quy trình rút tiền mặt tại công ty chứng khoán

Trực tiếp trao đổi và làm việc với các phòng ban có liên quan để thực hiện công việc được giao trong phạm vi của mình và báo cáo cho Trưởng/Phó phòng phụ trách... Đề xuất nhân sự cần thi

QUY TRÌNH RÚT TIỀN MẶT TẠI CÔNG TY CHỨNG KHOÁN

Hiện nay tôi đang công tác tại một Công ty chứng khoán, tôi lựa chọn quy trình rút tiền mặt, một quy trình thông thường nhất, diễn ra nhiều nhất trong Công ty để nghiên cứu trong bài viết dưới đây:

I ĐỊNH NGHĨA THUẬT NGỮ VÀ CÁC TỪ VIẾT TẮT

- TGĐ Tổng Giám đốc

- Phó TGĐ Phó Tổng Giám đốc

- GĐ Giám đốc

- P.QLGD&TT Phòng Quản lý Giao dịch & Thanh toán

- TSGD Trưởng Sàn giao dịch

- TPMG Trưởng phòng Môi giới

- PPNV Phó phòng nghiệp vụ

- NV Nhân viên

- CBKS Cán bộ kiểm soát

- KTGD Kế toán giao dịch

- KH Khách hàng

- NH Ngân hàng

- SGDCK Sở Giao dịch Chứng khoán

- TTLKCK Trung tâm Lưu ký Chứng khoán

- UBCKNN Uỷ ban Chứng khoán nhà nước

- TSC Công ty Cổ phần Chứng khoán Thăng Long

II NHIỆM VỤ VÀ QUYỀN HẠN CỦA CÁC THÀNH VIÊN THAM GIA QUY TRÌNH

Tham gia vào Quy trình gồm có các thành viên với nhiệm vụ và quyền hạn sau:

1 Phòng QLGD&TT:

1.1 Trưởng phòng:

a Lên phương án và đưa ra kế hoạch làm việc của Phòng QLGD&TT để đem lại hiệu quả làm việc cao nhất

b Đề xuất nhân sự cần thiết, tổ chức và phân công nhân sự của P QLGD&TT để quá trình thực hiện công việc kiểm soát thanh toán được diễn ra một cách liên tục, đúng yêu cầu

c Giám sát việc thực hiện quy trình nộp tiền của các Phòng giao dịch đảm bảo đúng qui định của Pháp luật và TSC

d Kiểm soát việc cân đối nguồn vốn thanh toán của khách hàng tại các P.GD đảm bảo khả năng thanh toán cho KH

e Xử lý các tình huống trong quá trình thực hiện quy trình nộp tiền khi chưa cần có

sự can thiệp của cấp có thẩm quyền cao hơn

1.2 Nhân viên quản lý thanh toán:

a Nắm vững các quy trình nghiệp vụ của nhân viên quản lý thanh toán

b Trực tiếp trao đổi và làm việc với các phòng ban có liên quan để thực hiện công việc được giao trong phạm vi của mình và báo cáo cho Trưởng/Phó phòng phụ trách

c Bảo mật thông tin về khách hàng và thông tin liên quan đến công việc của Phòng.

d Chấp hành nghiêm chỉnh các biện pháp phòng ngừa rủi ro do TSC quy định

e Thực hiện và chịu trách nhiệm do Trưởng/Phó phòng giao phó

2 Sàn Giao dịch/Phòng Môi giới

2.1 Trưởng Sàn/Trưởng phòng:

a Lên phương án và đưa ra kế hoạch làm việc của Sàn Giao dịch/Phòng Môi giới để đem lại hiệu quả làm việc cao nhất;

b Đề xuất nhân sự cần thiết, tổ chức và phân công nhân sự của Sàn Giao dịch/Phòng Môi giới để quá trình thực hiện công việc giao dịch được diễn ra một cách liên tục, đúng yêu cầu

c Xử lý các tình huống trong quá trình thực hiện quy trình nộp tiền khi chưa cần có

sự can thiệp của cấp có thẩm quyền cao hơn

d Giám sát việc thực hiện quy trình nộp tiền của các nhân viên trong phòng

e Chịu trách nhiệm về việc các vấn đề phát sinh từ quy trình nộp tiền tại phòng

f Đề xuất hỗ trợ và phối hợp với các bộ phận khác của Công ty trong việc thực hiện quy trình nộp tiền

g Trưởng Sàn giao dịch và Trưởng phòng Môi giới giám sát việc đảm bảo cân khớp

số dư giữa tài khoản tiền gửi môi giới của Phòng và tài khoản tại Ngân hàng

h Giám sát việc xếp và luân chuyển chứng từ của phòng cho bộ phận, đơn vị có liên quan

i Báo cáo P.QLGD&TT trong các trường hợp cần sự can thiệp của cấp có thẩm quyền cao

2.2 Đối với Nhân viên kế toán giao dịch/NV Nghiệp vụ

Thực hiện hạch toán nộp tiền cho KH trong giờ quy định của các ngày làm việc

a Thực hiện hạch toán nộp tiền cho KH trên phần mềm theo đúng chứng từ gốc

b Chấm các phát sinh và theo dõi để đảm bảo cân khớp số dư tiền gửi môi giới giữa tài khoản tại TSC và tại Ngân hàng

c Chấm, xếp chứng từ hàng ngày

d Bàn giao chứng từ cho Phòng kế toán theo đúng qui định của Công ty

e Nắm vững các quy trình nghiệp vụ của nhân viên kế toán giao dịch

f Trực tiếp trao đổi và làm việc với Khách hàng, Ngân hàng để thực hiện công việc được giao trong phạm vi của mình và báo cáo cho Trưởng/Phó phòng phụ trách

g Bảo mật thông tin về khách hàng và thông tin liên quan đến công việc của Phòng/Sàn

III NỘI DUNG QUY TRÌNH RÚT TIỀN

A Lưu đồ quy trình

1

2

Saii

Khách hàng điền thông tin

vào Giấy yêu cầu rút tiền

NV KTGD/NV Nghiệp vụ

nhận Giấy yêu cầu rút tiền và kiểm

tra CMTND và các thông tin UQ

4

5

6

7

8

9

Sai

Duyệt bút toán giảm tiền

Xếp, chấm chứng từ

Lưu chứng từ

Ký, đóng dấu chứng từ rút tiền

Kiểm tra bút toán giảm tiền

Khách hàng nhận chứng từ qua Ngân

hàng rút tiền Hạch toán rút tiền

B Mô tả quy trình

trách nhiệm

Tài liệu tham chiếu 7.1 Khách hàng có nhu cầu rút tiền từ tài khoản GDCK:

 Khách hàng điền đầy đủ thông tin vào 01 liên giấy rút tiền đưa cho KTGD

 Khách hàng xuất trình CMTND

Khách hàng

7.2 Kiểm tra thông tin trên giấy rút tiền, CMTND, số

tiền mặt trên tài khoản KH Kiểm tra thông tin UQ nếu người rút tiền là người được UQ

- Nếu không hợp lệ trả lại KH

- Nếu hợp lệ  thực hiện bước kế tiếp

KTGD/NVNV

7.3 Hạch toán giảm tiền cho KH:

 Ghi số bút toán, tài khoản nợ, tài khoản có trên chứng từ gốc

 In 03 liên giấy lĩnh tiền mặt

KTGD/NVNV

7.4 Kiểm tra bút toán hạch toán giảm tiền, nếu sai thì

chuyển lại cho KTGD hạch toán lại

CBKS/PPNV

7.5 Duyệt bút toán hạch toán giảm tiền cho KH CBKS/PPNV

7.6 Ký và đóng dấu vào giấy lĩnh tiền TSGD/Bộ

phận văn thư

7.7 KH nhận lại 03 giấy lĩnh tiền, sau đó mang sang NH

ký và nhận tiền

Khách hàng

7.8 Nhận sao kê tài khoản và sổ phụ từ NH, thực hiện

đối chiếu các giao dịch phát sinh trong ngày bảo

đảm khớp đúng

Xếp chứng từ theo thứ tự

KTGD/NVNV

 Một số bất cập trong quy trình trên:

 KTGD/NVNV thường chỉ kiểm tra thông tin cá nhân như họ tên, số CMTND và

số tiền bằng số, bằng chữ của khách hàng, mà không kiểm tra xem chữ ký trong Giấy yêu cầu rút tiền của Khách hàng với chữ ký gốc của Khách hàng trong Hợp đồng mở tài khoản có khớp với nhau không

 Việc hệ thống không hỗ trợ hiển thị đầy đủ các chữ ký mẫu của khách hàng khiến CBKS/PPNV sau khi nhận Giấy yêu cầu rút tiền của khách hàng từ KTGD/NVNV cũng chỉ có thể kiểm tra lại một lần nữa các thông tin cá nhân, xác nhận đủ tiền cho khách hàng rút mà không thể đối chiếu được chữ ký trên Giấy yêu cầu rút tiền

và chữ ký gốc của khách hàng lưu trên hệ thống

 Vì theo quy định thì Công ty chứng khoán không quản lý tài khoản tiền của nhà đầu tư, mà phải là ngân hàng Chính vì vậy, chứng từ sau khi được duyệt qua hệ thống của Công ty chứng khoán thì sẽ được chuyển qua Ngân hàng để Ngân hàng trả tiền cho khách hàng Việc này khiến thời gian rút tiền của khách hàng lâu hơn, thủ tục nhiều hơn

 Một số biện pháp nhằm cải thiện quy trình được tốt hơn:

 Nâng cấp hệ thống công nghệ thông tin nhằm đảm bảo tất cả các chữ ký mẫu của khách hàng đều được hiển thị trên hệ thống, phục vụ công tác kiểm tra, kiểm soát của KTGD/NVNV và CBKS/PPNV

 Nâng cấp và tìm giải pháp để hệ thống công nghệ của Công ty chứng khoán và Ngân hàng có thể kết nối được với nhau, nhằm cung cấp dịch vụ tốt nhất cho khách hàng

ÁP DỤNG NỘI DUNG MÔN HỌC VÀO THỰC TẾ CÔNG VIỆC

 Hệ thống sản xuất JIT/LEAN/TPS

Trong quá trình cạnh tranh, nhà quản lý luôn luôn tìm cách tiết kiệm chi phí, rút ngắn thời gian sản xuất, giảm giá thành và nâng cao hiệu quả kinh tế Just-in-Time là một trong những công cụ được tìm ra nhằm đáp ứng yêu cầu này Người Nhật đã phát triển

và hoàn thiện Just - In - Time vào những năm 1950 và biến nó trở thành một trong hai trụ cột chính của hệ thống sản xuất rất hiệu quả, gọi là hệ thống sản xuất Toyota - (gọi tắt

là TPS) Hệ thống TPS sau này được gọi là "sản xuất đúng lúc" (Lean Manufacturing) Ngay từ khi ra đời, Lean đã gắn liền với Just - In - Time và nhận Just - In - Time làm một thành phần không thể thiếu được trong toàn bộ lý thuyết của nó

Bất cứ doanh nghiệp nào cũng muốn cắt bỏ các lãng phí, giảm thiểu chi phí, nâng cao hiệu quả hoạt động Có một số lãng phí điển hình, gây ra việc tăng chi phí làm hoạt động của công ty chưa được hiệu quả như:

 Lãng phí về văn phòng phẩm: các phòng ban đều sử dụng các loại văn phòng phẩm, đặc biệt là giấy trắng rất lãng phí Việc này có thể được loại bỏ bằng cách xây dựng văn hóa tiết kiệm trong công ty, đồng thời tính chi phí về từng phòng ban để cuối năm đánh giá thành tích, hiệu quả hoạt động

 Lãng phí về thời gian: hiện nay nhiều quy trình trong công ty còn rườm rà, thủ tục hành chính phức tạp, mất nhiều thời gian, làm giảm năng suất của nhân viên Vấn đề này buộc các phòng ban phải rà soát lại quy trình, cắt giảm các thủ tục không cần thiết, sử dụng tối đa hiệu quả của công nghệ bằng cách gửi email

 Lãng phí về nguồn nhân lực: hiện nhân sự của công ty vừa thiếu lại vừa thừa Do thời gian qua công ty tăng trưởng quá nóng, dẫn tới nhân sự cho các phòng ban đều thiếu Sau quá trình tuyển dụng ồ ạt, hiện nay tồn tại nhiều vị trí đòi hỏi phải

có trình độ chuyên môn cao, nghiệp vụ giỏi nhưng chưa tìm được người phù hợp, trong khi đó nhiều nhân sự tuyển dụng thời gian qua không đáp ứng được yêu cầu Việc rà soát, đánh giá nhân sự là rất cần thiết, cần làm ngay

 Hệ thống sản xuất LEAN – Công cụ 5S

5S là nền tảng cơ bản để thực hiện các hệ thống đảm bảo chất lượng xuất phát từ quan điểm nếu làm việc trong một môi trường lành mạnh, sạch đẹp, thoáng đãng, tiện lợi thì tinh thần sẽ thoải mái hơn, năng suất lao động sẽ cao hơn và có điều kiện để việc áp dụng một hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả hơn

5S theo tiếng Nhật là: “SERI”, “SEITON”, “SEISO”, SEIKETSU” và

“SHITSUKE”, theo tiếng Việt là: “SÀNG LỌC”, “SẮP XẾP”, “SẠCH SẼ”, SẴN SÀNG” và “SÂU SÁT”

Theo tôi 5S là một phương pháp rất hiệu quả để huy động con người, cải tiến môi trường làm việc và nâng cao năng suất của doanh nghiệp Tôi nhận thấy khi xây dựng 5S

sẽ xây dựng ý thức cải tiến cho mọi người tại nơi làm việc; xây dựng tinh thần đồng đội giữa mọi người; phát triển vai trò lãnh đạo của cán bộ lãnh đạo và cán bộ quản lý thông qua các hoạt động thực tế; xây dựng cơ sở để đưa vào các kỹ thuật cải tiến

Nơi làm việc trở nên sạch sẽ và ngăn nắp hơn, tăng cường phát huy sáng kiến cải tiến, mọi người làm việc có kỷ luật Các điều kiện hỗ trợ luôn sẵn sàng cho công việc

Chỗ làm việc trở nên thuận tiện và an toàn hơn Nhân viên tự hào về nơi làm việc sạch

sẽ và ngăn nắp, đem lại nhiều cơ hội sản xuất, kinh doanh có hiệu quả hơn

Khi thực hiện 5S thành công trong công ty, những thứ không cần thiết sẽ được loại

bỏ khỏi nơi làm việc, những vật dụng cần thiết được xếp ngăn nắp, gọn gàng, đặt ở những vị trí thuận tiện cho người sử dụng, máy móc thiết bị trở nên sạch sẽ, được bảo dưỡng, bảo quản Từ các hoạt động 5S sẽ nâng cao tinh thần tập thể, tạo sự hoà đồng của mọi người, qua đó mọi người làm việc có thái độ tích cực, có trách nhiệm và ý thức trong công việc