Tổ chức báo cáo kế toán quản trị tại công ty TNHH MTV xuất nhập khẩu 2 9 đăk lăk

Chính vì vậy, tác giả đã tập trung nghiên cứu vấn đề này trên cơ sở dựa vào lý luận tác giả đã đi vào khảo sát thực trạng và đề xuất các giải pháp để tổ chức lại hệ thống báo cáo Kế toán

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

NGUYỄN THỊ THÁI NGUYÊN

TỔ CHỨC BÁO CÁO KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN XUẤT NHẬP KHẨU 2-9 ĐẮK LẮK

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH

Đà Nẵng - Năm 2016

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

NGUYỄN THỊ THÁI NGUYÊN

TỔ CHỨC BÁO CÁO KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN XUẤT NHẬP KHẨU 2-9 ĐẮK LẮK

Chuyên ngành: Kế toán

Mã số: 60.34.03.01

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH

Người hướng dẫn khoa học: GS.TS TRƯƠNG BÁ THANH

Đà Nẵng - Năm 2016

LỜI CAM ĐOAN

Tôi cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi

Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng được

ai công bố trong bất cứ công trình nào khác

Tác giả luận văn

Nguyễn Thị Thái Nguyên

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 3

3 Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu 3

4 Phương pháp nghiên cứu 3

5 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài 4

6 Kết cấu luận văn 4

7 Tổng quan tài liệu nghiên cứu 4

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC BÁO CÁO KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TRONG DOANH NGHIỆP 9

1.1 KHÁI QUÁT VỀ KẾ TOÁN QUẢN TRỊ 9

1.1.1 Khái niệm về Kế toán quản trị 10

1.1.2 Mục tiêu của Kế toán quản trị 11

1.1.3 Vai trò của báo cáo Kế toán quản trị 11

1.1.4 Đặc điểm thông tin Kế toán quản trị 11

1.2 TỔ CHỨC BÁO CÁO KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TRONG DOANH NGHIỆP 12

1.2.1 Sự cần thiết của tổ chức báo cáo Kế toán quản trị 13

1.2.2 Bản chất, chức năng và yêu cầu của tổ chức báo cáo Kế toán quản trị 14

1.2.3 Tổ chức báo cáo dự toán trong Doanh nghiệp 20

1.2.4 Tổ chức báo cáo thực hiện trong doanh nghiệp 24

1.2.5 Tổ chức báo cáo kiểm soát và đánh giá trong doanh nghiệp 25

1.2.6 Tổ chức báo cáo phục vụ ra quyết định trong doanh nghiệp 31

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 34

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG VỀ TỔ CHỨC BÁO CÁO KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TẠI SIMEXCO ĐẮK LẮK 35

2.1 GIỚI THIỆU CÔNG TY TNHH MTV XNK 2-9 ĐẮK LẮK (SIMEXCO ĐẮK LẮK) 35

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển SIMEXCO ĐẮK LẮK 35 2.1.2 Ngành nghề, đặc điểm kinh doanh chủ yếu của SIMEXCO ĐẮK LẮK 36

2.1.3 Cơ cấu tổ chức quản lý SIMEXCO ĐẮK LẮK 38 2.1.4 Tổ chức bộ máy kế toán của SIMEXCO ĐẮK LẮK 41 2.2 THỰC TRẠNG VỀ TỔ CHỨC BÁO CÁO KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TẠI SIMEXCO ĐẮK LẮK 42

2.2.1 Tổ chức báo cáo dự toán tại SIMEXCO ĐẮK LẮK 43 2.2.2 Tổ chức báo cáo thực hiện tại SIMEXCO ĐẮK LẮK 51 2.2.3 Đánh giá thực trạng về tổ chức công tác báo cáo Kế toán quản trị tại SIMEXCO ĐẮK LẮK 59 KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 60

CHƯƠNG 3 TỔ CHỨC BÁO CÁO KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TẠI SIMEXCO ĐẮK LẮK 61

3.1 SỰ CẦN THIẾT HOÀN THIỆN VỀ TỔ CHỨC BÁO CÁO KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TẠI SIMEXCO ĐẮK LẮK 61 3.2 HOÀN THIỆN TỔ CHỨC BÁO CÁO KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TẠI SIMEXCO ĐẮK LẮK 64

3.2.1 Tổ chức các báo cáo dự toán 64 3.2.2 Tổ chức các báo cáo thực hiện thông qua báo cáo trách nhiệm 75 3.2.3 Tổ chức các báo cáo kế toán quản trị phục vụ ra quyết định 87 KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 93

KẾT LUẬN 94 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI (bản sao)

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

SIMEXCO ĐẮK LẮK : Công ty TNHH MTV xuất nhập khẩu 2-9 Đắk Lắk

DANH MỤC CÁC BẢNG

Số

2.1 Dự toán sản lƣợng tiêu thụ từng mặt hàng năm 2014

2.8 Báo cáo sản lƣợng tiêu thụ thực hiện cho từng mặt hàng

năm 2014 SIMEXCO ĐẮK LẮK

51

2.9 Báo cáo sản lƣợng sản xuất và thu mua thực hiện tại văn

phòng và các đơn vị trực thuộc năm 2014 SIMEXCO ĐẮK

LẮK

52

2.10 Báo cáo doanh thu thực hiện tại văn phòng và các đơn vị

trực thuộc năm 2014 SIMEXCO ĐẮK LẮK

Số

2.13 Báo cáo chi phí quản lý doanh nghiệp thực hiện năm 2014

3.16 Báo cáo phân tích doanh thu cà phê theo thị trường xuất

khẩu 6 tháng đầu năm 2014 Simexco Đắk Lắk

89

DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ

Số

hiệu

1.2 Trình tự xây dựng dự toán tổng thể doanh nghiệp 21 2.1 Cơ cấu tổ chức quản lý của SIMEXCO ĐẮK LẮK 38 2.2 Tổ chức bộ máy kế toán tại SIMEXCO ĐẮK LẮK 42

1

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Trong những năm gần đây, khủng hoảng kinh tế tài chính đã khiến cho các doanh nghiệp Việt Nam gặp không ít khó khăn Trong môi trường cạnh tranh gay gắt, Kế toán quản trị trở thành công cụ đắc lực trong việc cung cấp thông tin về tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh, giúp cho doanh nghiệp

sử dụng hiệu quả các nguồn lực có hạn của mình, tranh thủ thời cơ và có sự đối phó với những khó khăn phía trước Thuật ngữ Kế toán quản trị (KTQT)

đã dần quen thuộc trong công tác hoạt động kinh doanh từ những năm gần đây (từ năm 1995 – năm ta tiến hành công tác cải cách kế toán và thuật ngữ

Kế toán quản trị bắt đầu xuất hiện) Về mặt pháp lý thuật Kế toán quản trị được ghi nhận chính thức trong Luật kế toán Việt Nam ban hành ngày 17/6/2003 và nội dung tổ chức Kế toán quản trị tại các doanh nghiệp Việt Nam do Bộ tài chính ban hành ngày 12/6/2006 theo Thông tư 53/2006/TT-BTC bước đầu đã đề cập, hướng dẫn áp dụng Kế toán quản trị trong doanh nghiệp

Kế toán quản trị là một bộ phận của kế toán nhằm thu thập, xử lý và cung cấp thông tin có ích cho người sử dụng ở các cấp trong doanh nghiệp

Kế toán quản trị hình thành đáp ứng nhu cầu quản lý trong bối cảnh cạnh tranh, yêu cầu về nâng cao hiệu quả hoạt động của đơn vị không ngừng được đòi hỏi Ở góc độ đầu ra của quá trình xử lý thông tin, có thể xem báo cáo Kế toán quản trị chính là biểu hiện của sản phẩm kế toán, là công cụ để nhà quản trị có thể sử dụng nó trong quá trình ra quyết định của mình Do mỗi đơn vị

có những yêu cầu quản lý riêng biệt, năng lực cán bộ kế toán không đồng đều nên việc tổ chức báo cáo Kế toán quản trị trong doanh nghiệp thực sự có tính

đa dạng Vì vậy, nghiên cứu và phát triển báo cáo Kế toán quản trị trong từng

2

doanh nghiệp là yêu cầu có ý nghĩa thực tiễn đối với các doanh nghiệp

Tuy nhiên để báo cáo KTQT thật sự là một công cụ giúp cho các nhà quản lý tiếp cận và xử lý thông tin một cách nhanh chóng và chính xác thì hiện nay công tác tổ chức báo cáo KTQT tại các doanh nghiệp nói chung và Công ty TNHH MTV Xuất nhập khẩu 2-9 Đắk Lắk (Simexco Đắk Lắk) nói riêng vẫn chưa có nhiều cơ sở cũng như là kinh nghiệm để phục vụ cho việc điều hành hoạt động kinh doanh Cho nên, tùy theo đặc điểm và tình hình của từng doanh nghiệp mà cần phải tổ chức báo cáo KTQT sao cho phù hợp

Simexco Đắk Lắk hiện nay là doanh nghiệp của Đảng, Tỉnh ủ

ủ sở hữu Công ty được thành lập ngày 08 tháng 6 năm 1993 theo Quyết định số 404/QĐ-UB của Ủy ban nhân dân tỉ V/v thành lập doanh nghiệp: Công ty 2-9, thuộc tổ chức Đảng Công ty hoạt động chủ yếu

mua bán, chế biến nông lâm sản, kinh doanh dịch vụ khách sạn, nhà hàng ăn uống, dịch vụ du lịch sinh thái, du lịch lữ hành nội địa…đứng trước những biến động lớn của nền kinh tế thị trường trong những năm vừa qua, thị trường nông lâm sản thế giới biến động thất thường, Công ty đã gặp phải không ít khó khăn, nhiều chi nhánh bị thua lỗ phải ngừng hoạt động ảnh hưởng lớn đến kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty Kết quả này do công tác Kế toán quản trị tại Simexco Đắk Lắk hiện nay chưa đáp ứng được nhu cầu thông tin

về chất cũng như về lượng phục vụ cho việc quản lý điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh Một vài nội dung công việc của Kế toán quản trị đã được thực hiện theo yêu cầu của các nhà quản trị nhưng chưa trở thành một tổ chức

Kế toán quản trị hoàn chỉnh Cụ thể Công ty chưa tổ chức phân tích lập dự toán một cách đầy đủ để lường trước những khó khăn sẽ xảy ra trong tương lai, công tác quản lý các chi nhánh chưa được quan tâm đúng mức, mối liên

hệ thông tin giữa các bộ phận phòng ban còn rời rạc Các báo cáo Kế toán quản trị chưa có sự đối chiếu giữa thực hiện và kế hoạch, chưa cung cấp được

3

thông tin để đánh giá hiệu quả đầu tư vào mỗi đơn vị … Toàn bộ thông tin giúp cho nhà quản trị điều hành hiện nay đều chủ yếu dựa vào báo cáo của bộ phận Kế Toán tài chính nên thông tin có độ trễ làm cho các quyết định của nhà quản trị không được kịp thời, chính xác Chính vì những lý do trên, tôi đã

quyết định chọn đề tài: “ Tổ chức báo cáo Kế toán quản trị tại Công ty

TNHH MTV Xuất nhập khẩu 2-9 Đắk Lắk” làm luận văn tốt nghiệp

2 Mục tiêu nghiên cứu

- Hệ thống hóa đặc trưng và bản chất của báo cáo Kế toán quản trị trong doanh nghiệp

- Tìm hiểu thực trạng tổ chức báo cáo Kế toán quản trị tại Simexco Đắk Lắk, nhu cầu thông tin cho quản lý, qua đó hoàn thiện tổ chức báo cáo Kế toán quản trị tại Simexco Đắk Lắk

3 Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu là những nội dung cơ bản về tổ chức các báo cáo KTQT và vận dụng báo cáo Kế toán quản trị trong doanh nghiệp

Phạm vi nghiên cứu: Luận văn chỉ đi sâu nghiên cứu và đề cập vấn đề

về tổ chức báo cáo kế toán quản trị đối với khối kinh doanh xuất nhập khẩu nông sản của Simexco Đắk Lắk

4 Phương pháp nghiên cứu

Để xây dựng được những căn cứ khoa học cho các phương pháp giải quyết được đưa ra, trước hết cần tập trung vào nghiên cứu bản chất báo cáo

Kế toán quản trị , từ đó có cơ sở để khảo sát thực tế, đối chiếu với lý thuyết

Luận văn kết hợp giữa phương pháp quan sát và phương pháp điều tra phân tích, thống kê và so sánh trong quá trình khảo sát tại Simexco Đắk Lắk

về tổ chức báo cáo Kế toán quản trị, từ đó tổng hợp rút ra các vấn đề tồn tại căn bản cần giải quyết và đề ra các yêu cầu cải tiến

Luận văn sử dụng các dữ liệu chủ yếu là dữ liệu sơ cấp tại đơn vị kết

4

hợp với các chế độ tài chính, qui định của ngành, hệ thống các văn bản hướng dẫn về công tác Tài chính Kế toán

5 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài

- Về mặt lý luận: Hệ thống hóa nội dung lý luận cơ bản về tổ chức công tác báo cáo Kế toán quản trị

6 Kết cấu luận văn

Ngoài phần mở đầu và kết thúc, luận văn được thiết kế thành 3 chương: Chương 1: Cơ sở lý luận về tổ chức báo cáo Kế toán quản trị trong doanh nghiệp

Chương 2: Thực trạng về tổ chức báo cáo Kế toán quản trị tại Simexco Đắk Lắk

Chương 3: Hoàn thiện về tổ chức báo cáo Kế toán quản trị tại Simexco Đắk Lắk

7 Tổng quan tài liệu nghiên cứu

Hoàn thiện về tổ chức báo cáo Kế toán quản trị là nội dung cơ bản của

Kế toán quản trị và ngày càng có vai trò, vị trí đặc biệt quan trọng trong công tác quản lý ở các doanh nghiệp Vì vậy, hiện nay đã có nhiều công trình nghiên cứu về vấn đề này và được thể hiện qua các khía cạnh, góc độ khác nhau

Trong quá trình nghiên cứu đề tài, tác giả đã tham khảo một số đề tài,

5

tài liệu liên quan như sau:

- Đề tài “Tổ chức báo cáo Kế toán quản trị tại Công ty Cổ phần Kim Khí Miền Trung” của trường Đại học Kinh tế Đà Nẵng Trong đề tài này, tác giả đã hệ thống hóa toàn bộ cơ sở lý luận về tổ chức báo cáo Kế toán quản trị tại công ty thương mại và mô tả thực tế báo cáo Kế toán quản trị phục vụ cho nhu cầu quản trị nội bộ tại Công ty Cổ phần Kim Khí Miền Trung Từ đó đưa

ra các giải pháp tổ chức bộ máy Kế toán quản trị và tổ chức báo cáo Kế toán quản trị phục vụ cho chức năng hoạch định, chức năng kiểm soát, ra quyết định tại Công ty Cổ phần Kim Khí Miền Trung Đề tài không nghiên cứu về công tác hoàn thiện mà là tổ chức lại báo cáo Kế toán quản trị trên cơ sở báo cáo Kế toán quản trị của công ty đã có nhưng chưa có hiệu quả

- Đề tài “ Hoàn thiện hệ thống báo cáo Kế toán quản trị tại Công ty May 10”- Luận văn Thạc sĩ kinh tế, Trường Đại học Kinh tế Quốc dân (Tác giả: Nguyễn Thị Kim Dung - năm 2009) Tác giả đã khái quát những vấn đề

lý luận liên quan đến hệ thống báo cáo kế toán của doanh nghiệp, phân tích và đánh giá thực trạng hệ thống báo cáo quản trị đã có tại Công ty cổ phần May10 từ đó đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống báo cáo Kế toán quản trị tại công ty

- Đề tài “Xây dựng hệ thống báo cáo Kế toán quản trị cho hệ thống siêu thị MEDICARE” – Luận văn Thạc sĩ Kinh tế, Trường Đại học Kinh tế Thành Phố Hồ Chí Minh (Tác giả: Hoàng Kim Sơn- năm 2007) Tác giả đã dựa trên nền tảng kiến thức về Kế toán quản trị để đi sâu tìm hiểu thực trạng của hệ thống báo cáo Kế toán quản trị của siêu thị Medicare nhằm đánh giá được thực trạng của hệ thống Kế toán quản trị nói chung và hệ thống báo cáo Kế toán quản trị nói riêng nhằm đưa ra một số giải pháp để xây dựng báo cáo Kế toán quản trị của hệ thống siêu thị Medicare Đề tài này vẫn còn chưa phân định rõ được hoàn thiện và xây dựng báo cáo Kế toán quản trị Bởi xây dựng

6

áp dụng cho các doanh nghiệp chưa có thì bây giờ xây dựng, còn hoàn thiện

là trên nền tảng đã có nhưng chưa thật sự hoàn thiện

- Đề tài “Xây dựng hệ thống báo cáo Kế toán quản trị ở Tổng công ty Xây dựng công trình giao thông 5”- Luận văn Thạc sĩ kinh tế, Trường Đại học Kinh tế Đà Nẵng (Tác giả: Nguyễn Tấn Thành - năm 2004) Tác giả đã hệ thống hóa nội dung cơ bản của Kế toán quản trị và báo cáo Kế toán quản trị trong ngành xây dựng Phân tích thực trạng báo cáo Kế toán quản trị tại Tổng công ty Xây dựng công trình giao thông 5, thông qua đánh giá những ưu điểm

và tồn tại, tác giả đã xây dựng hệ thống báo cáo Kế toán quản trị nhằm nâng cao hiệu quả của công tác Kế toán quản trị tại Tổng công ty Xây dựng công trình giao thông

- “Tổ chức báo cáo Kế toán quản trị trong doanh nghiệp sản xuất” của Đặng Thị Thu Hiền – Nguyễn Thị Tố Vy - Tuyển tập báo cáo “ Hội nghị sinh viên nghiên cứu khoa học lần thứ 7” - Đại Học Đà Nẵng (2010)

Bài báo giới thiệu tổng quan về nội dung, những báo cáo Kế toán quản trị theo mô hình Kế toán quản trị với hệ thống quản lý theo “ quá trình hoạt động” Quá trình hoạt động ở đây có thể hiểu một cách đơn giản là bao gồm tất cả các công đoạn, bộ phận như: nghiên cứu và phát triển sản phẩm, sản xuất, dịch vụ, thiết kế tiến trình sản xuất,….Phân tích, dự báo các chỉ số theo từng quá trình hoạt động của doanh nghiệp sản xuất Bài báo cáo này tập hợp các báo cáo Kế toán quản trị trong mô hình doanh nghiệp sản xuất đơn giản như: Báo cáo sản xuất, báo cáo bán hàng, báo cáo giá thành, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh,… Bài báo đã đưa ra được các bộ phận, mối quan hệ giữa các bộ phận, phòng ban Các báo cáo Kế toán quản trị cho từng bộ phận doanh nghiệp sản xuất, góp phần giúp các nhà quản trị cấp cao có thể dễ dàng hơn trong việc hoạch định chiến lược cho doanh nghiệp

- “Các đặc điểm của một hệ thống Kế toán quản trị tốt ” của các tác giả

7

Shahid Ansari (California State University Northridge), Jan Bell (California State University Northridge), Thomas Klammer (University of North Texas), Carol Lawrence (University of Richmond) trình bày trong “ Strategy and Management Accounting”: được đăng trên trang Web kế toán ngày 18 tháng

10 năm 2009 Bài viết đã bàn về hệ thống Kế toán quản trị tốt Một hệ thống

Kế toán quản trị tốt giúp cho việc ra các quyết định, giúp hiểu biết quá trình sản xuất kinh doanh, khuyến khích các hành vi thích hợp, phản ánh giá trị đạo đức và lòng tin Và tất cả những cái đó nhằm đạt mục tiêu chiến lược: Chất lượng, thời gian và giá cả Điều này cũng có nghĩa là Kế toán quản trị tự nó không phải là điểm kết thúc, nó là công cụ quan trọng để đạt mục tiêu chiến lược

- “ Kế toán quản trị : Từ lý luận đến thực tiễn” được đăng trên Web kế toán ngày 18 tháng 8 năm 2011 Bài viết đã trình bày thực tiễn công tác Kế toán quản trị trong doanh nghiệp, qua đó tác giả đã xác định hệ thống kế toán Việt Nam đang được chuyển đổi phù hợp với cơ chế kinh tế thị trường, thông

lệ và chuẩn mực kế toán quốc tế Việc xác định rõ phạm vi Kế toán quản trị là vấn đề cần thiết để làm cơ sở cho việc tổ chức công tác Kế toán quản trị và hoàn thiện nội dung Kế toán quản trị trong doanh nghiệp

- Giáo trình Kế toán quản trị của GS.TS Trương Bá Thanh (chủ biên), Nhà xuất bản Giáo dục, năm 2008

- “Báo cáo tài chính và báo cáo Kế toán quản trị áp dụng trong doanh nghiệp”của PGS TS Võ Văn Nhị, Nhà xuất bản Giao thông vận tải, năm

8

nặng tính lý thuyết thì dần đã đƣa ra đƣợc các giải pháp sát thực hơn kế thừa những lý luận cơ bản về Kế toán quản trị , qua khảo sát thực tế tại công ty TNHH Một thành viên xuất nhập khẩu 2-9 Đắk Lắk, chƣa có tác giả nào nghiên cứu về tổ chức báo cáo Kế toán quản trị tại công ty TNHH Một thành viên xuất nhập khẩu 2-9 Đắk Lắk Chính vì vậy, tác giả đã tập trung nghiên cứu vấn đề này trên cơ sở dựa vào lý luận tác giả đã đi vào khảo sát thực trạng

và đề xuất các giải pháp để tổ chức lại hệ thống báo cáo Kế toán quản trị trên

cơ sở báo cáo Kế toán quản trị của công ty Simexco Đắk Lắk đã có nhƣng chƣa mang lại hiệu quả cao nhằm thỏa mãn nhu cầu thông tin phuc vụ cho công tác điều hành quản lý hoạt động của công ty, đề ra đƣợc các quyết định quản lý phục vụ cho việc điều hành, quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của ban lãnh đạo

9

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC BÁO CÁO KẾ TOÁN

QUẢN TRỊ TRONG DOANH NGHIỆP

1.1 KHÁI QUÁT VỀ KẾ TOÁN QUẢN TRỊ

Cùng với sự phát triển của xã hội, hoạt động SXKD ngày càng được

mở rộng, ngày càng đa dạng phức tạp; thông tin lúc này càng trở nên bức thiết

và quan trọng Kế toán là một nhu cầu tất yếu khách quan, đặc biệt trong nền kinh tế thị trường kế toán vừa là “ngôn ngữ của kinh doanh” vừa là một công

cụ không thể thiếu được để quản lý kinh tế Chức năng của KTQT là cung cấp

và truyền đạt các thông tin về hoạt động kinh tế tài chính của một đơn vị, một

tổ chức Trong các doanh nghiệp, thông tin kế toán không những cần thiết cho người ra quyết định ở bên trong doanh nghiệp mà còn cần thiết cho các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp như: các chủ đầu tư, các chủ nợ, các cơ quan quản lý chức năng…

Các nhà quản trị các cấp bên trong doanh nghiệp sử dụng thông tin kế toán để điều hành quản lý hoạt động của doanh nghiệp, đề ra được các quyết định quản lý phục vụ cho việc điều hành, quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp phù hợp với các yêu cầu của nhà quản lý doanh nghiệp

Các chủ đầu tư, chủ nợ sử dụng thông tin kế toán để ra được các quyết định đầu tư, quyết định cho vay một cách đúng đắn với mục đích đầu tư, mục đích cho vay của họ

Các cơ quan quản lý chức năng của nhà nước sử dụng thông tin kế toán của doanh nghiệp để kiểm tra, kiểm soát hoạt động của doanh nghiệp về tình hình thực hiện, chấp hành các chính sách chế độ quản lý kinh tế tài chính nói chung, chế độ thể lệ, quy định về kế toán nói riêng, để phục vụ cho viêc

10 điều hành và quản lý nền kinh tế quốc dân

Do mục đích sử dụng thông tin kế toán của các đối tượng khác nhau nên thông tin mà kế toán cung cấp rất đa dạng và khác nhau về nội dung, phạm vi, mức độ, tính chất và thời gian cung cấp kể cả giá trị pháp lý của thông tin Sự khác nhau đó là tiêu thức để chia hệ thống thông tin kế toán thành hai bộ phận Một bộ phận chuyên cung cấp các thông tin cho các đối tượng bên ngoài gọi là KTTC và bộ phận cung cấp thông tin theo yêu cầu của các nhà quản trị trong nội bộ gọi là KTQT

1.1.1 Khái niệm về Kế toán quản trị

Trong cuốn tự điển kế toán của tác giả R.H Parker có định nghĩa “Kế toán quản trị là một bộ phận của kế toán liên quan chủ yếu đến báo cáo nội bộ cho nhà quản trị của một doanh nghiệp Nó nhấn mạnh đến sự kiểm soát và ra quyết định hơn là khía cạnh vị trí quản lý của kế toán Nó không bị ràng buộc nhiều bởi những quy định pháp lý và các chuẩn mực kế toán Nó có thể khác với kế toán tài chính.”[3,182]

Theo Giáo sư Tiến sĩ Ronald W.Hilton trường đại học Cornell Hoa Kỳ thì “Kế toán quản trị là một bộ phận của hệ thống thông tin quản trị trong một

tổ chức mà các nhà quản trị dựa vào đó để hoạch định và kiểm soát các hoạt động của tổ chức.”[6,6]

Theo luật kế toán Việt Nam, Kế toán quản trị được định nghĩa là “Việc thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính theo yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính trong nội bộ đơn vị kế toán.”[8,11]

Theo Edmond và cộng sự ”Kế toán quản trị là một lĩnh vực kế toán được thiết kế để thoả mãn nhu cầu thông tin của các nhà quản lý và các cá nhân khác làm việc trong một tổ chức.”[8,13]

Nói tóm lại, Kế toán quản trị là một khoa học thu nhận, xử lý và cung cấp những thông tin định lượng về hoạt động của đơn vị một cách cụ thể, giúp

11

các nhà quản trị trong quá trình ra các quyết định liên quan đến việc lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, kiểm tra, kiểm soát và đánh giá tình hình thực hiện các hoạt động của đơn vị

Với chức năng cung cấp thông tin, có thể thấy báo cáo Kế toán quản trị

là đầu ra của quá trình Kế toán quản trị trong doanh nghiệp

1.1.2 Mục tiêu của Kế toán quản trị

Cung cấp thông tin cho nhà quản lý để lập kế hoạch và ra quyết định Trợ giúp nhà quản lý trong việc điều hành và kiểm soát hoạt động của

tổ chức

Thúc đẩy các nhà quản lý đạt được các mục tiêu của tổ chức

Đo lường hiệu quả hoạt động của các nhà quản lý và các bộ phận, đơn

vị trực thuộc trong tổ chức

1.1.3 Vai trò của báo cáo Kế toán quản trị

Đối với chức năng hoạch định: đó là hệ thống các bảng dự toán của doanh nghiệp đã được phê chuẩn, thể hiện mục tiêu kinh doanh trong ngắn hạn hoặc dài hạn của công ty

Đối với chức năng tổ chức thực hiện: đó là hệ thống các báo cáo về tình hình thực hiện các mục tiêu đã đặt ra

Đối với chức năng kiểm tra, đánh giá: đó là hệ thống báo cáo đánh giá thành quả, thể hiện mức độ thực hiện so với dự toán, ngân sách đã xây dựng của toàn doanh nghiệp và từng bộ phận Qua đó, có cơ sở khen thưởng, xử phạt các cá nhân, nội bộ trong đơn vị

Đối với chức năng ra quyết định: đó là hệ thống các báo cáo theo các kịch bản, các tình huống tốt, xấu để người quản lý có thể hình dung và lựa chọn quyết định tốt nhất

1.1.4 Đặc điểm thông tin Kế toán quản trị

Xuất phát từ khái niệm của Kế toán quản trị , chức năng cung cấp thông

12

tin và vai trò của Kế toán quản trị đã đề cập ở trên, đặc điểm của thông tin trên báo cáo Kế toán quản trị có thể tổng hợp thành những điểm chính như sau:

- Thông tin hướng về tương lai;

- Thông tin có tính chi tiết: từng sản phẩm, dịch vụ, từng bộ phận, hoạt động

- Thông tin có tính linh hoạt: không đòi hỏi sự chính xác nhưng cần có tính kịp thời, linh hoạt cho người ra quyết định

- Thông tin có tính bảo mật: do báo cáo Kế toán quản trị không thể công khai như báo cáo tài chính mà lập cho từng đối tượng cụ thể với nội dung cụ thể phục vụ cho mục tiêu chiến lược kinh doanh đề ra trong nội bộ doanh nghiệp

- Thông tin đa dạng về kiểu đo lường: có thể sử dụng thước đo giá trị, hiện vật hay những thước đo khác để đánh giá hoạt động

1.2 TỔ CHỨC BÁO CÁO KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TRONG DOANH NGHIỆP

Báo cáo Kế toán quản trị gồm các báo cáo do bộ phận Kế toán quản trị trong doanh nghiệp lập ra Báo cáo phải thích hợp với mục tiêu hoạt động cụ thể của từng doanh nghiệp và phù hợp với phạm vi cung cấp thông tin của Kế toán quản trị đảm bảo phục vụ cho các chức năng quản lý của nhà quản trị Doanh nghiệp cần căn cứ vào đặc điểm sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản

lý của đơn vị mình để tổ chức và lựa chọn các báo cáo quản trị cần lập

Trong đơn vị, ngoài bộ phận kế toán còn có các bộ phận khác Các phòng ban này có tác dụng hỗ trợ cho nhau tạo nên một hệ thống thông tin đầy đủ, toàn diện về hoạt động của doanh nghiệp Do đó các bộ phận này phải gắn kết chặt chẽ với nhau tạo thành hệ thống quản lý của doanh nghiệp nhằm đảm bảo sự thống nhất trong chỉ đạo, điều hành, xỷ lý và kiểm tra

13

thông tin trong toàn đơn vị Để thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ của mình, đáp ứng hiệu quả công tác tổ chức báo cáo Kế toán quản trị thì tại doanh nghiệp cần phải xây dựng được mối liên hệ thông tin giữa Kế toán quản trị với các bộ phận trong doanh nghiệp Đặc biệt phải xây dựng được mối liên hệ thông tin giữa kế toán tài chính và Kế toán quản trị , bởi vì trong công tác Kế toán quản trị sử dụng nguồn thông tin chủ yếu do kế toán tài chính cung cấp

Do đó cần phải xây dựng một luồng thông tin từ kế toán tài chính phục vụ cho công tác Kế toán quản trị một cách ngắn nhất, nhanh chóng và thuận lợi nhất Để làm được điều đó kế toán viên cần mở sổ chi tiết và tài khoản chi tiết để phục vụ các số liệu chi tiết cho Kế toán quản trị phân tích, đánh giá

1.2.1 Sự cần thiết của tổ chức báo cáo Kế toán quản trị

Nhà quản trị Doanh nghiệp chỉ có thể tác động hiệu quả lên đối tượng quản lý khi có đầy đủ những thông tin cần thiết Đặc biệt là các thông tin thực hiện phản ánh trạng thái của đối tượng quản lý, nếu thiếu thông tin thì không thể tác động một cách có hiệu quả lên đối tượng quản lý

Tổ chức báo cáo kế toán quản trị cung cấp thông tin thực hiện phục vụ trực tiếp cho nhà quản trị, do vậy nhận thức được vai trò của thông tin thực hiện đối với công tác quản trị sẽ thấy tổ chức báo cáo kế toán quản trị là cần thiết Cụ thể là khi lựa chọn hoặc điều chỉnh phương án kinh doanh, xây dựng các chỉ tiêu dài hạn, ngắn hạn nhà quản trị phải nghiên cứu thông tin do báo cáo kế toán quản trị cung cấp để đưa ra quyết định được đúng đắn

Hơn nửa khi đưa ra các chỉ tiêu kế hoạch, định mức, dự toán cho từng đơn vị nội bộ, nhà quản trị cũng không thể kiểm soát được hoạt động của đơn

vị đó nếu không có thông tin về sự khác biệt giữa thực tế so với kế hoạch hoặc định mức, dự toán và không thể xác định được trách nhiệm của từng đơn vị nội bộ gây ra sự khác biệt đó Như vậy, khi xây dựng các chỉ tiêu kế hoạch, định mức, dự đoán cho từng đơn vị nội bộ thì phải có báo cáo kế toán

Nhƣ vậy, Tổ chức báo cáo kế toán quản trị không thể thiếu trong việc điều hành ở tổng công ty Hệ thống báo cáo kế toán quản trị có tác dụng cung cấp thông tin về tình hình và kết quả kinh doanh của toàn tổng công ty một cách chi tiết, kịp thời để đánh giá từng hoạt động và ở từng đơn vị Từ đó đƣa

ra các quyết định nhanh chóng và điều chỉnh kế hoạch kinh doanh của từng đơn vị trong tổng công ty

1.2.2 Bản chất, chức năng và yêu cầu của tổ chức báo cáo Kế toán quản trị

a Bản chất của tổ chức báo cáo Kế toán quản trị

Để khái quát đƣợc bản chất của tổ chức báo cáo kế toán quản trị ta cần

- Chức năng hoạch định: là quá trình đưa ra những nhiệm vụ, mục tiêu

và phương pháp tốt nhất để thực hiện những mục tiêu đó Đòi hỏi nhà quản trị phải xây dựng kế hoạch, chiến lược, dự toán cho từng thời kỳ

- Chức năng tổ chức: Là nhân tố hình thành nên cơ cấu tổ chức doanh nghiệp, xác định chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận và mối quan hệ giữa chúng

- Chức năng điều khiển: là quá trình nhà quản trị sử dụng quyển lực của mình để tác động các thành viên trong doanh nghiệp một cách có mục đích để

họ tự nguyện và nhiệt tình phấn đấu đạt được mục tiêu đề ra

- Chức năng kiểm soát: là dựa vào các định mức đã được xây dựng, các chuẩn mực, kế hoạch đã xác định để đánh giá hiệu quả của công tác quản trị của cấp dưới và đề ra các biện pháp quản trị rhích hợp nhằm đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp

- Chức năng ra quyết định: là các mệnh lệnh, chỉ thị của nhà quản trị yêu cầu các thành viên trong doanh nghiệp phải thực hiện Ra quyết định là chức năng đặc biệt của nhà quản trị, nghĩa là khi thực hiện các chức năng hoạch định, tổ chức, điều khiển, kiểm soát, các nhà quản trị doanh nghiệp đều phải ra các quyết định tương ứng

Với các chức năng trên, báo cáo kế toán quản trị có quan hệ trực tiếp với hai chức năng của nhà quản trị là chức năng hoạch định và chức năng kiểm soát Tuy nhiên các chức năng của nhà quản trị có mối quan hệ mật thiết với nhau, nên thông qua hai chức năng trên, tổ chức báo cáo kế toán quản trị cũng có ảnh hưởng gián tiếp đến các chức năng khác của nhà quản trị Chức

16

năng hoạch định đòi hỏi nhà quản trị phải xác định được mục tiêu cần đạt được trong một khoảng thời gian nhất định, ra quyết định lựa chọn phương án kinh doanh tối ưu, xây dựng hệ thống kế hoạch, định mức, dự toán theo phương án đã được lựa chọn Trong quá trình hoạch định nhà quản trị thường phải ra các quyết định Cụ thể, các tổng công ty thường có các loại quyết định sau:

Quyết định đầu tư dài hạn như đầu tư máy móc thiết bị, nhà xưởng Loại quyết định này trong quá trình đầu tư phải cân nhắc đến hiẹu quả mang lại Đối với những máy móc, thiết bị, nhà xưởng được đầu tư mới phải tìm hiểu công nghệ, nguồn vốn tài trợ những thông tin này nằm ngoài hiệu quả sản xuất kinh doanh của tổng công ty nên không sử dụng thông tin của hệ thống kế toán tài chính Ngược lại đối với những dự án đầu tư thay thế máy móc thiết bị cũ hoặc cải tạo, nâng cấp trụ sở, nhà xưởng phải so sánh với kết quả kinh doanh của phương án hiện tại để đầu tư thay thế hay không Loại quyết định này phải dựa trên thông tin của báo cáo kế toán quản trị

Ngoài ra, các tổng công ty cũng thường có quyết định đầu tư ngắn hạn như: quyết định điều chỉnh nhân lực, mua sắm nguyên vật liệu, lựa chon đơn

vị vận chuyển hoặc tự thực hiện vận chuyển hàng hóa những thông tin để ra các quyết định loại này phải đáng tin cậy và đây cũng là cơ sở để hình thành báo cáo kế toán quản trị

Đối với chức năng kiểm soát thực chất là nhà quản trị đánh giá tình hình thực hiện mục tiêu, nhiệm vụ đã đề ra trong kế hoạch của từng bộ phận bằng các báo cáo Tìm ra những nguyên nhân gây chênh lệch giữa thực tế so với kế hoạch Từ đó nhà quản trị điều chỉnh hoạt động của các bộ phận, hoặc điều chỉnh kế hoạch, dự toán một cách kịp thời

Thực hiện chức năng kiểm soát, nhà quản trị phải có hai tài liệu cơ bản

là hệ thống số liệu dự toán, kế hoạch và số liệu về tình hình thực hiện các chỉ

Như vậy có thể rút ra bản chất của báo cáo kế toán quản trị như sau: Báo cáo KTQT được lập xuất phát từ nhu cầu thông tin của nhà quản trị trong quá trình quản trị doanh nghiệp Cho nên nội dung, kết cấu của báo cáo KTQT phải đảm bảo các chỉ tiêu mà nhà quản trị yêu cầu Báo cáo KTQT có những đặc trưng riêng là có tính linh hoạt, kịp thời

- Báo cáo KTQT là hệ thống thông tin được tổng hợp từ sổ sách KTQT

và được trình bày theo yêu cầu quản trị điều hành sản xuất – kinh doanh và ra quyết định của từng doanh nghiệp

- Báo cáo KTQT chỉ được sử dụng riêng cho các nhà quản trị doanh nghiệp, nên báo cáo KTQT không nhất thiết phải tuân theo các nguyên tắc kế toán được chấp nhận rộng rãi hiện nay

- Báo cáo KTQT có tính linh hoạt, đa dạng và không phụ thuộc vào những nguyên tắc kế toán Nghĩa là nhà quản trị phải thường xuyên có thông tin từ báo cáo KTQT để thấy được những gì đã, đang và sẽ diễn ra trong hoạt động của doanh nghiệp gắn liền với từng bộ phận, từng chức năng nhất định nhằm phục vụ cho quá trình ra quyết định của nhà quản trị có hiệu quả, hạn chế thiệt hại cho doanh nghiệp

- Thông tin của báo cáo KTQT phải đáp ứng yêu cầu đáng tin cậy, nghĩa là số liệu trên báo cáo KTQT phải có cơ sở và phải dựa trên những căn

cứ có thể kiểm tra được chứ không phải là sự phỏng đoán của người lập báo

18

cáo Tuy nhiên số liệu trên báo cáo kế toán quản trị không phải chính xác tuyệt đối mà chỉ cần phản ánh đúng bản chất của đối tượng quản trị và có giá trị trong phạm vi nội bộ doanh nghiệp

b Chức năng của báo cáo Kế toán quản trị

Chức năng cơ bản của báo cáo KTQT là cung cấp thông tin để nhà quản trị hoạch định các mục tiêu, xây dựng các chương trình kế hoạch, dự toán và kiểm soát quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Chức năng của báo cáo KTQT được hình thành bời nhu cầu thông tin để ra các quyết định quản lí của nhà quản trị, hướng tới việc đạt được mục tiêu đề ra là tối đa hóa lợi nhuận Báo cáo KTQT có các chức năng sau:

- Chức năng định hướng

Đế đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp, nhà quản trị phải tác động lên các đối tượng quản trị Trong quá trình quản trị doanh nghiệp, đòi hỏi nhà quản trị phải có thông tin phản hồi từ các đối tượng quản trị Hiệu quả các quyết định của nhà quản trị phụ thuộc vào chất lượng thông tin mà nhà quản trị nắm bắt được Thông tin phục vụ cho chức năng hoạch định của nhà quản trị được thu thập và xử lý từ nhiều nguồn khác nhau ( thông tin về môi trường kinh doanh thì nhà quản trị có thể thu thập từ các phương tiện thông tin đại chúng, thông tin nội bộ doanh nghiệp thì có thể thu nhận từ công cụ thu thập,

xử lý thông tin kế toán, thống kê)

Báo cáo KTQT là một trong những công cụ đắc lực nhằm cung cấp thông tin định hướng cho nhà quản trị có được các quyết định hiệu quả bởi vì:

Báo cáo KTQT phản ánh kết quả kinh doanh của từng hoạt động, từng đơn vị Trên cơ sở thông tin này nhà quản trị sẽ thấy được phương hướng điều chỉnh các hoạt động kém hiệu quả của từng bộ phận, xác định phù hợp chỉ tiêu sản lượng của từng đơn vị trong kỳ tới

19

Báo cáo KTQT cung cấp thông tin về kết quả kinh doanh trong mối quan hệ với sản lượng, đó là cơ sở phân tích, đánh giá mối quan hệ chi phí – sản lượng – lợi nhuận Từ đó nhà quản trị quyết định lựa chọn hoặc điều chỉnh phương án sản xuất kinh doanh theo hướng tối đa hóa lợi nhuận

Như vậy, báo cáo KTQT là nguồn thông tin quan trọng có chức năng định hướng cho nhà quản trị doanh nghiệp thực hiện chức năng hoạch định Tuy nhiên sự thành công hay thất bại trong việc thực hiện chức năng hoạch định không chỉ phụ thuộc vào chất lượng thông tin trên báo cáo KTQT, mà còn phụ thuộc vào nhiều nhân tố khác thuộc về năng lực nhà quản trị

- Chức năng kiểm soát

Để thực hiện chức năng kiểm soát hoạt động của doanh nghiệp thì điều kiện tiên quyết là nhà quản trị phải xây dựng được hệ thống chỉ tiêu kế hoạch Định mức và dự toán cho từng đơn vị nội bộ và trên phạm vi toàn doanh nghiệp

Khi thực hiện chức năng kiểm soát nhà quản trị cần phải có thông tin

về tình hình thực tế diễn ra ở các đơn vị nội bộ được tập hợp cho các đối tượng cần kiểm soát Đây là điều kiện cần thiết để thực hiện chức năng kiểm soát trong quản trị

Báo cáo KTQT cung cấp thông tin tổng hợp về tình hình thực hiện các chỉ tiêu sản xuất kinh doanh của từng đơn vị nội bộ, so sánh với các chỉ tiêu

kế hoạch, định mức, dự toán, từ đó chỉ ra cho nhà quản trị mức chênh lệch cần phải kiểm soát

Báo cáo KTQT còn lượng hóa ảnh hưởng của từng nhân tố đến tình hình thực hiện các chỉ tiêu của từng đơn vị nội bộ, qua đó nhà quản trị sẽ có những nhận định xác đáng hơn về nổ lực chủ quan của từng đơn vị nội bộ trong quá trình phấn đấu thực hiện các chỉ tiêu được giao

20

Cung cấp thông tin để nhà quản trị thực hiện chức năng kiểm soátlà một thế mạnh của báo cáo KTQT, bởi vì cáo cáo kế toán nói chung và báo cáo KTQT nói riêng có một hệ thống phương pháp khoa học để thu thập, xử

lý, tổng hợp thông tin theo các chỉ tiêu đã định trước

Tóm lại chức năng hoạch định và kiểm soát là những nhân tố không thể thiếu được trong quá trình quản trị doanh nghiệp Khi thực hiện các chức năng này thì nhà quản trị nhất thiết phải có thông tin từ báo cáo KTQT

c Yêu cầu của tổ chức báo cáo Kế toán quản trị

Căn cứ vào nhu cầu của đối tượng sử dụng báo cáo KTQT, hệ thống báo cáo KTQT được xây dựng phải đáp ứng các yếu tố sau:

- Hệ thống báo cáo Kế toán quản trị cần được xây dựng phù hợp với yêu cầu cung cấp thông tin phục vụ quản lý nội bộ của từng doanh nghiệp cụ thể

- Nội dung báo cáo Kế toán quản trị cần đảm bảo cung cấp đầy đủ và đảm bảo tính so sánh được của các thông tin phục vụ yêu cầu quản lý, điều hành và ra các quyết định kinh tế của doanh nghiệp

- Các chỉ tiêu trong báo cáo Kế toán quản trị cần phải được thiết kế phù hợp với các chỉ tiêu của kế hoạch, dự toán và báo cáo tài chính nhưng có thể thay đổi theo yêu cầu quản lý của các cấp

1.2.3 Tổ chức báo cáo dự toán trong Doanh nghiệp

a Khái niệm của dự toán

Dự toán là một kế hoạch hành động được tính toán một cách chi tiết, nó định lượng các mục tiêu hoạt động của doanh nghiệp trong từng thời kỳ và là tiêu chuẩn để đánh giá kết quả hoạt động sử dụng và khai thác các nguồn lực của doanh nghiệp Báo cáo dự toán thường được xây dựng cho khoảng thời gian là một năm và có thể chia thành từng quý, từng tháng

- Làm căn cứ để đánh giá việc thực hiện các mục tiêu sau này

- Dự đoán trước được những khó khăn, rủi ro chưa xảy ra để có cách đối phó thích hợp và kịp thời

c Trình tự xây dựng dự toán tổng thể doanh nghiệp

Sơ đồ 1.2 Trình tự xây dựng dự toán tổng thể doanh nghiệp

d Các báo cáo dự toán

- Dự toán doanh thu (hay còn gọi là dự toán tiêu thụ): là dự toán quyết

là bán hàng thu tiền ngay nên dự toán này được bỏ qua không lập

- Dự toán mua hàng và tồn kho: Dự toán này được lập dựa trên dự toán doanh thu để xác định giá trị cũng như lượng hàng hoá cần phải mua vào và tồn kho cần thiết để đảm bảo thực hiện được mục tiêu doanh thu đã đề ra một cách thuận lợi Khi lập dự toán này cần phải chú ý đến định mức tồn trữ, quy trình mua hàng của doanh nghiệp cũng như xem xét đến các yếu tố chi phí đặt hàng, lưu kho, vận chuyển cũng như sự biến động của thị trường

- Dự toán giá vốn hàng bán: Được lập dựa trên dự toán tiêu thụ, dự toán mua hàng Khi lập dự toán này cần chú ý đến phương pháp xác định giá hàng tồn kho Dự toán này sẽ là cơ sở để xác định dự toán kết quả kinh doanh của doanh nghiệp

- Dự toán thanh toán tiền mua hàng: Trên cơ sở dự toán mua hàng và

tồn kho được lập ở trên, dự toán thanh toán tiền mua hàng để xác định khả năng và tiến độ thanh toán từ đó tính được luồng tiền dự kiến chi để thanh toán cho các khoản công nợ phát sinh do quá trình thu mua hàng hoá và dự trữ tồn kho Khi lập dự toán này cần chú ý đến quy trình thanh toán, khả năng thanh toán của doanh nghiệp cũng như chính sách bán hàng của các nhà cung

23

cấp để cân đối cho phù hợp

- Dự toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp: Đây là các

dự toán cho các khoản chi phí ước tính sẽ phát sinh trong kỳ kế hoạch ở lĩnh vực bán hàng và quản lý doanh nghiệp

+ Chi phí bán hàng: Ước tính được dựa trên dự toán doanh thu, chính sách bán hàng, định mức chi phí và đặc điểm của doanh nghiệp Nó là những chi phí sẽ phát sinh trong quá trình bán hàng hoá và là cơ sở để xác định luồng tiền dự kiến chi cho hoạt động này

+ Chi phí quản lý doanh nghiệp: Dự kiến sẽ phát sinh nhằm phục vụ cho công tác quản lý doanh nghiệp cũng sẽ là căn cứ để xác định luồng tiền chi ra cho hoạt động này Dự toán này được lập trên cơ sở mục tiêu hoạt động

và doanh thu của doanh nghiệp, các định mức có liên quan cũng như các dự toán hoạt động khác Lưu ý khi xây dựng dự toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cũng cần chú ý đến những điều kiện và khả năng tiết kiệm chi phí đối với hai loại khoản mục chi phí này

- Dự toán cân đối thu chi tiền: Dự toán này được lập trên cơ sở các dự toán thu tiền bán hàng, dự toán thanh toán tiền mua hàng, dự toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp Mục đích của dự toán này là nhằm cân đối các khoản thu chi trong kỳ kế hoạch, nhu cầu dự trữ cuối kỳ từ đó có thể xác định được nhu cầu vay vốn phát sinh nếu có hoặc đầu tư ngắn hạn để cân đối tốt nhất kế hoạch thu chi của doanh nghiệp

- Dự toán kết quả kinh doanh: Nhằm xác định kết quả kinh doanh của doanh nghiệp dự kiến trong kỳ kế hoạch Dự toán này được lập dựa trên cơ sở các bảng dự toán doanh thu, dự toán giá vốn hàng bán, dự toán mua hàng và tồn kho, dự toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, các bảng

dự toán khác và dựa trên những quy định về chế độ quản lý tài chính, kế toán cũng như thuế hiện hành Đây là một tài liệu làm cơ sở so sánh đánh giá quá

24

trình thực hiện sau này của doanh nghiệp

- Dự toán bảng cân đối kế toán: Dự toán này được lập từ các bảng dự toán kể trên nhằm cân đối tài sản của doanh nghiệp, xác định tổng số tài sản cần thiết và các nguồn hình thành của chúng nhằm đảm bảo nhu cầu vốn để thực hiện được mục tiêu mà doanh nghiệp đã đặt ra và cần phải đạt được

1.2.4 Tổ chức báo cáo thực hiện trong doanh nghiệp

a Đặc điểm của chức năng tổ chức thực hiện

Chức năng tổ chức thực hiện là một khâu trong quá trình quản lý, thể hiện là các hoạt động sử dụng các nguồn lực về lao động, vật tư, thiết bị và các nguồn lực khác trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp Chức năng

tổ chức thực hiện thể hiện qua những giai đoạn cụ thể như sau:

Đối với quá trình cung ứng: thể hiện kết quả của việc mua hàng hóa, vật tư, thiết bị cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

Đối với quá trình sản xuất: thể hiện sản lượng hoàn thành, sản phẩm hỏng nếu có, chi phí và giá thành thực tế của doanh nghiệp cũng như các dòng dịch chuyển chi phí trong phạm vi nội bộ

Đối với quá trình tiêu thụ: thể hiện kết quả bán hàng nói chung và chi tiết cho từng sản phẩm, hoạt động, dịch vụ theo thời gian, không gian

Đối với kết quả tài chính: thể hiện kết quả lợi nhuận hàng năm hoặc định kỳ

Do vậy, thông tin về quá trình tổ chức thực hiện là một khâu không thể thiếu để người quản lý nắm bắt được kết quả thực tế của doanh nghiệp để có biện pháp chấn chỉnh kịp thời

b Các báo cáo thực hiện

- Các báo cáo về tình hình mua hàng: Báo cáo này cung cấp thông tin

về tình hình mua hàng cho các nhà quản trị Để lập báo cáo mua hàng nhà quản trị doanh nghiệp căn cứ vào sổ chi tiết mua hàng của từng loại sản phẩm

25

theo số kế hoạch và số thực hiện

- Báo cáo sản lượng sản xuất: Báo cáo sản lượng sản xuất nhằm cung cấp các số liệu về tình hình sản xuất của doanh nghiệp theo từng loại sản phẩm, từng công đoạn sản xuất, từng dây chuyền sản xuất hoặc theo từng phân xưởng sản xuất, hay lập cho toàn doanh nghiệp Để lập báo cáo này căn

cứ vào các số liệu chi tiết về số lượng sản phẩm hoàn thành, dở dang theo từng loại sản phẩm, theo dây chuyền sản xuất, theo phân xưởng sản xuất

- Báo cáo tình hình chi phí: Báo cáo này giúp kiểm soát các khoản chi phí phát sinh, đồng thời phản ánh thông tin về chi phí cho nhà quản trị ra quyết định điều hành hoạt động kinh doanh trong doanh nghiệp Căn cứ vào

sổ theo dõi các nội dung chi phí được bộ phận Kế toán quản trị thu thập và xử

lý trong kỳ để lập báo cáo này

- Báo cáo tình hình tiêu thụ: Báo cáo này nhằm cung thông tin về tình hình tiêu thụ từng loại sản phẩm của doanh nghiệp Căn cứ vào sổ chi tiết bán hàng theo từng loại sản phẩm để lập báo cáo này

- Báo cáo lợi nhuận: Đây là báo cáo mà Kế toán quản trị thường dùng nhiều nhất để phân tích giữa các kỳ với nhau, giữa các bộ phận khác nhau trong cùng một doanh nghiệp về doanh thu, chi phí và lợi nhuận của doanh nghiệp đạt được trong một kỳ

Báo cáo này cung cấp các số liệu về doanh thu, chi phí và lợi nhuận theo từng bộ phận hay lĩnh vực kinh doanh đã thực hiện được trong kỳ, có thể theo tháng, quý hoặc năm của doanh nghiệp

Để lập được báo cáo cần căn cứ vào các số liệu đã được thực hiện trong

sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết theo dõi các loại chi phí đã thực hiện trong kỳ

1.2.5 Tổ chức báo cáo kiểm soát và đánh giá trong doanh nghiệp

a Đặc điểm của công tác kiểm soát và đánh giá

Để thực hiện chức năng kiểm tra, các nhà quản lý sử dụng các bước

26

công việc cần thiết để đảm bảo cho từng bộ phận và cả tổ chức đi theo đúng

kế hoạch đã vạch ra Trong quá trình kiểm soát, nhà quản lý sẽ so sánh hoạt động thực tiễn với kế hoạch đã thiết lập So sánh này sẽ chỉ ra ở khâu nào công việc thực hiện chưa đạt yêu cầu, và cần sự hiệu chỉnh để hoàn thành nhiệm vụ và mục tiêu đã thiết lập

b Nguyên tắc và phương pháp

- Phải thể hiện sự biến động giữa thực tế và dự toán: Các báo cáo kiểm soát phải có sự so sánh giữa số thực tế và số dự toán để từ đó xác định mức biến động

- Vận dụng phương pháp so sánh để đánh giá: Số biến động tính bằng phép tuyệt đối và tương đối

- Vận dụng phương pháp loại trừ để xác định các nhân tố ảnh hưởng: Chỉ ra biến động đó là do nhân tố nào ảnh hưởng Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, để đơn giản trong kiểm soát nhân tố ảnh hưởng thường chỉ xem xét hai nhân tố là nhân tố giá và nhân tố lượng

Nhân tố giá là chênh lệch giữa giá đơn vị thực tế với giá đơn vị dự toán nhân với sản lượng sản phẩm, hàng hóa hay dịch vụ thực tế Ảnh hưởng của nhân tố giá có thể xác định tổng quát như sau:

Ảnh hưởng về giá = (Giá đơn vị thực tế - Giá đơn vị dự toán)*Lượng thực tế

Nhân tố lượng là chênh lệch giữa khối lượng thực tế và khối lượng dự toán nhân với giá dự toán Tùy theo từng trường hợp kiểm soát mà khối lượng

có thể là lượng sản phẩm tiêu thụ, lượng vật liệu tiêu hao hay lượng sản phẩm sản xuất Ảnh hưởng của nhân tố lượng có thể xác định tổng quát như sau:

Ảnh hưởng về lượng = (Lượng thực tế - Lượng dự toán)*Giá đơn vị dự toán

c Báo cáo kiểm soát và đánh giá

- Báo cáo kiểm soát doanh thu

Báo cáo kiểm soát doanh thu nhằm cung cấp cho nhà quản lý thông tin

27

về doanh thu theo từng khu vực kinh doanh, theo loại hình kinh doanh,…

Để lập báo cáo kiểm soát doanh thu căn cứ vào số liệu ở sổ chi tiết và

sổ tổng hợp doanh thu trong kỳ theo khu vực, lĩnh vực, loại hình kinh doanh,…

- Báo cáo kiểm soát chi phí

Để lập báo cáo này, cần phải xem xét nhân tố ảnh hưởng của nhân tố lượng và nhân tố giá là nhân tố ảnh hưởng chủ yếu đến kiểm soát chi phí của doanh nghiệp Chính vì vậy, khi kiểm soát chi phí thông qua việc phân tích biến động về giá và về lượng sẽ giúp kiểm soát chi phí chặt chẽ hơn

Báo cáo kiểm soát chi phí cung cấp cho nhà quản lý thông tin về chi phí cho từng đối tựng tập hợp chi phí (hoạt động sản xuất, dự án, …) và theo từng khoản mục hoặc yếu tố chi phí Báo cáo này có thể lập theo hướng:

+Báo cáo kiểm soát chi phí theo nội dung kinh tế chi phí theo từng đối tượng tập hợp chi phí/ trung tâm chi phí

+ Báo cáo kiểm soát chi phí theo công dụng kinh tế chi phí (chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung, chi phí bán hàng,….)

+ Báo cáo kiểm soát giá thành sản phẩm dịch vụ thực tế so với dự toán, định mức

Để lập báo cáo kiểm soát chi phí thường căn cứ vào sổ chi tiết và sổ tổng hợp chi phí trong kỳ theo đối tượng tập hợp chi phí Căn cứ vào sổ chi tiết và sổ tổng hợp chi phí, tiến hành liệt kê các khoản mục (yếu tố) chi phí theo từng đối tượng tập hợp chi phí, mỗi đối tượng được theo dõi trên cùng một dòng

- Báo cáo kiểm soát lợi nhuận

Báo cáo kiểm soát lợi nhuận thường được lập theo mẫu số dư đảm phí

và chi tiết theo nhiều cách khác nhau, giúp lãnh đạo doanh nghiệp vừa có khả

28

năng đánh giá sinh lợi theo từng sản phẩm, lĩnh vực hoạt động, khu vực thị trường,… Vừa đánh giá được trách nhiệm quản lý ở các trung tâm lợi nhuận

và trung tâm đầu tư ở những doanh nghiệp có trình độ phân cấp quản lý cao

Căn cứ vào số liệu từ các sổ kế toán chi tiết doanh thu và chi phí của bộ phận trong doanh nghiệp để lập

d Trung tâm trách nhiệm và hệ thống báo cáo trách nhiệm

- Khái niệm về các trung tâm trách nhiệm

Là một bộ phận (phân xưởng, dây chuyền sản xuất; một phòng, ban; một công ty hoặc toàn bộ công ty) trong một tổ chức mà người quản lý của bộ phận đó có quyền điều hành và có trách nhiệm đối với số chi phí, thu nhập phát sinh hoặc số vốn đầu tư sử dụng vào hoạt động kinh doanh

+ Cơ sở lập: Căn cứ vào sổ chi tiết chi phí và doanh thu để lập

+ Phương pháp lập: Căn cứ vào các dữ liệu tài chính từ các hoạt động hàng ngày được ghi chép trong hệ thống kế toán, các doanh thu và chi phí được tiến hành phân loại lại và báo cáo theo các trung tâm trách nhiệm quản

lý cụ thể, chỉ có các khoản doanh thu và chi phí mà nhà quản lý có thể kiểm soát được mới thể hiện trên báo cáo của trung tâm trách nhiệm

- Các loại trung tâm trách nhiệm

+ Trung tâm chi phí: là trung tâm trách nhiệm mà nhà quản lý chỉ có trách nhiệm về việc kiểm soát chi phí trong phạm vi quản lý của mình

+ Trung tâm doanh thu: là trung tâm trách nhiệm mà nhà quản lý chỉ chịu trách nhiệm về các khoản doanh thu

+ Trung tâm lợi nhuận: là trung tâm trách nhiệm mà ở đó nhà quản lý phải chịu trách nhiệm về lợi nhuận đạt được tại đơn vị do mình chịu trách nhiệm quản lý Do lợi nhuận là kết quả của doanh thu trừ chi phí, do đó nhà quản lý có trách nhiệm quản lý cả doanh thu và chi phí trong phạm vi quản lý của mình

29 + Trung tâm đầu tư: là trung tâm trách nhiệm mà ở đó nhà quản lý phải chịu trách nhiệm đối với lợi nhuận và vốn đầu tư mà đơn vị đã bỏ ra

- Các báo cáo trách nhiệm

Tương ứng với các loại trung tâm trách nhiệm đã kể trên, hệ thống các báo cáo trách nhiệm bao gồm:

+ Báo cáo đánh giá trách nhiệm của trung tâm chi phí

Báo cáo trách nhiệm về chi phí của các bộ phận giúp xác định được mức độ hoàn thành dự toán chi phí một cách chính xác nhằm giúp cho các nhà quản trị có cơ sở đánh giá việc hoàn thành nhiệm vụ của các bộ phận và

có thể đề ra các biện pháp tiết kiệm chi phí trong hoạt động kinh doanh

Các chi phí được xác định trong báo cáo chi phí trong doanh nghiệp sẽ là:

Báo cáo đánh giá trách nhiệm về tình hình mua hàng

Báo cáo đánh giá trách nhiệm của các trung tâm hành chính

Báo cáo đánh giá trách nhiệm của các trung tâm chức năng khác, như: sản xuất, hậu cần…

+ Báo cáo đánh giá trách nhiệm trung tâm doanh thu

Báo cáo trách nhiệm về doanh thu của các bộ phận được lập trên cơ sở

số liệu về doanh thu bán hàng của các bộ phận có liên quan, qua đó cũng đánh giá được mức độ hoàn thành trách nhiệm của các bộ phận

Báo cáo doanh thu có thể được lập:

Theo từng ngành hàng, nhóm ngành hàng, từng loại hàng hóa

Theo từng nơi: cửa hàng, chi nhánh, khu vực bán hàng

Theo từng nhóm khách hàng chủ yếu

+ Báo cáo đánh giá trách nhiệm trung tâm lợi nhuận

Báo cáo kế toán trách nhiệm về lợi nhuận của các bộ phận còn gọi là báo cáo thu nhập bộ phận hay báo cáo kết quả kinh doanh cung cấp cho nhà

30

quản trị cơ sở để đánh giá hoạt động của các bộ phận cũng như toàn bộ doanh nghiệp một cách chính xác thông qua chỉ tiêu lợi nhuận thực hiện, từ đó nhằm giúp doanh nghiệp có thể đưa ra những quyết định phù hợp cho từng bộ phận

cụ thể trong doanh nghiệp của mình

+ Báo cáo đánh giá trách nhiệm trung tâm đầu tư

Báo cáo trách nhiệm về đầu tư của các trung tâm thì ngoài việc xác định được mức lợi nhuận thực hiện được nó còn cung cấp cơ sở để đánh giá hiệu quả sử dụng vốn đầu tư vào từng trung tâm Thành quả của các trung tâm đầu tư thường được đánh giá bằng việc sử dụng các thước đo:

Thể hiện qua 2 chỉ tiêu:

Tỷ suất sinh lời của vốn đầu tư

RI = Lợi nhuận của Trung tâm đầu tư - Chi phí sử dụng vốn

Một báo cáo thực hiện sẽ trình bày số liệu dự toán, số liệu thực tế và số chênh lệch của từng chỉ tiêu chủ yếu sao cho phù hợp với từng trung tâm

Tỷ xuất lợi nhuận trên doanh thu

Số vòng quay của vốn đầu tư Lợi nhuận

Vốn đầu tư