giờ hết Khoảng 20 năm trước cả bạn và tôi không ai có thể nghĩ Ấn Độ lại có thể trở thành sân sau của Mỹ với hàng loạt các "call center" nằm rải rác khắp đất nước, cung cấp dịch vụ cho khách hàng trên toàn thế giới, đặc biệt là các khách hàng từ Châu Âu và Mỹ Ngày nay, Microsoft không nhất thiết phải động tay vào tất cả các giai đoạn tạo ra một phần mềm Họ có thể chuyển phần việc gia công "ít chất xám" sang các nước khác với mức lương chỉ bằng một nữa mức phải trả cho một lập trình viên tại Redmond Cũng lúc đó, để sản xuất ra một chiếc máy tính xách tay, Dell có một tập hợp hơn 40 nhà cung cấp – là những công ty, xưởng, nhà máy trên toàn thế giới chuyên sản xuất linh kiện lắp ráp Toàn cầu hoá những công thức bí truyền, chiến lược kinh doanh, các thiết kế Đó là lý do vì sao chúng ta cần quản trị tri thức

Bên cạnh toàn cầu hóa, cạnh tranh ngày càng khốc liệt hơn khi các nước đang dần dần gỡ bỏ các quy định, để thị trường tự điều chỉnh theo những quy luật vốn có của nó Giả sử, bạn đang có lợi thế về giá so với đối thủ cạnh tranh bởi vì nhà cung cấp của bạn ở Hàn Quốc và chính phủ Hàn Quốc thì đã

gỡ bỏ các hàng rào cản quy định khiến đầu vào của bạn rẻ hơn Trong khi đó, tại Ấn Độ - nơi các hàng rào thuế quan vẫn còn tồn tại, đối thủ của bạn đang phảichật vật mua đầu vào với mức giá cao hơn Đột nhiên, Ấn Độ quyết định

gỡ bỏ tất cả các hàng rào thuế quan Chuyển gì xảy ra tiếp? Cả bạn và đối thủ cạnh tranh giờ đều xuất phát từ cùng một điểm Bạn mất đi lợi thế cạnh tranh Thứ duy nhất bạn có thể làm là cắt giảm chi phí Bạn bắt đầu loay hoay với việc cắt giảm biên chế, sa thải chỗ này một ít, cho thôi việc chỗ kia một chút Bạn quên mất một điều rằng khi bạn đẩy một ai đó ra khỏi công ty bạn cũng đẩy luôn nguồn tri thức ẩn mà anh ta mang trong đầu Trong khi đó đối thủ của bạn lại lựa chọn một phương thức tiếp cận khác, xây dựng một hệ thống quản trị tri thức và các kỹ năng để tránh sáng tạo lại những gì đã có, đạt được

mục tiêu cắt giảm chi phí đồng thời cả lợi thế cạnh tranh dài hạn

Trong môi trường cạnh tranh như vậy, bạn không thể nói "Tôi có sản phẩm tốt? Vậy thì tại sao tôi lại cần quan tâm đến marketing cơ chứ?" Để phát triển một sản phẩm, dịch vụ mới đòi hỏi sự kết hợp hoàn hảo của nhiều lĩnh vực khác nhau từ marketing, nghiên cứu, thiết kế, sản xuất đến tài chính Khi có quá nhiều người từ các lĩnh vực chuyên môn khác nhau tham gia vào một dự án rất dễ gây ra sự hiểu lầm cũng như bất đồng ý kiến về lợi ích Quản trị tri thức trả lời câu hỏi về tài sản tri thức, về quyền sở hữu, về niềm tin trước và sau khi công việc kết thúc

1.3.2 Nguồn lưu giữ tri thức

Tri thức là một phần của sự tiếp nối từ dữ liệu – thông tin – tri thức – trí tuệ Trong một tổ chức, tri thức có thể được lưu giữ trong hàng dữ liệu và được tìm thấy trong các bài thuyết trình, báo cáo, thư viện, văn bản chính sách…Nó có thể được di chuyển xung quanh tổ chức thông qua hệ thống thông tin và bằng các phương pháp truyền thống như các cuộc họp, hội thảo, các khóa học, các ấn phẩm viết, đĩa CD hoặc CD-ROM, video và băng Mạng nội bộ cung cấp một phương tiện bổ sung và rất hiệu quả để giao tiếp tri thức

1.3.3 Xác định chiến lược quản trị tri thức

Theo Hansen & cộng sự (1999), có hai phương pháp tiếp cận để quản trị tri thức trong việc xây dựng chiến lược chính của quản trị tri thức như sau:

- Chiến lược hệ thống hóa: Trong chiến lược này, tri thức được hệ thống

hóa một cách cẩn thận và được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu mà nó có thể được truy cập và sử dụng dễ dàng bởi bất cứ ai trong tổ chức Tri thức là rõ ràng và được mã hóa bằng cách sử dụng phương pháp tiếp cận ‘người-đến-văn bản’

Do đó, chiến lược này có định hướng tài liệu Tri thức là chiết xuất từ người phát triển nó, được làm độc lập với người đó và được tái sử dụng cho nhiều

mục đích khác nhau Chiến lược này phụ thuộc phần lớn dựa vào công nghệ thông tin để quản lý cơ sở dữ liệu và cũng có thể sử dụng mạng nội bộ

- Chiến lược cá nhân hóa: Trong chiến lược này, tri thức gắn chặt với

người đã phát triển nó và được chia sẻ chủ yếu thông qua địa chỉ liên lạc trực tiếp người với người Đây là một phương pháp tiếp cận “cá nhân – cá nhân”, trong đó bao gồm chia sẻ kiến thức ngầm Sự trao đổi này được thực hiện bằng cách tạo ra mạng lưới và khuyến khích giao tiếp mặt đối mặt giữa các cá nhân và các nhóm, đội thông qua các hội nghị không chính thức, hội thảo, các buổi động não suy nghĩ và những cuộc gặp gỡ, hội họp một người –với – một người (one-to-one)…

Một chiến lược quản trị tri thức có thể được quan tâm bởi những cá nhân, tổ chức các quy trình quản lý có thể trợ giúp để phát triển một nền văn hóa mà ở đó các giá trị và chuẩn mực nhấn mạnh tầm quan trọng của việc chia sẻ tri thức và tạo điều kiện chia sẻ tri thức thông qua mạng Nó có thể nhằm mục đích khuyến khích sự phát triển của hoạt động cộng đồng (được định nghĩa bởi Wenger & Snyder 2000)

Các nghiên cứu của Hansen và cộng sự lập luận rằng những công ty mà

sử dụng kiến thức hiệu quả thì theo đuổi chủ yếu một chiến lược và sử dụng chiến lược thứ hai để hỗ trợ chiến lược đầu tiên Những công ty mà cố gắng vượt trội ở cả hai chiến lược thì có nguy cơ thất bại ở cả hai

1.3.4 Thiết lập mô hình sáng tạo tri thức

Một nỗ lực quản trị tri thức thành công cần phải chuyển đổi, tiếp thu tri thức ẩn vào tri thức hiện để chia sẻ nó, nhưng những nỗ lực này cũng phải cho phép các cá nhân và làm cho cá nhân có ý nghĩa với bất kỳ hệ thống hóa tri thức nào lấy từ các nỗ lực quản trị tri thức Qua đó nghiên cứu quản trị tri thức cho rằng sự phân biệt giữa tri thức ngầm và tri thức rõ ràng đại diện cho một sự đơn giản và khái niệm về tri thức rõ ràng là tự mâu thuẫn Cụ thể, tri

thức phải được làm rõ, nó phải được dịch ra thông tin (Serenko & Bontis 2004) Sau đó, Ikujiro Nonaka đề xuất một mô hình (SECI cho xã hội hoá, ngoại hóa, kết hợp, nội địa) mà xem xét một quá trình tri thức xoắn ốc tương tác giữa tri thức rõ ràng và tri thức ngầm (Nonaka & Takeuchi 1995)

Mô hình sáng tạo tri thức SECI này, đã mô tả quá trình tổ chức sáng tạo tri thức từ tri thức ẩn (tacit knowledge) của cá nhân thông qua tương tác trong nhóm, trong tổ chức và môi trường làm việc sẽ tạo ra tri thức hiện (explicit knowledge) Tri thức theo một chu kỳ, trong đó tri thức tiềm ẩn được "chiết xuất" để trở thành tri thức rõ ràng, và tri thức rõ ràng là 'lại được ẩn' vào tri thức tiềm ẩn Gần đây, cùng với Georg von Krogh, Nonaka trở lại công việc trước đó của ông trong một nỗ lực để đưa cuộc tranh luận về chuyển tiếp tri thức chuyển đổi (Nonaka & von Krogh 2009) Mô hình này đã được thừa nhận vì nó đưa ra cách nhìn mới và hiện đại rằng quản trị dựa trên nguồn lực tri thức chứ không phải nguồn lực vật chất Mô hình này được mô tả bao gồm bốn hình thức chuyển biến của tri thức: Xã hội hóa (socialization), ngoại hóa (externalization), kết hợp (combination) và tiếp thu (internalization)

Hình 1.1: Mô hình sáng tạo tri thức SECI

Nguồn: Harvard Business Review, November - December 1991

1.3.5 Thiết kế và triển khai hoạt động trong quản trị tri thức

Chiến lược quản trị tri thức có thể xem xét trong mối liên quanvới quy trình quản lý con người trong tổ chức Nó có thể trợ giúp để phát triển một nền văn hóa mở, trong đó các giá trị và chuẩn mực nhấn mạnh tầm quan trọng của việc chia sẻ tri thức và tạo điều kiện chia sẻ tri thức thông qua mạng Nó

có thể nhằm mục đích để khuyến khích sự phát triển của hoạt động cộng đồng thực hành, là “nhóm người không chính thức bị ràng buộc với nhau bằng cách chia sẻ chuyên môn và niềm đam mê cho các doanh nghiệp liên kết” (Wenger

và Snyder, 2000) Chiến lược có thể đề cập đến các phương pháp thúc đẩy mọi người chia sẻ kiến thức và khen thưởng những người đã làm như vậy Sự phát triển các quá trình về học tập của tổ chức và cá nhân, bao gồm cả việc sử dụng các cuộc hội thảo và hội nghị chuyên đề sẽ tạo ra và hỗ trợ phổ biến kiến thức, cũng có thể là một phần của chiến lược

Mô hình sáng tạo tri thức của Nonako như đã đề cập là hướng dẫn cho

việc thiết kế nội dung triển khai hoạt động cho chiến lược quản trị tri thức

v Kêu gọi sự ủng hộ từ lãnh đạo và quản lý

Quản trị tri thức là một hoạt động lớn trong tổ chức, nó sẽ liên quan và ảnh hưởng đến gần như toàn bộ nhân sự và tất cả các bộ phận trong tổ chức Hơn nữa, ứng dụng quản trị tri thức có nghĩa là tác động và thay đổi rất nhiều

về thói quen và quy trình làm việc hiện có của hầu hết mọi người Chính vì vậy, sự thành công của công tác quản trị tri thức phụ thuộc rất nhiều vào sự ủng hộ từ phía lãnh đạo cũng như các cấp quản lý khác trong tổ chức

v Tạo lập môi trường tổ chức học tập

Theo Peter Senge (MIT) thì tổ chức học tập là một tập thể liên tục tăng cường kiến thức và khả năng để sáng tạo ra những gì họ muốn sáng tạo Muốn vậy thì các tổ chức phải thay đổi cấu trúc quản lý và tổ chức đào tạo nhằm thích ứng với yêu cầu của nền kinh tế tri thức và quá trình toàn cầu hóa

Trong tổ chức học tập mọi người phải liên tục mở rộng khả năng để sáng tạo

ra những gì mà họ thật sự muốn, nơi mà các suy nghĩ và ý tưởng mới được nuôi dưỡng, nơi mà các mong muốn của tập thể được tự do phát triển và nơi

mà mọi người liên tục học hỏi và học cách học tập chung với nhau

Việc xây dựng môi trường để hình thành văn hoá học tập tại tổ chức là một trong những hoạt động rất quan trọng trong quá trình thực hiện quản trị tri thức Chính điều đó giúp mọi người có thói quen chia sẻ tri thức, họ không ngần ngại, vượt qua các rào cản tâm lý để cùng nhau chia sẻ và đạt được những tri thức mình cần để phục vụ cho công việc và cuộc sống

v Xây dựng hệ thống công nghệ thông tin hỗ trợ

- Xây dựng hệ thống lưu trữ tri thức;

- Xây dựng trang nội bộ (trang Wiki, Blog, diễn đàn, …);

- Xây dựng khu vực có thể chia sẻ thông tin, chia sẻ tri thức;

- Phát triển một hệ thống web lịch hay thông tin;

- Phát triển hệ thống “chat” nội bộ;

- Xây dựng hệ thống “user profile”

1.4 VÀI NÉT VỀ QUẢN TRỊ TRI THỨC TẠI VIỆT NAM

1.4.1 Thực tế quản trị tri thức tại Việt Nam trong thời gian qua

Những năm 50 của thế kỷ 19, nền kinh tế phát triển chủ yếu dựa trên sản xuất nông nghiệp Hoạt động sản xuất phụ thuộc vào nguồn tài nguyên thiên nhiên Thế kỷ 20, nền kinh tế chuyển sang sản xuất công nghiệp lấy việc khai thác tài nguyên thiên nhiên, sản xuất, chế biến, phân phối, sử dụng sản phẩm vật chất làm nền tảng Các lý thuyết quản trị dựa trên cơ sở lý thuyết quản trị con người Từ những năm 90 của thế kỷ 20, các nền kinh tế phát triển bắt đầu

có sự dịch chuyển sang nền kinh tế tri thức Trong nền kinh tế tri thức, việc sáng tạo, truyền tải, lưu trữ, phát triển và sử dụng tri thức chi phối toàn bộ các hoạt động kinh tế, khoa học Công nghệ là lực lượng sản xuất trực tiếp Lý

thuyết về quản trị con người dần dần được thay thế bằng lý thuyết quản trị tri thức Việc thực hành quản trị tri thức được thực hiện sẽ giúp cho các doanh nghiệp và nền kinh tế phát triển mạnh mẽ

Những giá trị, những lợi thế và sức mạnh cạnh tranh của mỗi tổ chức, mỗi doanh nghiệp đang dần thay đổi Thế giới đang ngày càng trở nên phẳng hơn bao giờ hết trong môi trường hội nhập quốc tế Thời đại công nghệ thông tin, thời đại của nền kinh tế tri thức đã thực sự định hình Những nhân tố tạo

ra sức mạnh cạnh tranh của mỗi doanh nghiệp không còn là vốn đất đai, vốn

tư bản, vốn tài chính, vốn công nghệ mà nhường chỗ cho nhân tố vốn tri thức Vốn tri thức là khả năng của doanh nghiệp trong việc nắm giữ bao nhiêu tri thức và sử dụng chúng như thế nào để hiệu quả nhất Vốn tri thức và rộng lớn hơn nữa là quản trị tri thức đang thực sự trở thành nhân tố chủ đạo tạo nên những bước thần kỳ của mỗi quốc gia, mỗi tổ chức, mỗi doanh nghiệp

Tại Việt Nam, khái niệm quản trị tri thức còn khá mới mẻ, thậm chí mơ

hồ, chưa được nhiều người biết đến, chưa có nhiều doanh nghiệp quan tâm và đầu tư nghiên cứu, chưa được nhận thức đúng đắn, coi trọng Việc áp dụng quản trị tri thức trong các doanh nghiệp còn chập chững ở những bước đầu tiên, chưa được nhận thức, áp dụng đầy đủ, đồng bộ và có hệ thống Bên cạnh

đó, ứng dụng công nghệ vào quản trị tri thức vẫn còn là một vấn đề chưa được đầu tư nhiều và còn gặp nhiều khó khăn dù nó là vấn đề có tính chiến lược lâu dài trong thực tế Có thể nói, công ty TNHH Tâm Việt là thành viên đầu tiên chú trọng đến vấn đề quản trị tri thức tại các doanh nghiệp Trong thời gian đầu, công ty giữ vai trò là đơn vị pháp nhân đứng ra ký kết và hợp tác với các doanh nghiệp, tổ chức khác trong hoạt động đào tạo chủ yếu Về công nghệ, VINNO, với các phần mềm quản lý trong doanh nghiệp, có tính linh hoạt cao

Về quy trình, không áp đặt quy trình mà cho phép tuỳ chỉnh theo nhu cầu của từng doanh nghiệp, dễ sử dụng, không mất nhiều thời gian đào tạo nhân viên,

đã nhanh chóng phát triển phần mềm quản trị tri thức trong doanh nghiệp thuộc phân hệ quản lý nội bộ cho phép bảo vệ và phát triển các nguồn tài nguyên tri thức, lưu trữ và phát triển một cách có hệ thống các kinh nghiệm thực hành, xây dựng văn hoá chia sẻ và tận dụng tri thức của tập thể

Với Việt Nam hiện nay tuy chưa xây dựng một chiến lược phát triển kinh

tế tri thức giống như một số nước khác trong khu vực và trên thế giới, song một

số văn bản chính thức của Đảng và Nhà nước đã khẳng định công cuộc công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước ta rất coi trọng vận dụng các yếu tố của kinh

tế tri thức Trong hoàn cảnh hội nhập quốc tế và đẩy mạnh công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước thì việc phát triển một đội ngũ tri thức làm cơ sở cho việc dịch chuyển sang nền kinh tế tri thức là một việc làm quan trọng và cấp bách

1.4.2 Các hình thức ứng dụng công nghệ vào quản trị tri thức trong các doanh nghiệp tại Việt Nam

Hiện nay, việc quản lý công nghệ thông tin đã trở thành một điều kiện thiết yếu trong mọi hoạt động toàn cầu Tại nơi làm việc thì quản lý công nghệ thông tin đã trở thành một yếu tố tạo ra lợi thế cạnh tranh Các công nghệ hiện có và các phương pháp được sử dụng để thúc đẩy thông tin gọi là quản lý tri thức Còn thông tin lại được hiểu là những tri thức, nó được thụ cảm và đánh giá là có ích cho người ra quyết định trong quản trị kinh doanh Thông tin là tri thức mới còn quản lý công nghệ thông tin là quản lý tri thức Trong nội bộ của bất kỳ công ty, tổ chức nào thì công nghệ thông tin đều có thể được sử dụng để tối đa hoá lợi nhuận Các nhiệm vụ như thư tín điện tử (email) cho phép thông tin nhanh hơn, các cơ sở dữ liệu được chia sẻ cho phép mọi người có thể tiếp cận tức thời và bình đẳng những thông tin được chuẩn hoá vào bất kỳ thời gian nào Các mạng nội bộ thì lại cho phép trao đổi đồng bộ và trò chuyện trực tiếp Quản lý tri thức sẽ rất hiệu quả khi tập trung vào các giải pháp bao trùm toàn bộ hệ thống như con người, tổ chức và công

nghệ được sử dụng Máy tính và các hệ thống thông tin là những công cụ hữu ích cho việc tiếp nhận, chuyển đổi và phân phối tri thức đã được tổ chức ở mức độ cao và nhanh chóng thay đổi Một số công ty đã sử dụng hệ thống phân tích, xây dựng kế hoạch và hệ thống máy tính hỗ trợ công việc để cải thiện cơ bản tiến trình ra quyết định, đầu tư nguồn lực vào xây dựng các hệ thống quản lý, tiếp cận và xây dựng quy trình phát triển công nghệ

Các phần mềm quản lý tri thức đem đến những ưu thế đặc thù cho những

tổ chức hoạt động trên phạm vi toàn cầu Bất kỳ công ty nào khi có thể xác định được cách thức cung cấp thông tin có tổ chức cho những người cần tin vào thời khắc họ cần thì đều có thể xác định được vị thế của mình để cạnh tranh có hiệu quả hơn và thành công hơn Chia sẻ tri thức là cơ sở của mọi hệ thống quản trị tri thức Hệ thống quản trị tri thức luôn dựa trên công nghệ quản lý dữ liệu như hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu quan hệ, kho chứa dữ liệu

và thanh lọc dữ liệu Các công cụ báo cáo được dùng để kiểm soát và phân tích cách sử dụng hệ thống quản trị tri thức Những công cụ báo cáo này cũng giúp tạo ra tri thức cho tổ chức cũng như quản lý tài sản tri thức hiện có Những người thực hiện công việc quản trị tri thức cũng nhanh chóng chấp nhận tiến bộ của công cụ làm việc nhóm Khó phân biệt giữa quản trị tri thức

và phần mềm làm việc nhóm, hệ thống quản trị tri thức thường dựa trên những công nghệ phần mềm nhóm như Lotus Notes, mà theo định nghĩa thì phần mềm nhóm lại là công cụ để trao đổi thông tin trong tổ chức Nói một cách khác thì hệ thống quản trị tri thức chú trọng đến việc định danh tài nguyên tri thức, phân tích tri thức và quản lý dòng tri thức bên trong tổ chức

Mô hình quản trị tri thức coi tất cả tri thức bên trong một tổ chức như là “tài sản trí tuệ” và cung cấp công cụ để quản lý nguồn tài sản này Trong vài năm qua, khi các ứng dụng nhóm chuyển từ các mô hình theo chuẩn client/server riêng biệt sang mô hình Web, việc chấp nhận công nghệ Web của quản trị tri

thức đã mở rộng tính hữu dụng và giảm chi phí Hệ quản trị tri thức trên Web không cần thay đổi trên máy tính để bàn của người dùng và việc cài đặt, quản trị cũng dễ dàng hơn nhiều

Ngoài ra, gần đây hệ quản trị tri thức bắt đầu dùng XML để xác định chính xác các thành phần dữ liệu và trích xuất tri thức vào, ra khỏi tổ chức

1.4.3 Gợi ý ứng dụng thực tiễn cho các tổ chức, doanh nghiệp Việt Nam

Các nhà lãnh đạo doanh nghiệp Việt Nam phải nhận thức và xác định: (1) Yếu tố con người đóng vai trò quan trọng và tiên quyết trong quá trình sáng tạo tri thức; (2) Các tri thức mới thường được phát sinh trong quá trình làm việc; (3) Triết lý, tầm nhìn và sự ủng hộ của lãnh đạo đóng vai trò quyết định đối với việc tạo ra tri thức mới trong tổ chức Những nhận thức này sau đó cần được lãnh đạo các doanh nghiệp chuyển hóa thành các hành động cụ thể như sau:

- Hình thành và bổ sung chiến lược phát triển doanh nghiệp dựa trên tri thức,

từ đó xây dựng văn hóa doanh nghiệp định hướng quản trị dựa vào tri thức nhằm tạo điều kiện cho nhân viên hòa vào môi trường sáng tạo tri thức và chia sẻ chúng

- Xây dựng hệ thống và quy trình chia sẻ thông tin, tri thức trong doanh nghiệp, tăng cường các kỹ năng chia sẻ thông tin, tri thức cho cán bộ, nhân viên và khách hàng của doanh nghiệp Tạo điều kiện cho khách hàng có thể tiếp cận thông tin về doanh nghiệp một cách nhanh chóng, đồng thời hợp tác, hỗ trợ khách hàng trong việc chia sẻ kiến thức nhằm thúc đẩy quá trình hình thành quản trị tri thức

- Đẩy mạnh công tác đào tạo và bồi dưỡng chuyên môn thường xuyên cho người lao động trong doanh nghiệp, đặc biệt là đào tạo nội bộ, người có kinh nghiệm đào tạo, hướng dẫn người mới

- Tăng cường nghiên cứu, cải tiến kỹ thuật, công nghệ và đổi mới sản phẩm Khuyến khích và tăng tính tự chủ trong các hoạt động sáng tạo tri thức bên trong doanh nghiệp

- Để khuyến khích nhân viên sáng tạo tri thức, doanh nghiệp cần tôn trọng nhân viên, có phần thưởng kịp thời cho nhân viên khi họ đóng góp được những sáng kiến quan trọng cho doanh nghiệp

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ TRI THỨC TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG CNTT HỮU NGHỊ VIỆT-HÀN

2.1 TỔNG QUAN VỀ TRƯỜNG CAO ĐẲNG CNTT HỮU NGHỊ VIỆT-HÀN

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của trường cao đẳng CNTT hữu nghị Việt-Hàn

Trường CĐ CNTT hữu nghị Việt-Hàn được xây dựng trên cơ sở thoả thuận giữa hai chính phủ Việt Nam và Hàn Quốc Trong đó, chính phủ Hàn Quốc viện trợ không hoàn lại 10 triệu đô la Mỹ, chính phủ Việt Nam góp vốn tương đương 10 triệu đô la Mỹ để thực hiện dự án xây dựng trường CĐ CNTT hữu nghị Việt-Hàn

Ngày 11/12/2003 Thủ tướng Chính phủ đã giao cho Bộ Bưu chính, Viễn thông (nay là Bộ Thông tin và Truyền thông) làm chủ đầu tư Dự án xây dựng Trường Cao đẳng CNTT tại Thành phố Đà Nẵng Ngày 07/02/2006 Thủ tướng Chính phủ phê duyệt dự án đầu tư xây dựng Trường CĐ CNTT hữu nghị Việt – Hàn Ngày 22/02/2006 Bộ Bưu chính, Viễn thông thành lập Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng Trường CĐ CNTT hữu nghị Việt – Hàn để trực tiếp tổ chức và thực hiện dự án

Ngày 03 tháng 05 năm 2007 Bộ trưởng Bộ GD & ĐT có Quyết định số 2150/QĐ-BGD&ĐT về việc thành lập Trường CĐ CNTT hữu nghị Việt – Hàn Trường CĐ CNTT hữu nghị Việt – Hàn là đơn vị sự nghiệp đào tạo và

là trường cao đẳng công lập thuộc hệ thống giáo dục quốc dân nước Cộng hòa

xã hội chủ nghĩa Việt Nam do Bộ GD & ĐT ra quyết định thành lập và giải thể Bộ Thông tin và Truyền thông là cơ quan chủ quản trực tiếp của trường

- Địa điểm: phường Hoà Quý, quận Ngũ Hành Sơn, thành Phố Đà Nẵng

- Cơ quan quản lý: Trường Cao đẳng CNTT hữu nghị Việt – Hàn trực thuộc Bộ Thông tin và Truyền thông đồng thời:

+ Chịu sự quản lý nhà nước về giáo dục của Bộ GD & ĐT

+ Chịu sự quản lý hành chính theo lãnh thổ của Ủy ban nhân dân thành phố Đà Nẵng

Mặc dù Trường được sự tài trợ của Chính phủ Hàn Quốc nhưng việc quản lý và điều phối toàn bộ hoạt động của nhà trường không có sự tham gia của phía đối tác Hàn Quốc

Trường đã được Bộ GD & ĐT cho phép mở 4 ngành đào tạo cao đẳng chính quy và đã tổ chức tuyển sinh đào tạo khóa đầu tiên năm học 2007 –

2008, đến nay trường đã tuyển sinh 8 khóa đào tạo hệ cao đẳng chính quy với hơn 5.000 SV, trong đó đã có 5 khóa SV hệ cao đẳng chính quy với gần 3.000

SV đã tốt nghiệp

Từ khi thành lập cho đến nay, trường cũng đã được đầu tư thêm các hạng mục khác để nâng cấp cơ sở hạ tầng, thiết bị, đầu tư nâng cao trình độ đội ngũ giảng viên, nhân viên với tổng giá trị đầu tư thêm vào khoảng 9 triệu USD

2.1.2 Cơ cấu tổ chức của trường cao đẳng CNTT hữu nghị Việt-Hàn

Cơ cấu tổ chức của trường cao đẳng CNTT hữu nghị Việt-Hàn cụ thể như sau: