QUY TRÌNH đàm PHÁN hợp tác với các HÃNG HÀNG KHÔNG

QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN HỢP TÁC VỚI CÁC HÃNG HÀNG KHÔNG Đại diện cho Vietnam Airlines đàm phán, duy trì các hợp tác thương mại là chức năng công việc chính của phòng HTTM, Ban Kế hoạch Phát t

QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN HỢP TÁC VỚI CÁC HÃNG HÀNG KHÔNG

LỜI NÓI ĐẦU

phòng Hợp tác quốc tế và Liên minh toàn cầu (gọi tắt là Hợp tác thương mại – HTTM) Đây là đơn vị phụ trách công tác điều phối, đàm phán các hợp tác trong lĩnh vực thương mại với các tổ chức, hiệp hội hàng không quốc tế và các hãng hàng không trên thế giới

Ngay từ khi học Đại học, tôi đã từng đăng ký và được tham gia nhiều các khóa học ngắn hạn trong lĩnh vực này, tuy nhiên, tại thời điểm đó tôi có cảm giác mình chưa có nhiều những cách nhìn thực tế, mang tính thực tiễn cao như hiện nay Sau một thời gian làm việc tương đối dài tại tổ chức của mình, trải qua nhiều vị trí công việc khác nhau với môi trường và cách thức quản

lý, điều hành công việc không giống nhau, tôi nhận thấy môn học Quản trị Hoạt động thực sự có ích đối với công việc thực tế mà mình đang thực hiện Phần bài làm của tôi xin được lựa chọn phân tích Quy trình đàm phán phương án hợp tác với các hãng hàng không nước ngoài của Vietnam Airlines Đây là quy trình rất phức tạp nhưng tôi sẽ cố gắng khái quát hóa quy trình, đồng thời đi sâu vào phân tích những điểm tích cực, những yếu tố cần được cải thiện của quy trình, mục đích chính là để tự mình nhìn nhận một cách khách quan chính quy trình công việc mà tôi đang triển khai thực hiện Tôi không phải là một chuyên gia tư vấn về công tác quản trị hệ thống nên phần phân tích có thể còn phiến diện, không đầy đủ Nhưng qua đây, tôi cũng mong nhận được những lời góp ý hữu ích từ phía thầy giáo của môn học để giúp tôi có thể thực sự áp dụng những thay đổi, cải tiến quy trình, làm tốt hơn công việc mà bản thân đang thực hiện

I CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VIETNAM AIRLINES

Vietnam Airlines là một Tổng công ty nhà nước có quy mô lớn với hơn

10.000 cán bộ công nhân viên Ở đây, để phục vụ cho phần bài làm của

mình, tôi chỉ xin được giới thiệu về cơ cấu tổ chức tại cơ quan Tổng hành

dinh, mô hình như sau:

II QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN HỢP TÁC VỚI CÁC HÃNG HÀNG

KHÔNG

Đại diện cho Vietnam Airlines đàm phán, duy trì các hợp tác thương mại là

chức năng công việc chính của phòng HTTM, Ban Kế hoạch Phát triển

Trong quá trình đó, những công việc chính mà chúng tôi phải thực hiện bao

gồm:

• Xây dựng phương án hợp tác

• Báo cáo lãnh đạo Tổng công ty các nội dung liên quan đến hợp tác

• Trao đổi, đàm phán với đối tác

Quy trình công việc như sau:

HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

BAN GIÁM ĐỐC Tổng giám đốc

Khối Khai thác Khối Kỹ thuật Khối Dịch vụ Khối Thương mại …

Ban Kế hoạch & phát triển Ban Tiếp thị & bán sản phẩm Ban Kế hoạch tiếp thị hàng hóa

Phòng Hợp tác - Liên minh

Phòng Kế hoạch đường bay

Phòng …

Phòng …

Phòng …

Phòng … Phòng Phát triển bán Phòng Giá cước, doanh thu

Phòng … Phòng …

Phòng … Phòng … Phòng Kế hoạch hàng hóa

Phòng … Phòng …

1 Xây dựng phương án hợp tác

1.1 Nguyên tắc

- Phương án hợp tác phải đảm bảo lợi ích cho VN về mặt dài hạn trên cơ

sở cân đối với mục tiêu hợp tác của VN

- Cân đối ý kiến của tất cả các đơn vị có liên quan; đặc biệt là từ hệ thống

bán và chiến lược phát triển sản phẩm của VN

1.2 Thời điểm thực hiện

- Thực hiện trước mỗi mùa lịch bay (Tháng 7,8 đối với LBMĐ & tháng 12,

1 đối với LBMH) hoặc khi lãnh đạo yêu cầu

Kết quả hợp tác hiện tại (nếu có)

KH khai thác của đối tác

Chính sách không tải Chiến lược, định hướng, chỉ đạo của lãnh đạo các cấp

Đề xuất phương án hợp tác của các cơ quan chuyên môn có liên quan

Tổng hợp, xây dựng tổng thể phương án hợp tác

Báo cáo phương án với lãnh đạo các cấp

Ký kết & Triển khai thực hiện Trao đổi, đàm phán với đối tác Đánh giá SWOT của phương án hợp tác

Theo dõi, đánh giá, thay đổi, bổ sung hợp tác

1.3 Quy trình thực hiện

Bước 1: Soạn công văn/email gửi Ban TTBSP đề nghị đánh giá lại kết quả

hợp tác trong mùa lịch bay vừa qua và cho ý kiến về phương án hợp tác trong lịch bay mùa tới Gửi kèm:

- Kế hoạch khai thác của VN và đối tác (nếu có)

- Chiến lược sản phẩm của VN (nếu có)

- Kết quả khai thác & kết quả hợp tác (số liệu vận chuyển)

- O&D

Bước 2: Sau khi nhận được trả lời của Ban TTBSP, forward lại cho Phòng

Kế hoạch đường bay tham khảo, đồng thời đề nghị Phòng KHĐB đề xuất phương án hợp tác cho mùa lịch bay mới

Bước 3: Xây dựng phương án hợp tác:

- Sử dụng các thông tin đầu vào để tổng hợp:

o Đề xuất phương án hợp tác từ các đơn vị có liên quan

o Chiến lược phát triển sản phẩm trung - dài hạn và kế hoạch khai thác ngắn hạn (trong mùa và mùa lịch bay tới) của VN

o Kế hoạch khai thác của đối tác

o Tình hình thị trường, kết quả khai thác & hợp tác của cả 2 hãng (nếu có)

o Chính sách không tải

 Đánh giá được điểm mạnh, yếu, cơ hội và nguy cơ của VN

trong hợp tác.

o Chiến lược, định hướng, chỉ đạo của các cấp lãnh đạo

- Trên cơ sở các thông tin đầu vào trên, tổng hợp, xây dựng phương án hợp tác của VN

Bước 4: Đánh giá hiệu quả của phương án

Bước 5: Báo cáo phương án với lãnh đạo Phòng  Lãnh đạo Ban  LĐ

TCT

2 Báo cáo LĐ TCT các nội dung liên quan đến hợp tác

2.1 Các loại báo cáo chính

- Báo cáo phương án hợp tác để xin phê duyệt trước khi đàm phán với đối tác

- Báo cáo kết quả làm việc giữa VN và đối tác

2.2 Quy trình thực hiện

2.2.1 Báo cáo xin phê duyệt phương án hợp tác trước khi đàm phán với đối tác

Sau khi xây dựng được phương án hợp tác & đã báo cáo LĐP, LĐB như phần trên, làm báo cáo TGĐ với các nội dung cơ bản sau:

i) Tình hình thị trường và kết quả khai thác: Lấy thông tin từ Phòng

KHĐB

- Tình hình thị trường & kết quả khai thác của VN: Không cần phân tích quá chi tiết vì đã có báo cáo của Phòng Kế hoạch đường bay, Ban KHPT

- Kết quả khai thác: của VN và của tổng thị trường (tất cả các hãng bay thẳng)

ii) Kết quả hợp tác

- Kết quả vận chuyển: Số lượng khách vận chuyển; tăng trưởng so với cùng kỳ; nguyên nhân tăng/giảm; Tổng ghế lấy trên đối tác tăng/giảm?

Hệ số sử dụng ghế phần chỗ hợp tác của cả 2 hãng; 2 hãng sử dụng phần chỗ hợp tác có hiệu quả không? Nguyên nhân?

- Hiệu quả tài chính: Trong trường hợp hợp tác mua/bán chỗ, hợp tác liên doanh

iii) Kế hoạch khai thác & phương án hợp tác

- Kế hoạch khai thác của cả 2 hãng trong lịch bay mùa tới, kế hoạch dài hạn (nếu có)

- Phương án hợp tác

o Từ phân tích nguyên nhân kết quả vận chuyển ở phần ii)

o Kết hợp với các yếu tố thông tin đầu vào như đã phân tích ở phần 1

 Đề ra phương án để hiệu quả hợp tác đạt được cao hơn trong thời gian tới

iv) Các vấn đề hợp tác khác (Nếu có)

v) Kiến nghị TGĐ phê duyệt phương án nêu trên

2.2.2 Báo cáo kết quả làm việc giữa VN và đối tác

Trường hợp 1: Chưa có báo cáo để xin phê duyệt trước khi đàm phán với

đối tác:

Về nguyên tắc, trước khi họp đàm phán với đối tác, phải báo cáo LĐ TCT xin phê duyệt phương án hợp tác trước Tuy nhiên, trong một số trường hợp,

do thời gian quá gấp không kịp làm báo cáo, LĐB sẽ trực tiếp xin ý kiến chỉ đạo của LĐ TCT về định hướng hợp tác &/ phương án hợp tác Như vậy, sau khi họp xong với đối tác, Ban KHTT sẽ phải làm báo cáo chi tiết cho LĐ TCT

Các nội dung cơ bản của báo cáo:

i) Tình hình thị trường và kết quả khai thác

ii) Kết quả hợp tác

2 phần trên phân tích tương tự như trong phần i & ii của 2.2.1

iii) Kết quả làm việc: Nêu các nội dung chính trong ROD Cần phân

tích rõ những ưu thế/bất lợi của VN đối với mỗi thỏa thuận đạt được

iv) Kiến nghị Tổng giám đốc phê duyệt kết quả làm việc & giao nhiệm

vụ cho các ban chuyên môn có liên quan

Trường hợp 2: Đã có báo cáo để xin phê duyệt trước khi đàm phán với đối

tác:

Các nội dung cơ bản của báo cáo:

i) Kết quả làm việc: Nêu và phân tích các nội dung chính trong ROD ii) Kiến nghị Tổng giám đốc phê duyệt kết quả làm việc & giao nhiệm

vụ cho các ban chuyên môn có liên quan

3 Trao đổi, đàm phán với đối tác

3.1 Nguyên tắc

- Phòng Hợp tác thương mại là đầu mối phụ trách về mặt hợp tác trong nội

bộ Tổng công ty cũng như giữa VN và đối tác Do vậy, tất cả email trao đổi giữa người chuyên trách (người phụ trách từng lĩnh vực chuyên môn như SPA, CRS, Thanh toán,…) của cả 2 bên đều phải copy địa chỉ email của Phòng Hợp tác để Phòng Hợp tác tiện theo dõi, nắm bắt tiến trình đàm phán và kết quả hợp tác

- Phòng Hợp tác thương mại chỉ là đầu mối liên lạc, tổng hợp phương án

và kết quả hợp tác; do đó, không thay mặt các đơn vị chuyên môn khác đàm phán trực tiếp với đối tác

- Phòng Hợp tác thương mại thay mặt Ban Kế hoạch và Phát triển đàm phán trực tiếp với đối tác về:

o Các nội dung chính của Hợp đồng chính (Main Agreement)

o Sản phẩm hợp tác (hình thức hợp tác, đường bay hợp tác, chuyến bay hợp tác, số chỗ trao đổi/mua/bán)

- Mọi trao đổi với đối tác qua thư, email liên quan đến công việc chuyên môn đều phải báo cáo trước với lãnh đạo Phòng & khi gửi phải copy thêm địa chỉ email của Lãnh đạo Phòng, Tổ trưởng, người back-up (trong trường hợp Lãnh đạo Ban yêu cầu thì copy cả địa chỉ email của Lãnh đạo Ban)

III ĐÁNH GIÁ VÀ BÀI HỌC

Phòng HTTM là phòng mới được thành lập từ ngày 01/01/2010 nên quy trình được mô tả nói trên là mới, mới được lãnh đạo cấp trên phê chuẩn và đưa vào thực hiện từ quý II năm 2010 Do vậy, quy trình đàm phán – duy trì hợp tác nói trên không tránh khỏi những khâu cần điều chỉnh, bổ sung cho phù hợp với thực tế công việc cũng như để đơn giản hóa quy trình công việc, tiết kiệm nguồn lực chung của cơ quan Cụ thể:

- Do quy trình đàm phán hợp tác thương mại của Vietnam Airlines có liên quan đến nhiều các đơn vị chuyên môn khác, việc phối hợp gặp nhiều khó khăn và tương đối mất thời gian Xét ở một khía cạnh nhất định, đây

là vấn đề đương nhiên tồn tại ở những đơn vị có vai trò cầu nối – điều phối chung Tuy vậy, việc đơn giản hóa quy trình với sự ủng hộ thông suốt từ lãnh đạo các cấp tại các đơn vị là có thể thực hiện được để giúp tiết kiệm công sức, nhân lực, nâng cao năng suất lao động nói chung

- Hầu hết các báo cáo chuyên môn liên quan phục vụ cho chuyên môn của phòng đều chứa rất nhiều các loại số liệu Tuy nhiên đây lại đang là vấn

đề rất nan giải của không chỉ Ban Kế hoạch Phát triển mà của cả Vietnam Airlines khi những nguồn số liệu liên quan đang có rất nhiều bất cập Yêu cầu phải đầu tư vào một hệ thống cơ sở dữ liệu chuyên nghiệp không chắp vá là rất cấp thiết

- Do tính chất của một doanh nghiệp nhà nước nên quy trình báo cáo qua các cấp quản lý còn tương đối lằng nhằng, phức tạp Nếu đơn giản hóa được các cấp độ báo cáo này thì quy trình công việc sẽ hiệu quả hơn rất nhiều

Sau khi được dự học môn học Quản trị hoạt động, tôi thấy cá nhân mình đã nhận thức ra được nhiều vấn đề liên quan đến quản lý, quản trị hệ thống, làm thế nào để nâng cao năng suất lao động của nhân viên, duy trì môi trường làm việc ra sao để nhân viên luôn cảm thấy thoải mái, phát huy tối đa năng suất lao động…

Có rất nhiều các yếu tố tôi nghĩ mình sẽ có thể áp dụng vào công việc hằng ngày nhưng tôi đặc biệt ấn tượng với các nội dung được giảng dạy trên lớp như 5S, LEAN Thực tế là ngay sau khi hoàn thành môn học, tôi đã họp và giao nhiệm vụ cho Công đoàn và Đoàn thanh niên nghiên cứu triển khai áp dụng 5S trong khuôn khổ phòng làm việc nhỏ bé (15 nhân viên) của mình Các khẩu hiện đã bắt đầu được dán/treo trong phòng làm việc, tại các góc làm việc của mỗi nhân viên, cây xanh đã bắt đầu xuất hiện trong phòng Đây là những chi tiết rất nhỏ nhưng nó là những minh chứng cho ý tưởng và những bài học trên lớp của tôi đã được hiện thực hóa

Kết luận: Đàm phán là phải thắng

Tài lieeuk tham khảo: Internet