Quy trình quản lý văn bản đến tại cơ quan văn phòng bộ tài nguyên và môi trường (TNMT)

Từ ngày thành lập đến nay, Văn phòng Bộ TN&MT đã triển khai, thực hiện và đạt kết quả tốt các nhiệm vụ được giao như: đã xây dựng và trình Bộ trưởng ban hành quy chế làm việc của Bộ, quy

BỘ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG (TN&MT)

Việc hoàn thiện các quy trình hoạt động tác nghiệp tại bất kỳ một doanh nghiệp/tổ chức nào cũng là một vấn đề hết sức quan trọng để doanh nghiệp/tổ chức hoạt động một cách có hiệu quả nhất Vì vậy tôi lựa chọn Quy trình quản

lý văn bản đến (là một trong những nội dung của công tác văn thư, lưu trữ) tại

cơ quan Văn phòng Bộ Tài nguyên và Môi trường (TN&MT) là nơi tôi đang làm việc để mô tả, phân tích thực trạng và những bất cập trong công tác quản lý tại Văn phòng Bộ TN&MT

1 Thông tin chung về Văn phòng Bộ TN&MT

Văn phòng Bộ TN&MT là tổ chức của Bộ TN&MT, được thành lập theo Nghị định số 91/2002/NĐ-CP ngày 11 tháng 11 năm 2002 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tài nguyên và Môi trường Văn phòng có chức năng giúp Bộ trưởng theo dõi, đôn đốc các tổ chức, cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ thực hiện chương trình, kế hoạch, nhiệm vụ công tác của Bộ; tổng hợp tình hình thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của Bộ; thực hiện công tác hành chính, quản trị, văn thư, lưu trữ và y tế của cơ quan

Bộ

Từ ngày thành lập đến nay, Văn phòng Bộ TN&MT đã triển khai, thực hiện và đạt kết quả tốt các nhiệm vụ được giao như: đã xây dựng và trình Bộ trưởng ban hành quy chế làm việc của Bộ, quy chế phát ngôn và cung cấp thông tin cho báo chí của Bộ TN&MT, quy chế công tác văn thư - lưu trữ của Bộ, các nội quy, quy định của cơ quan Bộ và tổ chức thực hiện Quy chế sau khi được ban hành; ứng dụng công nghệ thông tin để phục vụ công tác quản lý, điều hành của Lãnh đạo Bộ; tổ chức thực hiện hiện đại hóa nền hành chính của Bộ, gồm các nội dung: kỷ luật, kỷ cương hành chính, đổi mới lề lối và phương thức làm việc, tin học hóa quản lý hành chính, hiện đại hóa công sở…

2 Mô tả quy trình quản lý văn bản đến

2.1 Mục đích

Quy trình quản lý văn bản đến quy định các bước thực hiện nhằm đảm bảo sự thống nhất về thủ tục tiếp nhận, xử lý, phân phối và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản “Đến” tại Phòng Văn thư – Lưu trữ, Văn phòng Bộ Tài nguyên và Môi trường

2.2 Phạm vi áp dụng

Quy trình quản lý văn bản đến được áp dụng đối với tất cả các văn bản

“Đến” tại Phòng Văn thư – Lưu trữ, Văn phòng Bộ Tài nguyên và Môi trường

2.3 Sơ đồ thực hiện các bước công việc

Các

bước

thực

hiện

Trách nhiệm Trình tự công việc

Tài liệu, biểu mẫu liên quan

Thời gian thực hiện

Bước 1 PhòngVTLT Mẫu Phiếu xửlý công văn

(Phụ lục 7.1) ½ ngày

Bước 2 Văn phòngLãnh đạo Mẫu Phiếu xửlý công văn Theo Quy chếlàm việc

Bước 3 Phòng Vănthư – Lưu

trữ

Hệ thống QLVB (Phụ lục 7.2)

Ngay sau khi tiếp nhận VB

Bước 4

Phòng

Theo Quy chế làm việc Lãnh đạo

Bước 5 Phòng Vănthư – Lưu

trữ

Mẫu Phiếu xử

lý công văn Ngay sau khitiếp nhận VB

Tiếp nhận văn bản “Đến”

Chỉ đạo giải quyết

Lưu ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Văn phòng, chuyển công văn đến các

đơn vị

Xử lý công văn, trình Lãnh đạo Bộ

Chỉ đạo giải quyết

Chuyển công văn đến các đơn vị

Xử lý công văn đến

bước

thực

hiện

Trách nhiệm Trình tự công việc

Tài liệu, biểu mẫu liên quan

Thời gian thực hiện

Bước 7 Phòng Vănthư – Lưu

trữ

Hệ thống QLVB Theo Quy chếVTLT

2.4 Mô tả các bước thực hiện của quy trình

2.4.1 Công đoạn I : Tiếp nhận và đăng ký văn bản "Đến"

Bước 1: Tiếp nhận văn bản "Đến"

a) Tất cả văn bản gửi “Đến” Bộ hoặc các đơn vị thuộc Bộ bằng bất cứ hình thức nào (đường bưu điện, Fax, Telex, Email, do Lãnh đạo, cán bộ, chuyên viên nhận về) đều được tiếp nhận và làm thủ tục đăng ký văn bản “Đến” tại Văn thư Trong trường hợp gấp, các bản Fax, Telex hoặc Email được xử lý như văn bản “Đến” để bảo đảm thời gian, nhưng sau đó phải có bản chính văn bản để bảo đảm tính pháp lý

b) Phòng Văn thư - Lưu trữ có nhiệm vụ nhận, bóc bì tất cả văn bản

“Đến” (trừ trường hợp văn bản mật, trường hợp các bì gửi đích danh tổ chức, cá nhân hoặc ghi rõ “chỉ người có tên trên bì thư mới được bóc”, “gửi tận tay người nhận” thì đăng ký theo dõi và chuyển đúng tên người nhận trên bì hoặc chuyển bộ phận thư ký Lãnh đạo Bộ)

Khi nhận văn bản, Văn thư phải kiểm tra số bì với sổ giao, kiểm tra các mối dán, dấu niêm phong rồi mới ký nhận Chuyển trả lại Bưu điện hoặc cơ quan gửi văn bản những văn bản gửi nhầm địa chỉ

Khi bóc bì văn bản cần lưu ý:

- Những bì có đóng các dấu độ Khẩn cần được bóc trước để giải quyết kịp thời;

- Không gây hư hại đối với văn bản trong bì; không làm mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện; cần soát lại bì, tránh để sót văn bản;

Theo dõi, đôn đốc

- Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì; trường hợp phát hiện có sai sót, cần thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết;

- Ngoài những bì có đóng các dấu độ Khẩn cần được bóc trước để giải quyết kịp thời;

- Cán bộ Văn thư thực hiện việc bóc bì để làm thủ tục tiếp nhận văn bản 4 lần trong một ngày (7h30; 11h00; 13h30 và 16h00)

Việc làm thủ tục tiếp nhận văn bản “Đến”theo trình tự sau:

- Phân loại văn bản theo các mức độ “Hoả tốc”, “Thượng khẩn”, “Khẩn”

và theo tính chất quan trọng của văn bản

- Đóng dấu “Đến” vào khoảng trống dưới mục trích yếu hoặc khoảng trống trên đầu văn bản; ghim Phiếu xử lý văn bản “Đến”, ghi số thứ tự, ngày đến trên dấu “Đến”và trên Phiếu xử lý Công văn “Đến” (Yêu cầu ở trên Phiếu xử lý văn bản phải thể hiện đầy đủ các mức độ Khẩn, Mật, Hồ sơ kèm theo, thời hạn giải quyết)

- Nhập vào Hệ thống Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc trên máy tính các dữ liệu của tất cả công văn “Đến”: số hiệu Công văn, số “Đến”, ngày gửi, ngày nhận, cơ quan gửi, khối cơ quan gửi, thời hạn xử lý, trích yếu công văn, loại tài liệu, ghi chú và quét văn bản vào Hệ thống Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc

- Khi đăng ký văn bản, cần bảo đảm rõ ràng, chính xác; không viết bằng bút chì, bút mực đỏ; không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng

Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, cán

bộ văn thư cũng phải kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản, v.v ; trường hợp phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết

c) Đối với đơn thư khiếu nại, tố cáo, người bóc bì phải giữ lại bì và đính kèm thư, tiến hành phân loại, vào sổ, trình Lãnh đạo Phòng Văn thư – Lưu trữ

ký phiếu chuyển văn bản đến các đơn vị có thẩm quyền giải quyết Thanh tra

Bộ, các Tổng cục, Cục tổ chức theo dõi, cập nhật và quản lý đơn thư khiếu nại,

tố cáo được giao xử lý hoặc trực tiếp tiếp nhận để xử lý theo thẩm quyền

d) Đối với các văn bản Mật, Lãnh đạo Phòng Văn thư - Lưu trữ hoặc cán

bộ Văn thư được phân công trực tiếp đăng ký vào sổ văn bản Mật, không nhập vào Hệ thống Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc trong máy tính Sau khi vào

sổ, văn bản Mật phải được cho vào bì dán kín và chuyển người có thẩm quyền giải quyết

đ) Thời gian từ lúc nhận được văn bản “Đến” lúc trình Lãnh đạo Văn phòng không quá ½ ngày làm việc

2.4.2 Công đoạn II : Trình và chuyển giao văn bản đến

* Bước 2: Trình Lãnh đạo Văn phòng Bộ

- Phòng Văn thư – Lưu trữ trình văn bản “Đến” xin ý kiến xử lý của Lãnh đạo Văn phòng 3 lần trong một ngày (8h00, 10h00 và 14h30)

- Cách xếp văn bản trên cặp trình Lãnh đạo Văn phòng:

Kẹp phía bên trái cặp: Các văn bản Mật, giấy mời họp, các văn bản gửi đích danh hoặc mang tính chất cá nhân của Lãnh đạo Văn phòng

Kẹp phía bên phải cặp: Các văn bản còn lại (Chú ý: Các văn bản có thời hạn giải quyết, có tính chất quan trọng xếp lên trước…)

- Đối với các văn bản Khẩn, Thượng khẩn, Hoả tốc, Phòng Văn thư - Lưu trữ làm thủ tục tiếp nhận văn bản “Đến” theo trình tự trên và báo cáo ngay Lãnh đạo Văn phòng biết để có ý kiến xử lý

* Bước 3: Lưu ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Văn phòng Bộ, chuyển văn

bản đến các đơn vị

- Sau khi Lãnh đạo Văn phòng Bộ xử lý, Phòng Văn thư – Lưu trữ nhận lại văn bản, nhập bổ sung ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo Văn phòng vào Hệ thống Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc và được chuyển giao cho các đơn vị hoặc Lãnh đạo Bộ giải quyết Việc chuyển giao văn bản đến cần bảo đảm những yêu cầu sau:

+ Chính xác: Văn bản đươc chuyển phải đúng người, đúng đối tượng Phải lưu ý thời hạn giải quyết, ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Văn phòng Bộ để theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản

+ Nhanh chóng: văn bản cần được chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm giải quyết trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo;

+ Đúng đối tượng: văn bản phải được chuyển cho đúng người nhận;

+ Chặt chẽ: khi chuyển giao văn bản, phải tiến hành kiểm tra, đối chiếu

và người nhận văn bản phải ký nhận; đối với văn bản đến có đóng dấu “Thượng khẩn” và “Hoả tốc” (kể cả “Hoả tốc” hẹn giờ) thì cần ghi rõ thời gian chuyển

- Thời gian thực hiện: ngay sau khi tiếp nhận văn bản trả ra của Lãnh đạo Văn phòng

* Bước 4: Trình Lãnh đạo Bộ

- Đối với văn bản do Lãnh đạo Bộ xử lý, Phòng Văn thư – Lưu trữ có trách nhiệm chuyển Phòng Tổng hợp (cụ thể là bộ phận Thư ký Lãnh đạo Bộ)

để trình Lãnh đạo Bộ

- Sau khi có ý kiến chỉ đạo giải quyết của Lãnh đạo Bộ, Phòng Tổng hợp

có trách nhiệm nhập ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ vào cơ sở dữ liệu văn bản

và chuyển lại Phòng Văn thư để gửi theo địa chỉ đã được Lãnh đạo Bộ có ý kiến Các văn bản gấp cần phải được chuyển ngay đến người có thẩm quyền xử

lý để bảo đảm đúng thời hạn ghi trong văn bản

* Bước 5: Chuyển văn bản đến các đơn vị theo ý kiến chỉ đạo

- Sau khi Lãnh đạo Bộ xử lý, Phòng Văn thư – Lưu trữ nhận lại văn bản

và căn cứ ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ, cán bộ văn thư phân công văn vào các sổ công văn của các đơn vị

- Thời gian thực hiện: ngay sau khi tiếp nhận văn bản trả ra của Lãnh đạo Bộ

2.4.3 Công đoạn III: Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

* Bước 6: Các đơn vị tiếp nhận văn bản “Đến”

Cán bộ văn thư của đơn vị hoặc người được thủ trưởng đơn vị giao trách nhiệm, sau khi tiếp nhận văn bản đến, phải vào sổ đăng ký của đơn vị, trình thủ trưởng đơn vị xem xét và cho ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu

có) Căn cứ vào ý kiến của thủ trưởng đơn vị, văn bản đến được chuyển cho cá nhân trực tiếp theo dõi, giải quyết

Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết kịp thời theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức; đối với những văn bản đến có đóng các dấu độ khẩn, phải giải quyết khẩn trương, không được chậm trễ

* Bước 7: Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản “Đến”

Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn  giải quyết theo quy định của pháp luật hoặc quy định của cơ quan, tổ chức đều phải được theo dõi, đôn đốc về thời hạn giải quyết

Trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến:

- Người được giao trách nhiệm có nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc các đơn vị,

cá nhân giải quyết văn bản đến theo thời hạn đã được quy định;

- Căn cứ Quy chế công tác Văn thư – Lưu trữ, Quy chế Hệ thống Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc, cán bộ văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu về văn bản đến, bao gồm: tổng số văn bản đến; văn bản đến đã được giải quyết; văn bản đến đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết v.v để báo cáo cho người được giao trách nhiệm;

- Đối với văn bản đến có đóng đấu “Tài liệu thu hồi”, cán bộ văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định

Trường hợp văn bản gấp có hẹn giờ đến, gửi đến cơ quan ngoài giờ hành chính thì bộ phận thường trực bảo vệ phòng Quản trị thuộc Văn phòng Bộ ghi lại số văn bản trên bì, tên cơ quan gửi và báo cáo ngay Lãnh đạo Văn phòng đối với các bì thư gửi Lãnh đạo Bộ, bì thư của các cơ quan Trung ương, Tỉnh uỷ, Thành uỷ, Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh; và báo cáo lãnh đạo Phòng Văn thư - Lưu trữ đối với các bì thư khác để có ý kiến xử lý Các văn bản khác gửi đến cơ quan ngoài giờ hành chính, nhân viên thường trực có trách nhiệm tiếp nhận và bảo quản để bàn giao cho Văn thư vào đầu giờ làm việc của ngày làm việc hôm sau

3 Đánh giá những tồn tại và kiến nghị giải pháp khắc phục

3.1 Một số tồn tại của Quy trình quản lý văn bản “Đến”

Quy trình quản lý văn bản “Đến” nêu trên đã được chuẩn hóa theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 và bắt đầu thực hiện áp dụng từ tháng 01 năm 2009 Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện cho thấy Quy trình quản lý văn bản “Đến” có chỗ còn bất cập chưa hợp lý, làm kéo dài thời gian xử lý hồ sơ và làm giảm hiệu quả công tác quản lý của Bộ, cụ thể như sau:

- Tại bước 1- Tiếp nhận văn bản "Đến": quy định “Cán bộ Văn thư thực hiện việc bóc bì để làm thủ tục tiếp nhận văn bản 4 lần trong một ngày (7h30; 11h00; 13h30 và 16h00)” là chưa hợp lý, do Bộ TN&MT là Bộ quản lý đa ngành, đa lĩnh vực nên khối lượng văn bản đến Bộ trong một ngày rất nhiều, quy định chỉ bóc bì làm thủ tục tiếp nhận văn bản có 4 lần trong ngày thì sẽ không cập nhật kịp cơ sở dữ liệu vào Hệ thống Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc trên máy tính và như vậy sẽ làm chậm các bước công việc tiếp theo của Quy trình

- Tại bước 4 - Trình Lãnh đạo Bộ: thực tế thực hiện cho thấy bước công việc này mất rất nhiều thời gian trong quá trình xử lý văn bản, do các thư ký của Lãnh đạo Bộ thường xuyên tham gia các cuộc họp hoặc đoàn công tác tại các địa phương do Lãnh đạo Bộ chủ trì nên việc trình văn bản cho Lãnh đạo Bộ xử

lý thường chậm, nhất là đối với những văn bản cần xử lý gấp trả lời các Bộ, ngành và địa phương

- Hệ thống phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc hiện đang áp dụng đã lỗi thời, mỗi khi số lượng cán bộ, công chức, đơn vị truy cập cùng lúc

để nhập cơ sở dữ liệu trong quá trình xử lý công việc thì Hệ thống không đáp ứng được yêu cầu công tác tra cứu cũng như bảo quản dữ liệu và chia sẻ thông tin

3.2 Kiến nghị giải pháp khắc phục:

- Quy định bóc bì để làm thủ tục tiếp nhận văn bản 5 lần trong một ngày

(7h30; 9h00; 11h; 14h00 và 16h00)

- Bỏ quy trình tại bước 4, phòng Văn thư sẽ trình trực tiếp và chuyển văn

bản đến địa chỉ các đơn vị để xử lý công việc theo ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo

Bộ

- Nâng cấp hệ thống phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc theo

hướng hiện đại hóa phù hợp với công việc thực tế và tăng cường hệ thống thiết

bị mạng máy tính đồng bộ đảm bảo duy trì cập nhật cơ sở dữ liệu thường xuyên, liên tục

II Loại bỏ các lãng phí trong doanh nghiệp/tổ chức; dự kiến áp dụng

Qua nghiên cứu môn học Quản trị hoạt động, tôi thấy nội dung “Loại bỏ các lãng phí” trong Phương pháp sản xuất Lean (Lean Manufacturing – Lean Production) có thể áp dụng vào các công việc tại các đơn vị sự nghiệp thuộc Bộ TN&MT như công tác khoan địa chất, đo vẽ đất đai, xây dựng bản đồ địa hình, bản đồ địa chính, xử lý nước thải, vận hành liên hồ chứa…

Mục tiêu của phương pháp sản xuất Lean là hoàn toàn loại bỏ các lãng phí xảy ra trong quá trình sản xuất từ đó cho phép cải thiện hệ thống sản xuất tối

ưu, tinh gọn (theo đúng nghĩa của từ Lean) Với phương pháp Lean, doanh nghiệp sản xuất có thể giảm chi phí sản xuất, tăng sản lượng đầu ra, và rút ngắn thời gian sản xuất Các lãng phí liệt kê theo mô hình LEAN, gồm: Sản xuất thừa; Đợi chờ; Vận chuyển; Lưu kho; Thao tác; Gia công thừa; Sản phẩm hỏng

Mặc dù không phải là một doanh nghiệp chuyên về sản xuất mà là cơ quan quản lý Nhà nước nhưng chúng tôi cũng nhận thức đầy đủ về các loại lãng phí trong toàn bộ hoạt động của mình Chúng tôi lựa chọn một số giải pháp nhằm hạn chế các loại lãng phí đó:

(1) Giáo dục cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan nhận thức rõ về lãng phí:

Mỗi thành viên phải nhận thức được các loại lãng phí và trách nhiệm của mình trong việc loại bỏ nó Bản thân những người Lãnh đạo trong cơ quan cũng phải thực hiện nghiêm túc để nhân viên noi gương học tập

(2) Nguyên nhân gây ra lãng phí và nhận dạng nó bằng cách nào:

Lãng phí có thể phát sinh trong bất kỳ khâu nào trong hoạt động quản lý hàng ngày Muốn nhìn ra lãng phí đòi hỏi phải nhận thức được những bất cập, tồn tại trong các hoạt động thường xuyên của đơn vị Đây là một trong việc quan trọng để xác định ra lãng phí, vì khó nhất đó là không xác định được những bất cập, tồn tại trong quy trình hoạt động, xử lý công việc để biết mình đang lãng phí gì, lãng phí ở khâu nào

(3) Biện pháp thực hiện để loại bỏ các lãng phí không cần thiết:

- Thực hiện tốt nguyên tắc 5S trong điều hành công việc hàng ngày:

+ Sort (Sàng lọc): Luôn luôn sàng lọc để xác định những gì không cần dùng đến thì bỏ đi hoặc điều chuyển đến nơi cần thiết;

+ Simplify (Sắp xếp): Sắp xếp bộ máy phòng ban; quy trình công việc; các công cụ, dụng cụ làm việc một cách khoa học;

+ Shine (Sạch sẽ) : Luôn luôn bảo đảm sạch sẽ nơi làm việc và môi trường làm việc

+ Standardize (Sẵn sàng): Khi cần thiết cho công việc và sẵn sàng loại bỏ các biến động trong công việc cũng như thay đổi khi cần thiết

+ Sustain (Săn sóc): Duy trì thực hiện công việc thường xuyên và phát hiện ra những cơ hội, nhân tố mới để phát triển công việc với chất lượng ngày càng cao

- Kết hợp chặt chẽ giữa việc hoàn thiện quy trình làm việc với việc hoàn thành công việc theo định mức nhằm thúc đẩy nhân viên có động lực cống hiến Tuy nhiên, vẫn chú trọng việc quản lý linh hoạt, thay đổi quy trình hoạt động cho phù hợp với yêu cầu đổi mới trong công tác quản lý Nhà nước; áp dụng Công nghệ thông tin vào điều hành và quản lý các hoạt động của cơ quan

- Tổ chức thực hiện tốt phong trào sáng kiến, ý tưởng cải tiến phong cách làm việc và thái độ phục vụ người dân và doanh nghiệp

Tóm lại: Một doanh nghiệp hay tổ chức muốn tồn tại và phát triển phải

luôn tự đổi mới, tìm ra những điểm bất cập trong hoạt động của bộ máy điều hành và phải biết tối ưu nó nhằm loại bỏ những lãng phí không cần thiết để đạt