Quy tr×nh kinh doanh dịch vụ tßa nhà tại c«ng ty CP dþch vô SUDICO

Quy tr×nh kinh doanh dịch vụ tßa nhà tại C«ng ty CP DÞch vô SUDICOQuản trị hoạt động có vị trí rất quan trọng trong sự thành công, phát triển của các tổ chức nói chung và của các doanh n

Quy tr×nh kinh doanh dịch vụ tßa nhà tại C«ng ty CP DÞch vô SUDICO

Quản trị hoạt động có vị trí rất quan trọng trong sự thành công, phát triển của các tổ chức nói chung và của các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nói riêng, nhất là đối với các đơn vị hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ Một kế hoạch hoạt động tốt, kế hoạch tác nghiệp hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp có được sản phẩm/dịch vụ làm thỏa mãn tốt nhất yêu cầu của khách hàng, đó chính là sự phát triển mà bất kỳ một doanh nghiệp nào đều muốn hướng tới và Công ty CP Dịch

vụ SUDICO cũng không phải là một ngoại lệ

Tên công ty: Công ty CP Dịch vụ SUDICO

Tên giao dịch quốc tế: SUDICO SERVISE

Trụ sở chính: Tầng 1 và 2, tòa nhà CT1 Khu đô thị Sông Đà - Mỹ Đình, xã Mỹ Đình, huyện Từ Liêm, Tp Hà Nội

Số điện thoại: (84-4) 7684504 Fax: (84-4) 7684029

Website: www.sudicosd.com.vn

Email: info@sudicosd.com

b Lịch sử hình thành:

 Là một Công ty con trực thuộc Công ty CP Đầu tư Phát triển đô thị và Khu công nghiệp Sông Đà được thành lập theo Quyết định số 946 QĐ/BXD ngày

08/7/2003 của Bộ trưởng Bộ Xây dựng về việc chuyển Công ty Đầu tư phát triển

đô thị & Khu công nghiệp Sông Đà doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc Tổng Công ty Sông Đà thành công ty cổ phần

 Năm 2006, cổ phiếu của công ty chính thức giao dịch trên TTGDCK HCM vào ngày 06/07/2006 với số lượng niêm yết 5 triệu cổ phiếu Vốn điều lệ của công ty tính đến 10/2006 là 50 tỷ đồng Công ty bắt đầu niêm yết với mã SJS ngày 07/06/2006 trên sàn giao dịch chứng khoán TP Hồ Chí Minh Tổ chức tư vấn: công ty Chứng khoán Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam Kiểm toán độc lập: công ty cổ phần kiểm toán và tư vấn (A&C)

c Ngành nghề kinh doanh:

 Tư vấn, đầu tư, lập và thực hiện các dự án đầu tư xây dựng, kinh doanh nhà ở, khu đô thị và khu công nghiệp

 Kinh doanh khai thác các dịch vụ về nhà ở, khu đô thị và khu công nghiệp

 Thi công xây lắp các công trình dân dụng và công nghiệp

 Tư vấn thiết kế kỹ thuật, quy hoạch chi tiết khu đô thị và khu công nghiệp, tư vấn thiết kế công trình dân dụng, công nghiệp

 Sản xuất và kinh doanh vật liệu xây dựng, thiết bị nội thất

 Kinh doanh bất động sản và các dịch vụ khác

 Kinh doanh dịch vụ khách sạn, nhà hàng

 Kinh doanh xuất nhập khẩu thiết bị máy móc

d Sản phẩm chính:

 Xây dựng và kinh doanh nhà ở bao gồm: chung cư cao cấp, nhà phố, biệt thự

 Xây dựng và kinh doanh khách sạn, văn phòng

2

 Tư vấn thiết kế cỏc cụng trỡnh xõy dựng

 Kinh doanh hàng húa và kinh doanh dịch vụ

Sau đõy, tụi xin trỡnh bày Quy trỡnh kinh doanh dịch vụ tũa nhà trong cụng tỏc

quản lý đầu tư xõy dựng mà tụi đang tham gia thực hiện tại Cụng ty CP Dịch vụ SUDICO

1 Mục đích

Qui định phơng pháp và trách nhiệm trong việc kinh doanh các dịch vụ toà nhà của Công ty đảm bảo, thoả mãn nhu cầu của khách hàng

2 Phạm vi áp dụng

áp dụng cho quá trình kinh doanh các sản phẩm của Công ty bao gồm:

- Quản lý toà nhà

- Các dịch vụ: Bảo vệ, vệ sinh, điện nớc

- Cho thuê nhà

3 Tài liệu tham khảo

- Sổ tay chất lợng, mục các quá trình liên quan đến khách hàng

- TCVN ISO 9001:2000

4 Định nghĩa

- P TCHC : Phòng tổ chức hành chính

- P KH - KT : Phòng kế hoạch kỹ thuật

- P TCKT : Phòng tài chính kế toán

- Ban GĐ : Ban giám đốc

- Các tổ đội : Đội bảo vệ, vệ sinh và đội điện nớc

5 Nội dung

5.1 Lu đồ

Khách hàng

1.

2 _

+

3.

4 _

+

4

Sổ tiếp nhận YC

Sổ tiếp nhận yêu cầu P TCHC

BM DV-01

TP KHKT Ban GĐ

Các ban Chức năng

BM DV-02 P KHKT Nhóm thị trờng

P KHKT Ban GĐ

Các ban Chức năng

Tiếp nhận yêu cầu

Xem xét kiểm tra

Gửi báo giá

Th ơng l ợng,

Đàm phán

P KHKT Ban GĐ

Các ban Chức năng

5.

6.

Ký hợp đồng

Thực hiện và theo dõi hợp

đồng

BM DV-03 P KHKT BBBG P.TCKT Các tổ đội

P KHKT Ban GĐ

Các ban Chức năng

5.2 Mô tả

1 Phòng TCHC tiếp nhận mọi yêu cầu đặt hàng của khách hàng, ghi sổ tiếp nhận yêu cầu khách hàng theo BM DV-01 chuyển Phòng KHKT xem xét

2 Phòng KHKT xem xét, nếu chấp nhận chuyển Phòng TCHC ghi sổ tiếp nhận yêu cầu khách hàng Nếu không chấp nhận, thông báo với Ban Giám

đốc để xin ý kiến Kết quả cuối cùng nếu vẫn không chấp nhận chuyển Phòng TCHC thông báo từ chối khách hàng

Căn cứ để xem xét yêu cầu khách hàng gồm:

+ Vị trí của văn phòng hoặc nhà cho thuê

+ Diện tích mặt bằng + Tiện nghi phục vụ sinh hoạt (điện, nớc, đồ dùng ) + An ninh

+ Khả năng chuyên môn và số lợng CBCNV hiện có để làm dịch vụ + Năng lực của Công ty

3 Nếu chấp nhận, Phòng KHKT thông báo giá cho khách hàng (có thể

sử dụng BM DV-02 nếu khách hàng yêu cầu) và tiến hành đàm phán

các yêu cầu để ký kết hợp đồng

4 Sau khi thơng lợng, đàm phán các điều khoản của hợp đồng:

+ Nếu khách hàng không nhất trí với các điều khoản của hợp

đồng thì thông báo từ chối thực hiện

+ Nếu khách hàng nhất trí, triển khai ký kết hợp đồng

5 Ký kết hợp đồng : sau khi hai bên thống nhất các điều khoản trong hợp

đồng Theo phân cấp tài chính Công ty đứng ra ký kết hợp đồng với khác hàng

6 Triển khai thực hiện hợp đồng:

a Đối với cung cấp dịch vụ cho thuê nhà làm nhà ở hoặc văn phòng:

6

Sau khi Hợp đồng đợc ký kết : Phòng Kế hoạch Kỹ thuật kết hợp với

tổ, đội bảo vệ, điện nớc tại toà nhà cho thuê tiến hành việc bàn giao diện tích mặt bằng, các trang thiết bị (Nếu có) cho khách hàng và ghi

sổ theo dõi thực hiện hợp đồng theo biều mẫu BM DV-03 Hàng tháng, quí Phòng TCKT xuất Hoá Đơn cho khách hàng và tiến hành làm thủ tục thanh toán

b Đối với dịch vụ bảo vệ, vệ sinh, sửa chữa điện nớc :

Sau khi Hợp đồng đợc ký kết : Phòng Kế hoạch Kỹ thuật kết hợp với tổ,

đội bảo vệ, vệ sinh, điện nớc thực hiện theo đúng nội dung trong Hợp

đồng Hàng tháng, cùng với khách hàng lập Biên bản nghiệm thu các công việc đã thực hiện, ghi sổ theo dõi thực hiện hợp đồng theo biều mẫu

BM DV-03 Phòng TCKT căn cứ vào Biên bản nghiệm thu công việc để làm căn cứ xuất Hoá đơn cho khách hàng

7 Kết thúc hợp đồng Phòng TCKT kết hợp với Phòng KHKT đối chiếu công

nợ và thu hồi, đồng thời lập biên bản thanh lý hợp đồng

6 Lu trữ

Hồ sơ kinh doanh dịch vụ toà nhà lu tại Phòng kế hoạch kỹ thuật trong 5 năm

- Sổ giao dịch với khách hàng

- Sổ theo dõi thực hiện hợp đồng

- Hợp đồng kinh tế, phụ lục hợp đồng, thanh lý hợp đồng

- Các tài liệu trong quá trình đàm phán (báo giá, công văn, th từ, FAX)

7 Biểu mẫu

- BM DV - 01: Sổ tiếp nhận yêu cầu khách hàng

- BM DV - 02: Báo giá

- BM DV - 03: Sổ theo dõi thực hiện hợp đồng

Qua quy trình trên cho thấy được phần nào các bước cần thiết mà hiện tại chúng tôi đang áp dụng tại Công ty CP Dịch vụ SUDICO nhằm thực hiện quản

lý kinh doanh các dịch vụ tòa nhà một cách tốt nhất Về cơ bản quy trình trên đã được thực hiện theo đúng quy định của Pháp luật và đáp ứng được những mong muốn đề ra

Tuy nhiên, quy trình cũng có những mặt chưa được cần phải xem xét và điều chỉnh lại cho phù hợp với đòi hỏi đáp ứng ngày càng cao của yêu cầu công

việc Cụ thể:

- Để thực hiện tốt các bước trên chúng ta cần có sự phối hợp tốt và hết sức chặt chẽ giữa các phòng ban, chỉ cần một Phòng ban không hợp tác

sẽ gây ách tắc tất cả các bước triển khai tiếp theo

- Chưa có quy định rõ về thời gian triển khai cụ thể ở các bước triển khai

- Để quyền lực tập trung quá nhiều vào một số phòng ban gây nên sự lạm dụng quyền hạn

-

Để hoàn thiện hơn quy trình kinh doanh dịch vụ tòa nhà, Tôi cũng xin đề xuất một số ý kiến để cải tiến như sau:

- Nên có quy định hết sức cụ thể về thời gian và tiến độ triển khai của các đơn vị ở từng bước, từng khâu

- Thường xuyên tổ chức các buổi họp giữa các bộ phận có liên quan do Giám đốc chủ trì để trao đổi thông tin, tháo gỡ những vướng mắc khó khăn và tìm ra giải pháp tốt nhất

8

- Tăng cường cho các cán bộ triển khai hoặc liên quan đến quy trình đi đào lại để nâng cao kiến thức và cập nhập những quy định mới

- Sử dụng những người có năng lực chuyên môn tốt, kinh nghiệm và trách nhiệm vào những vị trí chủ chốt

- Tăng cường kiểm tra và giám sát việc thực hiện quy trình Quản lý chất lượng ISO 9001:2000 của các phòng ban

-

Câu 2 :

Môn học Quản trị hoạt động có thể áp dụng và ứng dụng rất lớn vào công việc cũng như hoạt động trong các doanh nghiệp.

Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, thông thường chi phí cho các hoạt động sản xuất hoặc dịch vụ chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng chi phí của toàn doanh nghiệp Việc cắt giảm được các chi phí trong các quá trình sản xuất và các hoạt động phụ không cần thiết, không có giá trị, giúp tăng khả năng cạnh tranh trong nền kinh tế toàn cầu hiện nay

Môn học quản trị hoạt động này giúp chúng ta đã biết được cách ứng dụng

và phát triển quan niệm về các vấn đề liên quan đến lập kế hoạch, quản lý, quản

lý nguồn hàng, kiểm tra chất lượng, cách thức tính toán dự trữ hàng tồn kho, sản xuất tinh gọn (Lean)…một cách tốt hơn

Các doanh nghiệp khác nhau thường có những đặc thù sản xuất, kinh doanh khác nhau Tuy nhiên, mục đích chính của các doanh nghiệp đều tập trung vào lợi nhuận và sự hài lòng của khách hàng Một trong những nội dung của môn học quản trị hoạt động này được nhiều doanh nghiệp quan tâm đó chính là sản

xuất tinh gọn (Lean production) nhằm liên tục loại bỏ các lãng phí xảy ra trong quá trình sản xuất từ đó cho phép cải thiện hệ thống sản xuất tối ưu, tinh gọn Với phương pháp Lean, doanh nghiệp chúng tôi có thể áp dụng vào quá trình sản xuất kinh doanh để giảm chi phí sản xuất, tăng sản lượng đầu ra và rút ngắn thời gian sản xuất

Để áp dụng được những kiến thức về Lean trong Công ty CP Dịch vụ SUDICO, chúng tôi sẽ tiến hành các bước như sau:

- Rà soát các lãng phí trong doanh nghiệp: Doanh nghiệp có sản phẩm nào hiện đang sản xuất dư thừa hay không? Những phế phẩm và lãng phí nào hiện nay làm tăng chi phí bán hàng, thông tin làm sai lệch về sản phẩm? Mức tồn kho của doanh nghiệp hiện nay có dự trữ quá mức hay không? Từ những phân tích trên doanh nghiệp tập trung vào giải quyết nhằm từng bước giảm lãng phí

- Thiết lập các quy trình chuẩn trong doanh nghiệp: Hiện nay doanh nghiệp chúng tôi chưa hoàn thiện đầy đủ các quy trình hoạt động Việc xem xét lại các thao tác và các bước công việc nhằm đảm bảo tất cả nhân viên đều thực hiện các công việc theo cách tương tự nhau và hạn chế các sai biệt gây nên phế phẩm

- Hướng dẫn các quy trình chuẩn cho nhân viên: Hướng dẫn bằng dạng văn bản, hình ảnh hay video cho nhân viên dễ hiểu và dễ thực hiện

- Quy hoạch lại cách bố trí khu vực làm việc: Nhằm hướng tới việc giảm thiểu các di chuyển và vận chuyển giữa các công đoạn, giúp giảm thiểu thời gian di chuyển, thất lạc giấy tờ, thiết bị, giảm thiểu vật tư bị hư hỏng do quá trình vận chuyển gây ra

10

- Có rất nhiều công cụ để sử dụng khi thực hiện Lean Cho dù sử dụng công cụ nào, việc ứng dụng Lean sẽ khó đem lại kết quả nhanh chóng nếu doanh nghiệp không biết tận dụng chất xám của từng nhân viên Các công cụ không tự nó giải quyết được vấn đề của doanh nghiệp, chính nhân viên sẽ là người đưa ra những giải pháp thực tế và khả thi nhất để cải thiện công việc mà họ đang làm

- Trong hơn 15 năm qua, phương pháp Lean ngày càng được áp dụng rộng rãi từ các tập đoàn lớn trên thế giới cho đến các công ty nhỏ, các tổ chức phi lợi nhuận bao gồm cả sản xuất và dịch vụ như ngân hàng, siêu thị bán lẻ, y tế, hành chính công… Chẳng hạn Nike và Adidas đã đưa Lean vào các nhà máy gia công giày thể thao ở Việt Nam cách đây bốn năm Theo một thống kê gần đây thì có đến 50% doanh nghiệp ở Mỹ đang triển khai một phần hoặc toàn bộ phương pháp Lean để gia tăng khả năng cạnh tranh và lợi nhuận

Kết luận:

Một doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển trong cơ chế thị trường không

có gì hơn là phải tìm và lựa chọn được một chiến lược cạnh tranh hợp lý, tìm ra những điểm bất cập trong hoạt động của bộ máy điều hành và phải biết tối ưu nó nhằm loại bỏ những lãng phí không cần thiết để đạt hiệu quả cao nhất

Hy vọng rằng với kinh nghiệm của bản thân kết hợp với các kiến thức thu được trong môn học “ Quản trị hoạt động “, tôi sẽ áp dụng linh hoạt và hiệu quả hơn trong công việc

Tài liệu tham khảo:

1 Giáo trình và tập bài giảng môn Quản trị hoạt động – ĐH Griggs

2 Tài liệu nội bộ của Công ty CP Dịch vụ SUDICO

12