Quy trình kế toán thanh toán tại phòng kế toán công ty TNHH đầu tư nhất việt

Giới thiệu hoạt động tác nghiệp Quy trình kế toán thanh toán quy định nhiệm vụ, nội dung công việc của nhân viên Kế toán thanh toán tại doanh nghiệp đồng thời quy đinh các sổ sách báo c

Quy trình kế toán thanh toán tại phòng Kế toán Công Ty TNHH Đầu Tư Nhất Việt

I Sơ lược về công ty và hoạt động tác nghiệp:

1.Giới Thiệu Về Công ty :

Công Ty TNHH Đầu Tư Nhất Việt

Địa chỉ : Số 2 Trần Khánh Dư- phường Cẩm Đông, thị xã Cẩm Phả, tỉnh Quảng Ninh

Nghành nghề kinh doanh chính: Kinh doanh than, vật tư, phụ tùng máy khai thác mỏ, vận chuyển, san lấp mặt bằng

2 Lựa chọn hoạt động tại doanh nghiệp để phân tích - Quy trình kế toán thanh toán tại phòng Kế toán.

Đây là hoạt động đơn giản diễn ra hàng ngày có tác động đến tất cả các cán bộ công nhân viên trong doanh nghiệp Trung tâm diễn ra hoạt động là tại phòng Kế toán nhưng thông tin của nó được xử lý tốt sẽ tác động lên cấp trên là

bộ máy quản lý , quản trị doanh nghiệp và hiệu quả của nó tác động trực tiếp đến quyền lợi của đông đảo bộ phận người lao động Quy trình này tuy đơn giản nhưng hiểu được giá trị và hiệu quả của quy trình sẽ có tác động to lớn đến công tác quản trị doanh nghiệp

II Giới thiệu hoạt động tác nghiệp

Quy trình kế toán thanh toán quy định nhiệm vụ, nội dung công việc của nhân viên Kế toán thanh toán tại doanh nghiệp đồng thời quy đinh các sổ sách báo cáo, biểu mẫu của nhân viên kế toán thanh toán phải ghi chép và lữu trữ

1 Lưu đồ

Bước 1

Không hợp lệ Hợp lệ

Nhận Chứng

Từ từ các bộ phận

Trả lại chứng từ

Kiểm Tra chứng từ

Phân bổ chi phí theo

dự án, hợp đồng

Kiểm soát theo dõi thu, chi, công nợ, tạm ứng

Kiểm quỹ, theo dõi thu chi tổng

hợp

Phân loại, lưu trữ chứng từ

Bước 2

Bước 3

Bước 4

Tổng hợp, báo cáo, thu chi, sổ quỹ tiền mặt, các biểu mẫu báo cáo

Bước 5

Bước 6

Bước 7

Viết phiếu thu, chi chuyển thủ quỹ

2- Diễn giải nội dung:

Bước 1: Nhận hồ sơ thanh toán theo yêu cầu thu chi, tạm ứng thanh quyết toán

phát sinh hàng ngày từ các bộ phận, cán bộ công nhân viên và các văn phòng giao dịch, tiến hành kiểm tra, kiểm soát tính hợp lý, hợp lệ của bộ hồ sơ chứng

từ đó cùng các chứng từ kèm theo để kiểm tra và ký xác nhận Nếu bộ hồ sơ không hợp lý hợp lệ theo quy định thì trả lại nơi xuất phát ban đầu đề chỉnh sửa.Nếu bộ hồ sơ đạt yêu cầu thì ký vào nơi quy định và chuyển cho lãnh đạo duyệt

Bước 2: Khi các hồ sơ đã được ký duyệt, tập hợp lên kế hoạch chi, viết phiếu

thu, phiếu chi đúng quy đinh, ký vào phiếu trình Trưởng phòng duyệt sau đó chuyển tới thủ quý thu, chi tiền theo mẫu của Bộ tài chính Sau khi thủ quỹ đã thu chi tiền, thủ quỹ ký xác nhận vào phiếu và chuyển lại một liên cho kế toán thanh toán

Bước 3: sau khi nhận được phiếu thu chi, kế toán thanh toán tập hợp, bóc tách

phân loại chi phí và phân bổ theo đúng dự án, hợp đồng hoặc các nghiệp vụ kinh tế phát sinh để ghi sổ Lập bảng tổng hợp phân loại chi phí, lập báo cáo chi tiết theo mẫu Việc bóc tách chứng từ được thực hiện trên từng loại nghiệp

vụ kinh tế phát sinh Nếu chứng từ đó phát sinh phục vụ cho dự án/hợp đồng cụ thể, cán bộ kế toán hoạch toán phân bổ khoản chi phí đó cho đúng dự án và hợp đồng theo khoản mục chi phí đã định sẵn

Bước 4: Kiểm soát và theo dõi tình hình tạm ứng, thanh quyết toán của cán bộ

công nhân viên, các khoản vay, tạm ứng phải được vào sổ theo dõi để đôn đốc cán bộ công nhân viên thanh toán đúng thời hạn quy định Lập báo cáo số dư tạm ứng, tình hình tạm ứng, thanh quyết toán trong tuần theo mẫu Khi các khoản tạm ứng, vay đã được thanh quyết toán , kế toán thanh toán phải hạch toán và trừ tạm ứng đi cho các khoản đó theo mẫu Sổ chi tiết theo dõi tạm ứng của Bộ tài chính

Bước 5: Kiểm soát quỹ, kiểm kê quỹ theo định kỳ, theo dõi số dư tiền gửi tại

các ngân hàng Lập và ghi chép sổ quỹ theo dõi thu chi theo mẫu của Bộ Tài chính Lập báo cáo số dư tồn quỹ hàng ngày và đối chiểu với thủ quỹ theo mẫu quy định Kiểm soát các khoản công nợ phải trả cho nhà cung cấp, ngân hàng, trả khác, kiểm soát theo dõi các khoản thu chi tổng hợp

Bước 6: Tổng hợp, lập các báo cáo.

Báo cáo nhanh theo mẫu BM-KTTV-07.05

Báo cáo tuần/tháng theo mẫu BM-KTTV-07.06

Tập hợp chứng từ báo cáo thuế VAT hàng tháng, chứng từ thu chi quyết toán thuế tháng, năm

Bước 7: Lưu trữ chứng từ:

- Các hồ sơ chứng từ sau khi phân loại sẽ được bóc tác ra và lưu từng file nhỏ theo từng đối tượng thanh toán, từng khoản mục thanh toán và lưu theo thứ tự thời gian

- Một bộ hồ sơ lưu phải bao gồm đầy đủ các chứng từ gốc phát sinh trong toàn

bộ quá trình của bộ hồ sơ đó từ khâu tạm ứng đến khi kết thúc để tiện cho việc kiểm tra kiểm soát sau này

- Các chứng từ gốc , sổ sách được in ấn và lưu trữ theo trình tự thời gian theo quy định của Công ty và Bộ tài chính

* Hồ sơ chứng từ lưu trữ: Phiếu thu phiếu chi; Sổ quỹ tiền mặt; Các báo cáo form biểu mẫu đã lập tại các bước trên; Các hồ sơ chứng từ thanh toán kèm theo

3 Biểu mẫu liên quan:

Bảng tổng hợp phân loại chi phí; Sổ theo dõi thu chi ngân quỹ; Sổ theo dõi

tạm ứng, quyết toán tiền mặt; Báo cáo tổng hợp các khoản công nợ phải trả;

Bảng kê hóa đơn chứng từ hàng hóa mua vào; Báo cáo nhanh; Báo cáo tuần/tháng; Sổ chi tiết thanh toán tạm ứng;Phiếu thu/ chi.

III Các tốn tại, bất cập của quy trình nguyên nhân và kiến nghị biện pháp

-Thứ nhất là việc lưu trữ chứng từ :

Chứng từ, hóa đơn gốc được lưu trực tiếp tại bộ phận chi ngân quỹ đặc biệt là hóa đơn đỏ nhằm phục vụ mục đích kê khai thuế VAT thường được đóng ngay trong tập chứng từ thu chi quỹ nhằm phục vụ công tác kiểm toán Khi tiến hành các đợt kiểm tra thuế và hoàn thuế VAT cán bộ theo dõi thuế phải mất rất nhiều thời gian nhằm bóc tách chứng từ đảm bảo tính khớp đúng với bản kê khai Việc lưu trữ này rải rác nhất là các doanh nghiệp lớn thì thời gian phục vụ cho công tác kiểm tra thuế rất khó khăn và tính minh bạch của báo cáo không đảm bảo

Khi thanh toán kế toán thanh toán thì kế toán nên làm một bản sao kê hóa đơn và một bản copy hóa đơn nhằm lưu trữ chứng từ Bản gốc ký giao nhận cho kế toán thuế nhằm mục đích lưu trữ toàn bộ hóa đơn gốc tại kế toán thuế

Với các hóa đơn phục vụ công tác xây dựng cơ bản cũng áp dụng tương

tự để phục vụ công tác tập hợp chi phí và đảm bảo tính pháp lý của bộ hồ sơ tài sản đầu tư qua xây dựng cơ bản

-Thứ hai là thời gian nhận và trả kết quả chưa được quy định rõ nó tạo bất

lợi cho chính người thanh toán và người đi thanh toán Kế toán thì mất thời gian nhận chứng từ, kiểm tra chứng từ hàng ngày

Công việc chỉ hiệu quả nếu quy định ngày nhận và ngày trả chứng từ thanh toán Ngày nhận chứng từ nên vào thứ 4 và ngày trả nên vào chiều thứ 6, Thủ quỹ cũng phải nắm được lịch để chuẩn bị ngân quỹ cho việc thanh toán vào ngày thứ 6 Các chứng từ chưa hợp lệ cũng được trả lại vào thứ 6 để có một tuần chuẩn bị bổ sung

-Thứ ba là việc công bố quy trình chuẩn và các quy định chuẩn về chứng từ

hợp lý, hợp lệ còn phụ thuộc vào trình độ và kinh nghiệm của người làm thanh toán Tính linh hoạt của người làm thanh toán chưa cao còn quá máy móc dựa vào quy trình có sẵn không linh động để xử lý chứng từ dẫn đến việc lãng phí trong công tác lập chứng từ gốc

Bộ phận quản lý nên công bố chuẩn các chứng từ, bộ chứng từ được gọi

là hợp lệ hợp lý cùng với việc tập huấn cán bộ có liên quan đến thanh toán để tránh lãng phí cũng như tạo tâm lý hợp tác trong khi tác nghiệp của kế toán và người thanh toán

-Thứ tư là việc sao kê 2 liên phiếu chi theo quy định cũ hiện tại là bất cập,

lãng phí thời gian ký duyệt, dễ gây nhầm lẫn, dễ dẫn đến tiêu cực Cần loại bỏ việc sao kê vì hiện tại Bộ Tài chính cũng không quy định cụ thể về liên phiếu chi lưu tại gốc của phòng kế toán

-Thứ năm là chưa có bộ phận tài chính đủ mạnh Bộ phận tài chính cân đối

nguồn và tạo ngân quỹ thanh toán trong khi bộ phận kế toán lại tiếp xúc trực tiếp với người thanh toán và cân đối nhu cầu thanh toán Nếu phối hợp không tốt dẫn đến thừa nhân sự mà không giải quyết triệt để công việc, kịp thời cho hoạt động kinh doanh

Sau khi kết thúc môn học tôi thấy mô hình LEAN rất hữu ích cho công việc của tôi Những kiến thức thu được qua môn học giúp tôi tổ chức lại được công việc của mình từ việc nhập hàng, thời gian và chi phí vận chuyển, dự trữ than và thiết bị vật tư cho khách hàng do đặc điểm của sản suất than của TKV là theo

kế hoạch và phụ thuộc vào thời tiết Mức dự trữ phải đảm bảo được mức độ an toàn cho những khách hàng của công ty vì khi thời tiết xấu thì việc khai thác và vận chuyển sẽ rất khó khăn trong khi nguồn cung ngày càng hạn chế Mặt khác cũng phải dự đoán tương đối chính xác tiến độ tiêu thụ để tránh phải tồn kho quá nhiều gây đọng vốn và chi phí lưu kho cao (Công ty phải trả tiền một khoản tiền lớn trước để mua than dự trữ) Tăng cường kiểm tra, giám sát và cắt giảm những công đoạn gây chậm trễ trong vận chuyển, lưu kho và giao hàng cho khách hàng, đặc biệt là than để tránh thất thoát, hao hụt và kịp tiến độ Chủ động làm việc với nhà cung cấp và khách hàng của mình để có kế hoạch tốt nhất trong việc giao nhận hàng như chất lượng hàng, đầy đủ hàng Ghi chép

và theo dõi chính xác thông số kỹ thuật của vật tư, hàng hoá, thời gian bảo

đó công ty có thể chủ động dự trữ những vật tư cần thiết cho khách hàng Chủ động sát sao với việc giao hàng đồng bộ, kịp thời và các thủ tục cần thiết để đảm bảo đẩy nhanh việc thanh toán cho nhà cung cấp và vì vậy công tác thu hồi công nợ của khách hàng, cân đối tài chính để luôn đảm bảo khả năng thanh toán nhanh của công ty