Quy trình đấu thầu trong công tác quản lý đầu tư xây dựng trung tâm thông tin di động KVI

Mô hình cơ cấu tổ chức của Trung tâm I theo hình thức chỉ đạo trực tiếp từ Giám đốc Trung tâm xuống các Phòng ban được thành lập theo từng chức năng công việc chính của Trung tâm Sau đây

Quy trình đấu thầu trong công tác quản lý đầu tư xây dựng Trung tâm thông tin di động KVI

Quản trị hoạt động có vị trí rất quan trọng trong sự thành công, phát triển của các tổ chức nói chung và của các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nói riêng, nhất là đối với các đơn vị hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ Một kế hoạch hoạt động tốt, kế hoạch tác nghiệp hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp có được sản phẩm/dịch vụ làm thỏa mãn tốt nhất yêu cầu của khách hàng, đó chính là sự phát triển mà bất kỳ một doanh nghiệp nào đều muốn hướng tới và Trung tâm thông tin

di động khu vực I không phải là một ngoại lệ

Sơ lược về Trung tâm thông tin di động KVI

Trung tâm Thông tin di động khu vực I là một đơn vị thành viên trực thuộc Tổng công ty Thông tin di động (VMS-Mobifone) thuộc Tập đoàn Bưu chính viễn thông Việt Nam (VNPT) được thành lập theo quyết định số 154/QĐTC ngày 22/6/1994 có chức năng quản lý và kinh doanh các mặt hàng, dịch vụ thông tin di động tại 14 tỉnh, thành phố phía Bắc

Trụ sở chính của VMS I:

Địa chỉ: 811A đường Giải Phóng –Phường Giáp Bát - Quận Hoàng Mai – Thành phố Hà Nội – Việt Nam

Điện thoại: (84) 04 38649527 Fax: (84) 04 38649526

Trang Web: www.mobifone.com.vn

Trung tâm thông tin di động KVI thực hiện chế độ hạch toán phụ thuộc, hoạt động theo phân cấp của Tổng giám đốc Công ty, có con dấu riêng của doanh nghiệp nhà nước, được mở tài khoản tại Ngân hàng, chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc Công ty và pháp luật về mọi hoạt động của Trung tâm trong phạm vi quyền hạn và nghĩa vụ theo quy định của Tổng giám đốc Công ty ban hành

Trung tâm I là một đơn vị sản xuất kinh doanh có Giám đốc phụ trách, có Phó giám đốc giúp việc quản lý, điều hành và Kế toán trưởng Giám đốc Trung tâm được toàn quyền quản lý cơ sở vật chất cũng như con người thuộc Trung tâm mình quản lý Trong trường hợp cần thiết, khẩn cấp được phép quyết định công việc sau đó báo cáo sau Mô hình cơ cấu tổ chức của Trung tâm I theo hình thức chỉ đạo trực tiếp từ Giám đốc Trung tâm xuống các Phòng ban được thành lập theo từng chức năng công việc chính của Trung tâm

Sau đây, tôi xin trình bày quy trình đấu thầu trong công tác quản lý đầu tư

xây dựng mà tôi đang tham gia thực hiện tại Trung tâm thông tin di động khu vực

I

Đấu thầu trong giai đoạn hiện nay đã trở thành phương thức phổ biến trong các nước có nền kinh tế thị trường Ở nước ta, hình thức đấu thầu đã được áp dụng trong hơn 10 năm gần đây, đặc biệt là những công trình có chủ đầu tư là các tổ chức hoặc doanh nghiệp thuộc sở hữu Nhà nước Việc thực hiện lựa chọn nhà thầu hiện đang thực hiện theo Luật đấu thầu số 61/2005/QH11 ngày 29 tháng 11 năm

2005 và Nghị định 85/NĐ-CP ngày 15 tháng 10 năm 2009 của Chính Phủ

Đấu thầu có mặt tích cực là tạo cho các nhà thầu một sân chơi có tính cạnh tranh cao, minh bạch và công bằng, giúp các nhà đầu tư lựa chọn được những nhà thầu có đủ năng lực để thực hiện những nhà thầu có đủ năng lực để thực hiện những gói thầu đáp ứng được những yêu cầu về giá cả, chất lượng và tiến độ thi công

Figure 1 : Sơ đồ Quy trình đấu thầu tổng quát

Các bước thực hiện trong Quy trình đấu thầu:

Bước 1: Chuẩn bị đấu thầu:

Đơn vị thực hiện là Phòng Quản lý đầu tư xây dựng hoặc một phòng ban có liên quan do Giám đốc Trung tâm quyết định

Sau khi đã có kế hoạch đấu thầu được Giám đốc Trung tâm phê duyệt bằng văn bản Chủ đầu tư sẽ tiến hành các bước tiếp theo như sau:

1 Sơ tuyển nhà thầu

Việc sơ tuyển nhà thầu được thực hiện theo quy định sau đây:

chọn được các nhà thầu đủ năng lực và kinh nghiệm theo yêu cầu của gói thầu để mời tham gia đấu thầu; đối với các gói thầu mua sắm hàng hoá, gói thầu EPC có giá gói thầu từ ba trăm tỷ đồng trở lên, gói thầu xây lắp có giá gói thầu từ hai trăm tỷ đồng trở lên phải được tiến hành sơ tuyển;

sơ tuyển; tiếp nhận và quản lý hồ sơ dự sơ tuyển; đánh giá hồ sơ dự sơ tuyển; trình và phê duyệt kết quả sơ tuyển; thông báo kết quả sơ tuyển;

tuyển theo mẫu hồ sơ mời sơ tuyển do Chính phủ quy định bao gồm tiêu chuẩn về năng lực kỹ thuật, tiêu chuẩn về năng lực tài chính và tiêu chuẩn

về kinh nghiệm

2 Thông báo mời thầu

Việc mời thầu được thực hiện theo quy định sau đây:

 Gửi thư mời thầu đối với đấu thầu hạn chế hoặc đối với đấu thầu rộng rãi có

sơ tuyển

3 Lập hồ sơ mời thầu

Hồ sơ mời thầu được lập theo mẫu do Chính phủ quy định và bao gồm các nội dung sau đây:

- Đối với gói thầu dịch vụ tư vấn, bao gồm các yêu cầu về kiến thức và kinh nghiệm chuyên môn đối với chuyên gia

- Đối với gói thầu mua sắm hàng hóa, bao gồm yêu cầu về phạm vi cung cấp, số lượng, chất lượng hàng hoá được xác định thông qua đặc tính, thông số kỹ thuật, tiêu chuẩn công nghệ, tiêu chuẩn sản xuất, thời gian bảo hành, yêu cầu về môi trường và các yêu cầu cần thiết khác;

- Đối với gói thầu xây lắp, bao gồm yêu cầu theo hồ sơ thiết kế kỹ thuật kèm theo bảng tiên lượng, chỉ dẫn kỹ thuật và các yêu cầu cần thiết khác;

thầu, giá chào và biểu giá chi tiết, điều kiện giao hàng, phương thức và điều kiện thanh toán, nguồn tài chính, đồng tiền dự thầu và các điều khoản nêu trong điều kiện chung và điều kiện cụ thể của hợp đồng

bảo hiểm và các yêu cầu khác

4 Thẩm định phê duyệt hồ sơ mời thầu

Hồ sơ mời thầu sau khi được lập sẽ được một phòng ban do Giám đốc Trung tâm quyết định thẩm định và ra quyết định phê duyệt hồ sơ mời thầu

Bước 2: Tổ chức đấu thầu

Đơn vị thực hiện: Tổ chuyên gia giúp việc đấu thầu

1 Phát hành hồ sơ mời thầu

Hồ sơ mời thầu được phát hành cho các nhà thầu tham gia đấu thầu rộng rãi, cho các nhà thầu theo danh sách được mời tham gia đấu thầu hạn chế hoặc cho các nhà thầu đã vượt qua bước sơ tuyển

2 Thành lập Tổ chuyên gia giúp việc đấu thầu

Tuỳ theo tính chất và mức độ phức tạp của gói thầu, thành phần tổ chuyên gia đấu thầu bao gồm các chuyên gia về lĩnh vực kỹ thuật, tài chính, thương mại, hành chính, pháp lý và các lĩnh vực có liên quan Thành viên tổ chuyên gia đấu thầu phải có đủ các điều kiện sau đây: Có chứng chỉ tham gia khoá học về đấu thầu; Có trình độ chuyên môn liên quan đến gói thầu; Am hiểu các nội dung cụ thể tương ứng của gói thầu; Có tối thiểu 3 năm công tác trong lĩnh vực liên quan đến nội dung kinh tế, kỹ thuật của gói thầu

Phòng Tổ chức hành chính sẽ trình Giám đốc Trung tâm quyết định các thành viên trong Tổ chuyên gia (tối thiểu 3 thanh viên, trong đó có 1 tổ trưởng

và các tổ viên)

3 Sửa đổi và làm rõ hồ sơ mời thầu

Trường hợp hồ sơ mời thầu cần sửa đổi sau khi phát hành thì phải thông báo đến các nhà thầu đã nhận hồ sơ mời thầu tối thiểu 10 ngày trước thời điểm đóng thầu

Trường hợp nhà thầu cần làm rõ hồ sơ mời thầu thì phải gửi văn bản đề nghị đến bên mời thầu để xem xét và xử lý

Việc làm rõ hồ sơ mời thầu được bên mời thầu thực hiện theo một hoặc các hình thức sau đây:

- Gửi văn bản làm rõ hồ sơ mời thầu cho các nhà thầu đã nhận hồ sơ mời thầu;

- Trong trường hợp cần thiết, tổ chức hội nghị tiền đấu thầu để trao đổi về những nội dung trong hồ sơ mời thầu mà các nhà thầu chưa rõ Nội dung

trao đổi phải được bên mời thầu ghi lại thành biên bản và lập thành văn bản làm rõ hồ sơ mời thầu gửi cho các nhà thầu

4 Tiếp nhận, sửa đổi hoặc rút hồ sơ dự thầu

Các hồ sơ dự thầu nộp theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu sẽ được bên mời thầu tiếp nhận và quản lý theo chế độ quản lý hồ sơ "Mật”

5 Mở thầu

Việc mở thầu phải được tiến hành công khai ngay sau thời điểm đóng thầu đối với các hồ sơ dự thầu được nộp theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu

Thông tin chính nêu trong hồ sơ dự thầu của từng nhà thầu sẽ được công

bố trong buổi mở thầu, được ghi lại trong biên bản mở thầu có chữ ký xác nhận của đại diện bên mời thầu, đại diện nhà thầu và đại diện cơ quan liên quan tham dự

Bước 3: Đánh giá hồ sơ dự thầu

Đơn vị thực hiện: Tổ chuyên gia giúp việc đấu thầu

1 Đánh giá sơ bộ hồ sơ dự thầu để loại bỏ các hồ sơ dự thầu không hợp lệ, không bảo đảm yêu cầu quan trọng của hồ sơ mời thầu

2 Đánh giá chi tiết hồ sơ dự thầu được thực hiện theo quy định sau đây:

- Đánh giá về mặt kỹ thuật để xác định các hồ sơ dự thầu đáp ứng cơ bản yêu cầu của hồ sơ mời thầu;

- Đối với gói thầu mua sắm hàng hóa, xây lắp, gói thầu EPC thì xác định chi phí trên cùng một mặt bằng về kỹ thuật, tài chính, thương mại để so sánh, xếp hạng các hồ sơ dự thầu Đối với gói thầu dịch vụ tư vấn thì đánh giá tổng hợp để so sánh, xếp hạng các hồ sơ dự thầu; riêng gói thầu dịch vụ tư vấn có yêu cầu kỹ thuật cao thì xem xét đề xuất về mặt tài chính đối với nhà thầu xếp thứ nhất về mặt kỹ thuật

3 Lập báo cáo kết quả đánh giá các hồ sơ dự thầu (theo các biểu mẫu quy định)

Bước 4: Thẩm định và phê duyệt kết quả đấu thầu

1 Tổ chuyên gia phải lập báo cáo về kết quả đấu thầu để trình Giám đốc xem xét, quyết định và gửi đến các phòng ban có trách nhiệm thẩm định

2 Phòng ban được giao nhiệm vụ thẩm định có trách nhiệm lập báo cáo thẩm định kết quả đấu thầu trên cơ sở báo cáo của chủ đầu tư để Giám đốc xem xét, quyết định

3 Giám đốc chịu trách nhiệm xem xét, phê duyệt kết quả đấu thầu trên cơ sở báo cáo về kết quả đấu thầu và báo cáo thẩm định kết quả đấu thầu

- Trường hợp có nhà thầu trúng thầu thì văn bản phê duyệt kết quả đấu thầu phải có các nội dung sau đây: Tên nhà thầu trúng thầu; Giá trúng thầu; Hình thức hợp đồng; Thời gian thực hiện hợp đồng; Các nội dung cần lưu ý (nếu có)

- Trường hợp không có nhà thầu trúng thầu, trong văn bản phê duyệt kết quả đấu thầu phải nêu rõ không có nhà thầu nào trúng thầu và hủy đấu thầu để thực hiện lựa chọn nhà thầu theo quy định

Bước 5: Thông báo kết quả đấu thầu

1 Việc thông báo kết quả đấu thầu được thực hiện ngay sau khi có quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu của Giám đốc

2 Trong thông báo kết quả đấu thầu không phải giải thích lý do đối với nhà thầu không trúng thầu

Bước 6: Thương thảo, hoàn thiện hợp đồng.

1 Việc thương thảo, hoàn thiện hợp đồng để ký kết hợp đồng với nhà thầu trúng thầu phải dựa trên cơ sở sau đây:

- Kết quả đấu thầu được duyệt;

- Mẫu hợp đồng đã điền đủ các thông tin cụ thể của gói thầu;

- Các yêu cầu nêu trong hồ sơ mời thầu;

- Các nội dung nêu trong hồ sơ dự thầu và giải thích làm rõ hồ sơ dự thầu của nhà thầu trúng thầu (nếu có);

- Các nội dung cần được thương thảo, hoàn thiện hợp đồng giữa bên mời thầu và nhà thầu trúng thầu

2 Kết quả thương thảo, hoàn thiện hợp đồng là cơ sở để chủ đầu tư và nhà thầu tiến hành ký kết hợp đồng

3 Trường hợp việc thương thảo, hoàn thiện hợp đồng không thành thì chủ đầu tư phải báo cáo người có thẩm quyền xem xét việc lựa chọn nhà thầu xếp hạng tiếp theo Trường hợp các nhà thầu xếp hạng tiếp theo cũng không đáp ứng yêu cầu thì báo cáo người có thẩm quyền xem xét, quyết định

Bước 7: Ký hợp đồng

Qua quy trình trên cho thấy được phần nào các bước cần thiết mà hiện tại chúng tôi đang áp dụng tại Trung tâm thông tin di động KVI nhằm thực hiện việc lựa chọn được nhà thầu tốt nhất đáp ứng các yêu cầu đã đề ra Về cơ bản quy trình trên đã được thực hiện theo đúng quy định của Pháp luật và đáp ứng được những mong muốn đề ra

Tuy nhiên, quy trình cũng có những mặt chưa được cần phải xem xét và điều chỉnh lại cho phù hợp với đòi hỏi đáp ứng ngày càng cao của yêu cầu công việc cũng như lựa chọn được những nhà thầu tốt nhất với những thủ tục nhanh

nhất, đảm bảo tính cạnh tranh và công bằng Cụ thể:

chặt chẽ giữa các phòng ban, chỉ cần một Phòng ban không hợp tác sẽ gây ách tắc tất cả các bước triển khai tiếp theo

đặc biệt là khâu chuẩn bị đấu thầu, để có thể theo dõi và đánh giá hiệu quả Khiến cho nhiều dự án triển khai không đúng tiến độ hoặc không

thực hiện được phải xin hủy kế hoạch sử dụng vốn của năm, chuyển sang các năm tiếp theo

dụng quyền hạn

hiên công việc mang tính chất kiêm nhiệm do vậy tính chuyên nghiệp không cao Nhiều lúc thực hiện không đúng quy định, phải mất thời gian cho việc hoàn thiện ở các khâu sau

Để hoàn thiện hơn quy trình đấu thầu , Tôi cũng xin đề xuất một số ý kiến để cải tiến như sau:

đơn vị ở từng bước, từng khâu

việc lựa chọn được chuyên nghiệp và quy chuẩn hơn

Giám đốc chủ trì để trao đổi thông tin, tháo gỡ những vướng mắc khó khăn và tìm ra giải pháp tốt nhất

đào lại để nâng cao kiến thức và cập nhập những quy định mới

nhiệm vào những vị trí chủ chốt

lượng ISO 9001:2000 của các phòng ban

Môn học Quản trị hoạt động có thể áp dụng và ứng dụng rất lớn vào công việc cũng như hoạt động trong các doanh nghiệp Tất nhiên, Trung tâm thông tin di động KVI cũng là một trong những doanh nghiệp đó

Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, thông thường chi phí cho các hoạt động sản xuất hoặc dịch vụ chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng chi phí của toàn doanh nghiệp Việc cắt giảm được các chi phí trong các quá trình sản xuất và các hoạt động phụ không cần thiết, không có giá trị, giúp tăng khả năng cạnh tranh trong nền kinh tế toàn cầu hiện nay

Môn học quản trị hoạt động này giúp chúng ta đã biết được cách ứng dụng

và phát triển quan niệm về các vấn đề liên quan đến lập kế hoạch, quản lý, quản lý nguồn hàng, kiểm tra chất lượng, cách thức tính toán dự trữ hàng tồn kho, sản xuất tinh gọn (Lean)…một cách tốt hơn

Các doanh nghiệp khác nhau thường có những đặc thù sản xuất, kinh doanh khác nhau Tuy nhiên, mục đích chính của các doanh nghiệp đều tập trung vào lợi nhuận và sự hài lòng của khách hàng Một trong những nội dung của môn học quản trị hoạt động này được nhiều doanh nghiệp quan tâm đó chính là sản xuất tinh gọn (Lean production) nhằm liên tục loại bỏ các lãng phí xảy ra trong quá trình sản xuất từ đó cho phép cải thiện hệ thống sản xuất tối ưu, tinh gọn Với phương pháp Lean, doanh nghiệp chúng tôi có thể áp dụng vào quá trình sản xuất kinh doanh để giảm chi phí sản xuất, tăng sản lượng đầu ra và rút ngắn thời gian sản xuất

Để áp dụng được những kiến thức về Lean trong Trung tâm thông tin di động KVI, chúng tôi sẽ tiến hành các bước như sau:

hiện đang sản xuất dư thừa hay không? Những phế phẩm và lãng phí nào hiện nay làm tăng chi phí bán hàng, thông tin làm sai lệch về sản phẩm? Mức tồn kho của doanh nghiệp hiện nay có dự trữ quá mức hay không?

Từ những phân tích trên doanh nghiệp tập trung vào giải quyết nhằm từng bước giảm lãng phí

nghiệp chúng tôi chưa hoàn thiện đầy đủ các quy trình hoạt động Việc xem xét lại các thao tác và các bước công việc nhằm đảm bảo tất cả nhân viên đều thực hiện các công việc theo cách tương tự nhau và hạn chế các sai biệt gây nên phế phẩm

văn bản, hình ảnh hay video cho nhân viên dễ hiểu và dễ thực hiện

thiểu các di chuyển và vận chuyển giữa các công đoạn, giúp giảm thiểu thời gian di chuyển, thất lạc giấy tờ, thiết bị, giảm thiểu vật tư bị hư hỏng do quá trình vận chuyển gây ra

công cụ nào, việc ứng dụng Lean sẽ khó đem lại kết quả nhanh chóng nếu doanh nghiệp không biết tận dụng chất xám của từng nhân viên Các công cụ không tự nó giải quyết được vấn đề của doanh nghiệp, chính nhân viên sẽ là người đưa ra những giải pháp thực tế và khả thi nhất để cải thiện công việc mà họ đang làm

rộng rãi từ các tập đoàn lớn trên thế giới cho đến các công ty nhỏ, các tổ chức phi lợi nhuận bao gồm cả sản xuất và dịch vụ như ngân hàng, siêu thị bán lẻ, y tế, hành chính công… Chẳng hạn Nike và Adidas đã đưa Lean vào các nhà máy gia công giày thể thao ở Việt Nam cách đây bốn năm Theo một thống kê gần đây thì có đến 50% doanh nghiệp ở Mỹ đang triển khai một phần hoặc toàn bộ phương pháp Lean để gia tăng khả năng cạnh tranh và lợi nhuận