Quy trình kế toán thanh toán tại phòng kế toán công ty CP đầu tư XD và bê tông vĩnh tuy

3- Diễn giải nội dung:Bước 1: Nhận hồ sơ thanh toán theo yêu cầu thu chi, tạm ứng thanh quyết toán phát sinh hàng ngày từ các bộ phận, cán bộ công nhân viên và các văn phòng giao dịch, t

Quy trình kế toán thanh toán tại phòng Kế toán công ty CP đầu tư XD và

bê tông Vĩnh Tuy

Khi thực hiện các hoạt động tác nghiệp hiện nay tại doanh nghiệp Theo anh chị doanh nghiệp hiện có những loại lãng phí nào trong 7 loại lãng phí được liệt kê theo mô hình LEAN? Loại bỏ những lãng phí đó bằng cách nào?

I.Sơ lược về doanh nghiệp và hoạt động tác nghiệp:

1.Giới thiệu về doanh nghiệp :

Tên Doanh nghiệp : Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng và Bê tông Vĩnh Tuy

Địa chỉ công ty và nhà máy : Ngõ 124 phố Vĩnh Tuy, phường Vĩnh Tuy, quận Hai Bà Trưng, Hà Nội

Nhiệm vụ sản xuất kinh doanh chính: Sản xuất bê tông cấu kiện, bê tông thương phẩm, cấu kiện, đúc sẵn

2.Lựa chọn hoạt động tại doanh nghiệp để phân tích : Quy trình kế toán thanh toán tại phòng Kế toán Đây là hoạt động đơn giản diễn ra hàng ngày có tác động đến tất cả các cán bộ công nhân viên trong doanh nghiệp Trung tâm diễn ra hoạt động là tại phòng Kế toán tài chính nhưng thông tin của nó được

xử lý tốt sẽ tỏc động lờn cấp trờn là bộ mỏy quản lý , quản trị doanh nghiệp và hiệu quả của nú tỏc động trực tiếp đến quyền lợi của đụng đảo bộ phận người lao động Quy trỡnh này tuy đơn giản nhưng hiểu được giỏ trị và hiệu quả của quy trỡnh sẽ cú tỏc động to lớn đến cụng tỏc quản trị doanh nghiệp

II Giới thiệu hoạt động tỏc nghiệp :

1.Quy trỡnh kế toỏn thanh toỏn quy định nhiệm vụ, nội dung cụng việc của nhõn viờn Kế toỏn thanh toỏn tại doanh nghiệp đồng thời quy đinh cỏc sổ sỏch bỏo cỏo, biểu mẫu của nhõn viờn kế toỏn thanh toỏn phải ghi chộp và lữu trữ

2- Lưu đồ:

Nhận yêu cầu thu , chi, HSTT từ các

bộ phận liên quan

Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của

hồ sơ

O k

O k

Stop, trả

lại hồ sơ

Viết phiếu thu, phiếu chi chuyển thủ quỹ

BM-KTTV-01.01

Bóc tách, phân loại, phân

bổ CF theo DA, HĐ

BM-BTC

Kiểm soát, theo dõi tạm ứng, lập b.cáo số d t/ứng

BM-KTTV-07.02

Kiểm soát quỹ, b.cáo số d, đối chiếu với thủ quỹ, kiểm soát các khoản công nợ phải trả, kiểm soát theo dõi thu chi tổng hợp

BM-KTTV-07.01 BM-KTTV-07.03

Tập hợp, p.loại, lu trữ c.từ thuế, b.cáo VAT tháng BM-KTTV-07.04

L

u trữ:

- Phiếu thu, phiếu chi

- Sổ quỹ tiền mặt

- Các b.cáo, form biểu

- Các hồ sơ, c.từ TT kèm theo

b ớc 1

b ớc 2

b ớc 3

b ớc 4

Tổng hợp, báo cáo

b ớc 5

b ớc 6

b ớc 7

3- Diễn giải nội dung:

Bước 1: Nhận hồ sơ thanh toán theo yêu cầu thu chi, tạm ứng thanh quyết toán

phát sinh hàng ngày từ các bộ phận, cán bộ công nhân viên và các văn phòng giao dịch, tiến hành kiểm tra, kiểm soát tính hợp lý, hợp lệ của bộ hồ sơ chứng

từ đó cùng các chứng từ kèm theo để kiểm tra và ký xác nhận Nếu bộ hồ sơ không hợp lý hợp lệ theo quy định thì trả lại nơi xuất phát ban đầu đề chỉnh sửa.Nếu bộ hồ sơ đạt yêu cầu thì ký vào nơi quy định và chuyển cho lãnh đạo duyệt

Bước 2: Khi Khi các hồ sơ đã được ký duyệt, tập hợp lên kế hoạch chi, viết

phiếu thu, phiếu chi đúng quy đinh, ký vào phiếu trình Trưởng phòng duyệt sau

đó chuyển tới thủ quý thu, chi tiền theo mẫu của Bộ tài chính Sau khi thủ quỹ

đã thu chi tiền, thủ quỹ ký xác nhận vào phiếu và chuyển lại một liên cho kế toán thanh toán

Bước 3: sau khi nhận được phiếu thu chi, kế toán thanh toán tập hợp, bóc tách

phân loại chi phí và phân bổ theo đúng dự án, hợp đồng hoặc các nghiệp vụ kinh tế phát sinh để ghi sổ Lập bảng tổng hợp phân loại chi phí, lập báo cáo chi tiết theo mẫu BM-KTTV 01.01 Việc bóc tách chứng từ được thực hiện trên từng loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh Nếu chứng từ đó phát sinh phục vụ cho dự án/hợp đồng cụ thể, cán bộ kế toán hoạch toán phân bổ khoản chi phí đó cho đúng dự án và hợp đồng theo khoản mục chi phí đã định sẵn

Bước 4: Kiểm soát và theo dõi tình hình tạm ứng, thanh quyết toán của cán bộ

công nhân viên, các khoản vay, tạm ứng phải được vào sổ theo dõi để đôn đốc cán bộ công nhân viên thanh toán đúng thời hạn quy định Lập báo cáo số dư tạm ứng, tình hình tạm ứng, thanh quyết toán trong tuần theo mẫu BM-KTTV 07.02 Khi các khoản tạm ứng, vay đã được thanh quyết toán , kế toán thanh toán phải hạch toán và trừ tạm ứng đi cho các khoản đó theo mẫu Sổ chi tiết theo dõi tạm ứng của Bộ tài chính

Bước 5: Kiểm soát quỹ, kiểm kê quỹ theo định kỳ, theo dõi số dư tiền gửi tại

các ngân hàng Lập và ghi chép sổ quỹ theo dõi thu chi theo mẫu của Bộ Tài chính Lập báo cáo số dư tồn quỹ hàng ngày và đối chiểu với thủ quỹ theo mẫu

BM KTTV 07.01 Kiểm soát các khoản công nợ phải trả cho nhà cung cấp, ngân hàng, trả khác, kiểm soát theo dõi các khoản thu chi tổng hợp

Bước 6: Phân loại và lữu trữ chứng từ, hồ sơ thu chi tiền mặt, bóc tách chứng

từ để nhập số liệu báo cáo thuế

Tập hợp chứng từ báo cáo thuế VAT hàng tháng, chứng từ thu chi quyết toán thuế tháng, năm

Bước 7: Tổng hợp lập báo cáo và lữu trữ:

* Lập báo cáo: Báo cáo nhanh theo mẫu BM-KTTV-07.05

Báo cáo tuần/tháng theo mẫu BM-KTTV-07.06

* Phương pháp lưu trữ:

- Các hồ sơ chứng từ sau khi phân loại sẽ được bóc tác ra và lưu từng file nhỏ theo từng đối tượng thanh toán, từng khoản mục thanh toán và lưu theo thứ tự thời gian

- Một bộ hồ sơ lưu phải bao gồm đầy đủ các chứng từ gốc phát sinh trong toàn

bộ quá trình của bộ hồ sơ đó từ khâu tạm ứng đến khi kết thúc để tiện cho việc kiểm tra kiểm soát sau này

- Các chứng từ gốc , sổ sách được in ấn và lưu trữ theo trình tự thời gian theo quy định của Công ty và Bộ tài chính

* Hồ sơ chứng từ lưu trữ: Phiếu thu phiếu chi; Sổ quỹ tiền mặt; Các báo cáo form biểu mẫu đã lập tại các bước trên; Các hồ sơ chứng từ thanh toán kèm theo

4- Biểu mẫu liên quan: Bảng tổng hợp phân loại chi phí; Sổ theo dõi thu chi

ngân quỹ; Sổ theo dõi tạm ứng, quyết toán tiền mặt; Báo cáo tổng hợp các

khoản công nợ phải trả; Bảng kê hóa đơn chứng từ hàng hóa mua vào; Báo cáo nhanh; Báo cáo tuần/tháng; Sổ chi tiết thanh toán tạm ứng;Phiếu thu/ chi.

III Các tốn tại của Quy trình và kiến nghị biện pháp cải thiện:

1.Việc lưu trữ chứng từ :

Chứng từ hóa đơn gốc còn được lưu trực tiếp tại bộ phận chi ngân quỹ đặc biệt là hóa đơn đỏ nhằm phục vụ mục đích kê khai thuế VAT thường được đóng ngay trong tập chứng từ thu chi quỹ nhằm phục vụ công tác kiểm toán Khi tiến hành các đợt kiểm tra thuế và hòan thuế VAT cán bộ theo dõi thuế phải mất rất nhiều thời gian nhằm bóc tách chứng từ đảmbảo tính khớp đúng với bản kê khai Việc lưu trữ này rải rác nhất là các doanh nghiệp lớn thì thời gian phục vụ cho công tác kiểm tra thuế rất khó khăn và tính minh bạch của báo cáo không đảm bảo

Khi thanh toán kế toán thanh toán nên làm một bản sao kê hóa đơn và một bản copy hóa đơn nhằm lưu trữ chứng từ Bản gốc ký giao nhận cho Kế toán thuế nhằm mục đích lưu trữ toàn bộ hóa đơn gốc tại Kế toán thuế

Với các hóa đơn phục vụ công tác xây dựng cơ bản cũng áp dụng tương

tự để phục vụ công tác tập hợp chi phí và đảm bảo tính pháp lý của bộ hồ sơ tài sản đầu tư qua xây dựng cơ bản

2.Thời gian nhận và trả kết quả chưa được quy định rõ nó tạo bất lợi cho

chính người thanh toán và người đi thanh toán Kế toán thì mất thời gian nhận chứng từ, kiểm tra chứng từ hàng ngày

Công việc chỉ hiệu quả nếu quy định ngày nhận và ngày trả chứng từ thanh toán Ngày nhận chứng từ nên vào thứ 4 và ngày trả nên vào chiều thứ 6, Thủ quỹ cũng phải nắm được lịch để chuẩn bị ngân quỹ cho việc thanh toán vào ngày thứ 6 Nếu các chứng từ chưa hợp lệ cũng được trả lại vào thứ 6 để có một tuần chuẩn bị bổ sung

3.Việc công bố quy trình chuẩn và các quy định chuẩn về chứng từ hợp lý,

hợp lệ còn phụ thuộc vào trình độ và kinh nghiệm của người làm thanh toán Tính linh hoạt của người làm thanh toán chưa cao còn quá máy móc dựa vào quy trình có sẵn không linh động để xử lý chứng từ dẫn đến việc lãng phí trong công tác lập chứng từ gốc

Bộ phận quản lý nên công bố chuẩn các chứng từ, bộ chứng được gọi là hợp lệ hợp lý cùng với việc tập huấn cán bộ có liên quan đến thanh toán để tránh lãng phí cũng như tạo tâm lý hợp tác trong khi tác nghiệp của kế toán và người thanh toán

4.Việc sao kê 2 liên phiếu chi theo quy định cũ hiện tại là bất cập, lãng phí

thời gian ký duyệt, dễ gây nhầm lẫn, dễ dẫn đến tiêu cực Cần loại bỏ việc sao

kê vì hiện tại Bộ Tài chính cũng không quy định cụ thể về liên phiếu chi lưu tại gốc của phòng kế toán

5.Với mô hình sản xuất hiện tại thì việc Tách bộ phận tài chính ra khỏi phòng

kế toán cũng là một lãng phí về nhân sự và bất cập trong tác nghiệp Bộ phận tài chính cân đối nguồn và tạo ngân quỹ thanh toán trong khi bộ phận kế toán lại tiếp xúc trực tiếp với người thanh toán và cân đối nhu cầu thanh toán Nếu phối hợp không tốt dẫn đến thừa nhân sự mà không giải quyết triệt để công việc

V Những lãng phí trong hoạt động tác nghiệp hiện nay tại doanh nghiệp:

1.Các lãng phí liệt kê theo mô hình LEAN : Sản xuất thừa; Đợi chờ; Vận chuyển; Lưu kho; Thao tác; Gia công thừa; Sản phẩm hỏng

2.Quan sát tại doanh nghiệp :

1.Sản xuất thừa: Không có hiện tượng sản xuất thừa tại doanh nghiệp tuy

nhiên do đặc thù của ngành sản xuất bê tông thì lượng sản xuất ra trên mỗi dây chuyền phải đạt chỉ số nhằm phục vụ các đơn hàng khi ngừng sản xuất phục vụ bảo dưỡng thiết bị

2.Đợi chờ: Việc đợi chờ trong sản xuất diễn ra tại khâu cung ứng nguyên liệu

đầu vào, việc bố trí mặt bằng cấp liệu không phù hợp,chỉ có một xe cấp liệu có thể vào để chất nguyên liệu bê tông vào trong nhà máy và quay đầu xe ngay tại nơi cấp liệu Bộ phận điều khiển điện phải chờ đợi đển khi đủ khối lượng mới tiến hành đóng điện chạy trạm trộn Nếu mặt bằng chất tải đủ rộng sẽ có thể bố

trí thêm xe vận chuyển phôi bê tông cấp liệu giảm thiểu thời gian chờ đợi và các thao tác của bộ phận điều khiển sản xuất

3.Vận chuyển : Việc vận chuyển bê tông từ khâu thành phẩm chuyển sang lưu

kho thành phẩm phải qua một cung độ vận chuyển dài tuy nhiên với mục đích làm sạch bê tông thành phầm nhưng do thiết kế khâu nhà xưởng có một khúc nối vuông góc phải tốn công cẩu bằng phương pháp từ nhấc bê tông từ truyền lăn sang xe goong chạy ray ( tốn một lần cẩu lên, một lần cẩu xuống, điện năng cho cẩu, điện năng sản sinh từ tính, xô lệch thành phẩm )

Khâu vận chuyển có thể tránh lãng phí nếu thay đổi đường ray vuông góc tại góc xưởng thành phẩm chuyển sang lưu kho trực tiếp bằng cẩu không cần nâng lên và đặt xuống tại xe gòong Tiết kiệm chi phí đầu tư ray, xe và đảm bảo chất lượng của bê tôngthành phẩm

4.Lưu kho: Do biến động của thị trường phôi bê tông sản xuất trong nước và

nhập khẩu, lượng bê tông tấm sản xuất ra phải lưu kho khá lớn bên cạnh đó do quy trình công nghệ nhà máy chỉ thực sự hoạt động với thời gian 250 ngày/năm thời gian còn lại là phục vụ công tác bảo dưỡng thiết bị, vận chuyển và chuẩn

bị sản xuất Xét trên thông số an toàn thì số ngày hoạt động này đảm bảo cho quy trình hoạt động một cách hiệu quả theo lý thuyết, tuy nhiên để đảm bảo phục vụ các đơn hàng thì khối lượng lưu kho tại nhà máy rất lớn ước chừng 50 đến 100 tỷ VND/tháng Điều này ảnh hưởng đến khả năng tài chính cũng như phụ thuộc nhiều vào công tác tiêu thụ Nếu tiêu thụ gặp trục trặc thì lượng vốn

ứ đọng tại kho thành phẩm lớn Việc luân chuyển thành phẩm cũng khó khăn làm ảnh hưởng đến mặt bằng phục vụ sản xuất

5.Thao tác thừa: Với thiết bị đã thiết kế dây truyền đồng bộ thì không xảy ra

hiện tượng thao tác thừa Nhưng với công nhân vận hành các thiết bị thì luôn xảy ra do các nguyên nhân : Trình độ của công nhân vận hành; Mệnh lệnh của

bộ phận chỉ huy sản xuất; Công tác chuẩn bị mặt bằng

Khâu này cần khắc phục nhược điểm bằng cách tăng cường công tác tuyển chọn công nhân viên, tập huấn thao tác, đào tạo nâng cao tay nghề và tuyên truyền nâng cao ý thức của người lao động cũng như ban hành quy trình thao tác chuẩn tại các khâu công nghệ cũng như phối hợp tốt giữa bộ phận điều

độ sản xuất và bộ phận vận hành thiết bị

6.Gia công thừa : Việc điều chỉnh các máy cấp liệu có tác động đến việc dư bê

tông trong xưởng Nếu cân chỉnh không tốt thì dư lượng nguyên liệu tại nhà máy cao tiêu tốn nhiên liệu cũng như hạn chế chất lượng đồng đều của từng mẻ

bê tông

Việc điều chỉnh giao độ của máy hàn lồng cốt thép cắt với biên độ chuẩn

là tác nhân tạo ra lượng thép trên truyền nhiều hay ít Thao tác của công nhân cùng với việc chuẩn bị máy hàn tốt sẽ hạn chế tối đa lượng théo phải xén tạo độ rộng chuẩn như yêu cầu

7.Sản phẩm hỏng : tại dây chuyền là không có do tính chuyên nghiệp và đồng

bộ cao của dây chuyền Đây là dây chuyền đồng bộ và khâu kiểm tra chất lượng được tiến hành ngay từ khi nhập nguyên liệu, cấp liệu, các quy trình chuẩn nên không có việc xảy ra sản phẩm hỏng bởi vì chỉ cần một lần thao tác sai là thiệt hại về kinh tế cực kỳ lớn

Kết luận

Với việc quan sát quy trình sản xuất tại Nhà máy bê tông Vĩnh Tuy và việc áp dụng các mô hình quản lý nhằm kiến nghị các biện pháp nhằm tránh được các lãng phí LEAN trong sản xuất là điều thiết thực và có ý nghĩa sống còn với doanh nghiệp

Trên thị trường Bê tông cạnh tranh mạnh mẽ như hiện nay với các thương hiệu nổi tiếng như Bê tông Viêt Đức, bê tông Chèm, bê tông Viglacera thì việc tìm ra các giải pháp nhằm tiết kiệm chi phí từ ngay khâu sản xuất và tác nghiệp chính là giải pháp hữu hiệu nhất giúp Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng và Bê tông Vĩnh Tuy tìm ra quy trình thao tác phù hợp nhằm tồn tại và phát triển bền vững./

The end